Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại NHCT.doc

Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại NHCT.doc

LỜI NÓI ĐẦU

I.1 Tính cấp thiết của đề tài.

Đổi mới hoạt động Ngân hàng phục vụ phát triển kinh tế đất nước và hộinhập kinh tế quốc tế đã đặt ra những yêu cầu, thách thức về mở rộng các dịch vụNgân hàng Trước những yêu cầu về hội nhập nói chung và quá trình đàm phángia nhập WTO nói riêng, ngành ngân hàng cần phải xây dựng cho mình mộtchiến lược, chính sách thích hợp để đảm bảo quá trình hội nhập thành công,mang lại lợi ích thật sự cho nền kinh tế Việt Nam Chiến lược ấy chắc chắn phảiđặt vị thế của công tác thanh toán lên hàng đầu Bởi hoạt động của ngân hàng ởbất cứ hình thức nào cũng được kết thúc ở việc thanh- quyết toán.

Trong tình hình mới, một trong những khó khăn, trăn trở nhiều nhất của cácngân hàng là việc cải tạo hệ thống thanh toán đáp ứng được yêu cầu mới, theokịp xu hướng phát triển của quốc tế, tạo điều kiện thu hút vốn đầu tư, đẩy nhanhquá trình chu chuyển vốn cho nền kinh tế Thanh toán chuyển tiền điện tử ra đờilà tất yếu của sự bùng nổ công nghệ thông tin Tuy còn mới mẻ nhưng nó đãkhẳng định những tính năng ưu việt nhất định, đồng thời đánh dấu một bướcvươn mình mạnh mẽ trong công tác thanh toán của ngành Ngân hàng.

Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại Chi nhánh Ngân hàng Công thươngĐống Đa- Hà Nội, em đã được tiếp cận khá đầy đủ các nghiệp vụ ngân hàng vàđặc biệt quan tâm đến hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Chi nhánhNgân hàng Công thương Đống Đa Từ nhận thức tầm quan trọng của công tácthanh toán, em nhận thấy việc nâng cao chất lượng hệ thống thanh toán chuyểntiền điện tử là một vấn đề đầy bức xúc và cấp thiết Điều này khiến em chọn đề

tài: “Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền

điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa-Hà Nội” làm khoá

luận tốt nghiệp của mình.

II.2 Mục đích nghiên cứu đề tài.

Từ cơ sở lý luận và thực trạng hoạt động thanh toán chuyển tiền điện tử tạiChi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa-Hà Nội, em xin đưa ra một số giảipháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công tác thanh toán chuyển tiền điệntử tại ngân hàng trong thời gian tới.

III.3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu.

Khoá luận tập trung trình bày những nội dung chủ yếu về hoạt động thanhtoán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa Hà Nội từ năm 2001 đến nay

Khoá luận sử dụng phương pháp thống kê, phân tích tổng hợp, tiếp cận hệthống lý luận và thực tiễn, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vậtbiện chứng và duy vật lịch sử để phân tích và xử lý các vấn đề nghiên cứu.

Chương I: Lý luận chung về Ngân hàng thương mại và hệ thống thanh

toán chuyển tiền điện tử của Ngân hàng thương mại.

Chương II: Thực trạng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi

nhánh Ngân hàng Công Thương Đống Đa -Hà Nội trong thời gian qua.

Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng

công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công thươngĐống Đa- Hà Nội

Do còn hạn chế về thời gian nghiên cứu, tài liệu thu thập cũng như trình độhiểu biết, đề tài nghiên cứu của em không tránh khỏi những thiếu sót Kính

mong các thầy cô giáo cùng các bạn độc giả quan tâm, tham gia đóng góp ý kiếnquý báu cho đề tài thêm phong phú.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 5 năm 2004

Sinh viên thực hiện

Hoàng Thị Lan Hương

VI.1.1 Ngân hàng thương mại và việc tổ chức thanhtoán giữa các NHTM.

1.1.1 Vài nét khái quát về Ngân hàng thương mại (NHTM).

Ngân Hàng (NH) được hình thành và phát triển trải qua một quá trình lâudài với nhiều hình thái kinh tế xã hội khác nhau Trong thời kỳ đầu vào khoảngthế kỷ thứ XV đến thế kỷ thứ XVIII, các NH còn hoạt động độc lập với nhau.Đó là trung gian tín dụng, trung gian thanh toán cho nền kinh tế và phát hànhgiấy bạc cho NH.

Sang thế kỷ XVIII, lưu thông hàng hoá ngày càng phát triển Việc các NHcùng thực hiện chức năng phát hành giấy bạc ngân hàng làm cho lưu thông cónhiều loại giấy bạc khác nhau đã cản trở cho quá trình lưu thông hàng hóa pháttriển kinh tế Chính điều này đã dẫn đến phân hoá hệ thống NH Lúc này hệthống NH đã phân làm hai nhóm: thứ nhất là nhóm các NH được phép phát hànhtiền, được gọi là NH phát hành sau đổi thành NHTW Thứ hai là các NH khôngđược phép phát hành tiền, chỉ làm trung gian tín dụng, trung gian thanh toántrong nền kinh tế được gọi là NH trung gian Đây là một mắt xích cực kỳ quantrọng nối giữa NHTW với nền kinh tế, cũng như là cầu nối để những người cóvốn và những người cần vốn gặp nhau.

Thời kỳ đầu khi mới thực hiện sự phân hoá hệ thống NH, các NH trunggian thực hiện tất cả các hoạt động của nó như nhận tiền gửi, cho vay và làm cácdịch vụ thanh toán Ban đầu, các NH chủ yếu nhận tiền gửi không kỳ hạn, có kỳhạn ngắn và cho vay ngắn hạn Về sau, nó thực hiện cả cho vay trung hạn, dàihạn bằng nguồn vốn trung hạn, dài hạn do huy động tiền gửi trung hạn, dài hạnvà phát hành trái khoán.

Hoạt động NH ngày càng phát triển cùng với sự phát triển của thị trườngchứng khoán đòi hỏi hình thành nên những NH, những trung gian tài chínhchuyên hoạt động trong một lĩnh vực nào đó, phân chia NH trung gian thành cácNH hoạt động trong lĩnh vực riêng: NHTM, NH đầu tư, NH phát triển

Đặc trưng NH được thể hiện rõ nhất thông qua các chức năng sau:-Chức năng làm thủ quỹ cho xã hội.

-Chức năng trung gian thanh toán.-Chức năng làm trung gian tín dụng.-Chức năng “tạo tiền”.

NH làm trung gian thanh toán khi nó thực hiện thanh toán theo yêu cầu củakhách hàng như: trích tiền từ tài khoản tiền gửi của họ để thanh toán tiền hànghoá, dịch vụ hoặc nhập vào tài khoản tiền gửi của khách hàng, tiền thu bán hàngvà các khoản thu khác theo lệnh của họ.

NH thực hiện chức năng trung gian thanh toán trên cơ sở nó thực hiện chứcnăng làm thủ quỹ cho xã hội Việc nhận tiền gửi và theo dõi các khoản thu, chitrên tài khoản tiền gửi của khách hàng là tiền đề để NH thực hiện vai trò trunggian thanh toán Mặt khác, việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giữa các chủthể kinh tế có nhiều hạn chế như rủi ro do phải vận chuyển tiền, chi phí thanhtoán lớn, đặc biệt là với khách hàng ở cách xa nhau.

Chức năng trung gian thanh toán có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế

Trước hết, thanh toán không dùng tiền mặt qua NH góp phần tiết kiệm chiphí lưu thông tiền mặt và đảm bảo thanh toán an toàn Khả năng lựa chọn hìnhthức thanh toán thích hợp cho phép khách hàng thực hiện thanh toán chính xác

hiệu quả Điều này góp phần tăng nhanh tốc độ lưu thông hàng hoá, tốc độ luânchuyển vốn và hiệu quả của quá trình tái sản xuất xã hội.

Mặt khác, việc cung ứng một dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt cóchất lượng làm tăng uy tín cho NH và do đó tạo điều kiện để thu hút nguồn vốntiền gửi.

Chu chuyển tiền tệ hiện nay chủ yếu thông qua hệ thống NHTM và do vậy,chỉ khi chức năng trung gian thanh toán được hoàn thiện thì vai trò của NHTMmới được nâng cao hơn với tư cách là người thủ quỹ cho xã hội.

1.1.2 Khái niệm, sự cần thiết và ý nghĩa thanh toán giữa các NHTM.

Khái niệm: Thanh toán giữa các NH là việc thanh toán vốn tiền tệ giữa

các chi nhánh NH trong cùng hệ thống hoặc giữa các NH khác hệ thống phátsinh trên cơ sở đáp ứng yêu cầu thanh toán hàng hoá, dịch vụ và điều chuyểncủa các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân và nghiệp vụ điều chuyển tiền của chínhbản thân NH.

Sự cần thiết thanh toán giữa các NH: Hoạt động kinh tế ngày càng phát

triển, theo đó là sự phát triển của thanh toán tiền tệ trong nước và quốc tế Mốiquan hệ ngày càng đa dạng, điều đó không chỉ đòi hỏi sự gia tăng hoạt động củahệ thống ngân hàng nói chung mà còn làm cho hoạt động thanh toán vốn giữacác NH ngày càng trở nên cần thiết Điều đó thể hiện như sau:

Nền kinh tế ngày càng phát triển thì việc trao đổi hàng hoá dịch vụ khôngchỉ bó hẹp ở một địa phương mà nó còn mở rộng ra mọi miền đất nước Hiệnnay, nhiều hệ thống NHTM và các tổ chức tín dụng khác nhau có mạng lưới chinhánh trong toàn quốc Bên cạnh đó, khách hàng được quyền lựa chọn NH đểmở tài khoản cho mình Do đó, thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ giữa người mua

và người bán qua hai NH khác nhau là rất cần thiết Nó giúp cho việc thanh toáncác khoản nợ giữa các tác nhân trong nền kinh tế một cách dễ dàng, nhanhchóng, đem lại hiệu quả to lớn cho kinh tế-xã hội.

Việc cấp chuyển vốn, kinh phí, chuyển tiền thực hiện nghĩa vụ ngân sáchdiễn ra thường xuyên, liên tục đòi hỏi phải có nghiệp vụ thanh toán giữa các NHđể đáp ứng yêu cầu của việc chuyển vốn trong nền kinh tế.

Ngân hàng, tổ chức tín dụng không chỉ là nơi cung ứng các dịch vụ thanhtoán mà còn là chủ thể tổ chức tham gia vào hệ thống thanh toán, thực hiện việcthanh toán trong phạm vi nội bộ của chính hệ thống các NH như: điều chuyểnvốn, cấp vốn, chuyển nhượng tài sản, nộp khấu hao, chuyển lãi lỗ đảm bảo choviệc quản lý và sử dụng vốn được khép kín trong toàn hệ thống NHTM

Để làm tốt các nghiệp vụ trên, thanh toán giữa các NH ra đời là một tất yếu.

Thể hiện chức năng tập trung vốn trong thanh toán của NH trong nền kinhtế quốc dân là NH đã phát huy được vai trò giám đốc đối với nền kinh tế, nângcao uy tín, góp phần tăng cường vai trò làm trung gian thanh toán cho nền kinhtế.

Thực hiện thanh toán giữa các NH giúp cho NH và các TCTD thu hút đượclượng vốn tiền tệ tạm thời nhàn rỗi của các doanh nghiệp, các tầng lớp dân cư đểcho vay phục vụ phát triển kinh tế, tăng trưởng nguồn vốn cho NH Ngoài ra,thông qua các dịch vụ thanh toán, NH đã tiết kiệm được chi phí trong lưu thông,chi phí bảo quản, hạn chế tham ô, lợi dụng, bảo vệ an toàn tài sản Trong quátrình thanh toán, người mua không phải mang một lượng tiền mặt rất lớn đểthanh toán cho người bán mà thực hiện thanh toán thông qua các dịch vụ thanhtoán qua NH.

Thanh toán giữa các NH không chỉ tạo điều kiện cho các NH tổ chức quảnlý vốn và điều hoà vốn có hiệu quả trong cả nước mà còn tạo điều kiện nối liềncác cơ sở NH thành một hệ thống chặt chẽ và điều hoà vốn trong nội bộ hệthống NH Điều đó làm tăng tốc độ vòng quay vốn, tăng hiệu quả sử dụng vốn,tránh tình trạng có NH thừa vốn mà vẫn phải trả lãi tiền gửi cho khách hàng,trong khi đó lại có NH thiếu vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, bỏ lỡ các cơ hộikinh doanh có thể thu được nguồn lợi lớn Thông qua điều chuyển vốn, NHthiếu vốn vẫn giữ được khách hàng và tiến hành hoạt động kinh doanh trôi chẩy,chi nhánh thừa vốn vẫn có thu nhập từ nguồn vốn thừa do hưởng lãi suất điềuhoà.

1.1.3 Điều kiện thanh toán giữa các NH.

Như ta đã biết, thanh toán giữa các NH là việc thanh toán vốn tiền tệ giữacác chi nhánh NH trong cùng hệ thống hoặc giữa các NH khác hệ thống phátsinh trên cơ sở đáp ứng yêu cầu thanh toán hàng hoá, dịch vụ và điều chuyểncủa các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân và nghiệp vụ điều chuyển tiền của chínhbản thân NH Vì vậy, điều kiện thanh toán giữa các NH là:

Điều kiện pháp lý: Phải xây dựng được hệ thống pháp lý ổn định và tin

cậy, thể lệ và chế độ đồng bộ, tạo cơ sở vững chắc để tổ chức nghiệp vụ thanhtoán Hệ thống pháp lý chặt chẽ là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nẩy sinh vàngăn ngừa các sai phạm trong thanh toán.

Thực hiện thanh toán qua tài khoản tiền gửi mở tại ngân hàng khác phải cósự thoả thuận bằng văn bản của hai ngân hàng chủ quản, đồng thời, phải theođúng nguyên tắc mở và sử dụng tài khoản Thanh toán kịp thời, cập nhật chínhxác, an toàn tài sản, không được chiếm dụng vốn lẫn nhau.

Đối với uỷ nhiệm chi hộ, thu hộ phải có văn bản thoả thuận và cam kết chặtchẽ giữa hai ngân hàng bảo đảm sự tín nhiệm trong thanh toán Định kỳ, hai bênphải đối chiếu, thanh toán sòng phẳng với nhau.

Đối với thanh toán bù trừ: Các NHTM, TCTD, Kho Bạc Nhà Nước muốntham gia thanh toán bù trừ phải có đơn xin tham gia thanh toán bù trừ, phải chấphành nội quy trong thanh toán như: giới thiệu người giao dịch, mẫu chữ ký, chấphành giờ truyền nhận dữ liệu hay phiên giao dịch.

Điều kiện về tổ chức và kỹ thuật: Thanh toán giữa các ngân hàng phải

được tổ chức một cách khoa học, áp dụng kỹ thuật hiện đại đảm bảo thanh toánchính xác, nhanh chóng, an toàn, chi phí thấp; phải có trung tâm xử lý thông tinnhanh nhậy, thông suốt theo các chuẩn mực quy định của NHNN nhằm đáp ứngđược các phương thức thanh toán giữa các NH Thông tin phải được cập nhật vàlưu trữ, bảo quản cẩn trọng, đảm bảo tính bảo mật cao Phải bố trí những ngườicó trách nhiệm cao, trung thực và thành thạo nghiệp vụ thanh toán giữa các NH,đẩy nhanh tốc độ và sự an toàn trong thanh toán.

Điều kiện về vốn: Các NHTM thực hiện thanh toán giữa các NH phải có

đủ khả năng cân đối nguồn và sử dụng vốn, phải chuẩn bị được đủ lượng vốnđảm bảo khả năng thanh khoản, đáp ứng nhu cầu về vốn trong thanh toán.Trường hợp làm mất khả năng thanh toán phải chịu phạt theo quy định.

Các NHTM khi thực hiện thanh toán qua thanh toán bù trừ phải luôn duy trìtồn quỹ tiền mặt và số dư trên tài khoản tiền gửi cần thiết tại NHNN để đảm bảocho khả năng thanh toán, sẵn sàng chi trả cho khách hàng Trường hợp thiếu vốnthanh toán thì vay Ngân hàng chủ trì hoặc Ngân hàng thành viên.

1.1.4 Các nghiệp vụ thanh toán của NH và sự phát triển của chúng.1.1.4.1 Các hình thức thanh toán (Means of payment).

Sản xuất hàng hoá càng phát triển thì các hoạt động nghiệp vụ của NHcũng không ngừng mở rộng và phát triển Các nghiệp vụ này ngày càng được cảitiến phù hợp với xu hướng phát triển chung về khoa học công nghệ trên thế giới,trong đó lĩnh vực thanh toán đặc biệt quan trọng với điều kiện và trình độ pháttriển của mỗi nưóc Nhìn chung, các nước có nền kinh tế thị trường thì hình thứcthanh toán qua NH phổ biến sau đây:

Hình thức thanh toán séc:

Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu in sẵn do NHNNquy định để yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửithanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên séc hoặc người cầmséc.

Séc là hình thức thanh toán lâu đời, phổ biến nhất ở hầu hết các NH trên thếgiới với tiêu đề: Cheque (tiếng Anh), Chéque (tiếng Pháp) dịch ra tiếng Việt là

“chi phiếu” Séc bao gồm nhiều loại khác nhau: séc ký danh, séc vô danh, séctiền mặt, séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc cá nhân, séc du lịch.

Đối tượng áp dụng: Séc thường được áp dụng để thanh toán chi trả cáckhoản tiền hàng hoá dịch vụ, công nợ.

Phạm vi áp dụng: Bên mua và bên bán phải mở tài khoản tại cùng một NHhoặc khác NH cùng một hệ thống Trường hợp bên mua và bên bán có tài khoảntại hai NH khác hệ thống thì hai đơn vị thanh toán đó phải tham gia thanh toánbù trừ giao nhận chứng từ trực tiếp.

Điều kiện để séc được NH chấp nhận thanh toán:

-Người phát hành séc chỉ được ghi số tiền trên séc trong phạm vi số dư tàikhoản tiền gửi của họ tại NH Nếu phát hành quá số dư NH không chấp nhậnthanh toán đồng thời, NH còn áp dụng phạt vi phạm hợp đồng thanh toán vàphạt chậm trả.

-Trường hợp có nhiều tờ séc nộp vào NH cùng một lúc để đòi tiền từ mộttài khoản mà số dư trên tài khoản đó không đủ để thanh toán toàn bộ những tờséc đó thì thứ tự thanh toán được xác định theo số séc đã phát hành, các séc cósố thứ tự nhỏ hơn sẽ được thanh toán.

-Séc phải đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ cả về hình thức và nội dung.

Séc chuyển khoản là loại thanh toán do chủ tài khoản phát hành trực tiếp đểtrả tiền cho người thụ hưởng trên cơ sở số dư tài khoản tiền gửi thanh toán củamình tại NH Loại séc này rất tiện lợi cho bên mua nhưng không tiện lợi cho bênbán Do đó, trong thanh toán truyền thống, séc được ghi theo nguyên tắc ghi nợtrước ghi có sau

Trường hợp bên bán yêu cầu bên mua có sự xác nhận của đơn vị thanh toántrên tờ séc, khi nhận được yêu cầu, đơn vị thanh toán sẽ làm thủ tục bảo chi trêncơ sở số tiền mà người phát hành đã lưu ký Vì vậy, người chịu trách nhiệmthanh toán séc là NH hay đơn vị thanh toán bảo chi séc.

Có thể thấy, việc áp dụng séc bảo chi rất có lợi cho người thụ hưởng Ngườithụ hưởng chắc chắn sẽ nhận được tiền, do đó, người thụ hưởng không bị mấtvốn, không bị chiếm dụng vốn Quá trình thanh toán được thực hiện nhanhchóng vì NH bảo chi séc hoặc NH phục vụ người thụ hưởng ghi có ngay chongười thụ hưởng Ngược lại, khi áp dụng thanh toán bằng séc bảo chi, ngườimua lại phải làm thủ tục ruờm rà để được bảo chi séc, phải lưu ký tiền trên tàikhoản tiền gửi bảo chi séc và không được hưởng lãi trên số tiền lưu ký đó.

Nhìn chung, thanh toán séc là thể thức đơn giản, thuận tiện được sử dụngrộng rãi ở nhiều nước trên thế giới Công ước Séc quốc tế Giơ-ne-vơ năm 1931đã được một số nước thông qua cho đến nay vẫn được xem là luật điều chỉnhcác quan hệ liên quan đến việc phát hành và sử dụng séc Tuy nhiên, trong thựctế, sử dụng séc không phải tuyệt đối an toàn, đã có xuất hiện séc giả Do vậy, kỹthuật thanh toán séc không ngừng được hoàn thiện trên mọi phương diện.

Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm thu (UNT):

UNT là chứng từ đòi tiền do người bán lập và uỷ nhiệm cho NH phục vụmình đòi tiền người mua hay người nhận cung ứng dịch vụ trên cơ sở hàng hoáhay đơn vị đã cung ứng Ngân hàng phục vụ người bán không chịu trách nhiệmvề việc người mua có thanh toán hay không Chính vì thế, đối với nghiệp vụnày, NH phải kết hợp nghiệp vụ bảng, ghi nhập sổ theo dõi UNT gửi đi để theo

dõi tình hình thanh toán, trả tiền của người mua nếu người mua có tài khoản tiềngửi tại NH khác.

Đối tượng áp dụng: UNT được sử dụng để thanh toán tiền hàng hoá khingười bán cung cấp cho người mua hoặc tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại,tiền nhà đất

Điều kiện áp dụng: Hai bên mua bán phải thống nhất với nhau dùng hìnhthức UNT với những điều kiện cụ thể ghi trên hợp đồng, đồng thời, phải thôngbáo bằng văn bản cho NH phục vụ bên chi trả biết để làm căn cứ thực hiện thanhtoán.

Phạm vi áp dụng: Hình thức thanh toán này được áp dụng rộng rãi trongquan hệ thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế đối với mọi đối tượng kháchhàng dù họ mở tài khoản tại bất cứ đơn vị thanh toán nào Áp dụng uỷ nhiệm thurất có lợi trong trường hợp thu hộ phí các dịch vụ công cộng, giúp các đơn vịcung ứng dịch vụ công cộng giảm chi phí nhân viên phải đến từng nhà để thutiền.

Tuy nhiên, nó vẫn còn hạn chế vì UNT do người bán lập chứng từ và làxuất phát điểm trong quy trình thanh toán, mà nguyên tắc hạch toán là ghi nợtrước có sau Mặc dù an toàn cho các NH tham gia quy trình thanh toán nhưngquy trình luân chuyển chứng từ còn vòng vèo, tốc độ thanh toán chậm.

Hình thức thanh toán uỷ nhiệm chi (UNC):

UNC là lệnh của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của NHNN uỷquyền cho NH phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền gửi củamình để trả cho người thụ hưởng có tài khoản cùng NH hay khác NH, trongcùng hệ thống hoặc khác hệ thống.

Đối tượng áp dụng: UNC được dùng chủ yếu là để thanh toán tiền hànghoá, công nợ dịch vụ theo đó người mua là người mở đầu trong quy trình thanhtoán, thực hiện ra lệnh cho NH phục vụ mình trích tài khoản tiền gửi thanh toáncủa mình để chuyển trả cho người bán

Phạm vi áp dụng: UNC được sử dụng rộng rãi, người trả tiền hoàn toàn cóthể sử dụng UNC để trả tiền cho người thụ hưởng có tài khoản cùng NH hoặckhác NH cùng hệ thống hay khác hệ thống

Ưu điểm của uỷ nhiệm chi là được sử dụng rộng rãi về phạm vi địa lý đốivới mọi đối tượng khách hàng dù họ mở tài khoản tại bất cứ đơn vị thanh toánnào UNC đảm bảo quyền lợi cho bên mua do bên mua chỉ chấp nhận thanh toánkhi họ đã nhận được hàng hoá, dịch vụ đúng như trong hợp đã ký kết, đồng thời,bảo vệ quyền lợi cho NH do NH thực hiện ghi nợ trước ghi có sau.

Ngược lại, UNC không bảo đảm quyền lợi cho bên bán Bên bán có thể gặprủi ro do bên mua không đủ khả năng thanh toán hoặc bên mua cố tình khôngthanh toán Do đó, người ta chỉ áp dụng hình thức thanh toán này trong trườnghợp bên mua và bên bán có tín nhiệm nhau hoặc thanh toán có giá trị nhỏ hoặcchủ yếu là thanh toán phi mậu dịch.

Tuy nhiên, UNC vẫn là hình thức thanh toán được ưa chuộng nhất hiện nayvì đơn giản, dễ thực hiện Mặt khác, NH chuyển tiền nhanh đảm bảo yêu cầu củakhách hàng.

Hình thức thanh toán thư tín dụng:

Thư tín dụng là lệnh của NH phục vụ bên mua gửi cho NH phục vụ bên bánđể tiến hành trả tiền cho người bán về giá trị hàng hoá đã cung ứng trên cơ sở

người bán xuất trình các hoá đơn, chứng từ hợp lệ, hợp pháp phù hợp với cácđiều kiện, phạm vi thời hạn hiệu lực của thư tín dụng.

Phạm vi áp dụng: Thư tín dụng áp dụng giữa hai chi nhánh NH cùng hệthống hoặc trên địa bàn phục vụ người bán có NH cùng hệ thống với NH bênmua có tham gia thanh toán bù trừ Như thế, NH bên mua (NH phát hành) sẽ uỷquyền cho NH cùng hệ thống với mình và cùng địa bàn với NH bên bán có thamgia thanh toán bù trừ thực hiện thanh toán hoặc chiết khấu bộ chứng từ hợp lệcủa bên bán bằng phương thức thanh toán bù trừ.

Đối tượng áp dụng: Thư tín dụng thường được sử dụng để thanh toán tiềnhàng hoá, dịch vụ giữa hai bên mua-bán chưa hiểu rõ về nhau, chưa có mối quanhệ thân thiết và không tin tưởng nhau Bởi lẽ, thủ tục thanh toán bằng thư tíndụng rất rườm rà khó khăn đối với cả bên mua và bên bán Bên mua phải thựchiện làm thủ tục mở thư tín dụng và được NH phục vụ mình chấp nhận pháthành thư tín dụng trước khi nhận được hàng hoá dịch vụ từ người bán Ngượclại, bên bán muốn nhận được thanh toán của NH phát hành hoặc NH thanh toán.NH chiết khấu thì phải lập được bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp những điều kiệnđã ghi trong thư tín dụng Trong hình thức này, thư tín dụng được coi là căn cứ,cơ sở để hai bên mua bán trao đổi, thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ cho nhau.

Thanh toán bằng thư tín dụng là hình thức thanh toán hữu hiệu nhất cho cảbên mua và bên bán vì quyền lợi chính đáng của cả hai bên đều được bảo vệ.Bên mua chỉ chấp nhận thanh toán khi nhận được hàng hoá với bộ chứng từ đầyđủ như đã thoả thuận trong hợp đồng còn bên bán chắc chắn sẽ nhận được tiềnkhi giao nhận bộ chứng từ đầy đủ cho NH phục vụ mình Do an toàn và chuẩnxác cao nên nó được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế.

Hình thức thanh toán bằng thẻ NH:

Thẻ NH là một phương tiện thanh toán hiện đại gắn liền với kỹ thuật tinhọc và ứng dụng tin học trong hoạt động NH Qua thẻ NH, người chủ thẻ có thểsử dụng để rút tiền từ máy rút tiền tự động ATM hoặc thanh toán tiền hàng hoádịch vụ tại cơ sở chấp nhận thanh toán thẻ.

Thẻ thanh toán chỉ được áp dụng trong nền tảng công nghệ tin học và viễnthông được áp dụng trong công nghệ thanh toán của NH.

Thẻ thanh toán do NH phát hành và bán cho khách hàng của mình để thanhtoán chi trả các khoản vật tư, hàng hoá, dịch vụ, các khoản thanh toán khác vàrút tiền tại các đại lý thanh toán hay tại các quầy rút tiền tự động.

Phạm vi áp dụng thẻ NH rất rộng rãi và không bị giới hạn về không gian,thời gian Nếu khách hàng có thể thanh toán, khách hàng có thể sử dụng (rúttiền, gửi tiền, kiểm tra số dư trên tài khoản, thanh toán chi trả tiền hàng hoá dịchvụ ) bất cứ nơi nào có máy ATM hoặc cơ sở chấp nhận thẻ Hơn nữa, thanhtoán bằng thẻ đã tiết kiệm chi phí, công sức cho người mua, người bán, giảmlượng tiền mặt trong lưu thông và tăng chu chuyển vốn cho nền kinh tế Chínhbởi tiện ích này mà thẻ NH rất được ưa chuộng ở các nước trên thế giới Tuynhiên, việc sử dụng thanh toán bằng thẻ NH cũng bị giới hạn một mức tối đa chophép được thanh toán trong một ngày để đảm bảo an toàn và khả năng chi trảcho nguồn thanh toán.

Với trình độ và tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay, trongtương lai, chắc chắn thẻ thanh toán chưa phải là công cụ thanh toán cuối cùng.

1.1.4.2 Các phương thức thanh toán qua NH (Mode of payments).

Tuỳ vào trình độ phát triển của công nghệ ngân hàng cũng như đặc điểmtổ chức hệ thống NH, các nước có các phương thức thanh toán qua NH khácnhau Ở Việt Nam, từ khi hệ thống NH được tổ chức theo hệ thống hai cấp, cácphương thức thanh toán vốn giữa các NH bao gồm:

Phương thức thanh toán liên hàng:

Thanh toán liên hàng là quan hệ thanh toán nội bộ giữa các ngân hàng trongcùng hệ thống phát sinh trên cơ sở các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiềnmặt giữa các khách hàng có mở tài khoản ở các chi nhánh ngân hàng khác nhautrong cùng hệ thống hoặc các nghiệp vụ chuyển tiền, điều hoà vốn trong nội bộmột hệ thống.

Thanh toán liên hàng là một bộ phận không thể thiếu được trong công tácthanh toán của NH Làm tốt công tác thanh toán liên hàng sẽ có vai trò rất quantrọng đối với nền kinh tế nói chung và với ngành NH nói riêng Cụ thể :

Thanh toán liên hàng thúc đẩy quá trình thanh toán nhanh chóng, chính xác.Thay vì khách hàng phải mang tiền mặt từ NH mua đến thanh toán cho ngườibán hàng, khách hàng chỉ cần uỷ nhiệm cho NH phục vụ mình trích tài khoản đểthanh toán cho người bán thông qua NH phục vụ người bán.

Thanh toán liên hàng góp phần nâng cao tốc độ luân chuyển vốn tiền tệphục vụ quá trình tái sản xuất mở rộng, do thời gian thanh toán nhanh, rút ngắnquá trình sản xuất và lưu thông hàng hoá dịch vụ.

Thanh toán liên hàng tạo điều kiện cho việc mở rộng và phát triển thanhtoán không dùng tiền mặt, góp phần khuyến khích cá nhân, tổ chức mở tài khoảntại các NH, ổn định và mở rộng khách hàng.

Thanh toán liên hàng góp phần giảm chi phí lưu thông do không phải vậnchuyển tiền mặt từ nơi này đến nơi khác để thanh toán, đồng thời, hạn chế đượcmất mát tham ô trong thanh toán.

Tuy nhiên, thanh toán liên hàng chỉ áp dụng với những ngân hàng trongcùng hệ thống Việc xử lý chứng từ vẫn mang tính thủ công, phát hiện sai lầmchậm, khó bảo toàn, bảo mật thông tin, đặc biệt là việc quyết toán cuối năm rấtvất vả, công việc quá nhiều, sang năm sau công việc năm trước vẫn chưa giảiquyết xong.

Phương thức thanh toán bù trừ:

Thanh toán bù trừ là một phương thức thanh toán giữa các NH khác hệthống trên cùng một địa bàn do NHNN chủ trì Thông qua nghiệp vụ này, cácNH thực hiện thu hộ chi hộ cho NH khác và sẽ thanh toán quyết toán ngay trongngày khi quyết toán bù trừ.

Thanh toán bù trừ thực hiện theo quyết định 181/NH-QĐ ngày 10/10/1991về “Quy tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ giữa các NH” vàCông văn 637/Kinh tế ngày 28/10/1991 về hướng dẫn thực hiện quyết định 181/NH-QD.

Để được tham gia thanh toán bù trừ, các thành viên phải tuân thủ đầy đủcác quy định do NH chủ trì quy định, phải mở tài khoản tiền gửi thanh toán bùtrừ tại NH chủ trì Cán bộ đi giao dịch thanh toán bù trừ phải có đủ năng lực,trình độ và đảm bảo đủ các điều kiện giao dịch, phải đăng ký mẫu chữ ký tại NHthành viên khác và tại NH chủ trì Nếu để xẩy ra sai sót, tổn thất thì thành viênphải chịu trách nhiệm theo quy định.

Về thanh toán số chênh lệch trong thanh toán bù trừ: Phải trích TK tiền gửiđể thanh toán, nếu không đủ thì phải nộp tiền mặt hoặc ngân phiếu thanh toán,cũng có thể vay NH chủ trì để thanh toán, trường hợp NH chủ trì không cho vaythì phải phạt chậm trả.

Chứng từ sử dụng trong thanh toán bù trừ bao gồm các chứng từ thanh toángốc, các bảng kê mẫu số 12,14,15,16 được giao nhận trực tiếp tại phiên thanhtoán bù trừ Các chứng từ chưa thuộc phạm vi thanh toán bù trừ như uỷ nhiệmthu, thư tín dụng, séc thì chuyển sang NH thanh toán để thực hiện ghi nợ trước.

TK sử dụng: Nếu là NH chủ trì thì sử dụng TK 5011 Tài khoản này dùngđể hạch toán kết quả thanh toán bù trừ của NH chủ trì với NH thành viên thamgia thanh toán bù trừ và sau khi thanh toán bù trừ xong thì hết số dư.

Nếu là NH thành viên thì sử dụng TK 5012 Tài khoản này dùng để hạchtoán kết quả thanh toán bù trừ với các NH khác và sau khi thanh toán bù trừxong cũng phải hết số dư.

Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN:

Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN là phương thứcthanh toán giữa các NH khác hệ thống khác địa bàn, đều mở tài khoản tạiNHNN.

Để áp dụng phương thức thanh toán này phải có các điều kiện sau:

-Hai NH phải mở tài khoản tại một hay hai chi nhánh NHNN và làm đầy đủcác thủ tục về mở tài khoản tiền gửi theo quy định.

-Tài khoản tiền gửi của các NH phải thường xuyên có số dư để đảm bảokhả năng thanh toán kịp thời.

-Dấu và chữ ký trên chứng từ và bảng kê chứng từ thanh toán qua NHNNphải đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký.

-Việc thanh toán phải kịp thời, đầy đủ, chính xác Nếu NH nào để chậm trễthì NH đó sẽ bị phạt.

Thanh toán qua mở tài khoản tiền gửi tại NHNN đáp ứng nhu cầu thanhtoán đối với các khách hàng mở tài khoản tiền gửi tại các NH khác hệ thốngkhác địa bàn, thúc đẩy quá trình trao đổi và sản xuất hàng hoá Tuy nhiên,phương thức này ít được áp dụng do tốc độ thanh toán chậm.

Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi ở NH khác:

Khi các NHTM không cùng hệ thống, không cùng địa phương có tần suấtthanh toán trực tiếp với nhau cao, nếu thanh toán từng lần qua tài khoản tiền gửitại NHNN thì tốc độ chậm Để khắc phục nhược điểm này, NHNN cho phép cácNHTM mở tài khoản tại nhau để thanh toán trực tiếp Định kỳ, các NHTM thanhquyết toán với nhau thông qua tài khoản tiền gửi tại NHNN Theo phương thứcnày, các NHTM có thể đều mở tài khoản tiền gửi ở NH khác để uỷ quyền thu hộcho khách hàng Việc thu hộ, chi hộ chỉ tiến hành trong phạm vi những khoảnthanh toán đã thoả thuận và quy định trong hợp đồng uỷ thác thanh toán giữacác NH Mỗi khi phát sinh các khoản thanh toán thu hộ chi hộ, NH mới phátsinh phải gửi các chứng từ thanh toán cho NH có quan hệ hạch toán sổ sách.Định kỳ thanh toán, các NH phải đối chiếu số liệu với nhau, quyết toán số tiềnđã thu hộ, chi hộ và thanh toán với nhau số chênh lệch phải thu, phải trả.

Phương thức thanh toán mở tài khoản tại nhau đã làm gia tăng tốc độ thanhtoán, hạn chế được những nhược điểm đã phân tích ở trên Tuy nhiên, việc mở

tài khoản tại nhau làm cơ sở cho việc thanh toán cho nhau đã gây đọng vốn chocác NHTM.

Phương thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ giữa các NHTM:

Để khắc phục những hạn chế của phương thức mở tài khoản tại nhau,NHNN cho phép các NHTM có thể ký hợp đồng thanh toán song biên trên cơ sởsự tín nhiệm giữa hai NHTM và hợp đồng thanh toán có quy định rõ nội dungthanh toán, số tiền tối đa cho một món thanh toán, tổng số tiền thanh toán, kỳhạn thanh quyết toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN.

1.2 Hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Ngân Hàng CôngThương Việt Nam.

1.2.1 Qúa trình phát triển của thanh toán chuyển tiền điện tử.

Thanh toán liên hàng thủ công:

Trong thời kỳ bao cấp, hoạt động thanh toán giữa các NH khác địa bànbằng thủ công với một phương thức truyền thống duy nhất là thanh toán liênhàng bằng thư, bằng điện qua đường bưu điện Thời gian cho một món thanhtoán thông thường phải từ 3-5 ngày và thậm chí là hàng tuần cho những món đitỉnh xa.

Do việc thanh toán chậm, lượng vốn nằm trong thanh toán chiếm khá lớnkhông đáp ứng công việc kinh doanh của khách hàng nên đã tạo ra tâm lý khôngmuốn thanh toán không dùng tiền mặt qua NH mà chỉ muốn dùng phương tiệntrực tiếp bằng tiền mặt Vì vậy đã gây ra áp lực rất lớn về tiền mặt, tạo sự khanhiếm giả tạo, đã xuất hiện tỷ lệ % giữa thanh toán bằng chuyển khoản và tiềnmặt Đây cũng là một trong những nguyên nhân góp phần làm tăng tốc độ lạm

phát vào những năm 1988, 1989 có thời kỳ lên đến 3 con số NHNN đã phảidùng “liệu pháp sốc” tăng lãi suất lên rất cao, có thời kỳ lên đến 12%/ tháng.

Thanh toán liên hàng qua mạng:

Từ năm 1989, hệ thống NH đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin(CNTT) vào các hoạt động nghiệp vụ, đi đầu là hệ thống NHNN, đặc biệt từnăm 1993 đã ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực thanh toán Thời kỳnày, các NH đã từng bước thích nghi với cơ chế mới, chủ động trong việc đầu tưcơ sở vật chất cho hoạt động thanh toán của mình để phục vụ khách hàng ngàycàng tốt hơn, chuyển từ hình thức thanh toán liên hàng bằng thư qua bưu điệnsang thanh toán liên hàng qua mạng vi tính, chuyển việc giấy báo liên hàng bằngtay theo mẫu in sẵn của NHTW sang lập trên máy vi tính, việc đối chiếu cũngđược thực hiện qua mạng vi tính Áp dụng hình thức này tốc độ thanh toán tăngrõ rệt, thời gian của một món thanh toán chỉ còn từ một đến hai ngày, giảm đượclượng vốn nằm trong thanh toán, được khách hàng đánh giá cao, từng bước xoábỏ khoảng cách của các DN và xã hội đối với NH.

Thanh toán chuyển tiền điện tử:

1.2.2 Khái niệm, đặc điểm và một số quy định chung:

Khái niệm: Thanh toán chuyển tiền điện tử là toàn bộ quá trình xử lý một

khoản chuyển tiền qua mạng máy vi tính kể từ khi nhận được một lệnh chuyểntiền của người phát lệnh đến khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng(đối với chuyển tiền Có) hoặc thu nợ từ người nhận lệnh (đối với chuyển tiềnNợ).

Đặc điểm:

-Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng quamáy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trungtrong hệ thống NHCT Việt Nam.

-Thanh toán chuyển tiền điện tử được thực hiện trong môi trường pháp lývà chuẩn hoá cao.

-Các công đoạn trong thanh toán chuyển tiền điện tử chủ yếu được tự độnghoá Quá trình thanh toán chuyển tiền, tra soát, trả lời tra soát, chấp nhận, trả lờichấp nhận được chương trình xử lý tự động nên đảm bảo độ chính xác cao độ.

-Phần tính ký hiệu mật được cài đặt một chương trình riêng đòi hỏi tính bảomật hết sức nghiêm ngặt Hơn nữa, hai lần mã khoá bảo mật của hai bộ phậnchức năng kế toán và tin học giúp cho quá trình thanh toán chuyển tiền điện tửđạt độ an toàn tài sản rất cao.

Một số quy định chung:

-Phạm vi chuyển tiền điện tử gồm các chuyển tiền có và chuyển tiền nợbằng VNĐ hoặc bằng ngoại tệ giữa các NH cùng hệ thống Các hoạt động thanhtoán bù trừ tự động, thanh toán với các TCTD khác, ATM, POS, SWIFT khôngthuộc phạm vi quy chế này (chỉ tạo các giao diện cần thiết từ TTTT ra các hệthống khác).

-Đối tượng áp dụng đối với tất cả các CNNH cùng hệ thống có đủ điều kiệnkỹ thuật, nắm vững quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử, được Tổng Giámđốc NHCT VN cho phép tham gia bằng văn bản

-Mọi khách hàng giao dịch với NHCT VN đều được tham gia hệ thốngthanh toán điện tử theo quy chế thanh toán qua NH ban hành theo quyết định số

22/QĐ-NH1 của Thống đốc NHNN và các văn bản hướng dẫn của Tổng Giámđốc NHCT VN.

-Các nghiệp vụ phát sinh trong thanh toán điện tử được hoàn tất trong mộtngày làm việc Trường hợp khách hàng yêu cầu chi nhánh NHCT phục vụchuyển nhanh và hoàn tất trong thời gian 1-3 h, khách hàng không phải chịuthêm phí.

-Mọi khoản thanh toán điện tử gắn liền với nghiệp vụ thanh toán và quản lývốn của của NHCT Việt Nam đối với từng chi nhánh.

-Trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm tổ chức quy trình nghiệp vụ thanhtoán, thực hiện việc nhận, hạch toán và chuyển thông tin từ NH khởi tạo đến NHnhận, đảm bảo theo dõi chặt chẽ, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán vàhạn mức vốn, đồng thời, theo dõi tính lãi điều hoà vốn cho các chi nhánh tỉnh,thành phố ngày 20 hàng tháng.

-Trung tâm thanh toán căn cứ vào quy trình nghiệp vụ trong quy chế nàythiết kế và xây dựng chương trình ứng dụng, tổ chức hệ thống đảm bảo kỹ thuậtđáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ và thực hiện thống nhất trong toàn hệthống đảm bảo nhanh chóng, chính xác, an toàn.

-Các Trưởng phòng kế toán chi nhánh NHCT chịu trách nhiệm trước Giámđốc về việc kiểm soát tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ thanh toán, về cácquyết định chuyển tiền đi đến cũng như hạch toán vào các tài khoản thích hợp.

-Trung tâm điện toán NHCT Việt Nam chịu trách nhiệm về việc đảm bảokỹ thuật của các thông tin trên đường truyền từ trung tâm thanh toán đến các chinhánh NHCT.

-Căn cứ các chức năng nhiệm vụ được giao, các cá nhân tham gia quy trìnhthanh toán chấp hành nghiêm túc các quy định và thực hiện tốt nhiệm vụ sẽđược khen thưởng; cá nhân nào vi phạm chế độ, tuỳ theo mức độ hậu quả sẽphải bồi thường vật chất hoặc kỷ luật hành chính thích đáng.

1.2.3 Tài khoản và chứng từ được sử dụng trong thanh toán chuyển tiền điện tử.

1.2.3.1 Các Tài khoản được sử dụng

Các tài khoản sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán và quản lý vốngiữa TTTT với chi nhánh cấp 1 bao gồm:

TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch TK Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch.

TK Điều chuyển vốn khoanh nợ.TK Điều chuyển vốn ký quỹ.TK Điều chuyển vốn quá hạn.

TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán.TK Điều chuyển chờ vốn.

TK Điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống.TK Điều chuyển vốn cho vay tài trợ xuất khẩu.TK Điều chuyển vốn cho vay bão lụt.

TK Điều chuyển vốn cho vay từ quỹ tín dụng đào tạo.

TK Điều chuyển vốn cho vay dự án của NH Tái thiết đức(KFW).TK Điều chuyển vốn cho vay dự án của NH Cân Đối Đức (DAT).TK Điều chuyển vốn cho vay dự án vừa và nhỏ.

TK Điều chuyển vốn dự phòng rủi ro.

TK Điều chuyển vốn cố định.TK Điều chuyển vốn khác.

1.2.3.2 Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử.

Chứng từ ghi sổ kế toán chuyển tiền điện tử là lệnh chuyển tiền (bằng giấyhoặc dưới dạng điện tử) Chứng từ gốc dùng làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiềnlà các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành (UNC, UNT ).

Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ giấy phải lập theo đúng mẫu và đủ sốliên do NHNN quy định và phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp của chứng từtheo quy định tại chế độ chứng từ kế toán NH, TCTD ban hành kèm theo quyếtđịnh số 312/QĐ ngày 04/12/1996 của Thống đốc NHNN VN.

Lệnh chuyển tiền dưới dạng điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu doNHNN quy định tại quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý bảo quản và lưutrữ chứng từ điện tử của các NH, TCTD ban hành theo QĐ308/ QĐ-NH2 ngày16/09/1997 của Thống đốc NHNN.

Việc chuyển hoá chứng từ điện tử thành chứng từ giấy hoặc ngược lại đểphục vụ yêu cầu thanh toán và hạch toán phải đảm bảo khớp đúng giữa chứng từlàm căn cứ để chuyển hoá và chứng từ được chuyển hoá đúng mẫu quy định vàđảm bảo tính hợp pháp của chứng từ.

1.2.4 Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử của NHCT VN.

NHCT VN

TTTT(Số hiệu 999)

*Quy trình nghiệp vụ tại NH phát lệnh (NHPL).

Ngân hàng khởi tạo nhận chứng từ từ khách hàng, kiểm tra, kiểm soát rồitiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và chuyển cho kiểmsoát viên đặt ký hiệu mật trước khi chuyển đi thanh toán Sau khi tính KHM, búttoán hạch toán được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu.

*Tại Ngân hàng nhận lệnh đến:

Bộ phận thanh toán điện tử phải bố trí cán bộ chuyên trách trực đảm bảotính liên tục khi nhận chuyển tiền Đến, thông báo kịp thời cho KSV để kiểm trahoặc giải mã ký hiệu mật (KHM) đồng thời, hạch toán vào TK Người nhận lệnh(nếu đủ điều kiện thanh toán) hoặc TK chờ thanh toán (nếu không đủ điều kiệnthanh toán) để xử lý theo quy trình xử lý sai sót Lệnh thanh toán được tự độnghạch toán và được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu.

Sau khi nhận được kết quả khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồiLệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 02 liên, 01 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có

khách hàng, 01 liên lưu nhật ký chứng từ Các Lệnh thanh toán in ra phải đầy đủchữ ký theo quy định.

*Tại Trung tâm thanh toán.

TTTT mở TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch cho từng CN đểhạch toán và đối chiếu TK của CN NHCT nào sẽ mang số hiệu NH của CNNHCT đó Đối với CN trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các TK ĐCVkhác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN Đối với CN phụthuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch

Khi nhận chuyển tiền từ CN, tại TTTT, chương trình tự động kiểm tra, đốichiếu và phân loại các chuyển tiền theo tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ-thanhtoán Có, phạm vi thanh toán trong hệ thống-ngoài hệ thống để hạch toán

Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL đượchạch toán tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu vớiNHNL Các chuyển tiền ngoài hệ thống được chuyển sang vùng riêng để giảimã, phục hồi chứng từ đưa đi thanh toán bù trừ hoặc chuyển mạng thị trườngsong biên với các tổ chức tín dụng khác.

Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ củaTTTT, các Lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạtđộng kế tiếp của hệ thống.

Sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu đượcchuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi, đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp.TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõixử lý và lưu trữ.

Hạch toán:

-Đối với lệnh thanh toán Có:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL.

-Đối với lệnh thanh toán Nợ: hạch toán ngược lại.

Cuối ngày, Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi, đến trongngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày Các báocáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày

1.2.5 Sai sót và điều chỉnh.

1.2.5.1 Sai sót và điều chỉnh tại Ngân hàng phát lênh (NHPL).

Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại chođúng.

Các sai sót phát hiện sau khi Lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phảiđược điều chỉnh bằng bút toán Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau:

1.2.5.1.1 Chuyển tiền thiếu.

KTV căn cứ vào chứng từ gốc và Lệnh thanh toán chuyển thiếu để lập bổsung Nội dung Lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ chuyển bổ sung choLệnh thanh toán số ngày và hạch toán như các Lệnh thanh toán đi bìnhthường.

1.2.5.1.2 Chuyển tiền thừa.

NHPL phải lập ngay điện thông báo và lập biên bản chuyển tiền thừa gửiNH nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời

Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi Lệnh thanh toán đinhưng NHNL chưa kiểm tra KHM, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và Lệnhthanh toán chuyển thừa để lập phiếu điều chỉnh và hạch toán:

-Đối với Lệnh thanh toán Có:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Nợ đỏ: TK đã trích thừa

Đồng thời, lập điện tra soát (phụ lục 01) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả sốtiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý

Khi nhận được Lệnh thanh toán Có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPLhạch toán:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán.

Đồng thời, ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý

-Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại.

Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi,NHNL đã kiểm tra KHM.

Đối với Lệnh thanh toán Có:

Nợ: TK Các khoản phải thu (tiểu khoản CN gây sai sót) Nợ đỏ: TK Thích hợp (TK đã trích thừa)

Đồng thời, lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa vàghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý Nếu NHNL đã chi trả số tiềnthừa cho người hưởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL đểNHNL tìm biện pháp thu hồi.

Khi nhận được Lệnh thanh toán Có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phầnsố tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch.

Có: TK Các khoản phải thu (tiểu khoản CN gây sai sót)

Đồng thời, ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý.Số tiền chuyển thừa

Số tiền thu hồi được

Số tiền thu hồi đượcSố tiền chuyển thừa

Trường hợp NHNL trả lời không thu hồi được thì NHPL căn cứ vào biênbản cùng hồ sơ liên quan của NHNL gửi đến NHPL nhận được, kiểm tra, đốichiếu với biên bản chuyển tiền thừa trước đây để xác định số đã thu hồi được, sốcòn phải thu hồi, xác định người chịu trách nhiệm Đồng thời, lập hội đồng đểxử lý theo chế độ hiện hành.

-Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Lập phiếu điều chỉnh

1.2.5.1.3 Chuyển tiền ngược vế.

NHPL phải lập ngay điện thông báo (mẫu 02) cho NHNL, điện tra soát gửiNHNL để xử lý đồng thời thực hiện điều chỉnh huỷ đỏ số tiền bị ngược vế sangTK ĐCV chờ thanh toán, sau đó, tất toán TK này chuyển đi NHNL để huỷ toànbộ Lệnh thanh toán bị ngược vế và lập Lệnh thanh toán đúng chuyển đi

1.2.5.1.4 Các sai sót khác:

- Khi NHPL phát hiện sai sót các yếu tố khác như: Tên người gửi, tênngười nhận, tài khoản, số CMND mà chế độ cho phép thì NHPL gửi Điện trasoát đến NHNL để điều chỉnh lại Lệnh thanh toán cho đúng.

-Đối với các Lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đốichiếu hoặc phát hiện bị giả mạo, hệ thống tự động gửi lại Lệnh thanh toán hoặcđối chiếu theo một số lần nhất định Sau một số lần gửi lại không thành công,

Số tiền chuyển thừa

Số tiền chuyển thừa

Lệnh thanh toán sẽ bị phong toả và không còn giá trị để gửi đi NHPL huỷ Lệnhthanh toán theo biên bản với sự cho phép của TTTT và lập phiếu điều chỉnhhạch toán đỏ toàn bộ số tiền trên Lệnh thanh toán bị huỷ Đồng thời, lập Lệnhthanh toán khác thay thế.

1.2.5.2 Sai sót và điều chỉnh tại NHNL.

1.2.5.2.1 Lệnh thanh toán bị sai thiếu.

Khi nhận dược Lệnh thanh toán bổ sung tiền thiếu, NHNL kiểm tra Lệnhthanh toán chuyển thiếu trước đó, đối chiếu với Lệnh thanh toán chuyển bổsung Nếu đúng thì hạch toán như đối với các Lệnh thanh toán đúng bình thườngkhác.

1.2.5.2.2 Lệnh thanh toán bị sai thừa.

Trường hợp nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL trướckhi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanhtoán bị sai sót Khi nhận được Lệnh thanh toán đến, NH nhận kiểm soát, đốichiếu giữa Lệnh thanh toán với nội dung thông báo nhận được, nếu đúng thì xửlý :

-Đối với Lệnh thanh toán Có:

Số tiền thừaTo n bàng A ộ số tiền

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK Thích hợp

- Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại.

Trường hợp nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL, sau khiđã kiểm tra KHM và hạch toán, NHPL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanhtoán bị sai sót, nếu chưa thanh toán cho khách hàng thì phải giữ lại số tiền để xửlý

Nếu trên tài khoản của khách đủ tiền để xử lý, đối với Lệnh thanh toán Có,căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh hạchtoán:

Có đỏ: TK Thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây).Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.

Khi nhận được điện tra soát yêu cầu trả lại số tiền thừa của NHPL, NHNLlập Lệnh thanh toán Có để trả lại số tiền thừa và hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.Có: TK ĐCV trong kế hoạch

Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại.

Nếu trên tài khoản của khách hàng không còn đủ tiền để thu hồi, NHNL ghinhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến chưa thu hồi để theo dõi, đồng thời, yêucầu khách hàng trả lại số tiền thừa hoặc nộp tiền vào tài khoản để thực hiện hoàntrả Sau khi nhận được tiền hoàn trả của khách, kế toán ghi xuất sổ theo dõichuyển tiền thừa đến, lập Lệnh thanh toán Có (đối với lệnh thanh toán Có) hoàntrả số tiền chuyển thừa.

Số tiền thừa

Số tiền thừaSố tiền đúng

1.2.5.2.3 Sai tài khoản, tên đơn vị nhận, số chứng minh nhân dân, tênNHNL

Khi nhận được chuyển tiền do NHPL chuyển đến sai tài khoản hoặc tênkhách hàng NHNL hạch toán:

Đối với Lệnh thanh toán Có:Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch.Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời, lập điện tra soát NHPL

Trường hợp sai tên NHNL, khi chuyển trả NHPL, hạch toán tất toán TKĐCV chờ thanh toán.

Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại.

Khi nhận được tra lời tra soát của NHPL, nếu NHPL xin đính chính lại yếutố sai sót, NHNL in, đính kèm điện tra soát vào Lệnh thanh toán và lập phiếuhạch toán cho khách hàng:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.

Có: TK Khách hàng (TK Thích hợp).

Nếu NHPL trả lời đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị trả lại,NHNL lập phiếu tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyển trả lại NHPL.

1.2.5.2.4 Chuyển tiền ngược vế:

Trường hợp NHNL nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược vế củaNHPL trước khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theodõi Lệnh thanh toán bị ngược vế để xử lý Khi nhận Lệnh thanh toán đến,NHNL kiểm soát, đối chiếu với điện thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý:

Đối với Lệnh thanh toán Có:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch.Có: TK ĐCV chờ thanh toán.

Khi nhận được điện tra soát, NHNL lập Lệnh thanh toán chuyển trả lại,NHPL hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.Có: TK ĐCV trong kế hoạch.

Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại.

Trường hợp NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán, đối với Lệnh thanhtoán Có xử lý như trường hợp sai thừa phát hiện sau khi kiểm tra ký hiệu mật.Đối với lệnh thanh toán Nợ, lập phiếu điều chỉnh hạch toán:

1.2.6.1.1 Đối chiếu hàng ngày.

Việc tổ chức đối chiếu được thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung vàđối chiếu tập trung tại NHTW Việc đối chiếu được thực hiện tức thời theo từnglệnh thanh toán.

Tại NHPL, ngay sau khi Lệnh thanh toán được truyền đi, chương trình tựđộng tạo đối chiếu gửi về TTTT, kết quả đối chiếu được phản hồi về NHPLngay sau khi được tự động hạch toán tại TTTT.

Tại NHNL, đối với Lệnh thanh toán đến, ngay khi NH nhận lệnh kiểm traKHM và hạch toán, bút toán hạch toán được chuyển về TTTT để đối chiếu, kếtquả đối chiếu được phản ánh tức thời về NHNL.

Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các CN NHCT.Tại các CN NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa CN với TTTT vàgiữa các ĐGD trực thuộc.

Việc đối chiếu giữa CN với TTTT được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạchtoán thông qua TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx).Với từng lệnhthanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại CN và ngược lại.

Cuối ngày, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu sẽ được chuyển sangvùng làm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tấtđối chiếu khớp đúng

Trước khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in báo cáo đốichiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình đểkiểm soát được các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán chưa đượckiểm tra KHM và hạch toán.

1.2.6.1.2 Đối chiếu hàng tháng.

Hàng tháng, CN thực hiện đối chiếu với TTTT các TK ĐCV VNĐ và cácTK thu chi lãi vốn điều hoà Các TK này phải có doanh số và số dư khớp đúngvới TTTT, tức là doanh số nợ, số dư nợ đến ngày cuối tháng tại CN phải bằngdoanh số có, số dư có tại TTTT và ngược lại.

Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứngtừ đến, CN tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng Báo cáo được tự động truyềnvề TTTT để đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của TTTT.

Tại TTTT, sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các CN, chương trình máytự động đối chiếu số liệu hạch toán tại TTTT với số liệu báo cáo của các CN vàphản hồi kết quả về các CN Các chênh lệch đối chiếu được in ra để kiểm tra lạisố liệu đã hạch toán trong tháng Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân vàđiều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng.

1.2.6.2 Quyết toán.

1.2.6.2.1 Quyết toán ngày:

Chi nhánh được chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhưngkhông được phép chuyển đổi trước 16h 30 hàng ngày.

Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngàylàm việc.

Các Lệnh thanh toán TTTT nhận được sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ đượchạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp.

1.2.6.2.2 Quyết toán tháng, năm:

Hàng ngày, các CN ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h 00 ngàycuối tháng, trường hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thôngbáo và cập nhật cho các CN trước 01 ngày

Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũngnhư truyền lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện được CN phải nhận, kiểm traKHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu vớiTTTT.

Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, CN mới được TTTT cấp phép để tiếp tụchoạt động chuyển tiền đi.

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THANH TOÁNCHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG

CÔNG THƯƠNG ĐỐNG ĐA-HÀ NỘI

VII.2.1 Sự ra đời và phát triển của CN NHCT Đống Đa.

Tiền thân của NHCT Đống Đa là phòng thương nghiệp của khu Đống Đa,được thành lập năm 1955 Đến năm 1957, từ địa chỉ 173 phố Khâm Thiên,phòng chuyển sang số 237 và đổi thành chi điểm NHNN khu Đống Đa Năm

1960, chi điểm chuyển về đóng tại tầng 1, khu tập thể 4 tầng (ngay cạnh nơiNHCT Đống Đa đóng hiện nay).

Giai đoạn trước năm 1987 là thời kỳ quản lý theo cơ chế tập trung bao cấp,chỉ có một hệ thống NH duy nhất trên đất nước NHCT Đống Đa thuộc hệ thốngNHNN, thuộc NH thành phố Hà Nội và là NH bao cấp.

Năm 1987, chi điểm NHNN khu Đống Đa được đổi thành CN NHNN quậnĐống Đa và hai năm sau được bầu là trưởng chi nhánh NHNN trên địa bàn HàNội Ngày 03/08/1987, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định 218/ HĐBTcho phép hệ thống NH VN thí điểm chuyển hoạt động sang cơ chế hạch toánkinh doanh, thực hiện hệ thống NH 2 cấp: hệ thống NHNN VN và hệ thống cácNHTM.

NHCT VN là một trong 4 hệ thống NHTM quốc doanh lớn nhất tại VNtheo Quyết định số 53/ HĐBT ngày 26/03/1988 Và ngày 29/03/1993, theoQuyết định số 93/ LHCT/ TCCB của Tổng giám đốc NHCT VN, NHCT ĐốngĐa chính thức là một thành viên của hệ thống NHCT VN và ngày 24/07/93, NHbắt đầu đi vào hoạt động theo giấy phép kinh doanh 108565 của trọng tài kinh tếHN.

Trong hai năm 97-98, thành phố Hà Nội được Nhà nước cho phép mở rộngđịa bàn thành phố NHCT VN chưa thể tổ chức được các chi nhánh cho quậnmới Vì vậy, NHCT Đống Đa với tay sang hoạt động ở quận Thanh Xuân, mởmột chi nhánh phụ thuộc (CN này báo sổ cho NHCT Đống Đa 100%) Từ năm1999, NH đó được tách ra thành một chi nhánh độc lập, hoạt động ngang hàng vớiCN NHCT Đống Đa và 1/3 nguồn lực hiện có của NHCT Đống Đa tách cho NHCTThanh Xuân

Hiện nay, trụ sở chính của CN NHCT Đống Đa đang đóng tại 187 Tây SơnĐống Đa -Hà Nội CN NHCT Đống Đa có quan hệ đại lý với hơn 450 NH tạihơn 40 nước và khu vực đồng thời là thành viên của hệ thống tài chính viễnthông liên NH toàn cầu (SWIFT) nên NH có khả năng đáp ứng đầu đủ các yêucầu và dịch vụ NH quốc tế một cách nhanh chóng chính xác hiệu quả nhất.

Phòng kinh doanh.

CN NHCT Đống Đa

Phòng kinh doanh đối ngoạiLãnh Phòng nguồn vốnPhòng kế toán t i chínhàng AĐạo Phòng tổ chức h nh àng Achính

QTK số 29

QTK số 30

QTK số 32

QTK số 33

QTK số 34

QTK số 35

QTK số 36

QTK số 37

QTK số 38

QTK số 39

QTK số 46

QTK số 43

QTK số 42

QTK số 41

Phòng giao dịch Kim Liên Phòng giao dịch Cát Linh Phòng giao dịch Kim Liên