Work from home” là được dự báo là xu hướng làm việc trong thời gian tới. Vậy, dù là làm việc tạm thời hay là sự lựa chọn lâu dài của doanh nghiệp dành cho người lao động thì doanh nghiệp có những thuận lợi và thách thức nào phải đối mặt. Và quan trọng hơn, với công tác quản trị nhân sự thì sẽ thực hiện như thế nào để đảm bảo hiệu quả công việc chung của tổ chức. Chủ đề trong bài tiểu luận “Những thách thức lẫn lợi ích của hình thức làm việc online tại nhà (Work from home) nhìn từ góc độ doanh nghiệp liên quan đến công tác quản trị nhân sự và Công tác của nhà quản trị nguồn nhân lực đối với hình thức làm việc tại nhà” với mục đích tìm hiểu, phân tích thực trạng “Work from home” cũng như bài tiểu luận có đề xuất những giải pháp nhằm đóng góp vào những giá trị chung trong công tác quản trị nhân sự với hình thức làm việc Online tại nhà đạt hiệu quả.
BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING TIỂU LUẬN CUỐI KỲ Môn: Quản Trị Nguồn Nhân Lực Nâng Cao Đề tài : WORK FROM HOME – LỢI ÍCH VÀ THÁCH THỨC NHÌN TỪ GĨC ĐỘ DOANH NGHIỆP VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ GV hướng dẫn: TS Huỳnh Thị Thu Sương Mục lục MỤC LỤC HV thực hiện: Đặng Thị Mỹ Trinh Lớp : QTKD K16 TP HCM, Tháng 10 năm 2021 Mục lục Lời mở đầu Nếu gõ từ khóa “work from home” cơng cụ tìm kiếm, triệu kết hiển thị Hình thức làm việc từ xa- làm việc nhà- “Work from home” trước phổ biến giới lao động tự công nghệ thông tin đây, Đại dịch Covid-19 gây thiệt hại khủng khiếp nhân mạng, sức khỏe người kinh tế Dịch bệnh Covid-19 - kéo theo biện pháp phong tỏa đất nước, hạn chế lại.Trước tình hình dịch bệnh khó lường tại, việc thực thơng báo giãn cách xã hội giai đoạn định bất ngờ, tạm thời cách ly nhà làm ảnh hưởng đến công việc người lao động khiến họ buộc phải làm việc từ xa dù muốn hay không “Work from home” dự báo xu hướng làm việc thời gian tới Vậy, dù làm việc tạm thời lựa chọn lâu dài doanh nghiệp dành cho người lao động doanh nghiệp có thuận lợi thách thức phải đối mặt Và quan trọng hơn, với cơng tác quản trị nhân thực để đảm bảo hiệu công việc chung tổ chức Chủ đề tiểu luận “Những thách thức lẫn lợi ích hình thức làm việc online nhà (Work from home) nhìn từ góc độ doanh nghiệp liên quan đến cơng tác quản trị nhân Công tác nhà quản trị nguồn nhân lực hình thức làm việc nhà” với mục đích tìm hiểu, phân tích thực trạng “Work from home” tiểu luận có đề xuất giải pháp nhằm đóng góp vào giá trị chung công tác quản trị nhân với hình thức làm việc Online nhà đạt hiệu Chương 1: Cơ sở lý thuyết 1.1 Quản trị nhân 1.1.1 Khái niệm Nhân nguồn lực quan trọng định đến tồn phát triển doanh nghiệp nào, quản trị nhân hiểu chức trình quản trị, giải tất vấn đề liên quan tới người gắn với công việc họ tổ chức Có nhiều cách phát biểu khác quản trị nhân sự: Theo giáo sư người Mỹ Dimock “Quản trị nhân bao gồm toàn biện pháp thủ tục áp dụng cho nhân viên tổ chức giải tất trường hợp xảy có liên quan đến loại cơng việc đó” Với giáo sư Felix Migro cho “ Quản trị nhân nghệ thuật chọn lựa nhân viên sử dụng nhân viên cũ cho suất chất lượng công việc người đạt mức tối đa có thể” Do vậy, quản trị nhân hiểu “một chức trình quản trị, giải tất vấn đề liên quan đến người gắn bó với cơng việc họ tổ chức nào” Quản trị nhân hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật quản trị nhân lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hóa tổ chức chưa đựng nhiều giá trị nhân văn lĩnh vực quản trị khác 1.1.2 Vai trò: Quản trị nhân thuộc chức nhà quản trị: giúp nhà quản trị đạt mục đích thông qua nỗ lực người khác Các nhà quản trị có vai trị đề sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho phát triển doanh nghiệp nhà quản trị phải người biết nhìn xa trơng rộng, có trình độ chun mơn cao Người thực đường lối sách mà nhà quản trị đề nhân viên thừa hành, kết cơng việc hồn thành tốt hay không phụ thuộc vào nhiều lực nhân viên, suy cho “mọi quản trị quản trị người” Quản trị nhân góp phần vào việc giải mặt kinh tế xã hội vấn đề lao động Đó vấn đề chung xã hội, hoạt động kinh tế nói chung đến mục đích sớm hay muộn cho người lao động hưởng thành họ làm Quản trị nhân gắn liền với tổ chức, quan tổ chức cần phải có phận nhân Quản trị nhân thành tố quan trọng chức quản trị, gốc rễ nhánh trải rộng khắp nơi tổ chức Quản trị nhân diện khắp phịng ban, cấp quản trị có nhân viên quyền phải có quản trị nhân Cung cách quản trị nhân tạo bầu khơng khí văn hóa cho doanh nghiệp Đây yếu tố định đến thành bại doanh nghiệp Quản trị nhân có vai trị to lớn hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, hoạt động bề sâu chìm doanh nghiệp lại định kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 1.1.3 Các hoạt động chủ yếu công tác quản trị nhân sự: Công tác quản trị nhân chia làm nhóm chức năng: 1.1.3.1 Thu hút nguồn nhân lực: Là hoạt động đảm bảo đủ nhân viên số lượng lẫn chất lượng Để làm điều doanh nghiệp phải tiến hành: kế hoạch hóa nhân lực, phân tích, thiết kế cơng việc; biên chế nhân lực: tuyển mộ, tuyển chọn bố trí nhân lực Kế hoạch hóa nhân lực: q trình đánh giá nhu cầu tổ chức nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu chiến lược kế hoạch tổ chức xây dựng giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu Phân tích, thiết kế cơng việc: trình xác định, xem xét, khảo sát nhiệm vụ hành vi liên quan đến cơng việc cụ thể Phân tích, thiết kế cơng việc thường sử dụng để xây dựng chức nhiệm vụ yêu cầu trình độ kỹ thuật công việc làm sở cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo, phúc lợi,… Biên chế nhân lực: q trình thu hút người có trình độ vào tổ chức, lựa chọn người đáp ứng yêu cầu công việc ứng cử viên xin việc xếp hợp lý (đúng người, thời điểm) nhân viên vào vị trí khác tổ chức 1.1.3.2 Đào tạo phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo phát triển nguồn nhân lực trọng hoạt động nhằm nâng cao lực cho nhân viên, đảm bảo nhân viên tổ chức có kỹ năng, trình độ tay nghề cần thiết để hồn thành công việc giao tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa lực cá nhân Ngoài ra, đào tạo phát triển nguồn nhân lực cịn có hoạt động đào tạo lại nhân viên có thay đổi nhu cầu sản xuất kinh doanh hay quy trình kỹ thuật, cơng nghệ đổi 1.1.3.3 Duy trì nguồn nhân lực: Duy trì nguồn nhân lực trọng việc trì sử dụng có hiệu nguồn nhân lực tổ chức, bao gồm hoạt động: Đánh giá thực công việc thù lao lao động cho nhân viên, trì phát triển mối quan hệ lao động tốt đẹp doanh nghiệp Thông qua hệ thống thù lao lao động phúc lợi mặt thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say, tận tình có ý thức trách nhiệm Mặt khác biên pháp hữu hiệu để đẩy thu hút trì đội ngũ lao động lành nghề cho doanh nghiệp o o o o o o o o 1.2 1.2.1 Những công việc chủ yếu gồm: Đánh giá thực công việc nhân viên Xây dựng quản lý hệ thống thù lao lao động Thiết lập áp dụng sách, phúc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, Duy trì phát triển mối quan hệ lao động tốt đẹp vừa tạo bầu khơng khí tâm lý xã hội tập thể lành mạnh vừa giúp cho nhân viên thỏa mãn với công việc Hoạt động bao gồm cơng việc: Ký hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể Giải tranh chấp, bất bình lao động, giải kỷ luật lao động Cải thiện điều kiện làm làm việc Chăm sóc y tế, bảo hiểm an tồn lao động Các hình thức làm việc: Làm việc trực tiếp văn phòng: Một cá nhân/ tập thể/ tổ chức bố trí, xếp làm việc khu vực, vị trí phịng, tịa nhà để làm việc Trong đó, văn phịng doanh nghiệp cung cấp đầy đủ máy móc, trang thiết bị, tài liệu cần thiết, đảm bảo công việc cho cá nhân/tập thể/ tổ chức làm việc nhằm đạt hiệu tốt 1.2.2 Hình thức làm việc từ xa “Work from home”: Vào năm 1940, nhật Bản cần thay đổi trước tình trạng kinh tế bị hủy hoại sau chiến tranh giới thứ 2, đất nước thay đổi cấu tài từ tập đồn gia đình trị Zaibatsu thành liên minh công ty, gọi Keiretsu Mỗi Keiretsu có mạng lưới liên kế nội bộ, thường bao gồm tổ chức tài việc sở hữu cổ phần chéo giưa công ty mạng lưới Họ phải kinh doanh với người làm việc địa điểm ngành công nghiệp khác nhau, mối quan hệ hai chiều trao đổi đầu tư Với sáng tạo hệ thống mạng lưới mẻ này, giới làm việc từ xa hình thành Theo trang Publique, ngày 24/03/2020 phương thức làm việc từ xa bắt nguồn từ nước nói tiếng Anh Tại Mỹ, nghiên cứu phương thức làm việc từ xa có từ năm 1950 Còn Pháp, phải đợi đến năm 1978 khái niệm “làm việc từ xa” lần đầu xuất báo cáo tin học hóa xã hội Như vậy, Hình thức làm việc Work frome home (viết tắt WFH) hay nói cách khác Remote Working có nghĩa làm việc từ xa Nói cách khác, hình thức làm việc nhà địa điểm khác ngồi văn phịng cơng ty Hình thức xuất từ lâu trước áp dụng cho số ngành nghề, công việc không yêu cầu người lao động làm việc trực tiếp doanh nghiệp Thông thường, đơn vị triển khai hình thức WFH cho tồn nhân viên số vị trí trường hợp đặc biệt 1.2.3 Work form home dành cho đối tượng nào? Có nhiều trường hợp nhân viên cần làm việc từ xa khơng kể đến tình hình đại dịch Covid 19 bùng phát, trường hợp bao gồm: o Nhân viên có lịch làm việc bên ngồi như: gặp gỡ khách hàng, nhân viên tổ chức kiện, nhà báo, phóng viên tác nghiệp, o Nhân viên khơng có mặt văn phịng làm việc chuyến cơng tác tỉnh, cơng o tác nước ngồi, tạm thời thay đổi địa điểm làm việc, Công ty hay phận/ phịng ban thay đổi linh hoạt khơng gian làm việc cho nhân viên quán café, co-working space, giúp tăng hiệu công việc o Trường hợp nhân viên nghỉ phép có cơng việc phát sinh bất khả kháng cần giải gấp- trường hợp thường gặp cấp quản lý, nhân viên chủ chốt phòng/ban,… o Các trường hợp nhân viên bất khả kháng không để đến công ty như: tai nạn, bệnh, Chương 2: “Work from home”- lợi ích thách thức 1.1 Một số nhận định hình thức Work form home giới Việt Nam nay: Theo (mic.gov.vn, 2021)-Giải pháp "nội" bảo đảm ATTT cho DN làm việc từ xa: Với khảo sát “21 xu hướng tương lai công việc” công bố năm 2021 Tập đoàn nhân Mỹ ManpowerGroup, 48% người lao động cho dịch Covid-19 đặt cách thức làm việc mới, làm việc từ xa (Work frome home)- Work frome Anywhere Phương thức ngày phổ biến tương lai trở thành xu hướng chung cho hầu hết doanh nghiệp toàn cầu Đối với số ngành nghề, dịch chuyển vô cần thiết, giúp tối ưu nguồn nhân lực vật lực Tại Việt Nam, thời điểm năm thời điểm năm 2020, nhiều doanh nghiệp định triển khai làm việc nhà “Work frome home” với nhiều lo ngại văn hoá làm việc từ xa chưa thực phổ biến Tuy nhiên, Báo cáo Khảo sát hiệu làm việc từ xa Việt Nam ACheckin công bố năm 2020, khoảng 74% nhân viên tham gia khảo sát phản ánh “họ cảm nhận tiêu cực làm việc nhà” Sang năm 2021, xu hướng làm việc từ xa trở nên rõ nét giai đoạn bình thường - "sống chung" với dịch COVID-19 Khảo sát mơ hình làm việc kết hợp, đào tạo lại sức khỏe tâm thần: Góc nhìn từ hệ Adecco Việt Nam vừa công bố cho thấy, hỏi tần suất mong đợi làm việc nhà thì: o Phần lớn hệ Z (những người sinh năm 1997- 2000) muốn làm việc từ xa hoàn toàn khoảng 43% số họ muốn dành 50%-75% thời gian cho văn phòng nhà o Dưới 4% hệ Z muốn quay lại văn phòng ngày làm việc Đối với hệ Y (những người sinh năm 1982 – 1996) hệ X (những người sinh năm 1967 – 1981) hình thức tối ưu tỷ lệ 50:50 làm việc chỗ làm việc từ xa Theo (vietnamnet.vn, 2021)Làm việc từ xa sau đại dịch Covid 19: Tháng 3/2021, tập đoàn Ford Motor Mỹ cho phép khoảng 30.000 nhân viên tồn giới tiếp tục làm việc nhà vô thời hạn, với thời gian linh hoạt cấp quản lý chấp thuận.Tập đoàn cho biết, nhân viên có phong cách làm việc “hỗn hợp”, chủ yếu làm từ xa tới văn phịng để tham dự họp nhóm dự án cần tương tác trực tiếp Ford tên danh sách công ty cho phép nhân viên làm việc nhà nhiều hơn, tác động từ dịch Covid-19 Trước đó, Salesforce, Facebook, Google công ty công nghệ khác cho biết tiếp tục sách làm việc nhà vơ thời hạn nhiều chức danh công việc Nhiều hãng công nghệ giới định thay đổi sách, chí cho phép nhân viên làm việc nhà suốt đời, dịch bệnh kết thúc 50% số nhân viên Facebook làm việc từ xa nhà vịng 10 năm tới, khơng cần phải đến công ty Ở Twitter, nhân viên làm cơng việc khơng địi hỏi phải đến văn phịng phép làm việc nhà vĩnh viễn Xu hướng tương tự diễn tập đồn lớn Microsoft hay Shopify Thậm chí Trung Đơng, có chiến lược đón đầu phát huy ưu làm việc nhà nhà khơng cấp doanh nghiệp mà cịn tầm quốc gia Dubai (Các Tiểu vương quốc Ảrập thống - UAE) đề sách cấp thị thực riêng cho người lao động làm việc từ xa Theo (dangcongsan.vn, 2021) -Làm việc từ xa, hội hay thử thách? Làm việc từ xa chưa phổ biến với người Việt Cùng với phát triển cách mạng công nghệ 4.0, thông qua thiết bị máy tính smartphone theo dõi giải cơng việc nhà cách nhanh chóng, dù nhân viên khơng có mặt trực tiếp văn phịng Từ lâu, nước phát triển thực vận động doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa Nhật Bản ví dụ điển hình khuyến khích người dân làm nhà để giảm tải giao thông thiết lập phong cách làm việc vào năm 2017 Họ nhận thấy ngày làm việc trở nên vô thảnh thơi, họ chen chúc để đến công ty giờ, nhiều người Nhật cho biết chuyến tàu vắng thường ngày Với nhiều công ty đa quốc gia, việc kết nối làm việc thường xuyên với thị trường nước chuyện thường thấy Hoặc nhân viên họ lựa chọn làm việc từ xa đất nước khác, dựa vào giúp sức tảng công nghệ đại nâng cấp ngày Tại Việt Nam, với số nghề nghiệp developer (kỹ sư phần mềm), nghiên cứu phân tích thị trường, freelancer (làm việc tự do) , nhiều người trẻ dần lựa chọn làm từ xa Tuy nhiên, công việc đặc thù Khái niệm làm việc khơng cần đến văn phịng xa lạ với người Việt Từ đầu năm 2020, bùng phát đại dịch COVID-19 kéo dài, khiến doanh nghiệp toàn giới chuyển từ mơ hình làm việc chung văn phịng sang làm việc nhà hay gọi làm việc từ xa, nhằm giải số vấn đề tồn thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin Việt Nam bắt đầu chuyển đổi hình thức làm việc trực tiếp sang trực tuyến theo giai đoạn diễn biến dịch COVID-19 xã hội Trong số nước quen thuộc với cách vận hành này, Việt Nam bắt đầu thích nghi 10 viên chưa tốt Đối với nhân viên yếu kỹ quản lý thời gian xếp cơng việc hậu tất yếu hiệu suất làm việc • Mặt khác, thối mái khơng gian thời gian nguyên nhân dẫn đến cô lập, thiếu chủ động, thiếu động lực thúc đẩy từ cấp quản lý trực tiếp, thiếu động lực so sánh đồng nghiệp phòng, phận để chạy tiêu, “trì trệ cơng việc” làm giảm tính chun nghiệp cơng việc vốn có • Sự kết nối, giao tiếp với bị hạn chế không tương đồng thời gian làm việc dẫn đến khả hiểu hợp tác giảm Đặc biệt, tính đồng đội hỗ trợ cơng việc khơng cao • Khả tập trung ảnh hưởng người thân xung quanh, cơng việc cá nhân gia đình Điều khiến nhân viên dễ dàng stress giảm suất không áp dụng công việc tải mà phải lúc giải việc cơng ty gia đình • Khả bị cám dỗ, thiếu tập trung có nhiều phân tán, không 1.2.2 1.2.2.1 kênh làm việc mà cịn kênh giải trí, mạng xã hội, Lợi ích thách thức công ty: Đối với công ty: Hình thức “Work from home” hội cho chủ doanh nghiệp thay đổi văn hóa, phong cách làm việc nhân thời đại cơng nghệ số 4.0: • Thực chuyển đổi số- ứng dụng công nghệ nhiều vào công việc nhân viên giúp tăng hiệu • Điều chỉnh, thay đổi quy trình làm việc nhân viên cơng ty như: cắt giảm bước chuyển đổi thủ công làm nhiều thời gian công sức tốc độ xử lý chậm • Từ đó, doanh nghiệp giảm thiểu phần lớn chi phí vận hành chi phí thuê mặt bằng, sở vật chất (điện, nước, Internet, ) chi phí • phát sinh khác q trình hoạt động cơng ty Thay cho chi phí cơng ty, cụ thể Ban lãnh đạo- Phịng Nhân có đầu tư chi phí cho sách tốt cho nhân viên nhằm đảm bảo chất lượng cơng việc • nâng cao chất lượng công việc Trường hợp Work from home áp dụng thống doanh nghiệp điều giúp doanh nghiệp đa dạng hóa nguồn lực cho doanh nghiệp mình, có hội 22 thu hút tận dụng nhiều nhân có đủ lực đáp ứng cơng việc gặp vấn đề khó khăn địa lý, vấn đề di chuyển • Tuy nhiên, vấn đề bảo mật thông tin thách thức doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp cần bảo mật thông tin tuyệt đối Đối với người quản lý: 1.2.2.2 Những khó khăn trình làm việc với hình thức Work from home người quản lý trực tiếp phải đổi mặt thách thức mà họ phải giải để có hiệu làm việc chung cho cá nhân nhân viên tập thể nhóm/phịng/ban mà họ phụ trách Những thách thức mà họ phải đối mặt bao gồm: • Các cấp quản lý gặp vấn đề khó khăn việc giám sát, theo dõi trình làm việc nhân viên từ xa, từ ảnh hưởng đến kế hoạch tiến độ thực chung Đây bai toán, thách thức để Người quản lý phải tìm giải pháp khắc phục • muốn đạt kết tốt, muốn đạt mục tiêu chung Trong tổ chức có nhiều nhân sự- người có lực khơng đồng nhau, tính cách khác nên hình thức làm việc “Work from home” khiến cho cấp quản lý trực tiếp hướng dẫn nhân viên cách tốt hạn chế cách thức giao tiếp – face to face để diễn đạt “ rõ điểm, yếu tố phân tích hình ảnh, khơng thể phân tích số, khơng thể có biểu ngơn ngữ hình thể, Ví du điểm nhân thiếu chủ động công việc cần đơn thúc từ quản lý trực tiếp, nhân kỹ chun mơn cịn yếu phải thường xuyên theo dõi- giám sát hướng dẫn kịp tời để cải thiện khả chun mơn • Một thách thức khác khơng thể nhìn thấy biểu tâm trạng, cảm xúc nhân viên để kịp thời động viên có phương án hỗ trợ để nhân viên có tinh thần tốt tập trung vào cơng việc Có thể kể đến trường hợp “Một nhân viên nữ hôm làm với sắc mặt khác hẳn so với bình thường “sự ủ rủ- mệt mỏi- mắt thâm quầng”, người quản lý trực tiếp quan sát thấy tìm hiểu ngun nhân, cho nhân viên nghỉ ½ ngày làm việc để tái tạo lượng xếp cho nhân viên nghỉ phép vài ngày (nhưng nằm quy định cơng ty) để giải việc gia đình 23 • Năng suất lao động nhân viên không ổn định lực không đồng đều, thiếu giám sát động viên- đôn thúc kịp thời nhóm nhân viên nên kết không đồng chất lượng công việc, Đối với nhân có kỹ tốt, có thái độ tinh thần trách nhiệm cao ý thức tự giác- chủ động nghiêm túc cơng việc kết cơng việc đạt suất cao ngược lại họ dễ rơi vào tình trạng kiệt sức Ngược lại, nhóm nhân thiếu chun mơn, khơng chủ động thiếu liệt kết cơng việc không cải thiện xấu kết cơng việc • Trở ngại việc họp: hợp trực tuyến qua công cụ Zalo, Zavie, Microsofteams, zoom,… nên chất lượng truyền không ổn định dẫn đến nội dung truyền đạt không đầy đủ trọn vẹn mong muốn; Mặt khác, việc họp Online không đạt hiệu xung quanh có nhiều yếu tố ảnh hưởng từ người tham gia Hơn nữa, khơng thể quan sát thái độ hạn chế không gian nên kịp thời định phát biểu, chia sẻ từ nhân viên ghi nhận ý kiến từ nhân viên Điều làm giảm động lực tương tác phát huy tính chủ động, sáng tạo nhân viên tiếp nhận công việc Đây thách thức không nhỏ người quản lý Chương 3: Công tác quản trị nhân hình thức “Work from home” 1.3 Cơng tác quản trị nhân hình thức Work from home Dù hoạt động lĩnh vực cơng ty cần đảm bảo doanh thu lợi nhuận để tồn phát triển Một nguồn lực quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ để cơng ty hoạt động Người lao động 24 “Work from home” - làm việc nhà nghe tự khơng khó khăn phân tích trước Khi xu hướng ngày trở nên phổ biến, thách thức vấn đề quản trị từ xa theo mà tăng lên Nhà quản lý cần nhận thức khó khăn để cải thiện hiệu suất công việc tăng cường gắn kết cơng ty chuyển sang hình thức làm việc từ xa Vậy, Công tác quản trị nhân phải hình thức “Work from home” để đạt hiệu tốt nhất? 1.3.1 Duy trì nguồn lực nhân lực phù hợp với hình thức làm việc: 1.3.1.1 Tái cấu trúc nhân làm rõ vai trò nhân viên Đối với nhân viên tại: Tiến hành thực “Đánh giá hiệu suất công việc” nhân viên, phận/ phịng ban nhằm mục đích phân loại hạng mục công việc quan trọng- cần thiết; Các công việc bắt buộc hay phải ưu tiên Đối với cơng việc hình thức làm việc hiệu bắt buộc trực tiếp văn phòng hay thực từ xa Bước thực “ Đánh giá hiệu suất công việc” dành cho nhân viên thực trước tiên: nhân viên thực điền vào form mẫu- P.Nhân Cấp quản lý thống bao gồm tiêu chí như: • • • Từng hạng mục cơng việc Tần suất thực thường xuyên hay không? Bao lâu thực lần Nguồn công việc thực hiện: thực phần mềm- hệ thống cơng ty cung cấp, • • • hay thực file work/ excel phận cá nhân Công cụ- thiết bị hỗ trợ bao gồm gì?: điện thoại, máy tính, tai nghe, Số lượng/ số lần thực bao nhiêu/ngày/tháng Thời gian thực công việc tối đa phút Sau nhân viên tự check list hạng mục công việc theo form mẫu Cấp quản lý P.NS check lại hạng mục công việc để đánh giá mức đồ cần thiếtquan trọng, mức độ phù hợp hình thức làm việc trực tiếp văn phịng hay làm việc từ xa, cần điều chỉnh hay có phương án thay Từ đó, có kế hoạch xếp phân bổ công việc cách hợp lý cho nhân viên nhằm đ tăng suất làm việc nhân viên đảm bảo hiệu cơng việc chung Tổng hiệu suất: tính tổng thời gian làm việc nhân viên/ ngày/ tháng % Nếu kết thực nhân viên từ 90% -100% đảm bảo hiệu 25 suất công việc/ ngày, trường hợp thấp phải điều chỉnh cách thức làm việc nhân viên- đánh giá lại lực nhân viên có giải pháp đào tạo hay thay kết chung thực không đạt hiệu chung Ngược lại, nhân viên có hiệu suất làm việc lớn 100% cần có giải pháp xếp phân bổ công việc phù hợp để đảm bảo sức khỏe tinh thần làm việc lâu dài cho nhân viên Thiết lập bảng mô tả công việc cho vị trí cơng việc hồn cảnh làm việc “Work from home” sau có bảng “hiệu suất làm việc nhân viên tại” Bảng mô tả cơng việc bao gồm tiêu chính: Các hạng mục công việc phải thực hiện- mục tiêu cần đạt với hạng mục cơng việc đó; trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu kỹ năng- kiến thức, yêu cầu khác,… Thiết lập sơ đồ tổ chức chung công ty” phận/ phòng ban- phụ trách phận/ phòng ban chức nhiệm vụ đơn vị” Bởi vì, Khi làm việc từ xa nghĩa khơng có phịng ban xếp tách biệt, khơng có biển chức bàn làm việc, điều khiến cho nhân viên cũ lẫn nhân viên khơng nhớ/ khơng biết rõ sếp tổng, trưởng phòng, người quản lý trang thiết bị để tiện liên hệ cần thiết Bảng mô tả công việc thể kèm ảnh, tên chức danh, thông tin liên hệ yêu cầu cần thiết Thực điều Phần Mềm cơng ty (nếu có) file Word hay Excel ghim lại nơi dễ dàng tìm kiếm (đặt link google drive) Ngoài ra, cần lưu ý làm việc từ xa, cơng ty lựa chọn mơ hình tổ chức doanh nghiệp khác như: Tổ chức phân quyền (phân quyền chặt chẽ theo trình tự: quản lý cấp cao- quản lý cấp trung- nhân viên) Tổ chức ma trận (thông tin luân chuyển theo chiều dọc- tuyến chức hoạt động lẫn chiều ngang- tuyến 1.3.1.2 sở hoạt động hay sản phẩm) Thiết lập-Thay đổi điều chỉnh quy định, sách phúc lợi phù hợp Tất trạng thái làm việc từ xa Mọi thông tin, trao đổi triển khai Online cho người nắm để hiểu thực mục tiêu chung Thiết lập nguyên tắc làm việc chung làm việc từ xa: cam kết thực mục tiêu đề ra; Đảm bảo không gian gian làm việc theo quy định- riêng phận linh động (như tiếp khách hàng, …); giao tiếp “tiếp nhận phản 26 hồi qua công cụ đương nhiên thông tin tiếp nhận phải chọn lọc- quan trọng cần thiết không tán gẫu làm việc, liên hệ gấp phải gọi qua hotline di động khơng chờ đợi Online qua công cụ chat Mọi người cần làm việc cách trung thực minh bạch, đảm bảo lượng thời gian Nếu có vấn đề phát sinh báo lại với người phụ trách để hỗ trợ Đặc biệt, Mọi người phải cẩn trọng việc bảo vệ thông tin khách hàng, thông tin nội bộ, thông tin sản phẩm thông tin mang tính nhạy cảm Quy định đối tượng áp dụng làm việc từ xa- bao gồm thời gian địa điểm: bao gồm phận/ phòng ban cần cụ thể hóa đối tượng cần thiết làm việc văn phịng khơng? , cịn lại phận/ phòng ban làm việc văn phòng Điều kiện làm việc từ xa theo tiêu chuẩn: • Khơng gian làm việc n tĩnh, thống cần tập trung, tham gia video call • • • họp làm việc cần thiết Thiết bị làm việc cần đảm bảo chất lượng đầy đủ Thời gian làm việc: cố định linh động (tùy đơn vị, phận) cụ thể nào? Báo cáo kế hoạch công việc chất lượng hoàn thành hàng ngày cho cấp quản lý trực tiếp Nếu không đáp ứng yêu cầu làm việc tiêu chuẩn khơng xác nhận hồn thành cơng việc, điều chắc ảnh hưởng đến sách lương- thường phúc lợi cơng ty Chính sách lương- thưởng- đãi ngộ: • Xây dựng mức lương cố định: lương • Mức thưởng: Dựa vào kết đánh giá KPIs hàng tháng nhân viên, kết đánh giá cấp quản lý trực tiếp xác nhận kết quả- hiệu suất làm việc có • • sách thưởng định kỳ; sách thưởng nóng Xem xét hình thức khen thưởng: thưởng vật chất hay phi vật chất tùy vào mức độ Chính sách phụ cấp, sách vào ngày đặc biệt sinh nhật, cưới hỏi, ngày lễ Với “Work from home” công ty giảm số chi phí cố định đề xuất thúc đẩy nhân viên cống hiến, làm việc với hiệu cao để không ảnh hưởng đến chất lượng công việc cách nâng cao mức thưởng, mức phí hỗ 27 trợ cho nhân viên dựa vào chất lượng kết làm việc để không bị ảnh hưởng tâm lý nhân viên Văn hóa làm việc từ xa: Cá nhân thực thực công việc cách nghiêm túc tự giác, sẵn sàng tương tác với đơn vị/phòng ban cần Tầm nhìn- sứ mệnh giá trị cốt lõi cơng ty đặt sổ tay nhân viên phải định hình khơng gian dễ thấy có tần suất xuất dày hơn: email nội bộ, mạng truyền thông nội Cấp quản lý trực tiếp phải thưởng xuyên nhắc tới thông điệp để củng cố tản tinh thần cho nhân viên 1.3.1.3 Đảm bảo cung cấp trang thiết bị- phần mềm hệ thống cho nhân viên làm việc Muốn đảm bảo hiệu suất làm việc tốt đảm bảo cơng cụ làm việc tốt cho họ Vì vậy, cần cung cấp đảm bảo đường truyền kết nối với hệ thống làm việc từ xa công ty đặc biệt phải có nhân có chun mơn hỗ trợ tường xuyên đột xuất gặp cố hệ thống Tiến hành khảo sát thiết bị- cơng cụ có cá nhân nhân viên so với công cụ- thiết bị cần thiết làm việc cơng ty: Máy tính bàn/ laptop; Headphone, Micro, chuột, bàn phím, Tiến hành khảo sát đường truyền mạng mà nhân viên sử dụng là: mạng dây, wifi hay 3G/4G…song song kiểm tra tốc độ/ độ mạnh đường truyền kết nối có đảm bảo tiếp nhận công việc hay không Trường hợp nhân viên sử dụng 3G/4G đáp ứng công việc công việc cần sử dụng hệ thống call center qua phần mềm cơng ty,… Sau bước khảo sát cấp quản lý thực đề xuất để cung cấp thiết bị cho nhân viên đề xuất setup phần mềm hệ thống (nếu nhân bắt buộc thực công việc qua phần mềm) Đối với đường truyền kết nối nhà yêu cầu nhân viên điều chỉnh/thay đổi để đảm bảo tiếp nhận công việc Cung cấp tài liệu liên qua đến nghiệp vụ “Cẩm nang công việc” theo chuyên môn đơn vị, tài liệu nhân viên sử dụng Online lúc 28 Tuy nhiên, với tài liệu cho phép đọc- tìm kiếm mà khơng phép chỉnh sửa 1.3.1.4 Thiết lập KPIs- đánh giá hiệu làm việc nhân viên Mơ hình làm việc từ xa khăn việc kiểm soát nhân viên làm gì-khi làm? thay đặt mục tiêu nhìn nhận kết “Nhân viên làm gì? Vì quản lý kết đạt hay gọi Hiệu suất nhân viên Thiết lập ứng dụng đánh giá KPIs cơng việc (chỉ số đánh giá tình trạng thực công việc nhằm phản ánh trực quan định lượng cách xác hiệu làm việc) Có cấp độ KPIs phận nhân viên theo vị trí chức danh KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART (cụ thể- đo lường được, có khả đạt được, thực tế có thời gian cụ thể) với định kỳ đánh giá hàng tháng, hàng quý hàng năm VD: Số lượng KH tư vấn thành công (đã mua sản phẩm) 300 khách hàng; Tỷ lệ chuyển đổi KH tiềm năng/ KH đăng ký 40%; Số lần sai sót khơng vượt q lần,… 1.3.1.5 Thiết lập quy trình; cách thức làm việc chung để đạt hiệu quả: Xây dựng điều chỉnh lưu đồ quy trình cho nghiệp vụ như: quy trình tuyển dụng, quy trình đào tạo, quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng,…có đầy đủ hay chưa điều chỉnh phù hợp so với hình thức làm việc Online thay làm việc trực tiếp văn phịng Check list hạng mục cơng việc chi tiết Bảng biểu công việc cho nhân viên để nhân viên thực cấp quản lý thuận tiện theo dõi giám sát thực Để dễ dàng khơng chờ đợi nhân viên phải báo cáo bảng biểu, check list cơng việc hồn thành cần thực phần mềm chung công ty file google drive, Microsfteams công ty Thống báo cáo định kỳ: hàng ngày sau kết thúc làm viêc; sau hồn thành cơng việc giao,… Tách nhỏ thành đầu việc, đặt deadline cụ thể, giao cho nhân viên, giao nhóm Mỗi cấp độ nhỏ giao cho cá nhân với 29 time line định Như vậy, nhân viên ln biết phải làm bạn biết tìm đến để tìm hiểu thông tin, khen thưởng truy cứu trách nhiệm Vấn đề Giao tiếp từ xa cho hiệu khơng áp lực cho nhân viên? • Sử dụng công cụ chat zalo, microsfteams, hangout, nhiên, tâm lý lo sợ thông tin công việc nên nhân viên mở thường xuyên bị xao nhãng công việc hàng ngày Do đó, giải pháp phân định rõ “giao tiếp mục đích cơng việc hay giao tiếp cho mục đích cá nhân” (khơng nhắn tin ngồi lề làm việc) thơng tin gửi đến từ cấp quản lý/những đầu mối phụ trách cơng việc Cách • theo dõi- giám sát cơng việc cần cho nhân viên thảo luận góp ý kiến Với thông tin quan trọng, cần bảo mật thuận tiện việc tìm kiếm email giải pháp tốt • Trong lúc cần truyền đạt thơng tin thống: Email kênh giao tiếp có hiệu VD: email thơng báo quy trình tái chăm sóc khách hàng tiềm năng, Quy định khung làm việc nhân viên, • Trong họp Online: Dù tổ chức họp 1-1 hay tập thể dùng camera cho Video call đảm bảo camera micro bật đầy đủ Video call giúp giao tiếp có hồn đảm bảo tính tập trung hiệu họp Ghi nhận ý kiến cá nhân, tập thể, cho phép bàn luận chốt vấn đề để đến thống họp tiến hành thực Cuộc họp diễn có thư ký họp thành viên tham gia phải đọc tài liệu trước, chuẩn bị giải pháp phương án để hiểu bối cảnh nắm nội dung có trách nhiệm với vấn đề họp Song song với phát biểu trực tiếp gọi thành viên ghi lại ý ý kiến đóng góp vào link trực tiếp để khơng Tuy nhiên, nên tổ chức họp cần thiết dành thời gian 1.3.2 cho cơng việc, đơn giản hóa giao tiếp tảng giao tiếp Đào tạo phát triển: Chuẩn bị tài liệu đào tạo cho phận nghiệp vụ chuyên môn Dạng tài liệu text, slide video Ln kèm theo kiểm tra trực tuyến (tự luận chọn đáp án sẵn có) Cấp quản lý Review kết thực công việc KPIs, thái độ công việc, định kỳ hàng tháng/ hàng quý tổ chức lớp học thơng qua hình thức Online 30 Các lớp đào tạo chuyên môn: dành cho nhân viên yếu kém- tái đào tạo sau kết không đạt yêu cầu Thời gian chuẩn bị thực tuần từ ngày có kết đánh giá Các lớp đào tạo định kỳ để kiểm tra củng cố kiến thức chuyên môn nhân viên thực tháng/ lần Các lớp đào tạo nhằm nâng cao lực chuyên môn- kỹ quản lý dành cho đội ngũ kế thừa thực định kỳ tháng/ lần Các lớp kỹ mềm: kỹ ứng xử- giao tiếp; kỹ xử lý tình huống,…các lớp học riêng bắt buộc dành cho nhân viên thực theo quy định chung phịng nhân Đối với chun mơn phận thực quản lý trực tiếp qua slide giảng, có tập kiểm tra sau học phiếu đánh giá buổi học Đồng thời, sau team leader theo dõi giám sát sau tham gia thực công việc thực tế sau Đối với lớp kỹ phịng nhân tổ chức thực thơng qua giảng viên mời bên ngoài- nhằm mục đích cho nhân viên có trải nghiệm Thơng qua đánh giá kết định kỳ tìm kiếm nhân có đủ lực chuyên đào tạo nhằm phát triển thời gian tới Ngoài ra, phòng ban/bộ phận cần Lập kế hoạch- Tổ chức- Tìm kiếm người giỏi thơng qua tìm kiếm ứng viên bên ngồi cho vị trí/ cơng việc cần bổ sung Trao quyền- ủy quyền cho nhân viên có đủ lực Trao quyền nhằm kích thích hào hứng, khả thể tối đa lực, điều giúp khai thác hết khả đóng góp nhân viên thuộc cấp nhiên trao quyền cần có điều kiện để khơng tạo áp lực cho nhân viên Hơn nữa, để phát triển ngồi việc ổn định trì nhân sự- phát triển thơng qua đào tạo, trao quyền cần đưa sách bồi dưỡng, chế độ đãi ngộ hấp dẫn để nhân viên nhiệt huyết trở nên chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu công việc 1.3.3 Thu hút nguồn nhân lực: 31 Thực sách thu hút nhân tài: Chế độ đãi ngộ tốt, mức lương phúc lợi ổn định, môi trường làm việc chuyên nghiệp động, văn hóa doanh nghiệp lành mạnh yếu tố quan trọng để doanh nghiệp thu hút nhân tài Thống kê thiết lập đội ngũ nhân đề xuất bổ sung nhân hay tuyển cho vị trí đơn vị Đơn vị cần đưa yêu cầu cụ thể thông qua bảng mô tả công việc Đồng thời, P.NS tiến hành tìm kiếm sàng lọc hồ sơ, vấn Online (thành viên vấn: đại diện phòng nhân sự, Quản lý phịng/ban nhân có kỹ chun mơn tốt phịng ban) Các nguồn hồ sơ tìm kiếm trang uy tín, trường đại học qua giới thiệu từ nhân viên công ty 1.3.4 Tạo động lực cho nhân viên gắn kết nhân viên với doanh nghiệp Work from home: 1.3.4.1 Tạo động lực: Đặt niềm tin vào nhân viên: tin tưởng muốn giữ vững niềm tin giá trị thân với đối phương Tạo khơng khí làm việc thoải mái: môi trường dân chủ phát biểu đưa kiến mình, tranh luận góp ý để thống cách giải tốt cho phận Không áp đặt nhân viên- đảm bảo nhân viên cam kết thực deadline, làm việc hiệu Thường xuyên chủ động kết nối với nhân viên/ quan tâm đời sống cá nhân nhân viên Thúc đẩy văn hóa giao tiếp: kể câu chuyện giúp nhân viên thoải mái tinh thần Hỗ trợ tinh thần, tình cảm động viên: lắng nghe kịp thời “stress”, khó khăn, bối thành viên đồng cảm với họ Nếu nhân viên làm việc xa, họ rõ ràng vật lộn không trao đổi căng thẳng lo lắng đó, chia sẻ với họ “có thể gợi thông tin quan trọng mà quản lý khơng nghe thấy” tìm giải pháp kịp thời Động viên không ngừng quan tâm/ theo dõi tiến độ làm việc thường xuyên nhân viên nỗ lực để làm tốt công việc thực lịch trình 32 Ghi nhận khen thưởng thành viên: Nhân viên muốn ghi nhận đóng góp thân Vì có thình thức khen phù hợp: lời khen trực tiếp với cá nhân, khen trước tập thể group làm việc họp trực tuyến Đối với khen thưởng định kỳ nêu email tồn thể cơng ty với giấy khen tặng nêu đích danh nhân viên Đồng thời, cập nhật khen thưởng thông báo trang truyền thơng nội bộ: facebook, microsofteams, ưu tiên hình thức tương tác bình luận Cá nhân hóa nhân viên để họ thấy phần doanh nghiệp: Làm việc từ xa khiến cho việc nhận diện người khó khăn thực tế Nhân viên bạn dễ bị lạc lõng tập thể hàng chục, hàng trăm người Cấp quản lý phải chia nhóm nhỏ có team leader cho thành viên tự khích lệ, động viên Cấp quản lý team leader tạo điều kiện khích lệ nhân viên tương tác, tham gia hoạt động chung Lắng nghe Khuyến khích nhân viên thẳng thắn chia sẻ quan điểm, đóng góp ý kiến thông qua kênh email, liên hệ trực tiếp cấp quản lý Tạo hoạt động chung để Online như: dành cho vào buổi tuần ăn trưa, nhóm tối đa thành viên liên tục xoay vịng nhân đơng (vì nhóm q đơng khiến buổi trị chuyện online bị lỗngkhơng thể mục đích buổi trị chuyện); chọn khung cố định để vận động” rời khỏi vị trí làm việc- tập thể dục, ngồi, ” Linh động sách thời gian làm việc cho nhân viên (thời gian cố định nhân viên cần chăm sóc nghỉ 1h sau làm bù sau, hoăc tan làm sớm bù vào buổi tối) điều giúp nhân viên biết ơn tạo điều kiện cho họ từ tự giác làm việc tập trung thời gian làm bù 1.3.4.2 Gắn kết nhân viên với công ty: Tầm nhìn- sứ mệnh giá trị cốt lõi cơng ty đặt sổ tay nhân viên Cấp quản lý trực tiếp phải thưởng xuyên nhắc tới thông điệp để củng cố tản tinh thần cho nhân viên 33 Tổ chức hoạt động Online cơng ty: động viên khuyến khích nhân viên tham gia, tương tác theo nhóm, theo cá nhân Kết luận Trong kinh tế toàn cầu đại ngày nay, Work from home- làm việc từ xa khơng cịn điều lạ Các công ty tổ chức khắp nơi áp dụng lợi ích từ việc thay đổi hình thức, mơi trường làm việc “cho phép nhân viên làm việc ngồi văn phịng kết mang lại đáng để suy ngẫm” Song song đó, doanh nghiệp- tổ chức có lợi ích định, nhiên họ phải đối mặt với nhiều khó khăn thách thức nên doanh nghiệp cần phải có kế hoạch thực có giải pháp kịp thời đắn Nhìn chung, hình thức Work fome home áp dụng tốt với công việc công nghệ, truyền thông/quảng cáo, thiết kế, du lịch, thời trang, mỹ phẩm, đồ gia dụng Còn lĩnh vực đòi hỏi nghiêm ngặt bảo mật thơng tin, quy trình ngân hàng, chứng khốn lại chưa phù hợp 34 Tài liệu tham khảo Sách tham khảo: Gell, A (2014) The books of Leadership London: NXB Hồng Đức Managenment (2014) Thuật Quản Trị New York: NXB Thế Giới Trẻ TS Huynh T Thu Suong (2021) Bài Giảng" Quản Trị Nguồn Nhân Lực" Hồ Chí Minh Link website tham khảo: 1office.vn (2021, 24) Retrieved from Làm việc từ xa: khó khăn đặt giải pháp cho doanh nghiệp: https://1office.vn ATPMedia (2019, 02 11) quantrinhansu.vn Retrieved from Nhân Sự Là Gì?: https://quantrinhansu.vn dangcongsan.vn (2021, 7) Retrieved from Làm việc từ xa, hội hay thử thách?: https://dangcongsan.vn mic.gov.vn (2021, 21) Retrieved from Giải pháp "nội" bảo đảm ATTT cho DN làm việc từ xa: https://www.mic.gov.vn nld.com.vn (2021, 10) Retrieved from Nhiều lao động trẻ muốn làm việc từ xa: https://nld.com.vn sodexo.vn (2021, 25) Retrieved from Đón đầu xu hướng làm việc từ xa tương lai: https://www.sodexo.vn 35 Thai Thuy Quynh Anh (2020, 8) saigonbooks.com.vn Retrieved from COVID-19 VÀ SỰ LÊN NGƠI CỦA HÌNH THỨC WORK FROM HOME: https://saigonbooks.com.vn/blog/goc-chuyen-tro-3/post/covid-19-va-su-len-ngoicua-hinh-thuc-work-from-home-245 (2021) The 2021 State of Remote Work buffer.com Retrieved from The 2021 State of Remote Work: https://buffer.com/2021-state-of-remote-work vietnamnet.vn (2021, 19) Retrieved from Làm việc từ xa sau đại dịch Covid-19: https://vietnamnet.vn 36 ... saigonbooks.com.vn Retrieved from COVID-19 VÀ SỰ LÊN NGƠI CỦA HÌNH THỨC WORK FROM HOME: https://saigonbooks.com.vn/blog/goc-chuyen-tro-3/post/covid-19 -va- su-len-ngoicua-hinh-thuc-work -from- home-245 (2021)... Work from Home năm làm việc từ xa nhờ COVID-19 Biểu đồ Tuy nhiên, Theo kết thống kê việc mong muốn Work from home người lao động, điều chứng minh sau: o Thống kê có kết chung người Work from. .. văn lĩnh vực quản trị khác 1.1.2 Vai trò: Quản trị nhân thuộc chức nhà quản trị: giúp nhà quản trị đạt mục đích thơng qua nỗ lực người khác Các nhà quản trị có vai trị đề sách, đường lối, chủ