Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý công ty 2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Giám đốc:
Là người có quyền hạn cao nhất công ty. Điều hành hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề ghi trong giấy phép kinh doanh và khai báo đúng vốn đầu tư.
Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty, đảm bảo vốn góp được hoạt động có hiệu quả, bảo tồn và phát triển vốn.
Chỉ đạo các phòng ban thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và thực hiện các quy định của Pháp luật.
Phó Giám đốc:
Là người có trách nhiệm giúp đỡ, tham mưu cho Giám đốc, phụ trách công tác hành chính, quản lý toàn bộ nhân sự công ty.
Theo dõi tiến trình công việc, thường xuyên báo cáo lên giám đốc về kết quả công việc.
Phòng Kế toán – Hành chính:
Tổ chức, thực hiện công tác tài chính, kế toán trong toàn công ty. Hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi và tổng hợp số liệu kế toán.
Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Kế Toán Phòng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Phòng Marketing
28
Đưa ra kiến nghị và tham mưu cho Giám đốc các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động tài chính.
Lập báo cáo tổng hợp về tài chính kế toán định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm và thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
Phòng Marketing:
Thực hiện công việc chung trong các hoạt động của Công ty từ khâu tiếp thị, tìm khách hàng, mở rộng mối quan hệ đến việc soạn thảo các hợp đồng cung cấp dịch vụ.
2.1.4. Giới thiệu phòng Kế toán
2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức phòng Kế toán:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức phòng Kế toán Kế toán trƣởng:
Là người trực tiếp quản lý, điều hành phòng Tài chính-Kế toán; tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán của công ty một cách hợp lý và khoa học. nghiên cứu và chỉ đạo thực hiện toàn bộ các văn bản về chế độ Tài chính-Kế toán của Nhà nước và công ty. Trực tiếp điều hành tài chính, vốn kinh doanh của các văn phòng và toàn công ty. Giúp Giám đốc trong việc phân tích tình hình kinh tế, nghiên cứu cải tiến, tổ chức sản xuất quản lý kinh doanh, củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán của công ty theo cơ chế pháp lý.
Kế toán công nợ:
Theo dõi và nhập công nợ phát sinh hàng ngày. Lập debit gửi cho khách hàng, xuất hóa đơn. Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng đối với công ty.
Kế toán thanh toán:
Làm các hồ sơ, hoàn tất thủ tục thanh toán và chuyển khoản cho nhà cung cấp. thanh toán tiền lương, bảo hiểm, thuế…
Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ phải thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt, đảm bảo việc thu chi tránh thất thoát. Chi tiết từng lần xuất nhập quỹ; ghi lại chi tiết, trung thực, chính xác.
Kế toán trƣởng
Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán thanh toán
29
2.1.4.2. Hệ thống các chứng từ và tài khoản mà Công ty đang sử dụng: dụng:
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống tài khoản theo Quy định số: 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14-9-2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
2.1.4.3. Tổ chức vận dụng các chế độ và phƣơng pháp kế toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kỳ kế toán năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam - Chế độ kế toán áp dụng: chế độ kế toán nhỏ và vừa. - Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: doanh thu cung cấp dịch vụ theo chuẩn mực kế toán số 14.
2.1.4.4. Hình thức sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở
Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
30
sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
2.1.5. Những thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng phát triển của công ty: ty:
2.1.5.1. Thuận lợi:
- Trong quá trình hội nhập hiện nay, công ty có nhiều cơ hội để cạnh tranh và phát triển.
- Bên cạnh đó, công ty đã nhận được sự quan tâm và giúp đỡ của khách hàng nên ngày càng khẳng định được vị thế của mình và cố gắng phấn đấu vì mục tiêu cao nhất của công ty là lợi nhuận.
- Công ty có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, làm việc có kỷ luật, nhiệt tình chu đáo, đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
31
Ở Việt Nam dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu còn là một lĩnh vực còn khá mới mẻ đối với nhiều doanh nghiệp nhưng đã có một số lượng tương đối các doanh nghiệp tham gia vào thị trường này trong những năm gần đây. Từ chỗ chỉ có vài chục doanh nghiệp trong nhưng năm đầu thì giờ con số này đã tăng lên hàng trăm, từ một vài doanh nghiệp nhà nước độc quyền thì hiện nay nó bao gồm tất cả các thành phần kinh tế tham gia, trong đó có cả các doanh nghiệp nước ngoài. Vì thế mà mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt hơn.
2.1.5.3. Phƣơng hƣớng phát triển
- Thị trường là một yếu tố quyết định đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty cần phải có chiến lược mở rộng thị trường một cách phù hợp.
- Nâng cao chất lượng phục vụ.
- Xây dựng đội ngũ nhân viên năng động, có những chính sách quan tâm đến nguồn nhân lực như chính sách lương, tạo điều kiện cho nhân viên phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
- Tăng cường khuyến mãi cho những khách hàng lớn và thường xuyên của công ty.
2.1.6. Doanh thu, lợi nhuận năm 2011-2013:
Phân tích theo thời gian: (so sánh kết quả thực hiện được năm nay và năm trước):
Số tuyệt đối = kết quả năm nay – kết quả năm trước (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
32 CHỈ TIÊU 2011 2012 2013 CHÊNH LỆCH 12/11 CHÊNH LỆCH 13/12 Số tuyệt đối Số tƣơng đối (% ) Số tuyệ t đối Số tƣơng đối (% ) 1.Doanh thu BH & CCDV
10.837 11.399 12.132 562 5,19 733 6,43
2.Doanh thu thuần
10.837 11.399 12.132 562 5,19 733 6,43 3.Giá vốn hàng bán 7.179 7.786 8.409 607 8,46 623 8,00 4.Lợi nhuận gộp 3.658 3.613 3.724 (45) (1,23) 111 3,07 5.Doanh thu HĐTC 43 75 51 32 74,4 (24) (32) 6.Chi phí HĐTC
Trong đó: chi phí lãi vay 0 0 0 0 0 0 0
7.Chi phí quản lý kinh doanh
3.520 3.147 3.307 (373) (10,6) 160 5,08
8.Lợi nhuận thuần từ HĐKD
481 541 468 60 12,47 (73) (13,49) 9.Thu nhập khác 0 0 0 0 0 0 0 10.Chi phí khác 137 149 110 12 8,76 (39) (26,17) 11.Lợi nhuận khác (137) (149) (110) (12) 8,76 39 (26,17) 12.Tổng lợi nhuận KT trƣớc thuế 481 541 468 60 12,47 (73) (13,49) 13.Chi phí thuế TNDN 84 95 94 11 13,1 (1) (1,05)
14.Lợi nhuận sau thuế
260 297 264 37 14,23 (33) (11,11)
Bảng 2.1: Bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh (2011-2013) BẢNG PHÂN TÍCH KẾT QUẢ KINH DOANH (2011-2013)
33
Biểu đồ 2.1: Kết quả kinh doanh (2011-2013)
Căn cứ vào biểu đồ trên ta có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng không ổn định và có sự thay đổi không đáng kể, cụ thể: Lợi nhuận trước thuế năm 2012 cao hơn năm 2011 48.000.000 đồng tức 13,95% nhưng đến năm 2013 lại giảm 34.000.000 tức 8,67% so với năm 2013. Doanh thu tăng đều qua các năm do công ty đã tạo được uy tín với khách hàng nên ngày càng có nhiều hoạt động dịch vụ với giá cao, Việt Nam gia nhập WTO nên hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra sôi nổi hơn, tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh dịch vụ cho các công ty giao nhận nói chung và công ty Thiên Thanh nói riêng. Nhưng bên cạnh doanh thu tăng, giá vốn hàng bán năm 2013 tăng 8% so với năm 2012, doanh thu chỉ tăng 6,43% dẫn đến lợi nhuận trước thuế giảm. Công ty cần có điều chỉnh trong quản lý làm giảm chi phí để đẩy lợi nhuận được tăng lên.
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của công ty TNHH Tiếp Vận Thiên Thanh: kết quả kinh doanh của công ty TNHH Tiếp Vận Thiên Thanh:
Phuơng thức bán hàng:
- Đối với công ty bán chủ yếu theo phương pháp bán hàng trực tiếp vì là công ty dịch vụ nên không có hàng hóa nhập kho.
34
- Thị trường hoạt động của công ty chủ yếu là khu vực miền Nam: TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai... Công ty cũng đang dần mở rộng thị trường ra khu vực miền Trung như Nha Trang, Đà Nẵng.
2.2.1. Kế toán các khoản doanh thu và thu nhập:
2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511): a. Đặc điểm: a. Đặc điểm:
Công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ thông qua hợp đồng, khách hàng lớn nhất là Công Ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa E.I-Lầu 8, 182 Lê Đại Hành-TP.HCM.
b. Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào hợp đồng, dịch vụ đã thực hiện và debit xác nhận của khách hàng kế toán tiến hành xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng. Hóa đơn được lập một lần 3 liên.
- Liên 1: lưu cùi phiếu.
- Liên 2: giao cho khách hàng.
- Liên 3: phòng kế toán giữ để lưu vào sổ chi tiết bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và sổ cái tổng hợp.
Phiếu thu: Do kế toán công nợ lập rồi đưa cho kế toán trưởng xét duyệt thu về việc gì, thu với số tiền bao nhiêu.
c. Sổ sách kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết bán hàng, chi tiết phải thu khách hàng Sổ kế toán tổng hợp: nhật ký bán hàng, sổ cái
d. Kế toán một số nghiệp vụ phát sinh:
Ngày 31/10 căn cứ vào hóa đơn (HĐ) số 0001005 (Phụ lục số 1) thu phí dịch vụ
tháng 10 của công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa E.I với tổng thanh toán là 182.710.000 đồng, thuế GTGT 10% , khách hàng chưa trả tiền. Kế toán ghi:
Nợ TK 131 182.710.000 Có TK 511 166.100.000 Có TK 3331 16.610.000
Ngày 31/10 căn cứ vào HĐ số 0001008 (Phụ lục số 2) thu phí dịch vụ tháng 9 của
công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa E.I với tổng thanh toán là 298.472.190 đồng (thuế GTGT 10%) khách hàng chưa trả tiền. Kế toán ghi:
35 Có TK 511 271.338.354 Có TK 3331 27.133.835
Ngày 26/11 căn cứ vào HĐ số 0001023 (Phụ lục số 3) phí dịch vụ tháng 11 của
công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa E.I với tổng thanh toán là 266.269.542 đồng (thuế GTGT 10%) khách hàng chưa trả tiền. Kế toán ghi:
Nợ TK 131 266.269.542 Có TK 511 242.063.220 Có TK 3331 24.206.322
Ngày 29/11 căn cứ vào HĐ số 0001026 (Phụ lục số 4) thu phí dịch vụ tháng 10 của
công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa E.I với tổng thanh toán là 310.414.253 đồng (thuế GTGT 10%) khách hàng chưa trả tiền. Kế toán ghi:
Nợ TK 131 310.414.253 Có TK 511 282.194.775 Có TK 3331 28.219.478
Ngày 30/11 căn cứ vào HĐ số 0001036 (Phụ lục số 5) thu phí dịch vụ tháng 11 của
công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa E.I với tổng thanh toán là 148.897.287 đồng (thuế GTGT 10%) khách hàng chưa trả tiền. Kế toán ghi:
Nợ TK 131 148.897.287 Có TK 511 135.361.170 Có TK 3331 13.536.117
Ngày 31/12 căn cứ vào HĐ số 0001058 (Phụ lục số 6) thu phí dịch vụ tháng 12 của công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa E.I với tổng thanh toán là 211.200.000 đồng (thuế GTGT 10%) khách hàng chưa trả tiền. Kế toán ghi:
Nợ TK 131 211.200.000 Có TK 511 192.000.000 Có TK 3331 19.200.000
Ngày 31/12/2013 căn cứ vào HĐ số 0001059 (Phụ lục số 7) thu phí dịch vụ tháng
12 của công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa E.I với tổng thanh toán là 194.573.353 đồng (thuế GTGT 10%) khách hàng chưa trả tiền. Kế toán ghi:
Nợ TK 131 194.573.353 Có TK 511 176.884.866 Có TK 3331 17.688.487
36 Kết chuyển doanh thu bán hàng
Nợ TK 511 1.465.942.385 Có TK 911 1.465.942.385
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 5113
(QUÝ 4/2013) Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SCT Ngày Nợ Có B D E F 1 2
31/10 0001005 31/10 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 166.100.000 31/10 0001008 31/10 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 271.338.354 29/11 0001023 29/11 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 242.063.220 29/11 0001026 29/11 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 282.194.775 30/11 0001036 30/11 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 135.361.170 27/12 0001058 27/12 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 192.000.000 31/12 0001059 31/12 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 176.884.866 31/12 KCDTT4 31/12 Kết chuyển doanh thu quý 4/13 911 1.465.942.385
Cộng phát sinh quí 4/2013 1.465.942.385 1.465.942.385
Bảng 2.2: Sổ chi tiết tài khoản 5113 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131
(QUÝ 4/2013) Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SCT Ngày Nợ Có B D E F 1 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
31/10 0001005 31/10 Phải thu của công ty EI 511 166.100.000 31/10 0001008 31/10 Phải thu của công ty EI 511 271.338.354 29/11 0001023 29/11 Phải thu của công ty EI 511 242.063.220 29/11 0001026 29/11 Phải thu của công ty EI 511 282.194.775 30/11 0001036 30/11 Phải thu của công ty EI 511 135.361.170 27/12 0001058 27/12 Phải thu của công ty EI 511 192.000.000 31/12 0001059 31/12 Phải thu của công ty EI 511 176.884.866
Cộng phát sinh quí 4/2013 1.465.942.385
37
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 33311
(QUÝ 4/2013) Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SCT Ngày Nợ Có B D E F 1 2
31/10 0001005 31/10 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 16.610.000 31/10 0001008 31/10 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 27.133.835 29/11 0001023 29/11 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 24.206.322 29/11 0001026 29/11 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 28.219.478 30/11 0001036 30/11 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 13.536.117 27/12 0001058 27/12 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 19.200.000 31/12 0001059 31/12 Doanh thu dịch vụ giao nhận 131 17.688.487
Cộng phát sinh quí 4/2013 146.594.239
Bảng 2.4: Sổ chi tiết tài khoản 33311
Đvt: đồng
SH NT 5111 5112 5113 33311
31/10 HĐ1005 31/10 Doanh thu DV giao nhận 166.100.000 166.100.000
31/10 HĐ1005 31/10 Thuế GTGT đầu ra 16.610.000 16.610.000
31/10 HĐ1008 31/10 Doanh thu DV giao nhận 271.338.354 271.338.354
31/10 HĐ1008 31/10 Thuế GTGT đầu ra 27.133.835 27.133.835