mại và dịch vụ Hải Anh
Trong xu thế đổi mới nói chung của cả nước, nhất là trong ngành công nghiệp, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được cần phải có khả năng cạnh tranh. Một trong những yếu tố mang tính cạnh tranh và quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp đó là khách hàng. Một doanh nghiệp có nhiều khách hàng tức là doanh nghiệp đó bán được nhiều hàng và có chỗ đứng trên thị trường. Mặt khác, như ta đã biết, mục tiêu của doanh nghiệp đó là hướng tới khách hàng. Chính vì vậy, hoạt động kế toán có liên quan đến yếu tố khách hàng của doanh nghiệp phải được đặc biệt xem trọng.
Ngành may mặc cơ bản trong điều kiện phát triển như hiện nay, ngày càng giữ vai trò trong quá trình tạo ra mặt hàng phục vụ tất yếu cho đời sống sinh hoạt, phát triển và là ngành có số vốn bỏ ra khá nhiều do đó công tác hạch toán công nợ phải thu lại càng quan trọng nhằm chống thất thoát và có thể nhanh chóng thu hồi nguồn vốn và phần lợi nhuận để tiếp tục phục vụ sản xuất kinh doanh và phát triển. Muốn thực hiện được điều đó các nhà quản lý cần phải nhờ đến công cụ - Kế toán, luôn được xác định là khâu trọng tâm trong đó kế toán công nợ là bộ phận quan trọng hàng đầu hàng với mục đích kiểm soát tốt các khoản phải thu khách hàng, tận dụng tốt nguồn lực sản xuất hiện có và kết hợp các yếu tố sản xuất – bán hàng một cách tối ưu..., giúp quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi theo từng mã hàng, từng đơn hàng, từng hợp đồng, từ đó đối chiếu, so sánh với số liệu định mức, tình hình bán bán và đối tượng khách hàng để tìm ra nguyên nhân chênh lệch, kịp thời đưa ra các quyết định đúng, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh theo mục tiêu đã đề ra.
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải thu tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Hải Anh tư thương mại và dịch vụ Hải Anh
GVHD: Th.s Nguyễn Thị Huyền
Do việc theo dõi đối chiếu công nợ của công ty còn chưa được thực hiện đầy đủ nên Để có thể theo dõi đươc một cách thuận tiện , chính xác tình hình thanh toán và các khoản công nợ của công ty theo từng thời hạn thanh toán thì công ty cần có những biện pháp phù hợp.
- Công ty nên sử dụng thêm Sổ chi tiết thanh toán với người mua và Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua làm cơ sở theo dõi và đối chiếu công nợ.
- Các khoản phải thu cần phải có đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm thanh toán theo quy định.
- Khi gửi thư đối chiếu công nợ cần có đầy đủ số liệu , chứng từ đi kềm cùng những lời lẽ thuyết phục, nêu ra được điều có lợi với khách hàng mà họ có thể nhận được khi họ có sự phản hồi sớm nhất nhất hay việc thanh toán được thực hiện nhanh chóng.
- Khi phát hiện sự chênh lệch giữa công nợ phải thu với sổ kế toán và biên bản đối chiếu công nợ thì cần phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và xác định lại công nợ cho chính xác.
-Giải pháp 2: Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu
Để thực hiện kiểm soát nợ phải thu đòi hỏi phải thực hiện nhiều biện pháp khác nhau. Một số biện pháp chủ yếu thường được sử dụng để kiểm soát nợ phải thu:
- Mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng,
định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng phải lập báo cáo công nợ để kịp thời có biện pháp thu hồi nợ.
- Thường xuyên kiểm soát để nắm vững tình hình nợ phải thu và tình hình thu hồi nợ. Cần thường xuyên xem xét đánh giá tình hình nợ phải thu, dự đoán nợ phải thu từ khách hàng theo công thức sau :
Npt = Dn x Kpt
Trong đó
Npt: Nợ phải thu dự kiến trong năm
Dn: Doanh thu bán hàng tính theo giá thanh toán bình quân một ngày trong năm. Kpt: Kỳ thu tiền bình quân trong năm.
GVHD: Th.s Nguyễn Thị Huyền
-Áp dụng các biện pháp thích hợp để thu hồi nợ và bảo toàn vốn
Công ty cần áp dụng các biện pháp thích hợp để thu hồi nợ và bảo toàn vốn. Các biện pháp cần được áp dụng là:
Chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán. Thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán. Nhắc nhở, đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản nợ đến hạn.
Thực hiện các biện pháp kịp thời thu hồi các khoản nợ đến hạn, ví dụ : Nhắc nhở bằng công văn, sử dụng các dịch vụ thu nợ chuyên nghiệp hoặc thậm chí cần đến sự can thiệp của tòa án trong trường hợp cần thiết.
-Chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp thu hồi các khoản nợ quá hạn. cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn để có biện pháp thu hồi thích hợp. Có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi phù hợp.
- Không chỉ mở sổ theo dõi tiền việt nam mà cần mở thêm sổ theo dõi ngoại tệ nhất là đối với các đơn vị bên XNK.
-Mỗi đối tượng khách hàng phải được tạo lập riêng một mã đối tượng khách hàng để việc theo dõi không bị theo dõi chung trong cùng một mã chi tiết công nợ mà là theo dõi riêng.
- Mỗi đối tượng công nợ chỉ nên mở trên một sổ kế toán chi tiết để theo dõi để có thể thể hiện trên cùng một TK , thuận tiện cho việc bù trừ công nợ.
- Các đơn vị phải thiết lập sự liên kết khi hạch toán để tránh tình trạng có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ chi tiết.
- Phải kế kế hoạch theo dõi công nợ theo tuổi thọ và lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu, phải trả để có thể đánh giá được khả năng trả nợ , thu hồi các khoản nợ để tránh thất thoát một cách tối thiểu.
- Giải pháp 3: Hạch toán theo đúng quy định
Để tránh sai sót trong việc theo dõi thì việc hạch toán theo đúng quy định là điều rất quan trọng.
- Khi khách hàng chuyển trả tiền về dịch vụ đã cung cấp , kế toán cần xác định rõ về nội dung khách hàng thanh toán để hạch toán một cách chính xác.
+ Hạch toán vào công nợ phải thu khách hàng các khoản công nợ khách hàng treo
GVHD: Th.s Nguyễn Thị Huyền
+ Hạch toán vào công nợ phải thu khác các khoản chi phí hay giá trị vật tư mà chưa tập hợp đầy đủ chứng từ ,hợp đồng chưa phê duyệt nên đơn vị chưa ghi nhận chi phí và ghi nhận tăng vật tư ,hàng hóa ,tài sản
+ Cần hạch toán phải thu khoản cho cán bộ công nhân viên vay không lấy lãi để công ty có thể thu hồi vốn cho việc triển khai các hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh.
+ Cần hạch toán điều chỉnh số dư công nợ theo kết quả xử lý của tòa án
+ Cần hạch toán lãi phải thu các khoản nợ quá hạn khi trên biên bản đối chiếu công nợ đã tính và khách hàng ký chấp nhận thanh toán .
+ Cần hạch toán đúng mã chi tiết công nợ .
+ Phải Thực hiện bù trừ công nợ phải thu ,phải trả cùng một đối tượng .
+ Thực hiện bù trừ công nợ của một khách hàng ,cùng một nội dung công việc. + Hạch toán trên khoản mục tạm ứng một số khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp
+ Các khoản tạm ứng phải được phục vụ cho mục địch kinh doanh .
+ Các đối tượng tạm ứng phải tiến hành hoàn ứng mới được tạm ứng lần tiếp theo .
+ Đối tượng theo dõi công nợ tạm ứng chi tiết trên sổ kế toán phải đúng đối tượng trên chứng từ kế toán như đối tượng công trình A, phải là số dư tạm ứng của công trình A.
+ Quy trình hạch toán tạm ứng phải đúng quy định ,để tránh làm đội số phát sinh tiền mặt .
-Giải pháp 4: Quản lý công nợ ,thu hồi công nợ
Công tác quản lý công nợ phải được theo dõi hàng ngày và chặt chẽ hơn (có biện pháp phù hợp để khách hàng tuân thủ về thanh toán trong hợp đồng kinh tế )đã ký kết. công ty cần nhanh chóng hoàn thiện đủ cơ sở để rằng buộc trách nhiệm vật chất với khách hàng đối với khoản nợ để tránh tình trạng phát sinh nợ khó đòi.
-Việc thanh quyết toán đối chiếu công nợ với khách hàng phải được thực hiện thường xuyên để thuận lợi cho công tác thu nợ
GVHD: Th.s Nguyễn Thị Huyền
-Cần có những kế hoạch, chính sách để khuyến khích khách hàng thanh toán đối với các khoản nợ khó đòi chưa xử lý .
+ Công ty cần xem xét đến đối tượng cho chịu, giới hạn số tiền cho phép nợ tối đa và thời gian thanh toán.
+ Phân loại các khoản nợ trên cơ sỏ khả năng và thời hạn trả nợ để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra và thu hồi nợ.
+ Để giảm bớt các khoản phải thu khách hàng, công ty có thể áp dụng chính sách khuyến khích những khách hàng nào đặt tiền trước thì được hưởng khoản giảm giá hàng bán cao nhưng phù hợp, từ đó có thể tiết kiệm được chi phí quản lý và thu hồi công nợ.
-Giải pháp 5 :Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định của chế độ kế toán để chủ động bảo toàn vốn lưu động.
-Những khoản công nợ có số dư trên 3 năm đã được trích lập dự phòng nhưng đồng thời cũng phải đưa ra được biện pháp để có thể thu hồi nợ và có biện pháp xử lý một cách nhanh chóng, tránh kéo dài thêm.
-Một số khoản nợ phải thu có số dư từ những năm trước chuyển sang ,đơn vị phải có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ , nếu cần thiết có thể đưa ra những chiêu thức khuyến khích người thanh toán để có thể thu hồi nợ sớm.
-Công nợ phải thu phải được rà soát liên tục và tìm ra các nguyên nhân để từ đó có hướng xử lý kịp thời .
-Dự phòng phải thu khó đòi cần phải được trích lập một cách phù hợp và phải được trích lập đúng quy định .
-Riêng đối với công nợ phải thu nội bộ cần được bù trừ hết các công nợ nội bộ theo đúng tính chất tài khoản .
-Khi các khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi ,doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo quy định ,nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi ,thì doanh nghiệp không phải trích lập .
GVHD: Th.s Nguyễn Thị Huyền
KẾT LUẬN
Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Hải Anh được thành lập và đi vào hoạt động hơn 13 năm .Công ty ngày càng phát triển và có vị trí đứng vững trên thị trường, công ty ngày càng có thêm nhiều bạn hàng mới, sản xuất được mở rộng, doanh thu cũng như lợi nhuận ngày càng nâng cao, thu nhập của người lao động ngày càng được cải thiện…. Để có được những kết quả đó phải nói đến sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toán, nhờ có các thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác mà nhà quản lý có thể đưa ra được những biện pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Trong đó đặc biệt phải kể đến công tác kế toán các khoản nợ phải thu.
Nhìn chung công tác kế toán các khoản nợ phải thu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, đáp ứng được các yêu cầu phục vụ cho công tác quản lý và tuân thủ những quy định của chế độ kế toán, tuy nhiên công tác này cũng còn nhiều mặt tồn tại và hạn chế cần phải điều chỉnh và sửa đổi để hoàn thiện hơn.
Chuyên đề với đề tài Kế toán công nợ phải thu tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Hải Anh đã cho ta thấy những khái quát chung và thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Hải Anh qua đó đánh giá về những ưu điểm và những hạn chế tồn tại cần khắc phục. Trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán các khoản nợ phải thu của công ty.
Em xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới cô giáo ThS Nguyến Thị Huyền đã tận tình hướng dẫn và ban lãnh đạo Công ty đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh, chị phòng tài chính – Kế toán đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình.
GVHD: Th.s Nguyễn Thị Huyền
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1,Các tài liệu kế toán tại công ty do kế toán trưởng cung cấp
2.Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp phần 1 –Trường Đại học công nghiệp TP .Hồ Chí Minh
3.Các chuẩn mực kế toán
4.Mạng Internet ,các wedsite về kế toán : http//www.idoc.vn
http//www.tailieu.vn http//www.luanvan.net