Phân tích quy trình luân chuyển chƣ́ng tƣ̀

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán đảm bảo các các bƣớc sau:

+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ.

+ Kiểm tra chứng từ kế toán. + Ghi sổ kế toán.

+ Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Giá vốn hàng bán là phần không thể thiếu trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh . Đặc biệt quy trình xuất kho là công tác kế toán quan tro ̣ng , đòi hỏi xƣ̉ lí chuyên nghiê ̣p và nghiêm ngă ̣t tránh các rủi ro, sai phạm có thể xảy ra . Đồng thời giúp hoạt động bán hàng đạt hiệu quả cao hơn khi kho đáp ƣ́ng đủ số lƣợng hàng cần thiết và giao hàng ki ̣p thời với các thõa thuận hợp đồng nhằm tạo uy tín , lòng tin cho khách hà ng. Bên ca ̣nh đó trình tƣ̣ luân chuyển chƣ́ng tƣ̀ kế toán giá vốn hàng bán phải đảm bảo ki ̣p thời, đầy đủ, thông tin đáng tin câ ̣y.

Kế toán doanh thu bán hàng là công tác quan tro ̣ng trong quá trình hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh đă ̣c biê ̣t là với công ty kinh doanh trong lĩnh vƣ̣c thƣơng ma ̣i. Chính vì vậy, để có thể kiểm soát chặt chẽ quá trình luân chuyển chứng từ kế toán, cần có mô ̣t quy trình nghiêm ngă ̣t . Công ty đã có nhiều nỗ lƣ̣c và cải thiê ̣n để có thể hoàn thiê ̣n nhất nhƣ hiê ̣n nay.

Bắt đầu quy trình bán hàng là khi khách hàng mang đơn đặt hàng đến đặt hàng, vì công ty thuộc dạng nhỏ và vừa nên kế toán bán hàng kiêm nhân viên bán hàng tiến hành kiểm tra số dƣ hàng tồ n kho dƣới sƣ̣ hỗ trợ của phần mềm , nếu không đáp ƣ́ng đủ số lƣợng thì thõa thuận với khách để đi đến kết quả. Khi kế toán bán hàng kiêm nhân viên bán hàng có thể xảy ra trƣờng hợp lập hóa đơn khống, tốc đô ̣ xƣ̉ lí nghiệp vụ chậm, dễ xảy ra gian lâ ̣n . Điều này ảnh hƣởng đến kết quả hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh của công ty cũng nhƣ quá trình bảo

Ghi chú: - KH: Khách hàng - P.thu: Phiếu thu - HĐ: Hóa đơn - NVGH: Nhân viên giao hà ng - ĐĐH: Đơn đặt hàng - PXK: Phiếu xuất kho - CSDL: Cơ sở dữ liê ̣u - TBTT: Thông bá o thanh toán

Hình 4.1 Lƣu đồ luân chuyển chƣ́ng tƣ̀ kế toán bán hàng

Kế toán thanh toán Tiền

Ghi sổ, lâ ̣p phiếu thu

P.thu 1

KH 1 Kế toán bán hàng Giám đốc Kế toán kho Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp

Bắt đầu KH ĐĐH CSDL ĐĐH đã duyê ̣t Ktra kho, xét duyệt ĐĐH, lâ ̣p HĐ Xét duyệt HĐ HĐ đã duyê ̣t 2 3 HĐ đã duyê ̣t 3 Lâ ̣p PXK, ghi sổ PXK 1 2 HĐ 2 3 HĐ 1 2 3 HĐ đã duyê ̣t 3 PXK 1 2 Xét duyệt PXK HĐ đã duyê ̣t 3 PXK đã duyê ̣t 1 2 HĐ đã duyê ̣t 3 PXK đã duyê ̣t 1 2 HĐ đã duyê ̣t 3 PXK đã duyê ̣t 1 Ghi sổ HĐ đã duyê ̣t 3 PXK đã duyê ̣t 1 KH TBTT TBTT Tiền Kết thúc Phần mềm Xƣ̉ lí, kiểm tra số dƣ kho KH HĐ đã duyê ̣t 2 HĐ đã duyê ̣t 3 HĐ đã duyê ̣t 2 HĐ đã duyê ̣t 2 HĐ đã duyê ̣t 2 HĐ đã duyê ̣t 2 NVGH

vê ̣, quản lí tài sản của công ty. Kế toán chỉ kiểm tra số dƣ hàng tồn kho mà không quan tâm đến kế hoa ̣ch mua hàng sẽ làm mất nhiều hợp đồng lớn ; có thể khách hàng đă ̣t hàng nhƣng đến tâ ̣n 20 ngày sau khách hàng mới yêu cầu giao hàng, khi đó số lƣợng hàng đã đáp ƣ́ng đủ đơn đă ̣t hàng . Để cho công tác kế toán go ̣n , nhẹ, đơn giản nên hóa đơn bán hàng cũng là lê ̣nh bán hàng , kế toán bán hàng , xét duyệt đơn đặt hàng và tiến hành lâ ̣p hóa đơn bán hàng thành 3 liên, liên 1 lƣu la ̣i, chuyển liên 2, 3 cho giám đốc để xét duyê ̣t . Sau đó đơn đă ̣t hàng chuyển trả cho khách hàng , liên 2, liên 3 chuyển cho kế toán kho. Hóa đơn bán hàng chuyển cho gi ám đốc xét duyệt đảm bảo quá trình kiểm soát chă ̣t chẽ , tuy nhiên nhƣ̃ng hóa đơn có giá tri ̣ nhỏ , khách hàng vãng lãi cũng cần qua xét duyệt có thể gây ra khối lƣợng công việc lớn , mất thờ i gian cho ngƣời lãnh đa ̣o . Hóa đơn đƣợc xét duyệt nhƣng không có chứng từ kèm theo, kế toán bán hàng nên chuyển đơn đă ̣t hàng đã duyê ̣t và hóa đơn cho giám đốc , kiểm tra và xét duyê ̣t sau đó chuyển trả đơn đă ̣t hàng cho khách hàng. Kế toán bán hàng nên lƣu đơn đă ̣t hàng bảng photo để đảm bảo hóa đơn không bi ̣ ghi khống , gian lâ ̣n, đảm bảo quá trình luân chuyển xảy ra là xác thƣ̣c. Khi khách hàng mang đơn đă ̣t hàng đến kế toán bán hàng nên lập hơ ̣p đồng bán hàng , chuyển giám đốc xét duyê ̣t , hóa đơn bán hàng đƣợc lập khi xác định hàng đã giao cho khách hàng , tiến hành ghi hóa đơn và ghi nhâ ̣n doanh thu, giá vốn hàng bán. Tuy vậy trình tƣ̣ lâ ̣p và luân chuyển chƣ́ng tƣ̀ của công ty trong trƣờng hợp này đơn giản hơn và tiết kiê ̣m thời gian hơn .

Kế toán kho căn cƣ́ hóa đơn b án hàng liên 2, 3 đã duyê ̣t, ghi sổ kho, lâ ̣p phiếu xuất kho thành 2 liên sau đó chuyển cho kế toán trƣởng xét duyê ̣t . Trong quá trình này kế toán kho lập phiếu xuất kho thành 2 liên là phù hơ ̣p . Khi phiếu xuất kho có gí trị nh ỏ (dƣới 20 triê ̣u đồng) chuyển cho kế toán trƣởng xét duyệt đảm bảo quá trình kiểm soát chặt chẽ nhƣng cũng tạo ra khối lƣợng công viê ̣c lớn , gây mất thời gian . Khi phiếu xuất kho đƣợc xét duyê ̣t , kế toán kho chuyển hóa đơn bán hàng liên 2 và phiếu xuất kho liên 2 đã duyê ̣t cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng đến kho , thủ kho kiểm tra chứng từ (hóa đơn và phiếu xuất kho ) sau đó xuất hàng và giữ lại phiếu xuất kho liên 2, nhân viên giao hàng giao hàng cho khách hàng và giao hóa đơn liên 2 cho khách hàng . Kế toán kho chuyển hóa đơn bán hàng đã duyê ̣t liên 3 và phiếu xuất kho liên 1 cho kế toán tổng hợp . Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và ghi sổ , ghi nhâ ̣n doanh thu, giá vốn hàng bán . Đi ̣nh kì, cuối ngày hoă ̣c mô ̣t tuần kế toán tổng hợp tiến hành lâ ̣p bảng tổng hợp để báo cáo . Quá trình này không đảm bảo kiểm soát chă ̣t chẽ , có thể xảy ra gian lận , sai sót, chiếm du ̣ng tài sản của công ty . Cụ thể nhân viên giao hàng đến kho , thủ kho xuất hàng nhƣng không có chƣ́ng tƣ̀ làm căn cƣ́ đã xuất , thủ kho nên lập thẻ kho , thể

hiê ̣n ngày xuất, số lƣợng, qui cách tƣ̀ng mă ̣t hàng, trị giá xuất và giá trị còn lạ i tại kho để định kì đối chiếu với kế toán kho . Thủ kho căn cứ vào chứng từ đƣơ ̣c nhâ ̣n nên lâ ̣p thẻ kho thành 2 liên, liên 1 lƣu la ̣i để đi ̣nh kì 3 hoă ̣c 5 ngày lâ ̣p báo cáo tổng hợp , liên 2 chuyển cho cho kế toán tổng hợp . Điều này đảm bảo quá trình xuất kho đúng với số lƣợng , giá trị trên phiếu xuất kho , hạn chế xảy ra rủi ro. Tiếp đó nhân viên giao hàng chuyển hàng cho khách hàng, khách hàng kiểm kê xong cần lập Báo cáo nhận hàng để đảm bả o quá trình vâ ̣n chuyển không xảy ra mất cấp gian lâ ̣n , nhân viên giao hàng không chiếm du ̣ng tài sản. Nếu hàng thƣ̀a hoă ̣c thiếu thì thủ kho hoă ̣c kế toán kho có hƣớng xƣ̉ lí linh hoa ̣t, nhạy bén nhƣ giao thêm hàng hoặc bán thêm có chiết khấu. Báo cáo nhâ ̣n hàng do khách hàng lâ ̣p thành 2 liên thể hiê ̣n đầy đủ nô ̣i dung cơ bản nhƣ ngày nhận, nơi nhâ ̣n, số lƣợng, qui cách tƣ̀ng mă ̣t hàng,… và đƣợc ngƣời nhâ ̣n hàng ký duyệ t; liên 1 lƣu la ̣i làm căn cƣ́ , liên 2 chuyển cho nhân viên giao hàng. Điều này đảm bảo sƣ̣ minh ba ̣ch trong quá trình nhâ ̣n hàng ta ̣i kho , vâ ̣n chuyển và giao hàng cho khách hàng đồng thời thể hiê ̣n sƣ̣ chuyên nghiê ̣p trong tác phong làm viê ̣c của công ty , tạo uy tín , sƣ̣ tin tƣởng đối với khách hàng. Trong quá trình này công tác kế toán còn nhiều khiếm khuyết có thể dẫn đến nhiểu rủi ro trong quá trình hoạt động . Tƣ̀ đó nhƣ̃ng rủi ro có thể xảy ra cần rút kinh nghiê ̣m, tìm hƣớng khắc phục, thƣ̣c hiê ̣n các giải pháp hoàn thiê ̣n công tác kế toán giá vốn hàng bán cũng nhƣ công tác quản lí tài sản của công ty một cách hiê ̣u quả.

Khi khách hàng mang thông báo thanh toán và tiền đến kế toán thanh toán, kế toán thanh toán thu tiền , kiểm tra và lâ ̣p phiếu thu đóng dấu đã thu tiền thành 2 liên, liên 1 chuyển cho kế toán tổng hợp lƣu la ̣i theo hồ sơ , liên 2 chuyển cho khách hàng . Đi ̣nh kì 3 hoă ̣c 5 ngày lập bảng tổng hợp để báo cáo . Phiếu thu cần đƣơ ̣c lâ ̣p thành 3 liên, liên 1 kế toán thanh toán giƣ̃ la ̣i đi ̣nh kì lâ ̣p báo cáo tổng hợp , liên 2 giao cho khách hàng , liên 3 chuyển cho kế toán tổng hơ ̣p. Điều này gúp giảm thiểu rủi ro, bảo quản tài sản đơn vị hiê ̣u quả. Kế toán thanh toán là ngƣời nhận tiền , ghi sổ, lâ ̣p phiếu thu, kiêm luôn thủ quỹ và là ngƣời lập báo cáo định kì , vi pha ̣m nguyên tắc kiêm nhiê ̣m ở đây có thể xảy ra sai sót trong quá trình giƣ̃ và lâ ̣p báo cáo , dẫn đến thiếu hu ̣t , mất cấp. Cần tách biệt chức năng thủ quỹ và kế toán thanh toán , sau khi kế toán thanh toán thu tiền và lâ ̣p phiếu chi thành 3 liên có đóng dấu đã thu tiền : liên 1 lƣu la ̣i, liên 2 giao cho khách hàng , liên 3 và tiền chuyển cho kế toán tổng hợp ghi sổ, khi đa ̣t số tiền giới ha ̣n (ví dụ nhƣ 500 triê ̣u đồng) sẽ làm thủ tục gửi ngân hàng. Điều này sẽ tăng cƣờng kiểm soát trong quá trình luân chuyển làm ha ̣n chế các sai pha ̣m có thể xảy ra cho công ty.

Kế toán viên cần ghi chép chính xác các nghiê ̣p vu ̣ có thâ ̣t , ghi nhâ ̣n và diễn giải nghiê ̣p vu ̣ mô ̣t cách đầy đủ , chi tiết, không ghi khống, ghi không đầy đủ. Công tác kế toán hàng bán cần đƣợc phân chia trách nhiê ̣m đầy đủ . Qúa trình nhận và giao hàng cần cải thiê ̣n hơn , lâ ̣p nhƣ̃ng mẫu chƣ́ng tƣ̀ khi cần thiết. Đặc biệt là đối với những khách hàng lớn , khách hàng ở xa nhƣ Vĩnh Long, Trà Vinh , Đồng Tháp ,.... Đồng thời cũng thể hiện đƣơ ̣c tác phong chuyên nghiê ̣p, quan tâm khách hàng , tạo lòng tin cho khách hàng khi công ty là thƣơng hiệu mới.

Qua quá trình mô tả , phân tích quy trình luân chuyển chƣ́ng tƣ̀ kế toán bán hàng của công ty ta thấy còn nhiều k hiếm khuyết . Do công ty thuô ̣c v ào dạng nhỏ và vừa nên nhâ n sƣ̣ có ha ̣n điều này dẫn đến vi pha ̣m nguyên tắc kiêm nhiê ̣m , không phân chia trách nhiê ̣m . Mô ̣t nhân viên không đƣợc giải quyết mo ̣i mă ̣t của nghiê ̣p vu ̣ , kiêm nhiê ̣m chƣ́c năng thƣ̣c hiê ̣n , ghi chép nghiê ̣p vu ̣. Phân chia trách nhiê ̣m đầy đủ để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau , nếu có sai sót xảy ra sẽ đƣợc phát hiê ̣n nhanh chóng . Nhƣ̃ng rủi ro này có thể đe do ̣a đến sƣ̣ trung thƣ̣c và hợp lí của báo c áo tài chính, không phản ánh đƣợc kết quả hoạt động kinh doanh . Công ty cần có hƣớng khắc phu ̣c đề ra các giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu bán hàng.

4.2 KẾ TOÁN BÁN HÀNG

4.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán

- Do doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên chỉ phát sinh tài khoản 511

- Doanh thu bán hàng, không có các khoản làm giảm trừ doanh thu nên doanh thu bán hàng chính là doanh thu thuần.

- Tài khoản doanh nghiệp sử dụng TK 511: Hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

4.2.1.1 Chứng từ kế toán

- Hóa đơn bán hàng.

- Phiếu xuất kho.

- Phiếu thu.

- Sổ Cái tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và CCDV.

- Sổ Cái tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán.

4.1.1.3 Phương thức hạch toán cơ bản chứng từ bán hàng

- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số HĐ/0002241 do kế toán bán hàng lâ ̣p ngày 02 tháng 05 năm 2013 doanh thu bán hàng, thuế GTGT 10%.

Hóa đơn liên 2, 3 chuyển cho kế toán kho làm căn cứ lập phiếu xuất kho.

Khi phiếu xuất kho liên 2 và hóa đơn đã duyê ̣t liên chuyển cho nhân viên giao hàng. Phiếu xuất kho kiêm lê ̣nh xuất kho , khi thủ kho nhâ ̣n tƣ̀ nhân viên giao hàng tiến hành xuất kho cho nhân viên giao hàng cho khách hàng.

- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số HĐ/0002242 ngày 03 tháng 05 năm 2013 doanh thu bán hàng cho Hợp tác xã XD & TM Vĩnh Thành 17.750.000 đồng, thuế GTGT 10%.

- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số HĐ/0002243 ngày 05 tháng 05 năm 2013 doanh thu bán hàng 16.704.545 đồng cho Công ty thủ y sản 104, thuế GTGT 10%.

- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số HĐ/0002244 ngày 07 tháng 05 năm 2013 doanh thu bán hàng 17.629.091 đồng cho Công ty CP An Lạc , thuế GTGT 10%.

Định kỳ tổng hợp số liệu dựa trên các tập quỹ, tập ngân hàng, tập tổng

CÔNG TY TNHH MTV HOÀNG MINH

172B đƣờ ng 3/2, P. Hƣng Lơ ̣i, Q. Ninh Kiều, TP Cần Thơ Mẫu số: S03b – DNN

SỔ CÁI SỐ PHÁT SINH TÀI KHOẢN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ – BTC

Tƣ̀ 01/05/2013 đến 31/05/2013 Ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC)

Tài Khoản 511

ĐVT: đồng Ngày,

tháng ghi sổ

Chƣ́ng tƣ̀ Diễn giải Nhâ ̣t kí

chung

TK

ĐƢ Số phát sinh

Số hiê ̣u Ngày tháng Số trang STT dòng Nơ ̣ Có Dƣ đầu kì

02/05/2013 HĐ/0002241 02/05/2013 Xuất xi măng bán cho Công TNHH Hoàng Thi 131 17.727.273

03/05/2013 HĐ/0002242 03/05/2013 Xuất xi măng bán cho Hơ ̣p tác xã XD và TM Vĩnh Thạnh 131 17.750.000

05/05/2013 HĐ/0002243 05/05/2013 Xuất sắt bán cho Công ty thủy sản 104 131 16.704.545

07/05/2013 HĐ/0002244 07/05/2013 Xuất ga ̣ch bán cho Công ty CP An La ̣c 131 17.721.081

… … ... 131 ...

… … … 131 …

31/05/2013 TH001 31/05/2013 Xác định kết quả thƣơng mại (511, 6321 ->911) tƣ̀ ngày 01/05/2013 đến ngày 31/05/2013)

911 4.771.654.313

Tổng số phát sinh 4.771.654.313 4.771.654.313

Số dƣ cuối kì

CÔNG TY TNHH MTV HOÀNG MINH

1172B đƣờ ng 3/2, P. Hƣng Lơ ̣i, Q. Ninh Kiều, TP Cần Thơ Mẫu số: S03b – DNN

SỔ CÁI SỐ PHÁT SINH TÀI KHOẢN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Tƣ̀ 01/05/2013 đến 31/05/2013 Ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC)

Tài Khoản 632

ĐVT: đồng Ngày,

tháng ghi sổ

Chƣ́ng tƣ̀ Diễn giải Nhâ ̣t kí

chung

TK

ĐƢ Số phát sinh

Số hiê ̣u Ngày tháng Số trang STT dòng Nơ ̣ Có Dƣ đầu kì

02/05/2013 XB_HH/001 02/05/2013 Xuất xi măng bán cho Công TNHH Hoàng Thi 156 17.686.123 03/05/2013 XB_HH/002 03/05/2013 Xuất xi măng bán cho Hơ ̣p tác xã XD và TM Vĩnh Thạnh 156 17.737.500 05/05/2013 XB_HH/003 05/05/2013 Xuất sắt bán cho Công ty thủ y sản 104 156 16.553.050 07/05/2013 XB_HH/004 07/05/2013 Xuất ga ̣ch bán cho Công ty CP An La ̣c 156 17.629.091

… … … … …

… … … … …

31/05/2013 TH001 31/05/2013 Xác định kết quả thƣơng mại (511, 6321 ->911) tƣ̀ ngày 01/05/2013 đến ngày 31/05/2013)

911

4.771.654.313

Tổng số phát sinh 4.771.654.313 4.771.654.313

Dƣ nơ ̣ cuối kì

4.1.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính