V. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỌAN THẢO VÀ QUẢN Lí VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HẢI HềA
1. Đảm bảo về trỡnh tự, thủ tục xõy dựng và ban hành văn bản:
Văn phũng UBND xó Hải Hũa chủ yếu ban hành cỏc văn bản hành chớnh thụng thường trong giải quyết cỏc cụng việc của mỡnh. Chớnh vỡ vậy, chủ thể ban hành, cỏ nhõn, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trỡnh tự, thủ tục xõy dựng và ban hành văn bản của Văn phũng UBND xó là rất cần thiết và quan trọng bởi vỡ một mặt, đảm bảo tớnh hợp phỏp và hợp lý của của văn bản, mặt khỏc đõy là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại UBND xó, cho đến nay chưa cú một văn bản nào quy định cụ thể, chi tiết về trỡnh tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết cỏc văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trờn quy định phỏp luật của cơ quan nhà nước cấp trờn. Việc cỏc cơ quan nhà nước phải xỏc định một trỡnh tự, thủ tục cho việc xõy dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước núi chung là rất khú. Tựy theo tớnh chất, nội dung và hiệu lực phỏp lý của từng loại văn bản mà cú thể xõy dựng một quy trỡnh ban hành sao cho thớch hợp.
Quy trỡnh chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chớnh được xõy dựng dựa trờn yờu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đú. Tuy nhiờn cú thể khỏi quỏt quy trỡnh này bao gồm cỏc bước cơ bản sau:
Bước 1: Xỏc định mục đớch và nội dung cỏc vấn đề cần văn bản húa. Xỏc định tờn loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 3: Thụng qua lónh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
Quy trỡnh này thường ỏp dụng đối với cỏc loại cụng văn, cỏc thụng bỏo, bỏo cỏo, cụng điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chỳ ý một số bước quan trọng cú ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xõy dựng và thụng qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của cỏc đối tượng liờn quan) đối với những văn bản đặc biệt.