Tài liệu Chức năng, vai trò, đặc điểm của quản trị pdf

Câu 1: Chức năng, vai trò đặc điểm Quản Trị Quản trị trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nguồn lực hoạt động tổ chức nhằm đạt mục đích tổ chức với kết hiệu cao điều kiện môi trường biến đổi Chức quản trị Chức quản trị loại cơng việc quản trị khác nhau, mang tính độc lập tương đối hình thành trình chuyên mơn hóa hoạt động quản trị - Căn theo lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh: QT chất lượng, QT Tài chính, QT Marketing, QT Sản xuất, Quản trị hậu cần, QT chiến lược, Qt bán hàng … - Căn theo nội dung trình quản trị (4 C/năng) + Hoạch định + Điều khiển (lãnh đạo) + Tổ chức + Kiểm tra (kiểm soát) Vai trị quản trị Nhóm 1: Vai trị quan hệ - Vai trò người đại diện - Vai trò người lãnh đạo - Vai trò người quan hệ với cá nhân tập thể ngồi xã hội Nhóm 2: Vai trị thơng tin - Vai trị người cung cấp thơng tin - Vai trị người điều phối thơng tin - Vai trị người thu thập thơng tin - Vai trị người thẩm định thơng tin Nhóm 3: Vai trò người lãnh đạo - Nhà doanh nghiệp - Người có trách nhiệm giải xung đột - Người có trách nhiệm điều phối nguồn tài nguyên tổ chức Câu 2: Khái niệm tổ chức hoạt động tổ chức Khái niệm: Tổ chức tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung Các hoạt động tổ chức - Tìm hiểu dự báo xu biến động môi trường để trả lời cho câu hỏi: Mơi trường địi hỏi tổ chức? Mơi trường tạo cho tổ chức hội thách thức nào? Hiện nay, nghiên cứu dự báo môi trường coi hoạt động tất yếu tổ chức - Tìm kiếm huy động nguồn vốn cho hoạt động tổ chức Đó cáo thể nguồn vốn người sáng lập tổ chức, từ hoạt động có hiệu tổ chức hay vốn vay - Tìm kiếm yêu tố đầu vào cho trình SXKD tạo sản phẩm dịch vụ tổ chức NVL, lượng, máy móc, nhân lực, … chọn lọc, thu nhận yếu tố - Tiến hành trình SXKD tạo sản phẩm dịch vụ cho tổ chức - Thu lợi ích cho tổ chức phân phối lợi ích cho người tạo nên tổ chức đối tượng tham gia vào hoạt động tổ chức - Hoàn thiện, đổi sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoạt động tạo sản phẩm dịch vụ mới, quy trình sản xuất - Đảm bảo chất lượng hoạt động, sản phẩm dịch vụ tổ chức Nghiên cứu mơi trường Có vốn Có đầu vào khác Sản xuất Phân phối SP,DV Không ngừng đổi đảm bảo chất lượng Phân phối lợi ích Câu 3: Trình bày khái niệm chức định quản trị Khái niệm Quyết định quản trị hành vi sáng tạo chủ thể quản trị nhằm định mục tiêu, chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề chín muồi sở hiểu biết quy luật vận động khách quan phân tích thơng tin tổ chức môi trường Chức - Chức định hướng: Quyết định quản trị thể ý đồ người lãnh đạo để quy tụ nguồn lực cho SXKD, gắn với mục tiêu chung doanh nghiệp - Chức bảo đảm: Quyết định đưa lãnh đạo phải chỗ dựa cho đơn vị, tổ chức thực công việc, Căn sở Có đủ nguồn lực để thực - Chức hợp tác phối hợp: Xác định rõ chức nhiệm vụ đơn vị cá nhân hợp tác, phối hợp tham gia vào việc thực định - Chức cưỡng - động viên: Buộc đối tượng bị quản trị phải thi hành Câu 4: Phân loại yêu cầu định quản trị Phân loại - Theo thời gian: dài hạn, trung hạn ngắn hạn - Theo tầm quan trọng: Quyết định chiến lược, chiến thuật tác nghiệp - Theo phạm vi điều chỉnh: Quyết định toàn cục, định phận - Theo tính chất: Quyết định chuẩn mực, riêng biệt - Theo quy mô: Quyết định lớn, vừa, nhỏ - Theo cấp định: Quyết định cấp cao, cấp trung, cấp thấp - Theo lĩnh vực hoạt động: Quyết định QTNL, QTTC, QTCN … - Theo phản ứng người định: Quyết định trực giác, lý giải Yêu cầu định quản trị - Tính pháp lý: Quyết định Quản trị hành vi tập thể cá nhân nhà quản trị nên phải tn theo pháp luật Tính hợp pháp định quản trị thể hiện: • Quyết định đưa thẩm quyền tổ chức cá nhân • Quyết định khơng trái với nội dung mà pháp luật quy định • Quyết định ban hành thủ tục thể thức Mọi định quản trị khơng đảm bảo tính pháp lý bị đình hủy bỏ Người hay tổ chức định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật - Tính khoa học: Quyết định có tính khoa học định phù hợp với lý luận thực tiễn khách quan Yêu cầu tính khoa học thể hiện: • Quyết định phù hợp với định hướng mục tiêu tổ chức • Quyết định phải phù hợp với quy luật, xu khách quan, nguyên tắc nguyên lý khoa học • Quyết định phải hù hợp với điều kiện cụ thể, với tình cần đưa định, kể lực mơi trường tổ chức - Tính hệ thống (thống nhất): thể khía cạnh • Các định phải ban hành cấp phận chức phải thống theo hướng Hướng mục tiêu chung xác định • Các định ban hành thời điểm khác không mâu thuẫn, trái ngược, phủ định Quyết định hết hiệu lực không cịn phù hợp phải loại bỏ - Tính tối ưu: Quyết định đưa đòi hỏi phương án mà định lựa chọn phải phương án tối ưu – Tức phương án thỏa mãn cao mục tiêu đồng thời phù hợp với ràng buộc định, ủng hộ thành viên cấp tổ chức - Tính linh hoạt: Quyết định quản trị phải phản ánh nhân tố lựa chọn định, hản ánh tính thời đại, môi trường mà định đời thực Tính linh hoạt định địi hỏi định phải linh hoạt, khéo léo tránh rập khuân, máy móc, giáo điều, kinh nghiệm chủ nghĩa Phương án định đáp ứng biến đổi mơi trường - Tính cụ thể thời gian người thực hiện: Quyết định cần phải rõ ràng ngày ban hành, hiệu lực từ ngày đến ngày Đối tượng phạm vi điều chỉnh cần làm rõ Câu 5: Khái niệm thơng tin, vai trị phân loại thông tin Khái niệm thông tin Thông tin liệu phân tích xử lý Vai trị thơng tin - Trong mặt đời sống xã hội, thông tin thiếu vắng Nó khơng điều cần thiết mà xúc, yếu tổ định đến thành bại tổ chức - Thông tin phương tiện để thống hoạt động nhằm đạt mục tiêu chung - Thông tin sở để đề đinh nhà quản trị mục tiêu, chiến lược kế hoạch hoạt động - Thông tin phương tiện đặc trưng hoạt động quản lý Các hoạt động thu nhận, xử lý Truyền đạt, lưu trữ Đồng thời tiền đề, sở, công cụ hoạt động quản lý - Thông tin gắn hoạt động quan đơn vị với môi trường bên ngồi taoij nên hệ thống mở có tác động tương hỗ lẫn - Thông tin đối towngj lao động cán quản trị nói chung người lãnh đạo nói riêng Phân loại thơng tin - Theo cấp quản lý • Thơng tin từ xuống: Chỉ thị, văn bản, phát biểu, … (dễ bị mất, bị bóp méo truyền qua nhiều kênh khác -> thường xun kiểm tra) • Thơng tin từ lên: Báo cáo, khiếu nại, thăm dò ý kiến ( Dễ bị phải thơng quan nhiều cấp quản lý: bị giấu đi, bỏ …) • Thơng tin chéo, ngang: thông tin phận ngang cấp để trao đổi (dễ bổ xung cho nhau) - Theo tính hệ thống ngồn thơng tin • Thơng tin có hệ thống: thông tin đưa đến cho người nhận nội dung quy định với thời gian định trước mang tính phổ cập • Thơng tin khơng có hệ thống: thông tin đưa đến cho người nhận không định kì nhằm cung cấp thơng tin mang tính chất bất thường, không ổn định - Theo lĩnh vực hoạt động: Thông tin CT, KT, VH, XH, TDTT, KHKT, Tự nhiên, Mơi trường, an ninh – quốc phịng … Câu 6: Các phương pháp lập kế hoạch chiến lược Lập kế hoạch chiến lược trình xác định đạt mục tiêu dài hạn tổ chức với nguồn lực huy động Có phương pháp lập kế hoạch chiến lược sau: - Lập kế hoạch từ xuống - Lập kế hoạch từ lên - Xây dựng kế hoạch theo quy trình hai lên xuống Câu 7: Phân tích ma trận BCG nhóm Boston đưa biện pháp chiến lược cho doanh nghiệp MA TRẬN BCG • BCG (Boston Consulting Group) tên cơng ty tư vấn chiến lược Mỹ, • Ma trận BCG gọi ma trận quan hệ tăng trưởng thị phần Vấn đề mà BCG đưa khả tạo lợi nhuận thơng qua việc phân tích danh mục SBU (Strategic business unit) cơng ty cho phép đánh giá vị cạnh tranh tổng thể tổ hợp kinh doanh (Tổ hợp SBU) • Ma trận BCG thể tình SBU mặt phẳng gồm có phần ma trận là: Ngơi sao, Dấu hỏi, Bị sữa Chó Tốc độ tăng trưởng thị phần Cao ? Thấp Cao Thấp Thị phần chiếm lĩnh Phân tích ma trận BCG: - SBU- Ngơi Có thị phần tương đối lớn ngành tăng trưởng cao Có lợi cạnh tranh hội để phát triển, chúng chứa đựng tiềm to lớn lợi nhuận khả tăng trưởng dài hạn Nói chung, SBU- đánh giá cao khả sinh lợi, tự đáp ứng nhu cầu vốn đầu tư Tuy nhiên, SBU- ngơi hình thành thường cần cung ứng lượng vốn đầu tư lớn, nhằm củng cố vị dẫn đầu - SBU- Dấu chấm hỏi Đây SBU vị cạnh tranh tương đối yếu, có thị phần tương đối thấp Tuy vậy, chúng ngành tăng trưởng cao, có triển vọng lợi nhuận tăng trưởng dài hạn SBU- dấu chấm hỏi trở thành SBU - ngơi sao, đầu tư, "nuôi dưỡng" tốt - chúng cần lượng vốn đầu tư lớn Vấn đề cần phải đánh giá tiềm năng, hầu có kế hoạch đầu tư mức - SBU- Con bò sữa Đây SBU ngành tăng trưởng thấp giai đoạn trưởng thành lại có thị phần cao vị cạnh tranh mạnh Thế mạnh cạnh tranh thường xuất phát từ ưu chi phí, đạt lợi kinh tế nhờ quy mô hiệu ứng đường cong kinh nghiệm Điều cho phép trì khả sinh lợi cao Tuy vậy, chúng khơng có hội phát triển tốc độ tăng trưởng ngành thấp Do đó, nhu cầu vốn đầu tư khơng lớn, mà cịn xem nguồn lợi nhuận đáng kể - SBU – Con chó Đây SBU vị cạnh tranh yếu, thị phần thấp, ngành tăng trưởng chậm Triển vọng SBU kém, chúng địi hỏi lượng vốn đầu tư lớn song để trì thị phần thấp, hội tăng trưởng Các bước xây dựng ma trận BCG cho tổ hợp kinh doanh DN • Bước 1: Xác định thơng số quan trọng là: Tỉ lệ tăng trưởng ngành ( % )Thị phần tương đối DN ( thị phần tương đối A = Thị phần tuyệt đối cho biết A/ Thị phần tuyệt đối đối thủ cạnh tranh lớn nhất) mơ DN ngành • Bước 2: Xác định SBU DN Mỗi SBU vịng trịn mặt phẳng BCG có độ lớn tỉ lệ thuận với mức độ đóng góp SBU tồn doanh thu DN • Bước 3: Biểu diễn SBU mô thức BCG Để xác định vị trí SBU ma trận BCG cần phải xác định thơng số là: Tỉ lệ tăng trưởng thị phần tương đối SBU Các chiến lược áp dụng - Chiến lược Xây dựng (Build): áp dụng cho SBU nằm phần dấu hỏi SBU DN cần đầu tư để củng cố tiếp tục tăng trưởng thị phần Khi áp dụng chiến lược này, phải hy sinh lợi nhuận trước mắt để nhắm tới mục tiêu dài hạn - Chiến lược Giữ (Hold): Áp dụng cho SBU nằm phần Bị sữa nhằm tối đa hố khả sinh lời sản sinh tiền - Thu hoạch (Harvest): Chiến lược tập trung vào mục tiêu đạt lợi nhuận ngắn hạn thông qua cắt giảm chi phí, tăng giá, cho dù có ảnh hưởng tới mục tiêu lâu dài SBU hay công ty Chiến lược phù hợp với SBU phần Bò Sữa thị phần tăng trưởng thấp bình thường Bị Sữa tương lai khơng chắn Ngồi ra, sử dụng cho sản phẩm Dấu hỏi chuyển sang Ngôi hay Chó - Từ bỏ (Divest): Mục tiêu từ bỏ sản phẩm phận kinh doanh khơng có khả sinh lời để tập trung nguồn lực vào sản phẩm hay phận có khả sinh lời lớn Chiến lược áp dụng cho sản phẩm nằm phần Dấu hỏi (chắc chắn trở thành Ngôi sao) cho sản phẩm nằm phần Chó Ưu, nhược điểm phương pháp tổ hợp kinh doanh BCG - Ưu điểm + Tập trung phân tích nhu cầu vốn đầu tư SBU khác nhau, cách thức sử dụng cách tốt nguồn lực tài (vốn đầu tư), nhằm tối đa hoá cấu trúc kinh doanh công ty + Chỉ cần thiết phải tiếp nhận thêm từ bỏ SBU đó, hướng đến xây dựng cấu trúc kinh doanh cân tối ưu.- Nhược điểm + Phương pháp BCG đơn giản Đánh giá tiềm triển vọng SBU dựa thị phần tăng trưởng ngành chưa đầy đủ, số trường hợp dẫn đến sai lầm Chẳng hạn, thị phần thấp có vị cạnh tranh mạnh lợi nhuận cao phân khúc thị trường cơng ty thực khác biệt hố sản phẩm đáp ứng cách tốt nhu cầu khách hàng + Phương pháp BCG đánh giá chưa đầy đủ mối quan hệ thị phần chi phí - mối quan hệ khơng phải xảy theo chiều hướng BCG đề cập, thị phần lớn tạo ưu chi phí Ở số ngành, đặc điểm công nghệ, công ty với thị phần nhỏ đạt mức chi phí sản xuất thấp so với cơng ty có thị phần lớn Hay ngành giai đoạn trưởng thành, tăng trưởng chậm, thị phần lớn luôn mang lại mức lợi nhuận cao nói tính chất SBU - Con bị sữa + Nói tóm lại, phương pháp BCG đánh giá chưa đầy đủ dẫn đến xếp loại không SBU Câu 8: Các thuộc tính cấu tổ chức Chun mơn hóa cơng việc Phân chia tổ chức thành phận mơ hình tổ chức phận Mối quan hệ quyền hạn tổ chức Cấp quản trị, tầm quản trị mơ hình cấu tổ chức xét theo số cấp quản trị Phân bổ quyền hạn cấp quản trị - Tập quyền phân quyền Phối hợp phận tổ chức Câu 9: Khái niệm, ý nghĩa lập kế hoạch chiến lược quản trị Khái niệm Lập kế hoạch chiến lược trình xác định đạt mục tiêu dài hạn tổ chức với nguồn lực huy động Về mặt nội dung lập kế hoạch chiến lược q trình xây dựng khơng ngừng hồn thiện bổ sung xhieens lược cần thiết Nói cách khác lập kế hoạch chiến lược xoay quanh việc xây dựng chiến lược cho tổ chức sơ phân tích vị trí tổ chức mơi trường hoạt động Ý nghĩa - Tư có hệ thống để tiên liệu tình quản lý - Phối hợp nguồn lực tổ chức hữu hiệu - Tập trung vào mục tiêu sách tổ chức - Nắm vững nhiệm vụ tổ chức để phối hợp với quản lý viên khác - Sẵn sàng ứng phó đối phó với thay đổi mơi trường bên ngồi - Phát triển hữu hiệu tiêu chuẩn kiểm tra Câu 10: Phong cách làm việc cán quản trị Phong cách cưỡng Là phong cách làm việc nhà quản trị dựa vào kiến thức, kinh nghiệm, quyền hạn để tự đề định bắt buộc cấp phải thực nghiêm chỉnh không thảo luận, bàn bạc thêm Ưu điểm: giải vấn đề nhanh chóng giữ ý đồ Nhược điểm: Triệt tiêu tính sáng tạo người tổ chức Phong cách đặc biệt cần thiết tổ chức hay phận thành lập; có nhiều mâu thuẫn phung đột phát sinh hệ thống; cần phải giải vấn đề khẩn cấp bí mật Phong cách dân chủ Nhà quản trị có phong cách lãnh đạo dân chủ quan tâm thu hút tập thể tham gia thảo luận để định vấn đề tổ chức, thực rộng rãi chế độ ủy quyền Ưu điểm: Phát huy tính sáng tạo nhân viên tạo bầu khơng khí phấn khởi, trí tập thể Nhược điểm: Làm chậm q trình định dẫn đến thời Với trình độ ngày cao đội ngũ nhân lực, phong cách dân chủ ngày sử dụng rộng rãi trở thành phong cách làm việc có hiệu cán quản trị hầu hết tổ chức, đặc biệt doanh nghiệp Phong cách tự Người quản trị có phong cách tham gia vào công việc tập thể, thường xác định mục tiêu cho đơn vị mà phụ trách cấp tự hành động để đến mục tiêu Ưu điểm: tạo khả chủ động sáng tạo tối đa cho người Nhược điểm: dễ đưa tập thể đến tình trạng vơ phủ, dẫn đến đổ vỡ Phong cách tự áp dụng hiệu đơn vị có mục tiêu độc lập, rõ ràng có đội ngũ nhân lực có kỹ ý thức kỷ luật cao Trong tổ chức khác, nên sử dụng phong cách tự thảo luận vấn đền định mà Câu 11: Khái niệm, nguyên tắc tạo lập uy tín phân tích số quy luật tâm lý xấu dẫn đến hư hỏng, đổ vỡ cán quản trị Khái niệm Uy tín cán lãnh đạo doanh nghiệp mức độ hiệu tác động họ người khác (nhất với cấp dưới) công việc Uy tín có hai loại, uy tín quyền lực địa vị thức hệ thống xã hội đem lại uy tín cá nhân kết phẩm chất, uy tín cá nhân đem lại Ngun tắc • Nhanh chóng tạo thắng lợi ban đầu cho hệ thống tạo thắng lợi liên tục • Tạo trí cao độ doanh nghiệp • Đi theo đường sáng sủa, tránh thủ đoạn đen tối xấu xa • Khơng dối trá, hứa phải thực • Biết sử dụng tốt cán giúp việc • Mẫu mực đạo đức, quần chúng tin tưởng bảo vệ Phân tích số quy luật tâm lý xấu dẫn đế hư hỏng, đổ vỡ cán quản trị Truyền thống, tập quán Truyền thống, tập quán điều đc trọng đội ngũ nhân viên có tác động lớn tới tâm lý nhân viên Truyền thống tập thể công ty gương mẫu mực, niềm vinh dự tự hào cho thành viên đứng đội ngũ truyền thống tạo cho nhân viên niềm tin tưởng vào công ty mà yên tâm làm việc Lan truyền tâm lý - Là tượng phổ biến xảy tập thể lao động, lan truyền từ thành viên sang thành viên khác nhóm người sang nhóm người khác tạo trạng thái tâm lý tình cảm nhóm - Có chế lan truyền tâm lý: Cơ chế dao động từ từ Cơ chế bùng nổ - Lan truyền tâm lý có ảnh hưởng tích cực tiêu cực đến hoạt động Dn Dư luận tập thể Công ty thực số chương trình quảng cáo PR, đưa lời cam kết nhằm tạo dư luận tốt cơng ty Ngồi có số dư luận không tốt tổ chức gây tâm lý hoang mang, nghi ngờ cho nhân viên công ty Quy luật nhàm chán Trong trình thực công việc phận tránh khỏi nhàm chán: vất vả công việc, nội dung việc thăm dò khách hàng, liệu thu thập không hợp lý… Ảnh hưởng: nhân viên chán công việc, mệt mỏi, hiệu công việc không cao, tốn nhiều chi phí, tạo khơng hài hịa với phận khác Biện pháp: tạo môi trường làm việc khoa học, hòa thuận thành viên, tạo hoạt động vui chơi, đưa mục tiêu hàng tuần… Quy luật tương phản Trong tập thể có người có tính cách trái ngược Như người lao động phải thường xuyên quan hệ với hai nhà quản trị có phong cách trái ngươc (một người dân chủ, lịch sự, tôn trọng cấp người độc đốn nóng nảy) Điều dẫn tới nhân viên quý mến căm ghét hai nhà quản trị mức bình thường Quy luật di chuyển Là di chuyển cảm xúc từ người sang người khác, từ nhóm sang nhóm khác Kết di chuyển tâm lý tạo trạng thái tâm lý, tình cảm nhóm Người lãnh đạo quan doanh nghiệp nhận thức rõ tượng tâm lý biết cách lợi dụng, điều khiển nhân tố tích cực để quản lý tốt, đem lại hiệu cho tập thể, đồng thời ngăn chặn tượng tiêu cực ảnh hưởng đến bầu khơng khí tâm lý xã hội tập thể lo lắng, khủng hoảng, niềm tin khơng đáng có Có nhân tố tác động lên bầu khơng khí tập thể phận nhân phịng Marketing cơng ty: - Các nhân tố bên - Các nhân tố bên ngồi Bầu khơng khí tâm lý xã hội Là trạng thái tâm lý tập thể lao động, có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến bầu khơng khí tập thể như: phong cách lãnh đạo, đánh giá, khen thưởng, xử phạt … Ưu điểm: thúc đẩy nhân viên làm việc hết mình, phát huy lực, tạo gắn bó thành viên cơng ty Nhược điểm: bầu khơng khí tiêu cực ảnh hưởng không tốt tới tinh thần làm việc nhân viên, cạnh tranh thiếu công Biện pháp: nhà quản trị cần lắng nghe nhân viên để đưa định nhất, cần quan tâm xây dựng mối quan hệ thức đắn khoa học thường xuyên quan tâm trì điều chỉnh quan hệ này, tạo giao lưu học hỏi phận  ... cấu tổ chức Chun mơn hóa cơng việc Phân chia tổ chức thành phận mơ hình tổ chức phận Mối quan hệ quyền hạn tổ chức Cấp quản trị, tầm quản trị mơ hình cấu tổ chức xét theo số cấp quản trị Phân... định quản trị - Tính pháp lý: Quyết định Quản trị hành vi tập thể cá nhân nhà quản trị nên phải tuân theo pháp luật Tính hợp pháp định quản trị thể hiện: • Quyết định đưa thẩm quyền tổ chức cá... phân tích thơng tin tổ chức môi trường Chức - Chức định hướng: Quyết định quản trị thể ý đồ người lãnh đạo để quy tụ nguồn lực cho SXKD, gắn với mục tiêu chung doanh nghiệp - Chức bảo đảm: Quyết