Bài giảng Microsoft excel Khoa Công nghệ thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIN & & TRUYỀN THÔNG KHOA KHOA CÔNG CÔNG NGHỆ NGHỆ THÔNG THÔNG TIN TIN MICROSOFT EXCEL CONGNGHETHONGTIN@ICTU.EDU.VN http://fit.ictu.edu.vn Tổng quan MS Excel Nội dung phần này: “Làm quen với Excel 2010” giới thiệu tới bạn Excel 2010 với đặc trưng Giới thiệu cách khởi động vận hành Excel 2010 môi trường Windows Kèm theo chi tiết hình làm việc chính, hệ thống phím tắt, Menu MICROSOFT EXCEL  Làm quen với Excel  Thao tác với workbook  Thao tác với worksheet  Thao tác với ô vùng  Sử dụng phím tắt Làm quen với Excel  Thanh công cụ Ribbon  Home: Chứa nút lệnh: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn,  Insert: Chứa công cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, v.v…, vào bảng tính  Page Layout: Chứa lệnh sử dụng việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn  Formulas: Cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên vùng (range), theo dõi công thức, điều khiển cách tính tốn Excel  Data: Các nút lệnh trao đổi với liệu  Review: Chứa lệnh kiểm tra lỗi tả, thêm thích,  View: Chứa lệnh thiết lập chế độ hiển thị bảng tính (phóng to, thu nhỏ, chia hình,…) MICROSOFT EXCEL Làm quen với Excel  Làm việc với nhiều bảng tính  Bạn tạo nhiều bảng tính với chủ đề khác để phù hợp với nhu cầu riêng, bạn cần tìm kiếm liệu từ nhiều bảng tính cách chọn Swith Windows Menu View Bạn xếp bảng tính theo cách khác  Chuyển đổi bảng tính  Click Menu View  Click Switch Windows  Chọn bảng tính muốn hiển thị  Sắp xếp bảng tính  Click Menu View  Click Arrange All  Chọn kiểu xếp tương ứng  Click OK MICROSOFT EXCEL Làm quen với Excel  Phóng to, thu nhỏ bảng tính  Phóng to, thu nhỏ  Click Zoom In để tăng 10% kích thước cửa sổ  Điều chỉnh Zoom Slider để đạt kích thước phù hợp  Click Zoom Out để thu nhỏ 10% kích thước cửa sổ  Phóng to, thu nhỏ theo kích thước định sẵn  Click Menu View  Click Zoom  Chọn kích thước phù hợp  Click OK  Thuật ngữ cần nhớ  Workbook:  Một workbook chứa nhiều sheet, tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin  Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính    Worksheet:  Có gọi “sheet” hay “bảng tính”, nơi lưu trữ làm việc với liệu  Một worksheet có nhiều có chứa cột dòng Worksheet lưu workbook MICROSOFT EXCEL Thao tác với Workbook  Mở file Excel có sẵn  Mở file Excel  Click File  Click Open  Tìm đường dẫn đến thư mục chứa file  Chọn file muốn mở  Click nút Open MICROSOFT EXCEL  Tạo file Excel 2010  Click File  Click New  Xem mẫu dựng sẵn  Chọn mẫu dựng sẵn  Click nút Create  Sử dụng phím tắt: Ctrl + N Thao tác với Workbook  Lưu trữ bảng tính Excel  Đóng bảng tính khỏi chương trình Excel  Lưu bảng tính  Đóng bảng tính  Click Quick Access  Click Office Button  Click Office Button  Click Close  Click Save  Lưu bảng tính với tên  Thốt khỏi Excel:  Click nút Close 2 Click Office Button 4 Click Save As 5 Chọn nơi lưu trữ file 6 Đặt tên cho file 7 Click Save để lưu file Nếu file bạn chưa lưu trữ trước có cập nhật chưa lưu, Excel hỏi bạn có muốn lưu trữ thay đổi không? A: Đồng ý lưu trữ cập nhật sau B: Không đồng ý (giữ nguyên lần lưu trữ trước) C: Tiếp tục làm việc với bảng tính hiên thời MICROSOFT EXCEL Thao tác với Worksheet  Sao chép, thêm mới, xóa Worksheet  Sao chép Worksheet  Click chuột phải vào Worksheet muốn chép  Chọn nhãn Move or Copy  Chọn vị trí muốn đặt Worksheet  Tick vào ô Create a copy  Click OK  Xóa Worksheet  Click chuột phải vào Worksheet muốn xóa  Chọn Delete  Tạo Worksheet  Double Click vào tiêu đề Worksheet  Chọn Insert…  Chọn Worksheet  Click OK MICROSOFT EXCEL Thao tác với Worksheet  Ẩn/Hiện Worksheet  Ẩn Worksheet  Double Click vào tiêu đề Worksheet muốn ẩn  Chọn Hide  Hiển thị lại Worksheet bị ẩn  Double Click vào tiêu đề Worksheet  Chọn Unhide  Chọn Worksheet muốn hiển thị lại  Click OK MICROSOFT EXCEL Thao tác với Worksheet  Các thao tác với Worksheet  Trong phần này, giới thiệu tới bạn cách quản lý trang bảng tính (sheet) Các thao tác như: tạo mới, di chuyển, đổi tên, chọn bảng tính giới thiệu bên  Xem lựa chọn Worksheet  Click vào tên sheet muốn hiển thị  Đổi tên Worksheet  Double Click vào sheet muốn đổi tên gõ tên  Di chuyển vị trí sheet  Double Click vào sheet muốn di chuyển kéo sang phải sang trái  Dừng lại theo vị trí dẫn mong muốn MICROSOFT EXCEL 10 Bài tập thực hành 10  Một cửa sổ lên, bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo pivot table theo chế độ mặc định excel  Bảng pivottable Đầu tiên để tính tổng số tiền bán sản phẩm, bạn làm theo bước  Kéo cột Product vào vùng Row Labels  Kéo cột Amount vào vùng Values area  Kéo cột Country vào vùng Report  Và kết sau hoàn thành bước MICROSOFT EXCEL 113 Bài tập thực hành 10  Ngồi chức tính tổng dịng theo nhóm đó, kết tính tổng số tiền theo sản phẩm, bạn tùy chỉnh thành đếm số lượng hóa đơn có bán sản phẩm bên  Đếm số lượng hóa đơn có chứa theo sản phẩm: Nhấn phải chuột chọn vào giá trị tính tổng Sum of Amout chọn Value Field Setting  Thay đổi cách tính tốn theo yêu cầu tab Summarize Value by  Sau nhấn OK, kết bên sản phẩm Apple (táo) có 16 hóa đơn tổng số 28 hóa đơn MICROSOFT EXCEL 114 Bài tập thực hành 10  Cho bảng liệu sau: Tổng hợp doanh số bán hàng chi nhánh Công ty ABC năm 2014  Vẽ đồ thị sau: Chi nhánh Quý Quý Quý Quý Chi nhánh Hà Nội 250 300 380 640 Chi nhánh Đà Nẵng 350 280 400 560 Chi nhánh Sài Gòn 420 480 350 500  Chỉnh sửa đồ thị theo yêu cầu sau:  Thay đổi kiểu tô cho Series liệu  Thêm tiêu đề cho đồ thị "Tổng hợp doanh số bán hàng ba chi nhánh công ty ABC năm 2014"  Hiển thị giá trị cho cột  Xoay chiều biểu diễn đồ thị Gợi ý: Vào Design/Data/Switch Row/Column MICROSOFT EXCEL 115 IN ẤN VÀ MỘT SỐ THỦ THUẬT 11 Nội dung phần này:  In ấn  Một số thủ thuật  Bảo mật liệu MICROSOFT EXCEL 116 In ấn  Các chế độ hiển thị trang Excel  Có chế độ hiển thị Nornal View, Page Layout View Page Break Preview  Normal View:  Đây chế độ bạn sử dụng thường xuyên Page Layout View q trình nhập liệu, tính tốn,… bảng tính chế độ mặc định Excel  Page Layout View:  Là chế độ xem trước in, chế độ bạn tính tốn nhập liệu  Page Break Preview:  Hiển thị bảng tính Excel với dấu phân trang, bạn chia lại trang cách kéo thả đường chia cách trang MICROSOFT EXCEL Normal view Page Break Preview 117 In ấn  Thiết lập thông số cho trang in  Tất tùy chọn thiết lập thơng số trang in có nhóm Page Layout / nhóm Page Setup  Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout / đến nhóm Page Setup / nhấn vào nút Chiều trang in dọc Chiều trang in ngang Khổ giấy Lề Lề phải Lề trái Lề MICROSOFT EXCEL 118 In ấn Chọn vùng cần in  Thiết lập thông số cho trang in  Các mã lệnh nút lệnh cho Header Footer &[Page] Hiển thị số trang tài liệu &[Pages] Hiển thị tổng số trang in &[Date] Hiển thị ngày &[Time] Hiển thị &[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin Tên tập tin &[File] Hiển thị tên tập tin &[Tab] Hiển thị tên sheet Khơng có Chèn hình lựa chọn vào Bạn phải tìm đến hình cần chèn vào hộp thoại Insert Picture, chọn hình nhấn nút Insert Khơng có Thiết lập thơng cố cho hình chèn vào Dịng tiêu đề cần lặp lại trang Tiêu đề đầu trang Tiêu đề cuối trang Tiêu đề trang chẵn khác với trang lẻ Tiêu đề trang đầu khác với trang lại MICROSOFT EXCEL 119 In ấn  Thiết lập thông số cho trang in  Thiết lập thông số hộp thoại Print: Bạn chọn nút Office Button sau chọn Print ( bấm tổ hợp phím )  Selection: Chỉ in vùng chọn  Active sheet(s): Chỉ in sheet hành hay sheet chọn  Entire workbook: In toàn workbook Chọn máy in  Table: Chỉ có tác dụng hành bảng, chọn in bảng  Ignore print areas: Khi chọn, Excel bỏ qua tất thiết lập vùng in thực Mỗi trang in MICROSOFT EXCEL 120 Một số thủ thuật  Giấu bảng tính Excel  Ẩn sheet:  Bấm chuột phải vào sheet  Chọn Hide  Hiển thị sheet ẩn: Chon sheet1  Bấm chuột phải vào sheet  Bấm chuột phải chọn UnHide  Chọn sheet cần hiển thị  Cách 2:  Ẩn/Hiện sheet nâng cao  Trong bảng tính tại, bấm Alt + F11  Chọn Project - VBA Project  Chọn Microsoft Excel Objects  Chọn bảng tính muốn giấu, bấm phím F4  Tuy chọn Visible: Ẩn sheet: 2-xlSheetVeryHidden, Hiển thị sheet: 1-xlSheetVisible MICROSOFT EXCEL Chọn thuộc tính ẩn/Hiện sheet 121 Một số thủ thuật  Khóa chứa cơng thức  Theo mặc định, tất ô bảng tính khóa (locked), nhiên, chẳng có tác dụng bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính Đây cách dễ để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, chứa cơng thức bị khóa, bảo vệ:  Chọn tồn bảng tính, cách nhấn Ctrl+A, nhấn vào ô vuông nằm giao điểm cột A hàng Rồi nhấn nút phải chuột chọn Format Cells, tab Protection, bỏ đánh dấu tùy chọn Locked, nhấn OK: MICROSOFT EXCEL 122 Một số thủ thuật  Sau đó, bạn chọn đại đó, chọn Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special [E2003: Edit | Go To… | Special]; nhấn Ctrl+G hay F5 nhấn vào nút Special Hộp thoại sau mở ra:  Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells nói trên, lần bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, bạn thích ẩn ln cơng thức (khơng cho thấy) đánh dấu vào tùy chọn Hidden, nhấn OK  Việc cuối Protect bảng tính: Chọn Home Ribbon, nhấn vào Format nhóm Cells, nhấn vào Protect Sheet ; chọn Review Ribbon, nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]:  Bạn nhấn vào tùy chọn Formulas, cần thiết chọn không chọn thêm ô nhỏ dưới, nhấn OK MICROSOFT EXCEL 123 Một số thủ thuật  Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu tùy chọn Select locked cells, cho phép Select unlocked cells (chọn khơng khóa), nhập vào password, cần thiết: MICROSOFT EXCEL 124 Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn  Chức thay (replace) Excel giúp  Tại khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) bạn gỡ bỏ ký tự không mong muốn bảng  Công thức trả mã ký tự khơng mong muốn tính, phải qua vài bước phụ  Chọn toàn liệu bạn, chọn Home ➝ Editing ➝  Ví dụ như, bạn thay ký tự không Find & Select ➝ Replace, khung Find what: nhấn phim mong muốn chuỗi rỗng tựa chưa Alt gõ số kèm theo code đưa công thức tồn Muốn bạn cần biết mã ký tự mà Nếu mã số 163 nhấn Alt nhấn 0163 bạn muốn gỡ bỏ Tất ký tự mang mã  Bỏ trống khung Replace With nhấn Replace all riêng Excel cho bạn biết bạn sử  Việc làm xóa bỏ tất ký tự không mong dụng hàm CODE muốn nhanh qua việc dị tìm mã ký tự  Hàm CODE trả mã số cho ký tự  Lặp lại bước cho ký tự không mong muốn chuỗi Mã tương đương ký tự mà máy tính bạn thiết lập  Để thực điều này, chọn có chứa ký tự khơng mong muốn Từ công thức, bôi đen ký tự chép ký tự Tiếp theo chọn trống (A1 chẳng hạn) dán ký tự vào ô chọn (A1) MICROSOFT EXCEL 125 Bài tập thực hành tổng hợp  Dùng công thức điền giá trị vào có dấu? bảng sau (chú ý trình bày đẹp): TT Chủ hộ Hình thức sử dụng Chỉ số trước Chỉ số sau Điện tiêu thụ Tiền điện Tiền công tơ Tổng số tiền Vân Sản xuất 500 ? ? ? ? ? Bình Kinh doanh 200 ? ? ? ? ? Khánh Tiêu dùng 150 ? ? ? ? ? Doanh Sản xuất 600 ? ? ? ? ? Lan Tiêu dùng 101 ? ? ? ? ? Thu Tiêu dùng 50 ? ? ? ? ? Quảng Kinh doanh 300 ? ? ? ?  1/ Tiền cơng tơ tính sau:  Hộ Sản xuất: 20000 đ/tháng  Hộ Kinh doanh: 10000 đ/tháng Loại Sản xuất Kinh doanh Tiêu dùng Số hộ ? ? ? Tiền ? ? ?  Hộ Tiêu dùng: 5000 đ/tháng  2/ Giá điện:  Hộ Sản xuất: 2000 đ/số  Hộ Kinh doanh: 800 đ/số  Hộ Tiêu dùng: 500 đ/số  3/ Tổng số tiền = Tiền điện+Tiền công tơ MICROSOFT EXCEL 126 Bài tập thực hành tổng hợp  Dùng công thức điền giá trị vào có dấu? bảng sau (chú ý trình bày đẹp): TT ? ? ? ? ? ? ? Tên Hùng Bình Vân Bình Doanh Loan Anh Thu Khánh Ngân Ngày sinh 1/30/1978 8/21/1974 8/21/1975 8/16/1977 12/5/1976 9/18/1977 4/23/1968 5/1/1973 2/26/1971 5/12/1975 Tuổi GT Nam Nữ Nữ Nam Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ Toán 5 10 Tin 10 8  1/ Tuổi tính đến ngày Hơm (đủ 365 ngày tính tuổi)  2/ Điểm trung bình tính sau: Toán hệ số 2, Tin hệ số  3/ Xếp loại Học bổng theo thang điểm sau: MICROSOFT EXCEL Trung bình ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Xếp thứ ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Xếp loại ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Học bổng ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Loại Số lượng Điểm TB Kém TB Khá Giỏi ? ? ? ? ? ? ? ? Xuất sắc ? ? 127 ... Bài tập thực hành  Bài 1: Thực hành định dạng liệu Excel với yêu cầu tương tự Nội dung sheet sau MICROSOFT EXCEL 32 Bài tập thực hành  Sheet "Lop_2" MICROSOFT EXCEL 33 Bài tập thực hành  Bài. .. tả sau:  Sheet "TT_chung MICROSOFT EXCEL 16 Bài tập thực hành 1: Kỹ định dạng liệu Excel  Sheet "TT_Nhansu" MICROSOFT EXCEL 17 Bài tập thực hành 1: Kỹ định dạng liệu Excel  Sheet "TT_Hocsinh":... (function) công cụ mạnh Excel dùng để thực tính tốn liệu Tuy nhiên, việc sử dụng linh hoạt công thức hàm Excel nhiệm vụ đơn giản công thức hàm Excel dạng lập trình xử lý liệu Để nắm bắt sử dụng công