Bước 1: Xây dựng chiến lược tuyển mộ
Để xây dựng chiến lƣợc tuyển mộ, tổ chức cần xác định rõ các nội dung của chiến lƣợc này. Nội dung của chiến lƣợc tuyển mộ bao gồm: kế hoạch tuyển mộ, nguồn và phƣơng pháp tuyển mộ, nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ.
Nguồn tuyển mộ gồm hai nguồn là nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức:
- Nguồn từ bên trong tổ chức: Bao gồm những ngƣời lao dộng hiện đang làm việc ở các vị trí làm việc khác nhau của tổ chức. Đối với những ngƣời này, nếu tổ chức tạo cơ hội cho họ thăng tiến vào vị trí làm việc cao hơn, họ sẽ có động lực lao động tốt hơn, mức độ thỏa mãn đối với công việc cũng sẽ cao hơn. Qua việc tuyển dụng từ nguồn này, tình cảm gắn bó với tổ chức và sự trung thành của nhân viên đối với tổ chức cũng sẽ đƣợc nâng cao.
Ưu điểm lớn nhất của nguồn bên trong là những ngƣời đƣợc tuyển mộ đã quen với công việc và đã đƣợc thử thách về lòng trung thành với tổ chức. Tổ chức sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian giúp ngƣời lao động làm quen với công việc, quá trình thực hiện công việc đƣợc xảy ra liên tục không bị gián đoạn, hạn chế đƣợc sai sót trong quyết định đề bạt và thuyên chuyển lao động.
Nhược điểm là tổ chức khó mang đƣợc tính đột biến trong công việc, hạn chế việc thu hút và bổ sung nhân tài cho tổ chức.
- Nguồn từ bên ngoài tổ chức: Là nguồn tuyển từ thị trƣờng lao động bên ngoài. Nguồn này có thể là những lao động đang thất nghiệp, hoặc đang đi học nhƣng sắp tốt nghiệp ra trƣờng, hoặc đang làm việc ở các tổ chức khác song có mức độ thỏa mãn công việc không cao, muốn tìm cơ hội phát triển mới, v.v...
Học sinh, sinh viên của các cơ sở đào tạo đã tốt nghiệp ra trƣờng, gồm những ngƣời tốt nghiệp trong và ngoài nƣớc.
Những ngƣời đã có kinh nghiệm làm việc, đang trong tình trạng thất nghiệp và đang tích cực tìm kiếm việc làm. Lý do thất nghiệp có thể là bị sa thải, hoặc bỏ việc hoặc do tổ chức thu hẹp quy mô hoặc phá sản, …
Những ngƣời đang làm việc ở các tổ chức khác. Lao động phổ thông chƣa qua đào tạo.
Ngƣời đang trong quá trình học tập ở các cơ sở đào tạo song vì lý do nào đó muốn đi làm.
Phương pháp tuyển mộ:
- Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong:
Tuyển mộ thông qua bảng thông báo: Tổ chức có thể ra một bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển ngƣời và gửi cho tất cả các nhân viên trong tổ chức, hoặc gửi xuống các đơn vị, bộ phận trong tổ chức đó, hoặc dán công khai vào bảng thông báo và đƣa lên website của tổ chức. Bảng thông báo này phải nêu rõ các chức danh công việc cần tuyển, số lƣợng cần tuyển và các yêu cầu về trình độ đối với ngƣời cần tuyển.
Tuyển mộ thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Đôi khi, tổ chức cũng cần tham khảo ý kiến của những ngƣời đang làm việc cho tổ chức để xác định ứng viên nào là phù hợp đối với chức danh công việc cần tuyển. Những ngƣời có thể cho ý kiến xác đáng là lãnh đạo của các đơn vị, bộ phận trong tổ chức hoặc là những nhân viên có uy tín tại các đơn vị, bộ phận đó. Qua thông tin này tổ chức có thể xác định đƣợc những ứng viên có năng lực nhanh chóng, chính xác.
Tuyển mộ thông qua hồ sơ nhân sự của tổ chức: Trong hồ sơ của tổ chức thƣờng lƣu trữ các văn bản, chứng chỉ và cả quá trình làm việc của ngƣời lao động trong tổ chức. Dựa trên việc nghiên cứu hồ sơ, tổ chức có thể lựa chọn đƣợc ứng viên phù hợp cho các vị trí công việc cần tuyển.
- Đối với nguồn từ bên ngoài tổ chức:
Tuyển mộ thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong tổ chức: Tổ chức có thể thông báo cho các nhân viên của tổ chức về vấn đề tuyển dụng và yêu cầu họ giới thiệu ngƣời nhà, ngƣời quen hoặc những ngƣời đáp ứng yêu cầu đặt ra của tổ chức từ những nguồn khác
Tuyển mộ thông qua quảng cáo trên các phƣơng tiện truyền thông đại chúng nhƣ: Trên các kênh của đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo chí, tạp chí và các ấn phẩm khác. Nội dung quảng cáo tùy thuộc vào số lƣợng, chất lƣợng lao động cần tuyển dụng và tính chất của công việc.
Tuyển mộ các ứng viên thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm. Đây là phƣơng pháp thu hút đang áp dụng phổ biến ở nƣớc ta nhất là đối với các doanh nghiệp hay tổ chức không có bộ phận chuyên trách về Quản trị nhân lực. Để tuyển mộ, các tổ chức có thể gửi các thông báo tuyển dụng cho các trung tâm môi giới việc làm để các trung tâm này tìm kiếm cho tổ chức những lao động đáp ứng các yêu cầu của mình. Tùy thuộc vào loại lao động cần tuyển, tổ chức có thể gửi thông báo đến các trung tâm dịch vụ công hoặc các trung tâm dịch vụ việc làm tƣ nhân, trung tâm việc làm của các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp.
Tuyển mộ thông qua các hội chợ việc làm và sàn giao dịch việc làm: Đây là phƣơng pháp mới đang đƣợc nhiều các tổ chức áp dụng. Phƣơng pháp thu hút
ra khả năng lựa chọn rộng hơn với quy mô lớn hơn. Trong một hội chợ việc làm, tổ chức có thể đăng ký tham gia và đƣợc bố trí một quầy riêng dành cho việc quảng cáo và tuyển dụng.
Tuyển mộ các ứng viên thông qua việc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trƣờng đại học, cao đẳng, dạy nghề.
Xác định nơi tuyển mộ và nguồn tuyển mộ: Các tổ chức cần phải lựa chọn các vùng tuyển mộ để đảm bảo tính hiệu quả của tuyển mộ và đảm bảo tiết kiệm chi phí. Tùy thuộc vào từng loại lao động mà vùng tuyển mộ đƣợc lựa chọn có thể khác nhau.
Bƣớc 2: Tìm kiếm ngƣời xin việc
Sau khi xây dựng xong chiến lƣợc tuyển mộ và đã lập kế hoạch tuyển mộ, cần tiến hành các hoạt động tìm kiếm ngƣời xin việc. Tổ chức cần sử dụng các biện pháp tuyển mộ đã đƣợc lựa chọn, đƣa các thông tin tuyển mộ đến các địa chỉ cần tuyển mộ. Để thực hiện khâu công việc này, tổ chức cần lƣu ý sau:
- Cần gây ấn tƣợng mạnh về tổ chức: Để gây đƣợc ấn tƣợng mạnh cần truyển tải các hình ảnh có lợi cho tổ chức cũng nhƣ đƣa ra viễn cảnh phát triển trong tƣơng lai của tổ chức.
- Cần đƣa các yếu tố kích thích để thu hút ngƣời lao động nộp đơn xin vào tổ chức. Nếu chính sách về lƣơng và thƣởng của tổ chức là chính sách tốt, có thể đƣa những yếu tố này ra công khai để kích thích ngƣời lao động.
- Cần chú ý lựa chọn đúng nhân viên tuyển mộ.
Bƣớc 3: Đánh giá quá trình tuyển mộ
Sau khi kết thúc một quá trình tuyển mộ, tổ chức cần đánh giá theo các nội dung sau: Số ứng viên đƣợc thu hút có đảm bảo yêu cầu hay không? Tỷ lệ tuyển chọn và tỷ lệ sàng lọc đƣợc đặt ra nhƣ vậy đã hợp lý chƣa? Kinh phí cho tuyển
mộ có quá cao hay không? Việc quảng cáo tuyển mộ đã thực sự hiệu quả cao hay chƣa? Các ứng viên đã đƣợc đối xử công bằng chƣa?
1.4.2.Quy trình tuyển chọn
Bƣớc 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ.
Trong bƣớc này, nhóm các nhân viên tuyển chọn có nhiệm vụ tiếp đón các ứng viên, quan sát phong thái cử chỉ của ứng viên và xem xét hồ sơ xin việc của ứng viên, từ đó loại bỏ những ứng viên có hồ sơ không phù hợp. Những căn cứ chính để loại bỏ ứng viên ở bƣớc này là: Chuyên môn đƣợc đào tạo và trình độ đƣợc đào tạo của từng ứng viên; Kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc của ứng viên; Các văn bằng chứng chỉ của ứng viên; Đơn xin việc của ứng viên; Phong thái, cử chỉ, cách đi lại, nói năng, giao tiếp của ứng viên.
Trong bƣớc này, việc xem xét lý lịch và đơn xin việc cũng là một việc làm quan trọng. Thông thƣờng, tổ chức quy định đơn xin việc phải viết tay và viết theo mẫu quy định, còn phần lý lịch có thể đƣợc điền theo quy định. Trong lý lịch của ứng viên thƣờng có 4 loại thông tin điển hình:
Các thông tin bản thân nhƣ: họ tên, ngày tháng năm sinh, …
Các thông tin về quá trình học tập, đào tạo, văn bằng chứng chỉ,…
Tiểu sử quá trình làm việc, những công việc đã làm, tiền lƣơng và thu nhập, lý do bỏ việc làm chƣa có việc làm.
Các thông tin về kinh nghiệm đã có, thói quen, sở thích, các đặc điểm tâm lý cá nhân, các vấn đề thuộc về công dân và các vấn đề xã hội khác.
Bƣớc 2: Phỏng vấn sơ bộ.
Vòng phỏng vấn sơ bộ có thể đƣợc tiến hành song song với bƣớc 1 ngay vào thời điểm ứng viên đến nộp hồ sơ để tiết kiệm thời gian tuyển chọn. Bƣớc
động, xác định tố chất và khả năng của ứng viên xem họ có phù hợp với công việc hay không.
Tổ chƣ́c cần đề ra các tiêu chuẩn rõ ràng và có sƣ̣ cân nhắc thâ ̣n tro ̣ng về nhƣ̃ng tiêu chuẩn đó để có thể xác đi ̣nh đƣợc nhân viên nào có đủ tố chất và khả năng đáp ƣ́ng nhu cầu công viê ̣c.
Bƣớc 3: Kiểm tra, trắc nghiệm.
Tổ chức có thể thực hiện kiểm tra dƣới hình thức thi viết hoặc thi trắc nghiệm hoặc kiểm tra xem tay nghề hoặc kết hợp cả hai hoặc cả ba hình thức này. Mục đích kiểm tra, trắc nghiệm là giúp nhà tuyển chọn nắm đƣợc các kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên; Các tố chất tâm lý, khả năng, tiềm năng và nhƣ̃ng khả năng đặc biệt khác của ứng viên khi mà thông tin nhân sự khác không cho ngƣời tuyển chọn biết đƣợc chính xác và đầy đủ.
Hình thức thi viết thƣờng đƣợc áp dụng khi số ứng viên dự tuyển vào vòng này không nhiều và đòi hỏi của việc tuyển chọn là kiểm tra khả năng tƣ duy, mức độ nắm vững về lý thuyết, khả năng xử lý các nghiệp vụ và khả năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch của ứng viên.
Hình thức kiểm tra tay nghề gần nhƣ là bắt buộc đối với hầu hết các chức danh công việc. Theo đó, mục tiêu của tổ chức là ứng viên có thực sự nắm các kỹ năng cần thiết theo yêu cầu của tổ chức hay không.
Bƣớc 4: Phỏng vấn tuyển chọn.
Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời nói giữa ngƣời tuyển chọn và ứng viên xin việc. Trong quá trình phỏng vấn tuyển chọn, ngƣời tuyển chọn sẽ đƣa ra các câu hỏi và ứng viên sẽ trả lời các câu hỏi này. Đôi khi ứng viên đƣợc phép đƣa ra một vài câu hỏi nào đó.
Mục tiêu phỏng vấn tuyển chọn khá đa dạng, song có thể chia thành 4 mục tiêu chính:
- Phỏng vấn để tìm hiểu thêm thông tin hoặc kiểm tra thông tin về ngƣời xin việc.
- Phỏng vấn để gián tiếp quảng cáo cho tổ chức
- Phỏng vấn để cung cấp thông tin cho ngƣời xin việc
- Thiết lập quan hệ tốt với các ứng viên, tăng cƣờng khả năng giao tiếp của ngƣời tuyển chọn.
Bƣớc 5: Khám sức khỏe.
Mục tiêu của bƣớc này là đánh giá thể lực ứng viên có đáp ứng đƣợc yêu cầu về sức khỏe để có thể làm việc lâu dài cho tổ chức. Các tiêu chuẩn về thể lực do tổ chức quy định.
Bƣớc 6: Phỏng vấn của lãnh đạo.
Để lựa chọn đƣợc đúng ngƣời phù hợp với chức danh công việc cần tuyển, ứng viên cần đƣợc ngƣời lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn, bởi ngƣời lãnh đạo trực tiếp là ngƣời chịu trách nhiệm quản lý công việc đó và là ngƣời sử dụng lao động trực tiếp. Thông qua việc phỏng vấn trực tiếp của lãnh đạo, tổ chức sẽ khắc phục đƣợc sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động
Trong một số trƣờng hợp, do tính chất quan trọng của vị trí cần tuyển, việc phỏng vấn ứng viên có thể có sự tham gia của lãnh đạo cao cấp hơn, thậm chí có sự tham gia của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Đôi khi, trƣởng bộ phận quản trị nhân lực cũng tham gia phỏng vấn để lựa chọn ứng viên. Thông thƣờng, các lãnh đạo cấp cao trong tổ chức chỉ tham gia phỏng vấn vào vòng tuyển chọn cuối cùng, khi mà các ứng viên không phù hợp đã bị sàng lọc thông qua các vòng
Bƣớc 7: Kiểm tra thông tin.
Để tránh trƣờng hợp một số ứng viên cung cấp các thông tin giả mạo trong hồ sơ xin việc và trong các bƣớc tuyển chọn trƣớc, tổ chức có thể kiểm tra các thông tin mà ứng viên đã cung cấp. Việc kiểm tra thông tin chỉ nên áp dụng đối với các ứng viên đã qua các vòng tuyển chọn và đƣợc thực hiện trƣớc khi ra quyết định tuyển dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Bƣớc thẩm tra thông tin này có thể thƣ̣c hiê ̣n bằng nhiều cách . Chẳng ha ̣n, ngƣời tuyển chọn có thể trao đổi với các tổ chức mà ứng viên đã làm việc trƣớc đó, trao đổi với các đồng nghiệp cũ, với nhƣ̃ng cơ sở đào tạo đã từng đào tạo ứng viên,… Kết quả kiểm tra thông tin sẽ là cơ sở để ra quyết định tuyển dụng.
Bƣớc 8: Tham quan, giới thiệu công việc.
Mục tiêu của bƣớc này là giúp các ứng viên tiềm năng (có khả năng đƣợc tuyển chọn) tìm hiểu công việc tƣơng lai, những công việc mà họ sẽ phải đảm nhận nếu đƣợc tuyển và làm việc trong tổ chức nhằm tránh gây cho họ những thất vọng khi đƣợc tuyển vào làm việc ở tổ chức. Qua quá trình tham quan , giới thiê ̣u công việc, nếu ứng viên thực sự muốn làm việc tại tổ chức , những nhà tuyển dụng có thể xem xét việc ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Bƣớc 9: Ra quyết định tuyển dụng.
Khi đã hoàn thành tất cả các bƣớc tuyển chọn theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra, Hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyế t định tuyển dụng đối với ngƣời xin việc. Dƣ̣a trên cơ sở các phƣơng pháp đánh giá chủ quan theo hình thức sàng lọc dần, theo các kết quả đánh giá của các vòng phỏng vấn, trắc nghiệm và theo nguyện vọng của ứng viên.
Khi quyết định tuyển dụng đƣợc đƣa ra, ngƣời lao động và ngƣời sử dụng lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động theo quy định hiện hành của
Luật lao động. Nhƣ̃ng hợp đồng lao đô ̣ng này phải đƣợc ký kết dựa theo mẫu hợp đồng lao động mà cơ quan quản lý nhà nƣớc có thẩm quyền quy đi ̣nh.
Bƣớc 10: Hội nhập nhân viên mới
"Một nhân viên đƣợc tuyển vào làm việc tại một công ty mà không qua chƣơng trình hội nhập vào môi trƣờng làm việc chẳng khác gì nhân viên Việt Nam đƣợc cử sang làm việc tại một công ty ở Âu - Mỹ mà không đƣợc trang bị gì cả. Hậu quả là nhân viên đó cô đơn, bơ vơ, lạc lõng, sai sót, làm việc không có năng suất và tất cả những gì tệ hại nhất"
Cấp quản tri ̣ liên quan phải có trách nhiê ̣m th ực hiện chƣơng trình hội nhâ ̣p cho nhân viên mới vƣ̀a đƣợc tuyển vào làm viê ̣c ta ̣i doanh nghiê ̣p . Đó là chƣơng trình giới thiệu tất cả những thứ liên quan tới tổ chức, chính sách, điều lệ, công việc mà nhân viên mới đảm trách. Ngoài ra, các thông tin nhƣ thủ tục, lƣơng bổng, phúc lợi, an toàn lao động, mối tƣơng quan trong tổ chức... cũng cần