Tồn tại và nguyên nhân

 Trình tự lập và luân chuyển chứng từ còn nhiều khiếm khuyết ,

hạch toán chƣa đúng bản chất nghiệp vụ

Công ty thuô ̣c vào da ̣ng nhỏ và vƣ̀a nên q uy trình luân chuyển chƣ́ng tƣ̀ kế toán bán hàng tƣơng đối đơn giản , các thủ tục nhẹ , gọn, thêm vào đó công

ty thành lâ ̣p chƣa đƣợc bao lâu do vâ ̣y nên công tác kế toá n nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng còn nhiều khiếm khuyết .

Hóa đơn bán hàng khi xét duyệt còn thiếu căn cứ , chƣ́ ng tƣ̀ kèm theo , điều này dẫn đến nhân viên bán hàng có thể ghi khống , gian lâ ̣n. Qua quá trình mô tả và phân tích , kế toán bán hàng cần kèm theo hóa đơn là đơn đă ̣t hàng đƣơ ̣c xét duyê ̣t để giám đốc có cái nhìn tổng quát , cụ thể hơn , đồng thời ha ̣n chế các rủi ro xảy ra . Tuy vâ ̣y đối với nhƣ̃ng hợp đồng có giá tri ̣ nhỏ , khách vãng lai vẫn phải qua xét duyệt , sẽ làm tạo ra khối công việc không cần thiết , mất thời gian.

Kế toán kho chuyển hóa đơn và phiếu xuất kho đã duyê ̣t thủ kho tiến hành xuất kho giao hàng cho nhân viên giao hàng . Tuy nhiên sau khi giao hàng, thủ kho không lập thẻ kho điều này có thể dẫn đến chiếm dụng tài sản công ty, nếu không có sƣ̣ quản lý chă ̣t chẽ. Khi nhân viên giao hàng không yêu cầu khách hàng kiểm tra hàng và lâ ̣p báo cáo nhận hàng để tránh xảy ra sai sót, hàng không đúng qui cách , số lƣơ ̣ng. Qua đó có thể kiểm soát chă ̣t chẽ hơn và và kịp thời tìm giải pháp khắc phục nếu hàng thiếu chất lƣợng , nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khá ch hàng , mă ̣c dù có sai pha ̣m nhƣ ng cách xƣ̉ lí chuyên nghiê ̣p sẽ tạo đƣợc uy tín cho công ty.

Khi kế toán thanh toán lâ ̣p phiếu thu thành 2 liên là không hợp lý , nên lâ ̣p thành 3 liên, và giữ lại một liên để làm căn cứ khi ghi sổ . Hạch toán sổ sách chƣa kịp thời , chính xác nên phản ánh kết quả kinh doanh chƣa phù hợp , không phản ánh đƣợc thƣ̣c tra ̣ng hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh ta ̣i tƣ̀ng thời điểm . Chƣa phân bổ chi phí phù hợp , nên báo cáo tài chính 6 tháng đầu năm chƣa phản ánh thực trạng hoạt động kinh doanh . Ngoài ra hạch toán không đúng bản bản chất nghiệp vụ, chi phí vận chuyển mua hàng về đƣa vào tài khoản 156 tuy nhiên công ty đƣa vào tài khoản 6421. Cách hạch toán này phụ vụ công tác lựa chọn nhà cung cấp có lợi nhất cho công ty với giá, số lƣợng và đơn giá vận chuyển. Năm 2010 chi phí vận chuyển là 130.486.978 đồng, năm 2011 là 275.890.035 đồng, năm 2012 là 248.973.549 đồng đƣợc công ty hạch toán vào chi phí bán hàng nằm trong chi phí quản lý doanh nghiệp. Theo đúng bản chất nghiệp vụ công ty nên đƣa vào tài khoản 156 để xác định giá nhập, xuất kho.

 Số lƣơ ̣ng nhân viên có ha ̣n , mô ̣t nhân viên đảm trách nhiều

chƣ́c năng

Mô ̣t nhân viên đảm trách nhiều nhiê ̣m vu ̣ sẽ dẫn đến các sai só t, vi pha ̣m các quy định trong quá trình kiểm soát nhƣ nguyên tắc kiêm nhiê ̣m ,.... Công ty cần có sƣ̣ phân chia trách nhiê ̣m hợp lí, có cơ chế kiểm soát đi ̣nh kì để ha ̣n chế

các sai phạm có thể xảy ra . Mă ̣c dù số lƣợng nhân viên phòng kế toán có giới hạn, mô ̣t nhân viên thƣ̣c hiê ̣n nhiều chƣ́c năng , nhƣng không đƣợc vi pha ̣m nguyên tắc kiêm nhiê ̣m. Chẳng ha ̣n không nhân viên nào đƣợc kiêm nhiê ̣m các chƣ́c năng phê chuẩn, thƣ̣c hiê ̣n, ghi chép nghiê ̣p vu ̣ và bảo v ệ tài sản. Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ sẽ dễ dàng dẫn đến sai sót , gian lâ ̣n, chiếm du ̣ng tài sản công ty, cần tách biê ̣t 2 chƣ́c năng này.

Nhân sƣ̣ còn ha ̣n chế nên viê ̣c ghi nhâ ̣n nghiê ̣p vu ̣ kinh tế xảy ra chƣa ki ̣p thời. Đối với nhƣ̃ng chi phí phát sinh chƣa có sƣ̣ ha ̣ch toán ki ̣p thời , không phân bổ chi phí hợp lí. Điều này đã dấn đến báo cáo tài chính 6 tháng đầu năm không phản ánh đƣợc thƣ̣c tra ̣ng tình hình hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh của công ty.

 Chƣa khai thác tối đa phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán áp du ̣ng chƣ a mang la ̣i hiê ̣u quả tối đa là do c hƣa khai thác tối đa tác dụng của phần mềm đang áp du ̣ng ta ̣i công ty. Đặc biệt là kế toán quản trị rất giúp ích cho ban lãnh đạo công ty đƣa ra các quyết định đúng đắn. Phần mềm kế toán gồm kế toán tài chính và kế toán quản tri ̣ , nhƣng kế toán quản trị hầu nhƣ công ty không sử dụng đến , đó là mô ̣t bất lợi lớn . Khi kinh doanh nhiều mă ̣t hà ng thì công ty cần phải biết mă ̣t hàng nào đem la ̣i lợi nhuâ ̣n cao nhất trong tỉ tro ̣ng tổng lợi nhuâ ̣n . Do đó kế toán quản tri ̣ không nhƣ̃ng chỉ cung cấp thông tin chi tiết , tỷ mỉ theo yêu cầu quản lý mà còn có khả năng phát hi ện những khả năng tiềm ẩn mà công ty chƣa khai thác . Trong nhƣ̃ng năm qua công ty vẫn chƣa vâ ̣n du ̣ng nhƣ̃ng lợi ích này vào công tác quản lý, điều hành hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh . Nếu vâ ̣n du ̣ng tốt nhƣ̃ng chƣ́c năng của kế toán quản tr ị vào thực tiễn hoạt động kinh doanh thì ban lãnh đạo sẽ có nhƣ̃ng quyết đi ̣nh chính xác, kịp thời.

Thành lập hơn 5 năm, công ty áp dụng kế toán thủ công , đến năm 2011 công ty đã tìm kiếm đƣợc phần mềm kế toán phù hợp , tƣ̀ năm 2011 đến nay, công ty đã áp du ̣ng phần mềm thay cho thủ công nên công tác kế toán có phần gọn, nhẹ hơn . Tuy vâ ̣y vì thời gian áp dụng chƣa bao lâu cũng nhƣ nhân sự còn nhiều hạn chế, nên đến nay công ty vẫn chƣa áp du ̣ng kế toán quản trị vào công viê ̣c quản lý công ty.

5.1.3 Giải pháp

 Hoàn thiện trình tự lập và luân chuyển chứng từ

Thành lập cơ chế kiểm soát đi ̣nh kì nhằm ha ̣n c hế các sai pha ̣m xảy ra , đồng thời giúp nhà quản tri ̣ có cái nhì n tổng quan hơn về thƣ̣ c tra ̣ng tình hình kinh doanh của công ty tại mọi thời điểm . Do doanh nghiệp thuô ̣c vào da ̣ng nhỏ và vừa nên hệ thống kiểm soát nội bộ không phù hợp để áp dụng , tuy vâ ̣y

nhƣng không đồng nghĩa không có sƣ̣ kiểm soát nào. Đi ̣nh kì, tháng, hoă ̣c quí ban lãnh đa ̣o cần có sƣ̣ kiểm tra , xem xét , tìm hiểu vƣ̀a đảm bảo tính trung thƣ̣c của các nghiê ̣p vu ̣ vƣ̀a hiểu đƣợc tình hình kinh doanh của công ty . Có thể yêu cầu lâ ̣p các báo cáo đi ̣nh kì nhằm rà soát , đánh giá công tác kế toán , nếu có sai pha ̣m sẽ phát hiê ̣n ki ̣p thời để khắc phu ̣c sai pha ̣m.

Khi cần thiết nên lâ ̣p nhƣ̃ng chƣ́ng tƣ̀ cần thiết nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thƣ̣c của nghiê ̣p vu ̣ xảy ra nhƣ khi thủ kho xuất kho nên lâ ̣p thẻ kho, khi nhân viên giao hàng cho khách hàng , yêu cầu khách hàng kiểm tra và ký xác nhận báo cáo nhận hàng . Mă ̣c dù công tác kế toán cải thiện đƣợc go ̣n, nhẹ nhất nhƣng cũng đảm bảo sƣ̣ chính xác, đầy đủ chƣ́ng tƣ̀ của nghiê ̣p vu ̣ xảy ra. Phân bổ chi phí trách tình trạng chi phí bị dồn vào cuối năm làm cho báo cáo tài chính giữa niên độ không phản ánh đƣợc thực trạng kết quả hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó công ty cần hạch toán đúng bản chất nghiệp vụ phát sinh, nhƣ đối với chi phí vận chuyển công ty nên đƣa vào tài khoản 156 để xác định chính xuất, nhập kho.

 Phân chia trách nhiê ̣m đầy đủ

Phân chia trách nhiê ̣m đầy đủ , không cho phép mô ̣t thành viên nào đƣợc giải quyết mo ̣i mă ̣t của nghiê ̣p vu ̣ tƣ̀ khi hình thành cho đến khi kết thúc, nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau nếu có sai sót xảy ra sẽ phát hiê ̣n kịp thời, nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hô ̣i cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thƣ̣c hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ có thể gây ra và giấu diếm nhƣ̃ng sai pha ̣m của mình . Chẳng ha ̣n cần tách biê ̣t chƣ́c năng kế toán thanh to án với chức năng thủ quỹ , giảm thiểu khả năng rủi ro xảy ra.

Phân chia trách nhiê ̣m đầy đủ k hông có nghĩa là làm nhân viên cảm thấy không thoải mái trong quá trình làm viê ̣c , luôn bi ̣ giám sát, áp lực, điều này sẽ ảnh hƣởng rất nhiều tới hiệu quả làm việc; vƣ̀a đảm bảo sƣ̣ kiểm soát chă ̣t chẽ, vƣ̀a đảm bảo môi tr ƣờng làm việc tốt nhất . Cũng nhƣ không phải bất kì hợp đồng bán hàng nào cũng thông giám đốc ký duyê ̣t , với nhƣ̃ng hợp đồng có giá trị nhỏ, khách vãng lai (ví dụ nhƣ 20 triê ̣u đồng trở xuống) có thể để nhân viên bán hàn g xét duyê ̣t , điều này sẽ giảm thiểu rất nhiều thời gian lâ ̣p và luân chuyển chƣ́ng tƣ̀.

Ghi nhâ ̣n nghiê ̣p vu ̣ kinh tế xảy ra ki ̣p thời , chính xác, đầy đủ nô ̣i dung . Đồng thời phân bổ chi phí hợp lí, phản ánh đƣợc thực trạng kinh doanh ta ̣i mo ̣i thời điểm, giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quát hơn . Các báo cáo tài chính trung thƣ̣c, chính xác hỗ trợ ban lãnh đạo công ty đƣa ra các quyết định đúng đắn phù hợp với nhƣ̃ng biến đô ̣ng của thi ̣ trƣờng.

 Khai thác tối đa phần mềm kế toán cũng n hƣ công tác kế toán quản trị

Thƣờng xuyên đào ta ̣o nhƣ̃ng nhân viên chủ chốt để nâng cao hiê ̣u quả công viê ̣c, đă ̣c biê ̣t về kế toán quản tri ̣ nhằm nắm bắt các vấn đề về thực trạng tình hì nh kinh doanh, chú trọng thực trạng tài chính của doanh nghiệp giúp nhà quản trị đƣa r a các quyết đi ̣nh ki ̣p thời , chính xác. Trong nền kinh tế thi ̣ trƣờng hiê ̣n nay , công ty hoa ̣t đô ̣ng trong điều kiê ̣n phƣ́c tâ ̣p , thƣờng xuyên biến đô ̣ng dễ phát sinh rủi ro . Do đó ngƣời quản lý ph ải chủ động trong kinh doanh, thƣờ ng xuyên có các quyết đi ̣nh điều chỉnh trong hoa ̣t đô ̣ng tài chính phù hợp với biến đổi của thị trƣờng . Để các quyết đi ̣nh có xác suất sai lầm thấp nhất, thông tin để làm cơ sở cho các quyết đi ̣nh phải là thông tin đa da ̣ng , hƣ̃u ích. Nhƣ̃ng thông tin này không nhất thiết là số liê ̣u của phòng kế toán , mà nó còn mang tính hạch toán thống kê , hạch toán nghiệp vụ và không loại trƣ̀ các chỉ tiêu tài chính , bởi vì kế toán và tài chính luôn có quan hệ mật thiết trong các sƣ̣ kiê ̣n kinh tế. Kế toán quản tri ̣ sẽ giúp công ty ha ̣ chi phí tài chính , giảm bớt một phần chi phí, góp phần tăng lợi nhuận

Ngoài ra khai thác tối đa phần mềm kế toán đang áp du ̣ng để bô ̣ phâ ̣n kế toán là công cụ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh. Kế toán quản trị là công cụ hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo ra các quyết định quản trị. Bên ca ̣nh đó khắc phu ̣c nhƣ̃ng điểm yếu , khiếm khuyết của công tác kế toán, đă ̣c biê ̣t là công tác kế toán bán hàng và xác đi ̣nh kết quả kinh doanh.

5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOA ̣T ĐỘNG KINH

DOANH

5.2.1 Ƣu điểm

- Công ty TNHH MTV là mô ̣t công ty có quy mô thuô ̣c vào loa ̣i vƣ̀a và nhỏ thành lập vào năm 2008 nhƣng nhờ sƣ̣ nỗ lƣ̣c của toàn thể lãnh đa ̣o và nhân viên nên công ty luôn có chỗ đƣ́ng trên thi ̣ trƣờng , đƣợc khách hà ng tin câ ̣y và ƣu tiên khi lƣ̣a cho ̣n. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Mặc dù trong nhƣ̃ng năm gần đây thi ̣ trƣờng vâ ̣t liê ̣u xây dƣ̣ng gă ̣p nhiều khó khăn , cô ̣ng với thi ̣ trƣờng BĐS tác đô ̣ng tiêu cƣ̣c nhƣng công ty luôn cố gắng phấn đấu kết quả là mỗ i năm đều mang về lợi nhuâ ̣n, thị trƣờng luôn đƣợc mở rộng , tìm kiếm thị trƣờng xa nhƣ Vĩnh Long, Trà Vinh, Đồng Tháp,…để tìm đầu ra.

5.2.2 Tồn tại và nguyên nhân

 Vốn chủ sở hƣ̃u còn ha ̣n chế, chi phí tăng cao

Vốn doanh nghiê ̣p còn ha ̣n chế nên viê ̣c luân chuyển vốn gă ̣p nhiều khó khăn, dẫn đến các khoảng vay ngắn ha ̣n tăng cao làm gia tăng thêm chi phí . Chính sách cắt giảm đầu tƣ công đã làm hàng tồn kho tăng cao , có lúc giá bán ra nhỏ hơn giá vốn nhƣ ng vẫn phải duy trì hoạt động, tạo thị trƣờng , đã làm nhiều khoảng mu ̣c chi phí tăng cao. Vốn chủ sở hƣ̃u còn ha ̣n chế nên khả năng thanh toán của công ty có lúc chậm lại khi thị trƣờng biến động .

Công ty cần có chính sách thu hồi nợ hiê ̣u quả tránh tình trạng khách hàng nợ nhiều, trả chậm dẫn đến mất khả năng thanh toán . Khi thi ̣ trƣờng khó khăn, khả năng thanh toán nhiều nhà thầu chậ m la ̣i, làm vốn công ty bị ng ƣng đo ̣ng, đă ̣c biê ̣t là các khoản phải thu lớn.

Tốc đô ̣ tăng chi phí nhanh hơn tốc đô ̣ tăng doanh thu dẫn đến lợi nhuâ ̣ n giảm qua các năm gần đây . Chi phí tài ch ính luôn tăng cao trong nhữ ng năm gần đây, đă ̣c biê ̣t năm 2012, 2013 thị trƣờng vật liệu xây dựng gặp rất nhiều khó khăn. Các khoản vay ngắn hạn làm gia tăng rất nhiều chi phí vay dẫn đến đẩy chi phí tài chính lên cao. Trong nhƣ̃ng năm gần đây lãi suất vay tăng cao cũng góp phần tăng chi phí vay rất nhiều.

Ngoài chi phí tài chính thì chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng cao trong các năm gần đây , năm 2011 tăng 54,55% so với năm 2010. Công ty cần có các giảm pháp thắt chặt chi phí hơn nữa . Đây là khoản mu ̣c ảnh hƣởng trƣ̣c tiếp đến báo cáo tài chính của công ty.

 Doanh thu chủ yếu tƣ̀ vài mă ̣t hàng chủ chốt

Mă ̣t hàng chủ chốt của công ty là xi măng và thép , bên ca ̣nh còn có các mă ̣t hàng nhƣ đá – gốm, VLXD, sơn toa. Công ty còn cung cấp di ̣ch vu ̣ vâ ̣n chuyển, thi công, chính vì vậy nên doanh thu ch ỉ tập trung vào mặt hàng chủ yếu là xi măng và thép . Cuối năm 2009 công ty trở thành đa ̣i lý phân phối xi măng Tây Đô nên doanh thu nhƣ̃ng năm gần đây tăng cao . Mă ̣c dù vâ ̣y nhƣng nếu doanh thu chỉ tâ ̣p trung vào nhƣ̃ng mă ̣t hàng chủ chốt dễ dẫn đến rủi ro nếu thi ̣ trƣờng xi măng, thép xảy ra biến động.

 Chƣa có mục tiêu phát triển rõ ràng

Công ty chƣa có bô ̣ phâ ̣n marketing nên chƣa va ̣ch ra hƣớng phấn đấu rõ ràng cụ thể cho mỗi quý , mỗi năm . Không đề ra k ế hoạch kinh doanh trong năm mới ở cuối mỗi năm dẫn đến không có kế hoa ̣ch dƣ̣ đi ̣nh khi có sƣ̣ cố xảy ra. Thiếu nhân sƣ̣ tìm kiếm thi ̣ trƣờng mới , khai thác tối đa thi ̣ trƣờng đang có . Công ty cần va ̣ch đi ̣nh chiến lƣợc kinh doanh cho mỗi năm rõ ràng , mục tiêu

đa ̣t đƣợc đối với tƣ̀ng khoảng mu ̣c , doanh thu, chi phí, lợi nhuâ ̣n. Đề ra các giải pháp sẵn sàng khi thị trƣờng biến động , để không làm ảnh hƣởng đến hoạt đô ̣ng kinh doanh của công ty.

5.2.3 Giải pháp

 Kiểm soát chi phí chặt chẽ

Trong bất kì hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh của công ty nào thì kiểm soát chi phí là yếu tố quan trọng, nó thể hiện khả năng lãnh đạo cũng nhƣ côngtacs quản lý tại công ty. Mă ̣c dù mỗi năm công ty đều mang về lợi nhu ận nhƣng rất thấp . Vì vậy công ty có thể thực hiện các biện pháp thắt chặt chi phí nhƣ cắt giảm chi phí không cần thiết, giảm những chi phí có thể giảm, hạn chế những khoản chi không cần thiết,…

Công ty cần xem xét sƣ̣ tăng chi phí là do đâu để có giải pháp giảm kịp thời.. Bởi vì khi chi phí cao sẽ làm giảm lợi nhuận của công ty. Cắt giảm nhƣ̃ng chi phí không cần thiết , hạn chế chi phí dịch vụ mua ngoài . Chí phí