3.4.1 Tổng quan tình hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải phápphần mềm Hoà Bình phần mềm Hoà Bình
Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay được xây dựng theo mô hình sau:
Trong đó:
Ban tổng giám đốc: gồm 5 người
Nguyễn Hòa Bình – Tổng giám đốc
Đỗ Văn Khôi – Phó tổng giám đốc kinh doanh Nguyễn Hữu Tuất – Phó tổng giám đốc kỹ thuật Đào Lan Hương – Phó tổng giám đốc Marketing Nguyễn Thị Thanh Hương – Kế toán trưởng Đỗ Cao Huy - Quản lý chi nhánh thành phố HCM
Tổng giám đốc: là người có quyền cao nhất điều hành toàn bộ hoạt động của công ty thông qua các phòng ban chức năng, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty.
- Quyền hạn của tổng giám đốc:
+ Ban hành các quy chế, quyết định, quy định liên quan đến công tác quản trị điều hành trên tất cả cá lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, tổ chức công ty.
+ Hoạch định và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển của công ty + Là người quan hệ giao dịch tiếp xúc với các đối tác
+ Khích lệ tập thể lao động, giải quyết các khó khăn trong doanh nghiệp
Phó tổng giám đốc kỹ thuật:
+ Chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp phòng kỹ thuật về sản xuất và nghiên cứu sản phẩm.
+ Tạo ra các giải pháp phần mềm mới
+ Đảm nhận việc tổ chức, kiểm soát, phối hợp các hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm điều hành nhân viên kinh doanh dưới quyền
+ Điều hành hoạt động của phòng kinh doanh, và phòng chăm sóc khách hàng thông qua các giám đốc, trưởng phòng
+ Báo cáo toàn bộ tình hình, kết quả kinh doanh và thị trường tiêu thụ cho tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc Marketing:
+ Đảm nhận việc tổ chức, kiểm soát, phối hợp các hoạt động marketing và chịu trách nhiệm điều hành nhân viên marketing dưới quyền
+ Điều hành hoạt động của phòng Marketing, quảng bá hình ảnh công ty, website, sản phẩm, dịch vụ của công ty
+ Báo cáo toàn bộ tình hình, kết quả lượng khách hàng truy cập cho tổng giám đốc
Kế toán trưởng:
+ Chịu trách nhiệm về mọi nghiệp vụ kế toán, nắm rõ tình hình tài chính của công ty
Đại diện văn phòng thành phố Hồ Chí Minh
+ Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý hoạt động chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh và báo cáo tình hình hoạt động cho tổng giám đốc.
Các phòng ban chức năng
Dưới ban tổng giám đốc là các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho ban tổng giám đốc trong công tác quản trị điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo những mục tiêu và nhiệm vụ đề ra. Việc tổ chức và phan công cụ thể các chức năng và trách nhiệm của các phòng ban thuộc quyền hạn của ban giám đốc công ty.
- Back office (Khối hành chính – nhân sự - kế toán)
+ Gồm 1 trưởng phòng và 15 nhân viên. Có nhiệm vụ quản lý, bảo dưỡng, bảo trì, đề xuất kế hoạch khai thác hiệu quả cơ sở vật chất hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật công ty. Tổng hợp chương trình công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê; lên lịch công tác tuần; ghi chép các cuộc họp giao ban của Ban giám đốc và ghi biên bản các cuộc họp cấp Công ty; thông tin theo dõi tiến độ hoạt động của các đơn vị trong công ty.
+ Theo dõi nhân sự của công ty, lập và triển khai các kế hoạch đào tạo và tuyển chọn nhân sự, nâng cao tay nghề cho người lao động
+ Giúp ban tổng giám đốc sắp xếp tổ chức cán bộ quản trị, điều phối lao động kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh, rà soát các định mức kinh tế kỹ thuật, điều chỉnh kịp thời khi có sự bất hợp lý
+ Tham mưu cho cấp trên về công tác tổ chức hành chính, tổ chức các cuộc họp, hội nghị của công ty đã được ban lãnh đạo phê duyệt. Đề xuất phương án sắp xếp tổ chức + Tổng hợp và lập kế hoạch đào tạo hàng năm của công ty, tính toán tiền lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên.
Khối thương mại điện tử và quảng cáo trực tuyến
Gồm 113 người chia thành 5 phòng - Phòng Marketing: 14 người
- phòng kinh doanh (HN, HCM): 69 người - Phòng kho và catalog: 5 người
- Phòng chăm sóc khách hàng: 19 người - Thương mại điện tử quốc tế Ebay: 6 người
Có chức năng tham mưu cho ban giám đốc và phối hợp các đơn vị khác trong công ty xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứi thị trường, thiết kế và tiêu thụ sản phẩm của công ty
Khối thanh toán trực tuyến
Gồm 34 người chia thành 3 phòng
- Phòng nghiệp vụ và chăm sóc khách hàng: 4 người - Phòng kinh doanh: 25 người
- Phòng marketing: 5 người
Khối kỹ thuật, sản phẩm
Gồm 35 người chia thành 4 phòng - Phòng kỹ thuật TTTT: 10 người
- Phòng kỹ thuật sản phẩm TMDT và QCTT: 20 người - Phòng nghiên cứu và phát triển: 2 người
- Phòng tích hợp hệ thống: 3 người
Có nhiệm vụ phối hợp với phòng kinh doanh, phòng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng thiết kế và hoàn thiện sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và phù hợp với công nghệ kỹ thuật của doanh nghiệp.