Lên kế hoạch tổ chức Đại hội Đoàn trường

Chủ đề: Lên kế hoạch tổ chức Đại hội Đoàn trường nhiệm kỳ 2020-2022 Kế hoạch chuẩn bị cho Đại hội gồm phần chính: Phần 1: Trước Đại hội Phần 2: Trong Đại hội Phần 3: Sau Đại hội Mục lục A TRƯỚC ĐẠI HỘI Công tác chuẩn bị Thành phần tham dự .8 a) Đại biểu khách mời b) Đại biểu thức c) Tổng thành phần tham dự Thư mời a) Chuẩn bị thư b) Gửi thư .9 c) Nhắc tham dự 10 Chuẩn bị phòng họp 10 a) Công tác chuẩn bị 10 b) Cơng tác trang trí 10 c) Chuẩn bị sơ đồ chỗ ngồi 11 Chuẩn bị chương trình 11 Công tác lễ tân .12 Chuẩn bị tài liệu 12 Hoạch định kinh phí 13 B TRONG ĐẠI HỘI .14 Tiến hành đại hội 14 a) Phần khai mạc 14 b) Phần điều hành Đại hội 14 c) Phần bế mạc .15 Thể lệ bầu cử 15 a) Phiếu bầu hợp lệ .15 b) Phiếu bầu không hợp lệ 15 c) Điều kiện trúng cử 16 d) Những nguyên tắc khác 16 C SAU ĐẠI HỘI 16 Họp ban chấp hành đoàn 16 Đánh giá rút kinh nghiệm 17 Dọn dẹp vệ sinh sau Đại hội 17 A TRƯỚC ĐẠI HỘI Công tác chuẩn bị - Ban chấp hành Chi đoàn họp bàn bạc định chương trình, nội dung, thời gian, địa điểm Đại hội - Phân công chuẩn bị báo cáo tổng kết, chương trình nhiệm kì mới, báo cáo kiểm điểm Ban chấp hành, đề án nhân Ban chấp hành mới, kinh phí Đại hội, cơng tác khen thưởng nhiệm kỳ cũ, kiểm tra hồ sơ đoàn viên, Chi đoàn - Tổ chức phong trào thi đua, hoạt động hướng Đại hội - Phân công tiểu ban: khánh tiết (lễ tân), khen thưởng điều hành công việc Đại hội - Ban chấp hành họp thống nhất: • Thơng qua báo cáo tổng kết, chương trình nhiệm kì mới, đề án nhân • Dự kiến Đoàn chủ tịch, Thư ký Đại hội, Ban thẩm tra tư cách đại biểu tổ bầu cử • Gợi ý vấn đề cần tập trung thảo luận Đại hội Thành phần tham dự a) Đại biểu khách mời - Số lượng dự kiến 50 Đại biểu, bao gồm: + Lãnh đạo Thành Đoàn Thành phố Hồ Chí Minh; + Lãnh đạo Đảng ủy, Hội đồng quản trị, Ban Giám hiệu Nhà trường; + Đại diện Cơng đồn, Chi sinh viên; + Đại diện lãnh đạo Khoa, Phòng, Ban, Trung tâm Trường Đại học Tôn Đức Thắng, đơn vị kết nghĩa: Quận đoàn 7, Thành đoàn Thành phố Long Xuyên Huyện đoàn Huyện Châu Phú, Tỉnh An Giang; + Ban Thường vụ Đồn trường Đại học Tơn Đức Thắng thời kỳ; b) Đại biểu thức - Số lượng đại biểu thức dự kiến 150 đại biểu, bao gồm: + Tất Bí thư Phó Bí thư Khoa, Chi đoàn khoa nhà trường + Đại biểu Ủy viên Ban chấp hành Đồn TNCS Hồ Chí Minh Trường Đại học Tôn Đức Thắng nhiệm kỳ 2018 - 2020 + Đại biểu bầu chọn từ Đại hội, Hội nghị sở Đoàn theo phân bổ tiêu Ban chấp hành Đoàn trường nhiệm kỳ 2020 - 2022 + Đại biểu BCH Đoàn trường nhiệm kỳ 2018 - 2020 định theo Điều lệ Đoàn - Lưu ý: Trong trường hợp Đại biểu thức khơng tham dự được, phải báo cáo với Ban tổ chức Đại hội trước diễn Đại hội hai ngày để kịp chuẩn bị Đại biểu dự khuyết thay c) Tổng thành phần tham dự Số lượng Đại biểu khách mời Đại biểu thức mời tham dự Đại hội Đồn trường Trường Đại học Tơn Đức Thắng dự kiến 200 Đại biểu Thư mời - Chuẩn bị thư mời Đại biểu khách mời - Chuẩn bị thư triệu tập Đại biểu thức a) Chuẩn bị thư - Nội dung ngắn gọn, rõ ràng, trình bày quy cách - Ghi đầy đủ tên người mời, dự Đại hội gì, thời gian địa điểm ghi rõ ràng, cụ thể, yêu cầu xác nhận tham dự người nhận thư - Được ký xác nhận Bí thư Đồn trường b) Gửi thư - Đối với đại biểu thức gửi thư triệu tập 15 ngày trước diễn Đại hội - Thư mời gửi cho Lãnh đạo, Cơng đồn, Ban thường vụ , Bí thư Phó bí thư chi đồn 15 ngày trước diễn Đại hội - Người nhận thư mời cần xác nhận nhận thư mời cam kết tham dự thời gian địa điểm ghi thư mời c) Nhắc tham dự - Gửi mail cảm ơn xác nhận nhắc tham dự đến toàn Đại biểu trước ngày Đại hội diễn Chuẩn bị phịng họp a) Cơng tác chuẩn bị - Làm đơn xin phép mượn phòng (Hội trường 10F – Trường Đại học Tôn Đức Thắng) trước 10 ngày - Đảm bảo phịng có sức chứa phù hợp với số lượng người tham dự - Kiểm tra số lượng bàn ghế phòng, dự trù số ghế dư với số lượng Đại biểu dự kiến 50 ghế - Kiểm tra thiết bị điện tử hỗ trợ máy lạnh, máy chiếu, đèn, quạt, loa, máy tính, ổ cắm điện, đường truyền Internet,… đảm bảo khơng bị hư hỏng, thiếu hụt, an toàn - Liên hệ nhà cung cấp thực phẩm cung cấp đủ thức ăn, nước uống trình diễn Đại hội - Kiểm tra số lượng, tình trạng khăn trải bàn, hoa trang trí, bảng tên đại biểu tham dự -Kiểm tra tất trang thiết bị khán phòng, thay cần thiết, tránh trường hợp lỗi kĩ thuật đình trệ họp b) Cơng tác trang trí - Trang trí, đảm bảo yêu cầu bản: Cờ Tổ quốc, ảnh Bác, cờ Đoàn Chú ý: cờ Đồn huy hiệu Đồn khơng treo cao cờ Tổ quốc; tượng ảnh Bác đặt khơng đặt cao cờ Tổ quốc, cờ Đồn - Sắp xếp chỗ ngồi cho Đoàn chủ tịch, Đồn thư kí - Sắp xếp, bày trí phịng họp dễ di chuyển, dễ khuếch đại âm thanh, không gây vướng víu, khó khăn, tạo góc khuất khơng thể nghe, nhìn - Ở chỗ ngồi người tham gia Đại hội đặt bánh chai nước suối kèm ống hút - Chỗ ngồi đại biểu đặt bảng tên cụ thể, rõ ràng, có khăn trải bàn chỉnh thẳng ngắn - Vòng hoa đặt thành hàng bên sân khấu, có lẵng hoa đặt bàn đại biểu khách mời - Sân khấu cách chổ ngồi phải phù hợp việc lại hoạt động liên quan logic thuận tiện cho tất người - Thiết kế khu vực phịng tiếp khách gần phịng họp, khơng gian rộng thoải mái, đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác tiếp khách Đại biểu thực theo quy định, nội quy Ban tổ chức, tránh trường hợp Đại biểu không nghiêm túc thực c) Chuẩn bị sơ đồ chỗ ngồi - Thống chổ ngồi quý đại biểu tham dự ngồi theo quy định hội trường, không tự ý thay đổi chỗ ngồi, khơng rời vị trí làm việc riêng + Trên bàn quay sân khấu đoàn chủ tịch, bên cạnh bàn đoàn chủ tịch bàn thư ký + Hàng đầu đại biểu khách mời cấp cao, + Bên hàng dành cho đại biểu theo khoa, xếp người theo khoa Chuẩn bị chương trình - Chủ đề họp: Đại hội Đoàn niên cộng sản Hồ Chí Minh Đại học Tơn Đức Thắng Nhiệm kỳ 2020-2022 - Thời gian: 8h ngày 09/01/2021 - Địa điểm: Hội trường 10F Trường Đại học Tôn Đức Thắng - Quy định trang phục: Áo đoàn, Quần sẫm màu, Mang giày dép quai hậu, lịch sự, gọn gàng - Chuẩn bị kịch chương trình, in phát đủ số lượng cho Người ban tổ chức để tất người dễ dàng kiểm soát chất lượng chương trình - Lên kế hoạch thời gian rõ ràng: thời gian bắt đầu, kết thúc, nghỉ giờ, giải trí văn nghệ - Phân cơng rõ nhiệm vụ cho chủ tọa, MC, thư ký, người vận hành âm thanh, ánh sáng, ban hậu cần Công tác lễ tân - Số lượng: lễ tân nữ - Công việc: + lễ tân điểm danh, đón khách mời, đại biểu hướng dẫn vị trí ngồi Phát văn kiện tham khảo trình diễn Đại hội cho Đại biểu tham dự + lễ tân chuẩn bị nước uống cho đại biểu Tiếp nhận tặng phẩm, hoa tặng (nếu có) + lễ tân chuẩn bị hoa, quà, khen (nếu có) trực tiếp tham gia vào phần khen thưởng chương trình - Để công tác lễ tân thực tốt, cần ý điểm sau: + Thành viên phận lễ tân cần chọn đồng chí có tác phong nhanh nhẹn, am hiểu công việc, nhận biết đại biểu mời dự + Đồng phục bắt buộc: Áo dài, lịch sự, kín đáo, gọn gàng Chuẩn bị tài liệu - Chuẩn bị đầy đủ văn kiện sử dụng Đại hội: Do bí thư đoàn trường chuẩn bị + Kịch chi tiết + Phiếu bầu đại hội đại biểu + Báo cáo thẩm tra tư cách đại biểu tham dự + Biên đại hội + Thể lệ bầu cử + Báo cáo tổng kết cơng tác Đồn phong trào niên nhiệm kỳ qua + Phương hướng cơng tác Đồn phong trào niên nhiệm kỳ + Báo cáo kiểm điểm Ban Chấp hành dương nhiệm + Nghị đại hội Hoạch định kinh phí Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Chi phí chuẩn bị Thiết kế banner 1.000.000 1.000.000 Hoa trang trí 13.600 68.000 Vòng hoa trang 500.000 1.000.000 10 thùng Lavie 85.000 850.000 trí sân khấu Nước uống In văn bản, tài 2.000.000 liệu, thư mời Bánh 200 phần 10.000 2.000.000 Hoa lưu niệm 33 400.000 13.200.000 Bằng khen cho 15 59.000 885.000 22 bàn 3.000.000 66.000.000 Chi phí quà tặng cá nhân tuyên dương Bữa trưa cho Đại hội Chi phí khác 5.000.000 Tổng: 92.003.000 B TRONG ĐẠI HỘI Tiến hành đại hội a) Phần khai mạc - Ổn định tổ chức - Văn nghệ chào mừng (hát, nhảy, múa): – tiết mục - Nghi thức chào cờ: Hát quốc ca, Đoàn ca, phút mặc niệm - Tuyên bố lý do, giới thiệu Đại biểu (Tặng hoa lưu niệm cho đại biểu khách mời tham dự để cảm ơn diện) - Bầu Ban thẩm tra tư cách đại biểu (Biểu cách giơ tay), Ban thẩm tra tư cách Đại biểu báo cáo kết kiểm tra - Bầu chủ tịch đoàn (biểu cách giơ tay) - Đoàn chủ tịch giới thiệu thư ký Đại hội b) Phần điều hành Đại hội - Thông qua chương trình Đại hội (biểu cách giơ tay) - Đồn chủ tịch báo cáo tổng kết, chương trình năm học, báo cáo kiểm điểm Ban chấp hành - Đại hội thảo luận văn kiện Đại hội - Ban chấp hành nhiệm kỳ cũ tuyên bố hết nhiệm kỳ - Đồn chủ tịch trình bày đề án nhân thông qua đề án nhân (biểu cách giơ tay) - Đoàn chủ tịch giới thiệu danh sách ứng cử vào ban chấp hành nhiệm kì - Đại hội thảo luận biểu thông qua danh sách ứng cử vào Ban chấp hành (bằng cách giơ tay) - Bầu tổ bầu cử (biểu cách giơ tay) - Tổ bầu cửa thông qua thể lệ bầu cử - Bầu cử Ban chấp hành nhiệm kỳ (bỏ phiếu kín) - Tổ bầu cử cơng bố kết bầu cử Ban chấp hành nhiệm kỳ - Khen thưởng (nếu có) - Văn nghệ giao lưu (nếu có) - Ban chấp hành nhiệm kỳ mắt hứa tâm - Phát biểu Đồn cấp - Thơng qua nghị Đại hội c) Phần bế mạc - Tuyên bố bế mạc Đại hội - Chào cờ bế mạc (không hát Quốc ca, Đoàn ca mặc niệm) Thể lệ bầu cử - Việc bầu cử Ủy viên BCH phải tiến hành cách bỏ phiếu kín - Phiếu bầu Ban tổ chức Đại hội phát hành Phiếu bầu in sẵn Đại hội thông qua danh sách theo thứ tự ABC Chú ý: Phát phiếu phải nhớ phát cho đại biểu đoàn viên, khơng phát cho khách mời, phát xong giơ hịm phiếu, mở nắp cho Đại hội nhìn hòm phiếu trống để vào nơi quy định Sau mời đại biểu viết xong lên bỏ phiếu vào hòm phiếu a) Phiếu bầu hợp lệ - Là phiếu ban bầu cử phát ra, phiếu bầu đủ số lượng phải bầu, số lượng định bầu b) Phiếu bầu không hợp lệ - Phiếu không Đại hội hội nghị phát hành - Phiếu bầu thừa so với số lượng đại hội định - Phiếu không bầu (trừ trường hợp danh sách bầu có người) - Phiếu viết tên người danh sách bầu cử đại hội thơng qua - Phiếu có ký hiệu riêng c) Điều kiện trúng cử - Người bầu trúng cử có nửa (1/2) số phiếu bầu đồng ý (Tính số phiếu thu về, kể hợp lệ hay không hợp lệ) d) Những nguyên tắc khác - Trường hợp bầu lần thứ chưa đủ số lượng định bầu việc có tiếp tục bầu hay khơng Đồn chủ tịch xin ý kiến Đại hội định - Nếu Đại hội tiến hành bầu lần thứ hai mà thiếu số lượng định bầu khơng tiến hành bầu tiếp - Trong trường hợp số người có phiếu bầu nửa (1/2) nhiều số lượng bầu lấy đủ số lượng Đại hội thông qua lấy từ người cao phiếu trở xuống - Trường hợp số cuối số lượng định bầu có 02 người trở lên có số phiếu nửa (1/2) số phiếu bầu phải tổ chức bầu lại số người để chọn người có phiếu cao C SAU ĐẠI HỘI Họp ban chấp hành đoàn - Ban chấp hành nhiệm kỳ cũ bàn giao văn kiện công việc cho ban chấp hành - Ban chấp hành họp phân công chức chức trách nhiệm vụ cho thành viên (phải có tham gia Đồn cấp trực tiếp quản lý) - Gửi hồ sơ báo cáo Đồn cấp trực tiếp quản lí gồm: + Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ cũ + Chương trình hoạt động nhiệm kỳ + Báo cáo kiểm điểm Ban chấp hành nhiệm kỳ cũ + Đề án nhân Ban chấp hành nhiệm kỳ mới, nghị Đại hội + Biên Đại hội, biên bầu cử, biên gipj Ban chấp hành phân công chức trách nhiệm vụ + Lý lịch trích ngang Ban chấp hành nhiệm kỳ 10 Đánh giá rút kinh nghiệm - Xem xét đánh giá đại biểu tham dự, khách mời; từ rút kinh nghiệm - Tuyên dương cá nhân, vị trí thực tốt nhiệm vụ - Nhắc nhở rút kinh nghiệm điểm cịn thiếu sót Dọn dẹp vệ sinh sau Đại hội - Sau Đại hội kết thúc, BCH kiểm tra sở vật chất: thiết bị điện tử, số lượng bàn ghế Để đảm bảo không gây thiệt hại đến sở vật chất nhà trường - Trả lại sở vật chất cho trường: micro, bàn ghế, loa, thiết bị điện, … - Sắp xếp lại bàn ghế nơi mượn phòng họp hay nơi tổ chức Đại hội - Tổng dọn dẹp vệ sinh nơi tổ chức Đại hội - Kiểm tra thiết bị điện: đèn, quạt, máy lạnh, máy chiếu trước 11 ... hành Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Trường Đại học Tơn Đức Thắng nhiệm kỳ 2018 - 2020 + Đại biểu bầu chọn từ Đại hội, Hội nghị sở Đoàn theo phân bổ tiêu Ban chấp hành Đoàn trường nhiệm kỳ 2020 - 2022 + Đại. .. Đại biểu BCH Đoàn trường nhiệm kỳ 2018 - 2020 định theo Điều lệ Đoàn - Lưu ý: Trong trường hợp Đại biểu thức khơng tham dự được, phải báo cáo với Ban tổ chức Đại hội trước diễn Đại hội hai ngày... kịp chuẩn bị Đại biểu dự khuyết thay c) Tổng thành phần tham dự Số lượng Đại biểu khách mời Đại biểu thức mời tham dự Đại hội Đồn trường Trường Đại học Tôn Đức Thắng dự kiến 200 Đại biểu Thư