X 347.456.916 256.588.822 Số dư cuối năm: 170.973
Sổ cái TK 141Chứng từ gh
2.6.6 Tóm tắt quy trình kế toán công nợ tạm ứng
Khi cán bộ hay công nhân viên của bộ phận nào đó có nhu cầu xin tạm ứng sẽ lập một Tờ trình xin tạm ứng rồi đưa Tổng Giám Đốc duyệt. Sau khi có chữ ký của Tổng Giám Đốc, Tờ trình sẽ được chuyển xuống phòng kế toán và Kế toán tạm ứng sẽ kiểm tra chữ ký trên Tờ trình, nếu hợp lệ, Kế toán tạm ứng lưu bản gốc và foto một bản chuyển sang Kế toán tiền mặt để lập Phiếu Chi. Sau đó Phiếu Chi được chuyển cho kế toán trưởng hay giám đốc ký duyệt. Khi Phiếu Chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền.Sau đó Phiếu Chi được lưu tại Kế toán tiền mặt.
Khi kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập Bảng thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc gồm Hóa đơn, Biên lai thu tiền,...cho kế toán tạm ứng. Nếu số tiền thực chi lớn hơn số tạm ứng, công ty sẽ làm Phiếu chi xuất quỹ để hoàn trả cho người tạm ứng.Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết phải nộp lại quỹ hoặc tính trừ lương của người nhận tạm ứng.
Cuối tháng, Kế toán tạm ứng lập Bảng cân đối phát sinh công nợ để theo dõi các khoản tạm ứng này.
2.6.7 Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Ngày 16/12 chị Huyền tạm ứng tiền đi công tác 6.000.000. Kế toán
định khoản:
Nợ TK 141: 6.000.000 Có TK 111: 6.000.000 - Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi (phụ lục 01)
Ví dụ 2: Ngày 25/12 nhận được bảng kê giải chi của chị Huyền gồm:
- Tiền vé tàu xe 2.000.000 - Tiền thuê khách sạn 2.000.000 - Tiền khác 1.100.000
-Số tiền thừa nộp lại bằng tiền mặt 900.000 Kế toán định khoản:
Nợ TK 642: 5.100.000 Nợ TK 111: 900.000 Có TK 141: 6.000.000 - Giấy thanh toán tạm ứng (Phụ lục 01