CHƯƠNG ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH THƯƠNG MẠI 2.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng toán tiền hàng 2.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng 2.3 Kế toán chi tiết kho hàng 2.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và toán tiền hàng 2.1.1 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của lưu chuyển hàng hóa DN TM, tạo tiền đề cho các giai đoạn tiếp theo Trong quá trình này vốn của DN chuyển biến từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa, DN nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có trách nhiệm toán nợ cho nhà cung cấp 2.1.1.1 Phạm vi mua hàng Trong DN TM, hàng hóa được coi là hàng mua thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: ➢ Hàng hóa phải được thông qua một phương thức mua bán toán tiền hàng nhất định ➢ DN đã nắm được quyền sở hữu hàng hóa, mất quyền sở hữu tiền tệ hay một loại hàng hóa khác ➢ Hàng hóa mua vào với mục đích để bán hoặc gia công chế biến rồi bán 2.1.1.2 Thời điểm xác định hàng mua ➢ Mua hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp: Theo phương thức này cứ vào hợp đồng đã ký kết, DN mua cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm đến kho của người bán để nhận hàng, DN mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa DN mình Theo phương thức này thời điểm xác định hàng mua là đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng, DN mua đã toán tiền hàng hoặc chấp nhận toán ➢ Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Theo phương thức này cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên bán chuyển hàng đến cho bên mua và giao hàng tại kho người mua hoặc một địa điểm đã quy định hợp đồng Trường hợp này hàng hóa được xác định là hàng mua bên mua đã nhận được hàng bên bán chuyển đến, đã toán tiền hàng hoặc chấp nhận toán 2.1.1.3 Phương pháp xác định giá mua thực tế của hàng hóa Theo quy định hàng mua được phản ánh theo giá mua thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí Giá thực tế của hàng mua được xác định theo công thức: Giá thực tế của hàng hóa mua vào = Giá mua hàng hóa + Các loại thuế (thuế NK, thuế TTĐB, + CP phát sinh khâu mua - Giảm giá hàng mua, chiết khấu TM, hàng mua trả lại Trong đó: - Giá mua hàng hóa : là số tiền của DN dùng để mua hàng ở nhà cung cấp theo hóa đơn hoặc theo hợp đồng, tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT: + DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.: giá mua hàng hóa là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào + DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp : giá mua hàng hóa là giá mua đã có thuế GTGT đầu vào - Chi phí mua hàng: bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp quá trình mua hàng chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu kho bãi, hao hụt tự nhiên khâu mua, chi phí chọn lọc, đóng gói hàng mới mua vào DN Khi xuất kho hàng hoá có thể vận dụng các phương pháp để xác định trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho Đến cuối kỳ, kế toán phân bổ chi phí thu mua cho số hàng hoá xuất kho kỳ theo công thức: Chi phí thu Chi phí thu mua phân + Chi phí thu mua mua p bổ bổ cho hàng đầu kỳ phát sinh kỳ cho hàng = x xuất kho Trịgiá mua thực tế + Trị giá mua thực hàng tồn đầu kỳ tế hàng nhập kỳ Trị giá mua thực tế hàng xuất kỳ Trị giá mua thực tế hàng xuất kỳ Do đó: Giá vốn thực tế của = hàng hóa xuất kho Giá mua thực tế của + Chi phí thu mua cho hàng hóa x́t kho hàng hóa xuất kho 2.1.2 Phương thức toán tiền hàng + Thanh toán trực tiếp: Sau nhận được quyền sở hữu hàng hóa, DN TM mua hàng toán cho bên bán, hình thức toán có thể bằng tiền hoặc vật + Thanh toán chậm trả: thời điểm toán tiền hàng sẽ diễn sau thời điểm ghi nhận quyền sở hữu hàng hóa ( DN bên bán sẽ đặt điều kiện tín dụng cho DN mua thời hạn toán cho phép, thời hạn toán được hưởng chiết khấu toán, tỉ lệ chiết khấu toán ) 2.1.3 Nhiệm vụ kế toán hàng mua ➢Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác hàng mua số lượng, chủng loại, quy cách, thời điểm ghi nhận hàng mua ➢Theo dõi, kiểm tra, giám sát để thực tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với từng người bán và tình hình toán nợ với nhà cung cấp ➢Cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho bộ phận nghiệp vụ doanh nghiệp để có mức tồn kho cần thiết đảm bảo lượng hàng hóa bán 2.1.4 Kế toán nghiệp vụ mua hàng 2.4.1.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên a Tài khoản kế toán sử dụng TK 156 " Hàng hoá" TK 151 – hàng mua đường TK 133" Thuế GTGT được khấu trừ" … TK 156 – Có TK cấp 2: TK 1561 – Giá mua hàng hoá TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá TK 1567 – hàng hóa bất động sản Nội dung kết cấu tài khoản 156 Bên nợ: Bên có: - Trị giá hàng hoá mua vào đã nhập kho, - Trị giá thực tế hàng hoá xuất kho, xuất nhập quầy theo hoá đơn mua hàng quầy kỳ - CP thu mua hàng hóa thực tế phát sinh - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu - Trị giá hàng hoá nhập lại sau thuê thụ kỳ ngoài giá công chế biến ( Giá mua + CP gia - Khoản giảm giá, chiết khấu thương mại công nhận được - Trị giá hàng hoá phát thừa qua - Trị giá hàng hoá trả lại người bán kiểm kê tại kho, tại quầy - Trị giá hàng hoá thiếu hụt, mất mát, - Trị giá hàng hóa bị người mua trả lại kém phẩm chất nhập kho, nhập quầy - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối (Trường hợp DN hạch toán hàng tồn kho kỳ ( Trường hợp DN hạch toán hàng tồn theo phương pháp KKĐK ) kho theo phương pháp KKĐK) Số dư bên nợ: Trị giá thực tế hàng tồn kho, tồn quầy và chi phí thu mua còn lại chưa phân bổ cuối kỳ ) * Khi đại lý toán tiền Nợ TK 111, 112 Có TK 131 - Nếu bên nhận đại lý gửi chứng từ và toán tiền (trừ hoa hồng) Nợ TK 111, 112 :số tiền thực thu Nợ TK 641 : Hoa hồng Nợ TK 133: VAT hoa hồng Có TK 511 :doanh thu Có TK 3331 :VAT đầu * Khi đơn vị nhận đại lý không bán được hàng chuyển hàng trả lại DN nhập kho Nợ TK 156 Có TK 157 3b Kế toán tại đơn vị nhận bán hàng ký gửi, đại lý: + Khi nhận hàng cứ vào biên bản giao nhận, kế toán theo dõi sổ chi tiết hàng nhận đại lý + Khi xuất hàng đại lý đem bán cho khách, kế toán ghi Nợ TK 111, 112, 131… : Có TK 331: (chi tiết đơn vị giao đại lý) + Định kỳ, lập bảng kê toán chuển cho bên giao đại lý Khi nhận được hóa đơn GTGT từ bên giao đại lý, lập hóa đơn GTGT phản ánh hoa hồng đại lý được hưởng Nợ TK 331 :Tổng số tiền toán Có TK 511(5113): Hoa hồng được hưởng Có TK 3331- VAT của hoa hồng phải nộp + Khi trả tiền hàng cho bên giao đại lý, kế toán ghi Nợ TK 331 Có TK 111, 112 c, Các trường hợp xuất khác coi là hàng bán + Trường hợp xuất hàng hóa để trả lương, trả thưởng cho CB – CN hạch toán tiêu thụ hàng hóa bên ngoài ghi nhận theo doanh thu bán hàng nội bộ Khi xuất hàng trả lương Nợ TK 334: giá thực tế của hàng hóa Có TK 511 - DT nội bộ Có TK 3331 – VAT đầu Xác định giá vốn hàng xuất trả lương Nợ TK 632 Có TK 156 + Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền hoặc dùng làm hàng mẫu, lập HĐ GTGTchỉ ghi số lượng, không ghi giá bán, dòng thuế suất gạch chéo Nợ TK 641 Có TK 156 + Trường hợp xuất hàng hóa để tiêu dùng nội bộ Khi xuất hàng hóa, dịch vụ sử dụng nội bộ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ Nợ TK 641, 642, 623, 627 Có TK 511- giá vốn hàng bán hoặc chi phí SX Có TK 3331 – có Đồng thời, phản ánh giá vốn hàng xuất dùng Nợ TK 632 Có TK 156 + Trường hợp xuất hàng hóa để biếu tặng Nếu biếu tặng SP hàng hóa cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi Nợ TK 353 Có TK 511 - giá vốn hàng bán hoặc chi phí SX Có TK 3331 – có Đồng thời, phản ánh giá vốn hàng xuất dùng Nợ TK 632 Có TK 156 c4, Các trường hợp phát sinh quá trình bán hàng * Kế toán chiết khấu toán: Khi phát sinh chiết khấu toán, kế toán ghi: Nợ TK 635: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 * Kế toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Phát sinh chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán Nợ TK 521 (5211,5213) Nợ TK 333(3331) Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấuTM, Giảm giá hàng bán Nợ TK 511 Có TK 521 Kế toán hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại là số hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại các nguyên nhận vi phạm Hợp đồng kinh tế, hàng bị kém phẩm chất, không chủng loại, quy cách Trị giá số hàng bị Số lượng hàng Đơn = x trả lại bị trả lại giá bán Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp phải chịu được phản ánh vào tài khoản 641 - Chi phí bán hàng + Khi doanh nghiệp nhận lại số hàng bán bị trả lại và đã nhập lại vào kho, kế toán ghi Nợ TK 1561 Giá vớn hàng Có TK 632 bán bị trả lại + Các chi phí liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có) Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 334… + Thanh toán với người mua hàng số hàng bán bị trả lại Nợ TK 5212 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112 131 338 + Cuối kỳ kết chuyển hàng bán bị trả lại vào doanh thu Nợ TK 511 Có TK 5212 2.2.3.2 Kế toán các nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ Hạch toán giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ theo phương pháp kiểm kê dịnh kỳ: + Đầu kỳ kinh doanh, kế toán kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đường chưa tiêu thụ: Nợ TK 611: trị giá hàng hóa chưa tiêu thụ đầu kỳ Có TK 156, 151, 157 : k/c giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ + Trong kỳ kinh doanh các nghiệp vụ kinh doanh liên quan đến tăng hàng hóa, được phản ánh vào bên nợ TK 611 + Cuối kỳ kinh doanh, cứ vào kết quả kiểm kê hàng tồn kho: Nợ TK 156,157,151: Trị giá hàng hóa chưa tiêu thụ cuối kỳ Có TK 611 : K/c giá vốn hàng chưa tiêu thụ Đồng thời xác địnhvà kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ kỳ Nợ TK 632: Giá vốn hàng hóa tiêu thụ Có TK 611 : Giá vốn hàng hóa tiêu thụ 2.3 Kế toán chi tiết kho hàng Để hạch toán chính xác hàng tồn kho cần kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán ở phòng kế toán và hạch toán nghiệp vụ ở kho hàng quầy hàng Kế toán chi tiết hàng tồn kho nhằm mục đích cung cấp thông tin chi tiết cụ thể tình hình nhập xuất tồn hàng hóa doanh nghiệp theo từng loại hàng và địa điểm bảo quản Từ đó giúp cho nhà quản lý và kế toán các DN TM tổ chức tốt kế toán chi tiết hàng tồn kho → phương pháp kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá a) Phương pháp thẻ song song: Phương pháp thẻ song song là phương pháp mà tại kho và tại bộ phận kế toán dùng thẻ để ghi sổ vật tư, hàng hoá - Nguyên tắc: + Ở kho : Chỉ theo dõi mặt số lượng + Ở phòng kế toán : Theo dõi cả mặt giá trị và SL từng thứ vật tư, hàng hoá - Trình tự: * Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá số lượng Mỗi chứng từ ghi một dong vào thẻ kho Thẻ được mở cho từng thứ, từng loại vật tư, hàng hoá Cuối tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính số tồn kho măti lượng theo từng thứ, từng loại vật tư, hàng hoá * Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư, hàng hoá mở sổ kế toán chi tiết cho từng thư, từng loại vật tư, hàng hoá tương ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ nhận được các chứng từ nhập xuất kho thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán kiểm tra đối chiếu ghi đơn giá hạch toán vào và tính số tiền Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán vật tư, hàng hoá liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho Sơ đồ kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Ưu điểm : Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu giữa kế toán, thủ kho, Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và kế toán kho Áp dụng cho DN kinh doanh ít chủng loại mặt hàng, số lượng nghiệp vụ nhập xuất kho ít, trình độ chuyên môn của kế toán không cao b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc: + Ở kho : Chỉ theo dõi mặt số lượng + Ở phòng kế toán : Ghi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển cả số lượng và giá trị Trình tự: Trong phương pháp này, tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá giống phương pháp thẻ song song Tại bộ phòng kế toán, kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ vật tư, hàng hoá theo từng kho Sổ này ghi tháng một lần vào cuối tháng sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh tháng của từng thứ vật tư, hàng hoá Mỗi thứ chỉ ghi một dòng sổ Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật tư, hàng hoá sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp Sơ đồ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ưu điểm : giảm được khối lượng ghi chép chỉ ghi một lần vào cuối tháng, giảm được số lượng sổ sách Nhược điểm: ghi sổ còn trùng lắp, kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng hạn chế công tác kiểm tra công tác quản lý c) Phương pháp sổ số dư: - Nguyên tắc: + Ở kho : Chỉ theo dõi mặt số lượng + Ở phòng kế toán : Chỉ theo dõi mặt giá trị - Trình tự: * Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) sau ghi thẻ kho xong thủ kho tập hợp chứng từ nhập, xuất phát sinh kỳ và phân loại theo nhóm quy định, cứ vào kết quả phân loại chứng từ thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, chứng từ xuất ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng thứ vật tư, hàng hoá xong đính kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất giao cho phòng kế toán Cuối tháng cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật tư, hàng hoá tồn cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hoá vào sổ số dư sau đó chuyển sổ cho phòng kế toán Sổ số dư kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng * Tại phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoá kế toán kiểm tra phân lọai chứng từ và ghi giá hạch toán, tính tiền cho từng chứng từ, tổng cộng số tiền cho các chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm vật tư,hàng hoá ghi vào cột số tiền phiếu giao nhận chứng từ, cứ vào số tiền ghi phiếu giao nhận chứng từ ghi vào bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn với số dư Sơ đồ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá theo phương pháp sổ số dư Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc tiến hành đặn tháng, tăng cường công tác kiểm tra giám sát của kế toán, kết hợp chặt chẽ ở kho và ở phòng kế toán Nhược điểm: kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị nên không theo dõi được số có và tình hình biến động của từng mặt hàng Áp dụng cho DN có nhiều chủng loại vật tư hàng hóa, nghiệp vụ nhập, xuất diễn thường xuyên ... hàng bán bị trả lại Nợ TK 521 2 Nợ TK 3331 Có TK 111, 1 12 131 338 + Cuối kỳ kết chuyển hàng bán bị trả lại vào doanh thu Nợ TK 511 Có TK 521 2 2. 2.3 .2 Kế toán các nghiệp vụ bán... chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Phát sinh chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán Nợ TK 521 ( 521 1, 521 3) Nợ TK 333(3331) Có TK 111, 1 12, 131 Cuối kỳ kết chuyển số... khoản sử dụng: TK 6 32, 156, 157, 511, 521 (Kết cấu các tài khoản đã được nghiên cứu chương trình kế toán DNSX) Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ và có TK cấp 2: TK 5111 - Dthu