Kế toán vốn bằng tiền, NVL Kế toán giá thành, bán hàng Kế toán tiền lương và BHXHThủ quỹ
2.2.2 Thực trạng kế toán bán sản phẩm thiết bị bảo hộ lao động tại công ty CP Khoa Học Kĩ Thuật Bảo Hộ Lao Động Việt Nam.
Khoa Học Kĩ Thuật Bảo Hộ Lao Động Việt Nam.
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01 GTGT-3LL) - Phiếu thu (mẫu số 01-TT)
- Phiếu chi (mẫu số 02- TT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT)
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VT) - Chứng từ ghi sổ (mẫu số S02- DNN)
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu số S02b- DNN) - Biên bản hủy hóa đơn
- Biên lai thu tiền (mẫu số 06- TT) - Sổ cái TK 511, TK 632
- Sổ chi tiết bán hàng (mẫu số S10- DN)
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua (mẫu số S31- DNN) Và một số chứng từ liên quan khác
2.2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng
- TK 511: “doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ”. Trong đó chi tiết thành TK 5111 “doanh thu bán hàng hóa”
TK 5112 “doanh thu bán các thành phẩm” TK 5113 “doanh thu cung cấp dịch vụ”
TK 5111 công ty chưa chi tiết cụ thể cho từng mặt hàng.
- TK 632: “giá vốn hàng bán”. Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ. TK 632 không được chi tiết cho từng mặt hàng.
- TK 156: “hàng hóa”.Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của công ty. Tài khoản 156 không được chi tiết cho từng mặt hàng.
- TK 131: “phải thu khách hàng”. Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty mở chi tiết cho từng khách hàng.
- TK 111, 112: “tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”. Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng.
- TK 3331: “thuế GTGT đầu ra”. Phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp Nhà nước.
- TK 641 “chi phí bán hàng”
2.2.2.3 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng là doanh thu chưa có thuế GTGT. Mặt hàng đồ bảo hộ lao động của công ty chỉ sản xuất và bán trong nước nên không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hay thuế xuất, nhập khẩu. - Kế toán nghiệp vụ bán buôn thu tiền ngay
Sau khi lập hóa đơn GTGT và PXK của hàng hóa, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng tiền. Nợ tài khoản tiền mặt (TK 111), tiền gửi (TK 112), ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) theo giá chưa thuế và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp vào ngân sách Nhà Nước. Có thuế GTGT đầu ra phải nộp
Đồng thời kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán, Nợ TK giá vốn (TK 632), giảm hàng hóa theo trị giá xuất kho. Xuất kho vật tư hàng hóa của lần nhập nào thì sẽ được tính giá theo trị giá của lần nhập đó cho giá xuất.
Ví dụ 1: ngày 27/9/2013 phát sinh nghiệp vụ bán hàng bảo hộ lao động cho công Cổ Phần Hóa Chất Việt Trì bao gồm 80 cái áo bảo hộ giá bán 200.000 VND/ chiếc, 300 đôi gang tay giá bán 20.000 VND/ đôi, 300 đôi chít chân giá bán 15.000 VND/ đôi, 60 mũ bảo hộ giá bán 30.000 VND/chiếc với tổng giá thanh toán 28.300.000 VNĐ, thuế GTGT 10%. Thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán lập hóa đơn GTGT 0003082 (phụ lục 01) chuyển xuống kho để xuất hàng. Tại kho thủ kho căn cứ vào số lượng hóa đơn GTGT 0003082 để lập phiếu XK (phụ lục 02) thủ quỹ lập phiếu thu (phụ lục 03)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu thu kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và tăng TK tiền mặt (TK111)
Dựa vào hóa đơn GTGT 0003082 (PL 01) và PT 000139 (PL 03) kế toán định khoản nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 111: 31.130.000 Có TK 511: 28.300.000 Có TK 3331: 2.830.000
- Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho số 0004189 (PL 02) ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 21.600.000
Có TK 156: 21.600.000
Theo quy định của luật kế toán thì phải lập Chứng từ ghi sổ ngay trong ngày nhưng kế toán của công ty lại tiến hành 10 ngày mới lập chứng từ ghi sổ 1 lần
(Phụ lục 14)
Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 15), lập Sổ chi tiết bán hàng cho từng mặt hàng (phụ lục 18, phụ lục 19)và lên sổ Cái các tài khoản liên quan như TK 511(phụ lục 16), TK 632(phụ lục 17)….
- Kế toán nghiệp vụ bán buôn cho khách hàng nhận nợ
Tương tự bán buôn thu tiền mặt nhưng sau khi lập hóa đơn GTGT và PXK của hàng hóa, kế toán căn cứ vào chứng từ thay vì ghi tăng tiền mặt thì ghi tăng phải thu (TK 131). Nợ tài khoản phải thu khách hàng, ghi tăng doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp vào ngân sách Nhà nước
Đồng thời kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán. Nợ TK giá vốn 632, giảm hàng hóa theo trị giá xuất kho.
Nếu trong quá trình bán hàng phát sinh chi phí liên quan mà công ty phải chịu kế toán căn cứ phiếu chi và các chứng từ hợp lệ khác để hạch toán tăng chi phí bán hàng. Nợ TK chi phí bán hàng, Nợ TK thuế GTGT được khấu trừ, tăng khoản phải thanh toán. Có TK tiền mặt hoặc tăng TK tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ 2: ngày 28/9/2013 công ty TNHH Hoàn Cầu đặt mua của công ty đơn hàng theo hóa đơn GTGT số 0005076 bao gồm 20 áo bảo hộ, 80 mũ bảo hộ, 60 đôi găng tay, 60 đôi chít chân, tổng giá thanh toán chưa có thuế GTGT là 8.500.000 VNĐ.Chi phí vận chuyển là 200.000 VND do công ty chịu tiền mặt, thuế GTGT 10%, công ty TNHH Hoàn Cầu chưa thanh toán tiền hàng.
Với áo bảo hộ giá bán 200.000 VND/ chiếc Găng tay giá bán 20.000 VND/ đôi
Chít chân giá bán 15.000 VND/ đôi Mũ bảo hiểm giá bán 30.000 VND/chiếc
Kế toán lập hóa đơn GTGT số 0005076 thành 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng, liên 1 lưu tại cuống sổ (phụ lục 04) liên 2 chuyển xuống kho để xuất hàng. Tại kho, thủ kho căn cứ vào số lượng hóa đơn GTGT 0005076 để lập phiếu xuất kho (phụ lục 05). Chi phí vận chuyển do công ty chịu, thủ kho lập phiếu chi (phụ lục 06)
Nợ TK 1314: 9.350.000 Có TK 511: 8.500.000 Có TK 3331: 850.000
(TK 1314 – phải thu khách hàng công ty TNHH Hoàn Cầu) - Đồng thời giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 6.620.000 Có TK 156: 6.620.000
Căn cứ phiếu chi hạch toán tăng chi phí bán hàng Nợ TK 642: 200.000
Có TK 111: 200.000
Đến ngày 25/10 khách hàng thanh toán toàn bộ lô hàng bằng tiền mặt. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thủ quỹ lập phiếu thu số 78 (phiếu thu 07). Căn cứ vào phiếu thu kế toán phản ánh nghiệp vụ phát sinh
Nợ TK 111: 9.350.000 Có TK 1314: 9.350.000
Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa
Khách hàng đến trực tiếp công ty để mua hàng. Sau khi khách hàng đồng ý mua và tiến hành các thủ tục cần thiết, hàng hóa sẽ được giao trực tiếp cho khách ngay tại công ty trong trường hợp này khách hàng thường thanh toán trực tiếp luôn bằng tiền mặt. Đối với những đơn hàng có giá trị >= 200.000 đồng hình thức hạch toán bán lẻ giống như với hình thức bán buôn thu tiền ngay đã được trình bày ở trên. Còn đối với những đơn hàng có giá trị <200.000 đồng thì tùy theo yêu cầu của khách hàng, nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn thì nhân viên bán hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn, còn khách hàng không yêu cầu lập hóa đơn thì nhân viên bán hàng chỉ ghi vào bảng kê, đến cuối ngày nhân viên bán hàng bàn giao lại sổ sách cho kế toán. Dựa vào bảng kê kế toán tiến hành lập hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi bình thường như với trường hợp bán buôn thu tiền ngay.
Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Kế toán chiết khấu thương mại
Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, kế toán ghi tăng chiết khấu thương mại, TK 521, thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 3331, ghi giảm phải thu khách hàng TK 131. Cuối kỳ kết chuyển khoản chiết khấu thương mại sang doanh thu bán hàng TK 511. Trong tháng 9/2013 chiết khấu thương mại của công ty được chiết khấu trực tiếp trong hóa đơn GTGT đầu ra. Định kỳ cuối mỗi quý căn cứ vào số lượng hàng nhập của khách hàng mà công ty sẽ làm chương trình chiết khấu doanh số cho những khách hàng có số lượng hàng bán ra nhiều. Tùy theo từng lượng bán hàng của khách mà sẽ có chương trình chiết khấu khác nhau như 2%, 3%, 5%. Có những khách hàng có hệ thống cửa hàng lớn thì công ty sẽ làm chương trình chiết khấu theo quý, ngày cuối cùng hoặc sang đầu quý sau kế toán hai bên sẽ đối chiếu số lượng hàng nhập trong quý và tính % chiết khấu khi đối chiếu doanh số giữa hai bên khớp rồi sau đó số tiền chiết khấu đó sẽ được thể hiện trên hóa đơn GTGT của lần lấy hàng kế tiếp của quý IV. Điều đó được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng mua bán.
Ví dụ 3: ngày 30/9/ 2013 công ty Cổ Phần Khoa Học Kĩ Thuật Bảo Hộ Lao Động Việt Nam xuất bán cho công ty TNHH Hoàn Cầu 200 áo bảo hộ giá bán 230.000 VNĐ, 50 đôi găng tay giá 24.000 VNĐ/đôi, 50 mũ bảo hiểm 35.000 VNĐ/ chiếc. Thuế GTGT là 10%, tổng giá thanh toán 48.950.000 VNĐ. Chi phí vận chuyển do bên mua chịu thanh toán bằng tiền mặt, công ty TNHH Hoàn Cầu chưa thanh toán tiền. Theo số lượng thống kê của cả 2 công ty thì công ty TNHH Hoàn Cầu được hưởng chiết khấu 5% tính trên số tiền mua quý III là 2.850.000 VNĐ. Kế toán lập hóa đơn GTGT, thủ kho lập phiếu xuất kho (phụ lục 09). Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng và chiết khấu thương mại cho khách
Nợ TK 521: 2.850.000 Nợ 3331: 285.000
Có TK 1314: 3.135.000 - Kế toán hàng bán bị trả lại
Khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng đề nghị trả lại hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hàng kiểm tra xem xét lý do trả lại hàng của khách hàng. Nếu chấp nhận xác lập hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 2 giao cho khách
toán ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại(TK 531) ghi giảm thuế GTGT đầu ra (3331) và giảm TK 111 nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, 112 nếu là tài khoản tiền gửi ngân hàng. Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, giảm thu 131 nếu khách hàng chưa thu tiền. Đồng thời ghi giảm giá vốn TK 632, tăng TK 156.
Ví dụ 4: ngày 20/10/2013 lô hàng xuất bán cho công ty cổ phần sản xuất và thương mại Đa Hình hóa đơn GTGT 0005015 ngày 15/10/2013(phụ lục 10), công ty Đa Hình không nhập mà trả lại lô hàng gồm 50 mũ bảo hiểm, khi bán với giá 35.000 VND với lý do không đủ tiêu chuẩn chất lượng. Phòng kinh doanh tiến hành đối chiếu xem xét lô hàng này dựa trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT liên 2 giao cho khách hàng, liên 1 lưu tại cuống sổ, thông qua giám đốc đã chấp nhận nhập kho và chờ tìm nguyên nhân. Kế toán hủy hóa đơn GTGT số 0005015 bằng văn bản hủy hóa đơn (phụ lục 12), căn cứ phiếu thu (phụ lục 11 ) và biên bản hủy hóa đơn kế toán ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại, ghi giảm thuế GTGT đầu ra và trả lại số tiền công ty Cổ Phần sản xuất và thương mại Đa Hình bằng tiền mặt. Nợ TK 531: 1.750.000
Nợ TK 3331: 175.000 Có TK 111: 1.925.000
Mặc dù hàng đang đi đường nhưng kế toán phản ánh tăng hàng hóa trong kho Nợ TK 156: 1.250.000
Có TK 632: 1.250.000
Ngày 21/10/2013 hàng nhập kho theo đúng hạn 2 bên thỏa thuận, thủ kho lập phiếu nhập kho (phụ lục 13)
2.2.2.4 Sổ kế toán
Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng thiết bị bảo hộ lao động theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (sơ đồ 1.3)
- Chứng từ ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán như phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ do kế toán viên lập và theo nguồn từ phòng Tài Chính- Kế Toán thì chứng từ ghi sổ được lập hàng ngày, tuy nhiên trên thực tế ở công ty thì chứng từ ghi sổ 10 ngày được lập 1 lần(phụ lục số 14)
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và do kế toán viên lập (phụ lục số 15)
- Sổ cái: cuối tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán trưởng ghi vào sổ cái các tài khoản cho phù hợp như sổ cái TK 511, 632.. cuối mỗi trang cộng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối tháng kế toán khóa sổ, cộng số phát sinh nợ, phát sinh có, số dư cộng số lũy kế phát sinh đầu tháng làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
- Trích sổ cái TK 511(phụ lục số 16) theo nguồn phòng Tài chính-Kế toán. - Trích sổ cái TK 632 (phụ lục số 17) theo nguồn phòng Tài chính- Kế toán - Số chi tiết: cuối tháng căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán viên lập sổ chi tiết doanh thu bán hàng áo bảo hộ lao động (phụ lục 18) và sổ chi tiết doanh thu bán hàng mũ bảo hiểm (phụ lục 19)…. thủ quỹ lập sổ chi tiết phải thu khách hàng (phụ lục số 20)
- Báo cáo bán hàng và bảng tổng hợp doanh thu bán hàng: căn cứ vào sổ chi tiết kế toán thanh toán lập báo cáo bán hàng (phụ lục số 21) và bảng tổng hợp doanh thu bán hàng (phụ lục số 22)
- Sau khi đối chiếu khớp đúng với số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp doanh thu bán hàng thì kế toán trưởng căn cứ vào đó lập bảng cân đối số phát sinh và lên BCTC.