Ngănngừagianlậnnộibộ
Một trong những mối đe dọa nghiêm trọng nhất cho thành công của tổ
chức là có những nhân viên gian lận. Đặt nhầm mềm tin, giám sát lỏng
lẻo và những sai lầm trong việc kiểm soát tài chính có thể tạo điều kiện
thuận lợi cho những kẻ biển thủ này.
Hiệp hội đánh giá mức độ gianlận của Mỹ ước tính các các tổ chức kinh
doanh lớn mất khoảng 6% tổng thu nhập hàng năm vì những tên trộm - nhân
viên. Khảo sát của Phòng Thương mại Mỹ cũng chỉ ra rằng 1/3 số vụ phá
sản của các doanh nghiệp là do nhân viên gian lận.
Tuy nhiên, lãnh đạo các tổ chức vẫn có thể ngăn chặn những "tên trộm nội
bộ" này bằng các gợi ý sau đây:
Tạo ra một môi trường làm việc tích cực
Một môi trường làm việc tích cực khuyến khích nhân viên tuân thủ các
chính sách và quy định đã được tổ chức xác lập.
Các cuộc tuyển dụng công bằng, cấu trúc tổ chức rõ ràng, chính sách và thủ
tục dễ hiểu. các kênh liên lạc cởi mở, các đường dây nóng hiệu quả giữa
lãnh đạo và nhân viên, các chính sách thừa nhận đóng góp của nhân viên
sẽ góp phần vào việc hạn chế kẻ cắp và gianlậnnội bộ.
Kiểm soát nội bộ
Đánh giá mức độ tuân thủ luật lệ và quy định! bảo vệ tài sản chung và đánh
giá mức độ chính xác của các báo cáo tài chính sẽ giảm cơ hội cho những kẻ
gian lận. Muốn vậy, phải lưu ý:
• Phân chia nhiệm vụ: Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm
soát giao dịch tài chính.
• Kiểm soát mức độ tiếp cận: Chỉ những nhân viên có trách nhiệm mới
được tiếp cận với hệ thống tài chính.
• Kiểm soát quyền lực: Phát triển và thực thi các chính sách xác định
giới hạn mức độ tài chính như thế nào thì được phép và được phê
duyệt.
Tuyển dụng những người trung thực nhất
Tất nhiên đây là mục đích của mọi tổ chức. nhưng nói thì dễ còn làm được
thì khó hơn nhiều. Có được những nhân viên trung thực còn quan trọng hơn
việc kiểm soát mức độ gian lận. Những nhân viên không trung thực sẽ phớt
lờ nỗ lực tạo ra một môi trường làm việc tích cực của bạn và tìm cách để phá
hoại.
Do đó, kiểm tra hồ sơ lý lịch trước khi tuyển dụng nhân viên là một cách
thông minh để giảm bớt các nhân viên không trung thực. Cần xem xét lý lịch
của người đó có liên quan đến các hành vi phạm tội, trộm cắp hay gianlận
hay không, nhân viên đó có dính líu đến việc kiện cáo về thu thập và gian
lận hay không. Cũng nên tìm hiểu các vị trí trước đây nhân viên từng làm,
thời gian làm việc và lý do rời bỏ các công việc đó.
Thông báo các chính sách
Bạn cần thông báo với nhân viên về chính sách và thủ tục đối với những
hành vi gianlậnnội bộ, những nguyên tắc đạo đức và mức độ vi phạm nào
sẽ bị kỷ luật. Mọi nhân viên nên ký vào giấy cam kết không vi phạm những
quy định này. Hàng năm, họ cần được đào tạo lại về những quy định này và
phải ký xác nhận sau mỗi lần đào tạo.
Xây dựng hệ thống báo cáo ngầm
Mọi tổ chức nên xây dựng một hệ thống báo cáo ngầm cho nhân viên về bất
kỳ vi phạm nào với chính sách và thủ tục của tổ chức. Tiến hành và khuyến
khích việc sử dụng hệ thống báo cáo này bất cứ khi nào có thể.
Những lần kiểm toán không báo trước
Nên kiểm toán sổ sách thường xuyên nhưng không nên báo trước. Điều đó
có thể giúp xác định chính xác những tổn hại và đánh giá hiệu quả của hoạt
động kiểm toán. Nó cũng để cho nhân viên thấy rằng ngăn chặn gianlận là
ưu tiên lớn trong tổ chức.
Điều tra mọi biến cố
Điều tra toàn bộ và nhanh chóng về mức độ vi phạm chính sách và thủ tục
của tổ chức, những luận điệu gianlận và những dấu hiệu gianlận sẽ giúp
bạn đưa ra quyết định và giảm tổn thất.
Làm gương cho nhân viên
Nhân viên luôn trông vào gương lãnh đạo. Nếu lãnh đạo tỏ ra coi thường
những quy định và thủ tục thì nhân viên cũng chẳng coi các nội quy đó ra gì.
Điều đó sẽ phải trả giá bằng tổn thất của tổ thức.
Thực thi những gợi ý trên có thể sẽ giúp giảm bớt cơ hội của những kẻ có ý
đồ gianlận và bảo vệ được tài sân của tổ chức. Nếu bạn nghi ngờ một nhân
viên gian lận, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ để tiến hành điều tra và xác định điều
gì cần làm để bảo vệ tổ thức và ngănngừa việc này tái diễn.
. Ngăn ngừa gian lận nội bộ
Một trong những mối đe dọa nghiêm trọng nhất cho thành công của tổ
chức là có những nhân viên gian lận. Đặt nhầm. và gian lận nội bộ.
Kiểm soát nội bộ
Đánh giá mức độ tuân thủ luật lệ và quy định! bảo vệ tài sản chung và đánh
giá mức độ chính xác của các báo cáo tài