3. Thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất của công ty sữa cô gái Hà La n Hà Nam
3.1. Tổ chức bộ máy kế hoạch của công ty
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ phận kế hoạch của nhà máy Hà Nam
Dựa vào sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty và sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận kế hoạch ta có thể nhận thấy: Nhà máy Hà Nam quản lý phòng kế hoạch về mặt hành chính, còn về mặt chức năng, phòng kế hoạch của nhà máy Hà Nam hoạt động theo sự chỉ đạo tập trung từ chuỗi cung ứng (Supply chain) ở Bình Dương. Các hoạt động chính của phòng kế hoạch tại Bình Dương bao gồm:
- Theo dõi công suất hoạt động của máy móc
- Phân bổ số lượng sản xuất cho nhà máy Bình Dương và Hà Nam
- Phối hợp để cung cấp nguyên liệu sữa qua phòng mua hàng công ty mẹ - Đặt hàng giấy Tetra, giấy Combi
- Đặt các nguyên liệu nhập khẩu khác
Chuỗi cung ứng Bình Dương
Phòng kế hoạch ở Bình Dương
Nhân viên kiểm soát KH yêu cầu cung ứng
nguyên vật liệu Nhân viên lập KHSX Nhân viên xuất nhập khẩu Nhân viên lập KH NVL Bộ phận kế hoạch ở Hà Nam
Vào tuần thứ 4 của mỗi tháng bộ phận kế hoạch ở Hà Nam sẽ nhận được một bản dự báo kế hoạch sản xuất tổng thể quay vòng 12 tháng được gửi ra từ Bình Dương. Đồng thời hàng tuần, phòng kế hoạch của Hà Nam sẽ nhận được một bản dự báo sản xuất 5 tuần liên tiếp, được cập nhật liên tục theo tuần.
Nhiệm vụ của nhân viên kế hoạch sản xuất ở Hà Nam là dựa vào bản dự báo 5 tuần được gửi từ Bình Dương, tính toán lượng hàng tồn kho, kiểm tra nhu cầu của bên bán hàng, nhu cầu của kho trong tuần tiếp theo và kiểm tra các nguyên liệu để đưa ra kế hoạch sản xuất cho từng tuần. Thông thường vào thứ 6 hàng tuần nhân viên lập kế hoạch sản xuất sẽ ban hành kế hoạch sản xuất cho tuần tiếp theo.
Nhân viên lập kế hoạch sản xuất cũng chính là người lập kế hoạch chuyển hàng cho các kho (Đà Nẵng, Bình Dương). Thông thường, thứ 5 hàng tuần, nhân viên kế hoạch căn cứ vào nhu cầu về hàng hóa của từng kho, căn cứ vào nhu cầu của bộ phận bán hàng và dựa theo tồn kho hiện có tại Hà Nam cũng như kế hoạch sản xuất tuần tiếp theo để đưa ra kế hoạch chuyển hàng.
Nhân viên lập kế hoạch nguyên vật liệu sẽ dựa vào dự báo quay vòng 12 tháng để tính toán và đặt hàng những mặt hàng có thời hạn đặt hàng dài (trên 1 tháng), và thường xuyên cập nhật dự báo để điều chỉnh kế hoạch đặt hàng cho phù hợp với kế hoạch sản xuất. Đồng thời căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tuần, họ thực hiện các kế hoạch nguyên vật liệu đối với những nguyên vật liệu sản xuất có thời hạn ngắn ngày.