Tài liệu Hướng dẫn quản lý dự án pptx

Student's Copy Bài 2: Sức mạnh của quản lý dự án (Project Management Power) Nội dung bài học : bạn sẽ học về các kỹ năng của quản lý dự án, nó không phải sự may mắn, quản lý dự án sẽ tạo nên sự khác biệt trong việc tiếp cận mục tiêu của dự án. 1. Ưu điểm (sức mạnh) của quản lý dự án: 1.1. Tập trung vào………… 1.2. Kỹ năng ……………………… ……tốt hơn 1.3. ……………………… hiệu quả hơn 2. Tại sao chúng ta cần có đề cương chi tiết của dự án: 2.1. Nó không phải vì ……………. bao gồm rất nhiều công việc, nhưng bởi vì sự khác biệt giữa …………… công việc và …………. không rõ ràng 2.2. ……………. là tiền bạc - Việc sử dụng …………… dự án để kiểm soát một dự án dường như làm tăng thêm gánh nặng, nhưng nó tiết kiệm ………… và ……… trong một chu trình làm việc lâu dài. Việc áp dụng đúng cách kỹ thuật quản lý dự án, cho phép bạn kiểm soát dự án trong tầm tay của mình, thay vì phải quay cuồng theo sự hỗn loạn trong đầu của bạn vì bạn phải dự liệu tất cả các đối tượng, vấn đề liên quan của dự án. 3. Tất cả các dự án là công việc, nhưng không phải công việc nào cũng là dự án: 3.1. Các nội dụng kết quả của một dự án phải được ………….một cách cụ thể không theo cách thức làm việc thông thường. Mỗi một dự án có ……… xác định. 3.2. Một dự án là ………………… bao gồm các nhiệm vụ khởi đầu và kết thúc được xác định giới hạn một cách rõ ràng thông qua các yếu tố: ………… và ………… mong muốn. Điều này có nghĩa là mỗi một dự án sẽ có một ……………. được xác định cụ thể. 3.3. Dự án thường bao một số lượng nhân công, vật tư và các khoản tài chính xác định để hoàn thành công việc trong một thời hạn hoặc thời gian cụ thể. 4. Sự khác biệt giữa công việc thông thường và dự án: Công việc thông thường Các dự án • Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng • Pha một tách cà phê cho văn phòng • Viết thư ngỏ cho khách hàng tương lai • Sản xuất định kỳ hàng tháng theo đơn hàng • Cung cấp các suất ăn cho các buổi lễ khai mạc của các công ty • Viết và xuất bản một quyển sách Project management Repaired by Hoàng lam 1 Student's Copy • Cắm (găm) máy in vào máy tính của bạn • Họp với một người xin việc để bàn về một thủ tục mới của pháp luật. • Tham dự một buổi hội thảo • Đặt hàng các vật tư văn phòng phNm • Viết nhật ký công việc cho người quản lý (sếp) • Cung cấp hệ thống máy tính cho công ty • Thuê mướn một độ ngũ bán hang cho một chi nhánh mới. • Tổ chức một chiến dịch tiếp thị sản phNm mới trong 2 tuấn trên toàn quốc. • Mở chi nhánh bán hàng mới • Viết báo cáo thường niên cho toàn bộ công việc của công ty. 5. N ăm đặc điểm của các dự án: 5.1. Các dự án sử dụng ……………… (Con người, thời gian và tiền bạc) mà nó đã được xác định để cung cấp cho một công việc trong dự án, nhằm thỏa mãn các yêu cầu chung của công việc. 5.2. Kết quả cuối cùng của một dự án sẽ xác định các mục tiêu của ……… và ……… lưu ý: khi một dự án được hoàn thành sẽ xuất hiện những yếu tố mới mà trước đó chưa từng xuất hiện. 5.3. Một dự án sẽ hoạt động theo …………., mô hình …………để đạt được các mục đích của dự án. 5.4. Một dự án thường bao gồm một …………………… để hoàn thành dự án. 5.5. Một dự án luôn xác định trước các thời điểm bắt đầu và kết thúc. 6. Sự cân bằng: 6.1. kết quả của một dự án là sự cân bằng giữa 3 yếu tố: ………………………… và sự thỏa mã n (vừa lòng)……………… 6.2. …………………. là thời gian, con người, tài chính, các trang thiết bị và cơ sở vật chất được sử dụng để hoàn thành một dự án. Trong đó chỉ có tài chính là một yếu tố được chỉ ra một cách rõ ràng nhất nhưng thực sự các yếu tố này không thể tách rời trong khi thực hiện một dự án. 7. Bạn cần phải quan tâm đến dự án như thế nào? 7.1. Không có ………………… là quá nhỏ để không cần phải quan tâm xem xét một cách nghiêm túc khi thực hiện. Project management Repaired by Hoàng lam 2 Student's Copy 8. Tại sao chúng ta cần phải học quản lý dự án: 8.1. Quản lý dự án là cách đơn giản để kết hợp các ……………… và ………………… để đảm bảo các vấn đề tài chính và thời gian luôn trong tầm kiểm soát. Quản lý dự án là công cụ đưa ra các cách thức để đảm bảo yếu tố thời gian, tránh những dự tính không rõ ràng và các phát sinh tài chính trong quá trình thực hiện dự án. 8.2. Quản lý dự án có thể giúp bạn giảm thiểu các ……………… và làm cho mọi việc trở nên dễ dàng hơn để đạt được các mục tiêu của dự án mà không cần phải nỗ lực nhiều. 8.3. Quản lý dự án được ứng dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau như: quản lý lập trình viên, quản lý xây dựng, quản lý sản xuất mà chỉ cần điều chỉnh các khái niệm và các quy trình thực hiện. 9. Làm sao để xác định các lợi ich từ kỹ thuật quản lý dự án 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. 9.8. 9.9. 10. 5 giai đoạn của quản lý dự án: 10.1. Giai đoạn khởi động dự án 10.2. Giai đoạn lập kế hoạch dự án 10.3. Giai đoạn thực hiện dự án 10.4. Giai đoạn kiểm soát dự án 10.5. Giai đoạn kết thúc dự án Project management Repaired by Hoàng lam 3 Student's Copy Bài 2 (tt): Sức Mạnh Của Quản Lý Dự Án (Project Management Power) Nội dung bài học: Bạn sẽ tìm hiểu các phương pháp, các kế hoạch, các biểu đồ và các kỹ thuật hướng dẫn bạn qua 5 giai đoạn của các phương pháp quản lý dự án. 1. Các quy tắc của dự án: • Lý do mà dự án thất bại thì rất đơn giản: không đạt được ………………….của dự án tại một …………………và …………… đã được xác định. 2. Bốn lý do tại sao các dự án có thể thất bại: • Không đủ các………………………. • Không đủ quỹ……………….cho phép • Sự kỳ vọng của vọng của dự án………………………, không thích hợp hoặc kết quả không thể hoàn thành. • Sự bất đồng ……………… dẫn đến việc không thỏa mãn với các kết quả cuối cùng của dự án. 3. Có12 quy tắc để quản lý dự án thành công: • Quy tắc 1: tôi sẽ lấy lại …………… cho kết quả cuối cùng của dự án • Quy tắc 2: tôi sẽ xây dựng ………. cộng tác tốt nhất mà tôi có thể • Quy tắc 3: tôi sẽ khai thác và phát triển ………………………………… khả năng thành công của các kế hoạch và tiếp tục cập nhật. • Quy tắc 4: tôi sẽ quyết định bao nhiêu ………… mà tôi thực sự cần để thực hiện dự án • Quy tắc 5: tôi phải lập ra một kế hoạch làm việc …………………. • Quy tắc 6: tôi không nên cố gắng làm …………… khả năng tôi có thể làm. • Quy tắc 7: tôi luôn phải nhớ rằng mọi người ………………… ở tôi. • Quy tắc 8: tôi sẽ lập lại sự trật tự, luật lệ và tiếp tục duy trì sự hỗ trợ của ….……………. và … …………… • Quy tắc 9: tôi sẽ luôn sẵn lòng để ……………………… • Quy tắc 10: tôi phải đảm bảo ……………………………………………. về các vấn đề họ đang đối mặt (đang thực hiên). • Quy tắc 11: tôi luôn phải sẵn sàng để thử nghiệm ……………………… …………… ……………mới. • Quy tắc 12: tôi phải là một ……………………… Hãy xem xét 12 quy tắc vàng mỗi tuần 1 lần 4. Người quản lý dự án: • Là người quản lý các vấn đề liên quan đến ……………. • Người quản lý dự án: bất kỳ ai đó là người phụ trách tất cả các vấn đề liên quan đến việc ………………………… dự án, xác định quy mô của dự án. Project management Repaired by Hoàng lam 4 Student's Copy ” Để đảm bảo sự kỳ vọng và các kết quả được thự hiện đúng ……………… và ……………………………xác định. “Hãy học cách nói “không”nếu bạn đã quá sức. Phẩm chất quan trọng nhất của người lãnh đạo là sự hiểu biết rõ vai trò của mình. • Hoạt động với vai trò trách nhiệm “kép”: 9 Người quản lý dự án ……………………. 9 Người quản lý dự án …………………… 5. Hãy học cách lập kế hoạch và hành động: Người quản lý dự án phải sắp xếp một cách thông minh 9 lĩnh vực sau: • • • • • • • • 6. Có hai hình thúc tổng quát của các hoạt động: • …………………… và xác định các hoạt động • Hiệu chỉnh và ………………… các hoạt động Bạn phải là một ………………… và …………………… quan tâm đến các vấn đề kết quả của dự án. 7. Vai trò lãnh đạo của người quản lý dự án: • Vai trò giữa các cá nhân: 9 Giao tiếp…………………với các cộng sự có vai trò chuyên môn khác nhau, để tạo thành tập thể làm việc thống nhất. 9 ……………………… bàn cãi, tranh luận trong nhóm làm việc. 9 …………… và thúc đNy các thành viên trong nhóm làm việc hoàn tất các phần việc được giao nhằm hoàn thành các mục tiêu của dự án. 9 Xây dựng các………………… rõ ràng, chắc chắn. • Vai trò của thông tin liên lạc: 9 Sắp xếp và ………… ………… họp nhóm làm việc. 9 ………………….và duy trì kế hoạch làm việc cho các cá nhân khác trong nhóm làm việc. 9 …………….………… tầm nhìn của dự án đến quản lý cấp trên. Project management Repaired by Hoàng lam 5 Student's Copy 9 Cung cấp ……………………. về các kết quả, chất lượng và vấn đề chuyển giao mà dự án có thể. • Vai trò quyết định: 9 Phân biệt giữa.……………………….và ……………………… 9 Phân bố …………………………… các nguồn lực nếu không dự án bị tụt lại đằng sau. 9 Xác lập ………………… giữa cá yếu tố tài chính, thời gian và các kết quả. 9 Chống lại ………………… của dự án và ………… tài chính. 8. Sáu đặc điểm của một người quản lý giỏi: • Đặc điểm 1: ……………………………………. dự án • Đặc điểm 2: Khả năng để quản lý……………………….một cách hiệu quả • Đặc điểm 3: Một thái độ kiên nhẫn dành cho các vấn đề …………………. • Đặc điểm 4: Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc và ……………………… • Đặc điểm 5: Sự định hướng “…………………………….” • Đặc điểm 6: ………………………………… đối với các ưu tiên của dự án Project management Repaired by Hoàng lam 6 Student's Copy 1. Bài 3: Giai đoạn khởi động của dự án (The Initiation Phase) Nội dung bài học: Ngay cả khi có một ý tưởng tốt cũng có thể trở thành ý tưởng tồi tệ (dở), nếu các mục tiêu và phạm vi (tầm ảnh hưởng) của dự án không được xác định một cách rõ ràng, trước khi các nguồn lực chính được phân bổ cho dự án. 1. Xác định phạm vi ảnh hưởng của các mục tiêu cho một dự án: 1.1. các mục tiêu rõ ràng của dự án có ý nghĩa đối với mọi người: 1.1.1. Bất cứ dự án nào mà dự dịnh làm phải có ……………., nếu xét trong phạm vi tổng quát của các ………… mà nó ……………. cho con người trong các cách thức khác nhau. 1.1.2. Dự án phải được suy nghĩ một cách ………………… 1.1.3. Các mục đích của dự án nên cung cấp các ……………… mà bạn cần để đánh giá mức độ thành công của dự án khi kết thúc. 1.1.4. Các mục tiêu của dự án phải thường xuyên được xem xét lại và …………………. trong toàn thể êkip thực thực hiện. 2. Sáu tiêu chuNn để thiết lập các mục tiêu thành công (great goals): 2.1. Các mục tiêu là trái tim, nhiệm vụ và mục đích cho giai đoạn khởi động của dự án 2.1.1. Tiêu chuNn 1: các mục tiêu của dự án phải được …………… một cách chi tiết. 2.1.2. Tiêu chuNn 2: các mục tiêu của dự án phải ……………………………………… 2.1.3. Tiêu chuNn 3: các mục tiêu của dự án phải có yếu tố …………………………… 2.1.4. Tiêu chuNn 4: các mục tiêu của dự án phải ………………………………. được 2.1.5. Tiêu chuẫn 5: các mục tiêu của dự án phải ……………………………………… 2.1.6. Tiêu chuNn 6: Phải xác định ……………… để đạt được các mục tiêu của dự án. Project management Repaired by Hoàng lam 7 Student's Copy Xác định chi tiết Đo lường được Sự đồng thuận Yếu tố thời gian Các Nhiệm vụ rõ ràng Khả thi (thực tế) 3. Các bước thiết lập mục tiêu của dự án: 3.1. Liệt kê danh sách của ……………………………… dự án có thể 3.2. N ghiên cứu danh sách các mục tiêu và mạnh dạn loại bỏ bất cứ nội dung nào ………… trực tiếp đến dự án. 3.3. ………………… bất cứ nội dung nào mà không phải là mục tiêu của kết quả cuối cùng. 3.4. Kiểm tra tất cả các mục tiêu xem có thích hơp với sáu …………… *** sự chuẩn bị tốt nhất cho công việc của ngày mai là hãy làm tốt nhưng công việc của ngày hôm nay. 4. Phạm vi (tầm ảnh hưởng) của dự án: 4.1. Phạm vi của dự án là ………………………… của dự án. Phạm vi, tầm ảnh hưởng Mức độ phức tạp Mục tiêu của dự án Project management Repaired by Hoàng lam 8 Student's Copy 5. Phạm vi (tầm ảnh hưởng) của một dự án có thể bao gồm 1 hoặc nhiều vấn đề sau: 5.1. Khối lượng công việc của dự án có thể ……………… là bao nhiêu 5.2. Thời gian …………………… dự án 5.3. Vai trò (nghĩa vụ) của các …………………… 6. Hiểu rõ tính chất mạo hiểm và bắt buộc của dự án: 6.1. Một nhà quản lý dự án giỏi có thể lường trước (nhìn thấy trước) ……………… 6.2. Tính chất ……………. của dự án là yếu tố chính khi tiến hành lập kế hoạch của dự án, cũng như khi dự án đang thực hiện. 7. N hững yếu tố bắt buộc sẽ đem dự án tới thành công: 7.1. Bao nhiêu ……… sẵng sàn cho dự án và khi nào được giải ngân. 7.2. Khi nào thì dự án phải ……………………………… 7.3. N hững yêu cầu bên trong của …………………… … 7.4. N hững yêu cầu bên ngoài của ………………………… 7.5. Bạn có thể tạo sự đồng lòng (nhất trí) giữa ……………… trong êkip làm việc. 7.6. Bạn có sẵn sàng ……… các vấn đề mà nó liên quan đến các nhu cầu của bạn 7.7. Liệu có cách thức nào khác để thực hiện dự án mà ít ……………… hoặc sử dụng ít nguồn lực không? 8. Ba hình thức bắt buộc của dự án: 8.1. N hững dự án mà có thể được ………………… 8.2. N hững dự án mà ………………………………. giữa chừng 8.3. N hững dự án xuất phát từ những kế hoạch nghèo nàn (không hoàn chỉnh) hoặc không có các nguồn hỗ trợ 9. N hững điều bắt buộc của dự án: 9.1. Điều 1: ………………………………………… 9.2. Điều 2: ………………………………………… Project management Repaired by Hoàng lam 9 Student's Copy 9.3. Điều 3: ………………………………………… 9.4. Điều 4: ………………………………………… 9.5. Điều 5: ………………………………………… 9.6. Điều 6: ………………………………………… *** Tấn công là cách phòng vệ tốt nhất. Project management Repaired by Hoàng lam 10 [...]... thúc dự án (The Closing Phase) Nội dung bài học: tìm hiểu giai đoạn kết thúc dự án (the closing phase) Các bước kết thúc dự án Bạn có thể sửa lỗi cho dự án hoặc bạn nên kết thúc dự án ud St 1 Tại sao cần có giai đoạn kết thúc dự án: mọi người tham gia dự án, cần được biết về mục tiêu đạt được để có vẻ như công việc được hoàn thành Sau đây là một vài quy trình kết thúc cho hầu hết các dự án, để đưa dự án. .. Giai đoạn thực hiện dự án (The Execution Phase) Nội dung bài học: tìm hiểu giai đoạn thực hiện dự án (the execution phase) Bắt đầu thực hiện dự án theo đúng hướng kế hoạch, vai trò lãnh đạo của dự án 1 Hãy làm ngay và làm cho đúng: 1.1 Các sự kiện khởi động dự án hoặc “tiểu” dự án cần hoàn thành những nội dung sau: 1.1.1 …………… mục tiêu của dự án đến toàn bộ các thành viên của dự án St 1.1.2 Tiến tới... Đánh giá kết quả cuối cùng (The Final Evaluation) Nội dung bài học: tìm hiểu quy trình đánh giá kết quả cuối cùng (the final evaluation) Tại sao đánh giá kết quả cuối cùng của dự án là việc cần làm? Tại sao một vài dự án thành công và một vài dự án khác thất bại? Các thành viên của dự án tham gia bình xét đánh giá ud St 1 Tại sao dự án không đạt được mục tiêu: một vài lý do thông thường mà tại sao dự. .. cùng mà phải hoàn Sắp xếp lại nhân viên nếu được sự đồng ý Chuyển thiết bị hoặc vật tư cho các dự án khác Quyết toán và khóa sổ tài chính cho dự án Báo cáo và họp lần cuối cho các thành viên của dự án t's y op C 2 Kết thúc hoàn toàn dự án (project shutdown): để kết thúc hoàn toàn dự án, những bước “đóng dự án cần thực hiện đúng thứ tự sau: 2.1 …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………... management Bài 4: Giai đoạn lập kế hoạch của dự án (The Planning Phase) Nội dung bài học: tìm hiểu khái niệm giai đoạn lập kế hoạch của dự án (the planning phase) Xác định hướng đi đúng đắn cho dự án, trong giai đoạn này việc xác lập kế thời gian thực hiện và xác định ngân sách cho dự án, cái nào cần được xác định trước? 1 Xác lập thời gian để các nội dung của dự án cùng thực hiện tại một thời điểm: 1.1... xem xét lại toàn bộ dự án 20.2 ………………………… của dự án 20.3 …………………… và ………………… của dự án 20.4 ………………………………… của dự án 20.5 …………………… cấu trúc công việc 20.6 Xây dựng biểu đồ hệ thống công việc 20.7 Chi tiết của nguồn lực: 20.7.1 ……………………… 20.7.2 ……………………… Repaired by Hoàng lam 16 Project management 20.7.3 …………………… 20.8 20.9 20.10 20.11 20.12 20.13 Chi tiết của ngân sách Tổ chức của dự án …………… hoạt động... động của dự án (The Initiation Phase) Nội dung bài học: sinh viên sẽ học cách để làm sao xây dựng nhóm làm việc (êkip) tốt nhất mà sinh viên có thể thực hiện 1 Xây dựng nhóm làm việc cho một dự án: 1.1 Một nhóm làm việc (êkip) lý tưởng là nhóm có thể hoàn thành công việc ………… ……… và trong giới hạn ………… … cho phép, mà bạn không mất nhiều thời gian để quản lý ud St 2 Nhóm làm việc cho một dự án nhiều... 26 Project management Bài 6: Giai đoạn kiểm soát dự án (The Controling Phase) Nội dung bài học: tìm hiểu giai đoạn kiểm sóat dự án (the controling phase) Tại sao kiểm soát là tốt? Làm sao để sử dụng thông tin trạng thái để giúp kiểm dự án, lập kế họach và kiểm soát tài chính Con người là nguồn gốc của các sung đột Giữ cho kế hoạch của dự án luôn đúng hướng 5 cách để giải quyết các mâu thuẫn ud St Giai... hoạch làm việc: Thay đổi ……………………… của dự án hoặc bổ sung các nguồn lực 12.1 12.2 Cho phép sử dụng nhiều ……………… … hoặc chia công việc làm hai 12.3 Dời công việc tới thời điểm khi mà các nguồn lực …… … …………… 12.4 Cho phép ……………………… trong mỗi công việc để hoàn thành dự án 13 Xây dựng ngân sách cho dự án: 13.1 Các chi phí liên quan một cách chặt chẽ …… ……………… của dự án 13.2 Các chi phí liên quan một cách... cần cho dự án 1.1.3 Tiến hành chỉ định ………………… cho dự án ud 1.1.4 Xác định ………………… và ……………………… của dự án 1.1.5 ……………… lại toàn bộ kế hoạch và lịch làm việc en 1.1.6 Giải thích những …………………………………… 1.1.7 Giao trách nhiệm …………… cho nhân viên các công việc sẽ thực hiện t's 2 Buổi họp đầu tiên của dự án: 2.1 Thiết lập mô hình cho các cuộc họp trong tương lai 2.1.1 ……………….đúng giờ C 2.1.2 Xây dựng và chuyển . của quản lý dự án (Project Management Power) Nội dung bài học : bạn sẽ học về các kỹ năng của quản lý dự án, nó không phải sự may mắn, quản lý dự án. “kép”: 9 Người quản lý dự án ……………………. 9 Người quản lý dự án …………………… 5. Hãy học cách lập kế hoạch và hành động: Người quản lý dự án phải sắp xếp