II. LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỀ THỐNG THÔNG TIN 1 Định nghĩa hệ thống thông tin
2. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt
Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin bao gồm các yếu tố sau:
- Tin cậy - Đầy đủ - Thích hợp - Dễ hiểu - Được bảo vệ Nguyễn Thị Loan
- Đúng thời điểm
Độ tin cậy:
Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và chính xác. Thông tin ít độ tin cậy hoặc thiếu chính xác có thể gây ra những hậu quả tồi tệ cho tổ chức. Lấy ví dụ, nếu một HTTT lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót sẽ gây hiện tượng khách hàng sẽ kêu ca về việc phải trả tiền cao hơn số tiền mà họ thực sự phải trả, dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng đối với khách hàng. Ngược lại, nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số tiền mà khách hàng thực sự phải trả sẽ gây thất thu cho cửa hàng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Tính đầy đủ
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Ví dụ, một nhà sản xuất bánh yêu cầu thông tin về số lượng bánh làm ra trong mỗi tuần. Trong báo cáo ông chủ nhận được có nêu ra cả số lượng bánh được sản xuất trong các tuần trước, tháng trước để so sánh. Ông chủ xem báo cáo và nhận thấy số lượng bánh tăng đều nên kết luận tình hình sản xuất tương đối ổn định và tốt đẹp. Tuy nhiên, tình hình thực tế có thể hoàn toàn khác. HTTT chỉ cung cấp số lượng bánh sản xuất ra mà không cung cấp một chút thông tin nào về năng suất, cũng như số giờ làm của người lao động, độ hao phí nguyên vật liệu, chi phí cho việc sản xuất ra một chiếc bánh. Việc cung cấp thông tin không đầy đủ như vậy có thể gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
Tính thích hợp và dễ hiểu
Nhiều nhà quản lý rất ngại khi phải xem một số loại báo cáo mà HTTT của họ tạo ra, mặc dù những báo cáo đó liên quan đến lĩnh vực mà họ phụ trách. Nguyên nhân chính là do những báo cáo đó chưa thích hợp và dễ hiểu. Có thể do có quá nhiều thông tin không cần thiết, việc bố trí các thông tin không hợp lý, gây khó khăn cho người xem, hoặc cách trình bày thiếu sáng sủa,… Điều đó gây ra việc tốn phí cho việc tạo ra các báo cáo không bao giờ được sử dụng tới, hoặc gây việc ra quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
Tính được bảo vệ
Thông tin là nguồn lực vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, thông tin là yếu tố sống còn đối với sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Do vậy, việc bảo mật thông tin là một yếu tố hết sức cần thiết. Chỉ những người có quyền hạn và trách nhiệm mới được quyền truy cập thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Tính kịp thời
Thông tin có thể đáng tin cậy, đầy đủ, thích hợp, dễ hiểu và an toàn. Tuy nhiên, nó chỉ có giá trị nếu được sử dụng đúng thời điểm. Việc cung cấp thông tin không kịp thời có thể gây ra nhiều hậu quả lớn. Ví dụ, tại một doanh nghiệp, việc cung cấp thông tin không kịp thời của hệ thống thông tin gây việc chậm trả lương cho công nhân. Nếu việc này diễn ra nhiều lần rất có thể khiến nhân viên tổ chức biểu tình, hay một máy rút tiền tự động xử lý quá chậm cũng sẽ mất khách rất nhanh.