Chứng từ kế toán sử dụng:
Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho khách hàng. Trên PXK chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi số tiền thực bán. Số lượng trên PXK và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu tại phòng kế toán.
Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toán viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên:
Liên 1: Giao cho người nộp tiền. Liên 2: Phòng kế toán thu.
Phiếu chi: Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi chi phí phát sinh liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
Sổ phụ ngân hàng. Giấy báo có của ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển khoản vào tài khoản của công ty.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của công ty. Nếu chứng từ hợp lý sẽ được chuyển phòng kế toán và các bộ phận liên quan khác. Kế toán có trách nhiệm ghi sổ kế toán theo hình thức NKC vằ chứng từ đó được lưu tại công ty.