3.4.1 Thực trạng công tác tổ chức kiểm toán tại công ty CPA Việt Nam.
Quy trình kiểm toán ở CPA VIETNAM thực hiện gồm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán.
• Chuẩn bị kiểm toán
Ngay sau khi được chỉ định là KTV cho công ty khách hàng, CPA Việt Nam tiến hành các công việc cụ thể cho bước chuẩn bị đầu tiên của cuộc kiểm toán.
Đầu tiên công ty tổ chức buổi họp đầu tiên với khách hàng và xác định phạm vi công việc và kế hoạch của khách hàng. Sau đó, công ty tìm hiểu sơ bộ về khách hàng, bao gồm việc tìm kiếm các thong tin chung của khách hàng như loại
hình công ty khách hàng, lĩnh vực kinh doanh, đối tác làm ăn, quy mô công ty khách hàng, vốn điều lệ… Thông qua việc thảo luận sơ bộ về mục đích và thời gian cũng như mong muốn của khách hàng, công ty kiểm toán còn tiến hành soát xét sơ bộ các BCTC, ghi chép kế toán và tài liệu của khách hàng. Sau đó trưởng nhóm kiểm toán sẽ lên kế hoạch kiểm toán tổng thể và thành lập nhóm kiểm toán gồm những KTV chuyên nghiệp và có kinh nghiệm tuỳ theo quy mô công ty khách hàng. Đồng thời, nhóm trưởng cũng phân công nhiệm vụ cho từng người và phác thảo kế hoạch kiểm toán chi tiết. Tiếp đó, công ty gửi thư hẹn kiểm toán tới khách hàng và giới thiệu nhóm kiểm toán.
Công việc cụ thể như sau: công việc thực hiện trước kiểm toán
- Gửi thư chào hàng dịch vụ kiểm toán
- Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm toán
- Lựa chọn nhóm kiểm toán
- Thiết lập các điều khoản trong hợp đồng
Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể
• Thực hiện kiểm toán
Trên cơ sở kế hoạch đã được lập ra về thời gian, phạm vi thực hiện, nội dung kiểm toán, nhóm kiểm toán tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán. Quá trình thực hiện được tiến hành một cách toàn diện, đảm bảo đúng tiến độ xây dựng trong kế hoạch. Thực tế, tùy thuộc vào hợp đồng kiểm toán công ty hợp danh kiểm toán Việt Nam thường tiến hành một cuộc kiểm toán đối với mỗi khách hàng: kiểm toán kết thúc năm tài chính.
Trong quá trình thực hiện kiểm toán, KTV vừa nghiên cứu tổng quan, vừa đi sâu điều tra chọn mẫu trên cơ sở khai thác tối đa các tài liệu và những kết luận có sẵn. Điều này giúp cho công việc kiểm toán trở nên linh hoạt và đạt được hiệu quả cao nhất.
Từ việc phân loại chi tiết về vốn và nợ dài hạn của khách hàng, gửi thư xác nhận các khoản ngân hàng, đầu tư, phải thu, phải trả, KTV đối chiếu các khoản nợ phải thu đó với các công ty liên kết hoặc khách hàng.
Công ty cũng tiến hành đánh giá và phân tích các tỷ lệ tài chính chủ yếu để thấy được khả năng thanh toán, hiệu quả và năng lực tài chính của đơn vị được kiểm toán. Việc thực hiện các bước này thường do KTV và các trợ lý kiểm toán đảm nhận, làm việc dưới sự hướng dẫn của nhóm trưởng hoặc chủ nhiệm kiểm toán.
• Kết thúc kiểm toán
Bước cuối cùng của cuộc kiểm toán là KTV và các trợ lý kiểm toán soát xét lại file tài liệu và chuyển cho chủ nhiệm kiểm toán. Sau đó, chủ nhiệm kiểm toán thực hiện tổng hợp kết quả kiểm toán tại công ty khách hàng, tại các trụ sở và chi nhánh đồng thời giải quyết các vấn đề còn phát sinh trong quá trình kiểm toán và thảo luận với khách hàng về kết quả của các cuộc kiểm toán. Tiếp theo đó, công ty tiến hành lập BCKT và thư quản lý dự thảo. Sau khi gửi BCKT và thư quản lý dự thảo cho công ty khách hàng, Công ty hoàn chỉnh BCKT, thư quản lý và phát hành bản chính thức BCTC đã được kiểm toán cùng thư quản lý tới khách hàng.
KTV tiến hành tổng hợp các bằng chứng thu thập được và đưa ra những điều chỉnh cần thiết cho BCTC của công ty khách hàng. BCKT trình bày kiến cuối cùng của KTV về tính trung thực và hợp lý của các BCTC về hoạt động kinh doanh của công ty khách hàng. Cùng với BCKT, thư quản lý cũng được lập để gửi tới khách hàng. Thư quản lý trình bày chi tiết các nhược điểm còn tồn tại trong hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng được tìm ra bởi KTV khi tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán. Đồng thời thư quản lý cũng đề xuất với ban giám đốc khách hàng cách thức sửa chữa, khắc phục các yếu điểm đó.
Ngoài ra CPA Việt Nam sẽ đưa ra nhận định cuối cùng về mức độ thực hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty khách hàng. Công ty sẽ tiến hành hướng dẫn các nhân viên kế toán và các nhân viên có trách nhiệm liên quan nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo phù hợp với các quy định nội bộ, và pháp luật Việt nam cũng như phù hợp với công ty khách hàng
• Các công việc thực hiện sau khi phát hành BCKT.
Thời điểm KTV phát hành BCKT là lúc công việc kiểm toán kết thúc. Tuy nhiên nếu có những sự kiện phát sinh dẫn đến việc điều chỉnh hoặc sửa đổi trên BCTC của công ty khách hàng thì KTV sẽ có trách nhiệm xem xét lại báo cáo của
mình liệu có phải điều chỉnh. Đây cũng là một bước công việc được công ty rất chú trọng vì nó có ảnh hưởng đến chất lượng của BCKT được phát hành.
3.4.2. Quy trình kiểm toán công nợ phải thu tại công ty Hợp danh kiểm toán Việt Nam.
3.4.2.1 Chuẩn bị kiểm toán.
Trong giai đoạn này KTV của CPA Việt Nam tiến hành thu thập thông tin liên quan đến đơn vị được kiểm toán. Cụ thể, KTV thu thập một số thông tin sau:
- Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng: KTV tiến hành thu thập các thông tin về giấy phép hoạt động, điều lệ công ty, biên bản các cuộc họp hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị và ban giám đốc, thu thập các hợp đông bán hàng, cam kết quan trọng đối với khoản phải thu khách hàng, KTV cũng tiến hành thu thập các tài liệu liên quan như: Báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán của các năm trước, các tài liệu liên quan đến khoản công nợ phải thu, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản phải thu, biên bản đối chiếu công nợ cuối kỳ kế toán, chứng từ kế toán liên quan.
- Tìm hiểu quy trình kế toán: Dựa vào khảo sát thực tế, phỏng vấn khách hàng và thu thập tài liệu có liên quan, KTV tiến hành tìm hiểu về:
+ Niên độ kế toán doanh nghiệp áp dụng;
+Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán; +Chế độ kế toán áp dụng;
+Hình thức sổ kế toán;
+Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và các khoản phải thu khác, việc phân loại các khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn, sử lý và trích lập dự phòng phải thu khó đòi .
3.4.2.2 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát.
Tuỳ vào từng khách hàng cụ thể mà KTV của CPA Vịêt Nam tiến hành thu thập những thông tin vừa đủ tầm hiểu biết về hệ thống KSNB của khách hàng sau đó KTV đánh giá độ tin cậy của hệ thống KSNB ở đơn vị được kiểm toán là cao hay thấp và tăng cường các thử nghiệm cơ bản. Để đánh giá rủi ro kiểm soát, KTV tiến hành thiết lập bảng câu hỏi đánh giá độ rủi ro. Các tiêu chí được sử dụng để đánh giá trong bảng câu hỏi bao gồm:
+Đặc điểm tính chính trực của ban lãnh đạo.
+Cam kết của khách hàng về tính trung thực, hợp lý của BCTC. +Việc thiết lập và duy trì hệ thống thông tin kế toán đáng tin cậy. +Cơ cấu tổ chức của công ty.
+Tác động của máy tính, ứng dụng của công nghệ thông tin. 3.4.2.3 Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ.
CPA Việt Nam tiến hành thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán nhằm có được cái nhìn khái quát về tình hình tài chính của khách hàng như so sánh các chỉ tiêu trên BCTC nhằm hoặc các tỷ suất tài chính năm nay với năm trước. Từ sự phân tích này KTV có thể thấy được sự biến động về khoản phải thu trong năm. Nếu khoản mục phải thu có biến động lớn hoặc không biến động, KTV tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và phỏng vấn khách hàng. KTV ở CPA Việt Nam rất coi trọng công việc này vì nó ảnh hưởng rất lớn đến các giai đoạn sau, đặc biệt là phần đánh giá tính trọng yếu và số mẫu chọn cho khoản mục nợ phải thu KH. Vì thế, các KTV của CPA thường tuân thủ các bước phân tích theo logic như sau:
- So sánh doanh thu bán hàng của từng loại hàng hóa dịch vụ giữa các kì, các giai đoạn và so sánh tỷ lệ lãi gộp giữa các năm nhằm thấy được sự biến động về doanh thu bán hàng.
- So sánh tỷ lệ doanh thu hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu, giảm giá trên tổng doanh thu của kì trước so với kì này.
- So sánh số dư cá biệt của các khách hàng có giá trị lớn giữa các kì để phát hiện doanh thu và các khoản phải thu bị khai khống.
- So sánh tỷ lệ chi phí dự phòng phải thu khó đòi trên tổng doanh thu hoặc trên tổng các khoản phải thu giữa các kì để khẳng định khả năng tài chính của khách hàng.
- Đối chiếu các khoản phải thu lớn chưa thanh toán hoặc các khoản phải thu đến hạn hoặc quá hạn mà chưa thanh toán giữa các kì kế toán để tìm hiểu căn cứ để lập dự phòng phải thu khó đòi của KH là bao nhiêu.
- Ngoài ra KTV cũng cần xem xét lại các khoản phải thu có số tiền quá lớn hoặc bất thường. Các khoản phải thu cá biệt cần được chú ý đặc biệt là các số dư lớn, các tài khoản chưa được trả trong một thời gian dài. KTV xem xét lại bảng liệt kê các tài khoản vào ngày lập báo cáo để xác định tài khoản nào cần phải được kiểm tra thêm.
3.4.2.4 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát, đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản.
Việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát này để đánh giá hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng và độ tin cậy của thông tin. Đối với những công ty có số lượng lớn công nợ phải thu, tình hình bán hàng thu tiền phức tạp thì các kiểm toán viên sẽ mở rộng thử nghiệm kiểm soát và sử dụng những bằng chứng này nếu đáng tin cậy và để giảm các thủ tục kiểm tra chi tiết. Các thử nghiệm kiểm soát chính thường được thực hiện là:
Kiểm tra sự đồng bộ của số sách, trình tự ghi sổ và độ tin cậy của thông tin: Bằng cách kiểm tra đối chiếu một số nghiệp vụ từ sổ sách đến chứng từ mà cụ thể là từ sổ nhật kí bán hàng, hóa đơn bán hàng, báo cáo doanh thu theo ngày( nếu có), sổ phụ ngân hàng và sổ chi tiết tài khoản 131, 111… của công ty khách hàng cùng bảng đối chiếu với ngân hàng hàng tháng và kiểm tra các chữ kí của giám đốc hoặc phụ trách bán hàng… Từ đó KTV kết luận các thông tin có thể tin cậy được hay không?
Tìm hiểu sự phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong công tác tổ chức tài chính kế toán: Kiểm toán viên thực hiện tìm hiểu môi trường kiểm soát của công ty khách hàng đối với khoản mục nợ phải thu qua các mặt như: liên kết các mục tiêu kiểm soát rủi ro, thiết lập trách nhiệm và phân chia công việc.
Rà soát đối chiếu công nợ: thực hiện phỏng vấn kế toán công nợ phải thu về quy trình đối chiếu công nợ và mức độ thường xuyên của việc này. Đồng thời,
so sánh đối chiếu công nợ với các đại lý, các khách hàng…đảm bảo các khoản nợ được đối chiếu hàng quý và ghi chép chính xác.
Cụ thể hơn, đó là dựa vào từng mục tiêu đặc thù của kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng mà KTV thường chọn 1 dãy liên tục các hóa đơn bán hàng, hoặc các vận đơn để đối chiếu với bảng kê chi tiết, với các hợp đồng kinh tế hoặc các sổ chi tiết để tìm hiểu tính hiện hữu, tính đúng đắn hoặc tính chính xác của nghiệp vụ thông qua đối chiếu với các hợp đồng kinh tế…
Dựa vào kết quả từ các thử nghiệm đó, kiểm toán viên có thể đưa ra nhận định chính xác hơn về mức độ rủi ro kiểm soát của khoản mục này và từ đó có thể tăng mẫu chọn hoặc thực hiện các thử nghiệm cơ bản theo quy trình được mô tả chi tiết .
3.4.2.5 Thực hiện các thủ tục kiểm toán cơ bản.
Sau khi thực hiện các thủ tục kiểm toán tổng hợp như xem xét chính sách thủ tục ghi nhận doanh thu và phải thu, xác nhận nợ phải thu, kiểm tra và đối chiếu các biên bản đối chiếu công nợ tính đến thời điểm kiểm toán kiểm tra các khoản dự phòng khó đòi … thì kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm toán chi tiết theo quy trình của CPA Vietnam như sau:
KTV của CPA Việt Nam thực hiện kiểm tra chi tiết theo các thủ tục được đề cập phụ lục số 3. Các thủ tục này được thực hiện trong trường hợp không có rủi ro chi tiết được xác định, chúng cần được sửa đổi, bổ sung thêm nếu như theo đánh giá của kiểm toán viên rằng các thủ tục đưa ra trong chương trình chưa bao gồm hết những sai sót tiềm tàng hoặc không đủ hướng dẫn cho việc kiểm tra chi tiết tài khoản nảy trong trường hợp cụ thể của cuộc kiểm toán. Trong trường hợp các sai sót tiềm tàng thuộc các sai sót nêu trên, có thể tham khảo hoặc sửa đổi các thủ tục kiểm tra chi tiết .
Để hoàn thành các công việc này, trước hết KTV của CPA Việt Nam tiến hành cộng số liệu để đối chiếu và soát xét sơ bộ trên toàn bộ hệ thống của khách hàng sau đó tiến hành thủ tục gửi thư xác nhận các khoản phải thu khách hang tới bên thứ ba có liên quan nhằm xác minh tính đầy đủ, hiện hữu và chính xác số tiền phải thu khách hàng. Đối với việc xác nhận các khoản phải thu, CPA Việt Nam thường sử dụng hình thức xác nhận khẳng định nhằm có được thông báo chắc
chắn chắn của khách nợ trên mọi giấy tờ yêu cầu xác nhận về khoản nợ tiền hàng của chủ nợ hoặc đúng hoặc sai hoặc có phần lưu ý. Ngày gửi giấy XN cần tiến hành gần với ngày lập BCĐKT (trước hoặc sau ngày lập BCĐ). Để có được bằng chứng đầy đủ và đáng tin cậy KTV của CPA Việt Nam tiến hành các thủ tục kiểm toán sau:
(*) Trước hết, KTV xác định kích cỡ mẫu chọn để lấy xác nhận. KTV tiến hành tính toán tính trọng yếu của khoản mục nợ phải thu. Nếu số dư của các khoản phải thu có quy mô lớn so với số dư các tài sản khác thì kích cỡ mẫu chọn cũng lớn hơn. Tuy nhiên CPA Vietnam thường thực hiện chọn mẫu cách sau:
+ KTV cộng dồn số liệu trên SCT TK 131 của công ty X rồi thực hiện so sánh xem có khớp với BC cuối kì hay không. Phụ lục số 4 là giấy tờ làm việc tổng hợp tài khoản 131.
+ Sau đó KTV tiến hành tính toán mức trọng yếu tổng thể sau khi tính cả sai sót dự kiến (MP). Đây là công việc quan trọng và thường được giao cho các trưởng nhóm thực hiện bởi vì việc xác định và phân bổ mức trọng yếu ảnh hưởng lớn tới số lượng bằng chứng kiểm toán vần thu thập. Hơn nữa việc này phần lớn dựa vào