Giáo trình Bảng tính Excel nâng cao - Nghề Công nghệ thông tin (Cao đẳng)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BR – VT TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: BẢNG TÍNH EXCEL NÂNG CAO NGHỀ: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG NGHỀ Ban hành kèm theo Quyết định số:01 /QĐ-CĐN ngày 04 tháng 01 năm 2016 Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề tỉnh BR - VT Bà Rịa – Vũng Tàu, năm 2016 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Công nghệ thông tin ngày phát triển nhập vào nhiều lĩnh vực sống Hiện nay, phần mềm Excel trở nên thân thuộc người thường xuyên làm việc với bảng tính biểu đồ Cơng việc văn phịng, đặc biệt với phận kế tốn, kho, quản lý cơng cụ, dụng cụ… kỹ excel chưa đủ để giúp quản lý xử lý số liệu cách triệt để Giáo trình Excel nâng cao thích hợp cho sinh viên cần tích lũy kiến thức cơng cụ nâng cao Excel cho nhân viên văn phòng cần nâng cao kĩ sử dụng bảng tính Excel Mặc dù thân tham khảo tài liệu ý kiến tham gia đồng nghiệp, song giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót Mong bạn đóng góp ý kiến Tơi xin cảm ơn thầy cô khoa CNTT–Trường Cao đẳng nghề cho tơi ý kiến đóng góp q báu để tơi hồn thiện giáo trình Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày 02 tháng 01 năm 2016 Biên soạn Trần Lệ Thủy MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM TOÁN HỌC Hàm Roundup 42 Hàm Rounddown 42 Hàm Sumifs 43 Hàm Sumproduct 43 Hàm SumQ 44 Hàm Trunc 44 BÀI 2: SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM THỐNG KÊ 45 Hàm Countblank 45 Hàm Countifs 45 Hàm AverageA 46 Hàm AverageIF 46 Hàm AverageIFS 47 Hàm MaxA 47 Hàm MinA 48 Hàm Small 48 Hàm Large 48 BÀI 3: SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM TÌM KIẾM 49 Hàm Choose 49 Hàm Index 50 Dạng mảng 50 Biểu mẫu tham chiếu 51 Hàm Match 52 BÀI 4: SỬ DỤNG HÀM TÍNH KHẤU HAO TÀI SẢN 54 Hàm DB 55 Hàm DDB 55 Hàm SLN 56 BÀI 5: SỬ DỤNG HÀM TÍNH LÃI SUẤT 57 Hàm PMT(): 58 Hàm NPER(): 59 Hàm FV(): 59 4.Hàm PV(): 60 Hàm RATE(): 60 BÀI 6: SỬ DỤNG SUBTOTAL TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU 62 Đặt vấn đề 62 Tạo SubTotal 62 Xóa SubTotal 63 Ví dụ 63 BÀI 7: SỬ DỤNG PIVOT TABLE TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU 67 Đặt vấn đề 67 Tạo Pivot Table 67 Tạo biểu đồ từ Pivot Table 71 Ví dụ 74 BÀI 8: SỬ DỤNG CONSOLIDATE TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU 75 Đặt vấn đề 75 Tạo Consolidate 76 Chỉnh sửa Consolidate 76 Ví dụ 76 BÀI 09: ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG GOAL SEEK ĐỂ GIẢI BÀI TOÁN KINH TẾ 76 Khái niệm Goal seek 77 Cách dùng Goal seek 77 Thiết lập tốn Tìm giá trị tốn khoản tiền tương lai 77 Các bước tạo Goal seek để giải toán 78 Các dạng thay đổi toán 80 Thiết lập mơ hình tốn định giá 82 Các bước tạo Goal seek để giải toán định giá 82 BÀI 10: ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG SOLVER ĐỂ GIẢI BÀI TỐN TRONG KINH TẾ 86 Thiết lập mơ hình toán hai giá 86 Các bước tạo Solver để giải toán 87 Các dạng thay đổi toán 91 Thiết lập mơ hình tốn với ràng buộc 91 Các bước tạo Solver để giải toán 95 Các dạng thay đổi toán 95 BÀI 11: CHIA SẺ BẢNG TÍNH VỚI WORD 96 Tạo bảng tính Excel từ Word 97 Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Word 97 Liên kết phần bảng tính Excel có sẵn vào Word 97 Hòa trộn tài liệu Word vào Excel 98 BÀI 12: CHIA SẺ BẢNG TÍNH VỚI ACCESS 98 Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Access 98 Liên kết phần bảng tính Excel có sẵn vào Access 99 BÀI 13: TẠO VÀ THỰC THI MACRO THEO KỊCH BẢN 101 Định nghĩa Macro 101 Tạo Macro theo kịch 101 Quản lý Macro 102 Thực thi Macro 102 Xóa Macro 103 BÀI 14: TẠO VÀ THỰC THI MACRO SỬ DỤNG VBA 103 Tạo Macro sử dụng VBA 104 Chỉnh sửa Macro 104 Thực thi Macro phím tắt 104 Thực thi Macro thơng qua trình quản lý Macro 105 Thực thi Macro trực tiếp từ VIBAIDE 105 BÀI 15: TẠO HÀM MỚI TRONG EXCEL BẰNG VBA 106 Khái niệm Hàm Excel 106 Các bước để tạo hàm Excel 106 Ví dụ 107 CHƢƠNG TRÌNH MƠ ĐUN EXCEL NÂNG CAO Mã số mô đun: MĐ 12; Thời gian mô đun: 120 giờ; (Lý thuyết: 45 giờ, Thực hành: 75 giờ) I VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠ ĐUN: Là mơ đun bổ trợ kiến thức chuyên sâu phần mềm excel chương trình đào tạo Cao đẳng nghề Công nghệ thông tin (ứng dụng phần mềm), mô đun học sau Tin học văn phịng II MỤC TIÊU CỦA MƠ ĐUN: Sau học xong mơ đun này, học sinh – sinh viên có lực: - Trình bày cơng dụng, cú pháp vận dụng hàm Toán học: Roundup, Roundown, Sumifs, Sumproduct, Sumq, Trunc , hàm thống kê: Countblank, Countifs, AverageA, AverageIF, AverageIFS, MaxA, MinA, Small, Large , hàm tìm kiếm: Choose, Index, Match - Trình bày cơng dụng, phương pháp Conditional Formatting, Data Validation - Trình bày công dụng, phương pháp sử dụng công thức mảng - Trình bày phương pháp Tính tổng theo nhóm subtotals; Lập bảng PivotTable; Kỹ thuật liên kết bảng tính Consolidate; - Trình bày cách chia sẻ Excel với Word Access; - Trình bày khái niệm, cách tạo sử dụng Macro - Trình bày phương pháp Kỹ thuật lập trình VBA Excel để tạo hàm người dùng - Giải toán vận dụng hàm Toán học, thống kê, Tìm kiếm - Tạo bảng thống kê sử dụng Subtotal, Pivot Table - Liên kết bảng tính có thành bảng kết theo u cầu; - Chia sẻ Excel với Word Access; - Tạo sử dụng thành thạo macro - Rèn luyện cho học sinh thái độ nghiêm túc, tỉ mỉ, xác học tập thực cơng việc thực tế III NỘI DUNG MƠ ĐUN: Nội dung tổng quát phân bổ thời gian: Số TT Tên mơ đun Thời Hình thức gian dạy Sử dụng số hàm Toán học Tích hợp Sử dụng số hàm thống kê Tích hợp Sử dụng số hàm tìm kiếm 10 Tích hợp Kiểm tra 1,2,3 Sử dụng công thức mảng 10 Sử dụng hàm sở liệu 10 Kiểm tra 4,5 Sử dụng chức Conditional Formatting Sử dụng chức Validation Sử dụng Subtotal CSDL Tích hợp Sử dụng Pivot Table CSDL Tích hợp 10 Sử dụng Consolidate CSDL Tích hợp Kiểm tra 6,7,8,9,10 11 Sử dụng tính Goal seek Tích hợp 12 Sử dụng tính Solver Tích hợp 13 Sử dụng tinh Data Table 10 Kiểm tra 9,10 14 Chia sẻ bảng tính Excel với Word, Access Tích hợp 15 Tạo thực thi Macro theo kịch Tích hợp 16 Tạo thực thi Macro VBA 10 Tích hợp Kiểm tra 11,12,13,14 Tích hợp Tổng cộng Tích hợp Tích hợp 120 BÀI 1: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU THEO ĐIỀU KIỆN Mã bài: 01 Giới thiệu Khi xây dựng bảng tính Excel, số trường hợp yêu cầu nhập liệu giá trị cụ thể danh sách sẵn có Làm bạn kiểm sốt liệu đầu vào theo yêu cầu? Làm Excel tự thông báo lỗi nhập không đúng? Chức Data validation (xác nhận tính hợp lệ liệu) giúp bạn thực công việc cách trọn vẹn địi hỏi Ngoài định dạng theo điều kiện ( Conditional Formating) công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho ô (cell) hay nhiều ô (rangeof cells) bảng tính thay đổi định dạng tùy theo giá trị giá trị công thức Mục tiêu: - Trình bày chức Conditional Formating Data validation - Vận dụng tiện ích vào tập cụ thể - Nghiêm túc, tự giác học tập Nội dung Conditional Formating 1.1 Giới thiệu Việc định dạng theo điều kiện thực nhanh chóng thơng qua tập định dạng thông dụng thiết lập trước Danh mục định dạng theo điều kiện thiết lập sẵn: Các bƣớc tạo Solver để giải toán Các dạng thay đổi toán 95 BÀI 11: CHIA SẺ BẢNG TÍNH VỚI WORD Mục tiêu: - Trình bày phương pháp chèn, liên kết, hịa trộn bảng tính Excel vào Word - Tạo bảng tính Excel từ Word - Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Word 96 - Liên kết phần bảng tính Excel có sẵn vào Word - Hòa trộn tài liệu Word vào Excel - Nghiêm túc, tự giác học tập Nội dung Tạo bảng tính Excel từ Word Dùng Insert / Object / Object/ Microsoft Excel WorkSheet để kích hoạt Excel Word Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Word Liên kết phần bảng tính Excel có sẵn vào Word Nếu bạn muốn liên kết cố định từ bảng tính Excel vào Word làm sau: - B1: Trong trang soạn thảo Word, để trỏ chuột vị trí cần chèn bảng tính - B2: Mở chương trình Excel lên mở bảng tính cần chèn phần vào Word, đánh dấu ô cần chèn copy - B3: Chuyển sang soạn thảo Word,, chọn Edit -> Paste Special hộp thoại Paste Special xuất Chọn Microsoft Excel Worksheet Object từ khung As hộp thoại Paste Special bạn chọn chức sau: + Paste: Nhúng ô vào Word + Paste: Liên kết ô bảng tính vào Word, ta thay đổi liệu bảng tính gốc Word thay đổi + Display as Icon: Nếu chọn chức Word khơng lấy bảng tính thật mà thể dạng biểu tượng Excel Biểu tượng có 97 đường dần đến bảng tính đó, cần xem thay đổi nội dung, ta nhấp đúp chuột vào biểu tượng - B4: Chọn xong chức nhớ OK Hòa trộn tài liệu Word vào Excel BÀI 12: CHIA SẺ BẢNG TÍNH VỚI ACCESS Mục tiêu: - Trình bày phương pháp chèn, liên kết bảng tính Excel vào Access - Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Access - Liên kết bảng tính Excel có sẵn vào Access - Nghiêm túc, tự giác học tập Nội dung Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Access ∗ Trong cửa sổ làm việc Access, chọn tab External Data, click nút Excel nhóm lệnh Import & Link ∗ Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Excel) Open ∗ OK, sau thực theo bước hướng dẫn Access + Chọn sheet chứa liệu cần chép, + Chọn dịng làm tiêu đề cho bảng, Next Next 98 + Chỉ định thuộc tính cho field Next + Chọn cách tạo khóa cho bảng ▪ Let Access add primary key: Access tự tạo khóa ▪ Chose my own primary key: Bạn định khóa ▪ No primary key: Khơng tạo khóa + Nhập tên cho bảng Finish + Access hiển thị thông báo cho biết hồn tất q trình import file Excel thành bảng Access Liên kết đƣợc phần bảng tính Excel có sẵn vào Access Có thể chép liệu từ ứng dụng khác Excel, ODBC Database, XML file, Access, …vào sở liệu hành Cách thực hiện: Chọn tab External Data 99 − Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép liệu − Lần lượt làm theo bước hướng dẫn Access Chức Link Acces để trì mối liên kết với liệu nguồn Nếu liệu nguồn thay đổi liệu bảng liên kết thay ñổi theo ngược lại Cách thực tương tự chức Import, cửa sổ Get External Data, ta chọn tùy chọn ―Link to data source by creating a link table‖ Chọn bảng muốn link OK 100 BÀI 13: TẠO VÀ THỰC THI MACRO THEO KỊCH BẢN Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, cơng dụng Macro - Trình bày phương pháp tạo, quản lý, chỉnh sửa, xóa Macro - Tạo Macro theo kịch - Nghiêm túc, tự giác học tập Nội dung Định nghĩa Macro Macros tính cao cấp, làm tăng tốc độ chỉnh sửa hay định dạng mà bạn thực thường xuyên bảng tính Excel Chúng ghi lại hành động mà bạn chọn menu chuỗi hành động hồn thành bước Tạo Macro theo kịch Để ghi Macro: • Kích tab View vùng Ribbon • Kích Macros • Kích Record Macro • Nhập tên cho Marco (khơng chứa dấu cách) • Nhập phím tắt • Nhập vào mục Description để giải thích hay mơ tả 101 Để thực Macro: • Kích Macro • Kích Stop Recording Quản lý Macro Thực thi Macro Để thực thi Macro từ phím tắt, cần ấn vào phím mà bạn chọn để chạy Macro Hoặc bạn xem tất Macro thực thi cách: • Kích Macros • Kích View Macros • Chọn Macro kích Run 102 Xóa Macro + Cách 1: Tool - Macro - Security Chọn Security level, chọn mức Low xong, đừng để mức High + Cách 2: Bấm tổ hợp Alt + F11 xem Module có module xóa BÀI 14: TẠO VÀ THỰC THI MACRO SỬ DỤNG VBA Mục tiêu: - Trình bày phương pháp tạo Macro sử dụng VBA - Tạo Macro sử dụng VBA - Trình bày cách thực thi Macro qua phím tắt, trình quản lý, VIBAIDE - Sử dụng Macro phím tắt - Sử dụng Macro thơng qua trình quản lý Macro - Sử dụng Macro trực tiếp từ VIBAIDE 103 - Nghiêm túc, tự giác học tập Nội dung Tạo Macro sử dụng VBA Trên tab Developer, nhóm Code, bấm Visual Basic Nếu cần, Visual Basic Editor, menu Insert, bấm Modul Ghi Mơ-đun tạo tự động cho tất trang tính sổ làm việc Trong cửa sổ mã mô-đun, nhập mã macro mà bạn muốn dùng Để chạy macro từ cửa sổ mô-đun, nhấn F5 Trong Visual Basic Editor, menu File, bấm Close and return Excel bạn kết thúc ghi macro Chỉnh sửa Macro Trên tab Developer, nhóm Code , bấm Macros Trong hộp Tên Macro, bấm vào macro mà bạn muốn sửa Bấm Sửa Trình soạn thảo Visual Basic xuất Mẹo Để trợ giúp làm việc với Trình soạn thảo Visual Basic, menu Trợ giúp, bạn bấm Trợ giúp Microsoft Visual Basic nhấn F1 Thực thi Macro phím tắt Nếu tab Developer không sẵn dùng, làm sau để hiển thị tab này: Bấm tab File, bấm Option bấm vào thể loại Custom Ribbon Trong danh sách Tab Chính, chọn hộp kiểm Developer bấm OK Trên tab Developer, nhóm Mã, bấm Macros Trong hộp Tên Macro, bấm macro mà bạn muốn gán cho phím Ctrl kết hợp phím lối tắt Bấm Tùy chọn Hộp thoại Tùy chọn Macro xuất Trong hộp Phím tắt, nhập chữ thường chữ viết hoa mà bạn muốn dùng với phím Ctrl 104 Ghi Phím lối tắt ghi đè lên phím lối tắt Excel mặc định tương ứng sổ làm việc có chứa macro mở Trong hộp Mô tả, nhập mô tả macro Hãy bấm OK để lưu thay đổi bạn bấm Hủy để đóng hộp thoại Macro Thực thi Macro thơng qua trình quản lý Macro Để chạy macro từ nút Thanh công cụ Truy nhập Nhanh, trước hết bạn phải thêm nút vào công cụ Để làm thế: Hãy bấm vào tab Tệp, bấm Tùy chọn sau bấm Thanh cơng cụ Truy nhập Nhanh Trong danh sách Chọn lệnh từ, chọn Macro Trong danh sách, bấm macro mà bạn tạo sau bấm Thêm Để thay đổi ảnh nút macro, chọn macro hộp mà thêm vào bấm Sửa đổi Bên Biểu tượng, bấm vào ảnh nút mà bạn muốn dùng Để thay đổi tên macro hiển thị bạn dừng trỏ nút, hộp Hiển thị tên, nhập tên mà bạn muốn dùng Bấm OK để thêm nút macro vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh Trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh, bấm nút macro mà bạn vừa thêm vào Thực thi Macro trực tiếp từ VIBAIDE 105 BÀI 15: TẠO HÀM MỚI TRONG EXCEL BẰNG VBA Mục tiêu: - Trình bày khái niệm hàm Excel - Trình bày bước để tạo hàm Excel - Tạo số hàm đơn giản cách sử dụng VBA - Nghiêm túc, tự giác học tập Nội dung Khái niệm Hàm Excel Hàm công thức định nghĩa sẵn excel thực tính tốn dựa số liệu đầu vào gọi tham số theo trình tự lập trình dẵn nhằm thực phép tính từ đơn giản đến phức tạp Các bƣớc để tạo hàm Excel 106 Khi tạo hàm mới, phải tuân thủ dạng thức khai báo sau: Để tạo hàm , phải theo bước sau: Bước 1: Developer/Code/Visual Basic Ví dụ VD1: 107 TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO [1] Nguyễn Quỳnh, Giáo trình Microsoft Excel nâng cao, http://www.ebook.edu.vn; [2] Đinh Thế Hiển, Excel Ứng Dụng - Phân Tích Hoạt Động Kinh Doanh & Tài Chính Kế Toán, NXB Thống kê, 2007; [3] Nguyễn Ngọc Hiển, Dẫn Thực Hành Sổ Sách Kế Toán Lập Báo Cáo Tài Chính Và Báo Cáo Thuế GTGT Trên Excel, NXB Tài chính, 2007 108 109 ... 95 BÀI 11: CHIA SẺ BẢNG TÍNH VỚI WORD 96 Tạo bảng tính Excel từ Word 97 Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Word 97 Liên kết phần bảng tính Excel có sẵn vào Word 97... kho, quản lý công cụ, dụng cụ… kỹ excel chưa đủ để giúp quản lý xử lý số liệu cách triệt để Giáo trình Excel nâng cao thích hợp cho sinh viên cần tích lũy kiến thức cơng cụ nâng cao Excel cho nhân... 97 Hòa trộn tài liệu Word vào Excel 98 BÀI 12: CHIA SẺ BẢNG TÍNH VỚI ACCESS 98 Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Access 98 Liên kết phần bảng tính Excel có sẵn vào Access 99 BÀI