Tài liệu Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán docx

N I DUNG CHUYÊN ¬ T NG QUAN V H TH NG THƠNG TIN K TỐN Các thành ph n c a H th ng Thơng tin K tốn ¬ ¬ Các mơ hình AIS ¬ Phát tri n AIS ¬ Accounting Information Systems AIS Vai trị c a AIS Các công c mô t AIS H th ng H th ng thông tin Là m t t ng th bao g m b ph n, thành ph n có m i quan h v i th c hi n nh ng m c tiêu chung nh t nh ¬ Là h th ng thu nh n d li u u vào, x lý d li u cung c p thông tin cho ng i s d ng L u tr B D li u u vào A M c tiêu C Thơng tin u Ki m sốt - ph n h i D ¬ Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM X lý Thông th ng, khái ni m HTTT g n li n v i môi tr ng x lý h tr b i CNTT H th ng thông tin qu n lý Các h th ng c a HTTT qu n lý Các y u t S n xu t, u vào giá t ng giá tr L u tr Quá trình SXKD D li u u vào Thông tin u X lý HTTT K tốn Ki m sốt - ph n h i ¬ Là h th ng thông tin ghi nh n, l u tr , x lý d li u c a trình s n xu t kinh doanh nh m cung c p thơng tin h u ích cho nhà qu n tr DN HTTT Nhân s HTTT HTTT Bán hàng S n xu t H th ng thơng tin k tốn H th ng thơng tin k tốn Ch c n ng K tốn AIS Th c hi n ho t ng cung c p hàng hóa d ch v có giá tr cho khách hàng Cung c p thông tin h tr ho ch nh, th c hi n, ki m soát, ánh giá ho t ng c a DN D Là h th ng c thi t l p nh m thu th p, l u tr cung c p thơng tin k tốn cho ng i s d ng Th t c ki m soát M c tiêu DN L u tr X li u lý Thơng tin Bùi Quang Hùng - Khoa K tốn - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM Cung c p SP, DV XCh ng t XTài kho n X i t ng chi ti t XB máy XQuy trình XPh ng th c XBáo cáo tài XS k toán XBáo cáo qu n tr Các c p thông tin cung c p h tr d báo AIS Qu n Tr Doanh Nghi p Nhà qu n lý c p cao Chi n l Qu n tr doanh nghi p c xu t thay h tr quy t nh x lý nghi p v Nhà qu n lý b c trung Qu n lý, i u hành Ho t Ho ch nh Xác l p Ng i th c hi n ng S n Xu t Bán Hàng K tốn Tài Nhân s i T ch c, th c hi n Thông tin o l ng i u n Ho t ng kinh doanh Ki m soát, ánh giá D li u AIS 10 Vai trò c a AIS qu n tr DN CHU I GIÁ TR C A K TOÁN ¬ Ghi nh n, l u tr d li u c a ho t ng kinh doanh Thi t l p, ki m soát giao d ch bên ngồi Ghi nh n ho t ng Phân tích thơng tin ¬ Cung Chi n l c kinh doanh ̌Các báo cáo cho Chu i giá tr c a doanh nghi p IT th c hi n ¬ Ki m sốt ho t ¬H Giá tr cao ng bên tr ho ch ng c a DN nh IT h tr 11 Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM it ̌Các báo cáo cho qu n tr DN Thi t k , cung c p thông tin tin c y Giá tr th p c p thông tin 12 H n ch c a AIS hi n t i AIS hi n t i c a Pacioli’s Quá trình SXKD S ki n nh h ng n báo cáo tài N i dung c a ho t ng kinh doanh X Ch n l c nghi p v Ch ng t Ghi s nh t ký S nh t ký AIS X Không k p th i X Gi i h n n i dung Báo cáo tài L p báo cáo S cái, S chi ti t Chuy n s X Trùng l p X Thông tin h n ch 13 X Tách r i ho t c a DN ng Thơng tin 14 Mơ hình t ch c AIS theo s ki n-REAL Phân lo i nh th S ki n c a trình kinh doanh Kho d li u H th ng truy xu t báo cáo i t ng (Agent) Ng i s d ng thông tin Ngu n l c (Resources) S ki n (Event) N i ch n (Location) X Thu th p d li u theo s ki n DN quan tâm X G n AIS v i ho t kinh doanh c a DN X H p nh t d li u tồn DN X Thơng tin cung c p linh ho t Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM Mơ hình REAL ng D li u thu th p 15 16 Chu trình kinh doanh M i liên h gi a chu trình k tốn M i chu i s ki n liên quan n n i dung c a trình SXKD å Chu trình kinh doanh hay cịn g i chu trình k tốn ¬ S n ph m Chu trình s n xu t Chu trình doanh thu NVL, NC -> SP hoàn thành Bán hàng –> Thu ti n D li u D li u Bao g m: NVL ̌ Chu trình doanh thu H th ng ghi s l p báo cáo ̌ Chu trình chi phí Chu trình chi phí ̌ Chu trình s n xu t Ti n D li u Mua hàng – tr ti n Chu trình tài Nh n ti n – Chi ti n Ti n ̌ Chu trình nhân s Ti n Chu trình nhân s ̌ Chu trình tài Tuy n d ng – Tr l Nhân công ng 17 Phát tri n h th ng thơng tin k tốn ¬ Là q trình bao g m công vi c c th c hi n theo trình t theo chu kì nh t nh -> Chu kì phát tri n c a HTTT k tốn ¬ Vi c t ch c HTTT k tốn ph i Chu kì phát tri n c a HTTT k tốn Là q trình thi t l p t t c thành ph n c a h th ng thơng tin k tốn ¬ c s m c tiêu ¬ 18 u V c th c hi n n h Vi c t ch c h th ng thông tin k tốn khơng ph i cơng vi c n i b c a b ph n k toán å liên quan nh h ng n toàn doanh nghi p Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM h 19 20 V n t i v i AIS Các công c mơ t AIS ¬ Ph m vi c a h th ng ¬ ¬ Mơ hình, q trình t ch c AIS Mô t thành ph n c a AIS ¬ Vai trị c a AIS ho t ng c a DN – D li u ¬ ng d ng công ngh thông tin vào AIS Mô t ? – L u tr ¬ … – Ho t ng x lý – Thơng tin ¬ Th o lu n it ng tham gia vào AIS 21 22 S DÒNG D LI U (Data Flow Diagram - DFD) Ví d minh h a: Q trình thu ti n bán ch u ¬ KH g p KT tốn kèm theo thông báo tr ti n c a cty NV l p Pthu liên ghi s ti n tốn, s Pthu vào thơng báo tr ti n kèm theo Sau ó chuy n Pthu cho th qu , chuy n thông báo tr ti n cho KT ph i thu Th qu nh n ti n, ki m tra s ti n Pthu óng d u xác nh n Sau ó chuy n Pthu cho k toán ph i thu, phi u l i dùng ghi vào s qu l u theo s th t ¬ KT ph i thu nh n gi y báo tr ti n KT toán chuy n n l u l i theo h s KH Sau nh n Pthu t th qu , KT ph i thu ki m tra, i chi u v i gi y báo tr ti n, sau ó nh p vào ph n m m k tốn PMKT ki m tra mã KH, s hóa n ch a tr N u úng, PM s cho phép ghi nh n nghi p v toán làm gi m n ph i thu c a KH theo t ng hóa n nh kì, PM s in s TK ti n, ph i thu, s chi ti t KH, b ng t ng h p toán chuy n cho KT t ng h p 23 Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m tốn, H Kinh T TP.HCM ¬ DFD mơ t b ng hình nh thành ph n; dịng l u chuy n d li u gi a thành ph n, i m kh i u, i m n n i l u tr d li u c a m t h th ng thơng tin ¬ DFD có nhi u c p ỈDFD khái qt (c p 0) ỈDFD c p1 ỈDFD c p2 Ỉ… 24 S ¬ DỊNG D LI U i m C p0 Phân c p DFD i m S u ¬ A u DỊNG D LI U Các kí hi u: – Có kí hi u bi u di n H th ng L u tr D 1.0 3.1 H I D 3.2 B 2.0 C A B L u tr i m cu i 3.0 Ho t ng x lý B C p2 Dòng d li u i t ng bên h th ng ( i m u, k t thúc) i m cu i C p1 L u tr d li u 25 26 DFD c p (khái quát) ¬ ¬ ¬ Là s dung c dòng d gi a h th ng DFD c p (khái quát) c p cao nh t mô t cách khái quát n i a h th ng b i hình trịn, bi u di n li u i vào (inflow) i (outflow) th ng i t ng bên h Khách hàng Thanh toán H th ng thu ti n bán ch u i t ng: Ng i ho c v t (máy tính) th c hi n ho c i u n ho t ng ¬ i t ng bên h th ng: ch cho ho c nh n d li u c a h th ng (ko x lý d li u) å Có vai trị i m u, i m cu i c a h th ng K toán t ng h p – Ch c n ng c a h th ng – Ph m vi c a h th ng 27 Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM DFD khái quát cho bi t: T ng h p toán 28 DFD c p 1, c p ¬ DFD c p Bi u di n h th ng b ng hình v c p ho t ng x lý, dòng d li u i vào, i c p ho t ng x lý ó ¬ Mơ t ch c n ng c a ho t ¬ Khơng quan tâm n i t hình th c mang d li u ng x lý Ghi nh n toán 3.0 ng, BP th c hi n, Thông tin t ng h p S qu Phi u thu ã xác nh n Ti n s thu S ti n ã xác nh n Xác nh n toán 2.0 K toán t ng h p 29 V S Ghi nh n thơng tin 1.0 Thơng tin tốn N i dung c a dịng d li u ¬ Thơng tin tốn Khách hàng DỊNG D LI U c p V S 30 DÒNG D LI U c p ¬ B c 1: Mơ t h th ng hi n hành b ng o n v n mơ t ¬ B c 3: ánh d u ho t ng x ho t ng b ng mơ t ¬ B c 2: L p b ng i t ng ho t liên quan n i t ng ó ¬ Ho t ng x lý d li u bao g m: truy xu t, chuy n hóa Các ho t ng nh p li u, s p x p, xác nh n, tính tốn, t ng h p… ¬ Các ho t ng chuy n nh n d li u gi a i t ng không ph i ho t x lý d li u i t ng Ho t ng Khách hàng Chuy n TB tr ti n K toán toán L p phi u thu Ghi s ti n, s hóa n, s phi u thu vào TB tr ti n …… …… … Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM ng 31 lý d li u b c2 32 V S ¬ DỊNG D LI U c p c 4: Nh n di n B it ng bên h th ng – Là i t ng không th c hi n ho t li u h th ng ¬ B V S B c 7: Nhóm ho t cách sau: it – V dòng d li u n i vịng trịn ngồi h th ng t tên cho dòng d li u theo ng nh n g i d li u V S it ng x ng t ch hành cho DFD d c, ch nên s d ng t m i s ,m ic p B 34 ¬ c 10: B sung n i l u tr d li u n u th y h p lý ¬ Phân c p DFD p t c nhóm nh ho t m i nhóm b c M i nhóm nh nhóm l n hình trịn x lý c p cho hình tròn l n c hi n b ng th i mơ t – Các Ỉ Ti ng th c truy n d li u it ng, BP liên quan – Ph 35 ng th c x lý – Ph c 8,9,10 Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM (Flowchart) L u mơ t h th ng b ng hình v trình x lý d li u (các ho t ng, u vào, u ra, l u tr ) – Ph c 11: Ỉ Th n hình trịn c 8: V hình trịn t tên chung cho m i nhóm ho t ng theo ng t nêu b t n i dung ho t ng nhóm L U B c 9: c l i b ng mô t h th ng n i hình trịn v i theo m i liên h h p lý B ¬ 33 DỊNG D LI U c p ¬ ng x y th i i m nh ng khác ¬ ng bên ¬ ng x y n i th i i m – Nhóm ho t n i x y ng bên – V vòng tròn bi u di n n i dung ho t lý c a h th ng hi n hành B ng x lý d li u theo – Nhóm ho t – V hình ch nh t bi u di n ¬ B c 6: li t kê ho t ng x lý d li u theo trình t di n ho t ng ó ¬ ng x lý d ¬ c 5: – DỊNG D LI U c p ng th c tính ch t l u tr 36 L U ¬ ¬ ¬ CH NG T - L U L U H TH NG K toán ti n L u ch ng t mơ t trình t ln chuy n c a ch ng t , s liên ch ng t , ng i l p, ng i nh n, n i l u tr , tính ch t l u tr …trong x lý th công KH Phi u thu A 37 T p tin HTKho H TH NG (System Flowchart) T p tin KH Nh p vào PM Phi u thu ¬ Kí hi u Phi u thu Phi u thu N C p nh t hóa n Phi u thu S qu K tốn cơng n KH 38 u vào Hóa Nh p li u n Th l u tr N 39 Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM NK Thu ti n Quá trình thu ti n Hi n th nh p T p tin bán hàng Xác nh n ghi s KÍ HI U C A L U Nh p hóa nc a khách hàng Hố Phi u thu Ghi nh t kí L p phi u thu K th pl u ch ng t l u h th ng mô t h th ng s th y c ho t ng x lý h u hình vơ hình h th ng Hố n BH Th qu A L u h th ng mô t trình t x lý d li u, cách th c x lý, cách th c l u tr ho t ng x lý c a máy tính L U CH NG T (Document Flowchart) n BH Ch ng t u vào (ho c ch ng t , báo cáo u ra) b ng gi y Nh p ch ng t vào máy tính (nh p b ng tay) a d li u vào h th ng b ng th l u tr 40 10 KÍ HI U C A L U ¬ KÍ HI U C A L U Kí hi u x lý ¬ Tính giá HTK Kí hi u l u tr T p tin hàng t n kho L u tr máy tính X lý b ng máy tính L u tr th cơng L p phi u thu ¬ Kí hi u N: L u tr theo s th t X lý th công N A: L u tr theo Alphabet u D: L u tr theo ngày Báo cáo bán hàng ¬ Hi n th hình Kí hi u k t n i B t S , báo cáo D li u u vào/ra 41 B t V L U B c 1: Xác nh i t ng bên bên c a h th ng (xem l i ph n DFD) ¬ B c 2: Chia l u it – Các c t ho t ¬ B c 3: Xác ¬ i m n i i m n i sang trang trang (A, B, C…) sau (S trang: 1,2,3…) 42 – Ch ng t ng x lý i vào ph i i ho t ng x lý – Các ch ng t không th i m b t thúc ng ub 43 Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM : – Các ho t ng x lý liên ti p có th g p chung thành ho t ng x lý (n u c n) nh thành ph n c a t ng c t Nguyên t c Sandwich: B t kì kí hi u x lý k p gi a kí hi u u vào u c 4: Hoàn thành l u – S d ng d u n i dòng thông tin chuy n qua c t khác tránh v nhi u ng k ngang/d c c s p x p cho dòng l u chuy n c a ng t trái sang ph i – Dòng d li u vào, c a t ng ho t B – N i kí hi u thành ph n b ng dịng thơng tin thành c t ng bên m t c t l u – Mơ t ho t ¬ u/k t thúc V L U ¬ –M i A u u i m k t – Cách nh t có l y d li u ho c l u tr d li u thi t b máy tính thơng qua ho t ng x lý máy (hình ch nh t) 44 11 Ý NGH A ¬ V n d ng s Mô t h th ng b ng DFD s giúp: ¬ ánh giá ho t l u ng c a h th ng hi n hành – Xác nh n i dung, ch c n ng, trình t c a ho t ng x lý h th ng ánh giá dòng d li u i vào ho t giá c s th c hi n ho t ng – Nh n bi t c n i dung dòng d li u c n thi t cho ho t ng x lý ¬ – – ánh giá dịng d li u i -> hi n ch c n ng c a ho t ng Mô t h th ng b ng l u – Nh n bi t phân tích c ho t theo i t ng, b ph n liên quan – Ph ng th c th c hi n ho t – Ph ¬ s giúp: ng x lý ng th c chuy n d li u – Xác 45 nh b ph n ph –V l u mô t h th ng m i ánh ánh giá vi c th c ng cho h th ng – Phác th o quy trình x lý ho t nh t b ng s ng x lý Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM T ch c th c hi n ho t m i ng -> ng c p chi ti t ng th c x lý 46 12 ... cung c p thơng tin k tốn cho ng i s d ng Th t c ki m soát M c tiêu DN L u tr X li u lý Thông tin Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM Cung c p SP, DV XCh ng t XTài kho n X i... 11 Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H Kinh T TP.HCM it ̌Các báo cáo cho qu n tr DN Thi t k , cung c p thông tin tin c y Giá tr th p c p thông tin 12 H n ch c a AIS hi n t i AIS hi n... ¬ Khơng quan tâm n i t hình th c mang d li u ng x lý Ghi nh n toán 3.0 ng, BP th c hi n, Thông tin t ng h p S qu Phi u thu ã xác nh n Ti n s thu S ti n ã xác nh n Xác nh n toán 2.0 K toán t ng