(Đồ án tốt nghiệp) hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc tại công ty cổ phần may việt thắng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN LÝ CƠNG NGHIỆP HỒN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG GVHD: ThS LÊ TRƯỜNG DIỄM TRANG SVTH: PHẠM XUÂN LỢI MSSV: 12124201 SKL004509 Tp Hồ Chí Minh, tháng năm 2016 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO  LUẬN ÁN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG SVTH: PHẠM XUÂN LỢI MSSV: 12124201 Khóa: 2012 Ngành: QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP GVHD: TH.S LÊ TRƯỜNG DIỄM TRANG TP.HCM 06- 2016 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh Phúc ******* PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN MSSV: 12124201 Họ và tên Sinh viên: Phạm Xuân Lợi Ngành: Quản lý cơng nghiệp Tên đề tài: Hoàn thiện quy trình thực hợp đồng xuất hàng may mặc Công ty cổ phần May Việt Thắng Họ và tên Giáo viên hướng dẫn: Th.S Lê Trường Diễm Trang NHẬN XÉT Về nội dung đề tài & khối lượng thực hiện: Ưu điểm: Khuyết điểm: Đề nghị cho bảo vệ hay không? Đánh giá loại: Điểm:……………….(Bằng chữ: …… ) Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20… Giáo viên hướng dẫn (Ký & ghi rõ họ tên) i CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh Phúc ******* PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN Họ và tên Sinh viên: Phạm Xuân Lợi Ngành: Quản lý công nghiệp MSSV: 12124201 Tên đề tài: Hoàn thiện quy trình thực hợp đồng xuất hàng may mặc Công ty cổ phần May Việt Thắng Họ và tên Giáo viên phản biện: NHẬN XÉT Về nội dung đề tài & khối lượng thực hiện: Ưu điểm: Khuyết điểm: Đề nghị cho bảo vệ hay không? Đánh giá loại: … Điểm:……………….(Bằng chữ: ) Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20… Giáo viên phản biện (Ký & ghi rõ họ tên) ii LỜI CẢM ƠN Trước hết, em xin chúc toàn thể quý Thầy, Cô trường đại học Sư phạm kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh, Ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần May Việt Thắng (VIGACO) lời chúc tốt đẹp Để hoàn thành chuyên đề này em xin chân thành cảm ơn thầy giáo tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập nghiên cứu và rèn luyện trường đại học Sư phạm kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh em muốn gửi lời cảm ơn đặc biệt đến Th.S Lê Trường Diễm Trang, cô tận tình hướng dẫn em suốt trình thực luận văn tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo anh chị công ty cổ phần may Việt Thắng, là anh chị Ban nghiệp vụ tạo điều kiện thuận lợi để em tìm hiểu hoạt động công ty, tiếp xúc thực tế, giải đáp thắc mắc có thêm hiểu biết hoạt động thương mại hàng hóa suốt q trình thực tập Tuy vậy, thời gian tìm hiểu hoạt động kinh doanh cơng ty có hạn, kinh nghiệm hạn chế nên luận văn tốt nghiệp này khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Vì em mong nhận đóng góp ý kiến thầy cơ, để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức mình, phục vụ tốt công tác thực tế sau này Sinh viên thực Phạm Xuân Lợi iii TÓM TẮT LUẬN VĂN Đề tài “Hồn thiện quy trình thực hợp đồng xuất hàng may mặc công ty cổ phần May Việt Thắng” nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ quy trình xuất khẩu, hoạt động kinh doanh xuất công ty cổ phần May Việt Thắng giai đoạn 2012-2015 Nêu điểm mạnh có được, vấn đề cịn tồn đưa từ kiến nghị giải pháp góp phần nâng cao việc thực hợp đồng xuất nhập công ty Ở chương 1, người viết giới thiệu khái quát tình hình Cơng ty cổ phần May Việt Thắng, trình hình thành và phát triển, chức nhiệm vụ, định hướng phát triển, cấu tổ chức và khát quát tình hình nhân sự, giúp cho người đọc nắm bắt cách tổng thể công ty Trước vào thực tế thực trạng hoạt động kinh doanh cơng ty, tìm hiểu sở lý luận hoạt động xuất chương Ở chương 2, người viết trình bày tóm tắt và hệ thống hóa sở lý thuyết hoạt động xuất khẩu, nội dung hoạt động xuất khẩu, và quy trình thức hợp đồng xuất phương thức sản xuất mà dệt may sử dụng để sản xuất đơn hàng xuất Trong chương 3, người viết trình bày cụ thể thực trạng hoạt xuất cơng ty giai đoạn 2012-2015 và phân tích hoạt động này Bên cạnh người viết khái quát thực tế quy trình thực hợp đồng xuất công ty Với hiểu biết học lý thuyết và sở nghiên cứu thực trạng hoạt động công ty, người viết nêu lên nhận xét điểm mạnh và điểm hạn chế từ đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hợp đồng xuất công ty cổ phần May Việt Thắng chương iv MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN iii TÓM TẮT LUẬN VĂN iv MỤC LỤC v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT x DANH MỤC BẢNG BIỂU xi DANH MỤC HÌNH ẢNH xii DANH MỤC BIỂU ĐỒ xii LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần may Việt Thắng .4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm Vụ 1.3 Hoạt động công ty cổ phần may Việt Thắng 1.3.1 Giới thiệu lĩnh vực kinh doanh công ty 1.3.2 Giới thiệu phương thức kinh doanh công ty 1.3.3 Khả cạnh tranh công ty 1.4 Định hướng phát triển công ty 1.5 Cơ cấu tổ chức 1.5.1 Sơ đồ tổ chức công ty 1.5.2 Chức và nhiệm vụ phận 1.5.3 Cơ cấu tổ chức Ban nghiệp vụ xuất nhập .11 v 1.5.3.1 Sơ đồ tổ chức 11 1.5.3.2 Nhiệm vụ thành viên Ban nghiệp vụ xuất nhập 11 1.6 Tình hình nhân công ty Cổ phần May Việt Thắng 12 CHƯƠNG 2: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU 14 2.1 Cơ sở lý luận hoạt động xuất 14 2.1.1 Khái niệm xuất 14 2.1.2 Đặc điểm và vai trò xuất 14 2.1.2.1 Đặc điểm xuất 14 2.1.2.2 Vai trò xuất 14 2.1.3 Ý nghĩa và nhiệm vụ xuất 16 2.1.3.1 Ý nghĩa xuất 16 2.1.3.2 Nhiệm vụ xuất 16 2.1.4 Các loại hình xuất chủ yếu 17 2.1.4.1 Xuất trực tiếp 17 2.1.4.2 Xuất gián tiếp 17 2.1.4.3 Buôn bán đối lưu 19 2.1.4.4 Gia công quốc tế 19 2.1.4.5 Tái xuất 21 2.2 Quy trình xuất hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập 21 2.2.1 Giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng 21 2.2.1.1.Khái niệm đàm phán hợp đồng ngoại thương 21 2.2.1.2 Phương thức đàm phán hợp đồng ngoại thương 22 2.2.1.3 Các bước giao dịch đàm phán kinh doanh 22 2.2.1.4 Ký kết hợp đồng 23 2.2.2 Quy trình thực hợp đồng xuất khẩu: 25 2.2.2.1 Xin giấy phép xuất 25 2.2.2.2 Chuẩn bị bước đầu toán 25 2.2.2.3 Chuẩn bị hàng hóa xuất 26 vi 2.2.2.4 Kiểm tra hàng hóa xuất 27 2.2.2.5 Thuê phương tiện vận tải 27 2.2.2.6 Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất 28 2.2.2.7 Thực thủ tục hải quan 28 2.2.2.8 Giao hàng cho người vận tải 29 2.2.2.9 Lập chứng từ toán 30 2.2.2.10 Khiếu nại 30 2.2.2.11 Thanh lý hợp đồng 30 2.3 Một số phương thức toán quốc tế thường sử dụng 31 2.3.1 Phương thức chuyển tiền 31 2.3.2 Phương thức tín dụng chứng từ: 31 2.3.3 Phương thức Tradecard: 31 2.4 Phương thức sản xuất phục vụ xuất ngành dệt may 32 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH XUẤT KHẨU VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG 34 3.1 Tình hình xuất cơng ty Cổ Phần May Việt Thắng .34 3.1.1 Kim ngạch xuất hàng may mặc CTCP May Việt Thắng .34 3.1.2 Tình hình xuất may mặc theo thị trường công ty cổ phần may Việt Thắng 35 3.1.3 Cơ cấu giá trị đơn hàng xuất theo phương phương thức sản xuất xuất 38 3.2 Quy trình thực hợp đồng xuất sản phẩm công ty cổ phần may Việt Thắng 38 3.2.1 Đàm phán 40 3.2.2 Ký hợp đồng 40 3.2.3 Chuẩn bị nguyên phụ liệu 42 3.2.3.1 Kí kết hợp đồng chuẩn bị nguyên phụ liệu 42 3.2.3.2 Thủ tục và quy trình nhập nguyên phụ liệu 44 3.2.4 Sản xuất hàng hóa, kiểm tra và đóng gói 46 vii 3.2.5 Thuê phương tiện vận tải 47 3.2.6 Lập hóa đơn thương mại 48 3.2.7 Làm thủ tục khai báo hải quan xuất hàng 48 3.2.7.1 Lập tờ khai hải quan xuất hàng 49 3.2.7.2 Khai báo tờ khai hải quan 53 3.2.7.3 Xử lý tờ khai, thông quan hàng hóa 54 3.2.8 Giao hàng cảng 54 3.2.9 Thanh lý tờ khai hải quan và vào sổ tàu 55 3.2.9.1 Thanh lý tờ khai 55 3.2.9.2 Vào sổ tàu 56 3.2.10 Nhận vận đơn 56 3.2.11 Xin cấp chứng nhận xuất xứ 56 3.2.12 Làm thủ tục toán 57 3.3 Nhận xét chung Điểm mạnh và điểm yếu quy trình thực hợp đồng xuất đơn hàng công ty cổ phần may Việt Thắng 58 3.3.1 Điểm mạnh 58 3.2.2 Điểm hạn chế 59 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG 61 4.1 Liên kết thơng tin nâng cao q trình trao đổi thơng tin khâu chuẩn bị hàng hóa 61 4.2 Nâng cao tính chuyên nghiệp việc thực khâu hợp đồng Ban nghiệp vụ - văn phòng quận 62 4.3 Hoàn thiện đàm phán điều khoản toán 62 4.4 Tạo tính tự chủ việc cung ứng nguyên liệu đầu vào hướng đến xuất sản phẩm theo phương thức sản xuất FOB bậc II 62 4.5 Đầu tư phát triển khâu thiết kế hướng đến việc xuất theo phương thức FOB bậc III 64 KẾT LUẬN 65 viii (nguồn tác giả) Hình 3.8: Tờ khai thông quan 3.2.7.3 Xử lý tờ khai, thơng quan hàng hóa Tương tự trường hợp tờ khai hải quan nhập khẩu, tờ khai xuất sau gửi đến cục hải quan nơi đăng kí tờ khai, tờ khai phân thành ba luồng: xanh, vàng và đỏ Trong trường hợp lô hàng xuất hợp đồng số 155/YAGI – XK/15, tờ khai lô hàng phân luồng xanh nên nhân viên giao nhận vào trang web Hải quan Việt Nam để xuất “danh sách container đủ điều kiện thơng quan” Quy trình thực xuất “danh sách container đủ điều kiện thơng quan”.như sau: nhân viên phịng giao nhận vào website http://www.customs.gov.vn/ sau nhấn chuột vào “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng” và tiến hành điền đầy đủ thông tin: Mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày tờ khai, sau nhấn vào nút “lấy thơng tin” Lúc này trang web xuất phiếu “ Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan”, nhân viên khai báo hải quan in phiếu này để phục vụ cho việc làm thủ tục hạ container cảng Cát Lái Phiếu thể cụ thể phụ lục báo cáo 3.2.8 Giao hàng cảng Khác với nhập khẩu, thơng thường có hợp đồng nhập nguyên vật liệu với số lượng và khối lượng nhỏ nên bên cạnh đường biển nhập bằng đường hàng 54 không , đơn hàng xuất lĩnh vực hoạt động cơng ty lớn khía cạnh số lượng lẫn khối lượng và thể tích nên hầu hết xuất bằng đường biển Tùy theo thể tích lơ hàng mà cơng ty lựa chọ loại hình xuất dạng hàng lẽ (gửi hàng rời và ghép container với loại hàng khác thể tích hàng khơng đủ để sử dụng contrainer riêng biệt) hay chứa riêng biệt riêng container (chứa hàng vào nguyên container hàng tích phù hợp với container) Mỗi trường hợp thực khác Với trường hợp hàng xuất nguyên container, hàng sau xếp đầy đủ vào container, xe đầu kéo vận chuyển container đến cảng để tập kết hàng và giao cho người chuyên chỡ Quy trình nhập bãi container sau: Trước hết nhân viên đến khu vực làm thủ tục cảng nộp danh sách đóng gói, lệ phí để nhận phiếu nhập bãi hóa đơn lệ phí Sau nhân viên giao nhận chuyển phiếu nhập bãi cho người lái xe kéo container để trình qua cổng Khi đến cổng nhân viên trực cổng viết lên phiếu nhập bãi số container, số xe và số Seal Xe kéo container tiếp tục di chuyển vào và trình phiếu nhập bãi cho nhân viên vi tính cổng, sau nhận lại phiếu hạ bãi có bấm vào và phiếu nhận container Tại bãi, lái xe nộp phiếu hạ bãi cho nhân viên điều độ và tuân theo hướng dẫn nhân viên đến vị trí theo quy định Khi container hạ xuống bãi trình giao hàng cho người chuyên chở hoàn thành Trường hợp lô hàng hợp đồng số 155/YAGI – XK/15 lô hàng xuất nguyên container hàng sau xếp đầy đủ vào container vào ngày 30/01/2016 xe container di chuyển hàng đến cảng Cát Lái để tập kết hàng và thực quy trình nhập bãi 3.2.9 Thanh lý tờ khai hải quan vào sổ tàu 3.2.9.1 Thanh lý tờ khai Sau container hạ bãi, nhân viên giao nhận công ty ghi thông tin bổ xung lên tờ khai, cụ thể :  Số container (DFSU1462455), Số Seal (SIT969431)  Tên tàu (SITC JIAGSU), Số chuyến (1603N) Nhân viên nhân tờ khai và xuất trình tờ khai gồm tờ khai và tờ khai copy phòng lý tờ khai cảng (trong trường hợp lô hàng xuất nêu này là cảng Cát Lái) Hải quan sau xác nhận bằng cách đóng dấu, sau ghi vào sổ Hải quan thông tin: số tờ khai, ngày khai để làm bằng chứng rằng tờ khai lý Sau tờ khai giữ lại Và nhân viên hải quan phát cho nhân viên giao nhận phiếu vào sổ tàu 55 3.2.9.2 Vào sổ tàu Thủ tục với hải quan hoàn thành chưa có nghĩa là cơng việc xuất hàng chấm dứt container cịn chịu quản lý cảng (trong trường hợp lô hàng xuất nêu này là cảng Cát Lái) nên nhân viên thực bước “đăng kí tàu xuất” để vào sổ tàu Cụ thể nhân viên trình tờ khai cửa “đăng kí tàu xuất” và tiến hành ghi thời gian giao hàng cho tàu Hoàn thành bước này, hàng cho phép cảng để chuyển lên tàu 3.2.10 Nhận vận đơn Trước lơ hàng hoàn thành và đặt phương tiện vận tải, nhân viên phụ trách đơn hàng gửi chi tiết đóng gói đến CTCP Logistics Vinalink để cơng ty cấp vận đơn đường biển (Bill of lading) nháp Vận đơn nháp nhân viên phụ trách đơn hàng đối chiếu với thông tin cung cấp để kịp thời cho phản hồi chỉnh sữa Khi hàng đến cảng, lý hải quan và vào sổ tàu, CTCP Logistis Vinalink thức cấp vận đơn đường biển cho trường hợp lô hàng CTCP may Việt Thắng Vận đơn này vận chuyển quốc tế có ý nghĩa xác nhận rằng bên vận chuyển giữ hàng, là bằng chứng hợp đồng vận chuyển hàng hóa cơng ty gửi hàng và cơng ty vận chuyển Thời điểm phía CTCP Logistics Vinalink xác nhận nhận hàng thơng qua B/L,thì theo điều kiện FOB kí kết hợp đồng, lúc này CTCP may Việt Thắng hết trách nhiệm lô hàng, quyền sở hữu hàng hóa chuyển sang bên người mua là phía cơng ty TNHH YAGI, cơng ty này thức sở hữu lơ hàng nhận B/L gốc Sau nhận thơng báo thức cấp B/L nhân viên phịng giao nhận cơng ty đến đại lý hãng tàu để đóng phí và nhận B/L gốc 3.2.11 Xin cấp chứng nhận xuất xứ Sau nhận khai hải quan, nhân viên phòng giao nhận , cụ thể là chị Dung tờ đảm trách nhiệm xin cấp chứng nhận xuất xứ hay gọi là C/O (certificate of vụ origin) Trước khia, thủ thụ cấp C/O chưa đổi mới, đến giai đoạn cần xin cấp C/O, nhân viên phải mang hồ sơ gồm nhiều chứng từ bằng giấy đến Phịng thương mại cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) để xét cấp C/O Hồ sơ gồm: - Đơn đề nghị cấp C/O kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ: - Bản tờ khai hải quan xuất - Bản vận đơn - Hóa đơn thương mại - Bảng thông báo định mức nguyên phụ liệu 56 Sau nhân viên cấp C/O dựa vào hồ sơ để điền thơng tin vào C/O và đóng dấu, kí tên sau cấp giấy C/O Nhưng ngày nay, thủ tục trở nên đơn giản Trước xin cấp C/O nhân viên phụ trách xin C/O (chị Dung) nhập thông tin vào C/O bằng hệ thống chứng nhận xuất xứ điện tử ECOSYS, thông tin sau nhập gửi đến hệ thống Phịng thương mại cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) Sau xác nhận gửi, nhân viên này in mẫu C/O khai hoàn chỉnh (4 bảng) kết hợp với hồ sơ xin cấp C/O đề cập mang đến Phịng thương mại cơng nghiệp Việt Nam để nhân viên nghiệp vụ cấp C/O kiểm tra, so sánh với thông tin C/O chị Dung nhập Nếu có sai sót, chị Dung phải lại văn phịng và nhập lại thơng tin xác hệ thống và sau tiếp tục mang hồ sơ đến để xét Nếu hồ có thơng tin trùng với thông tin C/O nhân viên cấp C/O VCCI đóng dấu, kí tên và trả lại bảng C/O cho công ty và lữ trữ lại bảng copy Lúc này việc khai báo hoàn tất, lơ hàng xuất cơng ty có chứng nhận xuất xứ và gửi cho phía nhập công ty TNHH YAGI nhằm hưởng ưu đãi thuế 3.2.12 Làm thủ tục toán Sau giao hàng lên tàu, nhân viên công ty lập chứng từ toàn gồm: - Vận đơn đường biển - Hóa đơn thương mại - Bảng kê chi tiết đóng gói - Giấy chứng nhận xuất xứ Đối với trường hợp đơn hàng lấy làm ví dụ hóa đơn thương mại có ghi rõ đơn hàng này tốn theo hình thức điện chuyển tiền (TT- Telegraphic transfer) nên chứng từ này scan và gửi qua bên khách hàng là công ty TNHH YAGI để yêu cầu xác nhận và toán Sau bên cơng ty TNHH YAGI tốn tiền đầy đủ, lúc này phía cơng ty Việt Thắng gửi chứng từ gốc cho phía YAGI theo đường hàng không Trong trường hợp khác nếu hợp đồng thực theo hình thức tốn thư tín dụng (L/C – Letter credit) chứng từ gửi cho ngân hàng bên phía cơng ty Việt Thắng sau phía ngân hàng bên phía cơng ty nhập phát hành L/C Trong trường hợp hợp đồng này, mối quan hệ đối tác lâu năm, nên hai bên chấp nhận chọn hình thức tốn TT Đây là đợt xuất hợp đồng xét là hợp đồng số 155/YAGI – XK/15 Vì thế, sau tốn xong cho lơ hàng này, hợp đồng tiếp tục thực cho đến hoàn thành đến bước tốn cho lơ hàng cuối cùng, nếu 57 khơng có khiếu nại liên quan đến hợp đồng lý hợp đồng và hợp đồng đến là kết thúc công ty hoàn toàn hết trách nhiệm 3.3 Nhận xét chung Điểm mạnh điểm yếu quy trình thực hợp đồng xuất đơn hàng công ty cổ phần may Việt Thắng 3.3.1 Điểm mạnh  Thứ nhất, quy trình xây dựng chi tiết với khâu công việc phân rõ ràng, theo trình tự hợp lý phù hợp với hoạt động công ty và thủ tục quan nhà nước  Thứ hai là chun mơn hóa nhân viên khâu, cơng việc quy trình Mỗi nhân viên công ty giao để đảm nhiệm công việc, khâu hay hợp đồng định đảm bảo công việc thực không bị chồng chéo Từ trách nhiệm nhân viên phân rõ ràng giúp dễ dàng tìm nguyên nhân bước nào trình thực hợp đồng gặp vấn đề  Thứ ba, hiệu thực quy trình cao nhờ đội ngũ nhân viên phịng xuất nhập khẩu, là nhân viên văn phòng trụ sở khơng thơng thạo nghiệp vụ xuất nhập mà cịn hiểu biết , thơng thạo lĩnh vực kĩ thuật may mặc Điều này hỗ trợ đắc lực trình tiến hành thảo luận với khách hàng để kí hợp đồng, làm thủ tục cho đơn hàng, theo dõi tiến độ sản xuất, làm cầu nối khách hàng và nhà máy sản xuất Phó Ban Nghiệp vụ là người có trình độ chun mơn cao nghiệp vụ ngoại thương, trình độ ngoại ngữ bề dày kinh nghiệm hoạt động sản xuất may mặc Điều này giúp ích nhiều cho việc đàm phán hợp đồng với khách hàng và giám sát quy trình thực hợp đồng nhân viên Đồng thời điều này hổ trợ tốt việc đưa quyết định kịp thời và xác nhằm giải quyết vướng mắc thực bước quy trình nhân viên - Thứ tư, khâu liên quan đến việc làm thủ tục với quan nhà nước (hải quan, quan cảng hay phịng thương mại cơng nghiệp Việt Nam ) bước khai báo hải quan xuất nhập khẩu, xin cấp chứng nhận xuất xứ diễn nhanh và dễ dàng nhờ công ty xây dựng mối quan hệ tốt và uy tín với quan nhà nước, với nhân viên phịng giao nhận hầu hết là người có thâm niên, kinh nghiệm cơng việc và có mối quan tốt với nhân viên cảng và hải quan Bên cạnh việc tách Ban nghiệp vụ thành hai phận bố trí vị trí khác là nguyên nhân giúp giảm chi phí và tăng tính động cho khâu giao nhận hàng cảng , làm thủ tục hải quan, quan nhà nước và giao dịch với hảng giao nhận Cụ thể, Ban nghiệp vụ tách làm hai trụ sở quận Thủ Đức, văn phòng đại diện quận Văn phòng đại diện tọa lạc khu vực trung tâm gần địa điểm văn phòng đại diện hãng tàu, hãng giao nhận, 58 Cục hải quan thành phố Hồ Chí Minh, Phịng cơng nghiệp và thương mại thành phố Hồ Chí Minh và cảng Cát Lái Tiêu biểu là khâu xuất chứng từ để xét tờ khai Cục hải quan thành phố Hồ Chí Minh, với việc hoạt động lâu năm công việc quan hệ tốt với nhân viên hải quan, trình nộp chứng từ anh Tuấn – nhân viên công ty khơng cần thực bước trình giấy giới thiệu từ cơng ty Thứ năm, khâu tốn, cơng ty ln lựa chọn ngân hàng có uy tín từ đầu trước ký hợp đồng Vietcombank, BIDV,… khả tốn nhanh, chi phí dịch vụ ưu đãi, đặc biệt là hạn chế rủi ro phát sinh từ phía ngân hàng khơng giữ cam kết tốn Điều đặc biệt phương thức tốn cơng ty dụng bên ngoài phương thức an toàn là L/C cịn sử dụng phương thức chuyển tiền T/T thơng qua Tradecard Thứ sáu, việc công ty nỗ lực thực xuất đơn hàng gia công theo phương thức sản xuất FOB thể qua việc kim ngạch xuất theo phương thức này chiếm 90% là định hướng đắn mà tất công ty may mặc Việt Nam cần thực Điều này làm gia tăng giá trị cho hàng may mặc xuất kéo theo là việc tăng lợi nhuận công ty 3.2.2 Điểm hạn chế Thứ vấn đề truyền thông tin bước chuẩn bị hàng thường bị gián đoạn khiến trình làm đơn hàng gặp phải rắc rối và xảy tranh cãi phận thông tin đơn hàng không xuyên suốt từ phận xuất nhập đến nhân viên phòng sản xuất và đến giây chuyền sản xuất Thông tin sai lệt hay thiếu sót phịng sản xuất khiến việc lập kế hoạch bị sai lệch hay việc đưa kế hoạch sản xuất không phù hợp, là nguyên nhân việc chậm đơn hàng và tạo sản phẩm lỗi, sản phẩm không yêu cầu khách hàng gây thất ngân sách và giảm uy tín cơng ty Cụ thể số trường hợp, thông tin khơng nắm bắt kịp thời và xảy tình trạng thông tin bị lãng quên nhân viên nhà máy hay thông tin không phổ cập đến tất nhân viên liên quan khiến cho trường hợp nắm bắt thông tin không đồng gây nên quyết định sai và chập chạp Thứ hai, vấn đề khâu vận chuyển, giao nhận: việc nhân viên cơng ty có nhiều kinh nghiệm, làm lâu năm phần tạo nên chủ quan trình làm việc, chậm trễ trình làm thủ tục hải quan và khiến đơn hàng không nhập vào cảng trước thời gian “closing time” làm chậm tiến độ giao hàng và gây giảm sút lợi nhuận Những hành động lơ là nhân viên xuất phát từ tự giất làm việc Trong q trình quan sát văn phịng quận em quan sát làm việc nhân viên phịng thoải mái, và dường khơng có cố định thời gian đến làm việc thời gian nghĩ trưa nguyên nhân thứ vấn đề này là vị 59 trí văn phịng nằm xa trụ sở nên xa kiểm sốt lãnh đạo cơng ty, phía cơng ty giám sát thông qua công việc làm Điều thứ là phân bố công việc chuyên biệt cho nhân viên văn phòng này tạo khoảng thời gian rỗi lớn, là khoảng thời gian đầu năm cơng ty có đơn hàng Thứ ba, khâu lựa chọn hình thức toán, số trường hợp toán bằng hình thức T/T khách hàng chậm vấn đề toán là trường hợp T/T trả sau khiến công ty ứ đọng vốn Khi đơn hàng xuất theo phương thức sản xuất FOB chiếm đa số, nguyên vật liệu cho dù là định hay tự cơng ty tìm kiếm và kí kết hợp đồng điều cơng ty tốn tiền trước với đối tác nên việc chậm trả tiền nhà nhập khiến lợi nhuận từ đơn hàng giảm sút đồng vốn không xoay kịp Thứ tư, đa số hợp đồng xuất ký kết là theo phương thức sản xuất FOB hầu hết là trường hợp hợp đồng sản xuất theo phương thức FOB đơn giản, sơ khai, nguồn nguyên vật liệu phần cịn phụ thuộc vào khách hàng: là khách hàng định nguồn để công ty mua nguyên liệu hay phụ liệu nguyên phụ liệu đến từ đối tác ký hợp đồng nhập Vì nói cơng ty chưa chủ động nguồn cung hợp đồng Những hợp đồng FOB sản xuất xuất có lợi nhuận cao so với gia công và lợi nhuận tăng bậc cao Thực tế tiềm công ty và tiềm thị trường tiêu thụ may mặc quốc tế lớn, cơng ty thực hợp đồng theo phương thức sản xuất FOB bậc cao 60 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG 4.1 Liên kết thơng tin nâng cao q trình trao đổi thơng tin khâu chuẩn bị hàng hóa Việc liên kết thông tin gặp nhiều vấn đề và không quán thành viên phòng sản xuất phần nhân viên phịng sản xuất khơng tập trung và ghi thông tin thông tin từ Ban nghiệp vụ đến phịng sản xuất khơng qua email nội (hình thức trực quan) mà cịn bằng điện thoại (lời nói) Một phần thơng tin từ khách hàng phải thông qua Ban nghiệp vụ mà không đến trực tiếp phía phịng sản xuất Vì nghiệp vụ nhân viện phòng xuất nhập giao thương, đàm phán khả ngoại ngữ tốt và hiểu biết ngành may mặc nên phía phịng xuất nhập đảm nhận việc thực thủ tục xuất nhập mà cịn thực ln việc đàm phán, thỏa thuận kí kết hợp đồng và trao đổi thường xuyên với khách hàng Qua nguyên nhân để thông tin thông suốt và hai phịng ban có phối hợp cao phía nhà máy và phịng nghiệp vụ xuất nhập cầ ngồi lại để đánh giá tác động việc nắm bắt thông tin không đồng và việc không tập trung nhận thông tin ảnh hưởng thế nào đến việc sản xuất từ đề phương án hay nguyên tắc việc nắm bắt thông tin Phương án cần tham khảo để tăng việc nắm bắt thông tin đồng sau: Tổ chức họp ngắn không định kỳ diễn sau hợp đồng ký kết  Thành viên tham gia: phó Ban nghiệp vụ, nhân viên phịng nghiệp vụ phụ trách theo dõi đơn hàng và nhân viên kỹ thuật, quản lý nhà máy thực hợp đồng Đây là người có liên quan trực tiếp đến việc điều hành và theo dõi giám sát việc thực hợp đồng  Địa điểm: Tại nhà máy nơi hợp đồng hay đơn hàng sản xuất Cuộc họp diễn hầu hết thành viên họp thuộc nhà máy, diễn văn phòng nhà máy giảm bớt xáo trộn cơng việc nhân viên nhà máy đặc thù ngành sản xuất, nhân viên phải túc trực nhà máy  Nội dung họp: họp phổ biến khái quát điều khoản quan trọng hợp đồng liên quan đến khâu chuẩn bị hàng xuất số lượng hàng, thời gian giao hàng, quy cách đóng gói… và là yêu cầu khách hàng kiểu mẫu thiết kế để người phịng sản xuất nắm rõ từ định hình khái quát hợp đồng này Điều này là cần thiết việc liên lạc qua mail hay điện thoại với người khoản thời gian khác công việc khác 61 mang đến không thống và hiểu kịp thời thông tin Việc tập hợp nhân viên và phổ biến lúc giúp người nắm bắt thơng tin xác Bên cạnh điều này giảm khả nhầm lẫn thực đơn hàng thời điểm nhà máy thực sản xuất nhiều đơn hàng khác 4.2 Nâng cao tính chuyên nghiệp việc thực khâu hợp đồng Ban nghiệp vụ - văn phòng quận Tuy nhân viên Ban nghiêp vụ văn phòng quận có nhiều kinh nghiệm cơng việc hoạt động với thời gian rãnh cao và thoải mái quản lý tạo nên chậm trễ, tập trung hay chủ quan cơng việc Vì thế thời gian đến công ty cần tăng kiểm sốt văn phịng việc lắp đặt camera để quan sát hoạt động làm việc (camera hoạt động vào làm việc) Bên cạnh với họp mang tính chất cơng ty hay Ban nghiệp vụ cần tham gia nhân viên Ban nghiệp vụ - văn phịng quận thơng qua webcam để đảm bảo giảm thiểu chi phí lại và tránh gián đoạn công việc Việc tăng cường giám sát bằng camera và trao đổi với diện lãnh đạo công ty thông qua họp góp phần tăng tính chun nghiệp cho nhân viên văn phịng quận từ giúp cải thiệt hiệu việc thực khâu hợp đồng Bên cạnh cơng ty cần nâng cao hiệu bước ký kết hợp đồng để có thêm nhiều hợp đồng đảm bảo tận dụng tối đa thời gian làm việc nhân viên Những giải pháp cho vấn đề này nêu phần bên 4.3 Hoàn thiện đàm phán điều khoản tốn Trong vấn đề tốn, cơng ty cần thận trọng khách hàng chậm toán hợp đồng tiếp theo, nên tốn bằng hình thức T/T trả sau với khách hàng lâu năm có uy tín bên cạnh tạo thêm điều kiện vào điều khoản toán T/T thời gian chuyển tiền nếu chọn toán T/T Hoặc sử dụng phương thức T/T thông qua Tradecard để tăng độ an toàn và giúp dịng vốn khơng bị ứ đọng 4.4 Tạo tính tự chủ việc cung ứng nguyên liệu đầu vào hướng đến xuất sản phẩm theo phương thức sản xuất FOB bậc II Theo thống kê Hiệp hội Dệt may Việt Nam (Vitas), kim ngạch xuất dệt may Việt Nam năm 2015 đạt 27 tỷ USD Trong đó, kim ngạch xuất ngành may chiếm đến 85% cấu doanh thu Nhưng khoảng 70% kim ngạch xuất ngành đến từ khu vực FDI – khu vực chiếm 30% số doanh nghiệp ngành, 70% số doanh nghiệp khối doanh nghiệp nước cịn lại đóng góp 30% doanh số Nguyên nhân đơn giản là khoảng 85% doanh nghiệp nội địa ngành thực theo phương thức gia công, nên 62 kim ngạch thấp với lợi nhuận thu khơng cao Vì thế việc nâng cao xuất lên phương thức sản xuất FOB ngành may mặc là cần thiết và phù hợp với xu thế chung dệt may toàn cầu CTCP May Việt Thắng chủ động thực việc chuyển đổi này q trình chuyển đổi cịn chậm thể việc hầu hết đơn hàng xuất theo phương thức sản xuất FOB, là FOB bậc thấp Nguyên nhân cho việc chậm chuyển đổi đến bậc cao phương thức sản xuất này là việc không chủ động việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu đầu vào sản xuất Nguồn nguyên liệu chủ yếu từ việc người mua hàng dệt may hoàn thiện bán lại cho bên công ty người mua định công ty bán nguyên vật liệu để CTCP May Việt Thắng tiến hành đặt mua, lúc này nhà nhập nắm giá nguồn nguyên vật liệu khiến cho cơng ty khó thỏa thuận mức giá hợp lý để hưởng phần chênh lệch Vì cơng ty cần tìm kiếm thêm nguồn cung ngun vật liệu Ở vấn đề này dựa vào đơn đặt hàng có nguồn nguyên liệu là định để lấy thông tin công ty cung ứng nguyên vật liệu tạo mối quan hệ, tìm hiểu thêm thơng tin nhà cung cấp Từ cơng ty nên tổng hợp cách hệ thống thông tin nhà cung cấp thông qua đặc điểm: loại nguyên vật liệu cung cấp, địa điểm cơng ty, quy mô công ty, giá nguyên vật liệu và lịch giao dịch Từ thông tin này công ty có sở để lựa chọn nguồn cung phù hợp phục vu việc giao dịch đàm phán với khách hàng CTCP May Việt Thắng thuộc Tổng công ty Việt Thắng – CTCP Vì thế hai cơng ty này có mối quan hệ mật thiết Tổng cơng ty Việt Thắng – CTCP là công ty lớn hoạt động lĩnh vực dệt nói nếu CTCP May Việt Thắng sử dụng nguồn nguyên liệu là sản phẩm Tổng cơng ty Việt Thắng lợi đem lại khơng phải là nhỏ mà tiết kiệm phần nhiều chi phí chi phí vận chuyển, chi phí tìm kiếm, chi phí lưu kho CTCP May Việt Thắng nằm khuôn viên Tổng cơng ty Việt Thắng Từ trước khơng phải chưa có đơn hàng nào CTCP May Việt Thắng sử dụng nguyên liệu đầu vào là cơng ty mẹ đơn cử là hợp đồng trích dẫn bên phần thực trạng, đơn hàng là Điều này xuất phát từ việc phần lớn sản phẩm dệt Việt Thắng tạo là xơ, sợi ban đầu và chủ yếu là để xuất Một phần vải sản xuất chưa có nhiều sản phẩm đảm bảo chất lượng quốc tế kiểu mẫu, phẩm chất và màu Với mối quan hệ hai cơng ty, xu thế địi hỏi chuyển đổi, chủ động tìm nguồn nguyên liệu doanh nghiệp dệt may, hai công ty cần hợp tác với để hỗ trợ phát triển Cụ thể phía CTCP May Việt Thắng đóng vai trị cung cấp thông tin nhu cầu thị trường dựa vào yêu cầu đối tác nhập khẩu, phía Tổng cơng ty Việt Thắng tiếp thu thông tin, sàn lọc kết hợp 63 thông tin thị trường để phát triển sản phẩm phù hợp Sự hợp tác mang lại lợi ích cho hai phía CTCP May Việt Thắng chủ động nguồn nguyên liệu đầu vào chi phí vận chuyển hay nhập loại bỏ khiến giá chào hàng cạnh tranh đối thủ giúp công ty kiếm nhiều đơn đặt hàng, bên cạnh Tổng cơng ty Việt Thắng bằng việc tạo sản phẩm chuẩn quốc tế và phù hợp với nhu cầu khách hàng không cung cấp nguyên liệu cho CTCP May Việt Thắng mà cịn cho nhiều cơng ty khác ngành 4.5 Đầu tư phát triển khâu thiết kế hướng đến việc xuất theo phương thức FOB bậc III Hiện có nhiều cơng ty may mặc nước Việt Tiến, May 10, TNG, Phong Phú, Đông Xuân, Thái Tuấn, An Phước… thực hợp đồng xuất theo phương thức FOB bậc III và có xu hướng chuyển dịch sang phương thức sản xuất cao Vì tương lai CTCP May Việt Thắng không nên đứng ngoài xu hướng này Với phương thức sản xuất FOB bậc III nhà xuất cần có thiết kế riêng cho sản phẩm Hiện phịng thiết kế cơng ty thiết kế sản phẩm phục vụ cho thị trường nội địa Việc thiết kế sản phẩm cho thị trường ngoài nước đòi hỏi hiểu biết thời trang nước nhập và tiêu chuẩn kỹ thuật nước là khác Vì thế để thực việc xuất theo phương thức này cơng ty cần phát triển phịng thiết kế, tuyển dụng thêm nhân viên kết hợp với việc thành lập phòng marketing để tìm hiểu nhu cầu thị trường Bên cạnh có mẫu thiết kế cơng ty cần đẩy mạnh việc quảng bá thương hiệu bằng cách tham gia hội thảo hay hội chợ lĩnh vực thời trang, hàng may mặc để quảng bá mẫu mã tìm kiếm thêm nhiều đơn đặt hàng 64 KẾT LUẬN Trong cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế nay, Việt Nam tất nước thế giới, hoạt động xuất đóng vai trị đặc biệt quan trọng Đó là phương tiện hữu hiệu để đưa đất nước lên, hội nhập sâu với phần lại thế giới, là yếu tố thiếu nghiệp phát triển kinh tế và xây dựng đất nước Công ty cổ phần May Việt Thắng là tiền thân từ cơng ty có bề dày lịch và nỗ lực không ngừng nhằm phát triển sản xuất, đẩy mạnh xuất hàng may mặc góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận thực mục tiêu phát triển cơng ty từ nâng cao vị thế sản phẩm may mặc Việt Nam trường quốc tế Trong thời gian qua việc tập trung phát triển xuất sản phẩm sản xuất theo phương thức FOB mang đến cho cơng ty có kết kinh doanh khả quan và góp phần đưa công ty trờ thành công ty đầu việc chuyển đổi phương thức sản xuất xuất hàng may mặc Tuy nhiên trước cạnh tranh khốc liệt từ công ty may mặc nội địa quốc tế cơng ty phải thay đổi nhiều nhiều mặt đơn cử quy trình thực hợp đồng sản xuất để giữ đà tăng kim ngạch và tăng lợi thế cạch tranh doanh nghiệp Luận án này tập trung phân tích hoạt động xuất hàng may mặc, quy trình thực đơn hàng xuất thực tế CTCP May Việt Thắng từ đưa số giải pháp nhằm tận dụng lợi thế và khắc phụ hạn chế Em hy vọng với phân tích giải pháp mà em đề xuất luận văn với đề tài “Hồn thiện quy trình thực hợp đồng xuất hàng may mặc công ty cổ phần May Việt Thắng” hữu ích với cơng ty việc đề phương án góp phần khiến quy trình thực hợp đồng xuất công ty trở nên hoàn thiện 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Đỗ Quốc Dũng cộng (2015), Nghiệp vụ ngoại thương, Nxb Tài 2) may Định Công Khải, Đặng Thị Tuyết Nhung (2011), Chũi giá trị ngành dệt Việt Nam, Chương tình giảng dạy kinh tế FULBRIGHT, http://www.fetp.edu.vn/cache/MPP04-552-R10V-2012-05-15-17093151.pdf 3) Võ Thanh Thu (2005), Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, Nxb Thống kê 4) Thư viện học liệu mở Việt Nam, Giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng , https://voer.edu.vn/m/giao-dich-dam-phan-ky-ket-hop-dong/91efa9db 5) Thư viện học liệu mở Việt Nam, Giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng hố, http://voer.edu.vn/m/giao-dich-dam-phan-ky-ket-hop-dongxuat-khau-hang-hoa/7c661997 6) Website Cơng ty cổ phần chứng khoán FPT (2016), Doanh nghiệp may mặc nội muốn cảnh gia cơng, http://fpts.com.vn/VN/Tin-tuc/Trongnuoc/Thi-truong-hang-hoa/2016/01/3BA269DB_doanh-nghiep-may-mac-noimuon-thoat-canh-gia-cong/ 7) Website Doanh nhân sài gòn online (2014), Xuất hàng dệt may: Kiếm tiền từ FOB, http://www.doanhnhansaigon.vn/chuyen-lam-an/xuat-khauhang-det-may-kiem-tien-tu-fob/1080365/ 8) Hải quan Việt Nam, (2016), Tình hình xuất nhập hàng hóa Việt Nam tháng 12 năm 2015, http://www.customs.gov.vn/Lists/ThongKeHaiQuan/ViewDetails.aspx?ID=914 &Category=Ph%C3%A2n%20t%C3%ADch%20%C4%91%E1%BB%8Bnh%2 0k%E1%BB%B3&Group=Ph%C3%A2n%20t%C3%ADch 9) Nguyen Tien Hoang (2013), An Introduction To International Commercial Transactions, VNU-HCM Publishing House 66 PHỤ LỤC Các chứng từ xếp theo thứ tự:   Các chứng từ để nhập khẩu: Hợp đồng mua nguyên phụ liệu Công ty cổ phần may Việt Thắng và cơng ty TNHH YAGI Hóa đơn thương mại và chi tiết đóng gói Giấy báo hàng đến Tờ khai nhập Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan Hợp đồng mua bán vải Công ty cổ phần may Việt Thắng và Tổng công ty Việt Thắng – CTCP Các chứng từ để xuất khẩu: Hợp đồng sản xuất xuất áo sơ mi nữ dài tay Công ty cổ phần may Việt Thắng và ông ty TNHH YAGI Danh sách chi tiết đóng gói Hóa đơn thương mại Tờ khai hàng hóa nhập Lệnh giao container rỗng Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan Vận đơn đường biển 67 ... HÌNH XUẤT KHẨU VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG 3.1 Tình hình xuất công ty Cổ Phần May Việt Thắng 3.1.1 Kim ngạch xuất hàng may mặc CTCP May. .. GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG 1.1 Lịch sử hình... VỀ CÔNG TY CHƯƠNG 2: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH XUẤT KHẨU VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG CHƯƠNG