(NB) Bài giảng Tin học (Nghề: Các ngành nghề không chuyên CNTT): Phần 2 Microsoft word 2010, cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan về microsoft word 2010; Thực hiện định dạng văn bản; Thực hiện chèn các đối tượng; Thao tác với bảng biểu; Một số tiện ích trên word. Mời các bạn cùng tham khảo!
Phần MICROSOFT WORD 2010 BÀI TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 2010 1.1 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT 1.1.1 Khởi động Cách 1: Start Programs Microsoft Wsord Cách 2: Click chọn vào biểu tượng trên hình Desktop biểu tượng tác vụ 1.1.2 Thoát Cách 1: Click vào nút Thoát tiêu đề Cách 2: Nhấn tổ hợp Alt + F4 Cách 3: Vào Office Button Chọn Exit Word Lưu ý: Vào Office Button Chọn Close dùng để đóng tập tin mở 1.2 GIỚI THIỆU MÀN HÌNH GIAO DIỆN WORD Thanh me nu Thanh tiêu đề Thanh thước kẻ Vùng soạn thảo văn Thanh cuộn dọc Hiển thị chế độ % trang văn Thanh trạng thái Hình 1.1: Màn hình giao diện Word 2010 - Thanh tiêu đề (Title bar) có nút: phóng to (Maximize – Restore Down), thu nhỏ (Minimize), thoát (Close) Và chứa tên tập tin Word lưu 45 Hình 1.2: Thanh tiêu đề (Title bar) - Thanh chứa thẻ lệnh gồm có: thẻ Home, thẻ Insert, thẻ Page Layout, thẻ References, thẻ Mailings, thẻ Review thẻ View Hình 1.3: Thanh menu chứa thẻ lệnh + Thẻ Home chứa lệnh cần thiết như: Copy, Paste, định dạng font chữ, định dạng Paragraph, kiểu Style, hiệu chỉnh, hiệu chỉnh Editing… Hình 1.4: Thanh Ribbons (thanh cơng cụ) + Thẻ Insert chứa lệnh cần thiết như: chèn Shapes, định dạng Page, tạo bảng Table, Inlistrations, Links, Header & Footer, Text, Symbol Hình 1.5: Thẻ Insert + Thẻ Page Layout chứa lệnh cần thiết như: tạo Themes, định dạng trang giấy Page Setup, Page Background, định dạng Paragrap, xếp Arrange Hình 1.6: Thẻ Page Layout + Thẻ References chứa lệnh cần thiết như: Table of Content, tạo Footnote, Citation & Biliography, Captions, Index, Table of Authrities Hình 1.7: Thẻ References + Thẻ Mailing chứa lệnh như: tạo Envelopes Labels, thiết lập trộn thư Mail Merge, Write & Insert Fields, xem kết trộn thư… 46 Hình 1.8: Thẻ Mailing + Thẻ Preview gồm có: Proofing, tạo Comment, Tracking, Changes, Compare, bảo mật liệu Protect Hình 1.9: Thẻ Preview + Thẻ View gồm có: chế độ hiển thị tài liệu – Document Views, ẩn thước đo…, Zoom Windows Hình 1.10: Thẻ view Thanh trạng thái: hiển thị trang hành, tổng số trang, số từ….(Status bar) Hình 1.11: Thanh trạng thái Bên cạnh đó, cịn có thước đo ngang dọc, cuộn dọc Cách hiển thị thước đo: Click chọn thẻ View vùng Show/Hide Click chọn Ruler để hiển thị thước đo Lưu ý: 47 Cách thay đổi đơn vị đo thước: + Click chọn Office Button Word Options Chọn thẻ Advanced + Kéo trượt đến vùng Display Tại ô Show Measurement in unit of Sổ xuống chọn đơn vị đo thích hợp: Inches, Centimeters, Milimeters, Points, Picas… Cần biết: inch = 2.54 centimeters inch = 72 points inch = picas piacs = 12 point Hình 1.13: Hộp thoại Word options 1.3 CÁC THAO TÁC VỚI TẬP TIN 1.3.1 Tạo tập tin Bước 1: Click chọn Office Button New Hộp thoại New Document (xem hình 1.14) Hình 1.14: Hộp thoại Blank cho phép tạo tập tin Bước 2: Click chuột chọn lựa chọn sau: - Chọn Blank Document: Tạo văn (trắng) - New Blog post: Tạo dạng Blog - Installed Templates: Hiển thị dạng Templates cài đặt vào chương trình cho phép người sử dụng chọn để sử dụng - My Template: Mở hộp thoại New Template để tạo Template 48 Hình 1.15: Hộp thoại Templates cho phép tập tin - New from Existing Document để tạo từ tập tin word có sẵn máy tính - Microsoft Office Online: chứa dạng có sẵn mạng Insert 1.3.2 Mở tập tin có sẵn (Open) Bước 1: Click chọn Office Button Open Hộp thoại Open Bước 2: Chọn nơi chứa tập tin cần mở Computer Bước 3: Click Open để mở Hình 1.16: Hộp thoại Open Lưu ý: Trên hộp thoại Open có nút Tools với chức như: cho phép Map Network Drive dùng để map ổ đĩa qua mạng nội Khi click vào nút lệnh Office có mục Recents Documents dùng để chọn tập tin sử dụng gần 1.3.3 Lưu tập tin (Save As) Bước 1: Click chọn File Chọn Save As Hộp thoại Save As 49 Hình 1.17: Hộp thoại Save As Bước 2: Cần phải thực thao tác sau: - Chọn nơi cần lưu Save in - Đặt tên cho tập tin ô File name Bước 3: Click chọn nút Save để lưu tập tin lại Lưu ý: - Trên hộp thoại Save có nút Tools với chức sau: - Map Network Drive: map ổ đĩa quang qua mạng nội - Save options: mở hộp thoại Word Options mục Save Cho phép thiết lập điều khiển lưu tập tin - General Options: mở hộp thoại General Options Cho phép hiệu chỉnh mật mã mở hiệu chỉnh tập tin gồm: Password to Open Password to Modify - Web Options: mở hộp thoại Web Options Cho phé hiệu chỉnh tùy chọn Web - Compress Picture: mở hộp thoại Compress Picture Cho phép nén hình ảnh văn 1.3.4 Lưu thay đổi tập tin có (Save) Khi thay đổi nội dung, định dạng, cách bố cục thiết kế tập tin cần phải lưu lại thay đổi cách: Cách 1: Click chọn Office Button Chọn Save Cách 2: Click chọn biểu tượng tiêu đề Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S 1.4 THAO TÁC VỚI CHUỘT VÀ BÀN PHÍM 1.4.1 Thao tác với chuột: Sao chép định dạng văn bản: 50 Một cơng cụ định dạng hữu ích Word Format Painter (nút hình cọ cơng cụ Standard) Bạn dùng để chép dạng từ đoạn văn đến nhiều đoạn khác để thực chức này, dùng chuột tiện lợi Bước 1: Chọn khối văn cần chép Bước 2: Chọn thẻ Home > Click chuột vào nút Format Painter Ribbon Bước 3: Click chuột quét vào vùng văn cần chép định dạng Bước 4: Nhấn Esc để tắt chức Dùng thước để xem khoảng cách văn trang: Thông thường bạn dùng thước để định vị dòng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt tab dừng Nhưng cịn cơng dụng khác khơng phần thú vị tiện lợi, xem xác (thể trực quan số) khoảng cách văn so với lề, cạnh trang tab Để biết khoảng cách phần nào, bạn bấm giữ chuột vị trí thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải thấy khoảng cách phần Di chuyển văn bản: Cũng tương tự table hay đối tượng khác tài liệu, bạn dùng cách kéo thả việc chép di chuyển văn bản, cách thực sau: Bước 1: Chọn khối văn cần di chuyển Bước 2: Thực cách: Cách 1: Chọn Home > Click chọn biểu tượng Cut Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X Ribbon Chọn khối văn bản: Trước cung cấp dạng cho tồn văn bản, điều mà bạn làm đánh khối tồn chúng bạn dùng cách bấm menu EditSelect All nhấn Ctrl+A Nhưng bạn thử cách xem, cần đưa chuột lề trái văn (mũi tên trỏ chuột nghiêng phải) và: Bấm nhanh lần chọn dịng (tính theo vị trí để chuột) Bấm nhanh lần chọn đoạn (tính theo vị trí để chuột) Bấm nhanh lần chọn tồn tài liệu 1.4.2 Thao tác với bàn phím Các phím thường dùng Winword gồm phím: Các phím di chuyển trỏ: - Phím ↑: Di chuyển trỏ lên dịng - Phím ↓: Di chuyển trỏ xuống dịng - Phím →: Di chuyển trỏ sang phải ký tự - Phím ←: Di chuyển trỏ sang trái ký tự Các phím xố ký tự: - Phím Delete: Xố ký tự ví trí trỏ (bên phải trỏ) - Phím Backspace: Xố ký tự liền trái vị trí trỏ 51 - Phím Insert: Để chuyển đổi chế độ chèn (Insert) thay (Overwrite) ký tự Các phím điều khiển: - Phím Home: Chuyển vị trí trỏ đầu dịng văn chứa trỏ - Phím End: Chuyển vị trí trỏ cuối dịng văn chứa trỏ - Phím Page Up: Chuyển vị trí trỏ lên trang hình - Phím Page Down: Chuyển vị trí trỏ xuống trang hình - Muốn đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home - Muốn cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End Thao tác nhanh văn với phím tắt thơng dụng TT Phím tắt Tác dụng Ctrl+1 Giãn dòng đơn (1) Ctrl+2 Giãn dịng đơi (2) Ctrl+5 Giãn dịng 1,5 Ctrl+0 (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn Ctrl+L Căn dòng trái Ctrl+R Căn dòng phải Ctrl+E Căn dòng Ctrl+J Căn dòng chữ dàn bên, thẳng lề Ctrl+N Tạo file 10 Ctrl+O Mở file có 11 Ctrl+S Lưu nội dung file 12 Ctrl+P In ấn file 13 F12 Lưu tài liệu với tên khác 52 14 F7 Kiểm tra lỗi tả tiếng Anh 15 Ctrl+X Cắt đoạn nội dung chọn (bôi đen) 16 Ctrl+C Sao chép đoạn nội dung chọn 17 Ctrl+V Dán tài liệu 18 Ctrl+Z Bỏ qua lệnh vừa làm 19 Ctrl+Y Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z) 20 Ctrl+Shift+S Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động 21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ 23 Ctrl+D Mở hộp thoại định dạng font chữ 24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm 25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghiêng 26 Ctrl+U Bật/tắt chữ gạch chân đơn 27 Ctrl+M Lùi đoạn văn vào tab (mặc định 1,27cm) 28 Ctrl+Shift+M Lùi đoạn văn lề tab 29 Ctrl+T Lùi dịng khơng phải dịng đầu đoạn văn vào tab 30 Ctrl+Shift+T Lùi dịng khơng phải dịng đầu đoạn văn lề tab 31 Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) tồn nội dung file 53 Tìm kiếm ký tự 32 Ctrl+F 33 Ctrl+G F5) 34 Ctrl+H Tìm kiếm thay ký tự 35 Ctrl+K Tạo liên kết (link) 36 Ctrl+] Tăng cỡ chữ 37 Ctrl+[ Giảm cỡ chữ 38 Ctrl+W Đóng file 39 Ctrl+Q Lùi đoạn văn sát lề (khi dùng tab) 40 Ctrl+Shift+> Tăng cỡ chữ 41 Ctrl+Shift+< Giảm cỡ chữ 42 Ctrl+F2 Xem hình ảnh nội dung file trước in 43 Alt+Shift+S Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window 44 Ctrl+enter Ngắt trang 45 Ctrl+Home Về đầu file 46 Ctrl+End Về cuối file 47 Alt+Tab Chuyển đổi cửa sổ làm việc 48 Start+D Chuyển hình Desktop 49 Start+E Mở cửa sổInternet Explore, My computer (hoặc Nhảy đến trang số 54 Down : Tìm từ vị trí điểm chèn trở sau + Các lựa chọn: Match Case : Find whole words only: : User wildcards : Sound like : Find all word forms : Nút Format : Nút Special : Phân biệt chữ hoa với chữ thường Tìm từ vị trí điểm chèn trở trước Dùng ký tự đại diện tìm kiếm Tìm từ có âm đọc giống Tìm theo mẫu danh từ, động từ tính từ Dùng để chọn định dạng Font chữ Dùng để chọn tìm ký tự đặc biệt khác dấu ngắt đoạn, ngắt trang, ngắt cột, ký hiệu tab… Hình 5.2: Tùy chỉnh Search Options 5.1.2 Thay Tương tự việc tìm kiếm, Word thay từ tìm từ ta quy định Để thay thế, bạn thực bước sau: Bước 1: Mở văn chọn khối văn muốn thay Bước 2: Mở thẻ Home, nhóm Editing chọn Replace (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H) Bước 4: Click chuột chọn lớp Replace hộp thoại Find and Replace Bước 5: Nhập từ muốn tìm khung Find What 92 Bước 6: Nhập từ cần thay khung Replace with Bước 7: Click Replace để thay từ vừa tìm từ Replace with Bước 8: Click Replace All để thay tất từ tìm từ Replace Bước 9: Sau thay thành công Word xuất hộp thông báo, Click yes để chấp nhận Bước 10: Click Cancel để kết thúc Sau tìm thấy, Word đánh dấu từ tìm văn Hãy xem ví dụ thay từ “Hoa mai” từ “Hoa hồng” hình 5.3 Hình 5.3: Ví dụ thay từ văn 5.2 DI CHUYỂN NHANH ĐẾN TRANG VĂN BẢN Trong q trình xử lý trình bày văn bản, đơi lúc ta cần di chuyển nhanh đến trang văn để chuyển nhanh tới trang văn bản, bạn thực bước sau: Bước 1: Mở tab Home, nhóm Editing click vào Find chọn Go To (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G) Bước 2: Trong hộp thoại Find and Replace chọn Go To Bước 3: Nhập số trang cần di chuyển tới Enter Page number Bước 4: Click GoTo để thực di chuyển Bước 5: Click Close để kết thúc 93 Hình 5.4: Chức di chuyển nhanh hộp thoại Find and Replace 5.3 KIỂM TRA LỖI VÀ SỬA SAI TỰ ĐỘNG NỘI DUNG VĂN BẢN NHẬP Việc quy định chế độ kiểm tra sửa lỗi sai người sử dụng nhập văn gọi định dạng AutoCorrect Trình tự bước thực sau: Bước 1: Click vào File chọn Options Proofing AutoCorrect Options, xuất cửa sổ hình 5.5 Bước 2: Thực lựa chọn mục với ý nghĩa sau: - Correct Two INitial CApitails: Tự động sửa từ có hai ký tự đầu chữ hoa thành từ có ký tự đầu chữ hoa - Capitalize first letter of sentences: Tự động viết hoa đầu câu - Replace text as you type: Tự động thay từ gõ sai thành từ định nghĩa trước: +Tại mục: Replace: Gõ vào từ thường gõ sai + Tại mục With: Gõ vào từ để thay từ sai gõ vào Bước 3: Click vào nút Add Bước 4: Click OK Cancel để đóng lại Hình 5.5: Hộp thoại AutoCorrect 5.4 CHỨC NĂNG TRỘN THƯ 5.4.1 Mail Merge Có tài liệu mà nội dung bao gồm hai thành phần chính: phần nội dung khơng đổi phần nội dung thay đổi Ví dụ: Với bao thư, phần :”Form………… ”, “To :…………………” thành phần không thay đổi, Tên Địa người gửi Tên Địa người nhận phần thay đổi Hoặc ví dụ khác giấy mời họp cho 200 người, nội dung thư phần khơng đổi cịn Họ tên Địa người nhận phần thay đổi Với loại tài liệu này, thay phải làm 200 tài liệu cho 200 giấy mời hồn chỉnh có nội dung gần giống Word cho phép dùng chức Mail Merger để công việc đơn giản hiệu 94 Với yêu cầu trên, người ta làm giấy mời với phần nội dung khơng thay đổi trình bày theo yêu cầu, danh chỗ sẵn cho nội dung thay đổi bổ sung sau (xem hình minh họa 5.6) Toàn nội dng thay đổi (Họ tên, Địa chỉ…) tạo lập bảng hay mở từ mộ tập tin sở liệ có sẵn (như tập tin bảng tính Excel, tập BDF…) Sau khai báo vị trí bổ sung Họ tên, Địa chỉ… giấy mời, Word lấy thông tin từ tập tin chứa nội dung thay đổi trộn vào giấy mời đủ số giấy mời hoàn chỉnh theo yêu cầu Người ta gọi tên thành phần sau: - Main document: tài liệu chứa nội dung không thay đổi (giấy mời) - Data source: nguồn liệu chứa nội dung thay dổi - Trong data source lại chia ra: + Field: cột liệu gọi số cột tên chúng tạo thành cấu trúc liệu + Recoder: dòng liệu (mẩu tin), ghi thông tin thay đổi cụ thể 5.4.2 Thực Mail Merge Từ trình bày trên, thấy để thực Mail Merge nên tiến hành qua bước sau: Bước 1: Tạo tập tin Main WORD sau Kính gởi: Sinh năm: Địa chỉ: Mời xếp thời gian đến dự vấn tuyển nhân cho Công ty Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám Đốc Trần Văn A Bước 2: Tạo tập tin nguồn liệu Excel với cột có tên tương ứng (chú ý tên cột không nên viết dấu tiếng việt, phải bắt đầu liệu Cell A1) * Chú ý: tập tin liệu bạn tạo WORD, nhiên thể Excel bạn có lợi bảng liệu có hổ trợ nhiều phép tính hàm phức tạp OBC Ông Bà Ông Ông Bà Ông HOTEN Đinh Q Hồ Lệ Ngọc Hồng văn Bình Phan thành Tâm Nguyễn Thúy Hồng Trần Hịa Bình PHAI Nam Nữ Nam Nam Nữ Nam NS 1965 1966 1975 1970 1968 1969 DIACHI 11 Lê Lợi 22 Thùy Vân 33 Lê Lai 44 Lý Thường Kiệt 55 Lê Thánh Tôn 66 Lý Thái Tổ THPHO TP.HCM Vũng Tàu TP.HCM TP.HCM TP.HCM Biên Hòa BANG ĐH ĐH ĐH ĐH Bước Trên tập tin Main Word Ở tab Mailings chọn Start Mail Merge chọn Step by Step Mail Merge Wizard 95 Hình 7: Trình Wizard mở cửa sổ bên phải tài liệu Cửa sổ di chuyển chuột đến vị trí hình bạn thay đổi kích cỡ Hinh 5.8: Hộp Mail Merge bước thứ Để thực merge mail cần phải qua bước, bạn làm theo hướng dẫn cách chọn tùy chọn phù hợp nhấn Next hộp thoại, muốn quay lại nhấn vào Previous Trong mục Select document type chọn sẵn Letters Chọn Next qua bước (xem hình 5.9) Hình 5.9: Hộp Mail Merge bước thứ Trong mục Select sartting document chọn sẵn Use the current document Chọn Next qua bước (xem hình 5.10) 96 Hình 5.10: Hộp Mail Merge bước thứ Trong mục Select recipients nhấn nút Browse Chọn mở file danh sách excel lưu Hình 5.11: Danh sách Sheet excel Chọn Sheet1, OK Hình 5.12: Hộp thoại Mail Merge Recipents Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta loại bỏ trích lọc hàng khơng muốn tạo thư mời Nhấn OK Nhấn Next qua bước 97 Hình 5.13: Hộp Mail Merge bước thứ Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…(xuất hộp Insert Merge Field hình 5.14) Hình 5.14: Hộp thoại Insert Merge Field Đặt trỏ text vị trí xác định văn mẫu, nơi cần chèn liệu vào Click Insert để chèn field vào main document hình 5.15: Hình 5.15: Thư mời chèn thơng tin vào Nhấn Next sang bước 5, bước nhấn vào nút >> để xem trước thư mời 98 Nhấn vào để xem trước Hình 5.16: Hộp thoại Mail Merge bước thứ Nhấn nút Next sang bước thứ Hình 5.17: Hộp thoại Mail Merge bước thứ Chọn Print… muốn in thư mời trực tiếp máy in Chọn Edit indidual letters muốn xem trước thư mời văn Trong hộp thoại Merge to New Document chọn tạo tồn thư mời có danh sách chọn tạo thư mời cho số người 99 Bài ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN 6.1 QUY TRÌNH IN ẤN In ấn công đoạn quan trọng khâu cuối qui trình soạn thảo tài liệu Bạn nên thực theo qui trình sau: - Định dạng trang in: bước bạn phải làm soạn thảo tài liệu Word; - Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất kỹ mà bạn tìm hiểu từ chương đến chương 4; - Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang; - Print Preview- Cho phép bạn xem nội dung trang in trước in; - Thực in tài liệu giấy 6.2 TÍNH NĂNG PAGE SETUP Tính giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in Mở Tab Page Layout > Click chuột mở Page Setup Thẻ Margin (xem hình 6.1) Thiết lập lề trang in: Top–lề trên; Bottom-Lề dưới; Left-Lề trái; Right-Lề Thiết lập chiều in khổ giấy: Portrait - in theo chiều dọc; Landscape - in theo Đặt lề đối xứng (lề trái trang lẻ lề phải trang Chỉ định phạm vi trang in áp dụng: Whole Document toàn tài liệu; This point forward - trang chọn cuối tài Chọn OK để chấp Thiết lập mặc định Hình 6.1: Thiết lập Page Setup cho thẻ Margin 100 Thẻ Paper: (xem hình 6.2) Chọn khổ giấy in đây: Width: Độ rộng Thiết lập nguồn giấy Thiết lập số tùy chọn in Hình 6.2: Thiết lập Page Setup cho thẻ Paper Mục Paper size: để chọn khổ giấy in Bao gồm khổ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5, tuỳ thuộc vào loại máy in bạn Bình thường, văn soạn thảo khổ A4 Ngồi bạn thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy; Mục Print Option: Cho phép thiết lập số tùy chọn in Thẻ Layout: Để quy định cách trình bày trang in - Different odd and even: Quy định tiêu đề trang chẵn lẻ khác - Different first Page: Quy định tiêu đề trang đầu khác trang sau - From edge: Khoảng cách từ mép tờ giấy đến header footer - Vertical alignment: Trình bày liệu theo chiều dọc - Top: Nội dung in đỉnh trang - Center: Nội dung in canh trang - Justify: Nọi dung canh hai bên - Bottom: Các dòng nới cho nội dung nằm từ lề tới lề 6.3 TẠO TIÊU ĐỀ TRÊN (HEADER) VÀ DƯỚI CHO VĂN BẢN (FOOTER) Bước 1: Mở văn muốn tạo tiêu đề (Header) dưới(Header) Bước 2: Click chuột chọn thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header/Footer Một menu xổ xuống với Header, Footer mẫu cho bạn chọn 101 Hình 6.3: Mẫu danh sách Header Bước 3: Click chuột vào mẫu mà bạn chọn Bước 4: Nhập nội dung cho Header/Footer Bước 5: Click vào nút Close Header and Footer để hồn tất Ví dụ: Xem trang văn tạo Header Footer (xem hình 6.4) Click chuột vào để Tiêu đề Tiêu đề Hình 6.4: Màn hình ví dụ tạo Header Footer cho trang văn 6.4 ĐÁNH SỐ THỨ TỰ CHO TRANG VĂN BẢN 6.4.1 Chèn số trang vào văn Số trang đưa vào Header hay Footer tùy ý bạn bước thực sau: Bước 1: Click chọn thẻ Insert Bước 2: Tại nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number Bước 3: Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) Bottom of Page (chèn vào Footer) Word 2010cung cấp sẵn nhiều mẫu đánh số trang bạn việc chọn mẫu xong (xem hình 6.5) 102 Hình 6.5: Chèn số trang vào văn 6.4.2 Thay đổi dạng số trang Bạn thay đổi dạng số trang theo ý thích mà định dạng chuẩn khơng có sẵn cách thực sau: - Bước 1: Nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi bạn đặt số trang - Bước 2: Tại thẻ Design, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number Format Page Numbers (xem hình 6.6) Hình 6.6: Hộp thoại Page Number Format cho phép thay đổi dạng số tang - Number format: Chọn dạng số thứ tự - Include Chapter Number: Số trang kèm với số chương - Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước - Start at: Số trang số 103 - Trong hộp thoại Page Number, mục Number format, bạn chọn kiểu đánh số thích, sau nhấn OK 6.4.3 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc số trang Bước 1: Nhấn đúp chuột vào Header hay Footer, nơi bạn đặt số trang Bước 2: Dùng chuột chọn số trang Bước 3: Click Right (nhấp chuột phải) lên vùng chọn chọn lại font chữ, cỡ chữ, định dạng lại chữ đậm, nghiêng, hay chọn màu tùy thích Bước 4: Khi hiệu chỉnh xong bạn nhấn đúp chuột vào vùng nội dung tài liệu Bước 5: Click vào nút Close Header and Footer 6.4.4 Bắt đầu đánh số trang số khác Bạn bắt đầu đánh số trang số khác, thay mặc định Cách thực sau: Bước 1: Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number chọn Format Page Numbers Bước 2: Trong hộp thoại xuất hiện, bạn chọn Start at nhập vào số bắt đầu đánh số trang Bước 3: Click OK Ghi chú: Nếu tài liệu bạn có trang bìa bạn muốn trang sau bắt đầu 1, ô Start at, bạn gõ vào 6.4.5 Xóa số trang đánh Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, sau chọn Remove Page Numbers cuối menu 6.4.6 Xóa số trang trang tài liệu Trong tài liệu, thường trang khơng đánh số trang bìa Áp dụng phần ghi thủ thuật “Bắt đầu đánh số trang số khác” bên trên, trang bìa đánh số Vì bạn thực thêm bước sau để xóa hẳn số trang trang tài liệu Bước 1: Nhấn chuột vào vùng tài liệu Bước 2: Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào vng góc bên phải nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup Bước 3: Nhấn chuột vào thẻ Layout hộp thoại, bên Headers and footers, bạn đánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page Bước 4: Click OK để hồn tất (xem hình 6.7) Bây bạn kiểm tra lại xem, có trang khơng có số trang, sau trang kế đánh số khơng 104 Hình 6.7: Hộp thoại Page Setup cho phép xóa số trang trang tài liệu 6.5 XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN Xem trước in (hay gọi Print preview) việc quan trọng, đặc biệt ngừời học word, chưa có nhiều kỹ in ấn Qua hình Print Preview, bạn quan sát trứớc đựợc cấu trúc trang in nội dung chi tiết trang in Qua có điều chỉnh hợp lý, kịp thời tài liệu để in thu kết cao ý muốn Để bật hình Print preview, bạn click chuột vào biểu tượng Ribbon, hình hiển thị hình 6.8 Tăng hay giảm tỷ lệ zoom Click vào để chọn trang muốn xem trước in Hình 6.8: Màn hình Print preview (xem trước in) 105 Lưu ý: Xem trước in dạng trang hay nhiều trang chỉnh tỷ lệ zoom hình Khi xem xong, muốn trở hình soạn thảo ban đầu click chuột vào tab Home 6.7 THỰC HIỆN IN ẤN Bước 1: Click vào File > Chọn Print (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P), hình xuất hình 6.9 - Printer: Chọn loại máy in khung Name - Settings: + Click vào mũi tên cạnh Print All Pages: + Print All Pages: in tất trang + Print Current Page: Chỉ in trang chứa trỏ + Print Custom Range: Liệt kê trang cần in vào Page (các số cách dấu phẩy‘,’), nhập phạm vi trang cần in (các số cách dấu trừ‘-‘) + Only Print Odd Pages: in tất trang lẻ phạm vi chọn + Only Print Event Pages: in tất trang chẵn phạm vi chọn + Print Copies: Chọn số cần in Hình 6.9: Thực lệnh in Bước 2: Click vào Print để thực lệnh in - 106 ... định dạng Bước 2: Thực cách sau: - Cách 1: Trên công cụ, chọn thẻ Home Click chuột trái vào mũi tên nhỏ thuộc nhóm paragraph (xem hình 2. 5) 61 Hình 2. 5: Bật tính paragraph - Cách 2: Click Right... bỏ Bước 2: Thực cách sau: - Cách 1: Click Right lên vùng chọn Click chuột vào nútvăn Highlight Color - Cách 2: Click chọn vào mũi tên biểu tượngvăn Highlight Color cơng cụ (xem hình 2. 4) Bước... chân 2. 1.7 Đổi màu chữ Bước 1: Chọn đoạnvăn muốn đổi màu Bước 2: Thực cách sau: Cách 1: Click chuột vào mũi tên cạnh biểu tượng chữ A công cụ Cách 2: Click Right lên vùng chọn Click chuột vào