- Mục tiêu thứ 1: So sánh sử dụng số tuyệt đối và số tương đối để phân tích tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Mục tiêu thứ 2: Sử dụng phương pháp kế toán nhật ký chung để thực hiện công tác kế toán vốn bằng tiền và nợ phải thu, dùng phương pháp số tuyệt đối và số tương đối để phân tích tình hình thu - chi, tăng - giảm của vốn bằng tiền và nợ phải thu, so sánh sự biến dộng về chỉ số thanh toán của vốn bằng tiền, so sánh khả năng thanh toán của các khoản nợ phải thu.Từ đó đánh giá tổng quát về tình hình công tác kế toán vốn bằng tiền và nợ phải
17
thu tại công ty.
- Mục tiêu thứ 3: Dựa trên kết quả phân tích ở mục tiêu thứ 1 và thứ 2, đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và nợ phải thu tại công ty.
18
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH BÁCH TIỆP 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
3.1.1 Lịch sử hình thành
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH BÁCH TIỆP
Địa chỉ: 95/10 Lê Văn Sỹ, Phường 13, Quận Phú Nhuận, TPHCM Mã số thuế: 0312640372
Công ty thành lập từ tháng 2 năm 2010 Vốn điều lệ: 950.000.000 đ
Số điện thoại: 3846 3330
Giám đốc: Lâm Thụy Mỹ Quyên Phó giám đốc: Cao Hồng Vân
3.1.2 Quá trình phát triển
Lúc mới thành lập CÔNG TY TNHH BÁCH TIỆP chỉ có 03 nhân viên, đến nay sau hơn 04 năm hoạt động số nhân viên của công ty bình quân 27 nhân viên và phát triển mạnh ngành mua bán máy vi tính, thiết bị văn phòng, kinh doanh văn phòng phẩm. Các kênh tiêu thụ và hoạt động dịch vụ của công ty chủ yếu là ở trong nước.
Tình hình vốn và nguồn vốn của doanh nghiệp: vốn của Công ty chủ yếu là vốn lưu động. Nguồn vốn kinh doanh của Công ty là vốn góp của các thành viên Công ty, không vay mượn của tổ chức, cá nhân nào.
3.2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ 3.2.1 Chức năng hoạt động
Tư vấn và cung cấp phần mềm.
Mua bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy. Mua bán hàng kim khí điện máy, điện thoại.
Mua bán máy in, photocopy, máy fax, thiết bị văn phòng.
Mua bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và linh kiện của máy tính.
3.2.2 Nhiệm vụ hoạt động
Cung cấp các sản phẩm đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý cho các khách hàng. Thực hiện chính sách hậu mãi, bảo hành tốt nhằm tạo thương hiệu vững mạnh.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.3.1 Cơ cấu bộ máy quản lý
19
Bộ máy quản lý của công ty với cơ cấu đơn giản gọn nhẹ phù hợp với trình độ năng lực, cán bộ có kinh nghiệm trong công tác quản lý và chuyên môn nghiệp vụ. Công ty thực hiện chế độ một Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp. Bộ phận giúp việc cho Giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo công việc, đề xuất những vấn đề có liên quan đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, từng cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc của mình.
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức CÔNG TY TNHH BÁCH TIỆP
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: là người có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm cao nhất trước cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác. Giám đốc tổ chức quản lý một cách tổng quan mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đàm phán và ký kết các hợp đồng mua bán của công ty.
Phó giám đốc kinh doanh: Hoạch định chiến lược kinh doanh, tìm kiếm đối tác, tham mưu, kiến nghị và đề xuất với Giám đốc những thị trường tìm năng nhất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phó giám đốc nhân sự: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng và bố trí nhân sự cho phù hợp với khả năng trình độ và nhu cầu công việc cụ thể.
Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc, phòng này thực hiện toàn bộ công việc kinh doanh, tìm kiếm đối tác, tổ chức mua bán hàng hóa.
Phòng Marketting: đây là bộ phận hỗ trợ cho phòng kinh doanh và ban Giám Đốc trong việc nghiên cứu thị trường, phát triển và mở rộng thị trường có tiềm năng tốt, phát triển mặt hàng mới.
Phòng kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc, phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ nhiệm vụ có liên quan đến công tác kế toán tài chính của công ty
GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PGĐ. KINH DOANH PGĐ. NHÂN SỰ BỘ PHẬN GIÁM SÁT MARKETTING BỘ PHẬN GIAO NHẬN - KHO HÀNG PHÒNG KINH DOANH
20
như: nghiệp vụ thu chi, theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, xuất hóa đơn, tính giá thành, tính toán lãi lỗ, quyết toán thuế, tính thuế phải nộp nhà nước…Cuối mỗi tháng, mỗi quý phòng kế toán báo cáo cho giám đốc kết quả kinh doanh đồng thời lập các báo cáo tài chính để nộp cho cơ quan nhà nước.
Bộ phận giám sát: Bộ phận này hỗ trợ cho Giám đốc việc theo dõi và giám sát, đôn đốc công việc phòng ban trong công ty. Ngoài ra bộ phận này còn đề xuất với giám đốc khen thưởng những bộ phận, cá nhân hoàn thành tốt công việc cũng như xử phạt khi không hoàn thành công việc được giao.
Bộ phận giao nhận: thực hiện việc giao nhận, tổ chức quản lý hàng tồn kho.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Hình 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận Kế toán trưởng Kế toán trưởng
- Kế toán trưởng do Giám Đốc quyết định, bổ nhiệm, bãi nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc thực hiện trách nhiệm được giao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.
- Tổ chức triển khai các công việc của phòng kế toán theo kế hoạch đã được Giám Đốc phê duyệt, tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động của phòng trong từng tháng, từng quý, từng năm để đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch được giao để báo cáo Giám Đốc công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra nhân viên trong phòng, triển khai công việc đã được phân công cụ thể cho từng người.
Kế toán trưởng (Tổng hợp) Kế toán TGNH Kế toán công nợ, chi phí Thủ quỹ Kế toán tiền mặt
21
- Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hồ sơ tài liệu thuộc phòng kế toán (trên cơ sở đó phân công người chịu trách nhiệm cụ thể từng phần việc).
- Có ý kiến đề xuất cho Giám Đốc về việc thay đổi bổ sung nhân sự bộ phận kế toán cho phù hợp với khối lượng và yêu cầu của phòng kế toán trong từng thời điểm hợp lý để Giám Đốc quyết định.
Kế toán tổng hợp
- Kiểm tra việc ghi chépsổ sách, hạch toán các nghiệp vụ theo đúng chế độ quy định. - Kiểm tra các số liệu và lập chứng từ kết chuyển chi phí, giá vốn, doanh thu.
- Lập báo cáo quyết toán tháng, quý, năm cho công ty.
- Thực hiện và hạch toán các nghiệp vụ về TSCĐ, phân bổ lao động trong kỳ. - Theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Lập các chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ về trích lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Chi phí trả trước, phân bổ chi phí trả trước.
- Lưu hồ sơ quyết toán, hồ sơ của trưởng phòng kế toán. - In báo cáo chi tiết cho các bộ phận kế toán khi có yêu cầu.
Kế toán tiền mặt
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt thanh toán cho khách hàng và nội bộ của công ty.
- Đối chiếu với kế hoạch thu cho từng đợt được Giám Đốc phê duyệt để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trên cơ sở kiểm tra các hồ sơ chứng từ được thanh toán, được phê duyệt hợp lệ.
- Hạch toán đầy đủ chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh theo đúng như quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lập báo cáo quỹ hàng ngày và tham gia các công tác kiểm quỹ theo quy định khi có yêu cầu.
- Theo dõi và thực hiện báo cáo tình hình công nợ nội bộ và thanh toán tạm ứng nội bộ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
- Kiểm tra tính hợp lệ các hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, lập kịp thời các nghiệp vụ về thanh toán qua ngân hàng, thanh toán tiền hàng, thuế và các khoản trích nộp khác.
- Liên hệ với ngân hàng để giao nhận các chứng từ của ngân hàng (giấy báo nợ, giấy báo có) kịp thời.
22
- Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi, tiền vay, thanh toán qua ngân hàng đúng theo quy định hiện hành.
- Kiểm tra thường xuyên số dư tiền gửi và tài khoản tiền mặt, kiểm tra chi tiết mỗi loại tiền.
- Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng hàng ngày các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết từng nguồn tiền tồn, khoản thu, sổ phụ của các ngân hàng.
- Cung cấp kịp thời các chứng từ kế toán, các khoản phí ngân hàng cho kế toán công nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ khách hàng.
Kế toán chi phí, công nợ
- Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ từng khách hàng.
- Kết hợp với kế toán thanh toán qua ngân hàng, tiền mặt để theo dõi công nợ khách hàng.
- Hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ về công nợ, lập báo cáo công nợ theo đúng quy định.
- Hỗ trợ với kế toán ngân hàng để giải quyết những lệnh chi gấp vào buổi chiều trong ngày.
Thủ quỹ
- Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, lập phiếu thu, phiếu chi, quản lý cơ sở vật chất, trang phục cho nhân viên.
- Thực hiện chính xác kịp thời và ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ thu chi qua ngân quỹ của công ty.
- Giao dịch với các ngân hàng để thực hiện chính xác và đảm bảo trong các nghiệp vụ giao nhận tiền của công ty.
- Kiểm tra cuối ngày, đối chiếu với báo cáo quỹ trong ngày. - Thực hiện kiểm quỹ cuối tháng theo định kỳ.
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức kế toán 3.4.3.1 Chế độ kế toán 3.4.3.1 Chế độ kế toán
- Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính.
- Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo quy ước giá gốc, phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán Việt Nam.
23
* Niên độ kế toán tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm.
* Kì kế toán trong niên độ kế toán
+ Tháng: Mỗi năm chia làm 12 tháng, tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
+ Quý: Một năm chia làm 04 quý, tính từ ngày 01 của đầu quý đến ngày cuối cùng của tháng cuối quý
3.4.3.2 Đơn vị tiền tệ
Doanh nghiệp sử dụng đơn vị tiền tệ là Đồng Việt nam (VNĐ) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.4.3.3 Hình thức kế toán
Công ty tổ chức theo hình thức kế toán nhật ký chung.
Hình 3.3: Hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
Trình tự ghi sổ kế toán:.
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ NHẬT KÝ CHUNG THẺ KT CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ nhật kí
24
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung. Căn cứ vào số liệu trên Nhật ký chung ghi vào Sổ cái, đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm tiến hành cộng số liệu trên các sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số trên Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ chi tiết. Số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo Cáo Tài Chính tại công ty (trên nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh bằng tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trên nhật ký cùng kỳ).
3.4.3.4 Danh mục chứng từ, sổ sách kế toán tại công ty
Sổ sách kế toán
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng. - Thẻ kho, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán
- Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ, sổ chi tiết tiền vay. - Sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng - Sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản
Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng.
- Biên bản kiểm kê hàng hóa, phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền. - Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
- Bảng kê mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn. - Giấy đề nghị thanh toán, giấy thanh toán tiền tạm ứng…
3.4.3.5 Phương pháp tính giá hàng tồn kho Nguyên tắc xác định hàng tồn kho:
Giá gốc hàng tồn kho: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại, trong đó:
Chi phí mua của cửa hàng tồn kho bao gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua.
25
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm: những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành phẩm.
Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính cần thiết cho việc hoàn thành và tiêu thụ chúng. Cuối năm khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho chính là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Khoản chênh lệch này có thể phát sinh do hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí để hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giá thực tế nhập kho:
Đối với hàng hóa mua ngoài:
Giá thực tế = Giá mua theo hóa đơn (chưa thuế GTGT) + chi phí phát sinh trong khi mua.
Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế nhập kho = Giá hàng hóa xuất chế biến + chi phí chế biến + chi phí khác.
Giá thực tế xuất kho:
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: