Qui trình này thực hiện việc tiếp nhận tàu chở hàng cập cảng Vopak và làm thủ tục kiểm tra số lượng, hệ thống đường ống cũng như làm sạch bồn chứa để bơm hàng vào bồn theo tiêu chí an tòan và giảm thiểu độ hao hụt.
Qui trình gồm những bước sau:
Bước 1. Bộ phận kinh doanh gửi fax hoặc email cho bộ phận Logistics tại Cảng thông báo lịch tàu hàng của khách hàng cập cảng. Tuy nhiên do sau khi ký kết hợp đồng thuê thì khách hàng thường giao dịch trực tiếp với bộ phận Logistics của công ty Vopak ở Cảng để thông tin đến nhanh hơn và nhằm rút ngắn thời gian giải quyết những thông tin còn thiếu sót. Đây cũng là ưu điểm nhưng lại là nhược điểm vì bộ phận kinh doanh không theo dõi sát khách hàng.
Khách hàng phải thông báo trước ít nhất là 3 ngày về thông tin hàng hóa cũng như tên tàu để bộ phận giao nhận kiểm tra bổn bể có sẵn để chứa hàng.
Bước 2: Khách hàng thông báo cho bên giám định hàng hóa đến Vopak kiểm tra bồn được chị định chứa hàng. Nhưng hiện tại bước này được bên Vopak làm giúp cho khách hàng cũng như cho bên giám định. Bên giám định chỉ làm việc với bên chủ tàu chở hàng xác nhận số lượng thực tế nhận đựơc trong mức hao hụt cho phép (tối đa +- 0.5%). Công ty giám định hàng hóa đang được tin cậy nhất là SGS của Singapore.Công ty giám định SGS đặt một phòng thí nghiệm ngay Cảng của Vopak để kiểm tra chất lượng hàng hóa và cho ra kết quả nhanh, giúp rút ngắn thời gian hòan tất thủ tục nhập hàng theo yêu cầu của Vopak là sau 1 ngày làm việc. Ngoài ra Việt Nam có trung tâm giám định Vinacontrol và gần đây là sự xâm nhập của công ty giám định quốc tế cũng có độ tin cậy cao là Intertek.
Một công ty giám định tin cậy là công ty có đội ngũ nhân viên có chuyên môn và khả năng đàm phán tốt. Đối với mặt hàng hóa chất- dung môi thì nhân viên giám định phải biết những dụng cụ đo đạt chuẩn và cách đo hàng trong khoang tàu từ trên boong tàu
đó là đo bốn góc trong điều kiện tàu không dao động nhiều thì độ chính xác sẽ cao. Nếu mực nước dao động mạnh khiến tàu dao động, bắt buộc phía bên tàu vận chuyển phải đo lại để xác định khối lượng.
Nếu mức độ hao hụt vượt mức cho phép, nhân viên giám định giỏi phải đàm phán lại với bên tàu vận chuyển để đạt được mực phù hợp nhất và ký xác nhận vào văn bản, nếu không việc nhận hàng sẽ không thành công.
Bước 3: Bên giám định tiến hành lấy mẫu tại 5 điểm trước khi bơm hàng vào bồn. Điểm đầu tiên là trên tàu, điểm thứ hai tại đầu ống nối từ tàu , điểm thứ 3 là đầu nối từ đường ống vào bồn, thứ tư là lấy ít mẫu từ trong bồn sau khi đã bơm được một ít vào bồn, mẫu cuối cùng được lấy sau khi hàng đã bơm hết từ tàu vào bồn.
Bước 4: Đại diện công ty Vopak và bên giám định ký xác nhận vào biên bản nhận hàng để xác nhận lại số lượng cuối cùng. Lúc này phần trách nhiệm đảm bảo khối lượng hàng sẽ thuộc về bên Vopak. Bên giám định sẽ gửi tiếp kết quả giám định về chất lượng và khối lượng cho Vopak vào ngày hôm sau và cho khách hàng.