• C n c theo s li u đào t o c a nhà tr ng
Vi c tuy n sinh m i hàng n m đ i v i đào t o b c cao đ ng chính qui và s c p, b i d ng ng n h n t ng đ i n đnh và phát tri n theo chi u h ng tích c c. S nh p h c m i hàng n m c a b c trung c p chuyên nghi p và cao đ ng liên thông
trong 03 n m qua không đ c n đ nh, có xu h ng gi m, nguyên nhân c b n là
do sau khi Thông t s 55/2012/TT-BG T c a B Giáo d c & ào t o v đào
s c nh tranh t các tr ng đ i h c, cao đ ng dân l p, các tr ng ngh đa ph ng.
B ng 2.13: Th ng kê k t qu tuy n sinh qua các n m h c TT Lo i hình đào t o N m h c T ng 2011- 2012 2012- 2013 2013- 2014 1 Cao đ ng chính quy 685 1.161 1.084 2.930
2 Cao đ ng liên thông 218 220 - 438
3 Cao đ ng ngh - 156 94 250 4 Trung c p chính quy 711 669 201 1.581 5 S c p, b i d ng ng n h n 6.809 3.236 7.584 17.629 T ng 8.423 5.542 8.963 22.828 (Ngu n: Phòng ào t o)
Tuy g p nhi u khó kh n trong công tác tuy n sinh do có nh ng chính sách m i ban hành c a B Giáo d c và ào t o và s c nh tranh c a các tr ng trong khu v c nh ng nhìn chung, t ng qui mô đào t o c a tr ng v n n đnh và trong xu th phát tri n b n v ng. Theo xu th phát tri n này, các đi u ki n v c s v t ch t, nhân l c đã, đang và s ti p t c đ c m r ng, phát tri n lên; vì v y, mô hình qu n
lý c ng s m r ng h n và đ c chú tr ng nhi u h n đ th c hi n t t công tác qu n
lý.
• C n c theo các v n b n, chính sách áp d ng t i tr ng
C n c theo s đ t ch c c a nhà tr ng, Ban Giám hi u là c quan qu n lý cao
nh t, qu n lý m i ho t đ ng c a nhà tr ng, phân công ch c n ng, nhi m v cho các
phòng, khoa, trung tâm. Lãnh đ o c a các b ph n này có nhi m v giám sát các ho t
đ ng c a b ph n mình và báo cáo k t qu th c hi n cho Ban Giám hi u. Vi c th c hi n và k t qu th c hi n công vi c d a theo các quy đnh, quy ch c a nhà tr ng.
Các quy ch , quy đ nh đ c Ban Giám hi u nhà tr ng chú tr ng xây d ng và hoàn thi n, làm c n c cho các ho t đ ng c a nhà tr ng th c hi n theo; c nglà c s đ
giám sát, đánh giá th c hi n công vi c các b ph n. N m h c 2014-2015, Ban Giám hi u đã ban hành 11 quy ch , các quy ch này là công c đ c l c trong công tác qu n lý t i nhà tr ng (Ph l c 2.1).
Tuy nhiên, các quy ch hi n hành v n ch a bao quát h t m i ho t đ ng c a nhà tr ng. Do v y, th i gian t i, Ban Giám hi u c n xây d ng thêm các quy ch , quy đnh đ công tác qu n lý đ c thu n ti n h n.
2.3.2. ánh giá h th ng ki m soát n i b t i tr ng thông qua d li u s c p
T k t qu kh o sát và trao đ i v i các lãnh đ o tác gi nh n th y: h th ng ki m soát n i b c a tr ng v i n m thành ph n c a h th ng đã hi n di n khá rõ nét. Do nhi u nguyên nhân ch quan và khách quan, nhà tr ng ch a xây d ng đ c h th ng ki m soát n i b hoàn ch nh nh ng h th ng đã và đang đ c v n
hành t ng đ i t t. Tuy nhiên, t m quan tr ng c a h th ng l i ch a đ c đánh giá
m t cách đúng m c. c bi t là thành ph n đánh giá r i ro. ây là thành ph n quan
tr ng mà nhà tr ng c n ph i xem xét l i đ hoàn thi n công tác qu n lý. Qua quan
sát trong quá trình làm vi c t i tr ng, k t qu kh o sát và trao đ i v i lãnh đ o t i các phòng ban, tác gi nh n th y nh ng u đi m và h n ch m i thành ph n trong h th ng ki m soát n i b c th nh sau:
2.3.2.1. Môi tr ng ki m soát
u đi m:
Nhà tr ng luôn đ cao tính chính tr c và giá tr đ o đ c. Ban Giám hi u và
các lãnh đ o đ u nghiêm ch nh ch p hành các quy đ nh đ làm g ng và t o ni m
tin cho t p t p th gi ng viên, nhân viên, xây d ng m t môi tr ng làm vi c thân thi n, tích c c.
Chính sách nhân s đ c th c hi n t ng đ i t t góp ph n không nh đ toàn b cán b , gi ng viên, nhân viên th c hi n t t nhi m v đ c giao, h ng t i th c hi n m c tiêu chung c a đ n v. Nhà tr ng luôn coi tr ng vi c chu n hoá đ i (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ng cán b , gi ng viên, nhân viên. Vì v y, d i nhi u hình th c khác nhau, ban lãnh
đ o đã t o đi u ki n cho m i cá nhân đ c h c t p nâng cao trình đ .
C c u t ch c c a tr ng t ng đ i phù h p v i đ c đi m, tình hình ho t đ ng. Vi c phân đnh quy n h n, trách nhi m thông qua các v n b n có liên quan.
H n ch :
Nhà tr ng ch a ban hành nh ng v n b n đ quy đ nh và h ng d n c th ,
chi ti t v tính chính tr c, giá tr đ o đ c. Do đó, vi c th c hi n t t hay ch a t t ch y u ph thu c vào s t ý th c c a m i cá nhân.
Còn t n t i m t s cá nhân thi u quan tâm tìm hi u nh ng quy đnh và ho t
đ ng c a nhà tr ng, d n đ n có nh ng nh n th c ch a đúng đ n và ch a th c hi n
nghiêm túc các n i quy, quy ch nhà tr ng.
Tuy có c c u t ch c t ng đ i phù h p nh ng v n còn t n t i nh ng công
vi c b ch ng chéo khi n công vi c m t s b ph n ph i th c hi n nhi u h n mà l ra là không c n thi t. Ngoài ra, s ph i h p ho t đ ng gi a các b ph n và cá nhân trong đ n v còn h n ch .
Ban lãnh đ o nhà tr ng luôn coi tr ng chu n hoá đ i ng cán b , gi ng
viên, công nhân viên nh ng ch a t o ki n v th i gian c ng nh kh i l ng công
vi c. C th , đ i v i m i cá nhân đang trong th i gian h c t p nâng cao trình đ v n ph i đ m nhi m kh i l ng công vi c và th i gian làm vi c nh nh ng đ ng nghi p
khác. i u này t o áp l c khá l n cho nh ng cá nhân này.
Chính sách khen th ng còn mang tính đnh m c, ch tiêu. Th ng m i n m, m i b ph n s có ch tiêu là bao nhiêu ph n tr m cá nhân đ c khen th ng. i u này d d n đ n tình tr ng nh ng b ph n có nhi u ng i hoàn thành t t nhi m v , đáp ng nh ng tiêu chí đ ra nh ng vì ch tiêu l i không đ c khen th ng. Ng c l i, có nh ng b ph n, m t s ng i ch a có đ nh ng tiêu chí đ ra l i đ c l y cho đ v i ch tiêu. Nh v y s h n ch đ ng l c và tinh th n ph n đ u trong m i cá nhân.
2.3.2.2. ánh giá r i ro
u đi m:
Tuy ch a nh n th c rõ t m quan tr ng trong vi c xây d ng c ch nh n di n r i ro nh ng ban lãnh đ o nhà tr ng quan tâm nhi u đ n các y u t gây tr ng i cho ho t đ ng c a đ n v thông qua vi c c p nh t th ng xuyên các thông tin kinh t - chính tr, v n hóa – xã h i, v n b n pháp lu t; thông qua các cu c h p giao ban,
m t khó kh n nh h ng t i vi c th c hi n nhi m v c a nhà tr ng. T đó, đ a ra nh ng bi n pháp gi i quy t v ng m c đ th c hi n m c tiêu đã đ ra.
H n ch :
Công tác t v n, d báo r i ro t i nhà tr ng ch a đ c chú tr ng. Do đó,
ch a có nh ng hành đ ng đ phòng ng a r i ro mà th ng ch m c đ đ i phó,
kh c ph c nh ng v n đ sau khi đã x y ra làm nh h ng đ n ti n đ th c hi n công vi c và có th không th c hi n đ c m c tiêu đ ra.
Ngoài ra, công tác nh n di n, đánh giá r i ro còn ch a đ c quan tâm đúng m c trong công tác k toán, qu n lý tài s n. Nh ng sai sót k toán ch đ c phát hi n sau các cu c ki m toán. D n đ n có nh ng kho n ph i xu t toán.
2.3.2.3. Ho t đ ng ki m soát
u đi m:
Chính sách u quy n, xét duy t đ c nhà tr ng quy đ nh trong các v n b n
t o c s th c hi n nhi m v m t cách rõ ràng, minh b ch. Các cu c ki m tra đnh
k , đ t xu t c a c p trên và Ban ki m tra quy ch ph n nào đánh giá vi c th c hi n công vi c c a các b ph n và cá nhân. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
B máy k toán đ c thi t k t ng đ i phù h p v i đi u ki n hi n t i c a
nhà tr ng. Có s phân công, phân nhi m rõ ràng không x y ra tình tr ng b t kiêm
nhi m.
Vi c th c hi n các nghi p v thu – chi ti n đ u có s phê duy t c a các c p
lãnh đ o liên quan. Các nghi p v kinh t phát sinh đ u có ch ng t đ y đ , đúng
quy đnh. Các ch ng t , s sách, báo cáo đ c s p x p, l u tr khoa h c, thu n ti n
cho công tác ki m tra, tìm ki m.
Vi c ki m tra đ i chi u v ti n, v t t , tài s n và đ i chi u v i s li u c a Ngân hàng, Kho b c đ c th c hi n theo đnh k .
nh k , s li u k toán đ u đ c so sánh, đ i chi u gi a s li u th c t và s li u k ho ch nh m kh c ph c nh ng v ng m c đ th c hi n m c tiêu.
V vi c đánh giá ch t l ng gi ng d y, công tác d gi còn n ng v hình
th c, th ng đ c báo tr c nên có s chu n b k , mang tính đ i phó nhi u h n là
đánh giá, h c h i kinh nghi m.
Vi c ki m tra, ki m soát th c hi n quy ch đ i v i gi ng viên th nh gi ng
ch a t t. D n đ n nhi u tr ng h p gi ng viên th nh gi ng không th c hi n t t gi
gi c lên l p, ch m tr trong vi c g i đi m quá trình, h s chuyên môn sau khi đã d y xong v cho các b môn.
Ch a có b ph n chuyên trách đ giám sát th ng xuyên quá trình nh p li u,
l p báo cáo k toán. M t s ch ng t ch a đ c c p nh t cho phù h p v i quy đnh hi n hành.
Các quy trình luân chuy n ch ng t , th t c thanh toán ch a đ c quy đnh rõ và ch a ph bi n gây khó kh n trong vi c h p tác th c hi n thanh toán gi a phòng Tài chính K toán v i các b ph n khác và cá nhân có liên quan.
2.3.2.4. Thông tin và truy n thông
u đi m:
Thông tin trong nhà tr ng đa ph n đ u đ c c th hoá b ng các v n b n,
n i quy, quy ch , thông báo đ m i cá nhân d n m b t và th c hi n.
H th ng thông tin k toán đ m b o cung c p các báo cáo m t cách k p th i, đáng tin c y.
H th ng truy n thông trong đ n v khá t t đ m b o cung c p k p th i thông
tin đ n các đ i t ng có liên quan.
H n ch :
Các ch ng t k toán c n thi t và th t c thanh toán ch a đ c ph bi n gây
khó kh n trong vi c ph i h p th c hi n.
Các kênh thông tin gi a nhà tr ng v i bên ngoài còn thi u, hình nh nhà
tr ng ch a đ c ph bi n r ng rãi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.2.5. Giám sát
Ý th c rõ t m quan tr ng nên ho t đ ng giám sát đ c Ban Giám hi u đã t ch c th c hi n th ng xuyên và đnh k công tác này. M i n m h c, Ban Giám hi u đ u xây d ng và hoàn thi n b quy ch đ h tr cho công tác ki m tra, giám sát.
Ban ki m tra quy ch th c hi n giám sát th ng xuyên các ho t đ ng nh : th c hi n đúng gi gi c, n i quy, quy ch c a gi ng viên, cán b công nhân viên.
M i k h c, nhà tr ng đ u có ki m tra ch t l ng gi ng d y c a gi ng viên thông qua vi c d gi .
Th ng xuyên có nh ng cu c h p nh m ki m tra, đánh giá vi c th c hi n nh ng m c tiêu theo k ho ch đ ra đ k p th i gi i quy t nh ng v ng m c n y sinh trong quá trình th c hi n nh m đ m b o th c hi n t t và đúng ti n đ nh ng công vi c, nhi m v đã đ ra cho m i cá nhân và m i phòng, ban.
Trong công tác k toán, các nghi p v kinh t phát sinh đ u có ch ng t đ y đ và có s xét duy t c a các c p lãnh đ o có liên quan. Các ch ng t , s sách k toán đ c s p x p, l u tr khoa h c ti n cho công tác ki m tra. Nh ng đi u này cho th y công tác k toán đ c giám sát t ng đ i t t.
H n ch :
Vi c giám sát c a Ban ki m tra quy ch ch chú tr ng vào ki m tra quy ch đ i v i gi ng viên, còn đ i v i nhân viên th ng ít chú tr ng.
M i k h c, nhà tr ng đ u có ki m tra ch t l ng gi ng d y c a gi ng viên thông qua vi c d gi . Tuy nhiên, vi c d gi ch mang tính ch t th c hi n cho có vì đã có thông báo t tr c đ gi ng viên chu n b .
Vi c ki m tra, giám sát trong thi c ch a đ c Phòng Kh o thí và Ki m đnh ch t l ng giáo d c giám sát ch t ch mà th ng là các Khoa t đánh giá, rút kinh nghi m và đ a ra bi n pháp kh c ph c sau m i k thi.
Nhà tr ng ch a có m t b ph n chuyên trách đ ki m tra tính h p pháp, h p lý
trong ghi chép s sách k toán và th m đnh Báo cáo tài chính mà phòng Tài chính K toán l p. Nh ng sai sót ch đ c phát hi n và kh c ph c sau các cu c ki m toán đnh k c a Ki m toán Nhà n c.
Qua quan sát trong quá trình tác gi làm vi c t i tr ng và th c hi n trao đ i v i Ban Giám hi u, m t s lãnh đ o các phòng, khoa, trung tâm đ tìm ra nguyên nhân và bi n pháp hoàn thi n h th ng ki m soát n i b t i nhà tr ng.
Theo đó, nh ng h n ch xu t phát t các nguyên nhân sau:
Ban lãnh đ o nhà tr ng ch a nh n th c đ y đ v t m quan tr ng c a h
th ng ki m soát n i b . Do đó, các c ch ho t đ ng, qu n lý nhà tr ng ch d a vào s ch d n c a Nhà n c và h c h i kinh nghi m t nh ng tr ng khác nên ít có sáng ki n trong vi c thay đ i c ch qu n lý.
Ban lãnh đ o nhà tr ng c ng ch a quan tâm đ n vi c truy n đ t và
h ng d n chi ti t, c th các yêu c u đ o đ c và tính chính tr c đ cán b nhân viên, gi ng viên hi u rõ và c n c vào th c hi n theo.
Trong m t s công vi c các phòng ch c n ng ch a có s phân công, phân nhi m rõ ràng nên d n đ n tình tr ng ch ng chéo nhau.