Xuất phát từ đặc điểm cơ cấu quản lý của đơn vị để đảm bảo yêu cầu quản lý một cách chặt chẽ, chính xác Trường Tiểu học Đông thới 3, đã chọn hình thức “ chứng từ ghi sổ cải biên.”
(*)(*) (*) (*) Hình 3.2 Sơ đồ hình thức sổ kế toán. Chú thích: Ghi hàng ngày Cuối tháng ghi ( *) Máy xử lý.
Quy trình luân chuyển chứng từ:
+ Tại Trường Tiểu học Đông thới 3, quá trình hạch toán kế toán được vi tính hóa với việc áp dụng phần mềm kế toán máy chuyên biệt dành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp. Về cơ bản quy trình luân chuyển có thể được mô tả như sau: Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ thanh toán Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hay bảng kê chứng từ thanh toán chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của những chứng từ trên sau đó tiến hành định khoản và nhập số liệu vào các sổ sách liên quan ở các thành phần nhất định: tiền lương, thanh toán, tài sản số định…Máy tính sẽ cho ra chứng từ ghi sổ như đã thiết kế sẵn.
+ Định kỳ, trên cơ sở các số liệu đã nhập máy tính sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển, tính toán số dư và lên các Sổ Cái của tất cả các tài khoản mà đơn vị sử dụng để hạch toán. Đồng thời các số liệu đó còn là căn cứ để máy tính lập nên Bảng cân đối số phát sinh theo mẫu biểu đã được thiết kế.
+ Cuối cùng cuối tháng, quý, năm hoặc bất kỳ khi nào theo yêu cầu của nhà quản lý kế toán viên sẽ tiến hành thao tác in ra các báo cáo tài chính, các sổ sách liên quan để cung cấp cho Ban lãnh đạo trường và các đối tượng quan tâm khác, đồng thời cũng để sao lưu dữ liệu để phòng sự cố xảy ra trên máy tính.