C. Mở thầu, Xét thầu và Trao thầu Thời gian Chuẩn bị Hồ sơ Mời thầu
Hành động của adB
11. Các nhà thầu được tự do gửi các bản sao những trao đổi của họ về các vấn đề và các câu hỏi với Bên vay cho ADB hoặc viết cho ADB trực tiếp nếu Bên vay không phúc đáp ngay, hoặc là khiếu nại Bên vay. Tất cả các thư từ trao đổi như vậy phải gửi đến cán bộ phụ trách dự án đó, và gửi một bản sao cho Vụ trưởng, Vụ Dịch vụ Hoạt động và Quản lý Tài chính.
12. những tài liệu tham khảo mà ADB nhận được từ các nhà thầu tiềm năng, trước khi kết thúc thời gian nhận hồ sơ dự thầu, nếu thích hợp, sẽ được chuyển đến cho Bên vay cùng với góp ý và ý kiến của ADB, để Bên vay có thể xử lý hoặc phúc đáp.
13. những thông tin trao đổi nhận được từ nhà thầu sau khi mở thầu sẽ được xử lý như sau. Trong trường hợp các hợp đồng ADB không thực hiện tiền kiểm, thông tin trao đổi sẽ được gửi cho Bên vay để cân nhắc thích đáng và có hành động thích hợp, nếu cần, và những thông tin này sẽ được xem xét trong các hoạt động giám sát dự án tiếp theo của cán bộ ADB. Trong trường hợp các hợp đồng phải thực hiện quy trình tiền kiểm, các thông tin trao đổi sẽ được ADB xem xét trên cơ sở tham vấn với Bên vay. nếu cần thêm các dữ liệu để hoàn tất các quy trình này, Bên vay sẽ phải cung cấp. nếu cần thêm thông tin và làm rõ từ phía
50 Hướng dẫn về Mua sắm
nhà thầu, ADB sẽ đề nghị Bên vay cung cấp và nếu phù hợp sẽ góp ý hoặc kết hợp trong báo cáo đánh giá. Quá trình rà soát của ADB sẽ chưa hoàn tất đến khi các thông tin trao đổi được đánh giá và xem xét toàn diện.
14. (a) Trừ trường hợp phải công nhận, thông thường ADB sẽ không tham gia thảo luận hoặc quan hệ với bất cứ nhà thầu nào trong quá trình xét và rà soát chu trình mua sắm, cho tới khi công bố trao thầu.
(b) Tuy nhiên không tuân theo đoạn 14(a) ở trên, ADB có thể tham gia thảo luận khi thấy cần thiết tiến hành điều tra, kiểm toán, xem xét hoặc các đánh giá khác về quy trình mua sắm.