ASS.HT-QTVP Fpoly

TRƯỜNG CAO ĐẲNG THỰC HÀNH FPT-POLYTECHNIC HÀ NỘI -oOo - ASSIGNMENT QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Thủy Thực bởi: Hà Nội 2017 MỤC LỤC CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY Phần I: Giới thiệu CTCP quản lý khai thác hầm đường Hải Vân Khái quát chung • Tên cơng ty: CTCP QUẢN LÝ & KHAI THÁC HẦM ĐƯỜNG BỘ HẢI VÂN • Tên viết tắt: HAMADECO • Trụ sở chính: 27 - đường Bùi Chát - phường Hịa Khánh Bắc - quận Liên Chiểu • • • • • - - TP Đà Nẵng Điện thoại: 05113.842.144 - 3730.574 Fax: 05113.842.713 Email: hamadecotcvp@gmail.com Website: www.hamadeco.com.vn Lịch sử hình thành phát triển: Cơng ty cổ phần Quản lý khai thác hầm đường Hải Vân (HaiVan Tunnel Management And Operation Joint Stock Company ) tiền thân “Xưởng Thống Nhất” trực thuộc Ban Xây Dựng 67 theo Quyết định số 574/QĐ - TC ngày 10 tháng năm 1974, đến năm 1975 đổi tên thành “Xí nghiệp Đại tu Ơ tơ Thống Nhất” thành lập cầu Cúp tỉnh Quảng Bình, Xí nghiệp đời để đáp ứng yêu cầu xây dựng Chủ nghĩa xã hội Miền Bắc phục vụ đại tu, sửa - chữa ô tô bị hư hỏng xuống cấp thời kỳ chiến tranh Ngày 12 tháng 12 năm 1979, xí nghiệp chuyển từ Quảng Bình vào Hoà Khánh, Hoà Vang - Quảng Nam Đà Nẵng, thuộc địa phận phường Hoà Khánh Bắc – quận Liên Chiểu – TP Đà Nẵng đổi tên thành “Xí Nghiệp Cơ Điện Giao Thơng 5” trực thuộc liên hiệp xí nghiệp giao thơng khu vực V theo Quyết định số 2098/TCCB ngày 21 tháng 12 năm 1982 Bộ GTVT - Quyết định số 3439/QĐ-TCCB-LĐ ngày 12 tháng 07 năm 1995 Bộ Giao Thông Vận Tải, xí nghiệp đổi tên thành “Cơng ty Cơ khí - Xây dựng cơng trình 5” Đến ngày 16 tháng 08 năm 1997 theo định số 2014/QĐ-TCCP- LĐ Bộ GTVT chuyển công ty sang doanh nghiệp Nhà nước hoạt động cơng - ích với tên “Cơng ty Sửa chữa cơng trình Cơ khí giao thơng 5” Ngày 28 tháng năm 2005 theo định số 803/QĐ-BGTVT Bộ trưởng Bộ GTVT Công ty đổi tên thành “Công ty Quản Lý Khai thác hầm đường Hải Vân” viết tắt HAMADECO Ngày 08 tháng 12 năm 2009 Quyết định số 3674/QĐ-BGTVT Bộ trưởng Bộ giao thông Vận tải, việc chuyển Công ty Quản lý khai thác hầm đường Hải Vân, công ty nhà nước thuộc Cục đường Việt Nam thành Công ty TNHH MTV Quản lý khai thác hầm đường Hải Vân doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Khu Quản lý V - tổng cục đường Việt Nam Quyết định số 1742/QĐ-BGTVT ngày 25 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ GTVT việc chuyển doanh nghiệp làm đơn vị thành viên Tổng Cơng ty - xây dựng cơng trình giao thông Quyết định số 1973/QĐ-BGTVT ngày 10 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ GTVT giá trị doanh nghiệp cổ phần hóa cơng ty TNHH MTV Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân thuộc Tổng Cơng ty xây dựng cơng trình - giao thông Theo Quyết định số 3079/QĐ-BGTVT ngày 04/10/2013 Bộ Giao thông vận tải việc phê duyệt Phương án chuyển Công ty TNHH MTV Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân thuộc Tổng công ty Xây dựng cơng trình giao thơng - thành công ty cổ phần Giấy chứng nhận đăng ký doanh nhiệp số 0400101965 đăng ký thay đổi lần thứ 11 ngày 27 tháng năm 2014 (là doanh nghiệp cổ phần hóa từ Cơng ty TNHH MTV Quản lý khai thác hầm đường Hải Vân, ngày chuyển đổi 02/01/2014) Lĩnh vực hoạt động ngành nghề kinh doanh - Quản lý, khai thác bảo trì hầm đường Hải Vân Kinh doanh vận tải hành khách theo tuyến cố định Xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp Xây dựng cơng trình đường bộ, sửa chữa cơng trình giao thơng Kinh doanh vận tải hàng hóa tơ Kinh doanh bất động sản Cho thuê kho bãi, cho thuê văn phòng Sửa chữa sản phẩm kim loại đúc sẵn Sửa chữa máy móc, thiết bị; sửa chữa thiết bị điện Lắp đặt máy móc thiết bị cơng nghiệp Lắp đặt hệ thống cấp nước, lị sưởi, điều hịa khơng khí; hồn thiện cơng trình xây dựng Cho th xe có động cơ; cho thuê máy móc thiết bị đồ dùng hữu hình khác; - bn bán máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác Sản xuất kinh doanh nhũ tương nhựa đường, sản xuất thiết bị phun nhựa Sản xuất, lắp dáp cọc tiêu, biển báo, cống bê tông xi măng hộ lan mềm dùng cho giao thông đường Chế tạo, sửa chữa dầm cầu thép sửa chữa thiết bị, phương tiện xe máy thi cơng sản xuất khí khác Quy mơ cơng ty • Vốn điều lệ: 31.600.000.000 VNĐ • Số lượng nhân viên: tính đến ngày 30/06/2015 CTCP quản lý khai thác hầm đường Hải Vân có 350 cán cơng nhân viên Phân loại lao động I Tại ngày 30/06/2015 Số lượng Phân loại theo trình độ lao động 350 Tỷ lệ % 100 Trình độ Đại Học 11 Trình độ Đại Học 116 33 Trình độ Cao Đăng, Trung Cấp 56 16 Lao động khác 167 48 II 350 100 HĐ có thời hạn năm HĐ có thời hạn 1-3 năm 66 19 Theo tính chất HĐ lao động HĐ không xác định thời hạn 281 80 Sơ đồ cấu tổ chức, máy công ty a) Sơ đồ cấu tổ chức b) Bộ máy cơng ty • Các cấp quản trị: có cấp quản trị - Hội đồng quản trị - Tổng giám đốc - Trưởng phịng chức - Phó phòng chức Phần II: Giới thiệu phận hành văn phịng Chức nhiệm vụ phận hành văn phịng Bộ phận hành văn phong cơng ty nằm phịng Hành nhân sự, có chức nhiệm vụ sau: ST T CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, ngân sách chế độ sách nhân - Hoạch định phát triển nguồn nhân lực số lượng chất lượng theo yêu cầu phù hợp với chiến lược phát triển Công ty - Hoạch định ngân sách nhân phù hợp với điều kiện hoạt động Công ty thời kỳ - Xây dựng sách nhân : mối quan hệ lao động, tiêu chuẩn cơng việc, an tồn lao động, sức khoẻ vấn đề khác cho người lao động - Định kỳ nghiên cứu, hợp lý hoá cấu tổ chức Công ty để đáp ứng nhu cầu phát triển, tạo linh hoạt việc thích nghi đối phó với biến động thị trường - Quy hoạch đội ngũ kế cận thiết lập lộ trình thăng tiến cho cán cơng nhân viên - Lập kế hoạch tuyển dụng hàng tháng /qúy / năm - Dự trù, phân tích ngân sách tuyển dụng - Hồn thành sách, thủ tục, quy trình tuyển dựng - Xây dựng cơng cụ tuyển dụng (bài kiểm tra IQ, EQ, tiếng Anh…), tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên xác khoa học - Thực hướng dẫn phòng ban, Đơn vị/ Khu vực thực kế hoạch tuyển dụng nhân viên theo quy trình, thủ tục, sách Công ty - Đánh giá chất lượng tuyển dụng, chi phí báo cáo chiến lược nhân Công ty - Tổ chức Tuyển dụng Đào tạo phát triển - Đánh giá thành tích, đánh giá lực - Quản lý mối quan hệ nhân Lương thưởng phúc lợi - Quản lý thủ tục hành nhân Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại tài sản hành VP, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động phịng chống cháy nổ cơng ty - hướng dẫn ký kết thoả thuận, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động cho CBCNV Xây dựng sách đào tạo phát triển nhân lực Dự trù, phân bổ kinh phí đào tạo kỳ Tổ chức huấn luyện đào tạo cho cán quản lý cấp trung gian Đánh giá chất lượng sau đào tạo Xây dựng tiêu chuẩn, quy trình đánh giá thành tích, lực CBCNV Tổng hợp, theo dõi, nhận xét kết làm việc đánh giá thành tích cán – nhân viên theo qui định Quản lý hồ sơ nhân toàn Cơng ty Qn triệt chế độ sách cho người lao động thông qua việc thực tốt nội qui, qui định cơng ty, chế độ sách pháp luật lao động hành Hỗ trợ, giải sách BHXH, BHYT tóan chế độ trợ cấp khác theo qui định hành Giải tranh chấp lao động tham gia xây dựng mối quan hệ lao động – tổ chức đoàn thể Tham gia xử lý kỷ luật kịp thời, người, việc khen thưởng cá nhân đơn vị tịan cơng ty Quản lý theo dõi tình hình sử dụng lao động tịan cơng ty Tham gia quản lý nguồn qũy nội Tổng Công ty Phối hợp tổ chức phong trào hoạt động văn hố, du lịch,… có u cầu Là cầu nối Ban Lãnh đạo Công ty Người lao động Xây dựng, ban hành Hướng dẫn thủ tục liên quan đến cơng tác HCNS (các quy trình) Quản lý hồ sơ loại tài sản hành VP Công ty Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý sử dụng loại tài sản hành Cơng ty Đơn vị/Bộ phận Phối hợp với nhà cung cấp, phòng ban chức (tổ chức) việc lắp đặt trang thiết bị VP phục vụ cho cơng việc chung Phối hợp đơn vị bảo trì thực việc bảo trì 8 Hành - - Tổ chức thực chủ trương, qui định, thị Ban Giám đốc 10 Tham mưu đề xuất cho Ban TGĐ để xử lý vấn đề thuộc - - thường xuyên bảo trì đột xuất trang thiết bị hành VP Xử lý kịp thời công việc liên quan đến công tác bảo vệ Thực công tác an ninh trật tự, an tồn lao động, vệ sinh lao động phịng chống cháy nổ công ty Quản lý dấu ấn dấu, thực công việc thuộc lĩnh vực hành (giấy cơng tác, giấy giới thiệu; ban hành, theo dõi lưu văn Gồm văn pháp lý Công ty; tiếp nhận, xử lý văn bản, thư từ đến, … ) nhằm phục vụ hữu hiệu hoạt động Công ty thơng suốt, xác, kịp thời Xây dựng hệ thống qui chế, qui trình, qui định cho Cơng ty giám sát việc chấp hành nội qui Đảm bảo công tác tiếp tân phục vụ, họp, hội nghị tiếp khách Công ty Thực cơng việc đưa đón, mua vé máy bay, làm vi sa, … phục vụ cho đoàn khách phục vụ cán – nhân viên công tác Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản hành văn phịng Cơng ty Tiếp nhận loại công văn vào sổ công văn đến Phân loại phân phối công văn cho phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu Chuyển giao cơng văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến phận liên quan Đánh máy, photocopy văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ Giữ bí mật nội dung cơng văn giấy tờ, tài liệu Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định Lập phương án, tổ chức thực Quyết định, Quy định, Quy chế Ban Tổng Giám đốc Giám sát việc thực theo phương án duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời trung thực tình hình diễn biến kết cơng việc thực nhiệm vụ Ban TGĐ giao Tham mưu cho Ban TGĐ việc xây dựng cấu tổ chức, điều hành Công ty Tham mưu cho Ban TGĐ công tác đào tạo lãnh vực Hành Nhân 11 Hỗ trợ Bộ phận khác việc quản lý nhân cầu nối Ban TGĐ Người lao động - tuyển dụng Công ty Tham mưu cho Ban TGĐ xây dựng phương án lương bổng, khen thưởng chế độ phúc lợi cho người lao động Tham mưu cho Ban TGĐ công tác HCNS Hỗ trợ cho phận liên quan công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân Hỗ trợ phận liên quan công tác HC 10 CHƯƠNG II: SỰ KHOA HỌC TRONG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Phần I: Sắp xếp chỗ làm việc Giới thiệu vị trí cơng ty Trụ sở chính: 27 - đường Bùi chát - phường Hòa Khánh Bắc - Quận Liên Chiểu TP Đà Nẵng  Sơ đồ bố trí phịng ban cơng ty Tầng Tầng 19 Phương pháp bố trí phịng ban Cơng ty bố trí phịng ban theo phương pháp kết hợp kiểu đóng mở  Đối với phận phịng HĐQT, TGĐ P.TGĐ cơng ty áp dụng bố trí phịng theo kiểu đóng Vì tính chất cơng việc phận đòi hỏi tập trung cao, tính an tồn bí mật thơng tin Ngồi ra, văn phịng phận nơi đón tiếp khách cơng ty nên cần bố trí theo kiểu đóng  Đối với phận phịng cấp sở Kế tốn – Tài chính, Hành – Nhân sự, Vật tư – Thiết bị, Kiểm soát nội - PC, cơng ty áp dụng bố trí phịng theo kiểu mở Việc bố trí văn phịng phận theo kiểu mở giúp công ty tiết kiệm nguồn tài như: điện, diện tích mặt bằng, hay dễ giám sát quản lý, thuận tiện việc giao tiếp, trao đổi nhân viên phịng phù hợp với tính chất cơng việc, dễ dàng thay đổi cách bố trí phịng cần thiết, 20 Các loại thiết bị sử dụng phòng STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Tên Máy vi tính (Computer) Máy in laser Máy in Máy Scanner Máy photocopy Máy fax Máy hủy hồ sơ Máy điện thoại Máy ghi âm, ghi hình Máy điều hịa Quạt gió Quạt máy Máy giảm ồn Đèn chiếu sáng Thơng gió Bàn ghế Tủ đựng hồ sơ Giá đựng tài liệu Tủ mắc áo Cặp, kẹp, ghim, bút… Số lượng 10 1 1 1 10 4 10 Tình Trạng Mới Cũ Mới Cũ Cũ Mới Mới Mới Cũ Cũ Cũ Cũ Cũ Mới Cũ Mới Mới Mới Cũ Mới 21 Phần II: Quản trị thơng tin Quy trình xử lý cơng văn Sơ đồ bước sử lý công văn Kiểm tra Gấp bỏ Cân Vào sổ văn thư vào bao gián tem công văn phong thư bì Nội dung quy trình Việc kiểm tra văn thư giúp phát xem thư có sai sót lỗi tả hay nội dung có chữ ký, đóng dấu chưa để gửi lại chỉnh sửa kịp thời Thể lịch tránh để nhìn chữ bên cơng văn Cân để biết xem với trọng lượng thư cần phải dán tem, tính số tiền phí vận chuyển theo trọng lượng cân Để phịng hành văn thư theo dõi thông tin văn thư 22 Quy trình xử lý cơng văn đến a) Sơ đồ bước sử lý công văn Phân Mở bao Lấy Đóng Đọc Đưa Soạn loại thư phần dấu ghi cho cấp phiếu Phân văn nội ngày luân phối thư dung duyệt chuyển văn thư b) tài liệu Nội dung quy trình Thư khẩn, thư cá nhân, thư nội thư thứ hạng Không mở thư cá nhân thư có ký hiệu mật, sử dụng máy mở thư máy đóng dấu để mở Lấy tồn nội dung thư, có u cầu giữ lại bao bì thư phải đính kèm bao thư với văn thư Đóng dấu ngày để dễ dàng nhận biết ngày nhận thư, kèm theo ta dễ dàng xử lý thư Phải chấp thuận cấp ghi chú, dung bút gạch chân dịng quan trọng, ghi ngồi lề, ghi xác Trình tự cấp lên cho cấp duyện phải từ quan trọng đến loại thư hạng Soạn phiếu chuyển tài liệu đến cá nhân cần phải tham khảo, trước chuyển phải chuyển sổ vào cho phòng ban ký 23 CHƯƠNG III: CÁC NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Phần I: Quản trị hồ sơ Phân loại hồ sơ Công ty phân loại hồ sơ thành loại sau:  Hồ sơ tối cần thiết - Bao gồm: dấu, nhãn hiệu đăng ký, quyền, hợp đồng… - Nên lưu trữ tủ chống lửa  Hồ sơ quan trọng - Bao gồm: hóa đơn, hồ sơ thuế… - Nên lưu trữ tủ chống lửa  Hồ sơ thường sử dụng - Bao gồm: đơn đặt hàng, danh sách nhân viên, danh sách nhà cung cấp - Không cần lưu trữ tủ chống lửa  Hồ sơ không cần thiết - Bao gồm: thư từ giao dịch hàng ngày, thơng báo họp,lịch cơng tác… 24 Quy trình sử dụng lưu trữ hồ sơ  Quy trình sử dụng hồ sơ Phân Lên Lưu Hủy Chụp loại hồ lịch chuyể bỏ hồ vi sơ lưu trữ n hồ sơ phim lưu trữ sơ  Lên lịch lưu trữ - Làm bảng thời biểu để xác định thời gian lưu trữ hồ sơ sử dụng hồ sơ - khơng cịn hoạt động Hồ sơ sử dụng: hồ sơ tiến hành mà nhân viên cần tham khảo - thường xun Hồ sơ khơng cịn hoạt động: hình thành từ tháng  năm mà nhân viên tham khảo  Lưu chuyển hồ sơ - Thường xuyên kiểm tra  xác định hồ sơ cần tiêu hủy/lưu trữ vào kho hồ sơ khơng cịn hoạt động  Hủy bỏ hồ sơ - Giấy tờ thông thường hàng ngày: bỏ vào giỏ rác - Giấy tờ quan trọng: bỏ vào máy nghiền hủy bỏ hồ sơ  Chụp vi phim - Mỗi phiếu vi phim chụp gần 200 trang tài liệu - Hồ sơ đọc dễ dàng qua máy đọc vi phim - Giúp công ty tiết kiệm 98% khoảng trống 25