Tài liệu Ứng dụng quản lí văn bản pptx

Giới thiệu www.cmcsoft.com MỤC LỤC Giới thiệu tài liệu Tổng quan phần mềm So sánh tính phiên ứng dụng Các tính ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 4.1 Quản lý văn 4.2 Quản lý kho văn dùng chung 4.3 Quản lý hồ sơ công việc 10 4.4 Quản lý lịch 10 4.5 Quản lý ủy quyền 11 4.6 Quản trị hệ thống 11 4.7 Các tính tùy chọn 11 Yêu cầu cấu hình hệ thống 12 5.1 Hệ thống cỡ nhỏ 13 5.2 Hệ thống cỡ vừa 14 5.3 Hệ thống cỡ lớn 14 Địa liên hệ 14 Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang - Giới thiệu tài liệu Tài liệu cung cấp cho người đọc nhìn tổng thể ứng dụng Quản lý văn & Hồ sơ cơng việc phiên 2.5 lợi ích mà ứng dụng đem lại cho tổ chức, cho người dùng Đối tượng đọc tài liệu tất quan tâm đến việc sử dụng ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 Để có thơng tin sản phẩm Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 công ty CMC Soft, xin vui lịng truy nhập đến trang Web chúng tơi địa chỉ: www.cmcsoft.com Để có thêm thơng tin chi tiết sản phẩm, xin vui lòng liên hệ với theo địa liên lạc phần “Địa liên hệ” phần cuối tài liệu Tổng quan phần mềm Ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 hỗ trợ tổ chức nâng cao khả quản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn bản, tăng khả chia sẻ thông tin giảm thiểu chi phí giấy tờ Bên cạnh đó, ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 cho phép cán quản trị hệ thống khả tự cấu hình hệ thống, chỉnh sửa luồng công việc điện tử để phù hợp với yêu cầu thực tế tổ chức Ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 cho phép tổ chức: • Nâng cao khả quản lý cơng việc: kiểm sốt tiến độ xử lý văn tồn tổ chức, theo dõi tình trạng xử lý chi tiết đến văn người dùng, quản lý phiên tài liệu theo văn bản; quản lý lịch làm việc lãnh đạo lịch làm việc quan; quản lý lịch xe tơ lịch phịng họp tổ chức • Gửi nhận văn nhanh hơn: gửi nhận văn nội tổ chức theo quy trình xử lý công việc điện tử định nghĩa từ trước Ngồi ra, ứng dụng cịn cho phép gửi nhận văn từ đơn vị sang đơn vị khác Tính Cơng văn mạng (hay cịn gọi Liên văn phòng) xây dựng để đáp ứng nhu cầu tổ chức lớn gồm nhiều đơn vị thành viên, phân bổ phạm vi địa lý khác Đối với văn giấy đến tổ chức, cán văn thư quét trực tiếp giao diện ứng dụng Đối với văn fax, hệ thống tự động nhận fax đến gửi fax • Tăng khả chia sẻ thơng tin: chia sẻ văn bản, tài liệu thông qua hồ sơ công việc phân quyền truy nhập trực tiếp đến văn Văn mẫu, văn Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang - dùng chung lưu tập trung hệ thống để người dùng tiện khai thác q trình tác nghiệp • Tiết kiệm chi phí: góp phần giảm chi phí văn phịng với tính tích hợp với máy quét, gửi nhận fax, gửi nhận cơng văn mạng Qua đó, tổ chức không cần phải photo tài liệu giấy, mua máy fax cho phòng ban, gửi văn qua đường bưu điện đến đơn vị thành viên khác, tạo không gian lưu trữ cho văn giấy Khả ln chuyển văn nhanh chóng, tìm kiếm thơng tin dễ dàng góp phần làm giảm chi phí điện thoại, tiết kiệm thời gian xử lý cơng việc • Quản trị hệ thống dễ dàng: cho phép cài đặt cấu hình ứng dụng dễ dàng như: thiết lập giá trị cho việc nhận thông báo theo đường thư điện tử, cho việc gửi nhận văn đơn vị thành viên (tính Liên văn phịng); nhập danh sách người dùng vào hệ thống; kiểm soát việc vận hành hệ thống thông qua báo cáo, nhật ký vận hành hệ thống Bên cạnh đó, cán quản trị hệ thống cịn chỉnh sửa luồng công việc điện tử ứng dụng để phù hợp với yêu cầu thực tế tổ chức Ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 gồm phân hệ sau: • Quản lý văn • Quản lý kho văn dùng chung • Quản lý hồ sơ công việc • Quản lý lịch • Ủy quyền • Quản trị hệ thống • Các giải pháp tùy chọn Trong phần tiếp theo, quý vị giới thiệu tính dịng sản phẩm (edition) tính chi tiết phân hệ ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 So sánh tính phiên ứng dụng Tính / Lợi ích Mơ tả Phiên 2.5 Bản Lite Bản Std Bản Ent Quản lý văn Văn đến Văn Văn xin ý kiến Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang - Phiếu giao việc Tờ trình Quản lý kho văn dùng chung Quản lý thư mục văn dùng chung Quản lý văn dùng chung Quản lý Hồ sơ công viêc Quản lý thư mục hồ sơ Quản lý hồ sơ công việc Quản lý lịch Quản lý Lịch làm việc Quản lý Lịch sử dụng xe ô tơ Quản lý Lịch phịng họp Ủy quyền Tạo lập/gia hạn/hủy bỏ ủy quyền Báo cáo thông tin ủy quyền Quản trị hệ thống Cấu hình hệ thống Quản trị người dùng Chỉnh sửa quy trình cơng việc Báo cáo hoạt động người dùng Quản lý danh mục Các giải pháp tùy chọn Tích hợp với máy quét (scaner) Tích hợp với thư điện tử Tích hợp với Card fax Tích hợp Portal (SharePoint Server 2007) Tích hợp Dịch vụ thư mục (AD) Tính Liên văn phịng Tích hợp SMS Các tính ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang - Các phân hệ Ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 : Quản lý văn bản: Cho phép xử lý theo dõi tiến độ xử lý loại văn tổ chức thông qua chức luân chuyển văn theo luồng công việc; cho ý kiến xử lý văn bản; quản lý phiên văn bản; thống kê tình trạng xử lý văn cá nhân, đơn vị tổ chức; tìm kiếm văn theo thuộc tính nhập tìm kiểm tồn văn với tài liệu có định dạng Word, Excel Hơn nữa, tổ chức có nhiều đơn vị thành viên, hệ thống cho phép gửi nhận văn đơn vị thành viên với thông qua tính cơng văn mạng (Liên văn phịng) Đơn vị nhận công văn qua mạng không cần nhâp lại thơng tin có sẵn như: Trích yếu, nơi gửi, ngày văn Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang - Quản lý Kho văn dùng chung: Cho phép lưu trữ văn theo chủ đề để tăng khai khai thác, chia sẻ thông tin Kho văn mẫu lưu trữ văn mẫu tổ chức, phục vụ người dùng có nhu cầu soạn thảo văn Kho văn dùng chung lưu trữ loại văn cần công bố cho người dùng Quản lý Lịch: Cho phép theo dõi lịch làm việc lãnh đạo lịch làm việc tổ chức nhằm tăng khả phối hợp xử lý công việc Hỗ trợ công tác quản lý lịch sử dụng xe lịch sử dụng phòng họp quan nhằm đảm bảo việc sử dụng tài sản chung tổ chức cách hiệu quả, tránh lãng phí tài ngun chung tăng cường cơng tác tiết kiệm Quản lý Hồ sơ công việc: Cho phép quản lý hồ sơ việc sản sinh q trình xử lý cơng việc với thời gian dài, hỗ trợ cán nghiệp vụ theo dõi quản lý công việc tốt đồng thời hỗ trợ công tác lưu trữ sau công việc kết thúc Quản lý Ủy quyền: Cho phép lãnh đạo vắng cho thể ủy quyền cho cấp xử lý cơng việc thay giúp cho việc luân chuyển xử lý văn nhanh chóng giảm ách tắc công việc Quản trị hệ thống: Cung cấp khả nhập (import) danh sách người dùng để giảm thời gian thiết lập thông tin người sử dụng; Cho phép cấu hình người nhận thông báo từ hệ thống; Theo dõi hoạt động người dùng hệ thống, hoạt động hệ thống thông qua báo cáo hoạt động người dùng, file log báo cáo vận hành hệ thống; cho phép cán quản trị cấu hình số dịch vụ tác nghiệp giúp cho hệ thống mềm dẻo sử dụng Cung cấp khả chỉnh sửa luồng công việc điện tử tổ chức có u cầu thay đổi Tính cho phép ứng dụng thay đổi theo nhu cầu thực tế Ngồi ra, hệ thống cịn cung cấp khả ủy quyền công việc lãnh đạo đơn vị Như vậy, công việc không bị tắc nghẽn lãnh đạo đơn vị công tác khơng có khả truy cập đến ứng dụng Các giải pháp tùy chọn: Cho phép tích hợp với thiết bị ngoại vi nhằm nâng cao hiệu q trình xử lý cơng việc tích hợp máy scanner để quét văn giấy, tích hợp với thư điện tử để gửi thông báo từ hệ thống đến người dùng, tích hợp card fax gửi nhận văn theo đường fax ứng dụng, hỗ trợ đưa thông tin lên cổng thông tin portal nhằm chia sẻ thơng tin Tính tích hợp với máy quét cung cấp sẵn tất dòng sản phẩm (edition) ứng dụng Tính tích hợp với thư điện tử cung cấp Standard Enterprise Các tính cịn lại tùy chọn theo nhu cầu đơn vị Trong phần dưới, xem cụ thể tính phân hệ ứng dụng Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang - 4.1 Quản lý văn Quản lý văn đến: • Tiếp nhận văn đến theo hình thức sau: giấy, qua đường cơng văn mạng (Liên văn phòng) qua đường fax Đối với văn đến giấy, cán văn thư nhập thơng tin thuộc tính qt văn ứng dụng Đối với văn đến qua đường cơng văn mạng, văn thư tận dụng lại giá trị có sẵn trích yếu, nơi gửi, cần bổ sung số thông tin khác số đến, ngày đến, tệp nội dung văn Đối với văn đến qua đường fax, văn thư cần nhập thơng tin thuộc tính sử dụng tệp nội dung văn bản, không cần thực thao tác quét văn • Hệ thống cho phép quản lý nhiều sổ văn đến (ví dụ: sổ văn đến ngành, sổ văn đến ngành); quản lý nhiều cấp sổ văn đến (ví dụ: văn đến cấp Bộ, văn đến cấp Cục) • Hệ thống cho phép nhận biết văn đến cần xử lý, chương trình có dấu hiệu nhận biết văn chưa đọc, văn khẩn mật cho người sử dụng • Ứng dụng cho phép ln chuyển văn theo quy trình cơng việc điện tử, người dùng có khả cho ý kiến xử lý vào văn • Cho phép thu hồi văn chuyển nhầm đến đối tượng nhận Quản lý văn đi: • Cho phép quản lý phiên văn • Trình duyệt văn theo luồng cơng việc điện tử • Lưu ý kiến xử lý người dùng theo văn • Cho phép quản lý nhiều sổ văn (ví dụ: sổ văn ngành, sổ văn ngành), nhiều cấp sổ văn (ví dụ: sổ văn Bộ, sổ văn Cục) • Cho phép gửi văn theo đường fax, theo đường cơng văn mạng (Liên Văn Phịng) Quản lý văn xin ý kiến: • Module gồm chức tương tự quản lý văn cho phép luân chuyển văn nội tổ chức • Hệ thống cung cấp khả tạo liên kết văn xin ý kiến văn phúc đáp để tiện cho q trình theo dõi, xử lý cơng việc Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang - Quản lý tờ trình: • Cho phép quản lý phiên tờ trình • Ln chuyển tờ trình theo luồng cơng việc điện tử • Lưu ý kiến xử lý người dùng theo văn Quản lý giao việc • Cho phép lãnh đạo tạo phiếu giao việc • Luân chuyển Phiếu giao việc theo luồng cơng việc điện tử • Lưu ý kiến xử lý người dùng theo Phiếu giao việc Theo dõi trình xử lý cơng việc • Cán lãnh đạo theo dõi tồn q trình xử lý cơng việc tổ chức; cho phép theo dõi việc xử lý mức chi tiết như: làm gì, cơng việc hạn bước gây việc xử lý chậm • Hệ thống cho phép người dùng định nghĩa ngày nghỉ, ngày lễ để hạn xử lý cơng việc xác với thực tế tổ chức • Hệ thống cho phép người dùng tự đưa văn hay dùng cần theo dõi vào mục riêng để quản lý thư mục văn hay dùng (Favorite) Thống kê, tra cứu, tìm kiếm văn • Cho phép tra cứu văn theo thư mục năm tháng • Cho phép tìm kiếm văn theo loại văn bản, theo tiêu chí văn bản, tìm kiếm tồn văn đối văn có tệp nội dung soạn thảo dạng Word, Excel • Cho phép in sổ văn theo mẫu nhà nước cơng tác văn thư, cho phép thống kê theo tình trạng xử lý văn 4.2 Quản lý kho văn dùng chung Thư mục dùng chung • Thiết lập thư mục để chứa văn dùng chung • Phân quyền cho thư mục nhằm hỗ trợ việc bảo mật tài liệu Văn dùng chung • Tạo mới, sửa, xóa văn dùng chung Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang - • Phần quyền tra cứu văn dùng chung 4.3 Quản lý hồ sơ cơng việc Thư mục hồ sơ • Thiết lập thư mục để chứa hồ sơ công việc người dùng • Phân quyền cho thư mục nhằm hỗ trợ việc bảo mật hồ sơ Hồ sơ cơng việc • Tạo mới, sửa, xóa hồ sơ cơng việc • Chuyển văn vào hồ sơ cơng việc loại bỏ văn khỏi hồ sơ cơng việc • Phần quyền tra cứu hồ sơ 4.4 Quản lý lịch Quản lý Lịch làm việc • Cho phép nhập thông tin lịch làm việc lãnh đạo quan, lãnh đạo đơn vị • Cho phép nhập thơng tin lịch chung quan • Theo dõi lịch bận rỗi lãnh đạo/ quan theo ngày /tuần/ tháng lãnh đạo toàn lãnh đạo quan • Cho phép nhắc lịch qua hình nhỏ (pop – up) • Ghi nhận thông tin kết làm việc lãnh đạo sau buổi họp Quản lý Lịch sử dụng xe ô tơ • Cho phép đơn vị đăng ký lịch đăng ký sử dụng xe cần thiết Cán quản lý theo dõi phê duyệt đăng ký xe có xác nhận cho việc chấp nhận lý từ chối • Cho phép người dùng hệ thống theo dõi tình trạng bận rỗi xe theo ngày/ theo tuần/ theo tháng • Hỗ trợ cán quản lý nhận biết theo dấu hiệu xe xa, gần để điều phối cho tốt • Hỗ trợ cán quản lý thống kê theo dõi báo cáo tình trạng sử dụng xe đơn vị Quản lý lịch phịng họp • Cho phép đơn vị đăng ký lịch đăng sử dụng phịng họp Có thể kiểm tra dấu hiệu phòng sử dụng cần thiết Cán quản lý theo dõi phê duyệt phịng họp có xác nhận cho việc chấp nhận lý từ chối tư vấn chuyển họp Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang 10 - • Cho phép người dùng hệ thống theo dõi tình trạng bận rỗi phịng họp theo ngày/ theo tuần/ theo tháng để hỗ trợ việc đăng ký sử dụng phịng họp • Hỗ trợ cán quản lý thống kê theo dõi báo cáo tình trạng sử dụng phịng quan 4.5 Quản lý ủy quyền • Cho phép ủy quyền phân phối xử lý văn theo quy định tổ chức • Cho phép lưu vết lại lịch sử ủy quyền người dùng • Cho phép xem báo cáo thông tin ủy quyền 4.6 Quản trị hệ thống Cấu hình chương trình • Cho phép cấu hình việc gửi nhận fax, email • Cho phép cầu hình đối tượng ủy quyền theo quy định tổ chức • Cho phép cấu hình đối tượng nhận thơng báo hình thức nhận thơng báo( SMS, email, pop- up) • Cho phép cấu hình hạn xử lý quy trình xử lý • Cho phép khai báo ngày nghỉ tổ chức để đặt hạn xử lý công việc cho xác Quản trị người dùng • Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt người dùng tham gia vào chương trình • Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt đơn vị tổ chức • Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt vai trị quy trình nghiệp vụ xử lý công việc Báo cáo vận hành hệ thống • Báo cáo thông tin truy cập người dùng đăng nhập xử lý thông tin hệ thống 4.7 Các tính tùy chọn Tích hợp Máy qt • Cho phép tích hợp với loại máy quét tuân theo chuẩn TWAIN để quét văn trực tiếp giao diện ứng dụng Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang 11 - Tích hợp Thư điện tử • Cho phép tích hợp với thư điện tử tuân theo chuẩn POP3, SMTP để gửi thông báo từ ứng dụng đến người dùng Tính Liên văn phịng • Cho phép gửi nhận văn đơn vị có cài đặt ứng dụng Tích hợp Card fax • Cho phép nhận văn đến, gửi văn qua đường Fax từ ứng dụng Tích hợp Portal (SharePoint Server 2007) • Cho phép đưa thơng tin lên cổng thông tin (sản phẩm SharePoint Server 2007) tổ chức Thông tin cụ thể phụ thuộc vào nhu cầu đơn vị Ví dụ: hình theo dõi tình hình xử lý văn bản, hình lịch làm việc Tích hợp AD (Active Directory) • Cho phép tích hợp với dịch vụ thư mục người dùng nhằm đảm bảo việc an toàn bảo mật giảm thao tác đăng nhập vào chương trình Tích hợp SMS • Cho phép tích hợp với SMS để soạn tin tích hợp từ chức để gửi tin nhắn thông qua hệ thống SMS đến thiết bị nhận Yêu cầu cấu hình hệ thống Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang 12 - 5.1 Hệ thống cỡ nhỏ Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang 13 - 5.2 Hệ thống cỡ vừa 5.3 Hệ thống cỡ lớn Đối với tổ chức có số người sử dụng từ 300 đến 1000 người với khoảng 100,000 văn năm, chúng tơi đề xuất mơ hình cài đặt có khả sẵn sàng mở rộng cao (với công nghệ Load Balancing Clustering) Chi tiết mơ hình cài đặt cấu hình hệ thống đưa cho tổ chức sau có thơng tin chi tiết nhu cầu sử dụng hệ thống Địa liên hệ Liên hệ: Công ty TNHH giải pháp Phần mềm CMC (CMCSoft) Trung tâm Giải pháp CM 16 Hàm Long, Hà Nội Tel: (84.4) 943 9066 Fax: (84.4) 943 9067 Website: www.cmcsoft.com Tài liệu giới thiệu sản phẩm QLVB & HSCV phiên 2.5 - Trang 14 - ... phân hệ ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 So sánh tính phiên ứng dụng Tính / Lợi ích Mơ tả Phiên 2.5 Bản Lite Bản Std Bản Ent Quản lý văn Văn đến Văn Văn xin ý kiến Tài liệu giới... trình Quản lý kho văn dùng chung Quản lý thư mục văn dùng chung Quản lý văn dùng chung Quản lý Hồ sơ công viêc Quản lý thư mục hồ sơ Quản lý hồ sơ công việc Quản lý lịch Quản lý Lịch làm việc Quản. .. thiệu tài liệu Tổng quan phần mềm So sánh tính phiên ứng dụng Các tính ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc phiên 2.5 4.1 Quản lý văn 4.2 Quản