3. Yêu cầu
3.3.1. Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của VPĐKQSD đất huyện
3.3.1.1. Tổ chức bộ máycủa VPĐKQSD đất
Chỉ tiêu đánh giá về điều kiện tổ chức hoạt động dựa trên các yếu tố cơ bản như việc đảm bảo đúng các chức năng, nhiệm vụ được giao của các bộ
phận cấu thành; tính chuyên môn hóa, không chồng chéo về chức năng giữa các bộ phận trong tổ chức hoạt động; Sự phối hợp hoạt động hiệu quả giữa các bộ phận.
a.Căn cứ pháp lý
Văn phòng đăng ký đất huyện Phổ Yên thành lập theo Quyết định số 22/2009/QĐ-UB ngày 1/04/2009 của Ủy ban nhân dân huyện Phổ Yên, trực thuộc và chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Phòng Tài nguyên và Môi trường. Là đơn vị sự nghiệp có thu, có con dấu riêng và được mở tài khoản theo quy định hiện hành của Nhà nước. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Thông tư liên tịch số 38/2004/TTLT/BTNMT-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2004.
b.Bộ máy tổ chức
Tổ chức bộ máy hoạt động của VPĐKQSD đất huyện Phổ Yên được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 3.1: Tổ chức bộ máy hoạt động của VPĐKQSD đất huyện Phổ Yên
Giám đốc Văn phòng đăng ký QSD đất Phó Giám đốc Bộ phận kế toán, thủ quỹ, thu phí Bộ phận đăng ký giao dịch đảm bảo Bộ phận thu hồi đất Bộ phận văn thư lưu trữ, cung cấp TT địa chính Bộ phận cấp GCNQ SDĐ
- Tổ hành chính văn thư: Thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phụ trách công tác hành chính - quản trị, kế toán - tài chính, tổ chức - lao động tiền lương, tài sản, kế hoạch - tổng hợp báo cáo;
- Nhận hồ sơ từ Tổ tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Huyện chuyển vào và chuyển hồ sơ đến các Tổ trưởng Tổ nghiệp vụ có liên quan, luân chuyển hồ sơ trên phần mềm; phát hành hồ sơ thuộc thẩm quyền của Văn phòng Ðăng ký;
- Thực hiện việc thu phí đo địa chính thửa đất, khu đất và tài sản gắn liền với đất.
- Tổ kiểm tra nội nghiệp và lưu trữ: Thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện kiểm tra nội nghiệp bản vẽ, kiểm tra chất lượng tài liệu trích đo địa chính thửa đất, khu đất và tài sản gắn liền với đất do người sử dụng đất cung cấp trước khi sử dụng, quản lý;
- Thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất cấp huyện, cấp xã;
- Chỉnh lý toàn bộ hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính đối với tất cả các thửa đất trên địa bàn cấp huyện; gửi thông báo chỉnh lý biến động cho Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã để chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với trường hợp thuộc thẩm quyền; kiểm tra việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính của Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Quản lý lưu trữ cơ sở dữ liệu địa chính, bản đồ địa chính, Sổ Mục kê, Sổ theo dõi biến động đất đai, Sổ cấp Giấy chứng nhận; hồ sơ cấp Giấy chứng nhận, bản lưu, bản sao Giấy chứng nhận và các giấy tờ khác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định;
- Cung cấp trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính và các thông tin khác về đất đai, tài sản gắn liền với đất, phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nước và nhu cầu của cộng đồng.
- Tổ đo đạc
Thực hiện việc trích đo địa chính thửa đất, khu đất và tài sản gắn liền với đất theo nhu cầu của hộ gia đình, cá nhân và các tổ chức thực hiện các dự án đầu tư trên địa bàn Huyện theo quy định.
- Tổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (không có tài sản gắn liền với đất)
Thực hiện các thủ tục về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (không có tài sản gắn liền với đất) đối với hộ gia đình, cá nhân theo quy định.
- Tổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (có tài sản gắn liền với đất)
Thực hiện các thủ tục về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (có tài sản gắn liền với đất) đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định.
- Tổ đăng ký biến động quyền sử dụng đất không thay đổi chủ sử dụng
Đăng ký biến động về quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất, chỉnh lý biến động về đất đai theo quy định của pháp luật đối với cộng đồng dân cư, hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định.
- Tổ đăng ký biến động có thay đổi chủ sử dụng
Thực hiện các hồ sơ chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, cấp lại, cấp đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định.
c.Chức năng nhiệm vụ
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo các bộ phận cấu thành của một cơ quan dịch vụ công, thực hiện đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, chỉnh lý thống nhất biến động về sử dụng đất, quản lý hồ sơ địa chính; giúp UBND
huyện trong việc thực hiện các thủ tục hành chính về quản lý và sử dụng đất đai theo quy định của pháp luật.
Ngày 31/10/2009 UBND huyện Phổ Yên có quyết định số 999/QĐ- UBND ban hành quy định tạm thời về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của VPĐKQSD đất thuộc phòng Tài nguyên và Môi trường.
VPĐKQSD đất thuộc phòng TN&MT huyện là cơ quan dịch vụ công có chức năng tổ chức thức hiện đăng ký, cấp GCN quyền sử dụng đất và chỉnh lý thống nhất biến động về sử dụng đất, quản lý hồ sơ địa chính; giúp phòng tài nguyên và môi trường trong việc thực hiện thủ tục hành chính về quản lý, sử dụng đất đai theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hoạt dộng theo lọai hình sự nghiệp có thu, con dấu riêng, được mở tài khoản theo quy định hiện hành.
Thẩm quyền giải quyết công việc của Văn phòng đăng ký đất huyện Phổ Yên trên các lĩnh vực cụ thể sau:
- Giúp trưởng phòng TNMT làm đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
- Đăng ký, cập nhật các biến động về đất ở; Đăng ký thế chấp, xoá đăng ký thế chấp, bảo lãnh quyền sử dụng đất;
- Đăng ký, xoá đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất; Đăng ký xoá nợ trong Giấy chứng nhận;
- Lưu trữ và quản lý toàn bộ bản sao hồ sơ địa chính đối với các thửa đất thuộc phạm vi địa giới hành chính huyện.
- Luân chuyển hồ sơ của người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính; Đính chính, cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận;
- Đăng ký biến động đất đai sau giải phóng mặt bằng và các biến động khác; - Cung cấp dịch vụ công các thông tin đất đai, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính; thống kê, kiểm kê đất và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất của huyện.
Thực hiện việc thu phí, lệ phí trong quản lý, sử dụng đất đai cung cấp thông tin địa chính.
Thực hiện chế độ báo cáo với trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường theo quy định hiện hành.
d. Nguồn nhân lực
Tổng số cán bộ nhân viên VPĐK là 08 người trong đó trong cán bộ biên chế 06 người, hợp đồng là 2 người. Số cán bộ có trình độ đào tạo phù hợp với chuyên môn là 7, trong đó trình độ thạc sĩ là 02 người, kỹ sư 4 người. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính bàn giao việc tiếp nhận hồ sơ liên quan tới việc đăng ký quyền sử dụng đất cho VPĐK đảm nhận theo cơ chế một cửa và dịch vụ công. Phòng TN&MT có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và thẩm tra hồ sơ trình UBND huyện ký theo thẩm quyền.
Bảng 3.2. Thực trạng trình độ cán bộ VPĐKQSD đất huyện Phổ Yên TT Đơn vị Số lượng cán bộ Trình độ bằng cấp Trình độ chuyên môn Trên đại học Đại học Trung cấp QLĐĐ Khác Tổng 8 2 4 2 7 1 Cán bộ biên chế 6 2 3 1 6 Cán bộ hợp đồng 2 1 1 1 1
(Nguồn VPĐK huyện Phổ Yên) e. Sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Do nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức này, Ủy ban nhân dân huyện Phổ Yên đã ban hành các quy chế tổ chức và hoạt động của phòng TN&MT, VPĐKQSD đất huyện trong đó quy định rõ cơ cấu tổ chức, chế độ làm việc, mối quan hệ công tác của các phòng chức năng và các cán bộ. Theo đó các quy trình thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai được xác lập và trách nhiệm đã được phân định rõ ràng, phần nào đã đáp ứng được yêu cầu trong cải cách thủ tục hành chính.
3.3.1.2. Cơ chế hoạt động của VPĐKQSD đất
Thời gian thực hiện các thủ tục pháp lý có liên quan thuộc thẩm quyền của VPĐKQSD đất huyện Phổ Yên được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước đạt chuẩn theo quy trình ISO. Bảng thời gian giải quyết các thủ tục hành chính được niêm yết công khai tại Văn phòng nhận hồ sơ và được thông báo cho toàn bộ người dân đến giao dịch theo từng nội dung cụ thể.
Bảng 3.3: Thời gian giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến đất đai thuộc thẩm quyền của VPĐKQSD đất huyện Phổ Yên
STT Thủ tục Thời gian giải quyết (Ngày) Cấp GCNQSD đất lần đầu 1 Cấp GCNQSD đất do trúng đấu giá QSD đất 15 2 Cấp mới GCNQSD đất cho hộ gia đình, cá nhân 40
Đăng ký biến động
3 Chuyển mục đích sử dụng đất không phải xin phép Trong ngày
4 Chuyển nhượng QSD đất 12 5 Nhận thừa kế QSD đất 12 6 Nhận tặng cho QSD đất 12 7 Cấp lại do mất GCNQSD đất 20 8 Cấp đổi theo BĐĐC 9 Chỉnh lý biến động 20 10 Đính chính GCNQSD đất 8
11 Đăng ký thay đổi thế chấp QSD đất Trong ngày 12 Đăng ký thế chấp Trong ngày 13 Xoá đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng QSD đất Trong ngày 14 Đăng ký thế chấp bằng QSD đất và tài sản gắn liền với đất hình
thành trong tương lai Trong ngày 15 Đăng ký văn bản thông báo v/v xử lý tài sản thế chấp, bảo lãnh Trong ngày 16 Đăng ký góp vốn bằng QSD đất 7 17 Xoá Đăng ký góp vốn bằng QSD đất 10 18 Đăng ký cho thuê, cho thuê lại QSD đất 5 19 Đăng ký nhận QSD đất do xử lý hợp đồng thế chấp, bảo lãnh cho
hộ gia đình, cá nhân 10
20 Đăng ký nhận QSD đất do xử lý hợp đồng góp vốn cho hộ gia
đình, cá nhân 10
a. Quy trìnhđăng ký lần đầu
Hình 3.2. Quy trìnhđăng ký lần đầu
-Trách nhiệm của VPĐK - Cán bộ thụ lý hồ sơ của VPĐK (thụ lý hồsơ
và giải quyết công việc không quá 20 ngày kểtừngày tiếp nhận hồsơ đầyđủ) Theo địa bàn được phân công tiếp nhận hồ sơ kê khai đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở của công dân; Kiểm tra tính đầy đủ của các tài liệu trong hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, Giám đốc VPĐK thụ lý lập Biên bản giao nhận hồ sơ với công dân. Nếu hồ sơ không đầy đủ, Giám đốc VPĐK thụ lý yêu cầu công dân bổ sung hồ sơ và chỉnh sửa hồ sơ theo quy định của Pháp luật hiện hành và chuyển hồ sơ đã đủ điều kiện cho bộ phạn chuyên môn thẩm định và xử lý hồ sơ.
Đối với trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, cán bộ thụ lý hồ sơ áp dụng nghĩa vụ tài chính theo các quy định hiện hành của Nhà nước; đối chiếu bản đồ, lập bản thảo Giấy chứng nhận và in vẽ Giấy chứng nhận; chuyển bản thảo Giấy chứng nhận kèm theo bộ hồ sơ kê khai của công dân trình lãnh đạo VPĐK phê duyệt, chuyển cán bộ thẩm định hồ sơ của phòng TN&MT.
Đối với trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, cán bộ thụ lý hồ sơ có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo VPĐK, ra thông báo bằng văn bản gửi công dân để bổ sung hồ sơ theo quy định.
-Trách nhiệm của phòng TN&MT- cán bộ thẩm định hồ sơ (5 ngày làm
việc) Kiểm tra tính đầy đủ và tính pháp lý của hồ sơ kê khai đăng ký cấp Giấy
chứng nhận của công dân; Kiểm tra bản thảo Giấy chứng nhận; kiểm tra quy hoạch và kiểm tra việc áp dụng nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận.
Nếu trường hợp đủ điều kiện cán bộ thẩm định của phòng TN&MT xác nhận vào bản thảo Giấy chứng nhận; lập Tờ trình Lãnh đạo phòng TN&MT xem xét, phê duyệt; dự thảo quyết định cấp Giấy chứng nhận.
Nều trường hợp không đủ điều kiện, cán bộ thẩm định phòng TN&MT lập thông báo bằng văn bản chuyển đến VPĐK để bổ sung hồ sơ hoặc chuyển trả hồ sơ cho công dân.
Lãnh đạo phòng TN&MT: xem xét và phê duyệt bản thảo Giấy chứng nhận đồng thời phê duyệt tờ trình; trình Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt quyết định và ký Giấy chứng nhận.
- Trả hồ sơ (sau 3 ngày nhận hóađơn hoàn thành nghĩa vụtài chính)
Sau khi Lãnh đạo UBND huyện phê quyệt quyết định cấp Giấy chứng nhận và ký Giấy chứng nhận; cán bộ thẩm định phòng TN&MT vào sổ cấp Giấy chứng nhận (sổ theo dõi cấp Giấy chứng nhận) và chuyển toàn bộ hồ sơ kèm theo Giấy chứng nhận về cán bộ thụ lý của VPĐK ( vào sổ và giao nhận Giấy chứng nhận cho công dân).
VPĐK có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho công dân hoặc thông báo trực tiếp để công dân thực hiện hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi nhận Giấy chứng nhận theo quy định. Đồng thời chuyển Quyết định cấp Giấy chứng nhận về UBND cấp xã để cập nhật và theo dõi.
- Lưu hồ sơ: Tại VPĐK lưu bản lưu Giấy chứng nhận và các tài liệu giao nhận hồ sơ với công dân, biên bản giao nhận hồ sơ. Tại phòng TN&MT lưu hồ sơ kê khai xin cấp Giấy chứng nhận của công dân, biên bản giao nhận hồ sơ.
b. Quy trìnhđăng ký biến động và cấp giấy chứng nhận trong trường
hợp chuyển nhượng một phần
Bước 1.Trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Cán bộ thụ lý hồ sơ của VPĐK có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, lập hồ sơ trích lục bản đồ thửa đất hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất, lập hồ sơ xin tách, hợp thửa đất, đơn đăng ký biến động trình lãnh đạo phòng Tài nguyên và Môi trường ký xác nhận, yêu cầu chủ sử dụng đất và bên nhận quyền sử dụng đất đến Văn phòng công chứng nhà nước để lập hợp đồng theo quy định;
Bước 2.Trong thời hạn không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ Hợp đồng chuyển nhượng theo quy định (02 bộ) do công dân nộp, VPĐK có trách nhiệm kiểm tra, gửi số liệu địa chính đến cơ quan Thuế để xác định nghĩa vụ tài chính;
Bước 3. Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được phiếu chuyển thông tin địa chính do VPĐK bàn giao, Chi cục Thuế huyện Văn Lâm có trách nhiệm xác định nghĩa vụ tài chính và hoàn thiện Thông báo nghĩa vụ tài chính, chuyển kho bạc nhà nước huyện để công dân thực hiện nghĩa vụ tài chính và chuyển trả về VPĐK;
Bước 4.Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận bàn giao Thông báo hoàn thành nghĩa vụ tài chính từ Chi cục Thuế, VPĐK có