Vi c t ch c h th ng thông tin k toán g n li n v i toàn doanh nghi p và
c n có s tham gia c a nhi u đ i t ng khác nhau: ban lãnh đ o, k toán, đ i ng phát tri n d án, chuyên gia phân tích, nh ng ng i bên ngoài.
Phân tích h th ng:
M c tiêu c a giai đo n này là xác đnh v n đ c n gi i quy t, đ a ra các yêu
c u c a h th ng và thi t l p quan h v i ng i s d ng.
Thi t k h th ng:
T k t qu phân tích h th ng, doanh nghi p c n tìm ra cách th c đ đáp ng nhu c u c a ng i s d ng. Nhi m v đ u tiên là xác đ nh và đánh giá thi t k ban
đ u h th ng. Có nhi u cách khác nhau đ có th xây d ng m t h th ng m i: mua ph n m m, t phát tri n, ho c thuê ngoài.
Sau đó, doanh nghi p s th c hi n chuy n nh ng yêu c u c a ng i s d ng
thành chi ti t và ki m tra c th h th ng m i thông qua d li u, ch ng t , báo cáo, màn hình nh p li u, ki m soátầ
Th c hi n h th ng:
Sau khi phân tích và thi t k h th ng, đ đ m b o an toàn và hi u qu khi v n hành h th ng chính th c, giai đo n th c hi n h th ng có vai trò quan tr ng trong chu k phát tri n h th ng.
Giai đo n này c n mua s m và l p đ t thi t b, máy móc, ph n c ng, ph n m m nh đã thi t k và ho ch đ nh ban đ u. Ti p theo là ti n hành ki m tra và th
nghi m h th ng. Bên c nh đó, vi c hu n luy n nhân viên c n đ c chú tr ng, vì đây là nh ng ng i s d ng tr c ti p. Cu i cùng c a giai đo n này là chuy n đ i.
Tùy theo m c tiêu ban đ u đ ra và k ho ch th c hi n mà doanh nghi p có th l a ch n ph ng th c chuy n đ i: tr c ti p, song song, t ng ph n hay thí đi m.
V n hành h th ng:
Khi h th ng đi vào v n hành chính th c, doanh nghi p c n đánh giá l i quá trình phát tri n h th ng: v m c tiêu, th i gian, chi phí, hi u qu . Ngoài ra, trong quá trình h th ng m i ho t đ ng, c n b o trì và theo dõi đnh k .
2.3 LỦ thuy t v hi u qu c a h th ng thông tin k toán
Các công ty kinh doanh ph i phát tri n ph ng pháp kinh doanh m i và s d ng công ngh m i. Ph ng pháp đ c ch n l a hàng đ u là ph ng pháp có th nâng cao l i th c nh tranh và có th tránh b t k s suy gi m giá tr s n xu t, đó chính là vi c áp d ng công ngh m i (Caldeira & Ward, 2003). Nh ng n l c phát
tri n cho kh n ng k thu t Vi t Nam thông qua s ph bi n m nh m và sâu
r ng c a công ngh thông tin hi n nay đã r t hi u qu và là chi n l c quan tr ng
đ nâng cao n ng su t và n ng l c c nh tranh. Hi u qu c a vi c áp d ng công ngh
gi a các doanh nghi p và s s n có c a d li u đóng m t vai trò quan tr ng đ t ng c ng kh n ng kinh doanh c a công ty.
H th ng k toán trên máy vi tính ch y u t o đi u ki n cho các doanh
nghi p kh c ph c đi m y u c a h và do đó làm t ng tri n v ng thành tích
(DeLone, 1988). ng d ng công ngh trong tích h p d li u kinh doanh c a các công ty t i TP H Chí Minh c ng đang t ng lên và nó tr thành ngu n g c c a t ng n ng su t. M t h th ng thông tin bao g m thu th p, nh p li u, x lỦ, l u tr , qu n
lỦ, ki m soát và báo cáo thông tin, do đó, m t công ty có th đ t m c tiêu và đ t
đ c m c tiêu đó (Romney et al., 1997). L i gi i thích này c a h th ng thông tin
thông tin đ c thi t k đ hoàn thành m t m c tiêu nh t đ nh. Ví d , m t h th ng
thông tin đ c thi t k đ thu th p thông tin và đ a ra ph ng pháp đ h tr các nhà qu n lỦ bán hàng th c hi n báo cáo v tình hình th c hi n đ n hàng (s l ng
đang đ t hàng, s l ng đã giaoầ) và các báo cáo phân tích doanh s bán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
xác đ nh hi u qu c a h th ng thông tin k toán (AIS) c th , đi u quan tr ng đ u tiên là gi i h n này ph i đ c xác đ nh rõ ràng. Có nh ng đ nh ngh a khác nhau c a AIS.
c xem nh là m t h th ng ph c a h th ng thông tin qu n lỦ, nó th c hi n các ho t đ ng ch y u là các ho t đ ng tài chính, và các ho t đ ng phi tài chính tr c ti p có nh h ng đ n x lỦ giao d ch kinh t (Siegel & Shim 1997). AIS
có b n ti u h th ng chính nh đã đ c p trong Hall (2006) và có liên quan đ n
nghiên c u này:
- H th ng x lỦ giao d ch h tr các ho t đ ng kinh doanh th ng
xuyên v i các ch ng t khác nhau t t ch c.
- H th ng báo cáo tài chính v i nh ng báo cáo th ng xuyên, nh là báo cáo thu nh p, b ng cân đ i k toán, báo cáo l u chuy n ti n t , thu và các báo cáo khác theo yêu c u c a pháp lu t.
- H th ng tài s n c đ nh, mà các quá trình giao d ch liên quan đ n vi c mua s m, b o trì, và thanh lỦ các tài s n c đnh.
- H th ng báo cáo qu n lỦ, cung c p cho m c đích qu n lỦ n i b v i
báo cáo không th ng xuyên v ti n và ki n th c c n thi t đ t o ra yêu c u, ch ng h n nh ngân sách, dòng ti nầ
AIS đ c t o ra trong su t quá trình kinh doanh, liên quan tr c ti p đ n c p
đ , v n hóa t ch c, và thi t k chi n l c c a công ngh thông tin mà doanh
nghi p đó có. M t s ch c n ng c a AIS yêu c u xu t hi n trong m t doanh nghi p
đó là: ghi l i và thu th p thông tin v các ho t đ ng và giao dch h ng ngày; thi t k , x lỦ và chuy n đ i d li u thành thông tin s đ c s d ng trong vi c ra quy t
đóng m t vai trò quan tr ng trong ph ng pháp qu n lỦ ho t đ ng c a doanh nghi p.
H th ng thông tin k toán đ c cho là có giá tr khi các thông tin đ c cung c p ph c v nh ng yêu c u thông th ng c a ng i dùng. M t h th ng có hi u qu s cung c p h th ng thông tin có hi u qu ti m n ng v quá trình ra quy t
đnh.
Thông tin k toán thì thông th ng chia làm 2 nhóm: 1) T t c nh ng thông tin có nh h ng đ n vi c ra quy t đ nh và đ c s d ng ch y u đ ki m soát t
ch c và 2) nh ng thông tin đ c s d ng b i các nhà qu n lỦ trong công ty quy t
đnh.
Huber cho r ng s k t h p c a AIS d n đ n s ph i h p trong t ch c, t đó,
l n l t, s nâng cao ch t l ng quy t đnh. M t s nghiên c u trong k toán cho
th y tính hi u qu c a h th ng thông tin k toán ph thu c vào ch t l ng đ u ra c a m t h th ng thông tin mà s đáp ng nhu c u c a ng i s d ng. AIS giúp các
t ch c t ng hi u su t c a mình thông qua vi c ra quy t đ nh t t h n vì nó cung c p
thông tin h u ích và các báo cáo hàng ngày và hàng tu n. H n n a, công ty có th giám sát t t c các ho t đ ng c a mình trên c s các thông tin này. Công ngh thông tin đã d n đ n m t s thay đ i trong quá trình báo cáo thông tin t t h n. Nó
t o đi u ki n đ a ra quy t đ nh b ng cách cho phép nhi u l a ch n thay th đ gi i quy t các v n đ n m trong tay c a h .
Theo Nicoloau & Sidnei (2001) AIS d a trên h th ng máy tính s c i thi n
và t ng c ng ki m soát c a công ty trong t ch c. Qu n lỦ thì tham gia vào nhi u lo i hình ho t đ ng đòi h i ch t l ng t t và thông tin đáng tin c y. H c ng yêu
c u thông tin phi tài chính nh s li u th ng kê s n xu t, ch t l ng s n xu t .v.v.
Tuy nhiên, ch t l ng c a thông tin đ c t o ra b i AIS là r t quan tr ng cho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nhà qu n lỦ. Narasimhan & Kim (2001) l p lu n r ng vi c s d ng AIS ph thu c
vào c m nh n ch t l ng thông tin c a ng i dùng. Nguyên t c chung c a tiêu
quan tr ng c a quy t đnh. Hi u qu c a h th ng k toán c ng ph thu c vào quan đi m c a vi c ra quy t đ nh v tính h u ích c a các thông tin đ c t o ra b i h th ng thông tin c n thi t cho quá trình qu n lỦ kinh doanh, báo cáo, ngân sách và
ki m soát, đ v n hành t ch c.
Hi u qu c a h th ng thông tin k toán đ c phân tích trên ba c s : 1) ph m vi thông tin; 2) k p th i; 3) tích h p. S l ng thông tin, ví d , tài kho n tài chính, thông tin n i b và bên ngoài là h u ích trong vi c d đoán các s ki n trong
t ng lai. K p th i là ch t l ng c a s c m nh h th ng c a thông tin k toán cho
m t h th ng các thông tin c n thi t đ ng i s d ng hài lòng. T ng h p các thông tin đ c đ a vào tài kho n, đã đ c quan sát th y b ng vi c thu th p và t ng h p
thông tin trong m t kho ng th i gian quy đ nh. Doll và Torkzadeh (1988) s d ng m t s khái ni m v s hài lòng c a ng i s d ng đ đo l ng hi u qu c a các h
th ng thông tin k toán. Các khái ni m này là n i dung thông tin, chính xác, d s d ng và kp th i.
2.4 LỦ thuy t n n t ng cho nghiên c u 2.4.1 LỦ thuy t khuy ch tán công ngh
LỦ thuy t v khuy ch tán công ngh (Attawell, 1992): Các t ch c có m i quan h càng m t thi t v i nh ng ng i s d ng công ngh m i thì càng d dàng áp
d ng các công ngh này. Các t ch c càng ít ki n th c v công ngh m i thì càng
ch m và dè d t h n trong vi c áp d ng các công ngh này.
Theo lỦ thuy t này, thì các công ty có xu h ng trì hoãn vi c áp d ng các công ngh vì thi u thông tin v cách tri n khai và v n hành h th ng thông tin k toán.
T lỦ thuy t khu ch tán công ngh c a Attawell, Ismail và King (2007) l p lu n r ng vi c thi u hi u bi t c a các nhà qu n lỦ thông tin k toán c n tr chi n
l c kinh doanh c a công ty khi s p x p chúng v i yêu c u v kh n ng c a AIS. T lỦ thuy t này, Marriot và Marriot (2000) c ng tìm ra r ng các hi u bi t c a nhà
toán t i doanh nghi p. M c dù các nhà qu n lỦ doanh nghi p có th cung c p
chuyên môn trong l nh v c ho t đ ng c a h , m t h n h p c a r t nhi u l i khuyên
t các chuyên gia t v n bên ngoài có th cung c p thông tin có liên quan đ th c hi n có hi u qu AIS (de Guinea et al., 2005). Thong và c ng s (1996), Yap và Thong (1997), Thong (2001) đã cho r ng các t ch c bên ngoài nh các nhà cung
c p ph n m m, các nhà t v n, c quan chính ph s đóng vai trò quan tr ng trong vi c th c hi n h th ng thông tin k toán.
2.4.2 LỦ thuy t xem xét doanh nghi p theo ngu n l c
LỦ thuy t xem xét doanh nghi p theo ngu n l c (Wernerfelt, 1995): Các
doanh nghi p đ u là t p h p các ngu n l c, trong đó, giá tr c a ngu n l c này m t ph n ph thu c vào s t n t i c a các ngu n l c khác.
Các doanh nghi p nh và v a luôn thi u h t các ngu n l c nh th i gian, tài chính và m c đ chuyên nghi p nên luôn dành ra r t ít ngu n l c cho h th ng
thông tin k toán. Ng c l i, các doanh nghi p l n s dành nhi u ngu n l c h n cho
h th ng thông tin k toán.
T lỦ thuy t này, Cragg & King, 1993; Berry và c ng s , 2006 đã cho th y r ng k t khi doanh nghi p nh th ng ho t đ ng theo th i gian ch t ch , tài chính, và kinh nghi m h n ch , h có xu h ng đi u ch nh kinh phí c a h đ th c hi n AIS. Vì v y, d a trên lỦ thuy t d a vào ngu n l c, đ i v i các DN mà nhà
qu n lỦ ít kinh nghi m, thi u thông tin và chi phí ít s là nh ng tr ng i đ s d ng
và th c hi n AIS. Thong (2001) đã ch ng minh r ng các nhà qu n lỦ chính là y u t quan tr ng đ s d ng ngu n l c vào vi c th c thi h th ng thông tin k toán.
Tóm t t ch ng 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ch ng này đã trình bày các c s lỦ thuy t v h th ng thông tin thông qua đ nh ngh a, đ c tr ng, vai trò, phân lo i, các ch tiêu đánh giá h th ng thông tin đ ng i đ c có cái nhìn t ng quan v h th ng thông tin. Ti p theo là trình bày lỦ
thuy t v h th ng thông tin k toán v i hai ph n chính là t ng quan v h th ng
(thu th p d li u, x lỦ d li u, cung c p thông tin, ki m soát, b máy k toán) và quy trình t ch c t giai đo n phân tích h th ng t i giai đo n v n hành h th ng trong doanh nghi p.
Ph n ti p theo ch ng này, đã trình bày c s lỦ thuy t v hi u qu c a h th ng thông tin k toán d a trên các nh n xét, k t lu n t các nhà nghiên c u. C th , hi u qu c a h th ng thông tin k toán ph thu c vào ch t l ng đ u ra c a h th ng thông tin mà s đáp ng nhu c u c a ng i s d ng, m t h th ng có hi u qu s cung c p thông tin có hi u qu ti m n ng v quá trình ra quy t đnh. Hi u qu c a h th ng thông tin k toán đ c phân tích trên ba c s : ph m vi thông tin;
k p th i; tích h p. Ngoài ra, có nhà nghiên c u đã s d ng m t s khái ni m v s
hài lòng c a ng i s d ng đ đo l ng hi u qu c a các h th ng thông tin k toán.
Và ph n cu i cùng c a ch ng này là trình bày lỦ thuy t n n t ng cho nghiên
c u đó chính là lỦ thuy t v khuy ch tán công ngh (Attawell, 1992) và lỦ thuy t