3. Thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất của công ty sữa cô gái Hà La n Hà Nam
3.3.Quy trình lập kế hoạch sản xuất
Quy trình kế hoạch sản xuất mô tả những hoạt động cần thiết để lập kế hoạch tồn kho của nguyên vật liệu và vật liệu bao bì, kế hoạch sản xuất để đạt đủ thành phẩm cho bán hàng trong khi vẫn giữ hàng được tại mức độ thiết yếu.
Quy trình này được dùng cho kiểm soát hàng tồn kho và các hoạt động kế hoạch sản xuất ở cả 2 nhà máy Bình Dương và Hà Nam.
Quy trình lập kế hoạch sản xuất bao gồm: Kế hoạch sản xuất tổng thể, Lập kế hoạch cho nguyên vật liệu hàng tháng, Kế hoạch sản xuất hàng tuần, kế hoạch chuyển hàng hàng tuần, lập kế hoạch cho dây chuyền lon của nhà máy.
3.3.1. Kế hoạch sản xuất tổng thể (MPS)
Vào tuần thứ 4 của tháng, một dự báo quay vòng 12 tháng sẽ được phê duyệt và phát hành và được sử dụng như là tài liệu hướng dẫn cho việc kiểm soát hàng trong kho và kế hoạch sản xuất. Mỗi quý, trưởng phòng kế hoạch sẽ phát hành một phiên bản cho sản xuất tách ra số lượng cho từng mặt hàng chính để sản xuất tại nhà máy Hà Nam hay Bình Dương. Bản sản xuất theo quý được chuẩn bị dựa trên ngân sách đã phê duyệt/ Số lượng phiên bản mới nhất.
Nhân viên kiểm soát yêu cầu nguyên vật liệu (MRP Controller) sẽ cập nhật bảng dự đoán vào hồ sơ kế hoạch sản xuất tổng thể. Mỗi loại mặt hàng chính sẽ được xem xét từng bước:
+ Cập nhật hàng tồn kho mỗi đầu tháng (hoặc hàng tồn kho mỗi cuối tháng của tháng trước).
+ Tính toán số lượng yêu cầu sản xuất trong tháng = Dự báo theo tháng – Tồn kho đầu kì + Tồn kho cuối kì.
+ Yêu cầu số lượng sản xuất với vòng quay bằng chu kỳ sản xuất sẽ trở thành kế hoạch sản xuất cho tháng.
+ Nếu chu kỳ sản xuất khá cao so với dự kiến bán hàng, nhân viên kiểm soát kế hoạch yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu (MRPC) sẽ trao đổi với. Trưởng phòng kế hoạch (PLM) và bộ phận sản xuất (PRO) để giảm kích cỡ chu kỳ hoặc chấp nhận và điểu chỉnh lượng hàng cho phù hợp.
Kiểm tra công suất: kiểm tra công sẽ được thực hiện bằng cách kiểm tra tổng thể tổng số lượng đã lên kế hoạch so sánh với công suất thực sự tại nhà máy Hà Nam và Bình Dương. Trong trường hợp bất kỳ công suất tương phản.
MRPC sẽ phát triển kế hoạch sản xuất cho 5 tuần với từng nhà máy.
MRPC sẽ tạo kế hoạch lệnh chuyển hàng (STO) 5 tuần giữa 02 nhà máy và 3 kho hàng.
Tần suất của việc cập nhật và thay đổi: Kế hoạch sản xuất tổng thể (MPS) sẽ cập nhật khi:
+ Có 1 thay đổi trong Dự kiến bán hàng.
+ Có kế hoạch bảo trì hoạch dừng máy để nâng cấp
+ Có bất kỳ kế hoạch tung sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi
- Sự khác biệt về vai trò của bộ phận kế hoạch ở Bình Dương và Hà Nam: + MPS và kế hoạch quay vòng 5 tuần được thực hiện ở Bình Dương.
+ Nhân viên lập kế hoạch sản xuất và nhân viên kiểm soát kế hoạch yêu cầu cung ứng nguyên vật liệu (PS/ MRPC) tại nhà máy Hà Nam sẽ chuẩn bị kế hoạch sản xuất hàng tuần. Việc lập kế hoạch được nhóm nội bộ phụ trách, nhưng tổng số lượng sản xuất của 1 tuần không được thay đổi.
+ Trong trường hợp có nhu cầu thay đổi kế hoạch sản xuất 5 tuần, Hà Nam sẽ thông báo cho MRPC của Bình Dương. MPS sẽ được cập nhật, đảm bảo không bị thiếu nguyên liệu và thành phẩm không bị ảnh hưởng.
Dự báo quay vòng 12 tháng Ngân sách và bản sản xuất theo quý Cập nhật file kế hoạch sản xuất tổng thể Kiểm tra công suất Bản kế hoạch sản xuất 12 tháng cho nhà máy Bình Dương và Hà Nam
Kiểm tra sự đầy đủ của NVL thô và bao bì
Kế hoạch sản xuất 5 tuần cho nhà máy Hà Nam và Bình Dương Có Kế hoạch chuyển hàng 5 tuần KH sản xuất hàng tuần Lệnh chuyển hàng hàng tuần Không Không
3.3.2. Lập kế hoạch cho nguyên vật liệu hàng tháng
Từ kế hoạch sản xuất tổng thể đã được phê duyệt, nhân viên lập kế hoạch nguyên vật liệu (MS) sẽ cập nhật kế hoạch sản xuất vào bảng kế hoạch nguyên vật liệu của họ.
- Số lượng nguyên vật liệu và bao bì chi MPS sẽ được tính toán dựa trên định mức nguyên vật liệu (BOM) .
- Dựa trên chính sách về hàng hóa, số lượng yêu cầu tối thiểu, nhân viên đặt hàng nguyên liệu sẽ tính toán số lượng sẽ nhận cơ bản cho mỗi tháng. Yêu cầu về số lượng cho từng loại mặt hàng chính sẽ được gởi cho nhà cung ứng như một dự kiến cho sự chuẩn bị của họ.
- Dựa trên thời gian đặt hàng, và nguồn nguyên liệu được phân loại theo từng nhóm khác nhau, mỗi nhóm sẽ có một hướng dẫn công việc phù hợp cho việc kiểm sóat hàng tồn kho.
- Suốt trong tháng (hàng tuần hoặc hàng ngày), nhân viên đặt hàng nguyên liệu sẽ xem xét lượng tiêu dùng thực tế với từng kế hoạch và có hành động như sau:
+ Đẩy nhanh hoặc hoãn ngày dự kiến hàng đến của chuyến hàng. + Chú ý nếu có khả năng bị hết hàng.
+ Tìm ra nguyên nhân tại sao có sự khác biệt. - Quy tắc quan trọng khi làm đơn hàng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Giá cả phải được xác nhận. Nhân viên đặt hàng nguyên liệu phải lấy giá từ danh sách duy trì trên SAP (ứng dụng hệ thống và sản phẩm trong xử lý dữ liệu) để tiến hành làm đặt mua hàng (PO). Điều này áp dụng cho tất cả loại mặt hàng chính ngoại trừ những trường hợp sau đây:
Bột sữa mua từ phòng mua hàng công ty mẹ (CSDC): giá đã được đề cập đến trong mỗi hóa đơn do nhân viên kế toán của công ty mẹ gởi.
Bột sữa mua từ Beilen: giá đã được nhà cung ứng đưa ra, gởi trực tiếp cho nhân viên lập kế hoạch nguyên vật liệu nước ngoài (OMS).
Trường hợp đặc biệt: nguyên liệu sẽ sử dụng giá đã điều chỉnh tối thiểu là có sự phê duyệt của trưởng phòng mua hàng để tiến hành làm PO.
+ Dùng bản sao của PO đã được ký từ nhà cung ứng cho mục đích lưu hồ sơ. NGUYÊN VẬT LIỆU NƯỚC NGOÀI:
Tất cả nguyên liệu nước ngoài được nhập khẩu trực tiếp bởi Công ty TNHH FrieslandCampina Việt Nam (FCV) và Công ty TNHH FrieslandCampina Hà Nam (FCH) sẽ được OMS ở Bình Dương xử lý.
- Sữa bột từ CSDC và Friesland Foods Affiliate (Beilen, FFI)
+ OMS sẽ cập nhật yêu cầu mới vào Kế hoạch đặt hàng xoay vòng cho 12 tháng.
+ Kế hoạch sẽ bao gồm:
Lượng tiêu dùng hàng tháng trong 12 tháng sắp đến.
Lượng hàng sẽ nhận hàng tháng: được tính dựa trên chính sách hàng hóa và MoQ.
Đơn hàng đã xác nhận có thời gian dự kiến (ETA), số đơn hàng được phê chuẩn/Đơn đặt hàng.
Yêu cầu mua hàng (PR) với ETAs.
Hàng tồn cuối tháng và hàng sử dụng trong ngày
+ Kế hoạch sẽ được trưởng phòng kế hoạch (PLM) phê duyệt trứơc khi gởi CSDC và Affiliates
+ OMS sẽ chuẩn bị Pos dựa trên kế hoạch đặt hàng nguyên liệu.
+ OMS cũng sẽ tiến hành xác nhận đặt hàng trên hệ thống đặt hàng của CSDC.
+ OMS sẽ tiếp tục làm việc với nhà cung ứng để có hồ sơ và đưa cho bộ phận xuất nhập khẩu để làm thủ tục thông quan.
- Hệ thống bao bì đóng gói (giấy Tetra và Combi sleeve)
+ Hàng tuần, OMS sẽ dùng kế hoạch sản xuất 5 tuần để tính toán yêu cầu cho hệ thống đóng gói. Sau đó chuẩn bị kế hoạch đặt hàng:
Thời gian 3 tháng kế tiếp
Số lượng sẽ nhận mỗi tuần
Xác nhận đặt hàng
PR
Hàng tồn (dựa trên chính sách hàng tồn)
+ Kế hoạch sẽ được gởi cho nhà cung ứng để chuẩn bị, sau đó OMS sẽ thêm yêu cầu mới vào hệ thống đặt hàng và tiến hành làm PO tương ứng.
+ OMS tiếp tục làm việc với nhà cung ứng về chứng từ và gởi cho bộ phận xuất nhập khẩu để thông quan.
+ Dựa trên những yêu cầu từ MPS, cơ bản hàng tháng, OMS sẽ cập nhật hàng tồn của từng mặt hàng (SKU) và chuẩn bị kế hoạch đặt hàng (Dự báo).
+ Với giả định: yêu cầu, thời gian giao hàng, MoQ và chính sách hàng tồn OMS sẽ.
Tính toán đơn đặt hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Điểm đặt hàng = Nhu cầu trung bình hàng ngày * Thời gian giao hàng + tồn kho an toàn.
Làm POs khi nó đạt đến điểm đặt hàng.
+ OMS sẽ tiếp tục làm việc với nhà cung ứng để có hồ sơ và đưa cho bộ phận xuất nhập khẩu để làm thủ tục thông quan.
NGUYÊN LIỆU TRONG NƯỚC: - Thời gian giao hàng trên 1 tuần
+ Vào đầu mỗi tháng, LMS sẽ cập nhật yêu cầu mới dựa trên bảng cập nhật của MPS
+ LMS sẽ tính toán số lượng nhận mỗi tháng dựa trên chính sách hàng tồn. + Kế hoạch sẽ gởi cho nhà cung ứng như là dự kiến cho yêu cầu trong tương lai..
+ Số lượng hàng nhận mỗi tháng sẽ được chia ra và chuyến hàng với ETA khác nhau dựa trên MoQ.
+ LMS sẽ tính toán tương tự như đề cập trong phần nguyên liệu nước ngoài. - Thời gian giao hàng từ 7-10 ngày
+ Với nguyên liệu có thời gian giao hàng ngắn (bao gồm cartons, dầu cọ, đường) kế hoạch đặt hàng sẽ bắt đầu sau khi kế hoạch sản xuất hàng tuần đã được xác nhận.
+ LMS sẽ kiểm tra hàng tồn hiện có và tình trạng của POs đang đợi. + Sau đó làm PO mới nếu cần thiết.
+ LMS sẽ tạo kế hoạch chuyển hàng đối với carton đã có nói đến số lượng và số lượng sẽ được chuyển đến nhà máy. Kế hoạch sẽ gởi cho nhà cung ứng và thông tin cho các bộ phận có liên quan để theo dõi.
Sơ đồ 2.4: Quy trình lên kế hoạch cho nguyên vật liệu BOM Chuẩn bị KHđặt hàng Phê duyệt KH đặt hàng Được thực hiện bởi nhóm KH Hà Nam KHSX tổng thể
cho HN và BD KH yêu cầu cung ứng NVL
Cập nhật tồn kho Dự báo NVL cho 12 tháng
NVL thô và bao bì
nước ngoài NVL trong nước
Chuyển KH đặt hàng thành yêu cầu mua hang cho BD
Chuyển KH đặt hàng thành yêu cầu mua hàng cho HN
Chuyển thành đơn hàng Chuyển thành đơn hàng
Phê duyệt đơn hàng Phê duyệt đơn hàng
Nhà cung cấp Nhà cung cấp Kho NVL nhậnhàng Kho NVL nhậnhàng
3.3.3. Kế hoạch sản xuất hàng tuần
- Dựa trên MPS đã được phê duyệt, PS/MRPC sẽ chuẩn bị kế hoạch sản xuất hàng tuần.
- Nhóm kế hoạch của Hà Nam được lên kế hoạch cho phù hợp với sản xuất nhất và tình hình nguyên liệu tại nhà máy.
- Quy tắc là nếu có bất kỳ thay đổi trong tổng số lượng mỗi tuần so với kế hoạch sản xuất 5 tuần phải được kiểm tra bởi nhóm ở Bình Dương. Điều này để đảm bảo rằng việc cung cấp nguyên liệu và bao bì được thuận lợi, cũng như để duy trì việc giữ hàng thành phẩm ở mức độ phù hợp so với tổng số lượng của công ty.
- Phiên bản nháp sẽ được trưởng phòng kế hoạch, Giám sát/Trưởng phòng sản xuất kiểm tra và phê duyệt trước khi phát hành.
3.3.4. Kế hoạch chuyển hàng hàng tuần (STO)
Dự báo 5 tuần liên tiếp bởi khu vực
Cập nhật yêu cầu
Chạy MRP (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm tra kết quả
chạy MRP Không Chuyển lệnh KH thành lệnh SX KH sản xuất 5 tuần Kiểm tra sự sẵn có của NVL Không Xuất lệnh SX thành KH SX tuần Xác nhận lệnh SX Lệnh SX cho trung gian Tạo KH sản xuất tuần kết thúc
Tất cả hoạt động STO hàng ngày sẽ theo kế hoạch 5 tuần STO được đề cập bên trên.
- Vào thứ hai, dự kiến cho 1 tuần sẽ được phát hành và cập nhật trên SAP. - PS/MRPC sẽ cập nhật hàng tồn tại mỗi kho. Sau đó xem xét lại kế hoạch STO của tuần.
- Mỗi ngày, dựa trên tình hình thực tế của hàng thành phẩm, PS/ MRPC sẽ tiến hành xử lý STO hàng ngày trên hệ thống và thông báo cho nhóm hậu cần. STO hàng ngày sẽ được xác nhận mỗi ngày trể nhất là lúc 3giờ chiều.
- Trong trường hợp có yêu cầu khẩn cấp về hàng cho một nhà kho ở xa, PS/MRPC sẽ nêu rõ với nhóm hậu cần để có sự sắp xếp đặc biệt.
Sơ đồ 2.6. Quy trình kế hoạch chuyển hàng hàng tuần
Báo cáo cho cấp cao
Tăng hoặc giảm vượt quá dung sai 10%
Cập nhật KH chuyển hàng