CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC, BIỂU MẪU CÁC ĐƠN VỊ PHÒNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CƠNG VIỆC, BIỂU MẪU CÁC ĐƠN VỊ PHỊNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ PHỊNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH MỤC ĐÍCH: Nhằm xác định rõ chức năng, nhiệm vụ Phịng Kế hoạch Tài chính, đồng thời để phối hợp tốt với đơn vị chức Trường PHẠM VI ÁP DỤNG: Áp dụng cho Phòng Kế hoạch Tài chính- Trường Đại học Nơng Lâm CĂN CỨ PHÁP LÝ: - Luật số 03/2003/QH11 Quốc hội : Luật Kế toán - Chế độ Kế toán hành CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ: 4.1 Chức năng: Tham mưu, quản lý, tổ chức thực chịu trách nhiệm trước Ban giám hiệu công tác kế hoạch, tài kế tốn, tài sản theo quy định hành Thực công việc nghiệp vụ chun mơn tài kế tốn theo quy định Nhà nước chuẩn mực kế toán, ngun tắc kế tốn 4.2 Nhiệm vụ: 4.2.1 Cơng tác Kế hoạch - Tài chính:  Tham mưu, đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động tài  Làm đầu mối lập kế hoạch dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm, lập phương án phân bổ dự toán ngân sách cho hoạt động chung nhà Trường phân bổ kinh phí cho đơn vị Thơng báo cơng khai dự tốn NSNN phê duyệt nguồn thu năm (học phí hệ đào tạo bậc đào tạo, loại lệ phí, nguồn thu khác từ quan hệ hợp tác, khoản dịch vụ, lãi suất tiền gửi ), triển khai theo dõi thực dự tốn phân bổ  Lập kế hoạch tài theo định kỳ tháng, quý, năm báo cáo theo yêu cầu Ban Giám hiệu tình hình tài Trường báo cáo Đại học Huế theo quy định Nhà nước Pháp luật Ngoài lập kế hoạch ngắn hạn; trung hạn dài hạn khác theo yêu cầu Hiệu trưởng quan quản lý cấp  Đánh giá hoạt động tài Trường 4.2.2 Cơng tác Kế tốn:  Ghi chép hạch toán đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh, phù hợp với quy định Nhà nước Quy chế chi tiêu nội Trường  Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ tất loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế tốn trước trình Ban giám hiệu duyệt  Phổ biến, hướng dẫn đơn vị trường thực thủ tục tạm ứng, hoàn ứng thủ tục toán khác theo Quy chế chi tiêu nội theo luật Kế toán hành  Phân tích thơng tin kế tốn theo u cầu Ban giám hiệu Trường  Theo dõi, lập kế hoạch thu hồi công nợ khách hàng đầy đủ, nhanh chóng  Lập nộp báo cáo Kế toán kịp thời cho quan thẩm quyền theo chế độ quy định Nhà nước  Chấp hành định đoàn Thanh tra, Kiểm toán nhà nước việc kiểm tra hoạt động kế tốn tài chính, cơng tác thẩm định tốn q; năm Ban Kế hoạch tài chính- Đại học Huế theo định kỳ  Tổ chức tốt việc thu học phí hệ đào tạo ngồi Trường kịp thời đảm bảo có nguồn để phục vụ đào tạo  Hạch tốn quản lý tồn nguồn thu, chi Trường theo nguyên tắc chế độ, sách hành Nhà nước  Tổ chức thực việc đăng ký biên chế quỹ lương với quan quản lý cấp kho bạc Nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế, thực toán toán tất khoản theo Quy chế chi tiêu nội kỳ hạn  Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi, toán công nợ, khoản phải thu, phải nộp cấp ngân sách Nhà nước  Xây dựng văn liên quan cơng tác kế tốn tài sản Trường  Xây dựng phương án chi trả lương, thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức cán hợp đồng Phối hợp với Ban chế độ sách Cơng đồn Trường để giải vấn đề liên quan đến quyền lợi CBVC-HĐLĐ Trường  Hướng dẫn phối hợp với đơn vị Trường đơn vị liên quan theo dõi thực quy định Quy chế chi tiêu nội chế độ lương; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho cán chế độ sách học phí, học bổng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho sinh viên Trường  Đầu mối hướng dẫn, đôn đốc đơn vị Trường thực tiêu chuẩn kiểm định chất lượng thứ 10 (Tiêu chuẩn thứ 10 “Tài quản lý tài chính” 10 tiêu chuẩn kiểm định chất lượng Trường Đại học áp dụng từ ngày 01/11/2004 Bộ Giáo dục đào tạo)  Tổ chức máy kế toán đủ lực thực nhiệm vụ quản lý tài chính; tài sản thực chế độ kế toán hành  Hướng dẫn, đạo, kiểm tra cơng tác kế tốn quản lý tài đơn vị kế tốn trực thuộc Trường 4.2.3 Công tác khác:  Thực đầy đủ, kịp thời loại báo cáo thống kê lao động – thu nhập định kỳ tháng báo cáo hàng năm Báo cáo thống kê đào tạo năm học hàng năm quan cấp Đại học Huế Bộ Giáo dục Đào tạo Báo cáo hàng tháng; quý; năm phí; lệ phí, thuế thu nhập cá nhân cho quan Thuế tỉnh Thừa Thiên Huế đảm cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn theo quy định pháp luật  Tăng cường công tác quản lý, thực tiết kiệm chống lãng phí, tham ô tận thu từ hoạt động cho quỹ phúc lợi Trường  Tư vấn vấn đề thủ tục kế tốn, tài cho chương trình/hợp đồng đào tạo, dự án, đề án liên kết với đơn vị nước  Bảo quản an toàn kho chứng từ; kho quỹ tiền mặt bảo quản; lưu trữ chứng từ; tài liệu an tồn theo quy định  Phối hợp với phịng Cơ sở Vật chất làm công tác kiểm kê định kỳ hàng năm đột xuất; tổ chức lý tài sản theo yêu cầu đơn vị Trường tài sản bị hỏng hay khơng có nhu cầu sử dụng  Phối hợp với phòng chức khoa Trường xây dựng kế hoạch quản lý; giám sát dự án đầu tư mua sắm trang thiết bị nguồn ngân sách nguồn kinh phí khác, lập hồ sơ quản lý sổ sách tài sản (thẻ tài sản)  Phối hợp với phòng Cơ sở vật chất phòng Tổ chức Hành quản lý hợp đồng thu dịch vụ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH: Để thực chức nhiệm vụ trên, cấu Phịng Kế hoạch Tài chia làm tổ, khái quát công việc sau: 5.1.Tổ Thanh toán: Làm nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động thu chi lập báo cáo thu chi định kỳ theo luật kế toán chế độ kế toán hành 5.2 Tổ Tổng hợp: Làm nghiệp vụ kế toán liên quan đến tổng hợp số liệu để lên báo cáo toán kế toán theo quy định hành, lập kế hoạch; dự toán hàng năm theo yêu cầu lãnh đạo đơn vị cấp trên, lập báo cáo khác II QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CƠNG VIỆC PHỊNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH 1.MỤC ĐÍCH Đáp ứng yêu cầu quản lý tài theo chế độ kế tốn hành, đồng thời giảm bớt khâu lại, chỉnh sửa; hoàn thiện chứng từ tốn nhanh chóng tiết kiệm thời gian, kịp thời đảm bảo thủ tục phù hợp với luật định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán giáo viên qua trình tốn PHẠM VI Áp dụng đối cho cán viên chức hợp đồng lao động Trường Đại học Nông Lâm Cho tất nguồn kinh phí thuộc ngân sách nhà nước, kể nguồn đề tài; dự án nguồn Trung tâm trực thuộc trường TÀI LIỆU CĂN CỨ Luật Kế toán Việt Nam số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 Quyết định số 19/2006/QĐ/BTC ngày 30-3-2006 Bộ trưởng BTC, thông tư hướng dẫn Bộ Tài quy định chế độ quản lý chi tiêu tài hành; Thơng tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 hướng dẫn, sửa đổi bổ sung chế độ kế toán hành nghiệp ban hành theo định số 19/2006/QĐ-BTC; Quy chế Chi tiêu nội hành trường Đại học Nông Lâm QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TỐN, TÍNH HỢP LỆ CỦA CHỨNG TỪ: - Chứng từ tốn rõ ràng, khơng tẩy xóa; theo mẫu Bộ Tài ban hành Luật Kế toán Việt Nam số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 - Giấy đề nghị toán (MẪU C37-HD) phải thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, chứng từ toán phải ký đầy đủ - Sử dụng bảng kê chứng từ gốc có 02 chứng từ tốn trở lên - Mua vật tư, hàng hóa từ triệu đồng trở lên phải toán chuyển khoản cho nhà cung cấp (bên bán hàng) - Các khoản chi đột xuất có giá trị lớn phải lập dự tốn cấp có thẩm quyền duyệt trước thực - Những khoản chi đột xuất không quy định quy chế chi tiêu nội phải làm tờ trình Hiệu trưởng duyệt trước toán - Thời gian ghi hóa đơn chứng từ tốn khơng vượt 30 ngày kể từ ngày kết thúc công việc Trường hợp thời gian phải làm tờ trình để trình thủ trưởng đơn vị Hiệu trưởng lý toán muộn - Từ ngày 29 hàng tháng đến ngày 04 tháng sau, phịng KHTC khơng nhận chứng từ để làm thủ tục xác nhận đối chiếu với Kho bạc (trừ trường hợp đột xuất) HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TỐN MỘT SỐ NỘI DUNG: Tạm ứng để thực NCKH, đề tài dự án liên kết, chi thường xuyên khác * Khi đề tài NCKH kinh phí nhà nước cấp cấp có thẩm quyền cấp kinh phí, chủ nhiệm đề tài ứng tối đa 50% phần tiền công để triển khai * Đối với tạm ứng chi thường xuyên tạm ứng khác ứng tối đa 70% giá trị hợp đồng hay dự toán duyệt TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Ghi Giấy đề nghị tạm Kèm theo mẫu C 32-HD Mẫu C 32 – HD ứng (download) Dự toán duyệt Kèm phơ tơ, gốc kẹp vào Nếu có chứng từ tốn Hợp đồng Sẽ lưu Phịng KHTC Thuyết minh đề tài Sẽ lưu Phịng KHTC Có phần tài (dự tốn duyệt) Thanh tốn cơng tác phí nước bao gồm TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Ghi + Ghi rõ thời gian đi, xác nhận Cơ quan nơi cán bộ; giảng viên đến công tác + Ghi rõ thời gian xác nhận đơn vị cử CBCC công tác (Xác nhận trường ĐHNL-nếu cần) + Trường hợp dự hội nghị, hội thảo, dự Giấy đường họp phải kèm theo Giấy mời Giấy triệu tập phê duyệt lãnh đạo lệnh cử công tác (bản phô tô từ văn thư) + Riêng CBGV đưa sinh viên thực tập phải kèm theo Quyết định đưa sinh viên thực tập 3 Vé máy bay, vé tàu, Đối với cán đủ tiêu chuẩn công tác vé xe phương tiện máy bay: Hố đơn tài mua vé máy bay, vé điện tử chiều, thẻ lên vé máy bay (Boarding card) Trường hợp cán giảng viên không đủ tiêu chuẩn máy bay máy bay duyệt toán giá vé tàu theo tiêu chuẩn quy chế chi tiêu nội Tiền cơng tác phí Mức cơng tác phí quy định quy chế chi tiêu nội quy định hành Hoá đơn tiền th phịng nghỉ nơi đến cơng tác Tiền th phịng nghỉ nơi đến cơng tác khơng có hố đơn tài Theo quy chế chi tiêu nội Theo chế chi nội Hố đơn đỏ khơng vượt mức chi theo Theo qui định chế chi nội Khoán toán theo qui định chi tiêu nội Theo chế chi nội quy tiêu quy tiêu quy tiêu + Hoá đơn từ 200.000đ phải Bộ Tài Theo qui phát hành (Hóa đơn tài chính) định Vé taxi + Ghi rõ nội dung vé gồm: nơi đi, nơi đến, khách hàng lái xe ký, ngày Bảng kê tốn Kèm theo mẫu C12-HD Mẫu C12 cơng tác phí HD ( người sử dụng (download) mẫu 1, theo đoàn sử dụng mẫu 2) Giấy đề nghị Kèm theo mẫu số C37- HD Mẫu C 37 – tốn HD (download) 3.Thanh tốn cơng tác nước nguồn ngân sách Nhà nước thực theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21 tháng năm 2012 TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Ghi Ghi rõ thời gian đi, xác nhận Cơ Giấy đường quan nơi CBCC đến cơng tác Hóa đơn tài chính, vé điện tử chiều, thẻ Kể lên vé máy bay chuyến bay Vé máy bay nội địa quốc tê Hố đơn phịng Hố đơn nước sở khoán chi theo nghỉ qui định Bộ Tài Vé taxi Hố đơn nước sở khoán chi theo 10 qui định Bộ Tài Bảng dự trù kinh Được cấp có thẩm quyền phê duyệt phí nước ngồi Quyết định Về việc cử cán nước Hiệu trưởng Giám đốc Đại học Huế Kèm theo bảng dịch Tiếng Việt đơn vị Thư mời chức dịp thuật hợp pháp Để tính thời gian (Tính phụ cấp Lịch trình cơng tác phí thời gian gian nước nước) Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thời Bảng thơng báo tỷ điểm tốn (Hoặc bảng thông báo tỷ giá giá BTC tháng toán) Bảng kê toán Kê theo mẫu C12-HD cơng tác phí ( người sử dụng mẫu 1, theo đoàn sử dụng mẫu 2) Kê theo mẫu số C37-HD Giấy đề nghị toán Mẫu C12 – HD (download) Mẫu C3711 HD (download) 4.Thanh toán tiền nhiên liệu (xăng) nhiên liệu phụ cho phương tiện phục vụ chung trường TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Ghi Nếu ngồi Thành phố Huế, tốn ( Phịng Giấy đường cơng tác phí theo qui định TCHC xác nhận) Lịch trình đi, nội dung đi, ngày (Phòng Lệnh điều động xe TCHC xác nhận) Phần lái xe tự ghi (Phòng TCHC xác Bảng lộ trình nhận đơn cơng tác vị sử dụng xe) Bảng kê loại phí Mẫu C 35-TV chứng từ vé kèm theo Theo qui lệ phí cầu đường định + Kèm hố đơn xăng; nhiên liệu phụ (Phịng Đề nghị tốn + Xác nhận phịng TCHC số km thực TCHC xác nhiên liệu hiện: mở sổ theo dõi km xe chạy theo nhận) đợt toán Bảng kê chứng từ Kèm theo mẫu số 02 KHTC-ĐHH Mẫu gốc Giấy đề nghị Kèm theo mẫu số C37-HD toán Thanh toán thực hành, thực tập nghề nghiệp TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Quyết định Về việc đưa sinh viên thực tập giáo trình; rèn nghề (Có danh sách kèm theo) Dự trù kinh phí Trưởng khoa (phó khoa phụ trách tài chính), phục vụ thực hành, Trưởng phòng KHTC Hiệu trưởng duyệt thực tập, rèn nghề Các chứng từ kèm theo chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ cho thực hành, thực tập, rèn nghề (download) Mẫu (download) Ghi Dự trù duyệt trước tạm ứng toán Theo quy chế chi tiêu nội mức chi duyệt + Nếu nhà trường không bố trí xe ca đưa sinh viên thực tập giáo trình, rèn nghề, phịng TCHC xác nhận làm thủ tục hợp đồng thuê phương tiện, lý hợp đồng hiệu trưởng ký người ủy quyền, kèm hóa đơn tài ( Phần tốn chuyển khoản cho đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê xe) + Vé xe vé tàu hợp lệ (thanh tốn thủ tục cơng tác) cơng tác phí khốn ngủ điều 21 đưa sinh viên thực tập + Các hóa đơn, chứng từ mua vật tư phục vụ thực tập: Hóa đơn tài chính; giấy biên nhận + Kèm xác nhận đại diện nhóm sinh viên, lớp thực hành; thực tập; rèn nghề + Kèm biên tiêu hủy sản phẩm sau thí nghiệm (nếu có) Bảng kê chứng từ Kèm theo mẫu số 02 KHTC-ĐHH Mẫu gốc (download) Giấy đề nghị Kèm theo mẫu số C37-HD Mẫu toán (download) 6.Thanh toán mua vật tư, dụng cụ ,thiết bị VPP có gói thầu 20 triệu đồng phục vụ công tác chuyên môn TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Ghi Kế hoạch mua sắm Do đơn vị sử dụng đề nghị, phòng Cơ sở vật Hiệu trưởng vật tư, dụng cụ, chất tổng hợp trình Hiệu trưởng duyệt duyệt trước thiết bị văn phịng phẩm tốn Báo giá đơn vị khác Hợp đồng, lý + Hóa đơn tài GTGT hợp đồng , hóa đơn + Hợp đồng kinh tế, lý hợp đồng, biên tài nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng phải theo mẫu thông tư hành Bộ Tài + Trường hợp mua hộ dân (khơng có hóa đơn tài GTGT):  Dưới 2.000.000 đồng phải có giấy biên nhận xác nhận quyền địa phương  Từ 2.000.000 đồng phải cung cấp số CMND mã số thuế để thu thuế khấu trừ 10% theo luật Thuế TNCN Bảng kê chứng từ Kèm theo mẫu số 02 KHTC-ĐHH gốc Thành phần tham gia nghiệm thu gồm đơn vị sử dụng, phòng CSVC, KHTC Mẫu số 02 KHTC-ĐHH (download) Giấy đề nghị Kèm theo mẫu số C37-HD Mẫu C 37 – toán HD (download) Thẻ tài sản cố định; Thẻ theo dõi tài sản hay công cụ dụng cụ Yêu cầu dụng cụ lâu bền phải có đầy đủ chữ ký sau: Người nhận tài người (nếu có mua sắm tài sản; thủ trưởng đơn vị mua sắm tài sản; toán làm thẻ sản hay công cụ phụ trách theo dõi tài sản phòng CSVC; tài sản hay dụng cụ) trưởng phòng CSVC; kế tốn tài sản; kế thẻ cơng cụ tốn trưởng Hiệu trưởng (sau lập trước xong chứng từ nộp toàn hồ sơ nộp chứng từ chứng từ kế tốn vào phịng KHTC) tốn Mua vật tư, dụng cụ, thiết bị, văn phòng phẩm có giá gói thầu từ 20 triệu trở lên phục vụ cơng tác chun mơn Nhà trường giao phịng Cơ sở vật chất chịu trách nhiệm tổ chức, thực lưu trữ hồ sơ theo quy định Luật đấu thầu Phòng KHTC yêu cầu cung cấp chứng từ cần thiết cho công tác toán TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Ghi Hiệu trưởng Giấy đề nghị Do đơn vị sử dụng đề nghị, phòng Cơ sở vật duyệt trước đơn vị chất tổng hợp trình Hiệu trưởng duyệt tốn Quyết định phê + Quyết định lựa chọn nhà thầu duyệt + Quyết định phê duyệt dự án, phê duyệt đấu thầu trường hợp giá gói thầu từ 100 triệu đồng trở lên + Biên xét chọn thầu (Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu trường hợp đấu thầu) Báo giá đơn vị khác ( Hồ sơ dự Báo giá thầu đơn vị trúng thầu trơng trường hợp đấu thầu) Chứng thư thẩm Thời gian phù hợp (Không 30 ngày kể định giá (nếu cần) từ ngày ban hành chứng thư thẩm định giá) Hợp đồng cung cấp Biên nghiệm thu lý hợp đồng Hoá đơn mua hàng Bảng kê chứng từ gốc 10 Giấy đề nghị toán 11 Thẻ tài sản cố định; dụng cụ lâu bền (nếu có mua sắm tài sản hay công cụ dụng cụ) 12 Hồ sơ, chứng từ khác Ký đầy đủ trước Theo qui định Hợp đồng kinh tế nộp chứng từ toán Phù hợp với thời gian; yêu cầu đầy đủ thành Ký đầy đủ phần dự nghiệm thu bàn giao để đưa vào sử trước dụng nộp chứng từ toán Hoá đơn GTGT Kèm theo mẫu số 02 KHTC-ĐHH Mẫu số 02 KHTC – ĐHH (download) Kèm theo mẫu số C37-HD Mẫu C 37 – HD (download) Thẻ theo dõi tài sản hay công cụ dụng cụ Yêu cầu phải có đầy đủ chữ ký sau: Người nhận tài người sản; thủ trưởng đơn vị mua sắm tài sản; toán làm thẻ phụ trách theo dõi tài sản phòng CSVC; tài sản hay trưởng phòng CSVC; kế tốn tài sản; kế thẻ cơng cụ tốn trưởng Hiệu trưởng (sau lập trước xong chứng từ nộp toàn hồ sơ nộp chứng từ chứng từ kế tốn vào phịng KHTC) tốn Bản vẽ thiết kế, dự tốn, thẩm tra, hồn Trong xây cơng dựng Thanh tốn nghiên cứu khoa học theo hợp đồng thuyết minh duyệt 8.1 Triển khai đề tài theo nội dung công việc TT Nội dung Chứng từ cần thiết , chi tiết, yêu cầu Ghi Xây dựng đề cương + Giấy đề nghị toán chi tiết + Danh sách nhận tiền Thực nội + Hợp đồng thuê khốn chun mơn mẫu Mẫu C08dung viết báo cáo, C08-HD HD xử lý số liệu + Biên lý hợp đồng giao khoán (download) mẫu C10-HD Mẫu C 10- HD (download) + Danh sách nhận tiền giấy biên nhận mẫu + Sản phẩm báo cáo, số liệu xử lý kèm theo Điều tra + Danh sách thành viên tham gia điều tra (Thủ tục toán chủ đề tài ký duyệt tương tự công + Công lệnh điều tra; vé tàu xe; hóa đơn tác phí nước) ngủ (nếu khốn khơng cần hóa đơn) + Hợp đồng; lý hợp đồng giao khốn điều tra ( có) + Danh sách tiền giấy biên nhận tiền công điều tra + Sản phẩm điều tra: Báo cáo kết điều tra, phiếu điều tra; số liệu… Hội thảo, hội nghi + Kế hoạch, chương trình hội nghị, hội thảo đánh giá + Danh sách nhận tiền tổ chức hội thảo, hội nghị cho đại biểu mẫu C40b-HD + Hóa đơn mua hàng phục vụ hội thảo (từ 200.000 đồng u cầu hóa đơn tài chính): Như nước, bánh kẹo, văn phịng phẩm, phơ tơ tài liệu + Giấy mời tổ chức hội thảo, hội nghị: Thời gian, địa điểm tổ chức, thành phần + Chứng từ thuê mướn: Hóa đơn tài chính, hợp đồng, lý hợp đồng thuê máy chiếu; thuê hội trường + Quyết định ban (hội đồng) tổ chức hội thảo kèm danh sách + Danh sách khách mời có xác nhận người có thẩm quyền Dịch tài liệu Mẫu C08HD (download) Mẫu C10HD (download) + Hợp đồng thuê khoán C08-HD + Biên lý hợp đồng giao khoán mẫu C10-HD + Danh sách nhận tiền giấy biên nhận mẫu + Sản phẩm dịch kèm theo có ký xác nhận người dịch chủ đề tài th dịch + Hóa đơn tài thuê dịch thuật (nếu đơn vị dịch thuật đơn vị có tư cách pháp nhân dịch thuật) Chi thù lao chủ Giấy biên nhận tiền danh sách nhận Mẫu C40bHD (download) đề tài tham gia, thành viên, quản lý điều hành Chi mua sắm vật tư, hóa chất, tài sản phục vụ cho đề tài tiền Tùy theo giá trị gói vật tư, tài sản mua sắm Nội dung lớn hay nhỏ theo hướng dẫn thủ tục mua mua sắm sắm vật tư, tài sản phải có dự trù, thuyết minh tài duyệt Bảng kê chứng từ Kèm theo mẫu số 02 KHTC-ĐHH Mẫu số 02 gốc KHTC-ĐHH (download) Giấy đề nghị Kèm theo mẫu số C37-HD Mẫu C37 – toán HD (download) 8.2 Nghiệm thu sơ (để làm thủ tục tốn tài theo năm ) sở TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Ghi Quyết định thành Về việc đánh giá nghiệm thu sở Nghiệm thu lập hội đồng (nếu sở có) Nhận xét phản biện Biên họp hội đồng nghiệm thu sở Biên nghiệm thu sơ cơng việc tốn năm tài Các chứng từ tốn kèm theo: Có xác nhận Phịng KHCN&HTQT Phịng KHCN&HTQT phát hành Phòng KHCN&HTQT phát hành + Hợp đồng Biên lý th khốn chun mơn phần + Hố đơn tài tổ chức nghiệm thu nước uống, in ấn báo cáo nghiệm thu + Chi thù lao cho thành viên hội đồng: giấy biên nhận tiền danh sách nhận tiền + Các chứng từ khác để triển khai cho công tác chuyên môn Bảng kê chứng từ Kèm theo mẫu số 02 KHTC-ĐHH Nghiệm thu sở Nghiệm thu sở Nghiệm thu sơ để toán hàng năm (Theo mức chức danh hội đồng, cấp đề tài quy định QCCTNB) Mẫu số 02 gốc Giấy đề nghị Kèm theo mẫu số C37-HD toán KHTC-ĐHH (download) Mẫu C37 HD (download) Bảng toán Báo cáo đợt (nếu có) kinh phí thực 8.3 Nghiệm thu thức TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Ghi Hợp đồng Biên lý hợp đồng Quyết định nghiệm Có kèm theo Danh sách thành viên Hội Quyết toán tài thu thức đồng trước sau QĐ nghiệm thu sau (trong vòng tháng) Biên họp hội Có chữ ký Chủ tịch, thư ký Hội đồng Trong vòng đồng đánh giá xác nhận quan có thẩm quyền tháng kể từ nghiệm thu ngày lý thức hợp đồng Các chứng từ Hợp đồng Biên lý theo mẫu, tốn kèm theo: hố đơn tài , giấy biên nhận tiền, danh sách nhận tiền Các chứng từ khác Nếu có theo qui định hành Kho bạc nhà nước Bảng kê chứng từ Kèm theo mẫu số 02 KHTC-ĐHH gốc Giấy đề nghị kèm theo mẫu số C37-HD toán Thanh tốn mời giảng giáo viên ngồi trường TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Giấy báo giảng + Ghi đầy đủ thông tin: thời gian giảng từ ngày đến ngày nào, môn giảng, lớp, số lượng sinh viên Mẫu số 02 KHTC-ĐHH (download) Mẫu số C37 – HD (download) Ghi Do hiệu trưởng ký trưởng, phó phịng Hợp đồng giảng mời + Ghi rõ họ tên, cung cấp số tài khoản mở ngân hàng nào, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp + Mã số thuế cá nhân + Hệ số lương, chức danh Thanh lý hợp đồng + Trưởng phòng Đào tạo Đại học, Sau đại mời giảng học ký để xác nhận số tiết giảng, chấm sở để tính tiền tốn + Nếu tiền giảng tốn từ 20 triệu đồng hợp đồng mời giảng lý hợp đồng thứ 02 10.Thanh toán chi phí th mướn lao động phổ thơng TT Chứng từ cần thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Hợp đồng thuê + Ghi rõ nội dung công việc thể quyền khoán sản phẩm lợi trách nhiệm bên + Cung cấp số CMND, ngày cấp, nơi cấp + Mã số thuế (nếu số tiền thuê khoán từ triệu đồng trở lên) Biên lý + Đánh giá nội dung công việc giao hợp đồng giao khoán khoán: Giấy toán tiền + Ghi số chứng minh nhân dân,ngày cấp, thuê (hoặc nơi cấp giấy biên nhận) + Mã số thuế (Nếu số tiền thuê khoán từ triệu đồng) 11 Những khoản toán khác TT Nội dung Chứng từ cần thiết , chi tiết, yêu cầu Chi khen thưởng + Quyết định khen thưởng cá nhân có mức chi khen thưởng (nếu tập thể kèm theo danh sách) + Giấy đề nghị toán mẫu số C37-HD Đào tạo đại học, Sau đại học ký Phòng Đào tạo Đại học Sau đại học soạn thảo, Hiệu trưởng phó hiệu trưởng phụ trách đào tạo ủy quyền ký Đơn giá toán theo Quy chế CTNB tùy theo chức danh, khung hệ số lương Ghi (mẫu số C08-HD) (download) (mẫu số C10- HD Mẫu số C09HD (download) Ghi Quyết định khen thưởng phòng TCHCH lập + Các chứng từ liên quan khác Mẫu C 37 – HD (download) Viết giáo trình, + Hợp đồng viết giảng (phòng ĐTĐH giảng soạn) + Thanh lý hợp đồng (phòng ĐTĐH soạn) + Biên nghiệm thu (phòng ĐTĐH soạn) + Biên phản biện + Giấy đề nghị tốn mẫu số C37-HD In giáo trình + Hợp đồng in giáo trình + Thanh lý hợp đồng in giáo trình + Xác nhận thư viện số lượng giáo trình phải nộp cho nhà trường theo quy định + Giấy đề nghị toán mẫu số C37-HD Chi hội đồng chun mơn: Thẩm định khung chương trình, giảng, nghiệm thu; tuyển chọn đề tài NCKH, chấm thi tốt nghiệp,…… Chi hoạt động văn thể cho sinh viên, CBVC Mẫu C37 – HD (download) Chỉ toán phần kinh phí nhà trường hỗ trợ theo quy định( chuyển khoản cho đơn vị cung cấp dịch vụ in giáo trình) + Quyết định thành lập hội đồng + Danh sách nhận tiền theo mức theo quy định nội dung công việc, chức danh + Biên hội đồng thẩm định (bản phô tô) + Giấy đề nghị toán mẫu số C37-HD Mẫu C 37 – HD (download) + Dự trù phận phụ trách, phòng KHTC, Hiệu trưởng duyệt + Chi tập luyện, thi đấu ( mức chi theo quy định) kèm hóa đơn mua nước uống, bánh, trái cây… từ 200.000 đồng phải có hóa đơn tài + Giấy biên nhận mời trọng tài, thuê biên đạo, nhạc công…cho khoản tiền 2.000.000 đồng, từ 2.000.000 đồng thủ tục toán nội dung 10 thuê mướn lao động phổ thông + Bảng kê chứng từ gốc- mẫu số 02 KHTCĐHH + Giấy đề nghị toán- mẫu số C37-HD Mẫu (download) Mẫu số 02 KHTC (download) Mẫu số C 37 – HD Chi tiếp khách, hiếu + Hóa đơn tiếp khách, hóa đơn mua hoa hỷ (trên 200.000 đồng phải có hóa đơn tài chính) + Giấy đề nghị toán- mẫu số C37-HD Chi học bổng + Quyết định xét duyệt học bổng, trợ cấp xã khuyến khích trợ hội cấp xã hội cho sinh + Kèm danh sách sinh viên hưởng học bổng viên có số tài khoản Ngân hàng (thống ngân hàng) + Chuyển file cho phòng KHTC lập chứng từ chuyển tiền từ Kho bạc vào tài khoản sinh viên Chi lương hàng + Bảng chấm công tháng trước tháng phòng TCHC tổng hợp nộp phòng KHTC trước ngày 04 hàng tháng + Các định để giải lương tháng sau nộp trước ngày 30 tháng trước Các khoản chế độ + Quyết định hưởng kèm theo danh sách khác định kỳ hàng mức hưởng áp dựng từ thời điểm ( hiệu tháng, q, năm: lực) Độc hại, khốn cơng tác phí 10 Sửa chữa máy móc, + Giấy đề nghị đơn vị quản lý tài sản tài sản, bảo dưỡng + Biên hội đồng kiểm tra đánh giá tài xe ô tô sản mức độ cần sửa chữa hay thay phụ tùng (nếu có) + Báo giá nhà cung cấp (trên triệu đồng cần 03 báo giá) + Chứng từ sửa chữa gồm: Hợp đồng; lý hợp đồng (nếu có), hóa đơn tài + Biên nghiệm thu hay xác nhận làm xong đưa vào sử dụng đơn vị quản lý; sử dụng tài sản + Bảng kê chứng từ gốc- mẫu số 02 KHTC- Kèm đề nghị tờ trình duyệt (nếu có) Hồ sơ, biên hội đồng xét học bổng sinh viên lưu phòng CTSV Trường hợp định không kịp giải chế độ lương tháng chuyển sang tháng sau để tính truy thu truy lĩnh Phịng TCHC lập danh sách định chuyển KHTC thực Cần có kiểm tra giám sát đơn vị sử dụng; quản lý tài sản, phòng chức TCHC, KHTC, CSVC ĐHH + Giấy đề nghị toán- mẫu số C37-HD QUY ĐỊNH KHÁC - Đối với trường hợp chứng từ chưa đủ thủ tục, kế toán tốn hướng dẫn hồn trả lại chứng từ cho cán - giảng viên không lưu lại phịng KHTC - Chứng từ tốn ngồi LƯƠNG chi tiền công; thù lao tham gia đề tài dự án, vượt giảng… 10 triệu đồng tạm thu thuế TNCN 10%, từ 10 triệu đồng trở lên tạm thu 20% vào tài khoản tạm giữ để nộp thuế TNCN theo luật Thuế TNCN hành, hết năm tài phịng KHTC chủ động làm tốn chi trả lại cho CB-GV thừa tiếp tục thu thêm thu chưa đủ - Chứng từ tốn có danh sách nhận tiền người đề nghị toán phải kê bảng kê thu nhập theo dõi thuế TNCN để làm sở thống kê thu nhập, khoản thu nhập rơi vào khung quy định tạm thu thuế theo tỷ lệ quy định - Đối với việc toán đề tài dự án lần phải có đầy đủ có 02 hợp đồng hay biên thỏa thuận, thuyết minh đề tài dự án: 01 lưu chứng từ; 01 lưu hồ sơ phòng KHTC (Nếu hợp đồng; biên thỏa thuận; thuyết minh dự án tiếng nước phải dịch có cơng chứng) - Các đề tài dự án có trách nhiệm cử thư ký làm thủ tục đối chiếu với kế toán đề tài dự án theo tháng; quý; năm kết thúc đề tài dự án đồng thời ký xác nhận vào biên đối chiếu (gồm bản: 01 kế toán trưởng lưu; 01 kế toán theo dõi đề tài dự án lưu; 01 chuyển kế toán tổng hợp lưu đối chiếu; 01 lưu để tài; dự án) - Sau hồn tất u cầu thủ tục tốn, người toán nộp chứng từ cho Kế toán toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ Kế tốn tốn có trách nhiệm u cầu người tốn bổ sung; hồn chỉnh chứng từ (nếu có) trước trình kế tốn trưởng hiệu trưởng ký duyệt toán - Chứng từ toán phải chuyển khoản qua kho bạc Nhà nước để kiểm soát chi phụ thuộc vào giải Kho bạc Kế toán toán nhận chứng từ giải sau ngày làm việc (nếu có trở ngại kế tốn toán báo với người toán) - Với đề tài dự án có tiền gửi Ngân hàng thương mại cổ phần toán tiền mặt, kế toán toán theo dõi đề tài dự án chủ động báo cho kế toán toán thủ quỹ cân đối quỹ để rút tiền nhập quỹ Khi toán đề tài dự án nộp phúc lợi cho trường theo chứng từ phát sinh thực tế, tỷ lệ nộp theo quy chế chi tiêu nội - Trường hợp đề tài; dự án có nhu cầu mượn chứng từ để phô tô lưu trữ chuyển cho nhà tài trợ làm thủ tục mượn theo biểu mẫu hướng dẫn Trường hợp nhà tài trợ đề tài; dự án lấy chứng từ gốc thư ký đề tài dự án phơ tơ trình ký y trước lấy gốc khỏi phòng KHTC - Những trường hợp khoản chi đột xuất tuỳ theo tính chất u cầu cơng việc có biện pháp giải để đáp ứng u cầu cơng việc Đơn vị thực phải có cam kết hồn tất thủ tục tốn sau - Những khoản tốn chưa có hướng dẫn này, kế toán toán hướng dẫn cụ thể thủ tục toán TÊN VÀ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ THANH TOÁN STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Tên chứng từ Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị toán Tờ kê chứng từ gốc đề nghị toán Bảng kê tốn cơng tác phí Hợp đồng giao khốn công việc, sản phẩm Biên lý hợp đồng giao khốn Giấy tốn tiền th ngồi Bảng chấm cơng Giấy báo làm thêm ngồi Bảng tốn tiền làm thêm Bảng kê chi tiền cho người tham dự Hội nghị,tập huấn Bảng kê loại phí lệ phí cầu đường: Bảng kê đề nghị toán hội nghị, hội thảo Danh sách nhận tiền toán khoản vừa làm vừa học Danh sách nhận tiền, Thu tiền Danh sách tốn ngồi Giấy biên nhận Giấy nộp tiền Kê thu nhập nhập theo dõi thuế TNCN Tờ khai đăng ký MÃ SỐ THUẾ TNCN Biên xử lý mẫu vật học tập Biên mượn/trả chứng từ Số hiệu C32-HD C37-HD 02-KHTC C12-HD C08-HD C10- HD C09-HD C01a-HD C01c-HD C07-HD C40b-HD C35-TV C41-HD DSNTVLVH DSNT DSTTNG GBN GNT KTNCN ĐKMST BBXLMV BBMCT ... sách tài sản (thẻ tài sản)  Phối hợp với phòng Cơ sở vật chất phịng Tổ chức Hành quản lý hợp đồng thu dịch vụ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH: Để thực chức nhiệm vụ trên, cấu Phòng Kế hoạch. ..  Tổ chức máy kế toán đủ lực thực nhiệm vụ quản lý tài chính; tài sản thực chế độ kế toán hành  Hướng dẫn, đạo, kiểm tra cơng tác kế tốn quản lý tài đơn vị kế tốn trực thuộc Trường 4.2.3 Công. .. thiết Các chi tiết cần có, yêu cầu Ghi Hiệu trưởng Giấy đề nghị Do đơn vị sử dụng đề nghị, phòng Cơ sở vật duyệt trước đơn vị chất tổng hợp trình Hiệu trưởng duyệt tốn Quy? ??t định phê + Quy? ??t