7. Bố cục của khóa luận
2.1.1Hệ thống mục lục (HTML)
Việc tổ chức mục là cần thiết khi một vốn tư liệu hay sưu tập phát triển tới mức không kiểm soát được từng tư liệu trong kho. Mục đích của việc làm này là để dễ tìm kiếm và để thống kê và để quản lý tài sản. Cán bộ làm công tác sưu tập và thu thập cũng không thể nhớ được tài liệu nào đã bổ sung, bị mất hay được thay thế. Trong những trường hợp này, mục lục có thể như một hồ sơ kiểm soát những gì mà thư viện có.
HTML tại Trung tâm TT - TV Đại học Tây Bắc được đạt ở tất cả các phòng đọc, phòng mượn thuận tiện cho bạn đọc trong quá trình tra tìm tài liệu. Việc tổ chức các phích mô tả trong hệ thống mục lục tuân theo quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD (International standard bibliographic description).
21
ISBD có nhiều ưu điểm vừa thống nhất các phương pháp mô tả ấn phẩm trên thế giới, tạo điều kiện trao đổi thông tin thư mục trên thế giới vừa tạo điều kiện cho việc biên mục và lập các mục lục đọc bằng máy tính đang phát triển ở nhiều nước trên thế giới.
HTML của Trung tâm thông tin thư viện Đại học Tây Bắc có mục lục phân loại.
HTML là tập hợp các đơn vị, phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một hoặc một nhóm các cơ quan TT - TV.
HTML với chức năng là công cụ tra cứu và giới thiệu sách tới bạn đọc, có thể xem HTML là hình ảnh thu nhỏ nguồn lực thông tin của cơ quan thông tin thư viện, giúp người dùng tin xác định tài liệu trong kho là cầu nối giữa bạn đọc và tài liệu và cán bộ thư viện. Nó là cơ sở cho việc lựa chọn và mượn tài liệu.
HTML là bộ phận không thể thiếu của bất kỳ thư viện nào, kể cả các thư viện hiện đại.
HTML là tập hợp phích mô tả tất cả các tài liệu được lưu giữ bảo quản trong các kho của thư viện. Các phích mô tả này cung cấp cho các bạn đọc đầy đủ thông tin về tài liệu như tên tài liệu, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản số trang, Ký hiệu xếp giá, …Thông qua HTML, bạn đọc có thể biết trong kho có những tài liệu nào, mỗi tên tài liệu có bao nhiêu cuốn, vị trí của tài liệu ở trong các kho.
Ký hiệu xếp giá (còn gọi là ký hiệu kho) là ký hiệu giúp bạn đọc và cán bộ thư viện biết được tài liệu có ở trong kho nào, vị trí của nó trên giá. Ký hiệu xếp giá là yếu tố bạn đọc cần ghi vào phiếu mượn sách khi mượn để thủ thư lấy đúng cuốn sách bạn đọc cần mượn. Trong phích mô tả ký hiệu xếp giá được ghi ở phía góc trên bên trái.
22
Hệ thống mục lục có ý ngĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện đó là:
- Giúp NDT tìm được bất cứ một loại tài liệu nào dưới dạng ấn phẩm hay các vật mang tin khác nếu biết một số các yếu tố nhất định như: nhan đề tài liệu, tên tác giả, từ khoá, ngôn ngữ tài liệu hay lĩnh vực tri thức mà tài liệu phản ánh.
- Giúp cán bộ thư viện thực hiện tốt nhiều khâu công tác nghiệp vụ như: Giúp NDT tìm kiếm theo nhu cầu, giúp cán bộ thư viện bổ sung tài liệu làm thư mục.
Ngoài ra, hệ thống mục lục còn là phương tiện quan trọng trong công tác tuyên truyền, giới thiệu sách của thư viện.
Hệ thống mục lục của Trung tâm TT - TV trường Đại học Tây Bắc được tổ chức đảm bảo hệ thông các nguyên tắc của hệ thống mục lục trong các cơ quan TT - TV nói chung đó là:
- Tính Đảng: Hệ thống mục lục chỉ phản ánh những tài liệu có nội dung phù hợp với quan điểm chính trị, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước
- Tính khoa học: Việc sắp xếp các phích mô tả trong các hộp phích luôn tuân thủ những nguyên tác và ngành quy định. Thư viện sắp xếp các phích theo một trật tự logic đó là theo thứ tự chữ cái và theo lĩnh vực tri thức. thư viện sử dụng khung phân loại DDC để phân loại các tài liệu trong thư viện.
- Tính thông tin: Hệ thống mục lục luôn đảm bảo cung cấp thông tin cho NDT một cách đầy đủ, chính xác.
-Tính phổ cập và trực quan: Hệ thống mục luôn dễ nhận biết dễ tiếp cận và tiện lợi cho việc sử dụng, Giúp NDT hiểu được cấu trúc của từng mục lục và trong từng hộp phích.
Mục lục phân loại (MLPL)
Mục lục phân loại phản ánh kho tài liệu theo nội dung các lĩnh vực khoa học: vật lí, toán học, hoá học, khoa học xã hội… trong mục lục phân loại
23
phiếu mục lục được sắp xếp theo trật tự logic của một sơ đồ phân loại sách nhất định.
Mục lục phân loại giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng nhanh chóng theo các lĩnh vực tri thức mà mình cần. Mục lục phân loại được xây dựng trên cơ sở khung phân loại mà thư viện sử dụng.
Đối với cán bộ thư viện MLPL giúp họ trong việc hướng dẫn bạn đọc tìm và đọc sách, trong công tác bổ sung MLPL giúp chọn những đề tài còn thiếu, quyết định bổ sung những sách về một đề tài nào đó còn thiếu trong thư viện. Kí hiệu phân loại nằm ở bên dưới góc trái của phiếu, tất cả các phiếu giống nhau về kí hiệu phân loại sẽ được sắp vào một hộp phiếu với những chuyên ngành cụ thể. Trong mỗi ngành khoa học lớn lại được chia nhỏ thành nhiều chuyên ngành hẹp hơn và những ngành này lại được cách nhau bởi một phiếu đề mục, trong mỗi chuyên ngành lại được sắp theo thứ tự vần chữ cái.
Khi bạn đọc tra cứu tài liệu thì trước hết phải tìm đến lĩnh vực tri thức mà mình cần sau đó tìm theo thứ tự vần chữ cái của tên tài liệu hoặc tên tác giả. Để MLPL phát huy vai trò của nó khi tra cứu tin thì yêu cầu đối với cán bộ phân loại là phải xác định đúng lĩnh vực tri thức của tài liệu để đạt tài liệu đúng chỗ. Đây là một yêu cầu rất khó đòi hỏi cán bộ phân loại phải có trình độ kinh nghiệm, hiểu biết.
Trung tâm TT - TV Đại học Tây Bắc đã xây dựng mục lục phân loại dựa trên khung phân loại DDC.
MLPL có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong các cơ quan TT - TV, nó phản ánh kho tài liệu của thư viện theo các lĩnh vực khoa học, là cầu nối giúp NDT tiếp cận với nguồn tin, là cầu nối giữa cán bộ thư viện với kho tài liệu và giữa NDT với cán bộ thư viện.
MLPL giúp NDT tự học, tự bồi dưỡng nâng cao trình độ tri thức, vì thông qua hệ thống tra cứu toàn bộ vốn tài liệu lưu giữ trong thư viện được biểu hiện dưới góc độ môn loại khoa học.
24 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
MLPL còn giúp cán bộ thư viện hình dung toàn bộ nội dung kho tài liệu. Từ đó có kế hoạch bổ sung đầy đủ, hoàn thiện, tránh sự chênh lệch giữa các môn loại tri thức, nắm bắt nội dung kho tài liệu một cách chính xác để hướng dẫn NDT tìm và đọc tài liệu, giúp biên soạn các thư mục chuyên đề, giới thiệu sách báo, tổ chức hôi thảo, hội nghị.
Vậy vai trò của hệ thống tra cứu tin theo ký hiệu phân loại là rất quan trọng đảm bảo phục vụ tốt nhu cầu phong phú của bạn đọc. Ý thức được tầm quan trọng của vấn đề này Thư viện Đại học Tây Bắc đang dần hoàn thiện và phát triển mục lục phân loại.
Hệ thống MLPL có thể đáp ứng nhu cầu tìm tin của NDT theo các lĩnh vực khoa học rộng rãi như khoa học tự nhiên, khoa học xã hội hoặc các lĩnh vực hẹp hơn như: Ngữ văn, Toán học, Vật lý…
Tại phòng đọc mở, tủ mục lục phân loại có 20 hộp phiếu, trong đó mỗi hộp là tấm gương phản chiếu kho tài liệu theo nội dung khoa học mà nó chứa đựng thông qua khung phân loại. Mỗi tên tài liệu được mô tả đầy đủ, ngắn gọn bằng các thông tin cần thiết được đặt vào vị trí phù hợp với nội dung của nó trong từng lĩnh vực khoa học.
Khung phân loại DDC ấn bản 14 rút gọn bằng tiếng Việt là khung phân loại đang được nhiều thư viện trong nước cũng như trên thế giới sủ dụng. DDC phù hợp với Trung tâm TT - TV Đại học Tây Bắc bởi trường Đại học Tây Bắc đào tạo đa ngành nghề, lĩnh vực nên phải có sự phân chia vốn tài liệu theo lĩnh vực tri thức một cách khoa học dễ nhớ để phục vụ cho việc nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu.
Hệ thống mục lục phân loại của thư viện Đại học Tây Bắc vẫn đang trong quá trình hoàn thiện và phát triển.
Cơ cấu của mục lục phân loại tại thƣ viện Đại học Tây Bắc
Cơ cấu của hệ thống mục lục phân loại của trường Đại học Tây Bắc bao gồm hệ thống phiếu tiêu đề và hệ thống phiếu mô tả thư mục.
25
Trong mục lục phân loại, hệ thống phiếu tiêu đề được xây dựng trên cơ sở khung phân loại. Đó là các phiếu được làm bằng giấy bìa mầu trắng có gờ phiếu nhô cao hơn phiếu mô tả thư mục. Nội dung ghi trong phiếu là nội dung của các đề mục ghi trong khung phân loại. Hệ thống phiếu tiêu đề được chia thành nhiều cấp tương đương với các lớp trong khung phân loại, từ cấp 1 đến 2, 3 tuỳ thuộc vào khối lượng phiếu mô tả có trong hộp mục lục, khoảng 30 - 50 phiếu thì sẽ chia nhỏ thành một cấp.
Với nội dung vốn tài liệu chuyên sâu về các ngành đào tạo trong trường rất phong phú và đa dạng nên hệ thống phiếu tiêu đề tại thư viện Đại học Tây Bắc bao gồm 2 cấp:
+ Phích tiêu đề cấp 1: Phản ánh môn loại chính được quy định làm bằng giấy mầu trắng, cắt chéo hai bên và có nhào mô cao ở giữa, phiếu này có khổ cỡ theo tiêu chuẩn quy định là chiều dài 12,5 cm và chiều cao là 7,5 cm, trên mào chia chỉ số phân loại của dãy chia cơ bản trong khung phân loại . Chỉ số phân loại tập hợp các phiếu mô tả tài liệu cùng phản ánh về một nội dung. VD: Mẫu phích tiêu đề cấp 1
300: Khoa học xã hội 310: Các tài liệu thống kê 320: Khoa học chính trị 330: Kinh tế
340: Pháp luật
350: Nền hành chính công
360: Các vần đề dịch vụ và xã hội, Hiệp hội 370: Giáo dục
380: Thương nghiệp, truyền thông, vận tải 390: Phong tục, xử thế, truyền thông dân gian
26
+ Phích tiêu đề cấp 2: Loại phích này có mào nhô lên bên phải hoặc bên trái, kích cỡ của phích cũng tương tự như phiếu tiêu đề phụ trong mục lục chữ cái. Phần nội dung bên trong ghi ký hiệu của các mục chia phụ thuộc.
VD: Phích tiêu đề cấp 2:
310 Các tài liệu thống kê 311 Thống kê học nói chung 312 Thống kê đại số
314 Thống kê chung châu âu 315 Thống kê chung châu Á
- Hệ thống phiếu mô tả thư mục cũng được mô tả như phiếu mô tả chính của muc lục chữ cái nhưng chỉ số phân loại ở góc bên phải của phiếu sẽ được in đậm hơn.
VD: Mẫu phích mô tả chính phòng đọc đóng:
Tất cả các phiếu mô tả thư mục có cùng ký hiệu phân loại được tập hợp vào một nhóm để sắp xếp sau phiếu tiêu đề cùng lĩnh vực. Đối với các tài liệu có ngôn ngữ khác nhau thì sắp xếp theo thứ tự: Tiếng Việt, Anh, Pháp, Trung. Trong các nhóm ngôn ngữ này các phiếu mô tả thư mục lại được sắp xếp theo
DTO 0919 – Toán cao cấp.-H.: Giáo dục, 2012.- 207tr 20
27
thứ tự ngôn ngữ mà nó thể hiện. Những tài liệu bắt đầu bằng chữ số thì được ưu tiên xếp lên trước.
VD: “50 bài thơ hay ” (1) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
và “Năm mươi bài thơ hay ” (2)
khi đó tài liệu (1) được ưu tiên xếp trước.
Nếu tài liệu được tái bản nhiều lần thì lần xuất bản mới nhất được đưa lên trước, sau đó là các lần xuất bản tiếp theo, theo thứ tự thời gian ngược với năm xuất bản. Những tài liệu nhiều tập được xếp theo thứ tự từ bé đến lớn.
Tổ chức sắp xếp phích mô tả trong MLPL
- Bên ngoài các ô phích được dán nhãn trên đó ghi đề mục của lớp cơ bản có trong ô phích.
- Các phiếu mô tả có cùng ký hiệu phân loại của đề mục thì được xếp vào một chỗ và theo trật tự chữ cái nhan đề tài liệu để giúp NDT tìm tài liệutheo lĩnh vực một cách nhanh chóng.
- Trong mỗi mục các tài liệu kinh điển như chủ nghĩa Mác - Lênin các tài liệu chỉ đạo của Đảng và Nhà nước có liên quan đến đề mục đó được đưa lên trước sau đó mới xếp theo thứ tự chữ cái nhan đề của tài liệu.
Để đảm bảo chất lượng của hệ thống MLPL, giám đốc thư viện đã giao cho các cán bộ làm nhiệm vụ phân loại, hiệu đính, mở rộng phiếu mục lục khi lượng tài liệu đủ để mở mục chia tiếp theo, loại bỏ các phiếu mô tả của các tài liệu đã thanh lý góp phần hoàn thiện hệ thống mục lục của thư viện.
Ngoài MLPL Thư viện trường Đại học tây Bắc còn sử dụng mục lục quyển tài liệu được phản ánh theo từng môn loại tri thức được cập nhật theo những lần bổ sung có số thứ tự, tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản.
Để sắp xếp các phích mô tả trong MLPL Trung tâm TT - TV Đại học Tây Bắc dựa vào cấu trúc khung phân loại DDC kết hợp với quy tắc sắp xếp theo trật tự chữ cái của tiêu đề mô tả (tên tác giả hoặc tên tài liệu).
28
Trong cùng một ký hiệu phân loại, phích mô tả được sắp xếp theo trật tự chữ cái của tiêu đề mô tả.
Sau khi phích mô tả được chia theo từng kí hiệu phân loại, trong từng mục tài liệu được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tiêu đề mô tả (tên tác giả hoặc tên tài liệu).
Chỉnh lý và bảo quản mục lục phân loại
MLPL được Trung tâm TT - TV Đại học Tây Bắc bảo quản theo quy trình cẩn thận. Tất cả các hộp phiếu đề được dán nhãn phía ngoài theo cách phân chia của khung phân loại. các phích mô tả luôn được bổ sung chỉnh lý, thay mới theo sự gia tăng của khối lượng tài liệu nhập về.