- Trình tự kế toán chi tiết tiền lơng diễn ra nh sau:
Đối với các bộ phận lao động yêu cầu tính trả lơng theo thời gian thì cơ sở để tính tiền lơng là bảng chấm công. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc thực tế và vắng mặt của cán bộ cnv, bảng chấm công lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban, một tháng lập một tờ theo dõi từng ngày làm việc thực tế. Trong bảng chấm công ghi rõ những ngày đợc nghỉ theo quy định nh ngày lễ, ngày chủ nhật, ngày tết... Mọi sự vắng mặt của cán bộ CNV đều phải có lý do rõ ràng. Cuối cùng tổ trởng tổng hợp tình hình sử dụng lao động xem tổng số cán bộ CNVcó mặt, tổng số cán bộ CNV không có mặt theo từng nguyên nhân sau đó cung cấp tài liệu cho kế toán phân xởng. Nhân viên kế toán phân xởng kiểm tra xác nhận hàng ngày trên Bảng chấm công sau đó tập hợp số liệu báo cáo cho phòng lao động tiền lơng, cuối tháng bảng này chuyển cho phòng kế toán để tính lơng theo số ngày công. Khi công nhân nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc nghỉ trông con đau ốm thì phải có phiếu nghỉ việc hởng BHXH... do bác sĩ cấp. Sau đó chứng từ này chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ tính trợ cấp bhxh.
Đối với bộ phận lao động hởng lơng theo sản phẩm thì căn cứ để trả lơng là “bảng kê khối lợng hoàn thành” bảng này đợc kê chi tiết cho từng đối tợng tính trả lơng có xác nhận của ngời kiểm tra, nghiệm thu.
Ngoài ra bảng chấm công còn sử dụng làm căn cứ tính lơng những ngày nghỉ đợc hởng lơng theo chế độ và chế độ phụ cấp, trợ cấp khác. Ngoài bảng chấm công giấy báo có và tờ trình cũng là các chứng từ đợc sử dụng hạch toán kết quả lao động. Tuỳ đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của từng đơn vị mà các chứng từ này đợc xác định khác nhau. Đối với từng đơn vị có thể giao định mức sản lợng thì ta có thể sử dụng các chứng từ về số lợng sản phẩm hoàn thành nhập kho, sau khi đã đợc nghiệm thu hoặc có thể là bảng chấm điểm chất lợng công tác.
vào phiếu giao việc hoặc chênh lệch sản xuất, tổ trởng giao việc cho từng ngời ghi rõ nội dung công việc và thời gian hoàn thành. Sau đó cuối ngày căn cứ vào số lợng và chất lợng công việc đã hoàn thành đợc nghiệm thu để ghi vào chứng từ. Chứng từ này sau khi đã ký duyệt chuyển cho kế toán phân xởng rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ tính lơng trả cho công nhân. Trên cơ sở chấm công, bảng kê khối lợng hoàn thành kế toán lập bảng thanh toán lơng cho từng tổ đội.
bảng thanh toán lơng mỗi tháng lập một lần cho từng tổ, đội, phòng ban, mỗi công nhân ghi trên một dòng, căn cứ bậc lơng thời gian làn việc, mức phụ cấp để tính lơng cho từng công nhân. Sau đó kế toán lao động tiền lơng lập
bảng thanh toán lơng tổng hợp cho toàn xí nghiệp và làm thủ tục để trả lơng.
bảng thanh toán lơng tổng hợp này theo dõi toàn xí nghiệp, mỗi tổ, đội, phòng ban ghi trên một dòng, khi lập xong bảng tổng hợp thanh toán lơng chuyển kế toán trởng ký và thủ trởng duyệt trên cơ sở đó kế toán thu chi viết phiếu thu, chi và thanh toán cho toàn xí nghiệp.
Việc thanh toán lơng đợc chia làm hai thời kỳ trong tháng để đảm bảo cuộc sống cho ngời lao động:
Kỳ I: Tạm ứng.
Kỳ II: Thanh toán nốt phần còn lại sau khi trừ đi những khoản khấu trừ, những khoản khấu trừ vào lơng theo chế độ quy định và có thể là những khoản nợ của cán bộ CNV đợc cơ quan pháp lý cho khấu trừ vào lơng.
Tiền lơng phải trả tận tay cho ngời lao động hoặc đại diện tập thể lĩnh l- ơng cho tập thể do thủ quỹ phát và ngời nhận phải ký vào bảng thanh toán l- ơng. Đối với công nhân nghỉ phép vẫn đợc hởng lơng, phần lơng này vẫn tính vào chi phí sản xuất. Việc nghỉ phép này thờng là đột xuất và không đều đặn giữa các tháng trong năm, do đó cần tiến hành trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân vào giá thành sản phẩm. Nh vậy, giá thành sản phẩm sẽ không bị biến đổi đột ngột.
Trích trớc tiền lơng nghỉ phép bằng công thức sau:
Trong đó, tỷ lệ trích trớc đợc xác định nh sau: Trong đó, tỷ lệ trích trớc đợc xác định nh sau:
Trình tự kế toán chi tiết các khoản trích theo lơng.
Đối với những khoản trợ cấp BHXH phải trả cho cán bộ CNV kế toán BHXH (thờng là kế toán lao động tiền lơng) dựa trên chứng từ có xác nhận của ngời có trách nhiệm về tình hình của ngời ghi trên giấy chứng nhận và căn cứ vào quy định của BHXH cho cán bộ CNV để tính kết quả trợ cấp BHXH cho từng trờng hợp. Trên cơ sở đó lập bảng thanh toán BHXH cho từng bộ phận trong đó ghi rõ các khoản trợ cấp cho từng ngời sau đó chuyển cho kế toán trởng và thủ trởng đơn vị ký duyệt để làm căn cứ trả lơng BHXH cho cán bộ CNV. Cuối tháng căn cứ chứng từ tính lơng và BHXH để lập bảng phân bổ số 1 (Biểu số 1).