7.4.1.1. Nội dung: Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
* Nội dung chi phí bán hàng gồm các khoản chi phí sau:
1) Chi phí nhân viên bán hàng: Là toàn bộ các khoản tiền lơng phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vận chuyển đi tiêu thụ và các khoản tính theo lơng (khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ).
2) Chi phí vật liệu, bao bì: Là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vật liệu dùng sửa chữa TSCĐ dùng trong khâu bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm hàng hóa.
3) Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lờng, tính toán, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
4) Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí KH TSCĐ dùng ở khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ nh nhà kho, cửa hàng, phơng tiện vận chuyển, bốc dỡ.
5) Chi phí bảo hành sản phẩm: Là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian quy định và bảo hành.
6) Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ nh: chi phí thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc vác vận chuyển, tiền hoa hồng đại lí v.v..
7) Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ nằm ngoài các chi phí kể trên; nh: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, hàng hóa...
* Ngoài cách phân loại trên, để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp, có thể phân loại CPBH theo mối quan hệ với khối lợng thực hiện (DTBH), có thể chia chi phí thành chi phí bất biến và chi phí khả biến. Hoặc theo mối quan hệ với đối tợng tập hợp chi phí, thì chi phí bán hàng chia thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
* Quy định: Trong kế toán tài chính, phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin kế toán, CPBH thực tế phát sinh trong kỳ đợc phân loại và tập hợp theo 7 yếu tố
chi phí đã nêu trên. Cuối kì, kế toán CPBH cần đợc phân bổ và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Việc phân bổ và kết chuyển chi phí này tùy vào từng loại hình doanh nghiệp và đặc điểm SXKD.
- Đối với doanh nghiệp sản xuất: Trờng hợp vì chu kì SXKD dài, trong kì không có sản phẩm tiêu thụ thì cuối kì ta kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng sang theo dõi ở “Chi phí chờ kết chuyển”.
- Đối với doanh nghiệp thơng mại, dịch vụ: Trờng hợp có dự trữ hàng hóa biến động giữa các kì thì phải phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn cuối kì, tức là chuyển một phần CPBH thành “Chi phí chờ kết chuyển” và phần CPBH còn lại phân bổ cho hàng đã đợc bán trong kỳ để xác định kết quả. Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra đợc tính theo công thức sau:
CPBH phân bổ cho hàng đã bán = CPBH cần phân bổ đầu kì + CPBH cần phân bổ phát sinh trong kì x Tiêu chuẩn phân bổ của hàng đã xuất bán trong kì Tổng tiêu chuẩn phân bổ của hàng xuất
bán trong kì và ”hàng tồn cuối kì”
Tiêu thức phân bổ lựa chọn là trị giá vốn thực tế của thành phẩm và hàng hoá và hàng gửi đi bán.
“Hàng tồn cuối kì” : Đối với DNSX là trị giá vốn thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ và hàng gửi đi bán cha đơc tiêu thụ cuối kỳ ( Số D TK155,157)
Đối với DNSX là trị giá vốn thực tế của hàng hóa tồn kho cuối kỳ, hàng mua còn đang đi đờng cuối kỳ và hàng hoá gửi đi bán cha đơc tiêu thụ cuối kỳ( Số D TK 151,155,157).
7.4.1.2. Tài khoản kế toán:
Kế toán sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng, để tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kì để xác định kết quả kinh doanh.
* Kết cấu TK641:
Bên nợ: Tập hợp CPBH thực tế phát sinh trong kì.
Bên có: +Các khoản ghi giảm CPBH
+ Cuối kì, phân bố và kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh hoặc chuyển thành chi phí chờ kết chuyển.
* TK 641 không có số d cuối kì.
- TK 641 đợc mở chi tiết 7 TK cấp II: TK 6411 - Chi phí nhân viên TK 6412 - Chi phí vật liệu
TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414 - Chi phí KHTSCĐ
TK 6415 - Chi phí bảo hành
TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác
1) Tiền lơng, các khoản phụ cấp, trợ cấp của nhân viên bán hàng, đóng gói, bảo quản vận chuyển hàng hóa tiêu thụ, nhân viên tiếp thị và khác khoản trích theo lơng (trích BHXH, BHYT, KPCĐ) theo tỷ lệ qui định, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 641 (6411) - Chi phí nhân viên Có TK 334 - Phải trả CNV
Có TK 338 - PT-PN khác (3382, 3383, 3384)
2) Trị giá vốn thực tế của vật liệu, bao bì xuất dùng cho quá trình bán hàng , kế toán ghi sổ:
Nợ TK 641 (6412) - Chi phí vật liệu
Có TK 152 - Nguyên liệu và vật liệu Hoặc Có TK 611 - Mua hàng (PP KK định kỳ)
3) Trị giá vốn thực tế của công cụ, dụng cụ xuất dùng cho quá trình bán hàng
3a) Loại phân bổ 1 lần, kế toán ghi:
Nợ TK 641 (6413) - Chi phí dụng cụ, đồ dùng Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Hoặc Có TK 611 - Mua hàng (PP KK định kỳ) 3b) Loại phân bổ nhiều lần
- Phản ánh trị giá vốn thực tế CCDC xuất dùng, kế toán ghi sổ: Nợ TK 142: (Thời gian dới 1 năm)
Nợ TK 242 :(Thời gian lớn hơn 1 năm) Có TK 153 - CCDC
Hoặc Có TK 611 - Mua hàng (PP KK định kỳ) - Trong kỳ phân bổ, tính vào CPBH, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 641 (6413) - Chi phí dụng cụ, đồ dùng Có TK 142 - Chi phí trả trớc
Hoặc Có TK 242 - Chi phí trả trớc dài hạn 4) Trích KHTSCĐ ở bộ phận bán hàng, kế toán ghi sổ: 4a) Nợ TK 641 (6414) - Chi phí KHTSCĐ
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ
4b) Đồng thời ghi có TK 009: Nguồn vốn KHCB 5) Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá 5a)Trờng hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành riêng:
- Nếu doanh nghiệp không thực hiện trích trớc chi phí bảo hành, khi chi phí bảo hành phát sinh thực tế, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 641- chi phí bán hàng (6415)
Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 152, 153, 334, 338, 331… - Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trớc chi phí bảo hành: + Định kỳ, trích trớc chi phí bảo hành, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (6415) Có TK 335- Chi phí phải trả.
+ Chi phí bảo hành phát sinh thực tế, kế toán ghi sổ; Nợ TK 335- chi phí phải trả
Có TK 111, 112, 152, 153, 334, 338, 331…
+ Khi hết thời hạn bảo hành (hoặc cuối niên độ kế toán), tiến hành điều chỉnh lại số trích trớc cho phù hợp với chi phí thực tế. Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích trớc, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng(6415) Có TK 335- Chi phí phải trả.
Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn số trích trớc, kế toán ghi sổ: Nợ TK 335- Chi phí phải trả.
Có TK 711- Thu nhập khác.
5b)Trờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành riêng, bộ phận này không tổ chức hạch toán riêng:
- Chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế toán ghi sổ: Nợ TK 621- Chi phí NVL trực tiếp (Chi tiết…) Nợ TK 622- Chi phí NC trực tiếp (Chi tiết …) Nợ TK 627- chi phí SX chung (Chi tiết…)
Có TK 152, 153, 334, 338, 331, 111, 112…
- Cuối kỳ kết chuyển chi phí để tính giá thành công việc bảo hành, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 154- Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết…) Có TK 621- Chi phí NVL trực tiếp
Có TK 622- Chi phí NCTT Có TK 627- Chi phí SX chung
- Phản ánh giá thành công việc bảo hành hoàn thành bàn giao cho khách hàng, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (6415): Nếu doanh nghiệp không thực hiện trích trớc chi phí bảo hành.
Nợ TK 335- Chi phí phải trả: Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trớc chi phí bảo hành.
Có TK 154- Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết…)
(Trờng hợp doanh nghiệp thực hiện trích trớc chi phí bảo hành, hạch toán nghiệp vụ trích trớc, điều chỉnh chi phí nh trờng hợp 5a.)
5c) Trờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành hạch toán riêng: c1. Hạch toán ở bộ phận bảo hành:
- Chi phí bảo hành phát sinh thực tế, kế toán ghi sổ; Nợ TK 621- Chi phí NVL trực tiếp
Nợ TK 622- Chi phí NC trực tiếp Nợ TK 627- Chi phí SX chung
Có TK 152, 153, 334, 334, 331, 111, 112, …
- Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành để tính giá thành công việc bảo hành, kế toán ghi sổ:
Có TK 621- Chi phí NVLTT Có TK 622- Chi phí NCTT Có TK 627- Chi phí SX chung
- Phản ánh giá thành công việc bảo hành hoàn thành bàn giao cho khách hàng trong kỳ, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 154- Chi phí SXKD dở dang
- Đồng thời phản ánh doanh thu về cung cấp dịch vụ bảo hành mà đơn vị có sản phẩm, hàng hoá bảo hành (doanh nghiệp - đơn vị cấp trên) thanh toán, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 111- Tiền mặt Nợ TK 112- TGNH
Nợ TK 136- phải thu nội bộ (1368)…. Có TK 512- Doanh thu nội bộ
Có TK 333- thuế và các khoản phải nộp cho nhà nớc (33311-Nếu có)
c2. Hạch toán ở bộ phận có sản phẩm, hàng hoá bảo hành: - Trờng hợp doanh nghiệp thực hiện trích trớc chi phí bảo hành:
+ Định kỳ trích trớc chi phí bảo hành, tính vào chi phí bán hàng, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (6415) Có TK 335- Chi phí phải trả.
+ Phản ánh số tiền trả cho bộ phận bảo hành, kế toán ghi sổ: Nợ TK 335- Chi phí phải trả.
Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có) Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- TGNH
Có TK 336- Phải trả nội bộ….
+ Khi hết thời hạn bảo hành hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán tiến hành điều chỉnh cho chi phí trích trớc phù hợp với chi phí thực tế tơng tự trờng hợp (5a). - Trờng hợp doanh nghiệp không trích trớc chi phí bảo hành, chi phí phải trả cho bộ phận bảo hành đợc hạch toán ngay vào chi phí bán hàng trong kỳ, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 641- chi phí bán hàng(6415)
Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 336,…
6) Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác nh thuê TSCĐ, thuê vận chuyển, tiền điện, tiền nớc, điện thoại, chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm..., phục vụ cho quá trình bán hàng, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417, 6418) Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 141, 331...) 7) Chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng
7a) Trờng hợp doanh nghiệp thực hiện trích trớc: - Khi trích trớc CPSC TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (6417) Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Khi công việc sửa chữa hoàn thành, phản ánh chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 331 - Phải trả ngời bán Có TK 241 - XDCB dở dang
7b) Trờng hợp doanh nghiệp thực hiện phân bổ dần chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, kế toán ghi sổ:
- Khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, phản ánh CPSC thực tế, phân bổ dần trong nhiều kì, kế toán ghi:
Nợ TK 1421 - Chi phí trả trớc
Hoặc Nợ TK 242 - Chi phí trả trớc dài hạn Có TK 331, 241
Sau đó, phân bổ vào chi phí bán hàng trong kì, kế toán ghi sổ: Nợ TK 641_ Chi phí bán hàng (6417)
Có TK 1421 - Chi phí trả trớc
Hoặc có TK 242 - Chi phí trả trớc dài hạn
8) Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng thực tế phát sinh nh phế liệu thu hồi, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 111, 112, 152...
Có TK 641 - Chi phí bán hàng
9) Cuối kì kế toán, phân bổ và kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 911 - Xác định KQKD Có TK 641 - Chi phí bán hàng
10) Trờng hợp phân bổ chi phí bán hàng cho số sản phẩm hàng hóa tồn cuối kì, trên cơ sở tính toán và xác định chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kì, kế toán ghi:
Nợ TK 1422 - Chi phí chờ kết chuyển Có TK 641 - Chi phí bán hàng