làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toỏn tiền hàng, xỏc nhận trỏch nhiệm với người cú liờn quan và ghi sổ kế toỏn.
- Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi: Phiếu nhập kho ỏp dụng trong cỏc trường hợp nhập kho vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ mua ngoàI, tự sản xuất, thuờ ngoàI gia cụng, chế biến, nhận gúp cổ phần nhận liờn doanh hoặc vật tư thừa phỏt hiện trong khi kiểm kờ.
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rừ số phiếu nhập và ngày, thỏng, năm lập phiếu, họ tờn người nhập vật tư , sản phẩm, hàng hoỏ số hoỏ đơn hoặc lệnh nhập kho và tờn kho nhập
Căn cứ vào hợp đồng hay kế hoạch sản xuất, phũng kế hoạch sẽ xỏc định loại NVL cần dựng và lập bảng dự trự NVL, lập kế hoạch cung cấp vật tư, ký kết hợp đồng với bờn bỏn, lập kế hoạch mua và trực tiếp mua. NVL mua về nhập kho phải qua kiểm nghiệm xem cú đủ tiờu chuẩn nhập kho hay khụng.
Cỏc chứng từ luõn chuyển trong hỡnh thức nhập kho NVL bao gồm: Cỏc chứng từ gốc, biờn bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng húa, phiếu nhập kho.
Cột A,B, C, D: Ghi số thứ tự, tờn nhón hiệu, quy cỏch mó số và đơn vị tỡnh của vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ
Cột 1: Ghi số lượng theo hoỏ đơn hoặc lệnh nhập Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho
Cột 3, 4: Do kế toỏn ghi đơn giỏ (giỏ hạch toỏn hoặc giỏ hoỏ đơn…, tuỳ theo quy định của từng đơn vị) và tớnh ra số tiền của tổng vật tư, hàng hoỏ thực nhập
Dũng cộng: Ghi tổng số tiền của cỏc loại vật tư, sản phẩm hàng hoỏ nhập cựng một phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 3 liờn (đối với vật tư, hàng hoỏ mua ngoài) đặt gấy than viết một lần và phụ trỏch ký ghi rừ họ tờn ngưũi nhập mang phiờỳ đến kho để nhập vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, thàng, năm nhập kho và cựng người nhập ký vào phiếu thủ kho giữ hai liờn đẻ ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để sổ kế toỏn và liờn 21 ghi ở nơi lập phiếu.
Quy trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ như sau:
Sơ đồ quy trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập kho NVL
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
(7)
Cỏc bước thực hiờn được cụ thể như sau:
Bước 1: Đại diện bờn bỏn hoặc chớnh người của bộ phận vật tư thuộc cụng ty tiến hành cỏc thủ tục xin đề nghị được nhập kho số nguyờn vật liệu.
Người giao NVL Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Kiểm hàng lập biển bản Cỏn bộ cung ứng Lập PNK Phụ trỏch cung ứng Ký PNK Thủ kho Kế toỏn HTK Kiểm nhận hàng Ghi sổ Bảo quản lưu trữ
NVL chuyển về kốm theo phiếu đề nghị nhập vật tư, húa đơn mua hàng (húa đơn GTGT) húa đơn cước phớ vận chuyển (nếu đơn vị chịu chi phớ vận chuyển)…Người nhập làm giấy xin đề nghị nhập vật tư đớnh kốm húa đơn.
Bước 2: Việc kiểm tra chất lượng, số lượng số lượng, quy cỏch và cấp phiếu kiểm tra chất lượng nguyờn liệu nhập kho sẽ do cỏn bộ kỹ thuật – KCS đảm nhiệm và ghi vào biờn bản kiểm nghiệm.
Bước 3: Biờn bản kiểm nghiệm cựng với húa đơn GTGT làm cơ sở cho kế toỏn thanh toỏn tiền hàng cho khỏch hàng. Trường hợp thừa hoặc thiếu so với số lượng ghi trờn phiếu hoặc khụng đỳng với phẩm chất quy cỏch cỏn bộ kỹ thuật KCS sẽ lập biờn bản và chuyển cho giỏm đốc cụng ty giải quyết.
Sau khi xem xột đầy đủ húa đơn mua hàng, biờn bản kiểm nghiệm vật tư phũng kế toỏn sẽ lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được chi thành 3 liờn:
- 1 liờn giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toỏn. - 1 liờn giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho - 1 liờn lưu trong quyển gốc
Phiếu nhập kho ghi rừ số liệu, ngày nhập, tờn, quy cỏch, số lượng NVLnhập kho theo húa đơn bỏn hàng và biờn bản kiểm nhiệm.
Bước 4: Cỏn bộ phụ trỏch cung ứng tiến hành ký phiếu nhập kho
Bước 5: Thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng nhập bằng phương phỏp kiểm kờ, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho và ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Định kỳ 3-5 ngày sẽ được chuyển lờn phũng kế toỏn.
Bước 6: Kế toỏn NVL tiến hành kiểm tra cỏc phiếu nhập kho và tiến hành định khoản ghi vào đơn giỏ thành tiền, cuối cựng là ghi vào sổ NVL.
Sau cựng khi hàng nhập kho, người mua vật tư nộp húa đơn mua hàng, biờn bản kiểm nghiệm nộp lờn phũng kế toỏn.
Bước 7. Định kỳ cỏc chứng từ được nhập để đưa vào bảo quản lưu trữ.
4.3.6. XUẤT KHO NVL
* PHƯƠNG PHÁP NHẬP PHIẾU XUẤT KHO