Tỡnh hỡnh soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phũng UBND xó đó nờu ở trờn một phần thấy được những kết quả đỏng chỳ ý trong hoạt động ban hành, ra quyết định của UBND xó Hải Hũa. Đạt được những thành tựu như trờn trong cụng tỏc soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi mới trong quỏ trỡnh quản lý, điều hành của UBND trong việc thực hiện cỏc nhiệm vụ cơ bản của mỡnh. Qua đú sẽ nõng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết cụng việc khi soạn thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thụng tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Một văn bản được soạn thảo và quản lý một cỏch chặt chẽ, thống nhất tại Văn phũng UBND xó. Trong thời gian qua Văn phũng UBND xó làm tốt nhiệm vụ này, văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chúng, đảm bảo khụng để sút, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời cụng tỏc chỉ đạo, điều hành của lónh đạo UBND xó.
Thế nhưng, bờn cạnh những kết quả đạt được như vậy, cụng tỏc soạn thảo văn bản của Văn phũng UBND xó vẫn cũn tồn tại nhiều thiếu sút, hạn chế sau:
- Về xỏc định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hỡnh thức của cơ quan soạn thảo của Văn phũng UBND xó cũn chưa thống nhất. Trong quỏ trỡnh soạn thảo và ban hành văn bản cú nhiều trường hợp đỏng lẽ nờn ban hành bằng cụng văn, tờ trỡnh thỡ lại ban hành bằng thụng bỏo, giấy mời… Nội dung quy định trong cỏc văn bản
dựng chưa thực tế nờn tớnh khả thi cũn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này khụng phải là nhỏ, đũi hỏi UBND xó quan tõm chỉ đạo cho bộ phận chuyờn mụn, chỳ trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện cỏc quy định về cụng tỏc soạn thảo văn bản quản lý nhà nước.
- Về quy trỡnh xõy dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của Văn phũng UBND nhỡn chung đó tuõn thủ theo cỏc bước của quy trỡnh xõy dựng và ban hành văn bản. Bờn cạnh đú, do yờu cầu của cụng việc, tớnh giải quyết nhanh một vấn đề nào đú mà nhiều khi cỏc bước khụng được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Cỏc chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu cú liờn quan, lấy ý kiến của cỏc đối tượng chịu sự tỏc động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đúng gúp để chỉnh sửa lại dự thảo trước khi trỡnh cũn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản. Cụng tỏc tự kiểm tra, rà soỏt hệ thống húa văn bản của cỏc bộ phận chưa được tiến hành thường xuyờn. Chớnh vỡ vậy, cú rất ớt kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai sút, bất cập trong cỏc văn bản đó được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quỏ trỡnh tổ chức thực hiện văn bản.
- Về thể thức, kỹ thuật trỡnh bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trỡnh bày văn bản cũn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Cú nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trỡnh bày văn bản của Văn phũng chủ yếu vỡ chưa cú sự thống nhất của cỏc chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản của Thụng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Đồng thời, Văn phũng cần tiến tới tiờu chuẩn húacỏc văn bản quản lý của mỡnh.
- Về văn phong, ngụn ngữ của văn bản: cụng tỏc soạn thảo văn bản của UBND là do Văn phũng UBND soạn thảo, việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của từng ban ngành trong việc soạn thảo văn bản liờn quan đến nhiệm vụ của ngành mỡnh quản lý. Do đú, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ khụng đảm bảo tớnh chất văn phong hành chớnh; tiếng lúng, từ địa phương; tự tiện ghộp từ, ghộp nghĩa; hành văn khụng được rừ ràng… Bờn cạnh đú cũn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tựy tiện khụng khoa học… Cần quan tõm đến văn phong hành chớnh trong quỏ trỡnh soạn thảo văn bản của mỡnh và sử dụng đỳng đắn, chuẩn mực.
* Vớ dụ về mẫu văn bản ban hành sai: Thụng bỏo mang nội dung Chỉ thị
UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
XÃ HẢI HOÀ Độc lập- Tự do- Hạnh phỳc
Số: 10/TB-UBND Hải Hoà, ngày 25 thỏng 4 năm 2010
THễNG BÁO
Về việc thực hiện cụng tỏc phũng chống dịch cỳm gia cầm H5N1
Kớnh gửi:
- Hội đồng xúm 12 xúm; - Ban quản lý 3 HTX.
Hiện nay cỳm gia cầm H5N1 tỏi phỏt trở lại trờn địa bàn huyện Hải Hậu và cú nguy cơ bựng phỏt trở lại ở cỏc ổ dịch trờn địa bàn xó nhà.
Nay UBND xó thụng bỏo cho cỏc Hội đồng xúm 12 xúm và Ban quản lý 3 HTX và tất cả nhõn dõn trờn địa bàn xó biết về việc phũng chống cỳm gia cầm H5N1 trong thời gian tới cụ thể như sau:
- Hội đồng xúm, Ban quản lý HTX phối kết hợp với cỏn bộ thỳ y kiểm tra, thống kờ lại tổng đàn gia cầm trờn địa bàn của xúm mỡnh, đồng thời thường xuyờn kiểm tra giỏm sỏt bỏo cỏo kịp thời về tỡnh hỡnh dịch bệnh ở đàn gia cầm cho Ban chỉ đạo phũng chống dịch của xó. UBND xó giao trỏch nhiệm cho Hội đồng xúm lập biờn bản đối với thỳ y ngoài địa bàn xó đến điều trị trong thời gian thực hiện cụng tỏc phũng chống dịch.
- Trỏch nhiệm của chủ vật gia trại, trang trại phải thường xuyờn vệ sinh chuồng trại tiờu độc khử trựng bằng vụi hoặc cỏc húa chất khỏc như: Benkocid, Iodiniot...
- Thực hiện 4 khụng: khụng giấu dịch, khụng bỏn chạy gia cầm bệnh, khụng giết mổ tiờu thụ, khụng vứt xỏc gia cầm ra mụi trường. Nếu cú gia cầm bị bệnh bất kỳ là bệnh gỡ cũng phải bỏo cỏo cho Hội đồng xúm, Ban quản lý HTX hoặc đồng chớ Phạm Văn Tỡnh (cỏn bộ thỳ y của xó) để được kiểm tra, hướng dẫn phũng chống dịch bệnh.
- Thực hiện tiờm phũng văcxin đầy đủ khi UBND xó tổ chức.
Nhận được thụng bỏo này đề nghị Hội đồng xúm 12 xúm, Ban quản lý 3 HTX và chủ trang trại, gia trại thực hiện nghiờm tỳc nội dung theo thụng bỏo để cụng tỏc phũng chống cỳm gia cầm H5N1 tờn địa bàn xó đạt kết quả. Nếu Hội đồng xúm, Ban quản lý HTX và cỏc hộ chủ trang trại, gia trại khụng thực hiện thỡ UBND xó sẽ xử lý theo quy định của phỏp luật.
Nơi nhận: TM.ỦY BAN NHÂN DÂN
* Nguyờn nhõn của những hạn chế:
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhõn bản; thiết bị để truyền đạt thụng tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tỡm kiếm văn bản cũn thiếu.
- Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước cũn thể hiện tớnh quản lý lừng lẻo cho nờn những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban hành thiếu quy cũ, chồng chộo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thụng tin chứa trong đú thấp, nhiều văn bản trựng lặp, thừa, khụng cú hiệu lực.
- Hệ thống thuật ngữ, cỏc nghiờn cứu về văn phong trong văn bản hành chớnh cũng cũn nhiều điều chưa được làm sỏng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tựy tiện, khú hiểu, khụng được giải thớch rừ ràng, làm cho văn bản hạn chế tớnh khả thi.
- Việc quản lý văn bản cũn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức cỏc bộ phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phỏt huy vai trũ và nhận thức rừ trỏch nhiệm của bộ phận văn thư trong việc cải tiến cụng tỏc lưu trữ. Cơ quan chưa quan tõm xõy dựng quy chế về cụng tỏc văn thư phự hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rừ ràng cỏc phương tiện kỹ thuật hiện đại vào cỏc khõu nghiệp vụ của cụng tỏc văn thư.
- Số lượng biờn chế của Văn phũng UBND cũn thiếu, chỉ cú 01 đồng chớ cỏn bộ phụ trỏch Văn phũng - Thống kờ thực hiện luụn cụng tỏc văn thư- lưu trữ. Bờn cạnh đú cụng việc ở bộ phận Văn phũng quỏ nhiều mà lại thiếu người dẫn đến quỏ tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiờn cứu sõu về ngành và lĩnh vực được giao.
- Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ban ngành về vai trũ, chức năng của văn bản và hệ thống cỏc văn bản. Năng lực, trỡnh độ của cỏn bộ cụng chức nhằm đỏp ứng cụng tỏc soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản cũn nhiều hạn chế; việc mở cỏc lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chỳ trọng.
- Địa bàn cú nhiều thành phần tụn giỏo, đối tượng tệ nạn xó hội vẫn thường xuyờn xảy ra. Một số đối tượng cũn xem nhẹ kỷ cương phỏp luật Nhà nước nờn việc thực thi văn bản của UBND xó cú những trở ngại đến cụng tỏc quản lý điều hành Nhà nước. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});