Báo cáo thực tập chuyên ngành logistics

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ CHUYÊN NGÀNH LOGISTICS BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH – HANOTRANS Họ tên SV: Mã SV: Lớp: LQC58ĐH Nhóm: Người hướng dẫn: HẢI PHỊNG - 2020 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU i DANH MỤC CÁC HÌNH ii PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1.Giao nhận 1.1.1.Khái niệm .2 1.2.1.Vai trò chức người làm dịch vụ giao nhận 1.2.Giao nhận hàng container 1.2.1.Khái niệm container .6 1.2.2.Phân loại container .6 1.2.3.Khái niệm hàng FCL/LCL 1.2.4.Quy trình xuất hàng FCL .7 1.2.5.Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng FCL CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH – HANOTRANS HẢI PHÒNG 11 2.1.Quá trình hình thành phát triển công ty 11 2.1.1.Giới thiệu chung 11 2.1.2 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh 11 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lýGiám đốc chi nhánh .13 2.1.4 Nguồn nhân lực 16 2.1.5 Cơ sở hạ tầng trang thiết bị 17 2.1.6 Khách hàng/các đối tác doanh nghiệp 18 2.2 Một số thuận lợi khó khăn cơng ty .18 2.2.1 Một số thuận lợi 18 2.2.2 Một số khó khăn .19 2.3 Yêu cầu công việc với vị trí cơng ty 20 2.3.1 Bộ phận kinh doanh 20 2.3.2 Nhân viên chứng từ (Dos - Cus) 20 2.3.3 Nhân viên trường (Operations - Ops) 21 CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH – HANOTRANS 22 3.1.Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất FCL .22 3.1.1 Sơ đồ mối liên hệ bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng xuất công ty 22 3.1.2 Quy trình giao nhận hàng xuất đường biển cơng ty .23 3.2.Phân tích quy trình giao nhận hàng xuất đường biển công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành – Hanotrans Hải Phịng 24 3.2.1.Tìm kiếm khách hàng ký hợp đồng dịch vụ 24 3.2.2.Liên hệ hãng tàu xin lịch tàu đặt chỗ với hãng tàu 25 3.2.3.Chuẩn bị chứng từ khai Hải quan .26 3.2.4.Thông quan hàng xuất .27 3.2.5.Lập vận đơn .31 3.2.6.Thực xuất tờ khai .33 3.2.7.Gởi chứng từ cho đại lý nước 34 3.2.8.Lập chứng từ kết toán 34 3.2.9 Quyết toán lưu hồ sơ .35 3.2.10.Đánh giá hiệu quy trình .35 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 37 1.Kết luận 37 2.Kiến nghị .37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU Cus Customs Ops Operations AN Arrival Note D/O Delivery Order B/L Bill of Lading C/O Certificate of Origin ETA Estimated Time Arrival ETD Estimated Time Departure O.F Ocean Freight THC/D Terminal Handling Charge or Terminal Handling at Destination CIC Clean Imbalance Container VGM Verified Gross Mass SI Shipping Instruction DANH MỤC CÁC HÌNH Hình - Sơ đồ trình giao nhận xuất hàng FCL Hình 2- Văn phịng cơng ty Hanotrans .11 Hình - Sơ đồ tổ chức công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành - Hanotrans 13 Hình - Đội xe cơng ty TNHH Hanotrans Hải Phịng 18 Hình - Mối quan hệ bên liên quan đến quy trình tổ chức thực 22 Hình - Quy trình xuất hàng FCL đường biển 23 Hình - Đăng ký thơng tin doanh nghiệp xuất 28 Hình - Đăng ký tờ khai 28 Hình - Thông tin tờ khai 29 PHẦN MỞ ĐẦU Logistics thuật ngữ khơng cịn xa lạ đã, hoạt động lĩnh vực kinh tế với hầu hết người dân toàn cầu Về bản, quan điểm nhà kinh doanh, logistics hiểu trình lên kế hoạch tổ chức thực hoạt động liên quan đến việc đưa hàng hóa thơng tin từ nơi nhận đến nơi đến cách hiệu để đáp ứng nhu cầu khách hàng Lĩnh vực phát triển, đóng góp phần to lớn vào guồng quay kinh tế tồn cầu Và Việt Nam khơng nằm guồng quay Logistics bao gồm nhiều hoạt động khác Tại Việt Nam, hoạt động logistics nói tuyển dụng nhiều nhiều người lựa chọn nghiệp vụ giao nhận hàng hóa Và để hiểu rõ hơn, sâu nghiệp vụ trên, đặc biệt quy trình chúng, báo cáo tổng hợp cách đầy đủ nội dung liên quan dựa học hỏi từ buổi thực tập, quan sát thực tiễn công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành – Hanotrans chi nhánh Hải Phòng Bài báo cáo chia thành ba phần sau: Chương 1: Cơ sở lý luận Chương 2: Giới thiệu chung công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành – Hanotrans Chương 3: Tìm hiểu quy trình xuất hàng FCL công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành – Hanotrans Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thạc sĩ, giảng viên khoa Kinh tế trường Đại học Hàng Hải Việt Nam Cảm ơn thầy tận tình cung cấp kiến thức, hướng dẫn, theo dõi chỉnh sửa báo cáo thực tập cho em Trong trình thực báo cáo thực tập này, cố gắng nỗ lực nhiều, non nớt kinh nghiệm, kiến thức nhiều hạn chế nên khơng thể khơng mắc phải sai sót, em mong nhận lời nhận xét góp ý chân thành từ q thầy để báo cáo em hoàn thiện đạt kết tốt Cuối cùng, em xin chúc thầy cô thật nhiều sức khỏe thành công! CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1.Giao nhận 1.1.1.Khái niệm Dịch vụ giao nhận dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc dỡ, bao gói hay phân phối hàng hay dịch vụ tư vấn liên quan đến dịch vụ trên, gồm vấn đề hải quan, tài chính, bảo hiểm, tốn, chứng từ liên quan đến hàng hóa (Theo quy tắc mẫu Liên đoàn Quốc tế Hiệp hội Giao nhận FIATA dịch vụ giao nhận) Điều 163, mục 10, luật thương mại số 58/L-CTN ban hành ngày 10 tháng năm 1997 định nghĩa: “Dịch vụ giao nhận hàng hoá hành vi thương mại, theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hố nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo uỷ thác chủ hàng, người vận tải người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung khách hàng)” Tại Việt Nam, lần dịch vụ giao nhận Luật thương mại năm 1997 đề cập cách rõ ràng cụ thể theo điều 163 với nội dung tương tự khái niệm FIATA Sau Luật thương mại 2005 thay cho Luật thương mại 1997 dịch vụ giao nhận hiểu dịch vụ logistics định nghĩa sau: “Dịch vụ logistics hoạt động thương mại, theo thương nhân tổ chức thực nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao” (Luật thương mại 2005) 1.2.1.Vai trò chức người làm dịch vụ giao nhận Theo Liên đoàn quốc tế hiệp hội giao nhận (FIATA): “Người giao nhận (Forwarder, Freight forwarder, Forwading Agent) người thu xếp chuyên chở hàng hóa theo hợp đồng ủy thác hoạt động lợi ích người ủy thác mà thân người giao nhận người vận tải Người giao nhận đảm bảo thực công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa” Người giao nhận có thể thay mặt người gửi hàng vận chuyển hàng hoá đến tay người nhận hàng cuối thay mặt người nhận hàng làm thủ tục để nhận hàng Để thực tốt vai trò người giao nhận làm dịch vụ trực tiếp thông qua đại lý thuê dịch vụ người thứ ba khác để thực Những dịch vụ mà người giao nhận cần tiến hành là: - Chuẩn bị hàng hoá để chuyên chở; - Tổ chức chuyên chở hàng hoá; - Tổ chức xếp dỡ hàng hoá; - Tư vấn cho chủ hàng việc chuyên chở hàng hoá; - Ký kết hợp đồng với người vận tải, chuyên chở, thuê tàu, lưu cước; - Làm thủ tục hải quan, kiểm dịch; - Mua bảo hiểm hàng hoá; - Lập, kiểm tra chứng từ cần thiết trình gửi hàng, nhận hàng; - Nhận hàng từ người chuyên chở giao cho người nhận; - Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải người chuyên chở thích hợp; - Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hố; - Lưu kho, bảo quản hàng hoá; - Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho bãi; - Thơng báo tình hình đến phương tiện vận tải; - Thông báo tổn thất có; - Giúp chủ hàng việc khiếu nại địi bồi thường Ngồi ra, người giao nhận cung cấp số dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu chủ hàng loại hàng hoá đặc biệt như: hàng đóng ghép; hàng siêu trường, siêu trọng; hàng súc vật sống; hàng nguy hiểm; hàng dễ hư hỏng; hàng thực phẩm Người giao nhận đảm nhận nhiều chức khác việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng Trong suốt q trình gửi hàng, người giao nhận thực chức sau đây: - Môi giới khai thuế hải quan: Luật pháp tất nước quy định, hàng hóa xuất nhập qua biên giới phải thực thủ tục quan hải quan chịu trách nhiệm quản lý nhà nước hoạt động Thủ tục hải quan hàng xuất hàng nhập nước có quy định sách khác qua thời kỳ Để giảm bớt khó khăn này, người giao nhận thực yêu cầu chủ hàng – chức truyền thống người giao nhận, thực dịch vụ khai báo hải quan phạm vi nước theo ủy quyền khách hàng - Người giao nhận làm đại lý: Thơng thường người giao nhận khơng thừa nhận trách nhiệm với chức người chuyên chở mà thực công việc với mục đích cầu nối chủ hàng người vận chuyển đại lý chủ hàng đại lý người vận chuyển Trong nhiều trường hợp, người giao nhận vừa đại lý cho chủ hàng, vừa đại lý cho người chuyên chở, trường hợp họ gây phiền tối cho hai bên người giao nhận nhận nhiệm vụ hai Vì vậy, người giao nhận khó khăn nhận dẫn mâu thuẫn chủ hàng người chuyên chở Chức truyền thống người giao nhận đại lý họ sẵn sàng thực điều theo yêu cầu bên ủy thác Người giao nhận đại lý họ chịu trách nhiệm vận chuyển, mà người giao nhận chịu trách nhiệm tìm kiếm bên thứ ba để thực công việc miễn người giao nhận thực cẩn thận cách hợp lý việc lựa chọn người thứ ba thực để thực hợp đồng - Chuyển tiếp hàng hóa: Bất hàng hóa cảnh sang nước thứ ba người giao nhận hỗ trợ đảm nhận cơng việc chuyển tiếp hàng hóa từ phương tiện vận tải sang phương tiện vận tải khác Điều không liên quan đến việc thu xếp phương tiện để tiếp tục vận chuyển mà liên quan đến việc thu xếp ký kết hợp đồng với công ty xếp dỡ, lo liệu thủ tục cần thiết khác để đưa hàng hóa đến nơi nhận cuối Cũng vậy, người giao nhận thực cơng việc hàng hóa phạm vi lãnh thổ nước họ Người giao nhận lo liệu việc chuyển tiếp hàng hóa nước thứ ba cho khách hàng phương tiện họ Trong trường hợp này, người giao nhận phải chịu trách nhiệm người chuyên chở, nghĩa họ phải chịu trách nhiệm người chuyên chở, nghĩa họ phải chịu trách nhiệm hàng hóa từ họ nhận họ giao cho người nhận điểm đích, mối quan hệ người giao nhận với khách hàng trường hợp điều chỉnh vận đơn người giao nhập - Lưu kho bảo quản hàng hóa: Một chức quan trọng khác người giao nhận lưu kho bảo quản hàng hóa trước xuất sau nhập vào nước cuối Thơng thường hoạt động lưu kho bảo quản hàng hóa thường hoạt động lưu kho bảo quản hàng hóa thường xảy cảng bốc hàng cảng cuối Cũng tình người giao nhận khai thác trang thiết bị kho bãi riêng họ hành động đại lý thuê kho bãi từ hợp đồng khác Trong số trường hợp, người giao nhận phối hợp với người chuyên chở chủ hàng hóa để tạo cơng-xooc-xi-om nhằm giữ quyền kiểm sốt hàng hóa tốt - Các dịch vụ gắn liền với dịch vụ vận tải: Khi người giao nhận trình thực chức mình, kiểm sốt quản lý dịng hàng hóa, tự nhiên họ đặt vị số dịch vụ “ăn theo” vận tải như: + Thu xếp mua bảo hiểm cho hàng hóa với chi phí khách hàng chịu + Trợ giúp khách hàng lập lấy chứng từ cần thiết cho xuất vận đơn đường biển, chứng nhận xuất sứ chứng từ khác có liên quan đến hàng hóa phục vụ cho việc tốn + Thu xếp việc địi tiền tốn chi phí vào lúc giao hàng giúp khách hàng vấn đề khác có liên quan lập biên giám định hàng hóa bị tổn thất thiệt hại trình giao nhận hàng + Tư vấn cho khách hàng vấn đề vận tải phân phối, vấn đề có liên quan đến thị trường, sách pháp luật nhà nước sở - Gom hàng thông báo biểu cước: Để thực chức này, người giao nhận tiến hành tập hợp lô hàng nhỏ, lẻ nằm rải rác nhiều nơi khác tập trung vào địa điểm thuận lợi nhất, đây, người giao nhận tổ chức, xếp, phân loại hàng ghép lô hàng có địa điểm đích với tạo lô hàng lớn nhằm tận dụng tối đa lực 3.2.Phân tích quy trình giao nhận hàng xuất đường biển công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành – Hanotrans Hải Phịng 3.2.1.Tìm kiếm khách hàng ký hợp đồng dịch vụ Khách hàng liên hệ với công ty qua phận Sales báo giá, book lịch tàu Đối với khách hàng sử dụng dịch vụ công ty lần đầu ký hợp đồng dịch vụ giao nhận theo điều khoản hai bên đồng ý thỏa thuận với hình thức văn bản, có chữ ký đóng dấu hai bên lập thành hai bản, bên giữ Về sau, có phát sinh thay đổi điều khoản hợp đồng thực thỏa thuận qua email, fax, điện thoại Tuy nhiên, sau xác nhận văn hình thức phụ lục kèm hợp đồng để tránh tranh chấp phát sinh khơng đáng có Khâu ký kết hợp đồng dịch vụ khâu đầu tiên, đồng thời khâu quan trọng quy trình nghiệp vụ giao nhận, ký kết hợp đồng đảm bảo việc thực cho khâu lại quy trình Thơng thường, sau ký hợp đồng dịch vụ, đại lý công ty Hanotrans gửi mail thông báo thông tin Người xuất có lơ hàng chuẩn bị xuất cho Người nhập nước ngồi Sau đó, nhân viên chứng từ ( phận CUS) công ty trực tiếp gửi mail cho Người xuất để kiểm tra số thông tin về: tên hàng, khối lượng hàng, ngày đóng hàng (Ready cargo/ETD)… Các thơng tin cần có ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận là: - Thông tin người xuất (Shipper): + Tên công ty: PUS VIETNAM TRADING AND MANUFACTURING JSC + Địa chỉ: Tầng số 27, ngách 17/25, ngõ 322 đường Mỹ Đình, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam + Mã số thuế: 0106988502 + Số điện thoại: 0965606783 - Người nhập (Consignee): + Tên công ty: SJ CLASSIC INDUSTRIES SDN BHD + Địa chỉ: Kg Parit Ju, Mk 4, Simpang Kiri, 83050 Batu Pahat, Johor, Malaysia - Miêu tả hàng hóa: Tên hàng Màng nhựa mỏng PE OPP Keo dán Mã HS 39211999 35069900 Dạng cuộn, loại xốp, dùng để cách Dạng lỏng, màu vàng nhạt dùng để nhiệt mái tôn, 100% sản xuất dán lớp PE OPP lên mái tôn hàng Việt Nam 860mm x 2mm gồm 28 cuộn 100%, sản xuất Việt Nam Mô tả Kích thước 500m/cuộn Số lượng 28 cuộn (14 mét) Đơn giá hóa đơn 0,42 USD/ mét Trị giá hóa đơn 5880 USD - Ngày dự kiến (ETD): 09/08/2020 12 thùng (2040 KGM) 4,7 USD/KGM 9588 3.2.2.Liên hệ hãng tàu xin lịch tàu đặt chỗ với hãng tàu Sau có số thơng tin sơ lược số lượng hàng xuất, khả đáp ứng hàng, thời gian giao hàng,…công việc chuyển sang cho phận CUS phụ trách việc thuê tàu tiến hành đặt tàu Thông thường, nhân viên lên trang web hãng tàu công ty giao nhận để tham khảo lịch tàu giá giao dịch Sau xem xét phù hợp với khả tài thời gian hàng đến cảng nhập liên lạc đàm phán giá với hãng tàu, phù hợp tiến hành đặt tàu cách gửi Booking Note (B/N) nhận Giấy xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) từ hãng tàu Tuy nhiên, cơng ty Hanotrans có mối quan hệ thân thiết với nhiều hãng tàu nên nắm bắt giá hãng nào, dao động theo thời điểm Vì vậy, có nhu cầu đặt tàu, nhân viên cần gọi điện cho nhân viên bên hãng tàu đưa yêu cầu trọng lượng container, thời gian tàu đến cảng xuất cảng nhập, giá cả… Từ đó, cơng ty tiến hành đặt chỗ tàu hãng tàu gửi lại email xác nhận kèm theo Booking Confirmation Công ty Hanotrans thường thực hai kiểu cước tàu sau: - Công ty chịu trách nhiệm thuê tàu nhờ đại lý thu cước từ Người nhập - Đại lý công ty ký kết hợp đồng với hãng tàu định cơng ty đặt lịch tàu qua hãng tàu Sau đó, họ cung cấp số hợp đồng cho cơng ty để lấy Booking - Sau nhận email, Hanotrans gửi “Booking Confirmation” cho công ty người xuất với thông tin cần lưu ý: - Số xác nhận đặt chỗ tàu: 7225360370 - Ngày đặt tàu: 29/07/2020 - Địa kho CFS để chở hàng đến đóng hàng vào container + Email kho CFS: npquynh@coscon.com + Nội dung: đóng hàng vào Container - Tên số hiệu tàu: BANGKOK 002S - Cảng xếp hàng: Cát Lái / Hồ Chí Minh + Ngày dự kiến tàu đến (ETA): 14/08/2020 + Công ty người nhập phải chuẩn bị xong hàng, vận chuyển hàng đến kho thời gian B/N + Hoàn thành chi tiết vận đơn đường biển gửi cho hãng tàu (DOC cut-off) để hãng tàu lập Vận đơn gốc + Ngày dự kiến tàu (ETD): 09/08/2020 - Nhân viên chứng từ kiểm tra lại tồn thơng tin yêu cầu, hợp lý tiến hành làm bước 3.2.3.Chuẩn bị chứng từ khai Hải quan Tiến hành nhận chứng từ khách hàng gồm: - Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): 01 chính; - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 chính; - Phiếu đóng gói (Packing List): 01 chính; - Giấy lưu cước tàu chợ (Booking Note); - Giấy phép xuất (nếu có) Nhân viên phụ trách kiểm tra tính hợp lệ, thống chứng từ Từ đó, tiến hành kê khai thơng tin tờ khai hải quan (nếu khai báo truyền thống) thực truyền liệu qua hệ thống máy tính (nếu khai báo qua mạng hải quan điện tử) 3.2.4.Thông quan hàng xuất a) Tạo thông tin khai báo, truyền liệu điện tử, kiểm tra, tiếp nhận phân luồng hồ sơ Nhân viên giao nhận tiến hành tạo thông tin khai hải quan điện tử máy tính theo tiêu chí khuôn dạng chuẩn theo hướng dẫn Tổng cục hải quan chịu trách nhiệm tính xác thơng tin khai hải quan điện tử Sau đó, gửi thông tin khai hải quan điện tử đến Chi cục hải quan điện tử nơi đăng ký tham gia Khi nhận thông tin khai hải quan điện tử cơng ty, sở phân tích thơng tin tiêu chí kiểm tra theo quy định, quan hải quan thực việc kiểm tra chấp nhận thông tin khai hải quan điện tử thơng báo từ chối chấp nhận có nêu rõ lý thông qua hệ thống xử lý liệu hải quan điện tử Trường hợp chấp nhận thông tin khai điện tử quan hải quan cấp số tờ khai hải quan điện tử phân luồng theo hình thức sau: - Chấp nhận thơng quan sở thông tin khai hải quan điện tử (luồng xanh) - Kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước thơng quan hàng hóa (luồng vàng) - Kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa trước thơng quan hàng hóa (luồng đỏ) - Sau đó, quan hải quan gửi Thơng báo hướng dẫn làm thủ tục hải quan điện tử Công ty nhận thực công việc theo Thông báo hướng dẫn làm thủ tục hải quan điện tử, cụ thể: - Sửa đổi, bổ sung nội dung thông tin khai điện tử theo yêu cầu quan hải quan - In tờ khai (02 bản) dựa thông tin khai điện tử quan hải quan chấp nhận, ký đóng dấu vào tờ khai Các bước khai báo hải quan điện tử Quy trình khai hải quan điện tử địi hỏi nhân viên giao nhận phải cẩn thận, tập trung tỉ mỉ Việc khai hải quan ảnh hưởng trực tiếp tới trình làm thủ tục hải quan cảng Sau nhận tổng hợp đầy đủ chứng từ cần thiết để khai hải quan, nhân viên giao nhận thực việc khai hải quan phần mềm ECUS5/VNACCS cơng ty Thái Sơn Bước 1: kích chuột vào ô “hệ thống”/ “7.1 danh sách khách hàng (với đại lý)” sau chọn “thêm mới” để thêm thơng tin người xuất Hình - Đăng ký thông tin doanh nghiệp xuất Trên tờ khai hải quan yêu cầu phải sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt Trong đó, kê khai đầy đủ thơng tin yêu cầu cho tất loại hàng xuất đợt Bước 2: Trên giao diện chương trình, người khai hải quan chọn menu “Tờ khai xuất nhập khẩu”, sau chọn “Đăng ký tờ khai xuất (EDA)” Hình - Đăng ký tờ khai Bước 3: Khi giao diện “Đăng ký tờ khai xuất (EDA)” xuất hiện, điền thông tin vào ô sau: - Nhập thơng tin Tờ khai bản: Hình - Thơng tin tờ khai + Mã loại hình công ty xuất cung cấp + Cơ quan hải quan phụ thuộc vào kho CFS đóng hàng thuộc quyền quản lý quan hải quan + Mã phận xử lý tờ khai: luôn để 00 + Mã hiệu phương thức vận chuyển: có tất mã hiệu cơng ty hanotrans thường hay có khách hàng sử dụng phương thức vận chuyển đường biển để vận chuyển hàng 1: đường không 2: đường biển (container) 3: đường biển (không container) 4: đường (xe tải) 5: đường sắt 6: đường sông 9: loại khác - Nhập thông tin công ty xuất nhập Thông tin Người xuất hệ thống lấy tự động đăng ký thông tin doanh nghiệp Bên cạnh đó, thơng tin Người xuất viết thường in hoa thông tin Người nhập bắt buộc phải viết in hoa tất Nhập thơng tin Vận đơn: Trong thơng tin dựa chứng từ nhà xuất cung cấp Ngoài ra, người khai hải quan cần phải nhập số thơng tin khác như: thơng tin hóa đơn, thông tin hợp đồng, thông tin cảng lưu container số container, thơng tin hàng hóa… Sau bước nhập thông tin, phải nhấn nút “Ghi” để lưu lại Sau nhập đầy đủ thông tin, chọn “Khai trước thông tin tờ khai (EDA)”, hệ thống trả nháp tờ khai hải quan (chưa có kết phân luồng thông tin chưa cập nhật vào hệ thống) Người khai kiểm tra cách cẩn thận toàn liệu cập nhật gửi qua cho nhân viên công ty người xuất kiểm tra lại thơng tin cập nhật vào hệ thống hải quan, phát sai sót cần sửa lại khó khăn, tờ khai bị quan hải quan nghi ngờ công ty vất vả để xử lý Sau kiểm tra thông tin, người khai hải quan sử dụng chữ ký số mà công ty đăng ký với hải quan để xác nhận danh tính Ở chữ ký số có mã pin để đảm bảo tính bảo mật thơng tin Người khai hải quan sau xác nhận chữ ký số, tiến hành kiểm tra lại thông tin hệ thống trả Nếu xác bắt đầu “Khai thức tờ khai (EDC)” với hệ thống hải quan Sau khai thức, hải quan trả số tờ khai kết phân luồng b) Thơng quan hàng hóa Lô hàng công ty phân luồng xanh nên quy trình thơng quan cảng gồm bước đơn giản sau: - Nhân viên trường tiến hành in tờ khai hải quan điện tử thành 02 bản, mang tờ khai đến cho khách hàng ký tên đóng dấu xác nhận Sau đó, mang chứng từ đến Hải quan Bộ chứng từ gồm có: Giấy giới thiệu, 02 tờ khai hải quan, 01 Packing List, 01 Invoice… - Hải quan tiếp nhận hồ sơ nhân viên trường mang đến tiến hành kiểm tra việc chấp hành pháp luật hải quan cơng ty hệ thống mạng hải quan Sau đó, nhân viên hải quan tiếp tục kiểm tra phù hợp thống việc kê khai tờ khai với chứng từ xem lô hàng xuất có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng - Tiếp đến, Hải quan đóng dấu vào tờ khai tiếp tục chuyển sang phận trả tờ khai - Người làm thủ tục hải quan có trách nhiệm đóng lệ phí hải quan - Sau kiểm tra xong, Hải quan trả lại cho nhân viên trường 01 tờ khai giữ lại tờ khai  Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cảng 3.2.5.Lập vận đơn Vận đơn chứng từ thiếu bn bán hàng hóa quốc tế Nó xem chứng việc người vận chuyển nhận hàng hóa với số lượng, chủng loại tình trạng ghi vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng Ngồi ra, vận đơn cịn chứng từ quan trọng toán quốc tế, bảo hiểm khiếu nại đòi bồi thường tổn thất, mát hàng hóa Vì thế, khâu lập vận đơn quan trọng, địi hỏi thơng tin ghi vận đơn phải thật xác Cụ thể, Hanotrans đảm nhận việc phát hành House Bill of Lading (HBL) Sau quy trình lập vận đơn Công ty Hanotrans, việc lập vận đơn nhân viên chứng từ phụ trách: 3.2.5.1.Gởi mail xin công ty PUS thông tin chi tiết để lập vận đơn (Shipping Instruction - SI) Công ty Hanotrans gởi Booking Confirmation cho công ty PUS với đại lý xin thơng tin chi tiết bill để làm HBL nháp (Draft HBL) Trên Draft HBL gồm số thông tin chủ yếu sau: - Người xuất (shipper): Công ty cổ phần sản xuất thương mại PUS Việt Nam - Địa chỉ: Tầng số 27, ngách 17/25, ngõ 322 đường Mỹ Đình, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam - Người nhập (consignee): Tên công ty: SJ CLASSIC INDUSTRIES SDN BHD - Địa chỉ: Kg Parit Ju, Mk 4, Simpang Kiri, 83050 Batu Pahat, Johor, Malaysia - Số booking: 7225360370 - Nơi nhận hàng (place of receipt): Pasir Gudang,Johor, Malaysia - Tên tàu: BANGKOK 002S - Cảng chất hàng (port of loading): Cát Lái, Việt Nam - Cảng chuyển tải (port of discharge): Pasir Gudang / Johor Port Container Terminal (JCT) - Cảng đích (place of delivery): Pasir Gudang,Johor, Malaysia - Phương thức vận chuyển (Type of movement): FCL/FCL CY/CY: hàng nguyên container chuyển cảng - Số container/số seal: CCLU4953240 - Mô tả hàng hóa (Description of goods): Tên hàng Màng nhựa mỏng PE OPP Keo dán Mã HS 39211999 35069900 Dạng cuộn, loại xốp, dùng để cách Dạng lỏng, màu vàng nhạt dùng để nhiệt mái tôn, 100% sản xuất dán lớp PE OPP lên mái tôn hàng Việt Nam 860mm x 2mm gồm 28 cuộn 100%, sản xuất Việt Nam Mơ tả Kích thước 500m/cuộn Số lượng 28 cuộn (14 mét) 12 thùng (2040 KGM) Đơn giá hóa đơn 0,42 USD/ mét 4,7 USD/KGM Trị giá hóa đơn 5880 USD 9588 - Ngày tàu chạy ngày phát hành vận đơn: 09/08/2020 3.2.5.2.Gởi Draft HBL cho Shipper (công ty TNHH Prostar) kiểm tra Dựa SI, nhân viên chứng từ tiến hành làm Draft HBL gởi Shipper kiểm tra Đồng thời, gởi mail cho hãng tàu thông tin chi tiết lô hàng để hãng tàu làm Draft MBL yêu cầu họ gởi lại sớm Sau đó, hãng tàu gửi lại Draft MBL cho cơng ty Hanotrans kiểm tra hỏi công ty muốn hãng tàu phát hành loại bill (Original Bill, Seaway Bill hay Telex Release) Thông thường, công ty Hanotrans không lấy Original MBL, lấy Seaway Bill/ Surrendered/ Telex Released 3.2.5.3 Kiểm tra HBL - Nếu cơng ty PUS có yêu cầu chỉnh sửa thông tin HBL, nhân viên chứng từ yêu cầu họ xác nhận lại nội dung cần chỉnh sửa gửi qua email Sau đó, công ty làm Draft BL Amendment gởi lại cho Shipper - Sau Shipper xác nhận thông tin HBL Nhân viên chứng từ tiến hành xin thơng tin để xuất hóa đơn chuyển qua phận kế toán - Tiếp đến, nhân viên chứng từ in HBL làm 07 gồm: 03 gốc (original) 04 copy Lưu ý phải lưu lại số serie 03 gốc Sau ký tên, đóng dấu vào 03 gốc với 01 copy - Photo 01 gốc để Shipper đến lấy HBL ký xác nhận vào - Scan 01 gốc ký tên đóng dấu gởi Shipper (nếu yêu cầu) - Đối với MBL, có chỉnh sửa thơng tin MBL phải báo trước cho hãng tàu trước deadline không phải đóng tiền phạt cho hãng tàu Nếu nộp trễ Closing time hãng tàu u cầu đóng phí SI (phí nộp trễ chứng từ) Trong đó, Closing time thời hạn cuối mà Shipper phải lý container cho cảng để cảng bốc xếp container lên tàu Cũng có số hãng tàu gọi cut off time, hay gọi “giờ cắt máng” 3.2.6.Thực xuất tờ khai Sau tàu chạy, hãng tàu gởi vận đơn cho phận chứng từ công ty Bộ phận chứng từ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất Sau đó, nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất Ops phải thực nộp khoản phí sau: Cước biển Phí xếp dỡ USD/CBM 90/ cont 20’ Bill fee Seal (chì) Telexa 180/cont 40’ 40 USD/Bill USD/pcs 250.000VND/Bill 3.2.7.Gởi chứng từ cho đại lý nước Nhân viên Hanotrans thực Pre-alerts cho phía đại lý Trong đó, Prealerts chứng từ forwarder bên xuất gởi cho forwarder bên nhập, bao gồm thông tin sau: - Các bên liên quan: Người xuất (Shipper): Công ty cổ phần sản xuất thương mại PUS Việt Nam Người nhập (Consignee): Tên công ty: SJ CLASSIC INDUSTRIES SDN BHD Người vận chuyển (Carrier): Hãng tàu COSCO - Chi tiết lô hàng: Cảng chất hàng (Pick up address / POL): Cát Lái, Hồ Chí Minh Cảng dỡ hàng (POD / Delivery address): Pasir Gudang,Johor, Malaysia Lượng hàng (Volume): 40 kiện Tên hàng (Commodity): PE OPP FOAM & Glue Trọng lượng bì (Gross weight): 3.152.00 KGS; - Lịch tàu: Vessel / Voyage: BANGKOK 002S ETD: 09/08/2020 ETA: 14/08/2020 - Chứng từ đính kèm: 01 MBL; 01 HBL (nhân viên ALI scan gốc có chữ ký đóng dấu cơng ty); 01 Debit/Credit Note 3.2.8.Lập chứng từ kết toán Dựa vào Booking Profile, điều khoản cước phí “ Freight collect” nên nhân viên chứng từ làm Giấy báo nợ (Debit note) gửi đại lý (Agent) chuyển cho phận kế toán để theo dõi thu công nợ Nội dung Debit Note mà Hanotrans gửi cho đại lý khoản phí, gọi Local Charges như: phí THC, phí Seal, phí B/L đầu người bán Chỉ đại lý tốn cước phí nhân viên chứng từ gửi vận đơn gốc cho bên phía đại lý Phía hãng tàu COSCO điều khoản cước phí ghi MB/L Freight collect nên hãng tàu gửi Debit Note cho đại lý để thu tiền cước vận tải biển Cụ thể, nhân viên Hanotrans thực công việc sau: - Liên hệ hãng tàu Cosco để xin Debit note/Invoice từ họ Sau đó, làm Chuyển khoản (Payment Order) Giấy đề nghị toán (nếu tiền mặt) tiếp tục chuyển qua phận kế toán: 01 Payment Order, 01 Debit note từ hãng tàu 01 MBL - Tiếp theo, nhân viên phụ trách gởi mail xin xác nhận hồn thành tốn từ hãng tàu qua hãng tàu đóng tiền Đồng thời, cập nhật Seaway Bill Telex Release - Sau phận kế toán hồn tất thủ tục tốn, nhân viên Hanotrans tiếp tục yêu cầu hãng tàu phát hành (release) Seaway Bill/ Surrendered gởi Seaway Bill/ Surrendered cho đại lý Reliable Shipping (Prealert) để giải phóng hàng - Chứng từ Pre-alert gồm: 01 scan HBL, 01 MBL, 01 Debit Note 3.2.9 Quyết toán lưu hồ sơ Đây bước cuối quy trình thực chứng từ vận tải hàng xuất đường biển Bộ phận chứng từ thực trích xuất Phiếu u cầu tốn (Shipping Request) sau hồn tất lơ hàng dựa hóa đơn tốn cước phí bên tham gia suốt q trình giao nhận Trong đó, Shipping Request sở tính lời lỗ cơng ty Hanotrans phụ trách vận chuyển lơ hàng Sau hoàn tất, Shipping Request chuyển phận kế tốn Trên sở lời lỗ đó, phận kế toán tổng hợp báo cáo kết hoạt động, kinh doanh công ty Cuối cùng, phận chứng từ dựa Shipping Request để trích xuất bảng Báo cáo lợi nhuận (Profit Statement) để lưu lại vào hồ sơ lô hàng, làm sở báo cáo sau Kiểm tra xếp lại chứng từ thành hoàn chỉnh 3.2.10.Đánh giá hiệu quy trình Ưu điểm - Nhân viên công ty làm việc chăm chỉ, nghiêm túc, cẩn thận, tính chun nghiệp cao tận tình với khách hàng Bên cạnh đó, nhân viên giao nhận cịn có kinh nghiệm lâu năm, giám đốc có nhiều mối quan hệ nên giải nhiều vấn đề phát sinh cách nhanh chóng - Cơng việc quy trình giám đốc đạo, phân cơng rõ ràng Khơng khí làm việc cơng ty vui vẻ, người thân thiện nhiệt tình giúp đỡ lẫn Giám đốc quan tâm đến nhân viên, giúp người phát huy tối đa lực thân - Hệ thống máy móc, thiết bị cơng ty như: máy tính, máy in, máy scan,… ln bảo trì sửa chữa hàng tháng nên góp phần làm cho tiến độ làm việc nhân viên trơi chảy, khơng bị trì trệ hư hỏng Nhược điểm - Vẫn xảy tình trạng chậm trễ khách hàng gởi thiếu số chứng từ thơng tin vài chứng từ cịn sai sót cần chỉnh sửa - Vì số lượng nhân viên tương đối nên lúc khách hàng nhiều khơng đáp ứng kịp thời, nhanh chóng nên dễ gây nhiều thiếu sót - Cơng ty chưa có kho bãi riêng để thực cho việc đóng hàng khách hàng yêu cầu Việc thuê kho bãi đóng hàng làm giảm lợi nhuận cơng ty - Cơng ty chưa có phương tiện vận tải phục vụ cho cơng tác vận chuyển hàng hóa nên thường xun phải th từ bên ngồi Dẫn đến khơng chủ động phương tiện vận tải tốn nhiều chi phí cho việc KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1.Kết luận Qua đợt thực tập chuyên ngành logistics vào mùa hè năm 2020 vừa rồi, tiếp cận, gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics thực tế, trải nghiệm thực tế trường, điều góp phần bồi đắp thêm phần kiến thức quy trình nghiệp vụ thực tế mà doanh nghiệp logistics thực sâu nghiệp vụ giao nhận khai thuê hải quan Ngoài ra, với hội làm việc môi trường doanh nghiệp thực tế giúp mở mang tri thức, hình thành ý thức, trách nhiệm vị trí, cơng việc giao phó tăng khả làm việc nhóm, nhìn nhận, quan sát, học hỏi văn hóa doanh nghiệp 2.Kiến nghị Thông qua việc quan sát, đánh giá thực tế từ đơn vị thực tập, số kiến nghị với doanh nghiệp thực tập nói chung: - Tạo thêm hội, điều kiện để thực tập sinh dễ dàng tiếp cận với doanh nghiệp, phòng ban, phận, khai thác nguồn thơng tin cụ thể, xác - Đào tạo cán nhân viên chuyên dẫn dắt, hướng dẫn thực tập sinh cách cụ thể nhất, điều có lợi cho thực tập sinh tiếp cận kiến thức thực tế mà doanh nghiệp có hội tuyển nhân viên lành nghề thực tập sinh tốt nghiệp Em chân thành cảm ơn nhà trường, thầy (giảng viên hướng dẫn) đặc biệt anh phận logistics công ty giao nhận vận tải Hà Thành - Hanotrans) nhiệt tình giúp đỡ, giải đáp thắc mắc em quy trình giao nhận để giúp cho báo cáo hoàn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS ĐỒN THỊ HỒNG VÂN – Th.S KIM NGỌC ĐẠT, Quản trị Xuất nhập khẩu, NXB Tổng hợp TPHCM năm 2011 Songanhlogs (2016) Khác FCL LCL: vận chuyển hàng lẻ full container https://songanhlogs.com/khac-nhau-giua-fcl-va-lcl-van-chuyenhang-le-va-fullcontainer.html Bộ Khoa học Công nghệ (2006) Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7553:2005 17-02-2006 Chủ tịch nước (1997) Luật thương mại số 58/L-CTN Hà Nội, 10-05-1997 Vũ Hữu Tửu (2007) Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương Nhà xuất Giáo dục, Hà Nội, 2007 ... Cảm ơn thầy tận tình cung cấp kiến thức, hướng dẫn, theo dõi chỉnh sửa báo cáo thực tập cho em Trong trình thực báo cáo thực tập này, cố gắng nỗ lực nhiều, non nớt kinh nghiệm, kiến thức nhiều hạn... NGHỊ 1.Kết luận Qua đợt thực tập chuyên ngành logistics vào mùa hè năm 2020 vừa rồi, tiếp cận, gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics thực tế, trải nghiệm thực tế trường, điều... nhân viên chuyên dẫn dắt, hướng dẫn thực tập sinh cách cụ thể nhất, điều khơng có lợi cho thực tập sinh tiếp cận kiến thức thực tế mà doanh nghiệp có hội tuyển nhân viên lành nghề thực tập sinh