2. Phân tích tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tạ
2.2.1.Mã hóa, phân loại hàng tồn kho
Nguyên liệu và bao bì được sử dụng trong sản xuất rất phong phú về chủng loại, quy cách, kích cỡ…. Để thuận tiện cho công tác dự trữ cũng như công tác ghi chép, theo dõi, phản ánh của các bộ phận quản lý hàng tồn kho (Kho, phòng Kế toán) và đẩy nhanh tốc độ giải phóng kho thì điều đầu tiên là phải nhận dạng hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Giải pháp đơn giản và thông thường nhất là sử dụng ngay chính tên gọi của chúng. Tuy nhiên, cách làm này không được sử dụng tại Công ty do hàng hóa quá nhiều chủng loại, nhiều kích cỡ khác nhau. Hiện tại Công ty sử dụng bộ mã gồm 5 chữ số để quy ước cho các chủng loại hàng tồn kho của mình, trong đó nguyên liệu sẽ bắt đầu bằng số 7, bao bì bắt đầu bằng số 6.
Ngoài ra, Công ty còn tăng thêm khả năng quản lý hàng tồn kho theo nhiều cấp: tổng kho, kho, ngăn kệ, số lô, mã hàng… Sơ đồ sau đây sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát về công tác mã hóa , phân loại nguyên vật liệu tồn kho:
Sơ đồ 2.1: phân loại, mã hóa hàng tồn kho
Ví dụ, mã cài đặt của Bin là S2R507 (cài đặt trong kho Bao Bì 07) nghĩa là vùng chứa hàng trong kho 07, thuộc Tổng kho cấp phát chẵn S2, vị trí trong kho là dãy R, tầng thứ 5, pa-lét thứ 7
Các loại hàng hóa mà Công ty mua phục vụ cho sản xuất có tầm quan trọng khác nhau chứ không phải đều như nhau: có một số loại hàng hóa mà sự thiếu hay thừa của chúng không gây ảnh hưởng nhiều đến hoạt động doanh nghiệp nhưng một số khác thì ngược lại; một số hàng hóa có giá đắt, số khác lại rẻ hơn… Chính vì thế trong công tác quản lý hàng tồn kho, Công ty có sự phân loại phù hợp để đạt hiệu quả quản trị cao nhất. Một trong những kỹ thuật phân loại hàng tồn kho để dự trữ bảo hiểm mà Công ty vận dụng là kỹ thuật phân tích A,B,C.
2.2.2. Bố trí sắp đặt dự trữ:
2.2.2.1. Bố trí, sắp đặt kho:
Hiện nay tại Công ty có 2 tổng kho là tổng kho cấp phát chẵn (S2) và tổng kho cấp phát lẻ (S1), trong đó mỗi tổng kho có vị trí và quy mô phù hợp với chức năng sử dụng của chúng.
* Tổng kho cấp phát chẵn (S2):
Tổng kho cấp phát chẵn dùng để tập kết nguyên liệu, hàng hóa từ các nhà cung cấp cho Công ty. Vị trí kho S2 cách nhà máy 200m với diện tích 1500m2 với chi phí đầu tư lên đến 1 triệu USD, bao gồm kho 06 để trữ nguyên liệu, kho 07 để trữ bao bì và kho 99 là khu vực tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp giao đến.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ lưu chuyển nguyên vật liệu
Tổng kho cấp phát lẻ dùng để trữ nguyên vật liệu đưa vào sản xuất. Kho này chỉ gồm hai khu vực, một khu vực được trang bị phòng LAF để cân chia nhỏ nguyên liệu theo số lượng hóa đơn nguyên vật liệu yêu cầu. Khu vực còn lại dùng để cấp pháp lẻ bao bì. Nguyên vật liệu đạt yêu cầu sẽ được chuyển từ tổng kho cấp phát chẵn sang tổng kho cấp phát lẻ theo từng lô (lô lớn) với số lượng phù hợp kế hoạch sản xuất được lập bởi phòng kế hoạch.
Tại hai kho, các khu vực chứa hàng được quản lý chi tiết theo từng dãy, kệ, tầng. Công ty dùng khái niệm bin để mô tả các khu vực này. Bin chỉ được sử dụng cho Nguyên liệu và Bao bì và được cài đặt cho kho Nguyên liệu (kho 06) và kho Bao bì (kho 07).
2.2.2.2. Công tác dự trữ nguyên vật liệu:
Việc lưu trữ hàng hóa tại các kho như trên đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu một cách tốt nhất cho sản xuất, tránh hư hỏng, mất mát, thất thoát, hàng hóa cần được bảo vệ chống trộm, chống thời tiết xấu, ẩm mốc, chống làm biến dạng hàng hóa bằng những phương tiện, kỹ thuật phù hợp.
Đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm của ngành dược yêu cầu phải được lưu trữ trong điều kiện nhiệt độ từ 20-24oC, độ ẩm cũng phải theo yêu cầu của dược chính.
Tất cả mặt hàng nguyên liệu đang sử dụng tại Công ty đều có hạn dùng, thông thường là 4 năm kể từ ngày xuất xưởng, cá biệt có các mặt hàng hương liệu thì hạn dùng là 1 năm kể từ ngày xuất xưởng.
Hiện tại Công ty có ghi trên thẻ kho của từng loại nguyên liệu ngày sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản để thủ kho có thể nắm được thông tin về thời gian lưu kho của hàng hóa và có giải pháp phù hợp để hạn chế tình trạng hàng tồn kho quá lâu dẫn đến quá hạn sử dụng phải hủy bỏ. Ví dụ như đối với một số nguyên liệu gần đến hạn dùng, trưởng kho thông báo đến trưởng phòng kế hoạch, trưởng phòng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất thực tế có thể ưu tiên tiến hành sản xuất các mặt hàng sử dụng loại nguyên liệu này để tận dụng hết lượng nguyên liệu này
Đối với bao bì, Công ty chú trọng đến ngày hiệu lực của Visa, Công ty ghi chú trên thẻ kho của từng loại bao bì ngày này để nhân viên đặt hàng chú ý điều tiết lượng hàng về sử dụng hết trước ngày này, sai sót sẽ dẫn đến hủy, thanh lý bao bì vì sau ngày này bao bì không được phép sử dụng nữa. Tuy nhiên, hàng năm công ty vẫn phải thanh lý một lượng lớn nguyên liệu và bao bì do sai sót trong khâu dự báo tiêu thụ cũng như dự báo mua hàng
2.2.3. Sổ sách quản lý kho
Trong thời đại công nghệ hóa, vi tính hóa như hiện nay, với sự phát triển như vũ bão, sự tiến bộ không ngừng của các kỹ thuật tiên tiến đã hỗ trợ rất đắc lực cho con người trong nhiều phương diện của cuộc sống. Các loại máy móc thiết bị hiện đại đã và đang dần dần thay thế cho lao động chân tay của con người, nâng con người lên những tầm cao mới. Trong lĩnh vực quản lý tồn kho cũng vậy, nếu như trước đây nhân viên phải ngồi ghi chép bằng tay tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ, số sách, rồi tính toán, tổng hợp, xử lý và cân đối các số liệu để sau đó lập các báo cáo thủ công rất vất vả thì công việc hiện nay của kế toán đã nhẹ nhàng hơn rất nhiều nhờ vào công nghệ tiên tiến. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị cho công tác quản lý tồn kho của mình các công cụ tiên tiến, hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax,… Việc ứng dụng vi tính vào công tác ghi chép, tính toán đã đem lại hiệu quả khá rõ rệt: số liệu được xử lý và cung cấp nhanh chóng hơn, chính xác hơn; việc trình bày sổ sách, báo cáo cũng rõ ràng, sạch đẹp và thống nhất hơn, việc lưu trữ cũng được nhẹ nhàng và đầy đủ hơn.
Trong vài năm gần đây, một bước tiến cao hơn trong việc sử dụng hệ thống vi tính vào công tác quản lý tồn kho cũng như kế toán đó là việc sử dụng các phần mềm quản lý tồn kho và kế toán. Các phần mềm được lập trình và thiết kế bởi các chuyên gia có sự am hiểu về quản lý tồn kho và kế toán và có thể đáp ứng theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp có các yêu cầu đặc thù cho lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. Khi sử dụng các phần mềm này, nhân viên chỉ cần thu thập hóa đơn, chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý và tiến hành nhập liệu, phần mềm sẽ tự
động cập nhật, tính toán, xử lý và kết xuất về các sổ sách, báo cáo liên quan, đặc biệt phần mềm có thể sẵn sàng in ra các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng bất kỳ lúc nào trong kỳ chỉ bằng một cái nhấp chuột chứ không nhất thiết phải chờ đến cuối kỳ như trong kế toán thủ công.
Tiến tới một bước cao hơn, hiện nay Công ty đang trong quá trình chuẩn bị triển khai phần mềm Navision thay thế cho Scala để Nhà máy không những quản lý được các nguyên vật liệu (nguyên liệu và bao bì) phục vụ cho sản xuất mà còn quản lý được các vật tư linh tinh khác phục vụ cho sản xuất.
Trong tốc độ phát triển nhanh của kinh tế và môi trường cạnh tranh như hiện nay thì việc ứng dụng các phần mềm quản lý tồn kho và phần mềm kế toán là hết sức cần thiết để giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán, có thể quản lý chặt chẽ cũng như cung cấp thông tin hàng tồn kho nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Với công cụ này, kế toán vừa thuận lợi cho công việc theo dõi và tổng hợp số liệu vừa có thể đối chiếu, trao đổi thông tin với thủ kho thông qua kết nối mạng. Cách nối mạng thông tin cũng đã được thực hiện giữa phòng kế toán và bộ phận kinh doanh để tránh tình trạng bán hàng vượt quá khả năng cung cấp. Như thế, mối liên hệ thông tin giữa các bộ phận quản lý tồn kho sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn.
2.3. Công tác vận chuyển
Việc luân chuyển hàng hóa tốt sẽ giảm áp lực kho bãi, tốt cho quản lý tồn kho. Việc theo dõi và thông báo kịp thời mức tồn kho của nguyên vật liệu nào đang xuống thấp dẫn đến nguy cơ thiếu hụt hàng phục vụ cho sản xuất thật sự cần thiết cho công tác quản lý tồn kho. Thực hiện tốt công tác này chúng ta giảm bớt lượng tồn kho tồn trữ.
Công tác này hiện nay được thực hiện khá tốt tại Công ty do nhân viên giàu kinh nghiệm, hệ thống phần mềm hỗ trợ tốt. Trong quản trị hàng tồn kho thì việc nắm được số lượng và giá trị hàng hóa là những thông tin rất quan trọng, giúp ích cho các nhà quản trị trong việc hoạch định sản xuất, áp giá cho từng mặt hàng đưa vào
sản xuất. Giá trị hàng tồn kho được thể hiện qua số lượng hàng tồn kho cũng như giá trị hàng hóa đang dự trữ.
2.3.1. Về mặt số lượng
Công ty sử dụng thẻ kho để ghi chép sự vận động của hàng hóa (nhập và xuất) và tính toán số lượng tồn kho (số lượng tồn kho cuối cùng = số tồn kho ban đầu + số nhập - số xuất). Tuy nhiên, thẻ kho chỉ cho phép nắm được số lượng hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ, nó không thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng.
Việc xác định số lượng và trị giá hàng tồn kho muốn chính xác nhất được thực hiện bằng phương pháp kiểm kê thực tế mà công tác này lại mất rất nhiều thời gian cho nên Công ty thực hiện công việc này vào cuối mỗi Quý. Công tác kiểm kê không chỉ được thực hiện bởi nội bộ Công ty mà còn cùng với một Công ty kiểm toán độc lập. Trường hợp Công ty gặp các rủi ro khách quan như hỏa hoạn, lũ lụt bất ngờ phá hủy, mất tài sản thì việc xác định trị giá hàng tồn kho là rất cần thiết để xác định thiệt hại và yêu cầu bảo hiểm thanh toán.
Hiện tại công ty đang thực hiện khá tốt công tác kiểm kê hàng tồn kho. Cuối mỗi quý dựa trên báo cáo tồn kho của kho, bộ phận kế toán phối hợp với trưởng kho tổ chức kiểm kê bằng cách lấy mẫu bất kỳ để kiểm. Ngoài ra, cứ cuối mỗi quý bộ phận kế toán kết hợp với kiểm toán độc lập - được chỉ định bởi tập đoàn - tổ chức kiểm kê kho. Việc lấy mẫu dựa trên phương pháp xác định những yếu tố “trọng yếu”: chọn những mặt hàng có giá trị lớn, biến động nhiều, dễ hư hỏng , mất mát , bay hơi.
Do tính đặc thù của nguyên liệu dược nên việc kiểm kê thường xuyên là rất quan trọng giá trị tồn kho rất lớn trong tổng giá trị tài sản công ty, kiểm tra được thời hạn sử dụng của nguyên liệu tồn (có quá hạn hay không), nếu như không kiểm kê (hoặc chỉ kiểm về mặt số lượng) thì đánh giá không đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho dẫn đến làm sai lệch giá trị tài sản công ty.
Ngoài việc kiểm kê về mặt số lượng còn phải kiểm thời hạn sử dụng, cách bố trí sắp xếp hàng trong kho, xuất nhập có đúng theo hệ thống kiểm soát nội bộ đã đề ra hay không.
Hiện nay công tác kiểm kê ở công ty còn vướng mắc một số vấn đề sau:
- Rất khó đánh giá chính xác những nguyên liệu, bán thành phẩm đang trên dây chuyền sản xuất (bộ phận Kế toán chỉ có thể ước chừng trên số lượng chuẩn). - Thủ kho ở các phân xưởng là những dược sĩ đảm nhận vai trò quản đốc phân xưởng không có kinh nghiệm trong việc kiểm soát số lượng (khi chuyển bán thành phẩm từ phân xưởng này qua phân xưởng khác lại không có phiếu ký nhận, do đó rất dễ xảy ra tình trạng số lượng lý thuyết thì ở phân xưởng này nhưng thực tế là tồn tại ở phân xưởng khác.
- Khi kiểm kê vào cuối năm cho tất cả các kho, thì kế toán không đủ nhân lực có kinh nghiệm về kiểm kê để kiểm cho tất cả các kho nên chủ yếu chỉ kiểm về mặt số lượng.
2.3.2. Về mặt giá trị các hàng hóa dự trữ:
Thông thường các mặt hàng nhập vào có giá mua khác nhau tại mỗi thời điểm nên vấn đề là phải định giá cho chúng khi xuất kho theo giá nào. Các doanh nghiệp Việt Nam hiện đang áp dụng một trong bốn phương pháp sau: nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO), thực thế đích danh và bình quân gia quyền. Tuy nhiên kể từ ngày 1/1/2013, văn bản mới của chuẩn mực quốc tế về kế toán (IAS) số 2 “Hàng tồn kho” ra đời ngày 18/12/2011 chính thức có hiệu lực, thay thế cho chuẩn mực đã sửa đổi năm 1993. Phiên bản mới này có một vài thay đổi mới nhất và quy định cụ thể nguyên tắc nhất quán đối với phương pháp tính giá trong mối liên hệ với IAS 02.
Theo quy định mới, khi tính giá xuất hàng tồn kho, doanh nghiệp phải tính theo giá thực tế và có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp: giá thực tế đích danh, bình quân
gia quyền, và nhập trước xuất trước (FIFO). So với bản IAS 02 ban hành năm 1993, chuẩn mực kế toán mới đã chính thức xóa bỏ việc vận dụng phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) khi tính giá vốn hàng tồn kho.
Hiện tại, Công ty đang tính giá xuất hàng tồn kho bằng phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) nhưng chỉ về mặt số lượng. Có nghĩa là lô nào nhập trước sẽ xuất trước nhưng về mặt giá trị xuất kho thì được xuất theo giá standard (giá chuẩn được lập vào đầu mỗi năm), kể cả thành phẩm. Giá vốn hàng bán thực được tính bằng cách phân bổ phần chênh lệch giữa giá thực tế mua vào lũy kế trong tháng đó và giá standard vào trong giá vốn.
Công ty chọn áp dụng phương pháp FIFO do các yếu tố thuận lợi sau đây:
- Do đặc thù công ty sản xuất sản phẩm là thuốc, là mặt hàng phụ thuộc rất nhiều vào hạn sử dụng. Do đó, không thể áp dụng phương pháp xuất khác.
- Nguyên liệu công ty chủ yếu là nhập khẩu, giá trị thực tế được tính theo EUR, USD. Do sự biến động tý giá rất lớn nên sẽ ảnh hưởng đến giá trị hàng xuất rất nhiều nếu xuất theo LIFO hay bình quân gia quyền.
Tuy nhiên, có một hạn chế trong việc áp dụng giá standard để xuất là giá trị thành phẩm không phản ánh đúng được giá thực tế của từng sản phẩm ngay thời điểm xuất kho. Bởi vì, cuối mỗi tháng mới có sự phân bổ phân chênh lệch giá thực tế mua vào và giá standard trên tổng giá vốn (không phân bổ được chi tiết cho từng mặt hàng), do đó giá trị tồn kho cũng không được đánh giá một cách chính xác.