Giáo trình Nâng cao hiệu quả công việc sửa chữa ô tô (Nghề Công nghệ ô tô - Trình độ Cao đẳng): Phần 2 gồm có 3 chương với những nội dung cụ thể sau: Bài 3: Thay đổi phương pháp làm việc; bài 4: xây dựng nhóm sản xuất; bài 5: thực hiện công việc đào tạo thợ bậc dưới. Mời các bạn cùng tham khảo.
Trang 1Bai 3 THAY DOI PHUONG PHAP LAM VIEC Mục tiêu của bài:
- Nêu được các hình thức tổ chức sản xuất
~ Trình bày được các mô hình tô chức sản xuất tiên tiến tiêu biểu
- Lựa chọn phương pháp làm việc phù hợp
~ Rèn luyện tính kỷ luật, cần thận, tỉ mỉ của học sinh
Nội dung:
1 CAC HINH THUC TO CHUC SAN XUAT TRONG NGHE CONG NGHE 0 TO
1.1 Nhà máy sửa chữa lớn ô tô
Các cơ sở sửa chữa lớn ô tô còn được gọi là nhà máy hay xí nghiệp sửa chữa ô
tô, có nhiệm vụ sửa chữa lớn ô tô và các tổng thành của ô tô
Đối tượng sửa chữa, có thê là tất cả các loại phương tiện vận tải ô tô của mọi cá nhân và tô chức, nhưng có thể chỉ là một hoặc một số loại của một số đơn vị vận tải
trong một khu vực nhất định Điều đó phụ thuộc vào loại hình vạn năng hay chuyên môn hóa, cấp quản lý trung ương hay địa phương
1.2 Nhà máy chế tạo phụ tùng ô tô
Nhà máy chế tạo một vài hoặc nhiều loại chỉ tiết, phụ tùng ô tô từ phôi liệu
hoặc từ bán thành phẩm do cơ sở sản xuất khác cấp
Quy mô, chương trình sản xuất có thê tự xác định hoặc được giao 1.3 Nhà máy lắp ráp ô tô
Nhà máy lắp ráp một hoặc một số kiểu loại xe từ chỉ tiết hoặc từ cụm chỉ tiết,
tổng thành, hệ thống
Quy mô, chương trình sản xuất có thé tự xác định hoặc được giao
1.4 Xí nghiệp — Công ty vận tải ô tô
Có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa và hành khách đồng thời nó thực hiện nhiệm vụ bảo dưỡng kỹ thuật các cấp, sửa chữa nhỏ, bảo quản và cung cấp vật tư cho phương tiện Loại hình này có thê bao gồm một xí nghiệp chính và các đoàn, đội xe hoặc các xí nghiệp thành viên ở trong một vùng kinh tế nhất định Ở xí nghiệp này thường đặt xí nghiệp (trạm) bảo dưỡng tập trung và sửa chữa vừa ở xí nghiệp chính, còn sửa chữa nhỏ và bảo dưỡng cấp thấp hàng ngày ở các đội, các đoàn xe hoặc các xí nghiệp thành viên
Quy mô loại hình này rất phong phú: Từ các đội, hợp tác xã, công ty tư nhân có vài xe đến những xí nghiệp, công ty, tổng công ty với nhiều xí nghiệp công ty thành viên có hàng trăm hàng ngàn xe với nhiều chủng loại khác nhau Cũng có khi còn
Trang 21.5 Xí nghiệp - xưởng bao dưỡng kỹ thuật tập trung
Có nhiệm vụ bảo dưỡng ô tô ở cấp cao và sửa chữa nhỏ nặng cho các phương tiện vận tải ô tô của các công ty - liên hiệp xí nghiệp hoặc cho một số các xí nghiệp vận tải ở gần đó không có cơ sở bảo dưỡng tập trung
Có thể tổ chức độc lập hoặc nằm trong xí nghiệp — công ty vận tải ô tô nào đó, vì vậy quy mô, chương trình sản xuất cũng có thể tự xác định độc lập hoặc phụ thuộc
vào xí nghiệp — công ty vận tải ô tô mà nó phục vụ 1.6 Trạm tác động kỹ thuật công cộng
~ Trạm bảo dưỡng, sửa chữa ô tô công cộng:
Các trạm này tiến hành bảo dưỡng kỹ thuật các cấp và sửa chữa nhỏ cho tất cả các phương tiện vận tải ô tô trong nền kinh tế quốc dân Theo quy mô, chia thành ba loại: nhỏ, vừa, lớn, chia theo khu vực có trạm nội thành và trên đường Quy mô được đánh giá bằng trương trình sản xuất hàng ngày hoặc bằng số xe có thể đồng thời bảo
dưỡng, sửa chữa tại trạm tức là theo số vị trí bảo dưỡng, sửa chữa Trong nội thành có thé đến 30 vị trí, trên đường từ 3 đến 10 vị trí
- Tram chan đoán, bảo hành, rửa xe:
Thông thường các trạm này là trạm công cộng, phục vụ mọi phương tiện vận tải
ô tô, tuy nhiên cũng có thể chỉ phục vụ riêng cho một hoặc một số cơ sở quản lý
phương tiện nào đó
Trạm kiểm định phương tiện cơ giới đường bộ có tác dụng xác định tình trạng kỹ thuật, cấp phép lưu hành cho phương tiện cơ giới đường bộ
1.7 Tram — cira hang giới thiệu và bán sản phẩm
Còn được gọi là salon ô tô Đó là nơi thực hiện chức năng tiếp thị, làm cầu nối
giữa cơ sở sản xuất và người tiêu dùng
Quy mô tùy thuộc khả năng, yêu cầu của nhà sản xuất hoặc của người bán hàng 1.8 Gara bảo quản xe
Là cơ sở độc lập, bảo quản cho mọi phương tiện vận tải ô tô Về phương pháp
có thể bảo quản kín hoặc lộ thiên Thường được bố trí ở các thành phố lớn, nơi công
cộng tập trung nhiều phương tiện như nhà ga, khách sạn, danh lam thắng cảnh, bãi
biển
1.9 Trạm cung cấp vật liệu chạy xe
Là loại cơ sở cung cấp nguyên, nhiên, vật liệu khai thác ô tô như xăng, điêzen, dầu bôi trơn, săm lốp, khí nén bơm lốp Quy mô phụ thuộc địa điểm bố trí trong thành phố hay trên đường và được đánh giá bằng số cột cung cấp hoặc số lượng phương tiện cần cấp phát trong một ngày đêm, thông thường trong thành phó 1000 đến
2000 lần, trên đường 500 đến 1000 lần
1.10 Trạm hàng hóa và hành khách
Trang 3- Tram hanh khách là nơi tổ chức cho hành khách nghỉ chờ xe, chờ làm các tác
động cho xe
2 TÍNH NHỊP SẢN XUẤT TRONG TỪNG CÔNG ĐOẠN SẢN XUẤT
Nhịp sản xuất trong sản xuất hàng loạt lớn và hàng khối thướng sử dụng phương pháp sản xuất theo dây chuyền đối với cả gia công cơ và lắp ráp Theo phương pháp này các máy được bồ trí theo thứ tự các nguyên công Số vị trí và năng suất phải được tính toán đồng bộ sao cho không xảy ra hiện tượng thiếu hay thừa chỉ tiết ở các nguyên công Muốn cho dây chuyền sản xuất đồng bộ thì quá trình sản xuất phải tuân theo nhịp sản xuất nhất định Nhịp sản xuất là khoảng thời gian lặp lại chu kỳ gia công (hoặc lắp ráp) và được tính bằng công thức t=F/q Trong đó: t: Nhịp sản xuất
F: Thời gian làm việc (gia công) tính theo ca, tháng, năm (phút) q: Số lượng chỉ tiết (hoặc sản phẩm) được chế tạo ra trong thời gian F Ví dụ: Trong một ngày làm việc 8h ta có F = 8x60 = 480 phút, gia công được q = 60 chỉ tiết Vậy nhịp sản xuất sẽ là t = 8 (phút) Điều này nghĩa là thời gian của mỗi nguyên công là § phút (ví dụ, ở nguyên công cắt răng có 4 máy làm việc mới kịp cho nguyên công trước đó bởi vì mỗi máy cắt răng phải cắt một chỉ tiết mất 24 phút)
3 CÁC MƠ HÌNH TỎ CHỨC SẢN XUẤT TIEU BIEU 3.1 Tổ chức sản xuất khối lượng lớn
Sản xuất khối lượng lớn biểu hiện rõ nhất đặc tính của hệ thống sản xuất liên tục Đặc điểm của loại hình tổ chức sản xuất khối lượng lớn là nơi làm việc chỉ tiến
hành chế biến, chỉ tiết sản phẩm, hay một bước công việc của quy trình công nghệ chế biến sản phẩm, nhưng với khối lượng rất lớn Với loại hình sản xuất này, người ta hay
sử dụng các máy móc thiết bị và dụng cụ chuyên dùng Các nơi làm việc được bố chí
theo nguyên tắc đối tượng Công nhân được chuyên môn hóa cao Đường đi sản xuất ngắn, ít quanh co, sản phâm dở dang ít Kết quả sản xuất được hạch toán đơn giản và khá chính xác
Với loại hình tổ chức sản xuất khối lượng lớn thường sử dụng trong các nhà máy chế tạo lắp ráp ô tô, các nhà máy sửa chữa ô tô
3.2 Tổ chức sản xuất hàng loạt
Trong loại hình sản xuất hàng loạt, nơi làm việc được phân công chế biến một
số loại chỉ tiết, bước công việc khác nhau Các chỉ tiết, bước công việc này được thay
nhau lần lượt chế tạo theo định kỳ
Nếu chủng loại chỉ tiết, bước công việc phân công cho nơi làm việc ít với số
lượng mỗi loại lớn thì gọi là sản xuất hàng loạt lớn Trái lại nếu chủng loại chỉ tiết,
Trang 4là sản xuất hàng loạt nhỏ Loại hình sản xuất nằm giữa hai loại hình sản xuất trên có thể gọi là sản xuất hàng loạt vừa
Ở nơi làm việc sản xuất hàng loạt, quá trình sản xuất sẽ liên tục khi nó đang chế
biến một loại chỉ tiết nào đó, nhưng khi chuyển từ loại chỉ tiết này sang loại chỉ tiết
khác thì phải có thời gian tạm ngừng sản xuất Trong khoảng thời gian tạm ngừng sản
xuất này người ta thực hiện việc điều chỉnh máy móc thiết bị, thay đổi dụng cụ, thu
gọn nơi làm việc Như vậy, thời gian gián đoạn chiếm một tỉ lệ đáng kể trong toàn bộ thời gian sản xuất Điều này có thể ảnh hưởng đến mức độ sử dụng công suất máy móc thiết bị, đến năng suất lao động của công nhân, cũng ảnh hưởng đến dòng dịch chuyền
liên tục của các đối tượng
Với loại hình tổ chức sản xuất hàng loạt thường sử dụng ở các nhà máy, xí nghiệp sản xuất phụ tùng ô tô
3.3 Tổ chức sản xuất đơn chiếc
Sản xuất đơn chiếc là loại hình sản xuất thuộc sản xuất gián đoạn Trong sản
xuất đơn chiếc các nơi làm việc thực hiện chế tạo nhiều loại chỉ tiết khác nhau, nhiều
bước công việc khác nhau trong trong quá trình công nghiệp sản xuất sản phẩm Mỗi
loại chỉ tiết được chế biến với khói lượng rất ít, thậm chí có khi chỉ một chiếc Các nơi
làm việc không chuyên môn hóa được bó chí theo nguyên tắc công nghệ Máy móc
thiết bị vạn năng thường được sử dụng trên các nơi làm việc Công nhân thành thạo một nghề và biết nhiều nghề Thời gian gián đoạn lớn Loại hình sản xuất đơn chiếc có tình linh hoạt cao
3.4 Tổ chức sản xuất theo dự án
Sản xuất dự án cũng là một loại sản xuất gián đoạn, nhưng các nơi làm việc tồn
tại trong khoảng thời gian ngắn theo quá trình công nghệ sản xuất của một loại sản
phẩm hay đơn hàng nào đó Sự tồn tại của nơi làm việc ngắn, nên máy móc thiết bị,
công nhân thường phải phân công theo công việc, khi công việc kết thúc có thể phải giải tán lực lượng lao động này hoặc di chuyển đến nơi làm việc khác Vì thế, người ta
có thể sử dụng công nhân từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức đề phục vụ một dự
án Trong loại hình sản xuất này, hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị thấp, công nhân và máy móc thường phải phân tán cho các dự án khác nhau, vì thế để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, cần phải tô chức theo cơ cấu ma trận Cơ cấu này có khả năng tập trung điều phối sử dụng hợp lí các nguồn lực của hệ thống, cơ cấu ngang hình thành theo các dự án có nhiệm vụ phối hợp các hoạt động khác nhau phù hợp với tiến
độ của từng dự án
4 LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC PHÙ HỢP 4.1 Cải tiến lề lối làm việc theo 5S (Phương pháp KAIZEN)
Kaizen được ghép từ hai từ tiếng nhật: Kai: “Thay đổi” và Zen: “Tốt hơn”,
nghĩa là “Thay đôi đề tốt hơn” hoặc “ Cải tiến liên tục” Xuất phát từ suy nghĩ rằng “ Trục trặc” có thể nảy sinh liên tục ở bất cứ thời điểm nào, bộ phận nào của doanh
Trang 5dung 5S ( Năm nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật) để khắc phục các “
trục trặc” này:
- Seiri: Sang lọc: Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không cần thiết, không có giá trị ra khỏi công việc, nhà xưởng, tổ chức
- Seiton: Sap xếp: phân loại, hệ thống hóa đề bất cứ thứ gì cũng có thể “dễ tìm, dé thay, dễ lấy, đễ kiểm tra, dễ trả lại”
- Seiso: Sạch sẽ: thực chất là lau chùi, quét dọn, vệ sinh, kiểm tra xem mọi thứ
có được sắp xếp đúng nơi quy định
( Ba nguyên tắc nêu trên thực chất là việc sàng lọc, sắp xép phân loại khoa học hệ thống nhà xưởng, máy móc, công cụ sản xuất và tổng vệ sinh doanh nghiệp)
Hai nguyên tắc tiếp theo
- Suiketsu: Săn sóc: Nhằn “Tiêu chuẩn hóa”, “quy trình hóa” những gì đã đạt được với ba nguyên tắc nêu trên để mọi thành viên của doanh nghiệp tuân theo một
cách bài bản, hệ thông
- Shituke: Sẵn sàng: Giáo dục, duy trì và cải tiến bốn nguyên tắc nêu trên trong bất kỳ mọi hoàn cảnh nào và trong suất quá trình hoặt động của doanh nghiệp
4.2 Phương pháp tổ chức làm việc hợp lý theo tiêu chuẩn 5s * Mục đích:
Khái niệm 5S được bắt nguồn từ nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp
dụng rộng rãi tại các công ty, trong đó có Việt Nam Mục đích của áp dụng 5S không
chỉ đơn thuần dừng lại ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tô
chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động nhóm
Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và việc cải tiến 5S là đánh giá 5S Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khuyến khích các
hoạt động 5S
Mục đích chính của việc đánh giá là:
- Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S - Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S
- Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến
- Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến
thích hợp * Ý nghĩa:
Tổ chức nơi làm việc hợp lý là thay đổi đề không còn những gì không hợp lý
Những gì không hợp lý cần phải tiệt trừ đó là các hao phí về thời gian, vật tư, nhân
Trang 64.3 Lap kế hoạch để cải tiến lề lối theo phương pháp Kaizen
Hoạt động Kaizen cũng được triển khai trên cơ sở vòng lặp xoáy ốc PDCA (P— Kế hoạch) — D (Thực hiện) — C (Kiểm tra) — A (Hành động, cải tiền) Tám bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hóa bao gồm:
Bước |: Lua chọn chủ đề (công việc,bộ phận ) (P) Bước 2: Tìm hiểu hiện trạng và xác định mục tiêu (P)
Bước 3: Phân tích dữ kiện thu nhập đề xác định nguyên nhân (P)
Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện trên cơ sở phân tích dữ liệu (P) Bước 5: Thực hiện biện pháp (D)
Bước 6: Xác định kết quả thực hiện (C)
Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn đề phòng ngừa tái siễn (A) Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo (A)
Lưu ý rằng Kaizen không phải là một công cụ, không phải là một kỹ thuật, mà
là triết lý quản lý Kaizen không đòi hỏi vốn đầu tư lớn nhưng yêu cầu sự cam kết và nỗ lực ở mọi cấp của doanh nghệp (đặc biệt là cấp lãnh dạo) Các yếu tố quyết định sự
thành công của hoạt động Kaizen và 5S bao gồm: Cam kết của lãnh đạo cao nhất, vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của mọi người,
việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày
4.3 Ứng dụng phương pháp làm việc trong ngành sửa chữa ô tô
Thực hiện làm việc theo nguyên tắc sau dé lam việc tốt hon
* Hình thức chuyên nghiệp
- Mặc đồng phục sạch sẽ
- Luôn đi giầy bảo hộ
* Làm việc và đối xử với xe ôtô cần thận
- Hãy luôn sử dụng bọc ghế, tắm phủ sườn, tâm phủ đầu xe, bọc vô lăng và thảm trải sàn
- Lái xe của khách hàng cần thận
- Không bao giờ hút thuốc trong xe khách hàng
- Không bao giờ sử dụng thiết bị âm thanh hay điện thoại trong xe khách hàng - Lay hết khay và hộp phụ tùng ra khỏi xe
* Ngăn nắp và sạch sẽ
- Hãy giữ cho xưởng dịch vụ (sàn xe, tủ đựng dụng cụ, bàn nguội, dụng cụ đo, dụng cụ thử v.v.) ngăn nắp, sạch sẽ và trật tự bằng cách:
+ Vứt bỏ những vật không cần thiết
+ Hãy sắp xếp và giữ phụ tùng và vật tư có trật tự
+ Quét, rửa và lau sạch
Trang 7- Sử dụng đúng dụng cụ và các trang thiết bị khác (cầu nâng, kích, máy mài
v.V.)
- Cần thận với lửa: không hút thuốc khi làm việc
- Không cầm những vật quá nặng so với sức mình
* Lập kế hoạch và chuẩn bị
- Xác nhận “ những hạng mục chính” (nguyên nhân chính mà khách hàng mang xe đến trạm)
- Hãy chắc chắn rằng bạn đã nắm được yêu cầu của khách hàng và hướng dẫn của có vấn dịch vụ Hãy thật cân thận tìm hiểu trong trường hợp công việc phản tu
- Nếu tìm thấy bất kỳ công việc cần bổ sung thêm so với công việc đã có kế
hoạch trước, hãy báo cáo cho cố vấn dịch vụ Chỉ thực hiện công việc bố sung sau khi đã được khách hàng chấp thuận
- Lập kế hoạch cho công việc của bạn (trình tự công việc và chuân bị)
- Kiểm tra dé xem phu ting cần thiết có trong kho không
- Tiến hành công việc theo sách Hướng dẫn sửa chữa đề tránh sai sót * Làm việc nhanh chóng và chắc chắn
- Hãy sử dụng đúng SST (dụng cụ sửa chữa chuyên dùng) và dụng cụ
- Lầm việc theo sách Hướng dẫn sửa chữa, Sơ đồ mạch điện và Hướng dẫn
chẩn đoán để tránh làm mò
- Luôn cập nhật thông tin kỹ thuật mới nhất, như các bản tin kỹ thuật
- Hãy hỏi cố vấn dịch vụ hay người điều hành/đốc công nếu bạn không chắc
lắm về một điều gì đó
- Hãy báo cáo cho cố vấn dịch vụ hay người điều hành/đốc công nếu bạn phát hiện thấy rằng có công việc phát sinh cần thiết không thấy nhắc đến trong phiếu yêu cầu sửa chữa
- Hãy tận dụng những khóa đào tạo
* Kết thúc công việc theo thời gian đã hẹn trước
- Thường xuyên kiểm tra xem bạn có thể hồn thành cơng việc đúng giờ không - Hãy thông báo cho cố vấn dịch vụ hay người điều hành/ đốc công nếu bạn nghĩ rằng có thể kết thúc muộn hơn (hay sớm hơn), hay nếu cần có thêm công việc phát sinh
* Kiểm tra công việc khi hoàn thành
- Xác nhận rằng những công việc chính đã hoàn tất
~ Chắc chắn rằng tất cả công việc theo yêu cầu khác đã được hoàn tắt - Chắc chắn rằng xe sạch sẽ ít nhất là như bạn nhận nó
- Hãy trả ghế, vô lăng, gương về vị trí ban đầu
- Chỉnh lại đồng hồ, rađiô v.v nếu bộ nhớ của chúng đã bị xóa
* Giữ lại phụ tùng cũ
Trang 8- Đặt tất cả phụ tùng cũ vào nơi quy định (ví dụ trên sàn xe, ở phía trước của
ghế hành khách trước
* Hoàn tất
- Hoan tat phiếu yêu cầu sửa chữa và báo cáo (ví dụ, ghi nguyên nhân của hư hỏng, phụ tùng thay thế, nguyên nhân thay thế, giờ công lao động v.v.)
- Báo cho cô vấn dịch vụ hay người điều hành/đốc công những thông tin khác mà không ghi trong Yêu cầu sửa chữa
- Báo cho côvấn dịch vụ hay người điều hành/đốc công bất kỳ điều gì không
bình thường mà bạn nhận thấy khi làm việc
CAU HOI - BAI TAP
Câu 1 : Hãy nêu các hình thức tô chức sản xuất trong nghề công nghé 6 tô ? Câu 2: Phương pháp tính nhịp sản xuất ?
Câu 3 : Hãy nêu các mô hình tô chức sản xuất tiêu biểu ?
Trang 9Bai 4 XAY DUNG NHOM SAN XUAT
Muc tiéu cua bai:
- Nêu được các nguyên lý cơ bản của hoạt động nhóm - Lập kế hoạch, tổ chức hoạt động nhóm
~ Rèn luyện tính kỷ luật, cần thận, tỉ mỉ của học sinh
Nội dung:
1 KHÁI NIỆM VÈ TÔ SẢN XUẤT, HOẠT ĐỌNG NHÓM NHỎ
1.1 Khái niệm về tổ sản xuất
Nhiều cơ sở sản xuất vẫn hay sử dụng từ nhóm làm việc một cách tùy tiện Xét về mặt bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là sự phối hợp và đổi mới một số người thì nhóm là một biểu hiện của sự bình đẳng Tuy nhiên, ít có tập thể nhân viên nào lại hội đủ điều kiện của nhóm, mà thông thường đó chỉ là các tổ làm việc
Trong tổ làm việc, một nhà quản lý hay giám sát chung sẽ chỉ đạo các thành viên và các thành viên đó không nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thê hoàn thành nhiệm
vụ của họ
Sơ đồ tổ làm việc
Nhán viên 1 Nhân viên 2
`
Nhân viên 4 Nhán viên 3
Nhiều phòng ban hoạt động theo mô hình tổ làm việc này Ở đây, mỗi nhân viên tự mình thực thi công việc dưới sự chỉ đạo của tô trưởng hay nhà quản lý và thường ít tương tác với các thành viên khác trong phòng ban Thông thường, nhà quản lý sẽ nói với các thành viên trong tô làm việc: “ Day là mục tiêu của chúng ta và đây là
nhiệm vụ của các anh’’ Nếu các thành viên thực hiện theo hướng dẫn, họ sẽ đạt được mục tiêu đó Cấp trên chị tránh nhiệm đưa ra mọi quyết định quan trọng và hợp nhất nhiều phần việc khác nhau của các thành viên Còn trong môi trường nhóm làm việc
thì những chức năng chủ chốt này do các thành viên thực hiện
Tổ làm việc có ưu điểm nhất định Vì nhu cầu phối hợp trong tổ là rất nhỏ nên
tổ có tất cả các kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu chung của phòng ban, nhiệm vụ
được giao phó hợp lý và nhà quản lý nắm vững mọi yêu cầu cần thiết để đạt được mục
tiêu chung Tuy nhiên, tổ làm việc theo kiểu truyền thống cũng có một số nhược điểm
Trang 101.2 Khái niệm hoạt động nhóm nhỏ
- Trong xã hội loài người nhóm hình thành rất sớm Từ thời tiền sử, con người muốn tồn tại cần hình thành các nhóm Nhóm đề chống thú dữ, nhóm đề cùng săn bắn,
xây dựng chỗ ở chống chọi với thiên nhiên
- Từ nhỏ chúng ta đã sống trong gia đình, nhóm bạn bè cùng xóm, cùng lớp học, cùng lứa tuổi cho đến khi trưởng thành học tập và làm việc chúng ta đã vô tình
hay có ý thức tham gia vào rất nhiều nhóm Chỉ có điều chúng ta chưa tự hỏi vậy thì ta
sẽ hòa mình vào nhóm như thé nao dé làm việc hiệu quả nhất Và nhóm cũng đã làm gì giúp cho chúng ta và giúp nhóm hoạt động hiệu quả Do đó nghiên cứu, học tập về
động thái nhóm rất quan trọng Từ đầu thế kỷ 20 đã có nhiều nghiên cứu về nhóm
trong sản xuất công nghiệp, ảnh hưởng của nó tới năng suất lao động của từng người và nhóm người cũng như tác động thay đổi hành vi, ứng xử của cá nhân Những phát
hiện của các nhà xã hội học Âu- Mỹ cho thấy nhóm có tác động tích cực và cả tiêu cực đến mọi mặt hoạt động xã hội: giáo dục, sản xuất, nghiên cứu Do đó mọi người cần được trang bị những kiến thức và kỹ năng về nhóm và làm việc nhóm
- Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau
hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý Nhóm là một tập hợp những các
nhân có các kỹ năng bồ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm tương tác nhau với trưởng nhóm đề đạt mục tiêu chung, các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để
thực hiện phần việc của mình Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ
Trang 11- Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng, có chung mục tiêu bổ
sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung Các
thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm đề đạt được mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau đề thực hiện phần việc của mình Các thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau
- Có thé chia ra thành nhóm chính thức và nhóm không chính thức Nhóm chính thức là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tô chức, trên cơ sở quyết định của tổ chức đó Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu
của mỗi thành viên của nhóm , thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người
có cùng mối quan tâm Trong một tô chức thường tồn tại cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức Thời gian tồn tại của nhóm cũng là một yếu tố quan trọng Có
nhóm tồn tại suốt thời gian tồn tại của tổ chức Có nhóm tồn tại theo từng dự án Có
nhóm lại chỉ hoạt động trong thời gian ngắn tính bằng phút như các nhóm thực hiện
các bài tập , trò chơi trong các buổi tập huấn Các nhóm dự án là các nhóm làm việc,
nó là tập hợp những thành viên có năng lực làm việc bổ trợ cho nhau, cùng cam kết thực hiện mục tiêu chung, gắn với mục đích của tổ chức
- Một trong những yếu tố quan trọng nhất của nhóm là phải có mục tiêu nhóm + Mục tiêu chung (hay mục đích) của nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu này
phải được các thành viên nhóm hiều rõ và cùng cam kết thực hiện Mục tiêu xuyên
suốt quá trình hoạt động của nhóm, nhưng cũng có thé điều chỉnh thay đôi để phù hợp môi trường mà nhóm tôn tại Tuy nhiên mục tiêu từng thành viên, mục tiêu của nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tô chức
+ Yếu tố thứ hai của một nhóm là các thành viên phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với nhau thường xuyên Tiếp xúc và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên và tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm: có thê tích
cực hoặc tiêu cực
+ Yếu tố thứ ba là các quy tắc nhóm Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả Đây là những quy tắc chính thức Trong nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có
hiệu lực không kém phần quan trọng Quy tắc ngầm có mặt tích cực và mặt tiêu cực
+ Yếu tố cuối cùng là vai trò, trách nhiệm rõ ràng của các thành viên trong
nhóm Nhóm chỉ hoạt động hiệu quả khi các thành viên được biết rõ nhiệm vụ, phù
hợp năng lực của mình, không chồng chéo, gidm dap lên nhau
Nhóm làm việc được thành lập dé giải quyết và thực hiện công việc nào đó có
mục tiêu rõ ràng mà một cá nhân khơng thể hồn thành Nếu những công việc đơn
Trang 122 CAC NGUYEN LY CO BAN TRONG HOAT DONG NHOM
2.1 Tam quan trong cia nhom làm việc:
- Lam viée theo nhóm là xu hướng chung của các tổ chức, doanh nghiệp, công
ty trên thế giới Tại sao vậy? Một số đặc điểm sau đây có thể lý giải xu hướng này Lầm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc Nhiều
nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quả của mỗi cá nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm bồ trợ lẫn nhau Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn Vì
linh hoạt nên tổ chức dễ thay đôi để đối phó với thay đôi của môi trường, năm bắt cơ
hội và giảm thiểu nguy cơ Nhóm có thé tao ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong
khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc Nhóm có thé tan dụng những gì
tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chun mơn và cả ngồi chuyên môn Các
thành viên tự rút ra những gì tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử
của mình
~ Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm hội tụ một số đặc điểm cơ bản như các thành
viên hiểu rõ lý do tồn tại của nhóm; các nguyên tắc và quy chế được thảo luận, đồng thuận; thông tin trong nhóm thông đạt; các thành viên hỗ trợ nhau; có những quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng Để có những đặc điểm trên nhóm phải giữ giá trị căn bản của nhóm, lấy đó làm định hướng hoạt động của mình chứ không phải là thi
hành theo chỉ thị cấp trên Các nhiệm vụ của cá nhân và nhóm được nêu rõ bằng các mục tiêu
- Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo Tuy nhiên những đặc điểm trên
không phải là có ngay mà phải hình thành xây dựng dần dần trong các giai đoạn phát
triển của nhóm Tác động tới sự làm việc hiệu quả của nhóm là các yêu tố bối cảnh, quy mô nhóm, sự đa dạng của thành viên nhóm, các chuẩn mực nhóm, lãnh đạo
- Phương pháp sản xuất theo nhóm áp dụng rộng rãi trong các xí nghiệp loại
hình sản xuất hàng loạt, đặc biệt là sản xuất cơ khí Hiệu quả của sản xuất theo nhóm
có thé tóm lại trong các điểm cụ thể sau: Giảm bớt khối lượng va thời gian của công tác chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất Giảm nhẹ công tác xây dựng định mức kinh tế kỹ
thuật, công tác kế hoạch tiến độ Cải tiến tổ chức lao động, tạo điều kiện chuyên môn
hóa công nhân, nâng cao trình độ nghề nghiệp và năng suất lao động Giảm chỉ phí đầu tư máy móc thiết bị, đồ gá lắp, nâng cao hệ số sử dụng máy móc thiết bị
2.2 Phương pháp sản xuất theo nhóm
Trang 13Phương pháp sản xuất theo nhóm không cần thiết kế quy trình công nghệ, bố trí máy móc để sản xuất từng loại sản phẩm, chỉ tiết, mà làm chung cho cả nhóm dựa vào chỉ tiết tổng hợp đã chọn Các chỉ tiết của một nhóm được gia công trên cùng một lần điều chỉnh máy
Nội dung phương pháp sản xuất theo nhóm bao gồm các bước chủ yếu sau: - Thứ nhất, tất cả các chỉ tiết cần chế tạo trong xí nghiệp sau khi đã tiêu chuẩn hóa chúng được phân thành từng nhóm căn cứ vào kết cấu, phương pháp công nghệ, yêu cầu máy móc thiết bị giống nhau
- Thứ 2, lựa chọn chỉ tiết tổng hợp cho cả nhóm Chỉ tiết tổng hợp là chỉ tiết
phức tạp hơn cả và có chứa tất cả các yếu tố của nhóm Nếu không chọn được chi tiết như vậy, phải tự thiết kế một chỉ tiết có đủ điều kiện như trên, trong trường hợp này, người ta gọi đó là chỉ tiết tổng hợp nhân tạo
- Thứ ba, lập quy trình công nghệ cho nhóm, thực chất là cho chỉ tiết tổng hợp đã chọn
- Thứ tư, tiến hành xây dựng định mức thời gian cho các bước công việc của chỉ tiết tổng hợp, từ đó lập định mức cho tất cả các chỉ tiết trong nhóm bằng phương pháp So sánh
- Thứ năm, thiết kế, chuẩn bị dụng cụ, đồ gá lắp, bố chí máy móc thiết bị cho
toàn nhóm
2.3 Vai trò các thành viên trong nhóm
- Các thành viên nhóm thường có vai trò nhất định, được phân công hoặc nhận những nhiệm vụ cụ thể Nhóm chính thức có trưởng phó nhóm, thư ký, hậu
cần Nhóm không chính thức cũng có thê có các vai trò đó
- Trưởng nhóm giữ vai trò người tô chức, người thực hiện và người điều hành
Trưởng nhóm phải lo bố trí các cuộc họp từ buồi gặp mặt đầu tiên đến khi nhóm tan rã Việc tổ chức cuộc họp bàn kế hoạch sao cho có sự tham gia bình đẳng giữa các thành
viên là kỹ năng cần có của trưởng nhóm Lập kế hoạch và phân công công việc cho các thành viên cũng là nghệ thuật của trưởng nhóm Tất cả các giai đoạn hoạt động của nhóm, người nhóm trưởng phải nắm vững và điều hành cho tốt Các kỹ năng điều hành
hoạt động nhóm đã có rất nhiều sách viết và có những lớp tập huấn kỹ càng Nhưng
quan trọng nhất là trưởng nhóm phải là người có các kỹ năng truyền thông và thúc đây và càng có nhiều trải nghiệm càng tốt ( xem phần Kỹ năng giao tiếp) Các kỹ năng này được xây dựng dựa trên nền tảng của 4 thái độ: cảm thông, tôn trọng, quan tâm và tin tưởng vào tiềm năng nhóm Tóm lại trưởng nhóm phải là người có trách nhiệm với công việc của nhóm, với từng thành viên của nhóm và với cả nhóm nói chung Ngoài ra khi đề cập đến vai trò thành viên còn lại trong nhóm người ta thường phân các thành viên thành các “kiều vai trò” hỗ trợ hay cản trở các hoạt động của nhóm Có ba loại vai trò như vậy
Loại thứ nhất là các thành viên hỗ trợ cho viêc hồn thành cơng việc như người
Trang 14Loại thứ hai là các thành viên củng cố nhóm như người khuyến khích, người giữ cửa, người quan sát, người đề xuất và củng cố quy tắc, người đùa vui
Nhóm thứ ba là nhóm những người tiêu cực như người gây hắn, người phu thuộc, người thống trị, người đùa dai, người lè phè, người phá đám
Hai nhóm đầu là nhóm tích cực Khi có những hành vi tiêu cực cần đưa quy tắc,
quy chế của nhóm ra để các thành viên tự giác tuân theo 2.4 Quy tắc nhóm
Tập thể nào khi làm việc chung cũng xây dựng nội quy để mọi người tuân theo Ví dụ như giờ giấc làm việc, lịch họp, kỷ luật làm việc Đây là những quy tắc được công bố Nhưng quan trọng hơn nữa là những quy tắc không thành văn, ngắm ngầm, phản ánh sắc thái riêng của nhóm Ví dụ ở xí nghiệp A không cần nhắc nhở mà ai cũng đi đúng giờ, mọi người cởi mở thăng thắn
2.5 Vai trò
Muốn đạt đến mục đích chung tập thẻ nào cũng phải phân công cụ thẻ, ai làm việc nấy Ví dụ phòng ban có trưởng, phó ban, thư ký, thủ quỹ Câu lạc bộ có chủ nhiệm, phó chủ nhiệm, các trưởng ban học tập, công tác xã hội, giải trí, Dẫm chân lên nhau hay không làm đúng công việc được phân công sẽ gây khó khăn cho sự vận hành của nhóm
Trên đây là những vai trò được phân công chính thức Tuy nhiên khi nghiên
cứu diễn tiến của một nhóm, các nhà khoa học phát hiện rằng nhóm viên một cách tự
nhiên có những động tác xây dựng nhóm hay ngược lại cản trở bước đi của nhóm Điều này có khi họ có ý thức, có khi không Có ba nhóm vai trò được phát hiện :
Liên quan đến việc hoàn thành công tác có các động tác như :
Khởi xướng (câu chuyện, công việc)
Làm sáng tỏ (ý kiến, vấn đề, mục tiêu) Thi hanh mau lẹ (một ý kiến, một dự án) Thong tin (cho và nhận ý kiến)
Đóng góp (bằng lời hay bằng hành động)
2.6 Tương tác nhóm
Tất cả những người đã “ký tên vì công lý” (để giúp nạn nhân chất độc màu da cam) đều chia sẻ một mục đích chung hết sức cao cả, nhưng họ không phải là một
nhóm vì họ không gặp nhau Để trở thành một nhóm các thành viên cần có mối “ quan hệ mặt giáp mặt ” kéo dài trong thời gian Họ giao tiếp và ảnh hưởng lẫn nhau Chính tương tác là yếu tố chủ yếu làm thay đổi hành vi con người Trong tiếp xúc họ càng gắn kết với nhau thì nhóm càng có cơ may đạt đến mục đích chung Chất lượng của tương tác mang ý nghĩa lớn vì nó làm tăng cường hiệu quả của nhóm Qua trao đổi, tương tác, nhóm viên gắn kết mục đích riêng với mục đích chung Họ
Trang 153 TÔ CHỨC NHOM HOAT DONG 3.1 Phát triển nhóm
Thông thường một nhóm nào đó chính thức hay không chính thức đều trải qua 5 giai đoạn trong quá trình phát triển của nhóm Các giai đoạn này được mô tả dưới đây
* Giai đoạn 1: Hình thành nhóm
Giai đoạn này các thành viên nhóm bắt đầu tập hợp lại Họ mang đến nhóm
nhiều điểm khác biệt nhau từ tính cách đến cách làm việc, kiến thức và kỹ năng Họ cần có thời gian tìm hiểu, thăm dò lẫn nhau để có thể thể hiện vai trò của họ hoặc
không thé trong nhóm Vai trò trưởng nhóm giai đoạn này là thúc day cdc thành viên cởi mở, giao tiếp với nhau, sau đó cùng phối hợp xây dựng định hướng hoạt động của
nhóm hoặc mục tiêu hoạt động nhóm Nhóm trưởng và các thành viên tìm hiểu các
thành viên khác về tính tình, khả năng làm việc, sự tự tin, trách nhiệm và những suy nghĩ đóng góp cho nhóm Sau đó nhóm quyết tâm xây dựng hoặc hiểu rõ mục tiêu mà
nhóm phải hoàn thành Các mục tiêu được xây dựng bởi nhóm thường được đánh giá bằng các tiêu chí cụ thể, đo được, được đồng thuận, khả thi và có thời hạn xác định Nếu nhóm không xây dựng được mục tiêu hoặc các thành viên không hiểu rõ mục tiêu
của nhóm thì nhóm không thể hồn thành cơng việc hoặc sớm tan rã
* Giai đoạn 2: Hỗn loạn/ bão tap
Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên xung đột nhau về cách làm việc, công
việc phân công và chia sẻ trách nhiệm Mới hình thành nhóm nên có một số thành viên
tỏ ra nồi trội, mất đoàn kết có thể xảy ra Truyền thông, giao tiếp trong nhóm chưa suôn sẻ, người muốn thống trị, lôi kéo, người thì hãy thờ ơ Trưởng nhóm lúc này phải là người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi các thành viên, tránh đề xảy ra căng thăng quá, tô chức tốt công việc và làm cho công việc bắt đầu có hiệu quả Làm sao cho các thành
viên nhóm hiểu nhau nhiều nhất, hiểu công việc, tránh các thành viên cạnh tranh nhau
trở thành đối thủ Tăng cường giao tiếp trong nhóm Chuyển các công việc do thành tích cá nhân sang thành tích chung của nhóm
* Giai đoạn 3: Ôn định
Giai đoạn này các thành viên bắt đầu nỗ lực đóng góp vào công việc chung của
nhóm Các thành viên nhóm tin tưởng lẫn nhau, gắn kết với nhau qua công việc lãnh đạo nhóm tạo điều kiện để các thành viên hỗ trợ nhau Bảo đảm các kênh thông tin
trong nhóm thông suốt, xây dựng được cơ chế phản hôi tích cực Thành viên tin tưởng lẫn nhau, cùng gắn kết bởi mục tiêu chung Nhóm viên lắng nghe ý kiến lẫn nhau
* Giai đoạn 4: Hoạt động
Trang 16Các thành viên phải tự hoàn thiện mình trong nhóm, thích ứng với thay đôi, chấp nhận sự khác biệt, hướng mục tiêu chung, tham gia vào việc quản lý chung
* Giai đoạn 5: Kết thúc (hay tan ra!)
Giai đoạn này các thành viên đã hoàn thành mục tiêu chung (hoặc không hoàn
thành mục tiêu nào cả) Các thành viên ít phụ thuộc vào nhau Nhiệm vụ hoàn thành
thì nhóm sẽ kết thúc vai trò (các nhóm nghiên cứu, nhóm dự án thường kết thúc như vậy), xây dựng hoặc tập hợp thành các nhóm mới với mục tiêu mới Hoạt động của nhóm thường được giám sát và đánh giá dé rút kinh nghiệm và bài học cho các nhóm khác, dự án khác
3.2.Hoạt động nhóm:
Nhóm là tập hợp nhiều người do đó luôn có những thành viên mới với thành viên cũ, có quen nhau từ trước hoặc hoàn toàn chưa quen nhau Người trưởng nhóm luôn phải giải quyết nhiều vấn đề về đoàn kết, tranh chấp, xung đột, ra quyết định, hài hòa các chức năng của nhóm Các thành viên cũng cần hiểu rõ cá động thái của nhóm
để xây dựng nhóm làm việc Nhóm muốn vận hành hiệu quả thì cần làm tốt các hoạt
động sau:
* Hội nhập thành viên mới vào nhóm Khó khăn luôn xảy ra khi nhóm mới
thành lập hoặc có thêm thành viên mới nhập vào nhóm Thành viên mới cũng phải tự
mình giải quyết van đề hội nhập Các thành viên mới có thé thuộc một trong ba dang chính như người thích tranh cãi, người tốt bụng hoặc người có lý, ba dạng này đều gây khó khăn cho quá trình hội nhập Người thích tranh cãi hay phản ứng lại mọi vấn đề,
muốn khẳng định sự nồi trội của mình trong nhóm Người tốt bụng thì có thái độ phụ thuộc người khác, luôn muốn tìm phe nhóm đề dựa, sợ hãi những điều bất ngờ, nhu
cầu an toàn cao
Người có lý thì lo lắng về nhu cầu cá nhân của mình trong nhóm, bướng binh
khi hòa hợp nhu cầu cá nhân và định hướng của nhóm
* Lãnh đạo nhóm liên quan đến nhiệm vụ và các mối quan hệ Để đạt được năng suất trong làm việc nhóm thì phải thỏa mãn hai nhu cầu: nhu cầu liên quan đến nhiệm vụ và nhu cầu liên quan đến các mối quan hệ Hai nhu cầu này toàn thể thành
viên nhóm và lãnh đạo nhóm phải cùng phần đấu để thỏa mãn Các công việc gồm nêu ra tất cả các ý kiến, tìm kiếm thông tin, làm sáng tỏ các nhiệm vụ, làm rõ và tóm tắt nội dung các cuộc họp nhóm, thảo luận nhóm, khuyến khích các thành viên, dung hòa sự khác biệt, tăng cường giao tiếp, khuyến khích tham gia, tránh các thái độ gây rồi
* Vai trò trong nhóm và sự vận động Trong nhóm làm việc các thành viên luôn
có một vai trò và muốn người khác cũng có vai trò rõ ràng Nếu vai trò không rõ thì sẽ dễ gây hiểu lầm, mắt đoàn kết ảnh hưởng đến năng suất chung Các thành viên cũng mong muốn được biết người khác chờ đợi gì ở cá nhân đó Không nen để vai trò của người này quá nhiều (quá tải) và người khác thì quá ít Xung đột về vai trò có thể xảy
ra bởi cá nhân với cá nhân, bởi cá nhân với tập thể, bởi chính cá nhân với vai trò của
Trang 17* Các chuẩn mực, quy định của nhóm Đây là các quy chế, quy tắc mà nhóm tự đề ra đề các thành viên theo đó mà thực hiện Các chuẩn mực của nhóm rất quan trọng, nó cho phép các thành viên trong nhóm nhận các thông tin phản hồi tích cực Các
chuẩn mực được xây dựng có sự tham gia, sao cho mục tiêu của nhóm được thực hiện một cách tốt nhất
* Sự gắn kết trong nhóm Sự gắn kết trong nhóm làm cho nhóm hoạt động hiệu quả và bền vững Các thành viên càng tự hào về mình được tham gia nhóm thì sự gắn kết trong nhóm càng cao Như vậy các thành viên cũng như trưởng nhóm phải làm sao cho nhóm đáng tự hào về các công việc làm Trưởng nhóm và các thành viên cần phan
đấu đề có sự gắn kết trong nhóm cao và sự tuân theo chuân mực của nhóm cũng cao, để hình thành nhóm lý tưởng, có hiệu suất làm việc cao
3.3 Thông tin trong nhóm:
Thông tin trong nhóm rất quan trọng, nó như là các mạch máu nuôi dưỡng cơ thê nhóm Thông tin rõ ràng, chính xác thì mọi người sẽ hiểu nhau và hiểu nhiệm vụ
dé hơp tác với nhau Thông tin có nguồn phát ra và có nơi tiếp nhận qua một kênh
truyền nào đó, rồi lại phản hồi lại nơi phát thông tin Cơ chế này phải thông suốt trong nhóm Quá trình thông tin luôn tiếp diễn không ngừng
Trong nhóm thì thông tin xảy ra giữa cá nhân mỗi thành viên với nhóm trưởng
và ngược lại, các thành viên với nhau và ngược lại.Thông tin được truyền bởi các kênh
truyền thông tin Các kênh này như nói, viết, ngôn ngữ cơ thẻ (động tác tay, chân, nét
mặt )
Khi thông tin thì có những rào cản của thông tin Các rào cản này làm hạn chế
hoặc triệt tiêu thông tin mà mọi thành viên muốn gửi cho nhau và muốn nhận được
Do đó muốn nh thông tin tốt thì chúng ta phải rèn các kỹ năng truyền thông tin và nhận thông tin Các kỹ năng này sẽ đề cập đến trong phần “ky nang giao tiếp”
3.4 Thảo luận và ra quyết định trong nhóm:
Nhóm là một tập thể làm việc đề đạt được mục tiêu Rất nhiều công việc cần
phải được cùng bàn bạc, thảo luận và cuối cùng là ra quyết định Cho nên đi tới quyết định định cuối cùng là nhiệm vụ rất quan trong của nhóm Quá trình ra quyết định có
sự tham gia có những đặc trưng riêng mà mỗi cá nhân trong nhóm cần phải hiểu để lam Dé ra quyết định có thê theo một số cách sau:
Ra quyết định theo kiểu thờ ơ: một người nào đó đưa ra ý tưởng, các thành viên khác không quan tâm và do đó quyết định được nhanh chóng thông qua Theo kiểu này một số ý tưởng hay khác không được phân tích và bị bỏ qua
Trang 18Ra quyết định theo kiểu thiểu số: Cách này một hoặc một vài cá nhân gợi ý rồi thúc giục, ép mọi người theo ý kiến mình Khuyết điểm của cách này cũng như trên Ra quyết định theo nguyên tac da sé: Theo cách này mang danh dân chủ qua bỏ phiếu hoặc giơ tay tán thành lay só đông Quyết định sẽ thông qua nhưng không phải tất cả
các thành viên đều hài lòng Một số không hài lòng sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng,
hiệu suất công việc Nguy cơ trong nhóm sẽ kéo bè cánh để lấy phiếu áp đảo cho quyên lợi của một nhóm nào đó
Ra quyết định theo nguyên tắc đồng thuận: Cách này chỉ ra quyết định khi đã thảo luận kỹ mọi ý tưởng, không bỏ qua ý kiến nào kể cả các ý kiến trái ngược Quyết
định được ra khi có đa số tán thành nhưng thiểu số khác cũng được nghe, được phân
tích và có ý kiến của mình
Kiểu ra quyết định này mắt nhiều thời gian nhưng sẽ tiến tới dần sự đồng thuận
hoàn toàn - là lý tưởng đối với tiến trình ra quyết định
Để ra quyết định các thành viên cần được biết những khó khăn và thuận lợi khi ra quyết định, nhất là quyết định có sự đồng thuận, có sự tham gia Những thuận lợi ở đây có thể là nhóm có nhiều hiểu biết, có nhiều lựa chọn hơn một người Nhóm một khi đồng thuận thì có động lực cùng thực hiện quyết định Khó khăn là có một số
thành viên như bị bắt phải đồng ý, phải theo một ý tưởng, có thể có bẻ phái và áp đặt ý
tưởng của các nhóm nhỏ, thảo luận nhiều thì chậm ra quyết định và có thé mat cơ hội Nhóm cũng cần phải tránh kiều “tư duy nhóm” nghĩa là đoàn kết quá thiếu dần tư duy
phê phán Tham gia trong nhóm lâu nên các thành viên gắn kết, không còn sẵn sàng phê phán ý tưởng của thành viên khác Cần phát hiện sớm tư duy nhóm và có biện pháp phòng trừ
Để ra quyết định các thành viên và nhất là nhóm trưởng cần có các kỹ năng phát huy ý tưởng các thành viên khi thảo luận, bàn bạc và ra quyết định
4 LẬP KÉ HOẠCH HOẠT ĐỘNG NHÓM
4.1 Tập hợp những cá nhân xuất sắc
Khả năng làm việc của những nhân viên hàng đầu có thể mang lại những khoản lợi nhuận không lồ Đừng ngần ngại đầu tư cho nhóm của mình một vài nhóm viên * “có sạn trong đầu” Một người giỏi bằng 3 người trung bình, đừng quá quan tâm đến số lượng
Để mời được những nhóm viên có năng lực đòi hỏi nhiều thời gian và công sức Đừng tìm hiểu kiểu “ thức ăn nhanh ” Hãy tìm hiểu tính cách, động cơ làm việc của
những người được lựa chọn cũng như năng lực chuyên môn của họ, thê hiện ở khả
năng giải quyết van dé, tam nhìn và cách phân tích các chỉ tiết 4.2 Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ
Nhiều nhà quản trị chưa nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ của từng thành viên, đó là một sự
Trang 19người vào đúng vị trí của họ, trao cho họ vũ khí sở trường, công việc đảm bảo sẽ được thực hiện rất xuất sắc
Bạn có thể giúp các nhân viên tự khám phá ra động cơ làm việc và khả năng của họ bằng cách phỏng vấn, giao việc, thử trình độ
4.3 Đảm bảo sự cân bằng
Một dự án luôn thực hiện rất nhiều hoạt động Vì vậy, trong nhóm phải có đầy
đủ các nhóm viên chuyên gia trong từng lĩnh vực (tư vấn, phân tích, chuyên gia IT ) Rắc rối trong ở khâu nào sẽ có người giải quyết ngay khâu Ấy, không để dự án bị ách Sự cân bằng trong tính cách giữa các cá nhân cũng cần đảm bảo, điều này sẽ thúc dây
mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm Luôn đề cao tỉnh thần tập thể, lựa chọn thành viên có
chuyên môn cao đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc cũng như với những người khác
4.4 Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời
Nếu là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát mọi hoạt động của nhóm để có những điều chỉnh hợp lý Không chỉ điều chỉnh công việc, và điều chỉnh mối quan hệ giữa
các nhóm viên, kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa giải, không để chúng ảnh hưởng đến công việc
Sự tự ý thức giữa các thành viên trong nhóm là điều cốt yếu, các thành viên cần thường xuyên đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm của mình Các buổi thảo luận
công khai, có quy mô là rất cần thiết
4.5 Gây dựng lòng tin
Không nên “vạch lá tìm sâu” hay tỳ tiện khiển trách các thành viên trong nhóm Bên cạnh đó, việc biểu đương các thành tích, dù là nhỏ và đánh giá cao sự đóng góp
của các thành viên sẽ thiết lập được sự thi đua và tính thân thiết trong nhóm Biết chấp nhận sai sót của người khác, coi đó như một cách để họ học hỏi Chắc chắn về vai trò và trách nhiệm của từng người dé giao nhiệm vụ cho họ Một nhà quản trị
giỏi phải biết cân bằng giữa sức mạnh của từng cá nhân với sức mạnh của tập thể 4.6 Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người
Tạo cơ hội cho các thành viên phát huy tối đa khả năng của mình Sự hoàn thiện
của mỗi cá nhân sẽ đóng góp cho thành công của cả nhóm
Động viên các thành viên trong nhóm khi họ gặp phải thất bại và cho phép họ sửa sai Đặt con người lên hàng đầu Cư xử chân thành với các nhóm viên
4.7 Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện
Sự minh bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện
rất quan trọng đề thành công Một dự án thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch trong quá trình triển khai, mỗi thành viên cần nắm bắt kịp thời những điều chỉnh, tránh sự nhận thức mơ hồ
Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kỳ một sự thay đồi nào, từ đó có thể tránh những va chạm làm ảnh hưởng đến công việc và nhiệm vụ của họ Cần chắc
Trang 20và mọi người luôn gắn kết với nhau Bên cạnh đó, nhà quản trị luôn phải cập nhật những thông tin phản hồi Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại hiệu
quả tối ưu
4.8 Hiệu quả của sản xuất theo nhóm:
Phương pháp sản xuất theo nhóm áp dụng rộng rãi trong các xí nghiệp loại hình
sản xuất hàng loạt, đặc biệt là sản xuất cơ khí Hiệu quả sản xuất theo nhóm có thể tóm
lại trong các điểm cụ thé sau:
- Giảm bớt khối lượng và thời gian của các công tác chuân bị kỹ thuật cho sản xuất Giảm nhẹ công tác xây dựng định mức kinh tế kĩ thuật, công tác kế hoạch tiến độ
- Cải tiến tổ chức lao động, tạo điều kiện chuyên môn hóa công nhân, nâng cao trình độ nghề nghiệp và năng suất lao động Giảm chỉ phí đầu tư thiết bị máy móc, đồ gá lắp, nâng cao hệ số sử dụng máy móc thiết bị
CÂU HỎI - BÀI TẬP
Câu 1: Hãy so sánh giữa hoạt động nhóm sản xuất và hoạt động tô sản xuất? Câu 2: Hãy nêu các nguyên lý cơ bản trong hoạt động nhóm?
Câu 3: trình bày phương pháp lập kế hoạch hoạt động theo nhóm?
Trang 22Bai 5 PAO TAO THQ BAC DUOI
Muc tiéu cua bai:
- Hướng dẫn được thợ bậc dưới công tác về sinh và an toan lao động
- Hướng dẫn, rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ cho thợ bậc dưới - Hướng dẫn cập nhật kiến thức, công nghệ mới
~ Rèn luyện tính kỷ luật, cần thận, tỉ mỉ của học sinh
Nội dung:
1 ĐỌC TÀI LIỆU VÀ CHUÁN BỊ NỘI DUNG ĐÀO TẠO
1.1 Phương pháp đọc tài liệu
Trước khi đọc tài liệu cần phải đánh giá một tài liệu tìm được có đúng là tài liệu
đáng tin cậy và phù hợp không, chúng ta nên xem xét tuần tự qua các tiêu chí: Nguồn gốc từ đâu?
Ngày đăng tải Tiêu chí của sách Tác giả là ai?
Nội dung có liên quan không?
Chúng ta thường có thói quen mỗi khi mở máy thì mở rất nhiều chương trình
ứng dụng và thường bị xao lãng vào những việc không cần thiết Đề tránh cho việc đọc
một cách vô ích, cần thiết tắt các chương trình ứng dụng không liên quan, tắt internet
và tốt nhất là nên đọc tài liệu bằng giấy Nó cũng giúp bạn cho việc ghi chú Trước đó
bạn nên xác định mục đích đọc tài liệu như sau: Đọc tài liệu này đề làm gì?
Bạn muốn tìm kiếm thông tin gì?
Thông tin đó có phải là những vấn đề bạn quan tâm
Có giúp bạn trả lời những thắc mắc
Đọc tài liệu là một quá trình khá lâu và trí nhớ con người thì hạn chế Do đó, chúng ta cần có phương pháp để lưu trữ và tìm lại những khi cần thiết Để mỗi lần đọc không trở nên vô ích và mat công đọc lại thì nên thực hiện việc đọc tích cực như sau:
Ghi chú, đánh dấu ý chính
Tom tat toàn bộ tài liệu hoặc một phần quan trọng
Biết lĩnh hội kiến thức, tiêu hóa thông tin một cách chủ động, có chọn lọc
Đánh giá, so sánh mối liên hệ giữa các ý, các tài liệu, các tác giả khác nhằm đưa
ra một cái nhìn phân tích, tổng hợp, phê bình đối với mọi tài liệu
Để đọc tài liệu có hiệu quả, cần có sự tập trung và chú ý cao độ Mục đích là:
Hiểu nội dung thông điệp của tác giả; nắm bắt các thông tin phù hợp trong phạm vi đề tài nghiên cứu; ghi nhớ các khái niệm và ý quan trọng để mở rộng hiểu biết, đào sâu kiến thức chuyên ngành
Trang 23sẽ làm mất nhiều thời gian và công sức cho những thông tin không có ý nghĩa khoa
học cao
Đối với các tài liệu bằng tiếng nước ngoài, hiệu quả đọc tài liệu phụ thuộc rất
nhiều vào trình độ ngoại ngữ Điều này liên quan đến năng khiếu ngoại ngữ cá nhân và quá trình rèn luyện lâu dài Tuy nhiên, có một số kinh nghiệm là: Không quá phụ thuộc vào từ điển: gặp từ nào lạ, mới cũng tra từ điển là một thói quen không tốt cho việc rèn luyện khả năng ngoại ngữ; không nên ghi chú nghĩa tất cả các từ mới ngay trong bài: điều nảy tưởng sẽ giúp dễ hiểu hơn khi đọc tài liệu, nhưng thực ra sẽ làm bài đọc trở nên rối rắm, khó nhìn, không giúp rèn luyện trí nhớ và khả năng ngoại ngữ
(một kiểu lệ thuộc từ điển); chọn một số từ điển tốt: điều này không trái ngược với ý thứ nhất mà lại là một công cụ giúp định vị tốt trong quá trình đọc, có rất nhiều loại từ
điển khác nhau trên thị trường và không phải cuốn nào cũng tốt, các từ điển dịch (Anh - Việt, Pháp - Việt, ) luôn chỉ có giá trị tương đối, vì không thể nào theo kịp đà tiến
bộ khoa học, công nghệ, các từ điển dịch có thê có những hạn chế về ngữ nghĩa của
các thuật ngữ chuyên ngành hẹp mà các dịch giả không nắm rõ, khai thác nhiều bộ từ
điển nguyên ngữ, đặc biệt là các từ điển giải thích, từ điển thuật ngữ chuyên môn, bách
khoa thư, luôn được cập nhật thường xuyên trên Mạng, với rất nhiều chỉ tiết cặn kẽ,
chính xác về các thuật ngữ, khái niệm chuyên biệt
Nói chung, đối với mọi loại tài liệu phải biết xử lí thông tin khoa học mà tài liệu đó cung cấp, không sao chép/dịch một cách máy móc toàn bộ nội dung tài liệu, mà cần
trích rút các thông tin cần thiết đê tái cầu trúc và phát biểu lại bằng ngôn ngữ riêng của
mình, với thông tin trích dẫn chính xác và đầy đủ
1.2 Chuẩn bị nội dung đào tạo
Chuẩn bị nội dung đào tạo theo hệ thống mô đun là loại chương trình gồm
nhiều mô đun được sắp xếp thành một hệ thông logic Nội dung đào tạo theo môđun
(Module) là cách thiết kế hiện đại và phô biến trong dạy học hiện nay, nhất là trong
lĩnh vực đào tạo nghề nghiệp Trong dạy học, thuật ngữ mô đun được dùng để chỉ một
đơn vị kiến thức hoặc một hệ thống kỹ năng (thực tiễn hay trí óc) vừa tương đối trọn vẹn và độc lập, vừa có thể kết hợp với kiến thức hoặc kỹ năng khác, tạo thành hệ thống trọn vẹn có quy mô lớn hơn Những kiến thức hoặc kỹ năng này thường được thể hiện dưới dạng các việc làm của học sinh Hay mô-đun được hiểu là đơn vị học tập được
tích hợp giữa kiến thức chuyên môn, kỹ năng thực hành và thái độ nghề nghiệp một
cách hoàn chỉnh nhằm giúp cho người học nghề có năng lực thực hành trọn vẹn một
công việc của một nghề
Nếu so sánh với loại chương trình theo hệ thống môn học, thì các kiến thức, kỹ
năng, thái độ trong một mô đun được tích hợp từ nhiều môn học
Nội dung đào tạo theo mô đun là hệ thống các mô đun được kết nối với nhau theo các
hình thức nhất định, sao cho, khi hồn thành các mơ đun đó, người học đạt được một
Trang 24- Muc tiéu dao tao theo trinh độ đào tạo (trình bày dưới dạng tong quat);
- Kế hoạch đảo tạo;
- So dé va nội dung các modul đào tạo
* Đặc điểm của đào tạo theo hệ thống mô đun:
- Thứ nhất: Các mô đun vừa có tính độc lập vừa có tính liên kết Đây là đặc điểm nổi bật của mô đun, giúp cho chương trình dạy học có tính cơ động và khả năng ứng dụng rất cao, đặc biệt là các chương trình ngành học hay bậc học Do đặc điêm này của mô đun nên chương trình dạy học theo mô đun bao giờ cũng là chương trình mở
- Thứ hai: Kích cỡ của mô đun Kích cỡ (độ lớn) của mô đun tùy thuộc vào
dung lượng kiến thức hoặc kỹ năng thành phần trong mô đun đó Vì vậy, không có quy định cứng nhắc về kích cỡ cho mọi mô đun Độ lớn của mỗi mô đun được thề hiện bởi
thời lượng học tập của học viên: trong một tuần, một học kỳ, một năm .v,v Cần lưu ý khi xác độ lớn của mô đun không phải là số buổi lên lớp của giáo viên hay sé lần tiếp xúc giữa giáo viên với học viên mà là số lượng công việc học viên phải thực hiện
trong một đơn vị kiến thức hay kỹ năng của mô đun đó, tương ứng với đơn vị thời gian học tập được quy định
- Thứ ba: Cách kết nối mô đun trong chương trình Trong chương trình, các mô đun có thể được kết nối theo mạng không gian hoặc theo tuyến tính Kết nối theo mạng không gian là trong khoảng thời gian cho phép, các học viên có thê thực hiện đồng thời một số mô đun, tùy theo khả năng và điều kiện của mình Kết nối theo tuyến tính là học viên thực hiện từng mô đun trong khoảng thời gian cho phép
- Thứ tư: Việc đánh giá kết quả học tập Mỗi mô đun phải được đánh giá riêng và phải được hoàn thành trước khi sang mô đun mới
- Thứ năm: Tính lựa chọn Trong một chương trình có nhiều dạng liên kết các
mô đun, vì vậy, học viên có thể lựa chọn các mơ đun để hồn thành chương trình học
tập theo quy định Đây chính là ưu điểm lớn của chương trình theo mô đun Nó cho
phép học viên phát huy khả năng, tính độc lập và sự linh hoạt của mình theo các hoàn cảnh để đi đến mục tiêu học tập Điều cần lưu ý, tuy việc lựa chọn các mô đun là
quyền của học viên, nhưng phải tuân theo các nguyên tắc, được quy định trong chương trình
- Thứ sáu: Khả năng kết hợp, liên thông giữa các chương trình Nếu trong các chương trình có một số mô đun giống nhau thì có thể sử dụng chung Vì vậy, tạo ra khả năng liên kết, liên thông giữa các chương trình, cho phép học viên cùng một lúc theo đuổi một số chương trình, trên cơ sở khai thác và sử dụng nguồn lực của mình
Đây cũng là một thế mạnh của đào tạo theo mô đun
* Mô tả nội dung đảo tạo theo nghề chuyên môn là nêu những nhiệm vụ của vị trí công việc mà người công nhân phải đảm nhiệm trong nghề đó
Trang 25Nghề sửa chữa ô tô là nghề thực hiện các công việc như: Kiểm tra, chân đoán, bảo dưỡng và sửa chữa các loại ô tô phổ biến theo đúng yêu cầu kỹ thuật chuyên ngành, đạt chất lượng, đảm bảo thời gian và an toàn
Đề đáp ứng được yêu cầu của nghề trước mắt và hướng cho sự phát triển trong
tương lai, người công nhân cần phải:
- Chọn và sử dụng thành thạo các dung cu tháo lắp, các loại thiết bị đo kiểm,
cân chỉnh phù hợp cho từng công việc
- Chân đoán và phát hiện các hư hỏng trong cơ cấu, hệ thống của ô tô chính xác và đầy đủ - Thực hiện các công việc bảo dưỡng và sửa chữa đúng quy trình, quy phạm và đảm bảo kỹ thuật - Vận hành thử được các loại ơ tơ Ngồi ra còn phải:
- Thực hiên việc chăm sóc bảo quản các loại thiết bị và dụng cụ liên quan đến
nghề sửa chữa ô tô
- Tiến hành sửa chữa nhỏ các thiết bị điện trên ô tô
- Bồi dưỡng kèm cặp công nhân bậc thấp
- Tổ chức và quản lý quá trình bảo dưỡng sửa chữa tương ứng với trình độ của mình
- Có đủ sức khỏe, thần kinh vững và phản xạ tốt dé làm việc với độ chính xác
cao trong môi trường tiềm ấn nhiều nguy cơ độc hại và mất an toàn lao động do xăng dầu gây nên Là nghề đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao vì nó liên quan đến tài sản và tính mạng của nhiều người
2 TỎ CHỨC HỘI THẢO CẬP NHẬT KIÊN THỨC CÔNG NGHỆ HIỆN ĐẠI T6 chức một hội thảo cần thực hiện các công việc chính sau:
* Lập kế hoạch tổng thẻ hội thảo dự kiến tổ chức trong năm
- Tên: Hội thảo cập nhật kiến thức công nghệ hiện đại
- Mục đích: Nghiên cứu các công nghệ hiện đại hiện nay lắp trên ô tô và phương phướng các công nghệ khác
- Ndi dung :
Các kiến thức công nghệ hiện đại trên ô tô hiện nay là:
+ EFI - diesel là hệ thống phun nhiên liệu diesel điều khiển bằng điện tử ECU phát hiện các tình trạng hoạt động của động cơ dựa vào các tín hiệu từ các cảm biến khác nhau Căn cứ vào thông tin này, ECU sẽ điều khiển lượng phun nhiên liệu và thời điểm phun để đạt đến một mức tối ưu bằng cách dẫn động các cơ cầu chấp hành
+ Hộp số tự động là Một hộp số mà trong đó việc chuyên số bánh răng được
điều khiển bằng một ECU (Bộ điều khiển điện tử) được gọi là ECT- Hộp số điều khiển
điện tử,
Trang 26Chức năng chính của ABS là chống hiện tượng bánh xe bị bó cứng khi phanh
gấp (má phanh không nhả khi phanh gấp) khiến bánh xe không quay dẫn đến việc tài
xế không thé kiểm soát và mất lái Những xe được trang bị phanh ABS giúp lái xe có thê duy trì khả năng kiểm soát hướng lái khi phanh
+ Hệ thống cân bằng điện tử ESP
Hệ thống ESP có thể kiểm soát độ cân bằng của xe trong những tình huống đánh lái đột ngột khi cua gấp hay gặp chướng ngại vật trên đường
+ Hệ thống hỗ trợ phanh gấp BA
Hệ thống hỗ trợ phanh gấp BA là công nghệ giúp lái xe tác động một lực đủ lớn lên chân phanh trong những tình huống khẩn cấp nhờ một cảm biến sẽ ghi nhận trạng thái người lái bỏ chân ga sang chân phanh đột ngột để kích hoạt BA
+ Hệ thống kiểm soát hành trình và áp suất lốp
Ngoài khả năng tự duy trì tốc độ ồn định, hệ thống kiểm sốt hành trình thơng
qua cảm biến và rada có thể điều chỉnh bướm ga và phanh để duy trì một khoảng cách an toàn với xe đi trước nếu có một sự thay đôi tốc độ đột ngột của giao thông Trong trường hợp phát hiện ra nguy cơ va chạm, hệ thống này sẽ tự kích hoạt phanh gấp và
siết chặt dây an tồn Khi giao thơng an tồn trở lại, hệ thơng sẽ đưa xe về tốc độ như
cũ hoặc lái xe cũng có thể điều chỉnh tốc độ bằng việc sử dụng chân phanh Những xe được trang bị hệ thống kiểm soát áp suất lốp sẽ phát tín hiệu âm thanh hoặc đẻn cảnh báp trên taplô nếu áp suất lốp nằm ngoài giới hạn an toàn cho phép
+ Hệ thống lái điện
+ Động cơ Hybrid
+ Hệ thống treo điều khiển điện tử + Hệ thống phanh BBW (Brake By Wire)
+ Một số công nghệ khác: Ghế ngồi điều hòa, Khả năng tự dừng xe hoặc giảm tốc độ, hộp số 8 hoặc 9 cấp, ứng dụng và kết nói Internet, Chìa khóa điện tử
- Thời gian dự kiến; dự trù kinh phí:
* Soạn thảo thông báo chuẩn bị hội thảo (tên; mục đích; nội dung; thành phần tham dự; thời gian dự kiến; nhiệm vụ của các đơn vị; các yêu cầu về viết bài, nhận bài tham gia, hội thảo; )
* Thành lập các Ban tô chức, Ban giám khảo (nếu cần), Bộ phận phục vụ hội thảo
* Phân công người phụ trách và chịu trách nhiệm tập hợp các bài viết từ các
đơn vị, cá nhân để tổ chức biên tập, tài liệu phục vụ hội thảo
* Lập kế hoạch chỉ tiết tổ chức cho hội thảo (tên; mục đích; nội dung; thành phần tham dự; thời gian, địa điểm tổ chức; số lượng báo cáo; nhiệm vụ của các đơn vị
liên quan; dự trù kinh phí chi tiết; .) và kèm theo các bản Phân công nhiệm vụ của
Trang 27* Soạn thảo thông báo thực hiện kế hoạch cho hội thảo (tên; mục đích; nội dung; thành phần tham dự; thời gian, địa điểm tổ chức; nhiệm vụ của các đơn vị; )
trình cấp trên và phát hành các thông báo này đến các đơn vị
* Kiểm tra các điều kiện, cơ sở vật chất, phương tiện, trang thiêt bị, phục vụ cho hội thảo
* Tổ chức hội nghị, hội thảo 3 HƯỚNG DÂN KÈM CẠP
Hướng dẫn/ kèm cặp là làm việc với các thợ bậc dưới với phương pháp định
hướng mục tiêu và theo kế hoạch đề thực hiện kế hoạch và công việc tay nghề Trong
việc hướng dẫn/ kèm cặp việc phát triển nghề nghiệp cá nhân được thực hiện thông qua hướng dẫn cho đối tượng kèm cặp (người được hướng dẫn) thông qua học hỏi tất cả các kinh nghiệm và bằng cách đưa ra các công việc có tính thách thức Những yêu cầu về mặt tính sáng tạo nghề nghiệp, kỹ thuật và năng lực giải quyết các vấn đề được tăng cường ở từng bước va tat cả các bước, nhưng các bước nên đủ nhỏ đề có thể xử lý
Việc hướng dẫn/ kèm cặp thành công là việc đối thoại chung giữa người hướng dẫn và người được hướng dẫn, dẫn đến những quá trình thực hiện được cải thiện, việc tham gia được tăng cường và mối quan hệ được thường xuyên cải thiện giữa họ
Tóm lại, việc hướng dẫn kèm cặp hiệu quả phải thỏa mãn bồn tiêu chuẩn: - Hướng tới thay đổi hành vi của người được hướng dẫn; việc này khác so với các can thiệp khác nhau của người hướng dẫn đề sữa chữa các vấn đề của bản thân công việc
- Hướng dẫn/kèm cặp hiệu quả đem đến kết quả là mối quan hệ công việc tích cực hoặc duy trì mối quan hệ này Điều này phân biệt việc hướng dẫn/kèm cặp với các biện pháp mang tính chỉ huy và định hướng công việc nhiều hơn, ví dụ như các chỉ dẫn
làm thế nào để thực hiện công việc (tốt hơn)
- Hướng dẫn, kèm cặp hiệu quả cũng dựa trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau và trên
cơ sở tăng cường năng lực của người được hướng dẫn, kèm cặp đề giải quyết các vấn
đề gặp phải
- Va cuối cùng, hướng dẫn, kèm cặp thường tuân theo một cấu trúc cụ thể khi
hai bên tiếp xúc nhau nếu việc này muốn có tác động lâu dài Lich biéu hướng dẫn/kèm cặp
Bước đầu tiên trong lịch biểu hướng dẫn kèm cặp là cùng nhau xác định các
khía cạnh công việc của người được hướng dẫn là nội dung kèm cặp Việc mở rộng
chuyên môn và kỹ năng của người được huấn luyện là điểm tối quan trọng Chỉ có
những nhiệm vụ mà người được hướng dẫn đã nắm được ở một mức độ nhất định
(nhưng chưa đủ đề thực hiện công việc được giao) là phù hợp với việc kèm cặp hướng dẫn Đối với những nhiệm vụ mà người được hướng dẫn chưa hề có kinh nghiệm, nên bắt đầu với việc tập huấn một thời gian thì sẽ phù hợp hơn, nhờ vậy các thành viên có
Trang 28Một yếu tô quan trọng trong việc hướng dẫn/kèm cặp chính là các budi gap, tiép
xúc để hướng dẫn Trong buổi tiếp xúc đầu tiên, người hướng dẫn và người được
hướng dẫn, hai bên phải cùng nhau đi đến một thoả thuận, hay một dạng hợp đồng,
trong đó cùng thống nhất về:
- Mục tiêu, cả về nội dung công việc liên quan cũng như việc phát triển cá nhân của của người được hướng dẫn
= Thống nhất về những kỳ vọng/mong đợi chung,
- Thời gian hai bên quyết định làm việc cũng nhau và phương pháp cũng như thời điểm đánh giá quá trình hướng dẫn/kèm cặp này
Sau khi đánh giá, hai bên sẽ thống nhất xem có tiếp tục quá trình hướng dẫn
kèm cặp này hay không bằng một hợp đồng mới hoặc kết thúc đợt hướng dẫn này vì không còn cần thiết nữa hoặc không hứa hẹn điều gì khả quan hơn, hoặc thay đổi quá trình hướng dẫn, kèm cặp này do kết quả không đạt được như mong đợi hoặc do có thêm các nhiệm vụ mới nằm ngoài phạm vi hướng dẫn/kèm cặp cũ
Các chức năng cơ bản của hướng dẫn/kèm cặp
Người hướng dẫn/kèm cặp đóng một số vai trò khác nhau tuy đều có liên hệ Cân đối các chức năng khác nhau này là một kỹ năng được học qua hoạt động thực té
- Người hướng dẫn là một người có nhiều kinh nghiệm có tay nghề cao, người cung cấp cho các thợ bậc dưới sự hiểu biết nhiều hơn về hoạt động của nghề và giúp
tăng cường sự cam kết đối với quá trình tự phát triển đề có thể trở thành một cán bộ độc lập
- Người hướng dẫn bảo ban thợ bậc dưới để có thể làm việc được trong cơ quan, xí nghiệp, tắng sự cam kết và gắn bó đối với mục tiêu, giá trị của đơn vị như vậy người hướng dẫn còn tạo ra cảm hứng và động cơ làm việc Người hướng dẫn giúp
những người được hướng dẫn tuân thủ theo các quyết định và khuyến khích họ tìm hiểu các lý do có thể khiến không thẻ giữ lời hứa với người khác hoặc với chính mình
- Người hướng dẫn là một thầy giáo, người làm việc cùng với nhân viên để tăng khả năng của cán bộ, nhân viên và dạy họ các phát triển những khả năng này một cách đầy đủ Người hướng dẫn chia xẻ các kinh nghiệm riêng của bản thân và cho biết mình đã rút ra được điều gì từ các kinh nghiệm đó
- Người hướng dẫn còn là người đối chất với người được hướng dẫn về những
đề xuất và kết quả hoạt động của họ, người hướng dẫn thực hiện việc này bằng cách
lắng nghe, đặt câu hỏi mở đề khuyến khích người nghe động não; rồi đặt câu hỏi về những kết quả của những hoạt động của người được hướng dẫn Người hướng dẫn sau đó đưa ra các nhận định phản hồi
Tóm lại, người hướng dẫn tuân thủ một quy trình chặt chẽ để người được
hướng dẫn tự tìm hiểu về mình, và vào những thời điểm mà người hướng dẫn bị đình
Trang 29Các bước trong các cuộc tiếp xúc hướng dẫn: đề giải quyết vấn đề trong trường hợp này, người được hướng dẫn là người khởi sướng cuộc thảo luận:
- Điểm xuất phát của cuộc thảo luận luôn luôn là đặt ra các mục tiêu Trong khâu này người hướng dẫn và được hướng dẫn có thời gian để thống nhất về những kỳ vọng chung đối với cuộc tiếp xúc này và tạo dựng cơ sở để tin tưởng lẫn nhau
- Bước thứ hai là phân tích và tìm kiếm các khả năng lựa chọn Người được huấn luyện sẽ mô tả tình huống mà anh ta cho là có vấn đề đối với mình Người hướng dẫn sẽ đặt các câu hỏi để khuyến khích người được hướng dẫn mô tả một cách rõ ràng
và chính xác xem anh ta/cô ta cảm thấy chưa thoã mãn hoặc hài lòng ở điểm nào
Người hướng dẫn sẽ hỏi về những cảm xúc mà người được hướng dẫn đã trải qua Bước tiếp theo là người được hướng dẫn, được trợ giúp bằng các câu hỏi và những phản hồi từ người hướng dẫn, sẽ nắm vững những gì mà anh ta đã làm trong hoàn cảnh này và hiệu ứng ra sao Tác động (ví dụ phản ứng từ người khác) đối với người được
hướng dẫn có thê hiểu được không? Người hướng dẫn sẽ giúp người được hướng dẫn thử đặt mình vào vị trí của người khác
Khi tình hình đã trở nên rõ ràng và sáng sủa, người hướng dẫn sẽ mời người hướng dẫn cùng đóng góp ý tưởng về các phương án có thể được sử dụng trong những
trường hợp như thế Khâu cuối cùng là ra quyết định Khi đã có đủ các phương án
người được hướng dẫn bắt đầu suy nghĩ về các hệ quả của từng phương án và chọn ra phương án nào là hứa hẹn nhất Người được hướng dẫn lựa chọn vị trí để có gắng tim ra những điều này và người hướng dẫn cũng như người được hướng dẫn đồng ý về một cuộc tiếp xúc khác để đánh giá về kết quả của phương án Cuối cùng cần xem lại những gì đã diễn ra trong cuộc gặp và xem xét những gì sẽ được thực hiện trong lần tiếp xúc kế tiếp
Các bước trong một cuộc tiếp xúc hướng dẫn/kèm cặp: để cải thiện hoạt động
Trong trường hợp này người hướng dẫn sẽ khởi xướng thảo luận:
Khâu thứ nhất chính là chất vấn Mục đích của khâu này là hạn chế những
chống đối với các chủ để của cuộc thảo luận và hướng cho thảo luận nhằm về tương lai cũng như những thay đổi mong muốn trong hành vi ứng xử Trong khâu này, điểm nhấn mạnh là đưa ra các phản hồi, áp dụng các quy tắc vàng Người hướng dẫn cần phải hiểu rõ ràng vé van đề thực tế gây ra bởi các hoạt động của người được hướng dẫn
Khâu thứ hai là phản hồi về những phản ứng của người được hướng dẫn Mục
tiêu của khâu này là thu thập thông tin Người được hướng dẫn có cơ hội làm rõ và phải đã làm rõ những vấn đề trên thực tế đã xảy ra Người hướng dẫn đặt các câu hỏi dé giúp người được hướng dẫn hiểu về nguyên nhân và hậu quả của những hoạt động gây có van đề Cuối cùng cả hai đi đến thống nhất về vấn đề và nguyên nhân
Khâu thứ ba là ra quyết định Trong khâu này người hướng dẫn và được hướng
dẫn thống nhất với nhau về việc thực hiện những cư xử khác Mục tiêu của khâu này là
Trang 30có những thay đổi cần phải thực hiện Kết quả của khâu này có thể là một kế hoạch hành động và duy trì các mối quan hệ công việc tích cực
CAU HOI - BAI TAP
Câu 1: Hay nêu phương pháp đọc tài liệu và chuẩn bị nội dung đào tạo? Câu 2: Hãy nêu quy trình tổ chức một cuộc hội thảo?
Trang 31TAI LIEU THAM KHAO
a) Giáo trình: Tổ chức san xuat — Nguyén Thuong Chinh — Sở giáo dục và đào tạo Hà Nội - Nhà xuất bản Hà Nội
b) Thiết bị xưởng ô tô — Th.s Huỳnh Phước Sơn — Trường Đại học sư phạm kỹ thuật
thành phố Hồ Chí Minh
e) Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - Nhà xuất bản tong hợp thành phó Hồ Chí Minh
đ) Giáo trình kế toán doang nghiệp - Tổng cục dạy nghề
e) Tài liệu bài giảng phát triển Trương trình đào tạo nghề - Nguyễn Văn Tuấn — V6
Thi Xuan — Trường Đại học sư phạm kỹ thuật thành phó Hồ Chí Minh
£) Ngô Hắc Hùng — Chẩn đoán và bảo dưỡng kỹ thuật ô tô - NXB GTVT - Hà Nội, 2001
ø) Thiết kế cơ sở sản xuất ~ Đại học giao thông vận tải