1. Nhận xét và kiến nghị chung về tình hình tổ chức tổ chức bộ máy kế tốn vàcơng tác kế tốn tại doanh nghiệp: cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp:
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn :
Doanh nghiệp áp dụng theo mơ hình vừa tập trung, vừa phân tán, mơ hình vừa kết hợp theo kiểu tập trung, vừa kết hợp theo kiểu phân tán nên mang đặc điểm của cả hai hình thức trên. Tuy nhiên mơ hình nào cũng cĩ những ưu điểm và nhược điểm, tùy theo hình thức hoạt động tại cơng ty mà doanh nghiêp áp dụng mơ hình phù hợp.
Doanh nghiệp có qui mơ hoạt động lớn với các trạm và cửa hàng được phân bổ rộng và cĩ khách hàng trên khắp cả nước nên việc áp dụng mơ hình này là phù hợp. Kế tốn ở các đơn vị trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu các nghiệp vụ phát sinh và gửi về phịng kế tốn của doanh nghiệp nên cơng việc tại phịng kế tốn gọn nhẹ hơn, tạo thuận lợi cho quá trình hạch tốn, sổ sách được thực hiện kịp thời, nhanh chĩng và chính xác, tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Việc áp dụng mơ hình này giúp cho bộ máy kế tốn của đơn vị khơng quá cồng kềnh và doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư vào bộ phận kế tốn ở các trạm và cửa hàng.
Tuy nhiên việc cung cấp các chứng từ về phịng kế tốn của doanh nghiệp vẫn thường cĩ những sai sĩt do trình độ nghiệp vụ của kế tốn ở các đơn vị trực thuộc và việc lưu chuyển chứng từ chậm trễ về phịng kế tốn gây khĩ khăn cho bộ phận kế tốn của doanh nghiệp trong việc rà sốt kiểm tra, đối chiếu chênh lệch và khĩ khăn trong việc tổng hợp thơng tin kế tốn tài chính tồn doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản sử dụng tại Cơng ty:
Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản theo qui định thống nhất do Bộ Tài Chính ban hành. Và khi Bộ Tài Chính cĩ sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp cũng kịp thời chỉnh sửa và thay đổi theo cho phù hợp. Dựa vào hệ thống tài khoản này, doanh nghiệp xây dựng thêm các tài khoản cấp 2, 3 để phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh tại cơng ty – lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Số lượng tài khoản này thích hợp cho việc áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký – sổ cái, giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ hiểu, khơng nhầm lẫn trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kế tốn tạo thuận lợi cho cơng tác tổ chức hạch tốn của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nhiều tài khoản doanh nghiệp cịn ghi chung chung, chưa rõ ràng: tại doanh nghiệp khơng sử dụng tài khoản 641 “chi phí bán hàng” mà khoản chi phí này được đưa vào 632, tài khoản 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp” khơng cĩ một số tài khoản cấp 2 như 6423 “chi phí đồ dùng văn phịng”, 6424 “ chi phí khấu hao TSCĐ”, 6425 “ thuế, phí và lệ phí”, 6427 “chi phí dịch vụ mua ngồi”. Điều này làm cho việc phản ánh chi phí của doanh nghiệp khơng rõ ràng, minh bạch.
Tổ chức chứng từ và lưu chuyển chứng từ:
KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HAØNG
GVHD: TS. PHẠM XUÂN THAØNH
tiếp đến chất lượng của cơng tác kế tốn. Vì vậy việc tổ chức chứng từ tại doanh nghiệp phải được thực hiện một cách chặc chẽ, chính xác và kịp thời giúp doanh nghiệp phản ánh đầy đủ, chính xác mọi biến động về tài sản và nguồn vốn trong doanh nghiệp.
Việc tổ chức chứng từ và lưu chuyển chứng từ tại Cơng ty Thương Mại – Dịch Vụ được bộ phận kế tốn xây dựng một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Khi cĩ nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các trạm và cửa hàng, kế tốn ở các đơn vị trực thuộc sẽ lập các chứng từ cĩ liên quan và tập trung về bộ phận kế tốn tại doanh nghiệp. Tại đây, bộ phận kế tốn sẽ kiểm tra kỹ những chứng từ này và xác minh lại tính chính xác của chứng từ sau đĩ mới ghi vào các sổ cần thiết.
Những chứng từ sau khi sử dụng được kế tốn lưu trữ cẩn thận, những chứng từ rời được đĩng thành tập theo từng tháng và từng loại nhất định, được kế tốn đánh dấu và lưu trữ vào tủ. Vì vậy, khi cần xem xét, kiểm tra, đối chiếu lại rất thuận tiện, dễ tìm giúp kế tốn tiết kiệm được thời gian và cơng sức.
Là một doanh nghiệp thương mại, dịch vụ nên cơng ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng nhưng các chứng từ sử dụng tại cơng ty cịn ít, việc nhập hàng và xuất kho hàng bán xảy ra thường xuyên, liên tục nhưng doanh nghiệp lại khơng cĩ phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hàng hĩa rất dễ nhầm lẫn trong việc tính tốn giá trị cịn lại của hàng hĩa, cĩ thể xảy ra việc hao hụt, thất thốt hàng hĩa.
Hệ thống sổ sách kế tốn tại cơng ty.
Việc áp dụng sổ kế tốn theo hình thức này hay hình thức khác tùy vào quy mơ họat độngvà đặc điểm sản xuất, kinh doanh của từng doanh nghiệp
Cơng ty TM – DV TH tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách dưới dạng tờ rời kể cả chi tiết và tổng hợp. Các sổ tờ rời được doanh nghiệp sắp xếp theo thứ tự tài khoản và bảo quản cẩn thận. Sổ Nhật ký – sổ cái với trình tự ghi sổ gọn nhẹ, cách ghi chép đơn giản, dễ hiểu. Việc quan sát số liệu được thu gọn trên một trang sổ nên dễ nhìn, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên việc di chuyển, bảo quản sổ này khơng được tiện lợi vì sổ cĩ khổ lớn và do chỉ cĩ một quyển sổ Nhật ký – sổ cái là sổ tổng hợp nên khĩ phân cơng cơng việc ghi chép và theo dõi.
Các phương pháp hạch tốn và tính giá tại cơng ty:
Việc áp dụng các phương pháp hạch tốn xuất kho và tồn kho cĩ ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp
Tại doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước là hợp lý, phù hợp với các mặt hàng đang được kinh doanh tại doanh nghiệp.
Đối với các mặt hàng thực phẩm, thức uống, các mặt hàng về nơng, lâm, hải sản doanh nghiệp phải xuất trước để tránh bị hư hỏng, đảm bảo được chất lượng và thời gian sử dụng của các mặt hàng này.
Đồng thời việc áp dụng phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện nhưng với nhiều mặt hàng đang được kinh doanh tại doanh nghiệp cĩ thể gây nhầm lẫn. Vì vậy, doanh nghiệp nên cĩ phương pháp tổ chức , lưu trữ, sắp xếp hàng trong kho một cách hợp lý để việc áp dụng phương pháp trên đạt hiệu quả hơn.
KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HAØNG
GVHD: TS. PHẠM XUÂN THAØNH
Kế tốn theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên và liên tục tình hình nhâp – xuất – tồn của hàng hĩa, vật tư giúp doanh nghiệp phản ánh được hoạt động mua bán hàng hĩa đang được diễn ra liên tục tại cơng ty, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình một cách kịp thời, việc luân chuyển hàng hĩa được kiểm tra một cách tỉ mỉ, chặc chẽ giúp tránh được những sai sĩt, thiếu hụt khơng rõ nguyên nhân.
Tuy nhiên phương pháp này nếu áp dụng với nhiều mặt hàng kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phải tốn nhiều chi phí, cơng sức và thời gian.
+ Phương pháp khấu hao theo đường thẳng:
Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện được doanh nghiệp áp dụng để tính khấu hao cho các tài sản cố định của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khoản chi phí khấu hao này doanh nghiệp khơng tính vào chi phí hàng tháng mà trích một lần vào cuối năm làm cho phí phí cuối năm của doanh nghiệp tăng lên một cách bất thường. Vì vậy doanh nghiệp cần xem xét, điều chỉnh lại.
Tình hình trang thiết bị và xử lý thơng tin hỗ trợ cho cơng tác kế tốn:
Trong thời đại phát triển cơng nghệ thơng tin như hiện nay thì tin học hĩa kế tốn là việc làm rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp nhất là các cơng ty cĩ qui mơ hoạt động lớn.
Hiện nay, văn phịng kế tốn của cơng ty cịn nhỏ hẹp với các trang thiết bị cịn khá sơ sài, một tủ lưu trữ hồ sơ, hai bàn làm việc, một máy tính và một máy in giúp hỗ trợ cho cơng tác kế tốn. Và để phục vụ cho việc xử lý thơng tin kế tốn, doanh nghiệp sử dụng phần mềm KTV năm 1994 nhưng đây cũng chỉ là bước trung gian trước khi tiến hành ghi vào sổ. Do đĩ, cơng ty cần đầu tư thêm về các trang thiết bị, nên cĩ một máy fax ở bộ phận kế tốn và áp dụng hệ thống kế tốn máy với phần mềm kế tốn hiện đại hơn mà cĩ thể thay kế tốn xử lý được nhiều việc hơn, nhanh chĩng và chính xác hơn đồng thời sẽ giúp doanh nghiệp bảo mật được sổ sách tốt hơn nếu ta sử dụng mật mã.
Bên cạnh đĩ, Internet là một phương tiện khai thác thơng tin khổng lồ, một cơng cụ phục vụ tốt cho quá trình tìm kiếm thơng tin, nắm bắt kịp thời các thơng tư, quyết định của các Bộ và cĩ thể liên hệ với các đối tác qua thư điện tử (email).Vì vậy, doanh nghiệp nên nối mạng internet nhằm phục vụ tốt hơn cho hoạt động kinh doanh của mình.
2.Nhận xét, kiến nghị về cơng tác bán hàng tại Cơng ty TM – DV Tổng Hợp.
Về thủ tục, chứng từ sử dụng tại cơng ty:
Trong hoạt động bán hàng, doanh nghiệp khơng sử dụng phiếu xuất kho hàng bán. Như vậy sẽ khĩ nắm bắt được quá trình tiêu thụ hàng bán nhất là với nhiều mặt hàng đang được kinh doanh tại cơng ty cùng với hoạt động bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục. Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng phiếu xuất kho để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra hàng bán.
Về tài khoản sử dụng:
Là doanh nghiệp kinh doanh thương mại với hoạt động bán hàng là chính nhưng doanh nghiệp khơng sử dụng các tài khoản 521 “ chiết khấu hàng bán”, 532 “
KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HAØNG
GVHD: TS. PHẠM XUÂN THAØNH
giảm giá hàng bán” để khuyến khích, ưu đãi với những khách hàng mua với số lượng lớn và là bạn hàng lâu năm của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cĩ thể sử dụng giải pháp chiết khấu, giảm giá hàng bán để giữ những bạn hàng truyền thống đồng thời sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng đến với cơng ty hơn tuy sẽ giãm về lợi nhuận nhưng nếu đẩy mạnh đẩy số lượng hàng bán thì về lâu dài doanh nghiệp sẽ vẫn cĩ lợi hơn.
Các tài khoản về chi phí ít được doanh nghiệp xây dựng rõ ràng, nhiều tài khoản về chi phí như chi phí bán hàng tại doanh nghiệp cĩ sử dụng nhưng khơng đưa vào tài khoản 641 như qui định của BTC mà doanh nghiệp đưa thẳng vào 632. Vì vậy, các tài khoản chi tiết liên quan đến chi phí bán hàng cũng khơng được rõ ràng, cụ thể, gây khĩ khăn cho cục thuế khi kiểm tra.
Các tài khoản cấp 2 của chi phí quản lý doanh nghiêp chỉ được cơng ty áp dụng nột nửa, nhiều chi phí như chi phí đồ dùng văn phịng; chi phí khấu hao tài sản cố định; thuế, phí và lệ phí được doanh nghiệp đưa vào các chi phí bằng tiền khác. Tuy việc áp dụng này làm việc hạch tốn chi phí quản lý trở nên đơn giản hơn nhưng cũng khơng được rõ ràng.
Phương pháp hạch tốn kế tốn quá trình bán hàng hĩa tại Cơng ty:
Cách hạch tốn về quá trình bán hàng tại doanh nghiệp đều giống như những kiến thức mà em đã học ngoại trừ khoản chi phí bán hàng được doanh nghiệp đưa vào 632 thay vì đưa vào 641 và bên mục nhận xuất khẩu ủy thác: khi xác định tiêu thụ hàng xuất khẩu, thay vì sử dụng 331 theo lý thuyết, doanh nghiệp hạch tốn vào tài khoản 3388.
Trên lý thuyết, chi phí bán hàng được hạch tốn: Nợ 641:
Cĩ 111, 112:
Tại doanh nghiệp, chi phí này được hạch tốn: Nợ 632:
Cĩ 111, 112:
Trên lý thuyết, khi xác định tiêu thụ hàng nhận xuất khẩu ủy thác, ta hạch tốn: Nợ 131 : phải thu khách hàng nước ngồi
Cĩ 331 : đơn vị ủy thác xuất khẩu
Trên thực tế tại doanh nghiệp, nghiệp vụ này được hạch tốn: Nợ 131 : phải thu khách hàng nước ngồi Cĩ 3388 : đơn vị ủy thác xuất khẩu
Các phương thức thanh tốn và ảnh hưởng của chúng đến việc hạch tốn kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Cơng ty:
Đối với hàng bán trong nước:
Bất kỳ doanh nghiệp nào khi kinh doanh cũng bị khách hàng chiếm dụng vốn. Cơng ty Thương Mại - Dịch Vụ Tổng Hợp cũng khơng ngoại lệ. Doanh nghiệp cĩ cho khách hàng nợ khi mua hàng nhưng trong một thời gian nhất định bên cạnh việc thanh tốn ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. Việc thu hồi tiền bán hàng nhanh sẽ tạo vịng quay của vốn nhanh giúp doanh nghiệp cĩ vốn để tiếp tục quá trình kinh doanh hoặc cĩ vốn để đầu tư vào các hoạt động khác. Tuy nhiên, qua
số tiền thực tế chi số tiền thực tế chi
KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HAØNG
GVHD: TS. PHẠM XUÂN THAØNH
bản Cân đối tài khoản, ta thấy khoản phải thu cuối năm của doanh nghiệp cĩ giảm nhiều so với đầu năm nhưng vẫn cĩ nhiều khoản nợ doanh nghiệp chưa thu hồi được.
Đối với xuất khẩu:
Phương thức thanh tốn chính của cơng ty chủ yếu là T/T và L/C:
ο Thanh tốn bằng T/T:
Phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện, tốc độ thanh tốn nhanh chĩng và chi phí thấp nhưng phương pháp này lại chứa đựng rủi ro rất lớn cho doanh nghiệp xuất khẩu nếu người bán giao hàng rồi mà người mua khơng chịu trả tiền. Vì vậy, nếu khơng cĩ sự tin cậy, tín nhiệm lẫn nhau và giá trị thanh tốn thấp thì doanh nghiệp khơng áp dụng hình thức này.
ο Thanh tốn bằng L/C:
Phương thức thanh tốn này cĩ quy trình phức tạp, chi phí cao, thời gian thanh tốn lâu nhưng đảm bảo được an tồn cho cả hai bên. Tuy vậy vẫn cĩ rủi ro nếu bộ chứng từ thanh tốn khơng phù hợp. Vì vậy, doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ L/C trước khi lập bộ chứng từ. Doanh nghiệp cũng cĩ thể rút ngắn thời gian thanh tốn bằng cách chiết khấu bộ chứng từ.
Kiến nghị các giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và cơng tác kế tốn nĩi chung tại cơng ty.
Các doanh nghiệp sau khi mua hàng xong phải đẩy nhanh việc bán hàng nhằm thu hồi lại vốn để tiếp tục quá trình kinh doanh. Do vậy, việc tổ chức bán hàng là khâu hết sức quan trọng, mang tính chiến lược. Để giải quyết được vấn đề trên địi hỏi bộ phận Marketing hoạt động một cách cĩ hiệu quả, đưa ra các báo cáo phân tích về thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng từ đĩ ra các quyết định, các chiến lược kinh doanh.
Hiện nay, tại doanh nghiệp chưa áp dụng hình thức bán lẻ. Vì vậy, việc nắm bắt nhu cầu của khách hàng và diễn biến thị trường chậm, và doanh nghiệp sẽ khơng ứng phĩ kịp thời với sự biến đổi đĩ. Dĩ đĩ, doanh nghiệp nên xem xét và đưa hình thức này vào – một phương thức hiệu quả để liên hệ trực tiếp với thị trường, với người tiêu dùng.
Doanh nghiệp cũng cĩ thể thơng qua đại lý để đưa hàng hĩa đến tay người tiêu dùng, chọn lựa các kênh phân phối hàng hĩa và phương phức phân phối phù hợp với tình hình của Cơng ty.
Tĩm lại, trong quá trình hình thành và phát triển của bất kỳ cơng ty kinh doanh nào cũng tồn tại hai mặt ưu điểm và khuyết điểm của mọi vấn đề nhưng biết tìm ra những ưu điểm để phát huy hơn nữa bên cạnh việc nhận ra khuyết điểm để sửa chữa, khắc phục sẽ gĩp phần thúc đẩy quá trình vận động và phát triển hồn thiện của Cơng