33 Hóa đơn,
chứng từ
Thủ quỹ Kế toán trưỏng Giám đốc
Bắt đầu KH Hóa đơn, chứng từ Lập phiếu thu, chi Phiếu thu,chi A A Hóa đơn, chứng từ Phiếu thu, chi Kiểm tra và kí xác nhận Hóa đơn, chứng từ Phiếu thu, chi N Phiếu thu, chi Kiểm tra và kí xác nhận Phiếu thu, chi B
34
Hình 4.1: Quy trình Luân chuyển chứng từ trong kế toán tiền mặt
(Nguồn: Công ty TNHH Bách Tiệp)
KH
N
Thủ quỹ Kế toán trưỏng Giám đốc
B
Phiếu thu, chi
Thu, chi tiền và ghi giấy xác nhận Tiền Giấy xác nhận Phiếu thu, chi KH Ghi sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt Phiếu thu, chi Kết thúc N
35
Giải thích quy trình:
Khi nhận đựoc yêu cầu của người nộp hoặc nhận tiền, thủ quỹ căn cứ vào hoá đơn chứng từ lập phiếu thu, chi và trình lên cho kế toán trưỏng kí duyệt.
Kế toán trưởnng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành duyệt, sau đó chuyển qua cho Giám đốc kí.
Giám đốc nhận bộ chứng từ của kế toán trưỏng , kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và duyệt thu chi. Sau đó chứng từ được chuyển sang cho thủ quỹ.
Sau khi nhận đựoc bộ chứng từ, thủ quỷ ghi phiếu xác nhận thu chi cho người nhận hoặc nộp tiền.
Sau khi ngưòi nộp kí phiếu thu hoặc ngưòi nhận kí phiếu chi, tiến hành xuất quỹ thanh toán hoặc nhập quỹ số tiền trên chứng từ. Sau đó, tiến hành ghi sổ quỹ và lưu chứng từ. Quy trình kết thúc.
c) Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 6/02/2014 Trả tiền cước dịch vụ viên thông số tiền 700.622VNĐ, gồm thuế suất GTGT 10% (Phụ lục01- PC02).
Nợ TK 642 636.929
Nợ TK 133 63.693
Có TK 1111 700.622
Nghiệp vụ 2: Ngày 10/02/2014 Chi tiền mua 1 Máy tính xách tay ASUS X550LC- XX105D của công ty TNHH CÔNG NGHỆ HOÀNG MAI số tiền 10.818.182VNĐ. Thuế suất GTGT 10% (Phụ lục 01- PC04).
Nợ TK 156 10.818.182 Nợ TK 133 1.081.818
Có TK 111 11.900.000
Nghiệp vụ 3: Ngày 12/02/2014 Chi tiền mua 10 cái bàn phím Genius K13 06 XE USB của công ty DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN VUÔNG TRÒN số tiền 950.000VNĐ. Thuế suất GTGT 10% (Phụ lục 01- PC05).
Nợ TK 156 950.000 Nợ TK 133 95.000 Có TK 111 1.045.000
Nghiệp vụ 4: Ngày 14/02/2014 Chi tiếp khách số tiền 890.000 VNĐ (Phụ lục PC06) Nợ TK 642 890.000
36
Có TK 111 890.000
Nghiệp vụ 5: Ngày 15/02/2014 Chi tiền mua CC-DC là Máy in Brother DCP 7060D của công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ PHONG VŨ số tiền 3.681.818VNĐ. Thuế suất GTGT 10% (Phụ lục 01- PC07).
Nợ TK 153 3.681.818 Nợ TK 133 368.182 Có TK 111 4.050.000
Nghiệp vụ 6: Ngày 19/02/2014 Thu tiền bán hàng Máy tính xách tay Asus X550LC từ công ty HÓA CHẤT THÀNH LONG số tiền 11.590.000VNĐ. Thuế suất GTGT 10%. (Phụ lục 01- PT03).
Nợ TK 111 12.749.000 Có TK 131 12.749.000
Nghiệp vụ 7: Ngày 28/02/2014 Chi tiền trả lương nhân viên bán hàng và quản lý doanh nghiệp số tiền 61.234.385VNĐ (Phụ lục 01- PC20).
Nợ TK 334 61.234.385
Có TK 111 61.234.385
d) Kế toán chi tiết:
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau khi kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thì kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tiền mặt theo đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó.
Trình bày sổ chi tiết: Phụ lục 01 e) Kế toán tổng hợp:
Kế toán dựa vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật kí chung và dựa vào sổ nhật kí chung để tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 111 theo đúng trình tự.
Trình bày nhật kí chung: Phụ lục 02 Trình bày sổ cái: Phụ lục 03
37
4.1.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng
a) Chứng từ và sổ sách
* Chứng từ
- Giấy báo nợ, giấy báo có, bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…).
* Sổ sách sử dụng
- Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái.
b) Quy trình luân chuyển chứng từ
* Luân chuyển chứng từ khi có nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng
Hình 4.2 Luân chuyển chứng từ khi TGNH tăng
(Nguồn: Công Ty TNHH Bách Tiệp)
Nhân viên Kế toán viên
Bắt đầu Hóa đơn, chứng từ Giấy báo có Hóa đơn, chứng từ A A Giấy báo có Hóa đơn, chứng từ Kiểm số tiền trong tài khoản
và ghi tăng sổ chi tiết ngân hàng nơi gửi vào
Hóa đơn, chứng từ Giấy báo có Sổ chi tiết tiền gửi N N N N Kết thúc NH Nộp tiền hoặc chuyển khoản thanh toán KH
38
Giải thích quy trình:
Khách hàng chuyển khoản để thanh toán tiền hàng hay nhân viên nộp tiền vào tài khoản ngân hàng.
Sau khi nhận tiền hoặc nhận được yêu cầu thanh toán thì ngân hàng tiến hành lập giấy báo có hoặc giấy nộp tiền gửi cho công ty.
Công ty nhận được giấy báo có hoặc giấy nộp tiền thì lúc này, kế toán mới tiến hành kiểm tra số tiền theo hoá đơn và duyệt số tiền đã thu. Cuối cùng, kế toán ghi tăng tiền gửi.Quy trình kết thúc.
39
Hình 4.3 Luân chuyển chứng từ khi TGNH giảm
(Nguồn: Công Ty TNHH Bách Tiệp)
Kế toán viên Kế toán trưởng Giám đốc
Bắt đầu Hóa đơn, chứng từ Lập ủy nhiệm chi Hóa đơn, chứng từ Hóa đơn, chứng từ Ủy nhiệm chi Hóa đơn, chứng từ Hóa đơn, chứng từ Hóa đơn, chứng từ Ủy nhiệm chi Kiểm tra và kí xét duyệt Hóa đơn, chứng từ Hóa đơn, chứng từ Ủy nhiệm chi A Ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi Hóa đơn, chứng từ Kiểm tra và kí xác nhận Ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi Hóa đơn, chứng từ A B B N N Ghi sổ chi tiết Sổ chi tiết tiền gửi Kết thúc NH
40
Giải thích quy trình
Kế toán viên dựa vào hoá đơn, chứng từ mua hàng lập uỷ nhiệm chi để thanh toán số tiền cho khách hàng. Sau đó trình cho kế toán trưỏng phê duyệt.
Kế toán trưỏng nhận được yêu cầu của kế toán viên về việc chi thanh toán số tiền theo yêu cầu của người cung cấp, kế toán trưỏng kiểm tra tính hợp lí mới tiến hành kí duyệt. Sau khi duyệt xong phải trình cho giám đốc xem xét.Giám đốc xem xét và kí duyệt uỷ nhiệm chi và chuyển chứng từ này về cho kế toán viên.Kế toán viên nhận đựoc sự phê duyệt của kế toán trưỏng và giám đốc mới gửi uỷ nhiệm chi này cho ngân hàng. Đồng thời ghi giảm tiền gửi ngân hàng vào sổ và kết thúc quá trình.
c) Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 08/2/2014 Thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH TM – DV AN PHÚ ĐỨC số tiền 191.950.00VNĐ. Trong đó thuế suất GTGT 10%. Ủy nhiệm chi Ngân hàng EXIMBANK “GBN01”, Hóa đơn số 0003113, Phiếu nhập 01.
Nợ TK 331 191.950.000 Có TK 112 191.950.000
Nghiệp vụ 2: Ngày 12/02/2014 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt số tiền 5,000,000VNĐ tại ngân hàng EXIMBANK.
Nợ TK 111 50.000.000 Có TK 112 50.000.000
Nghiệp vụ 3:Ngày 13/02/2014 Thu tiền hàng của công ty TNHH NHÂN KIẾN VĂN số tiền 59.400.000VNĐ. Trong đó, thuế suất GTGT 10%. Lệnh chuyển có Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín CN Hoa Việt “GBC01”
Nợ TK 112 59.400.000 Có TK 131 59.400.000
Nghiệp vụ 4: Ngày 13/02/2014 Thu tiền hàng của công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN MY số tiền 33.000.000VNĐ. Trong đó, thuế suất GTGT 10%. Lệnh chuyển có Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam CN Sài Gòn “GBC02”.
Nợ TK 112 33.000.000 Có TK 131 33.000.000
41
Nghiệp vụ 5: Ngày 25/02/2014 Nhận được giấy báo có từ việc nhận lãi tiền gửi Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín CN Hoa Việt hàng tháng số tiền 785.685VNĐ.
Nợ TK 112 785.685 Có TK 515 785.685
d) Kế toán chi tiết:
Tuỳ theo ngân hàng mà doanh nghiệp đang giao dịch, doanh nghiệp mở 1 sổ chi tiết riêng theo dõi cho từng ngân hàng.
Trình bày sổ chi tiết : Phụ lục 01 e) Kế toán tổng hợp
Dựa vào chứng từ ghi vào sổ nhật kí chung. Sau đó kế toán tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 112 theo đúng trình tự ghi chép.
Trình bày sổ nhật kí chung: Phụ lục 02 Trình bày sổ cái: Phụ lục 03
42
4.1.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH BÁCH TIỆP TIỆP
a) Chứng từ và sổ sách * Chứng từ sử dụng
-Hóa đơn bán hàng
-Phiếu thu, hợp đồng mua bán -Giấy báo có của ngân hàng -Biên bản bù trừ công nợ
* Sổ sách sử dụng -Nhật ký chung -Sổ cái tài khoản 131
-Sổ chi tiết phải thu khách hàng
43
3 2
Hình 4.4 Trình tự luân chuyển chứng từ bán chịu
(Nguồn: Cty TNHH Bách Tiệp)
KH Đơn đặt hàng N N Ghi sổ chi tiết khách hàng Đơn đặt hàng Lập hóa đơn bán hàng KH Nhân viên bán hàng
Kế toán viên Giám đốc
Bắt đầu Hóa đơn 1 bán hàng Kèm hàng hóa N N Hóa đơn 3 bán hàng A A Hóa đơn 3 bán hàng Kiểm tra kí xác nhận và đóng dấu Hóa đơn 3 bán hàng Hóa đơn 3 bán hàng Sổ chi tiết khách hàng N N Kết thúc
44
Giải thích quy trình:
Khách hàng gửi đơn đặt hàng cho công ty, nhân viên bán hàng nhận đựoc và lập hoá đơn bán hàng 3 liên. Liên 1 lưu, liên 2 gửi cho khách hàng kèm hàng hóa. Liên 3 gửi cho giám đốc xem xét.Giám đốc nhận được hoá đơn bán hàng, tiến hành kiểm tra tính hợp lệ.Sau đó, tiến hành kí tên, đóng dấu và chuyển trả cho nhân viên kế toán.
Kế toán căn cứ và hoá đơn bán hàng để ghi tăng nợ phải thu khách hàng và ghi vào sổ kế toán. Kết thúc
c) Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 07/02/2014 Xuất kho bán 3 cái Máy lạnh Hitachi X14AA cho công ty TNHH NHÂN KIẾN VĂN, công ty chưa thu tiền. Số tiền là 54.000.000VNĐ, thuế suất GTGT 10% (Phụ lục 01)
Nợ TK 131 59.400.000 Có TK 511 54.000.000 Có TK 3331 5.400.000
Nghiệp vụ 2: Ngày 13/02/2014 Công ty nhận được lệnh chuyển có của ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín CN Hoa Việt, từ việc thu tiền bán hàng của công ty TNHH NHÂN KIẾN VĂN. Số tiền là 59.400.000VNĐ, trong đó thuế suất GTGT 10%.
Nợ TK 1121 59.400.000 Có TK 131 59.400.000
Nghiệp vụ 3: Ngày 12/02/2014 Xuất kho bán 4 cái Máy tính xách tay LENOVO S400 cho công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN MY, công ty chưa thu tiền. Số tiền là 30.000.000VNĐ, thuế suất GTGT 10% (Phụ lục01)
Nợ TK 131 33.000.000 Có TK 511 30.000.000 Có TK 3331 3.000.000
Nghiệp vụ 4: Ngày 13/02/2014 Công ty nhận được lệnh chuyển có của ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam CN Sài Gòn, từ việc thu tiền bán hàng của công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN MY. Số tiền 33.000.000VNĐ, trong đó thuế suất GTGT 10% (Phụ lục 01)
Nợ TK 112 33.000.000 Có TK 131 33.000.000
45
Nghiệp vụ 5: Ngày 18/02/2014 Xuất kho bán 1 cái Máy tính xách tay Asus X550LC cho công ty HÓA CHẤT THÀNH LONG, công ty chưa thu tiền. Số tiền 11.590.000VNĐ, thuế suất GTGT 10% (Phụ lục 01)
Nợ TK 131 12.749.000 Có TK 511 11.590.000 Có TK 3331 1.159.000
Nghiệp vụ 6: Ngày 19/02/2014 Công ty thu được tiền hàng từ công ty HÓA CHẤT THÀNH LONG. Số tiền 12.749.000VNĐ, trong đó thuế suất GTGT 10% (Phụ lục 01)
Nợ TK 1111 12.749.000 Có TK 131 12.749.000
d) Kế toán chi tiết
Dựa vào hóa đơn bán hàng theo từng đối tượng cụ thể, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết theo dõi theo từng đối tượng riêng.
Trình bày sổ chi tiết: Phụ lục 01 e) Kế toán tổng hợp
Dựa vào nhật kí chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 131 theo đúng trình tự ghi chép
Trình bày sổ nhật kí chung: Phụ lục 02 Trình bàysổ cái: Phụ lục 03
46
4.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH BÁCH TIỆP THU TẠI CÔNG TY TNHH BÁCH TIỆP
4.2.1 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG VỐN BẰNG TIỀN
Bảng tổng hợp tình hình vốn bằng tiền được thể hiện ở bảng 4.1.
Nhận xét: Qua bảng tổng hợp phân tích hình 4.1, ta thấy vốn bằng tiền tại doanh nghiệp có sự biến động lớn về mặt giá trị.Vốn bằng tiền tại doanh nghiệp giảm trong năm 2011 cụ thể là 23.943.501 đồng, tỉ lệ tương ứng là 43,51%.Tương tự là năm 2012 vói mức giảm là 20.828.131 đồng , tỉ lệ giảm là 65.32%.
Năm 2011 và năm 2012 doanh nghiệp đang gặp phải một số khó khăn trong quá trình thanh khoản, có thể có nhiều nguyên do như sau :
- Doanh số bán hàng của doanh nghiệp tăng không nhiều sau 2 năm hoạt động, dẫn đến hàng tồn kho tăng mạnh vào cuối năm2011 và 2012, điều này cho thấy khả năng tiếp cận thị trường của doanh nghiệp đang gặp bất lợi vào thời điểm này.
- Khả năng thanh khoản của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng theo doanh số bán và lượng giá trị về hàng hóa phải mua vào làm cho khả năng thanh khoản của doanh nghiệp bị đình trệ và giảm qua 2 năm.
- Một phần công tác kế toán chưa xử lý hết và chưa thông tin được cho bộ phận quản lý về công tác chi thu, làm giảm khả năng thanh khoản của doanh nghiệp.
- Tài khoản phải thu khách hàng tăng cũng là nguyên do một phần, có thể thời điểm này doanh nghiệp chưa được đối tác thanh toán do chưa tới thời hạn hoặc do công tác xử lý thu hồi nợ chưa được tốt.
Đến khi cuối năm 2013, vốn bằng tiền lại tăng cụ thể số vốn bằng tiền tăng lên 624.544.005 đồng và một tỉ lệ tăng rất cao là 5.656,03%, nguyên do là doanh nghiệp bắt dầu các biện pháp rất hữu ích để giải quyết vấn đề trên như tăng doanh thu của doanh nghiệp, hàng tồn kho của doanh nghiệp cũng giảm, khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp cũng cải thiện, và công tác kế toán được củng cố kịp thời để góp phần tăng đột biến khả năng thanh khoản.Điều này cho thấy, doanh nghiệp đã hoạt động ngày một tốt hơn, tiếp cận thị trường tốt hơn và mối quan hệ với khách hàng đã cải thiện rõ rệt.
Nhìn chung, qua nhận xét trên, ta có thể thấy được doanh nghiệp đã khắc phục được khó khăn trong giai đoạn 2011-2012 để đạt được một tỉ lệ tăng rất cao trong năm 2013 về khả năng thanh khoản. Điều này góp phần không nhỏ cho công tác phát triển và mở rộng thị trường cũng như quy mô ngày càng lớn mạnh hơn.Và qua đó cho thấy, công tác kế toán của doanh nghiệp đã góp phần không nhỏ vào tỉ lệ này, khi khắc phục được các nhược diểm tồn tại trong 2 năm trước.Các bộ phận khác của doanh nghiệp nên hoạt động tốt hơn vì vốn bằng tiền tại doanh nghiệp quá nhiều cũng ảnh hưởng
47
đến khả năng sử dụng vốn của doanh nghiệp chưa được hiệu quả và cải thiện để có một tỉ lệ thấp hơn nhưng ổn định , bền vững.
48
Bảng 4.1 Tình hình vốn bằng tiền giai đoạn từ năm 2011 đến hết sáu tháng đầu năm 2014
Đơn vị tính : đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Sáu tháng đầu năm 2013 Sáu tháng đầu năm 2014 Chênh lệch
2012/2011 2013/2012 Sáu tháng đầu năm
2014/ Sáu tháng đầu năm 2013
Số tiền Tỉ lệ Số tiền Tỉ lệ Số tiền Tỉ lệ
1. Tiền mặt Số tồn đầu 30.726.734 23.326.528 3.007.893 50.779.669 37.723.599 (7.400.206) (24,08) (20.318.635) (87,11) 19.218.123 37,85 Số thu 1.300.876.521 1.537.627.719 2.079.731.593 1.073.003.739 1.307.739.932 236.751.198 18,2 542.103.874 35,26 234.736.193 21,88 Số chi 1.308.276.727 1.557.946.354 2.045.015.887 1.097.573.831 1.373.202.103 249.669.627 19,08 487.069.533 31,26 275.628.272 25,11 Số tồn cuối 23.326.528 3.007.893 37.723.599 26.209.577 4.535.621 (20.318.635) (87,11) 34.715.706 1154,15 (21.673.956) (82,7) 2. Tiền gửi ngân hàng Số tồn đầu 24.303.992 8.543.697 8.034.201 339.727.557 278.891.207 (15.760.295) (64,85) (509.496) (5,96) (60.836.350) (17,91) Số thu 1.790.777.529 1.797.083.719 3.378.878.739 2.099.871.536 1.833.371.219 6.306.190 0,35 1.581.795.020 88,02 (266.500.317) (12,69) Số chi 1.806.537.024 1.797.593.215 2.789.050.440 2.130.554.667 1.920.819.207 (8.943.809) (0,49) 991.457.225 55,15 (209.735.314) (9,84) Số tồn cuối 8.543.697 8.034.201 597.862.500 309.044.426 191.443.073 (509.496) (5,96) 597.058.299 7431,46 (117.601.353) (38,05)
49
Nhận xét: * Tiền mặt:
a) Tồn quỹ đầu kì: tiền mặt đầu kì biến động và giảm dần từ năm 2011 đến năm 2013, cụ thể:
Giai đoạn 2011-2012: Số tiền mặt tại quỹ đầu kì giảm 7.400.206 đồng, tỉ lệ là 24,08%. Giai đoạn 2013-2012: Số tiền mặt tại quỹ đầu kì giảm 20.318.635 đồng, tỉ lệ là 87,11%.
Điều này cho thấy doanh nghiệp chưa có được sự đảm bảo về mặt thanh khoản khi có giao dịch xảy ra lúc đầu kì trong giai đoạn 2011 đến 2013.