ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC THỪA
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Hội đồng quản trị: bao gồm 3 thành viên hoạt động kinh doanh và các công việc của công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan có đủ quyền hạn để thực hiện các quyền nhân danh công ty. Hội đồng quản trị có những quyền hạn và nhiệm vụ:
+ Quyết định phát triển chiến lược của công ty.
+ Quyết định huy động vốn, chính sách đầu tư, thị trường tiếp thị và công nghệ của công ty.
+ Bổ nhiệm, bãi nhiệm giám đốc và cán bộ chủ chốt khác. + Quyết định cơ cấu tổ chức, nội quy, quy chế của công ty.
+ Quyết định mức cổ tức, thủ tục và thời hạn hạch toán cổ tức, hoặc xử lý các khoản lỗ xảy ra trong quá trình kinh doanh.
- Ban kiểm soát: Gồm 3 thành viên có trách nhiệm và quyền hạn như sau:
+ Kiểm tra các bảng báo cáo tài chính hàng năm 6 tháng và hàng tháng trước khi trình cho Hội đồng quản trị.
+ Xem xét báo cáo của công ty về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.
PHÒNGKINH KINH DOANH SÁCH GIÁO KHOA
- Ban giám đốc:
+ Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc điều hành trực tiếp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận, phụ trách các mảng kinh doanh và tổ chức nhân sự.
+ Phó giám đốc là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi công việc được giám đốc phân công. Công tác phụ trách là hành chính.
- Các phòng kinh doanh:
Phòng phát hành sách và thư viện trường học:
- Phát hành sách giáo khoa, sách tham khảo các loại, các ấn phẩm dùng trong nhà trường.
- Làm công tác tư vấn sách và thư viện trường học, cụ thể là tham gia xây dựng thư viện trường học đạt chuẩn, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện, tham gia tổ chức các hội thi kể chuyện theo sách, thi giáo viên thư viện giỏi.
- Từ đầu năm phải xây dựng kế hoạch hoạt động của phòng theo chỉ tiêu kế hoạch của công ty.
- Được tham gia xây dựng kế hoạch đặt sách giáo khoa, đề xuất với Giám đốc khai thác các nguồn sách tham khảo, tạp chí, các ấn phẩm dùng trong nhà trường một cách hợp lý, kịp thời, đáp ứng nhu cầu của các trường học, của thị trường, đảm bảo khả năng tiêu thụ luân chuyển. Căn cứ yêu cầu của Nhà sách để phối hợp đặt sách và các mặt hàng khác, phục vụ việc bán ra ở Nhà sách đảm bảo quy mô phát triển của từng Nhà sách có hiệu quả.
- Trưởng phòng có trách nhiệm điều hành và tổ chức thực hiện các hoạt động mua bán theo chức năng nhiệm vụ, thường xuyên kiểm tra việc xuất nhập, tồn kho, chậm luân chuyển, gây thất thoát, lãng phí tiền vốn.
- Đề xuất các mức chiết khấu thích hợp và các chế độ khuyến mãi, các chi phí cho khách hàng để thu hút khách hàng.
- Quản lý, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng khi nhập, khi xuất. Hàng quý phải tổ chức chọn lọc, xem xét các đầu sách, ấn phẩm chậm luân chuyển, lạc hậu hoặc hư hỏng, có số lượng tồn kho lớn, lập danh mục, kịp thời báo cáo và đề xuất Giám đốc công ty quyết định biện pháp xử lý như: giảm giá, dự phòng giảm giá, thanh lý.
- Trưởng phòng phân công nhân viên thường xuyên theo dõi, bảo quản, bảo trì máy vi tính, phần mềm vi tính, phần mềm quản lý, tham gia đề xuất cải tiến, sữa chữa thay thế phần mềm quản lý cho phù hợp.
- Phối hợp với phòng Tài vụ để hạch toán từng lô hàng, từng đợt hàng, đốc thúc việc đối chiếu công nợ, hạn chế tối đa việc bị chiếm dụng vốn.
- Phối hợp với kho xây dựng kế hoạch phòng chống cháy nổ, phòng tránh bão lụt, chống mối mọt, sắp xếp kho một cách khoa học.
- Lập, theo dõi và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Có kế hoạch tổ chức công tác tiếp thị, nắm bắt thị trường.
- Cá nhân được phân công công việc cụ thể phải xây dựng kế hoạch công tác cá nhân, có đủ hồ sơ sổ sách liên quan đến công việc mình phụ trách, chịu trách nhiệm về kết quả công việc trước Giám đốc và trước pháp luật, được khen thưởng hoặc bị kỷ luật theo nội quy lao động.
Phòng thiết bị giáo dục:
- Cung ứng thiết bị các lớp bậc tiểu học, bậc trung học phổ thông, thiết bị phục vụ phòng học bộ môn, thiết bị kỹ thuật, thiết bị dùng chung, đồ dùng dạy học, đồ chơi mẫu giáo nhà trẻ, các thiết bị tiêu hao, tranh ảnh bản đồ, băng đĩa, văn phòng phẩm, đồ dùng học tập của học sinh.
- Tư vấn về công tác thiết bị, tham gia xây dựng phòng thực hành thí nghiệm, phòng học bộ môn, tham gia tổ chức tập huấn sử dụng thiết bị, tổ chức thi tự làm thiết bị dạy học, thi giáo viên sử dụng thiết bị giỏi.
- Từ đầu năm phải xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng theo chỉ tiêu hoạt động của Công ty.
- Tham gia xây dựng kế hoạch đặt thiết bị, đề xuất với Giám đốc khai thác các nguồn thiết bị, văn phòng phẩm một cách hợp lý, kịp thời đáp ứng nhu cầu của các trường học, của thị trường, đảm bảo khả năng tiêu thụ, luân chuyển. Căn cứ yêu cầu của Nhà sách để phối hợp đặt kế hoạch thiết bị, đồ chơi mẫu giáo nhà trẻ, văn phòng phẩm phục vụ việc bán ra ở Nhà sách đảm bảo quy mô phát triển của từng Nhà sách có hiệu quả. Đảm bảo đúng quy trình, đúng thủ tục và đúng tiến độ đặt hàng, xuất hàng, tổ chức giao nhận tận nơi, lắp đặt thiết bị đầy đủ cho cơ sở.
- Trưởng phòng có trách nhiệm điều hành và tổ chức thực hiện hoạt động mua bán theo chức năng nhiệm vụ, thường xuyên kiểm tra việc xuất nhập, tồn kho, chậm luân chuyển, gây thất thoát, lãng phí tiền vốn.
- Đề xuất các mức chiết khấu và các chế độ khuyến mãi, các chi phí thích hợp cho khách hàng tùy vào loại thiết bị để thu hút khách hàng.
- Quản lý, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng khi nhập, khi xuất. Đảm bảo hàng thiết bị giao cho cơ sở phải kịp thời, đồng bộ. Chú trọng khâu tổ chức lắp đặt các thiết bị đã giao hoàn chỉnh, kịp thời. Hàng quý phải tổ chức chọn lọc, xem xét các thiết bị chậm luân chuyển, lạc hậu hoặc hư hỏng, có số lượng tồn kho lớn, lập danh mục, kịp thời báo cáo và đề xuất Giám đốc công ty quyết định biện pháp xử lý như: giảm giá, dự phòng giảm giá, thanh lý.
- Trưởng phòng phân công nhân viên thường xuyên theo dõi, bảo quản, bảo trì máy vi tính, phần mềm vi tính, phần mềm quản lý, tham gia đề xuất cải tiến, sữa chữa thay thế phần mềm quản lý cho phù hợp.
- Phối hợp với phòng Tài vụ để hạch toán từng lô hàng, từng đợt hàng, đốc thúc việc đối chiếu công nợ, hạn chế tối đa việc bị chiếm dụng vốn.
- Phối hợp với kho xây dựng kế hoạch phòng chống cháy nổ, phòng tránh bão lụt, chống mối mọt, sắp xếp kho một cách khoa học.
- Lập, theo dõi và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Có kế hoạch tổ chức công tác tiếp thị, nắm bắt thị trường.
- Cá nhân được phân công công việc cụ thể phải xây dựng kế hoạch công tác cá nhân, có đủ hồ sơ sổ sách liên quan đến công việc mình phụ trách, chịu trách nhiệm về kết quả công việc trước Giám đốc và trước pháp luật, được khen thưởng hoặc bị kỷ luật theo nội quy lao động.
Phòng hành chính, nhân sự và kho vận:
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ pháp lý thành lập và hoạt động của Công ty. Quản lý danh sách cổ đông, mở sổ đăng ký cổ đông tham gia mua cổ phần tại Công ty. Quản lý công tác nhân sự, văn thư và tài sản chung của toàn Công ty.
- Tổ chức phân công thực hiện, theo dõi kiểm tra việc bảo vệ tài sản, xe cộ, công cụ lao động, đồ dùng văn phòng của công ty.
- Quản lý các kho sách, kho thiết bị, hợp đồng thuê kho chứa sách, thiết bị; tổ chức bốc xếp, vận chuyển hàng hóa kịp thời, đúng kế hoạch.
- Tổ chức ký kết hợp đồng lao động, theo dõi tình hình sử dụng lao động, tình hình lao động, trình độ kiến thức chuyên môn của từng lao động. Phối hợp với BCH Công đoàn chăm lo đời sống, sức khỏe, thực hiện các chế độ chính sách của người lao động.
- Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng lao động để đề xuất giải quyết các hợp đồng lao động hết thời hạn.
- Kiểm tra việc thực hiện ngày công, giờ công của người lao động của các bộ phận.
- Chịu trách nhiệm soạn thảo và trình lãnh đạo các văn bản về hành chính, lao động và nhân sự. Thực hiện lập văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo. Tổ chức theo dõi cập nhật và lưu trữ công văn đến, công văn đi. Tổ chức thực hiện công việc tiếp tân, khánh tiết, thăm hỏi, giao dịch.
- Kết hợp với các phòng liên quan theo dõi tình hình sử dụng, bão dưỡng, sữa chữa các loại tài sản, công cụ, đồ dùng theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Giúp Giám đốc thực hiện xét tuyển lao động khi có nhu cầu.
- Lập văn bản tổng hợp nội dung các cuộc họp; sắp xếp lịch công tác hàng tuần, hàng tháng của Giám đốc và các Phòng chức năng.
Phòng tài vụ:
- Thực hiện dùng pháp lệnh kế toán thống kê đã ban hành đảm bảo kịp thời chính xác và bảo mật an toàn.
- Chịu trách nhiệm về việc quản lý hóa đơn, hợp đồng kinh tế và ấn chỉ theo đúng chế độ tài chính.
- Phân công tổ chức quản lý hàng hóa các kho Sách thiết bị. - Theo dõi về công nợ.
- Tham mưu xây dựng chế độ tiền lương, tiền thưởng, phương thức trả lương, trả thưởng; lập bảng lương, thưởng, thực hiện việc trả lương, trả thưởng theo quy chế đã được duyệt.
- Tham mưu xây dựng các định mức chi phí, chế độ đãi ngộ đối với người lao động.
- Phối hợp với các phòng chức năng, nhà sách tham mưu tổ chức hạch toán hàng hóa đảm bảo khả năng tiêu thụ, có lãi, sức cạnh tranh trên thị trường; tham mưu việc giảm giá hàng tồn kho, tổ chức thanh lý hàng hóa, tài sản.
- Thực hiện thủ tục thanh quyết toán.
- Thực hiện các chế độ bảo hiểm theo quy định. - Phân công làm công tác thủ quỹ.
- Tham gia việc hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác tài chính ở nhà sách theo chủ trương của công ty.
Nhà sách của Công ty:
- Tổ chức thực hiện việc bán lẻ hàng hóa của Công ty, thường xuyên theo dõi tình hình tồn kho, để bổ sung hàng hóa kịp thời phục vụ nhu cầu của khách hàng.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh và các chương trình marketing. Căn cứ vào tình hình thực tế đề xuất kịp thời với Giám đốc chương trình tiếp thị, khuyến mãi để thu hút khách hàng, nâng cao doanh số, tăng lợi nhuận.
- Quản lý việc chấp hành thời gian lao động, việc thực hiện nội quy, quy chế của nhân viên bán hàng. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận bán hàng về thái độ, tinh thần phục vụ khách hàng một cách lịch sự, có văn hóa, thỏa mãn những yêu cầu chính đáng của khách hàng khi đến với Nhà sách của Công ty.
- Chịu trách nhiệm việc đảm bảo an toàn hàng hóa, tài sản của Nhà sách, hạn chế những tổn thất, mất mát xảy ra.