2. Các nghiệp vụ tổ chức thực hiện
2.2. Chức năng, nhiệm vụ và mốt quan hệ phối hợp công tác giữa các phòng ban
phòng ban
Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty theo kiểu trực tiếp, nó theo một đường thẳng nhất định,tức là người thừa hành chỉ thi hành và nhận thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp quản lý.Người phụ trách phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những người cấp dưới.
Bộ máy điều hành của công ty là nơi điều hành quản lý hoạt động của công ty,xây dựng, kế toán,cân đối tài chính, xây dựng cơ chế quản lý tài chính, xây dựng kế hoạch phát triển, lựa chọn thị trường, phân công chuyên môn,... từ đó làm cơ sở ra những quyết định, những phương án kinh doanh tối ưu,với chức năng nhiệm vụ quyền hạn,như vậy bộ máy quản lý và điều hành công ty gồm các phòng ban:
• Chủ tịch hội đồng quản trị:
Là người lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội Đồng Quản Trị, chuẩn bị chương trình,nội dung, các tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp,triệu tập và chủ tọa cuộc họp HĐQT. Tổ chức việc thông qua của HĐQT dưới hình thức khác; theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT; chủ tọa Đại hội đồng cổ đông và các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định tại luật doanh nghiệp và điều lệ của Công ty
• Giám đốc:
Là người đại diện về mặt pháp lý của công ty đối với các vấn đề có liên quan đến hoạt động và quản lý công ty,thực hiện các nghị quyết và quyết định của Hội đồng quản trị, tổ chức và điều hành các hoạt động hàng
ngày của Công ty. Tổng giám đôc có quyền và trách nhiệm thực hiên các điều sau:
- Quyết định, ký kết và thực hiên các hợp đồng, thỏa thuận và các loại văn bản khác.
- Tổ chức soạn thảo kế hoạch kinh doanh va ngân sách trình lên HĐQT hoặc Đại hội cổ đông.
- Điều hành quản lý và tổ chức việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh dã được phê chuẩn với các quyết định khác của Đại hội cổ đông hoặc HĐQT. - Điều hành giám sát hoạt động công việc kinh doanh của công tynói chung.
- Đại diện cho công ty trước cơ quan nhà nước và những người khác về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt đôngnj của công ty trong khuân khổ của điều lệ và các nghị quyết và quyết định của Đại hội cổ đông hoặc HĐQT.
• Phó giám đốc:
Được giám đốc giao quyền hành theo những công việc hoặc lĩnh vực quản lý nhất định. Khi được giao các phó giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm hoàn tất trước giám đốc về kết quả tổ chức thực hiện của mình.
Phòng Kỹ thuật: Quản lý toàn bộ tài sản của công ty, kiểm kê tài sản vật
tư hang hóa máy móc thiết bị của công ty, xây dựng kế hoạch cung ứng máy móc thiết bị, vật tư cho các công trình sao cho thỏa đáng, đóng góp ý kiến nâng cấp trang thiết bị hiện đại tiên tiến phục vụ cho công việc…
Phòng Kinh tế - Kế hoạch: Là Phòng tham mưu cho Giám đốc về công tác kế hoạch, giao khoán, giao việc liên doanh liên kết và công tác kiểm tra tiến độ sản xuât. Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể như sau:
- Nghiên cứu, tìm hiểu và cập nhật các quy định, thông tư hướng dẫn của Nhà nước, giúp Giám đốc soạn thảo các hợp đồng kinh tế.
- Lập chi tiết kế hoạch của từng công trình để Giám đốc xét duyệt, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị sản xuất, phát hiện và báo cáo kịp thời các sai phạm.
- Quản lý toàn bộ hồ sơ có liên quan đến kế hoạch, liên doanh, liên kết. Chịu trách nhiệm đặt hàng gia công các sản phẩm kết cấu thép, bán thành phẩm phục vụ cho thi công.
Phòng Tổ chức – Hành chính: Là phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc Công ty về lĩnh vực tổ chức, quản lý nhân sự, hợp đồng lao động, chế độ chính sách, đào tạo, hành chính quản trị, tổng hợp và tổ chức thực hiện theo lệnh của Giám đốc về các lĩnh vực được phân công. Cụ thể:
* Chức năng
- Xây dựng phương án sắp xếp lao động hợp lý, lên kế
hoạch đào tạo, bồi dưỡng tay nghề, nghiệp vụ và quản lý hồ sơ, lý lịch CBCNV.
- Phổ biến các chế độ, chính sách của Nhà nước, của Bộ
đến các CBCNV.
- Thực hiện chế độ chính sách với người lao động theo
đúng quy định của pháp luật, ghi biên bản, lưu giữ và cung cấp thông tin các buổi làm việc cho lãnh đạo Công ty khi cần thiết.
* Nhiệm vụ
Về công tác tổ chức lao động, chế độ, tiền lương:
- Quản lý hồ sơ của CBCNV từ cấp trưởng phòng trở xuống, quản lý và theo dõi diễn biến nhân sự của toàn công ty.
hợp đồng lao động đối với CBCNV không thực hiện đúng theo hợp đồng lao động, khi công ty không có nhu cầu sử dụng hoặc đối tượng lao động vi phạm các quy chế, quy định của công ty.
- Thực hiện giải quyết các chế độ có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động, các chính sách về lao động, tiền lương, tiền thưởng theo quy định của công ty và các văn bản quy định khác của nhà nước.
- Báo cáo định kỳ 6 tháng/lần về lao động, tiền lương và các hình thức bảo hiểm với các cơ quan quản lý khác.
- Kết hợp với các phòng và Hội đồng thi đua kiểm tra, giám sát, đôn đốc CBCNV thực hiện tốt quy chế, quy định về giờ giấc làm việc và công tác thực hành tiết kiệm.
Về công tác quản trị hành chính, văn thư, phục vụ:
- Quản lý toàn bộ tài sản cố định, tài sản văn phòng công ty (trang thiết bị văn phòng, xe cộ, điện nước...)
- Sắp xếp bố trí xe cộ, phương tiện phục vụ cán bộ công ty đi công tác. - Tổ chức cuộc họp, hội thảo, Đại hội của công ty.
- Phục vụ lễ tân, tiếp khách, phục vụ lãnh đạo
- Quản lý dấu theo quy định của bộ Công an và quy định sử dụng của Giám đốc, quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu các văn bản pháp quy của nhà nước, các quyết định, công văn đến, đi có liên quan đến mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, tổ chức của công ty.
- Quan hệ đối ngoại với các cơ quan quản lý hành chính, chính quyền địa phương, các đơn vị trong địa bàn và với cơ quan quản lý cấp trên.
- Kết hợp với công đoàn, đoàn thanh niên chăm lo tới đời sống, văn hoá xẫ hội, thăm nom ốm đau, hiếu hỉ của cá nhân, gia đình CBCNV công ty.
- Bí mật mọi công tác tổ chức lao động, tổ chức cán bộ, không phát tán số liệu, tài liệu khi chưa có ý kiến của lãnh đạo
Phòng Vật tư - Thiết bị: Là bộ phận nghiệp vụ về quản lý vật tư, thiết bị của Công ty, đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. Làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Giám đốc về các lĩnh vực: mua bán, cấp phát vật tư, quản lý vật tư, đầu tư thiết bị, quản lý thiết bị. Cụ thể:
- Công tác vật tư: Quản lý theo dõi cấp phát, thu hồi vật tư luân chuyển theo quy chế của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc những biện pháp cần thiết để bảo quản, tiết kiệm vật tư, quản lý thanh toán cấp phát xăng dầu hàng tháng cho xe con công tác.
- Công tác thiết bị: Quản lý về số lượng và tình trạng kỹ thuật của từng thiết bị trong Công ty; lập kế hoạch mua sắm thiết bị hàng năm; tham mưu cho Giám đốc trong việc lựa chọn các thiết bị, giúp Giám đốc duyệt những biện pháp lắp đặt, tháo dỡ thiết bị, cũng như biện pháp an toàn khi tháo dỡ.
Phòng Vật tư - Thiết bị có thể đình chỉ việc cấp phát vật tư và báo cáo Giám đốc khi các đơn vị thực hiện không đúng các yêu cầu theo quy chế quản lý kinh tế của Công ty. Đình chỉ các hoạt động của thiết bị và báo cáo Giám đốc khi đơn vị quản lý hoặc người sử dụng thiết bị làm sai quy trình quản lý sử dụng thiết bị.
Phòng Tài chính – Kế toán: Cố vấn các vấn đề liên quan đến tài chính kế
toán cho lãnh đạo công ty. Trợ lý cho giám đốc về công tác tài chính, kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc, tổng hợp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng, hàng quý, báo cáo phan tích hoạt đông kinh tế trong công ty, đưa và tổng hợp các báo cáo về nhu cầu tài chính để giám đốc xử lý.
Các trung tâm, xí nghiệp, phân xưởng sản xuất
- Các trung tâm, xí nghiệp, nhà máy thuộc công ty phải thực hiện theo đúng sự uỷ quyền và phân cấp quản lý của Giám đốc công ty, được thể hiện trong quyết định thành lập và thể chế hoá ở quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị.
- Chịu sự kiểm tra, giám sát của các phòng, ban nghiệp vụ của công ty, đặc biệt là công tác tổ chức, công tác tài chính kế toán và thực hiện nghiêm chỉnh theo pháp lệnh của nhà nước.
- Phải hạch toán đầy đủ mọi chi phí, thực hiện báo cáo đầy đủ đúng định kỳ theo tháng, quý, năm.
- Phải chấp hành thực hiện chỉ tiêu kinh tế được Giám đốc giao thực hiện hàng năm gồm:
+ Doanh số:
+ Lợi nhuận:
- Thực hiện các khoản trích nộp phí lên công ty nghiêm chỉnh đúng kỳ hạn.
- Thực hiện tốt chế độ quản lý, sử dụng người lao động theo quy định của nhà nước, của công ty.
- Thực hiện trả lương và đóng các loại bảo hiểm cho người lao động, cũng như các chế độ quyền lợi khác theo quy định của Nhà nước, của công ty.
- Các khoản đầu tư tài sản cố định, mua sắm trang thiết bị máy móc có giá trị lớn (từ 10 triệu đồng trở lên), các đơn vị phải có công văn trình giám đốc công ty duyệt mới được thực hiện.
Như vậy ta thấy cơ cấu tổ chức quản trị rất phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc tổ chức các bộ phận thành các xưởng, đội riêng biệt như đội chuyên làm đường, đội chuyên làm cầu…giúp hạn chế sự chồng chéo trong quản lý và thi công. Mặt khác giám đốc, người trực tiếp điều hành chung, được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng và các phó giám đốc có thể nắm bắt tổng hợp các thông tin và ra các quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn, giảm bớt sự căng thẳng trong việc điều hành lao động. Điều đó giúp nâng cao hiệu quả sử dụng lao động của công ty.
Tuy nhiên cơ cấu tổ chức quản trị này đòi hỏi trưởng các cấp (bộ phận) phải có trình độ tổng hợp, việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận, tổ đội sản xuất còn gặp nhiều khó khăn. Cần tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị linh hoạt để, giám sát chặt chẽ hơn hoạt động thi công công trình , nhằm nâng cao chất lượng công trình, nâng cao hiệu quả kinh doanh.