3. Đánh giá chung về hệ thống quản lý tồn kho nguyên vật liệu tạ
3.1. Hoàn thiện kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho
Đối với bao bì:
Theo thống kê cho ta thấy từ ngày 1/1/2011 đến 31/12/2013 công ty có1434 đơn đặt hàng cho bao bì, trong đó năm 2011 công ty đặt 531 đơn hàng, năm 2012 đặt 437 đơn hàng và năm 2013 đặt 466 đơn hàng, chúng ta tính toán đượcthời gian giao hàng bình quân là 19.17 ngày 33Từ thống kê trên ta thấy yêu cầu tồn trữ bao bì của công ty với mức tương đươngvới một tháng bán thành phẩm là tương đối hợp lý, phù hợp với thời gian giao hàng bình quân.
Tuy nhiên để đối phó với tình trạng hiện nay là mặt bằng kho bãi của công ty đãquá tải, bao bì thường là cồng kềng chiếm nhiều diện tích ta có thể hạ thấp tỷ lệ dự trữ này xuống bằng cách tận dụng lợi thế của công ty là toàn bộ nhà cung cấp của công ty đều phải được thanh tra từ công ty để kiểm tra kho nhà cung cấp thường xuyên hơn sau đó ta có thể cho nhà cung cấp dự báo nhu cầu sử dụng của mình để họ sản xuất trước về dự trữ sẵn ở kho của họ, trường hợp công ty cần thì công ty chỉ yêu cầu nhà cung cấp giao hàng.
Thực tế cho thấy hai mặt hàng bao bì thùng carton và bộ chai care là chiếm dụng diện tích nhiều nhất. tồn kho cho thùng carton chiếm đến 148 pallet trong tổng số 626 pallet của bao bì (chiếm 24%), từ dòng 3 đến 7 ta thấy bộ chai care chiếm 192 pallet trong tổng số 319 pallet của bao bì, (chiếm 31%). Hai nhà cung cấp thùng carton và chai care là Tân Vĩnh Phong và Long Thành đều là nhà cung cấp ở Việt Nam và có hợp đồng cung cấp dài hạn với công ty, hàng năm bộ phận chất lượng và mua hàng của công ty đều sang thanh tra cơ sở sản xuất và kho bãi chứa hàng của hai nhà cung cấp này. Họ đều đáp ứng tốt với đòi hỏi chất lượng của
công ty đặc biệt là điều kiện kho bãi tốt, rộng rãi. Điều đặc biệt quan trọng là quan hệ giữa hai nhà cung cấp này và công ty rất tốt, chúng ta đã yêu cầu và họ đồng ý với giải pháp sản xuất theo yêu cầu đặt hàng đưa trước của công ty và tồn trữ tại cơ sở của họ và sẽ giao hàng theo lệnh điều động của phòng kế hoạch của công ty.
Cụ thể là đầu mỗi tháng phòng kế hoạch của công ty sẽ gởi sang cho hai nhà cung cấp yêu cầu của bao bì của sáu tháng kế tiếp, nếu chúng ta đang ở thời điểm đầu tháng 10/2014 thì phòng kế hoạch sẽ cho yêu cầu bao bì 6 tháng kế tiếp là tháng 11-12/2014, tháng 1,2,3,4/2015. Nhà cung cấp sẽ chủ động trong việc mua nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất, tồn kho, giao hàng theo yêu cầu của công ty. Theo đó, hai bên cùng có lợi, công ty sẽ giảm được tồn kho, giảm sức ép về kho bãi, bên nhà cung cấp chủ động nguyên vật liệu đầu vào và sắp xếp được lịch trình sản xuất của mình.
Đối với nguyên liệu:
Thống cho ta thấy từ ngày 1/1/2011 đến 31/12/2013 công ty có 635 đơn đặt hàng cho nguyên liệu, trong đó năm 2011 công ty đặt 181 đơn hàng, năm 2012 đặt 248 đơn hàng và năm 2013 đặt 206 đơn hàng, chúng ta thống kê được thời gian giao hàng bình quân là 35 ngày Từ thống kê trên ta thấy yêu cầu tồn trữ nguyên liệu của công ty cao hơn rất nhiều so với thời gian giao hàng bình quân của nguyên liệu.
Để giảm lượng yêu cầu tồn trữ này, ta xét các yếu tố sau:
- Dự toán nhu cầu nguyên liệu 2014 để xác định nhóm các nguyên liệu có nhà cung cấp ở Việt Nam. Nền công nghiệp hóa chất của Việt Nam chưa phát triển, chưa sản xuất được hóa chất sử dụng cho công nghiệp dược nên công ty gần như sử dụng 100% nguyên liệu nhập khẩu cho quá trình sản xuất. Hiện nay, các công ty sản xuất hóa chất lớn của nước ngoài đều có nhà phân phối tại Việt Nam. Các nhà phân phối này nhập khẩu hàng từ công ty mẹ với số lượng lớn, sau đó bán lại cho người sử dụng trong nước để hưởng hoa hồng. Theo thống kê cho thấy 48/72 nguyên liệu công ty hiện đang sử dụng là có nhà phân phối trong nước, điều này có
nghĩa là đối với các nguyên liệu này công ty có thể hạ mức yêu cầu tồn trữ xuống do công ty đã có đại lý phân phối giữ hàng giúp. Đối với các đại lý này như FD&C, Sapharco, Domesco … công ty đều có hợp đồng nguyên tắc ký vào đầu mỗi năm, trong đó quy định công ty khi cần hàng chỉ cần báo trước cho họ 20 ngày trước thời hạn giao hàng là họ đã có thể giao hàng cho công ty.
- Ngoài ra, những cam kết của đại lý phân phối đối với người mua hàng. Trong đó quy định cụ thể những điều khoản phạt do giao hàng trễ (1% giá trị hàng giao/ 1 ngày giao trễ) và những thiệt hại phát sinh cho bên mua do hành động giao hàng trễ gây nên.
- Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức dự trữ là yếu tố thời gian vận chuyển. Các nguyên liệu sau đây được vận chuyển bằng đường hàng không từ nhà sản xuất đến người mua :
Bảng 3.1. Danh sách nguyên liệu được vận chuyển bằng đường hàng không:
Quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không mất nhiều nhất là 7 ngày, bao gồm cả thời gian làm thủ tục hải quản tại cảng đến. Do đó, các nguyên liệu 3,5 và 8 có mức yêu cầu dự trữ lên đến 6 tháng thành phẩm là quá cao, các nguyên liệu này có mức dự trữ 6 tháng thành phẩm do chúng sử dụng để sản xuất
thành phẩm loại A và chỉ có một nhà sản xuất trong danh sách duyệt 35. Xem xét lại quá khứ công ty cũng chưa bao giờ thiếu hụt các nguyên liệu này cho sản xuất do đó công ty hoàn toàn có khả năng giảm lượng dự trữ xuống, đặc biệt là crushed chymotrypsine có trị giá rất cao lên đến 5.777.151.849 vnd. Tương tự như vậy, các nguyên liệu còn lại công ty có thể giảm mức dự trữ xuống do thời gian vận chuyển của chúng rất ngắn.
Với mô hình hiện tại, tất cả các nhà sản xuất, nhà cung cấp nguyên vật liệu đều được công ty thanh tra hàng năm, quan hệ của công ty và nhà cung cấp rất tốt, rất gần gũi, công ty và nhà cung cấp có hợp đồng nguyên tắc, có cam kết về về cung cấp hàng hóa và hỗ trợ về kỹ thuật, kết hợp sự hỗ trợ về kỹ thuật và thông tin từ công ty mẹ, công ty hoàn toàn có thể áp dụng mô hình JIT cho bao bì và nguyên liệu. Tuy nhiên đối với nguyên liệu, do yêu cầu nghiêm ngặt của ngành dược công ty phải có một lượng dự trữ an toàn nhưng theo chúng tôi mức dự trữ này sẽ không quá cao như hiện nay.
- Đối với các nguyên liệu phục vụ cho thành phẩm loại A và chỉ có một nhà sản xuất, có hợp đồng mua bán nguyên tắc, vận chuyển bằng đường hàng không (thời gian vận chuyển là 7 ngày) thì mức dự trữ là 3 tháng thành phẩm thay vì 6 tháng, nếu vận chuyển bằng đường biển thì 4 tháng thay vì 6 tháng.
- Đối với các nguyên liệu phục vụ cho thành phẩm loại A nhưng có nhà phân phối trong nước (thời gian giao hàng là 20 ngày) thì mức dự trữ là 2 tháng thành phẩm thay vì 3 tháng.
Ngoài ra, để làm tốt công tác đảm bảo lượng tồn kho luôn cung ứng đầy đủ cho sản xuất thì hoạt động giữa các bộ phận phải thật sự ăn khớp và nhịp nhàng
- Marketing và Kế hoạch :
Bộ phận marketing khi cho dự toán tiêu thụ phải chính xác, khi thay đổi dự toán tiêu thụ phải thông báo ngay cho phòng kế hoạch để họ có thể thay đổi đến mức mức tốt nhất việc đặt hàng nguyên vật liệu và lịch trình sản xuất. Do quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp khá tốt cho nên trong trường hợp phòng kế hoạch
mặc dù đã gởi các yêu cầu giao hàng đi rồi nhưng vẫn có thể thông báo đến nhà cung cấp việc thay đổi tăng hoặc giảm lượng hàng hoặc thời gian giao hàng, căn cứ vào tình hình thực tế nhà cung cấp sẽ thay đổi sau cho giảm thiểu đến mức thấp nhất thiệt hại cho hai bên. Tuy nhiên điều này không thể thực hiện thường xuyên do ảnh hưởng đến uy tín của công ty, việc thay đổi lịch trình hay lượng hàng giao phải được hạn chế đến mức thấp nhất.
- Kế hoạch và mua hàng
Hàng tuần phòng mua hàng và phòng kế hoạch sẽ có cuộc họp với nhau, phòng mua hàng sẽ cập nhật tình hình mua bán nguyên vật liệu, kế hoạch thay đổi nguyên vật liệu mới, thời gian thẩm định nguyên vật liệu mới trong và ngoài nước cho phòng kế hoạch. Bên cạnh đó, phòng kế hoạch sẽ thông báo đến phòng mua hàng những khó khăn trong việc yêu cầu giao hàng từ nhà cung cấp, yêu cầu hỗ trợ từ nhà cung cấp trong việc tăng hay giảm lượng hàng giao,... Tận dụng thời gian này, phòng mua hàng sẽ cập nhật với phòng kế hoạch những thay đổi về thời gian giao hàng của nguyên liệu, yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến dự trữ tồn kho.
Như chúng ta đã biết, công ty đang ứng dụng phần mềm Scala cho quản lý cung ứng nguyên vật liệu và công ty cũng đã nhận thức được vấn đề này, việc quản lý một nguyên liệu không chỉ gắn với nhà sản xuất, nhà cung cấp, phương thức đóng gói,... mà còn gắn với thời gian giao hàng (delivery leadtime) công ty tiến tới quản lý thời gian giao hàng của nguyên liệu, tính toán tồn kho nguyên liệu dựa vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố thời gian giao hàng. Việc cập nhật thời giao giao hàng sẽ do phòng mua hàng và phòng kế hoạch đảm nhiệm, thực hiện trong các cuộc họp hàng tuần.
- Nội bộ phòng kế hoạch
Trước tiên ta cần khẳng định vai trò của nhân viên phòng kế hoạch trong công tác tính toán nguyên vật liệu và gởi các yêu cầu giao hàng đúng hạn cho nhà cung cấp. Công tác tính toán nguyên vật liệu do một nhân viên của phòng kế hoạch phụ trách và công tác gởi các yêu cầu giao hàng và theo dõi tiến độ giao hàng do
một nhân viên khác của phòng kế hoạch phụ trách. Do đó, nội bộ phòng kế hoạch phải làm việc gắn kết với nhau để mọi thay đổi về kế hoạch sản xuất xuấp phát từ thay đổi của bộ phận marketing phải được cập nhật đúng lúc và đầy đủ trên kế hoạch sản xuất và kế hoạch yêu cầu giao nguyên vật liệu. Sự không ăn ý ở nội bộ phòng kế hoạch sẽ đưa đến hậu quả là kế hoạch sản xuất tăng nhưng yêu cầu giao hàng không tăng dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu, ùn tắc trong sản xuất, hoặc kế hoạch sản xuất giảm nhưng yêu cầu giao hàng không giảm dẫn đến dư thừa nguyên vật liệu, áp lực về kho bãi.
Chúng ta cũng được biết là nhân sự phòng kế hoạch không ổn định, nhiều người bỏ việc, đào tạo một nhân viên mới đã khó mà việc đào tạo họ hoạt động ăn ý với ê kíp lại càng khó khăn hơn cho nên về mặt vĩ mô chúng ta cần kết hợp với bộ phận nhân sự tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề này để có biện pháp khắc phục dài hạn.
Nhìn chung, để giảm bớt trị giá tồn kho dự trữ của nguyên vật liệu, đối với bao bì ta xác định được hai mặt hàng thùng carton chiếm nhiều diện tích kho bãi và chai care vừa chiếm nhiều diện tích kho bãi vừa chiếm nhiều trị giá tồn kho, kết hợp với nhiều yếu tố khác như nhà cung cấp là trong nước, quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp tốt đẹp, lâu dài, điều kiện kho bãi của họ tốt, chúng ta đi thanh tra hàng năm và cho họ điểm tốt về chất lượng hàng hóa cũng như dịch vụ, kết hợp những yếu tố đó chúng ta hoàn toàn có thể hướng hai nhà cung cấp này tới mô hình JIT mà các công ty Nhật Bản sử dụng rất thành công.
Đối với nguyên liệu, chúng ta phân loại nguyên liệu theo các tiêu chuẩn như là nguyên liệu này được cung cấp bởi nhà cung cấp trong nước hay ngoài nước ?
nguyên liệu được vận chuyển bằng đường thủy hay đường hàng không ? nguyên liệu được cung ứng bởi nhà cung cấp có hợp đồng nguyên tắc với công ty hay không ? tất cả các câu hỏi trên nhằm đáp ứng một vấn đề đặt ra là xác định chính xác thời gian giao hàng cho từng nguyên liệu. Chúng ta cũng đã thực hiện
được điều này. Từ các phân tích trên, chúng tôi đã cập nhật lại danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu như sau.
Xem xét giữa yêu cầu tồn trữ, ta cải thiện được từ 15,614,071,473VND xuống còn 9,515,202,556VND tương ứng với giảm 39.9% trị giá tồn kho, trong đó giảm nhiều nhất là nguyên liệu crushed chymotrypsine dòng 24 giảm từ 5,777,151,849VND xuống 2,888,575,925VND tương ứng với giảm 50%.