- Phối hợp với các bộ phận liên quan như: kế toán, sản xuất, phân phối…nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
3.2.2. Rút ngắn thời gian thu nợ bằng cách điều chỉnh chiết khấu thanh toán
Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức cấp tín dụng cho khách hàng. Do áp lực cạnh tranh nên doanh nghiệp nào cũng mong muốn nâng cao được doanh số của mình. Các khoản phải thu của doanh nghiệp phụ thuộc vào doanh số bán chịu và kì thu tiền bình quân. Thiết lập một chính sách tín dụng trong thanh toán nợ của khách hàng là yếu tố then chốt để giúp doanh nghiệp giảm được thời gian bị chiếm dụng vốn mà không bị giảm doanh thu.
Thiết lập một chính sách tín dụng dành cho khách hàng là việc cấp thiết. Tuy nhiên, trước khi quyết định cho khách hàng thanh toán chậm thì công ty phải rà soát và thẩm định năng lực chi trả của công ty đó (bao gồm khả năng thanh toán, hệ số tín nhiệm, uy tín trên thị trường)tránh trường hợp lâm vào tình trạng nợ khó đòi. Phân loại và quản lý kĩ càng những đối tượng khách hàng chậm thanh toán. Đối với những khách hàng không nắm rõ được khả năng thanh toán thì công ty cần yêu cầu khách hàng đặt cọc một phần giá trị hợp đồng.
Tín hiệu khả quan nhận được khi phân tích các chỉ số về giá trị khoản phải thu giai đoạn 2011 – 2013 đem lại tín hiệu khả quan cho doanh nghiệp. Năm 2012 có thời gian thu nợ bình quân là tương đối cao 130,43 ngày. Đến năm 2013, thời gian thu nợ bình quân giảm còn 57,14 ngày. Mấu chốt của việc đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn lưu động không chỉ nằm ở những nỗ lực khắc phục, đôn đốc trả nợ. Thay vì tìm những
biện pháp đối phó với kết quả thì công ty nên điều chỉnh lại những quy định về thời gian nợ trong chính sách chiết khấu thanh toán của mình.
Việc sử dụng chính sách chiết khấu thanh toán đã khuyến khích khách hàng thanh toán nợ sớm mà không gây những phiền toái cho khách hàng giống như việc hối thúc nợ. Tuy nhiên, công ty sẽ phải chịu khoản phí đó để hai bên cùng có lợi. Trên thực tế, năm 2012 sau khi chuyển từ 5/10 net 60 thành 3/10 net 60 thì lượng khoản phải thu ngắn hạn giảm đi đáng kể. Theo đó, khách hàng ký kết hợp đồng trả chậm với thời gian tối đa là 2 tháng. Nếu khách hàng thanh toán sớm trong vòng 10 ngày thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 3%. Nếu không thanh toán đúng hạn thì sẽ giải quyết theo pháp luật. Tuy nhiên, để có thể giảm được tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn của công ty thì ngoài việc thực hiện chiết khấu khi thanh toán đúng hạn thì song hành với đó, công ty sẽ phải đưa ra mức phạt tương ứng với số tiền mà khách hàng chiếm dụng được áp dụng theo công thức sau:
Hóa đơn có mệnh giá: T Tỉ lệ chiết khấu: k%/ năm
Tỉ lệ lãi suất quá hạn theo ngân hàng: k’
Với hóa đơn thanh toán sớm hạn: m ngày
Số tiền được hưởng chiết khấu: T’ = T/(1+k)^(m/360)
Với hóa đơn thanh toán trễ hạn: m ngày
Số tiền chịu phạt: T”=Tx(1+k’)^(m/360)
Nếu sau quá trình liên tục nhắc nhở khoản nợ chưa thanh toán của khách hàng qua mail và điện thoại trước đó 3 tháng mà công ty vẫn không tiến hành thanh toán tiền gốc và khoản chịu phạt thì công ty sẽ tiến hành giải quyết theo pháp luật.
Việc rút ngắn được thời gian thu nợ giúp ích rất nhiều cho công ty trong việc chi tra lãi vay của các khoản vay ngắn hạn đồng thời đây còn là nguồn tái đầu tư sản xuất và góp phần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động. Do đó công ty cần tiến hành chắc chắn từng bước để đảm bảo tránh sai sót xảy ra ảnh hưởng đến uy tín của công ty.